Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Unlock-Tehnologia Aplicatiilor Office - Word PDF
Unlock-Tehnologia Aplicatiilor Office - Word PDF
Coninutul acestui material nu reprezint n mod obligatoriu poziia oficial a Uniunii Europene sau a
Guvernului Romniei.
The document does not represent the point of view of the European Union or Romanian Government.
Autori:
Data:
Aprilie, 2012
Proiect:
Copyright 2012
Reproducerea este autorizat, cu condiia menionrii sursei, cu excepia cazului n care se prevede
altfel.
Utilizarea TIC pentru servicii de calitate n domeniul financiar contabil
POSDRU/81/3.2/S/59664
Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial
Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Coninut:
1
Small caps
Not:
Not: Dac un simbol sau un caracter special este folosit foarte des n cadrul unui
document se recomand folosirea unor combinaii de taste pentru inserarea rapid a
acestora. Astfel de combinaii pot fi definite de utilizator prin intermediul butonului
Shortcut Key...care va activa caseta de dialog Customize Keyboard. n rubrica
Press New Shortcut utilizatorul va introduce combinaia de taste pe care dorete s
o asocieze caracterului selectat.
Exemplu de inserare simboluri i caractere speciale.
V propunem redactarea fragmentului de text:
Figura nr. 1. 7 Caseta de dialog Paragraph pagina Line and Page Breaks
urmtoarele
Figura nr. 1. 9)
Chenare i umbre
Word ofer utilizatorului posibilitatea de a ncadra prin chenare anumite blocuri de
text, paragrafe, obiectele inserate n document i tabele. Aplicarea acestor chenare i
a efectelor de umbr se realizeaz prin comanda Borders and Shading (din meniul
contextual) sau se activeaz meniul simbolului grafic Borders din bara cu
instrumente Paragraph (
).
Instrumentele comenzii Borders and Shading sunt structurate pe trei pagini i
permit:
Pagina Borders permite stabilirea elementelor asociate unui chenar la nivel de
paragraf sau element de text (Figura nr. 1. 10)
Figura nr. 1. 11 Caseta de dialog Borders and Shading pagina Page Border
formatarea special la nivel de caracter (Text Effects caractere "Procesorul de texte WORD",
UPPERCASE),
formatarea la nivel de paragraf prin stabilirea unui nivel de indentare
(Paragraph Indentention Special First Line)
) a irului de
Insert
Navigation
Options
Position
Close Header and Footer se nchide fereastra Header and Footer i se revine n
documentul curent.
Modificarea antetului/subsolului de pagin
Utilizatorul va realiza modificarea antetului/subsolului de pagin prin activarea
opiunii Edit Header/ Remove Footer din meniul Insert Header/Footer.
tergerea antetului/subsolului de pagin
Utilizatorul va terge antetul/subsolul de pagin prin activarea opiunii Remove
Header/ Remove Footer din meniul Insert Header/Footer.
Alte faciliti importante asociate antetelor/subsolurilor de pagin
Crearea unor antete/subsoluri de pagin diferite pentru prima pagin a
documentului
Pasul 1. Utilizatorul se poziioneaz pe prima pagin a documentului i stabilete
antetul/subsolul de pagin selectnd din meniul Insert - comanda Header/Footer.
Pasul 2. Se activeaz opiunea Different First Page din meniul Design Options.
.......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
Opiunea Insert Object permite inserarea n cadrul unui document Word a uneia
dintre aplicaiile pachetului Office de tipul:
Microsoft Equation
Microsoft Excel
Microsoft Chart
Microsoft Microsoft PowerPoint
Microsoft Project Document
precum i altor aplicaii, printre care amintim Adobe Acrobat, Bitmap, Open Office,
etc.
Pagina 20 din 103
Not:
Inserarea unei casete de text se realizeaz din meniul Insert grupul de opiuni
Text Text Box.
Exist mai multe modele implicite de casete de text, care pot fi selectate din caseta
care se deschide odat cu activarea butonului Text Box (Figura nr. 2.3).
Rezolvarea aplicaiei (Figura nr. 2.4) presupune inserarea, pentru nceput, a unei
casete de text Simple Text Box. n cadrul acesteia se va activa comanda Insert
Object Text from a File. Se va selecta fiierul Metode i modele din folderul
Documents i se va insera n caseta de text prin butonul Insert. Dac se dorete
editarea textului, aceasta se realizeaz direct n caseta de text, care poate suferi i
ea modificri de dimensiune, poziionare n cadrul paginii, etc.
Figura nr. 2.4 Inserarea unui fiier text ntr-o caset de tip Text Box
Dac se efectueaz diverse modificri asupra setrilor notelor de subsol sau de final
se poate opta pentru aplicarea acestora nivelul ntregului document prin selectarea
opiunii Apply changes toWhole document.
Pagina 24 din 103
De exemplu, pentru inserarea unui obiect Clip Art din domeniul afaceri, putem tasta
cuvntul cheie business, restrngem rezultatele afiate doar la fotografii i apsm
tasta Go (Figura nr. 2.13). Galeria se va popula cu obiecte Clip Art care vor respecta
criteriile impuse. Prin simpla selecie cu mouse-ul a imaginii pe care dorim s o
includem n documentul nostru putem identifica proprietile acesteia, cum ar fi:
denumirea, sursa de unde provine, dimensiunea (nalime x lime), spaiul pe care l
ocup (n KB) i extensia fiierului (Figura nr. 2.12).
Obiectul va fi inserat n documentul Word printr-un dublu clic sau printr-un clic pe
sgeata din dreapta obiectului i selecia opiunii Insert (Figura nr. 2.13). Proprietile
obiectului pot fi vizualizate i prin opiunea Preview/Properties.
Figura nr. 2.13 Opiunile de inserare i editarea ale obiectului de tip Clip Art
Dup inserarea unui obiectul Clip Art se activeaz meniul Format parte a Tab-ului
Picture Tools. Vom detalia opiunile acestui meniu n cadrul Subcapitolului 2.4
Inserarea unei imagini dintr-un fiier.
De asemenea, din meniul contextual al obiectului de tip Clip Art se poate selecta
caseta de dialog Format Picture. Aceasta se poate activa i din meniul Format,
grupul de opiuni Picture Styles, prin acionarea butonului lansator din partea
dreapt a acestuia.
Dac se dorete modificarea unui text WordArt se face clic oriunde n cadrul
obiectului, i se activeaz submeniul Format al Tab-ului Drawing Tools
(Instrumente de desen), meniul dedicat editrii acestor obiecte (Figura nr. 2.16).
Utiliznd meniul Format (Figura nr. 2.16), modificrile la nivel de obiect WordArt pot
lua urmtoarele forme prin intermediul grupurilor de opiuni:
Insert Shapes
WordArt Styles
Permite
modificarea
stilului
obiectului WordArt din punct de
vedere al fontului prin editarea
dimensiunii, a culorii, a efectelor
vizuale, cum ar fi de exemplu: efect
de umbrire, de strlucire sau efecte
de transformare a formei textului
(opiunea
Text
effectsTransform), etc.
Dimensiunea implicit a fontului
este de 36 pct.
Text
Arrange
Permite
editarea
formei
prin
alinierea
acesteia
n
cadrul
documentului din punct de vedere
al:
poziiei
obiectelor
n
pagin
(Position) i
n raport cu restul textului
(Wrap Text).
n raport cu marginile multiplelor
obiecte, se pot centra i distribui n
cadrul paginii (Align)
Obiectul poate fi plasat n faa sau
n spatele textului, centrat, mai
apropiat sau mai deprtat de text
pentru a permite scrierea de jur
mprejurul su.
De asemenea, obiectele pot fi
mutate n faa sau n spatele
textului sau a altor obiecte prin
opiunile Bring Forward i Send
Not:
Implicit un obiect de tip Shape este inserat
n faa textului (In front of text). n
general, se recomand ca obiectul s fie
aliniat n linie cu textul (In Line with Text).
Mai multe obiectele de tip Shape se pot
grupa ntr-un singur obiect (Group).
Selecia formelor se face prin selecia
continu a tastei <<Ctrl>>
Size
Backward.
Obiectul permite proprieti
rotaie prin opiunea Rotate.
de
Permite
modificri
la
nivelul
dimensiunilor formei Shape, din
punct de vedere al naltimii (Shape
Height) i limii acesteia (Shape
Width).
Din meniul contextual al obiectului de tip WordArt se poate selecta caseta de dialog
Format Shape. Aceasta se poate activa i din meniul Format, grupul de opiuni
Shape Styles, prin acionarea butonului de lansare situat n partea dreapt a
casetei.
i prin intermediul acestei casete de dialog putei edita culoarea de fundal a
obiectului WordArt, forma i culoarea liniei de contur a obiectului, aduga efecte
speciale de umbrire, oglindire i strlucire a obiectului, 3D i de rotaie.
Exemplu de introducere a unui obiect WordArt
V propunem inserarea unui obiect WordArt cu textul Tipologia analizei
economico-financiare, n partea stng a urmtorului paragraf:
Varietatea fenomenelor i proceselor economice, complexitatea acestora,
diversitatea de ageni economici interesai n diagnosticarea activitii i rezultatelor
firmei determin existena mai multor tipuri de analiz...
Sub forma (Figura nr. 2.17):
Utiliznd meniul Format, modificrile la nivel de imagine inserat pot lua urmtoarele
forme prin intermediul grupurilor de opiuni:
Adjust
Picture Styles
Arrange
Size
2.5 Tabele
Caracterul deosebit de complex al informaiilor existente la nivelul unei organizaii i
volumul mare de date omogene care trebuie prelucrate impune utilizarea tabelelor
Word care constituie instrumente speciale pentru prezentarea acestora sub form
sintetizat.
Un tabel este format dintr-un numr variabil de linii i coloane la intersecia crora se
afl celula, considerat unitatea structural de baz aferent unui tabel. n cadrul
unei celule pot fi introduse informaii de natur diferit: valori numerice, texte, iruri
de caractere, formule de calcul sau funcii, precum i obiecte speciale de tipul
imaginilor, figurilor, desenelor, ecuaiilor etc. Totui, utilitarele tabelare aferente
procesorului de texte Word nu sunt att de performante ca cele aferente aplicaiilor
specializate n calcul tabelar (de exemplu Ms. Excel).
2.5.1 Modaliti de creare a tabelelor n Word
Procesorul de texte Word 2010 ofer utilizatorului mai multe variante pentru
introducerea unui tabel prin intermediul tab-ului Insert grupul de comenzi Tables:
a) prin selectarea numrului de linii i coloane dorit n cadrul grilei afiate implicit
(Figura nr. 2.23):
Figura nr. 2.23 Inserarea unui tabel Word prin selectarea nr. de linii i coloane
Figura nr. 2.25 Exemplu de inserare a unui tabel cu redimensionarea coloanelor n funcie de coninutul
celulelor (AutoFit to contents)
c) inserarea unui tabel personalizat prin intermediul comenzii Draw Table care
are drept efect transformarea cursorului ntr-un creion i care permite trasarea relativ
liber a tabelului n funcie de cerinele aplicaiei respective.
Figura nr. 2.26 Bara de instrumente aferent tab-ului Design din meniul Table Tools
Tab-ul Layout (Figura nr. 2.27) permite efectuarea unor operaii diferite asupra
tabelelor create: selectarea informaiilor sau asocierea anumitor proprieti (Table),
inserarea sau tergerea liniilor, coloanelor i celulelor (grupul de opiuni
Rows&Columns), fuzionarea (unirea) celulelor sau divizarea tabelului (Merge),
redimensionarea liniilor sau coloanelor (Cell Size), alinierea datelor din structura
tabelului (Alignment), sortarea informaiilor dup anumite criterii, aplicarea unor
funcii predefinite sau definirea expresiilor pentru efectuarea calculelor n funcie de
necesitile utilizatorilor (grupul de comenzi Data) etc.
Figura nr. 2.27 Bara de instrumente aferent tab-ului Layout din meniul Table Tools
Insert Below pentru introducerea unei linii noi sub celula curent.
Figura nr. 2.28 Exemplu de introducere a unei linii noi n cadrul unui tabel
Figura nr. 2.29 Exemplu de introducere a unei coloane noi n cadrul unui tabel
Figura nr. 2.31 Exemplu de inserare a unei celule noi prin caseta de dialog Insert Cells - Shift cells right
Not:
Dac sunt selectate mai multe linii/coloane, atunci se vor insera attea
elemente cte au fost selectate iniial.
n cazul n care cursorul este plasat n ultima celul din tabel, acionarea tastei
TAB are drept efect inserarea unei noi linii, astfel nct tabelul se poate
completa pe msur ce se introduc informaiile.
Pentru deplasarea mai rapid n cadrul unui tabel se recomand utilizarea
tastei TAB care permiterea trecerea dintr-o celul n alta sau pot fi folosite
tastele sgei.
tergerea celulelor, liniilor sau coloanelor unui tabel
tergerea elementelor unui tabel impune selectarea corespunztoare a celulelor,
liniilor sau coloanelor care se doresc a fi terse i se poate realiza astfel:
a. fie prin setul de comenzi Table Tools Layout
Rows&Columns Delete din care utilizatorul pote alege:
Delete Cells care permite afiarea casetei de dialog
Delete Cells (Figura nr. 2.32) cu opiunile:
Shift cells left pentru tergerea celulei n care
este poziionat cursorul, restul celulelor de pe linia
respectiv fiind deplasate spre stnga;
Shift cells up pentru tergerea celulei curente,
restul celulelor de pe coloana respectiv fiind
deplasate n sus;
Delete entire row permite tergerea liniei
curente;
Pagina 40 din 103
pentru
tergerea
coloanei/coloanelor selectate;
Delete Rows pentru tergerea liniei/liniilor
selectate;
Delete Table pentru tergrea ntregului tabel.
b. fie prin opiunile aferente ferestrei Delete Cells
activat din meniul contextual.
Figura nr. 2.33 Exemplu de tergere a unor linii i coloane dintr-un tabel
fie prin caseta de dialog Table Properties care poate fi activat din meniul
contextual aferent tabelului sau setul de comenzi Table Tools Layout Table
Properties, specificnd dimensiunea dorit n cadrul rubricilor aferente liniilor (Row
Specify height) sau coloanelor (Column Preferred width).
fie prin opiunile corespunztoare din meniul Table Tools, tabul Layout,
grupul de comenzi Cell Size (Height pentru redimensionarea nlimii liniilor, Width
pentru modificarea limii coloanelor).
Descending).
2.6 Grafice
n Microsoft Word 2010, se pot insera multe tipuri de reprezentri grafice sau
diagrame ale datelor numerice care permit o mai bun vizualizare a relaiilor,
tendinelor sau anomaliilor ce se stabilesc ntre date.
Una dintre principalele faciliti ale procesoarelor de tabele Excel o reprezint
reprezentrile grafice complexe. O dat cu inserarea unui grafic n Microsoft Word
automat se va deschide i o fereastr Microsoft Excel care va permite editarea sursei
graficului.
Graficele se insereaz din meniul Insert
grupul de opiuni Illustrations Chart
(Figura nr. 2.39).
n caseta de dialog Insert Chart, selectai
tipul de diagram adecvat reprezentrii
grafice dorite cu subtipul aferent i apsai
butonul OK.
Editarea sursei de date a graficului se face n Excel 2010. Dup editarea datele i
generarea graficului se poate nchide procesul Excel.
n Microsoft Word 2010 se regsesc urmtoarele categorii de reprezentri grafice
predefinite, cu subtipurile de modele aferente acestora:
Pagina 46 din 103
n mod implicit sunt definite trei serii de date pentru patru categorii de informaii.
Sursa de date se poate restrnge la mai puine serii de date sau se poate extinde la
mai multe prin tergerea sau adugarea de coloane. Acelai lucru se poate realiza
prin glisarea colului din dreapta jos al sursei de date spre stnga (pentru a elimina
seriile de date) sau spre dreapta (pentru a aduga noi serii) (Figura nr. 2.42).
Dup generarea graficului, trei noi meniuri vor deveni disponibile n Tab-ul Chart
Tools (Figura nr. 2.43): Design, Layout i Format. Acestea vor permite editarea
reprezentrii grafice cu instrumente ce permit modificarea stilului, tipului de diagram
i a sursei de date, a poziionrii i a formatului acesteia, etc.
Prin meniul Design se pot face modificri legate de stilul i tipul graficului realizat,
selecia datelor, aspectul i poziionarea graficului i a sursei de date, etc.
Cu ajutorul meniului Layout se pot controla aspecte legate de inserarea imaginilor, a
formelor geometrice i a casetelor de text, se pot modifica aspecte legate de
etichetele, axele, legenda, culoarea de fundal a graficului i se pot efectua analize
pentru determinarea tendinelor de previziune i a barelor de erori.
Prin intermediul meniului Format se pot face modificri legate de dimensiunile
graficului, stilul formelor incluse n grafic, efecte de formatare a caracterelor,
poziionarea acestuia, etc.
Exemplu de inserarea a unui grafic ntr-un document Word
S se reprezinte grafic evoluia numrului de studeni Erasmus n funcie de
universitatea de provenien i structura fiecrei universiti n total universitilor din
punct de vedere al numrului de studeni Erasmus.
Universitate
ASE Bucureti
Universitatea Babe Bolyai Cluj Napoca
Universitatea "Alexandru I. Cuza" Iai
2008
194
342
318
2009
233
358
387
2010
260
369
400
Sub forma:
Nr de studeni
2008
2009
194
233 260
ASE Bucuresti
318
387 400
2010
Universiti
Figura nr. 2.44 Grafic histogram vertical reprezentnd evoluia numrului de studeni Erasmus pe
universiti
n Excel sursa de date poate fi introdus de la tastatur sau datele pot fi copiate n
tabelul dedicat sursei de date a graficului (Figura nr. 2.45). Sursa datelor poate fi
editat ulterior prin selecia graficului din meniul Design grupul de opiuni Data
Edit Data sau din meniul contextual Edit Data.
Stilul graficului se poate schimba din meniul Design Charts Styles. De
asemenea, fiecare histogram poate fi editat din punct de vedere al culorii de fundal
sau al culorii i dimensiunii conturului din meniul Format Shape Styles.
Din meniul Layout grupul de opiuni Labels putem personaliza graficul prin:
-
Elementele unui grafic pot fi personalizate prin adugarea unui fundal sugestiv sau a
unui contur, fie pe ntreg obiectul grafic, fie pe titlu, fie pe o serie de date sau pe
legend.
Figura nr. 2.47 Exemplu de schema folosind obiecte grafice de tip Shape
Prin selecia obiectului global, obiectele componente se pot degrupa prin opiunea
Group Ungroup.
SmartArt-urile reprezint obiecte grafice pentru realizarea de scheme sau diagrame
editabile i cu un grad mai mare de profesionalism. Aceste instrumente grafice pot fi
folosite pentru realizarea de structuri organizaionale ntr-o firm (organigrame),
structuri relaionale, procese, cicluri, matrici, etc.
Suita Office 2010 vine cu o categorie nou de SmartArt Picture. Aceasta ne
permit s inserm o poz ntr-una din ramurile diagramei realizate cu SmartArt.
SmartArt-urile se insereaz tot din meniul Insert grupul de opiuni Illustrations
SmartArt (Figura nr. 2.50).
Se apas pe butonul SmartArt, iar din caseta de dialog Choose a SmartArt Graphic
vom putea selecta un anumit tip de diagram din cele 8 seturi de diagrame, plus
categoria All care le afieaz pe toate la un loc (Figura nr. 2.50). Fiecare dintre
aceste opiuni prezint la rndul ei cte un sub-set de obiecte grafice.
Fiecare obiect introdus are un cadran separator care reunete toate componentele
graficului i o caset denumit TextPane, care permite inserarea i editarea
coninutului text al graficului (Figura nr. 2.51). Odat nchis caseta se poate activat
pe baza sgeilor indicatoare din partea stng a graficului sau din Tab-ul SmartArt
Tools meniul Design Create Graphic Text Pane.
Organigrama inserat (Figura nr. 2.52) poate fi editat prin intermediul meniului
Format din Tab-ul Picture Tools, meniu a crui descriere se regsete n
Subcapitolul 2.4 Inserarea unei imagini dintr-un fiier)
SmartArt-urile introduse n document activeaz dou meniuri n Tab-ul SmartArt
Tools: Design i Format. Folosind opiunile din cele dou meniuri, graficul introdus
se poate personaliza.
Meniul Design conine opiuni prin intermediul crora se poate schimba stilul (SmartArt
Styles) i combinaia coloristic a graficului (Change Colors), modul de amplasare al
informaiei din cadrul diagramei prin schimbarea tipului de grafic (Layout).
n cazul exemplului nostru (Figura nr. 2.53) folosind meniul Design putem schimba stilul
graficului (de exemplu, alegem varianta Smart Styles 3D Brick Scene) i culorile
formelor de pe nivelele ierarhiei (de exemplu, Change Colors Gradient Range).
Figura 3.3 ablonul scrisorii circulare ce urmeaz a fi personalizat prin tehnica mbinrii documentelor
Cea mai des utilizat opiune n practic este cea prin care sursa de date este deja
creat (sub forma unui fiier sau a unei baze de date gestionate printr-un sistem de
gestiune al bazelor de date) i este selectat prin apelarea opiunii Use Existing List.
Dac nu exist o surs de date n prealabil aceasta poate fi generat prin opiunea
Type a New List, prin care se va deschide o fereastr pentru stabilirea cmpurilor i a
nregistrrilor aferente. Dac pentru fuzionare se dorete utilizarea listei de adrese
ale persoanelor de contact stocate de aplicaia Outlook, se va utiliza opiunea Select
from Outlook Contacts.
Stabilirea sursei de date pentru fuzionare n cazul n care aceasta exist
Utilizarea unei surse de date valide presupune existena acesteia i selectarea
locaiei sale pentru ca Word s poat recunoate cmpurile i valorile acestora n
funcie de care se va realiza fuziunea documentului.
d) Opional, se poate edita sursa de date prin opiunea Mailings Start Mail
MergeEdit Recipients List (Figura 3.10).
Figura 3.10 Fereastra de vizualizare a coninutului sursei de date selectate pentru fuzionarea
documentului
n cadrul ferestrei de vizualizare a sursei de date pot fi efectuate diverse operaii care
vizeaz nregistrrile acesteia cum ar fi sortarea (opiunea Sort), filtrarea pstrarea
acelor nregistrri care respect un criteriu (opiunea Filter), cutarea nregistrrilor
duplicat cu aceleai valori pentru fiecare dintre cmpuri (opiunea Find Duplicates),
cutarea unei nregistrri sau validarea unei adrese.
Fereastra permite, de asemenea, restricionarea procesului de fuzionare a
documentului principal prin eliminarea anumitor nregistrri ale sursei de date.
Aceasta se realizeaz prin debifarea casetei de selecie situat n cadrul fiecrei
nregistrri n parte. Word va realiza mbinarea documentelor doar pentru acele
nregistrri pentru care caseta de selecie este bifat.
n situaia utilizrii asistentului aferent acestei tehnici de fuzionare a documentelor
acesta prezint un pas distinct pentru selectarea sursei de date i editarea
destinatarilor (Figura 3.11). Asistentul permite, de asemenea, prin opiunea Select a
different list schimbarea sursei de date a documentului n vederea fuzionrii.
Apelarea la aceast opiune conduce la anularea sursei de date curent i selectarea
unei surse noi. Vizualizarea, filtrarea sau sortarea nregistrrilor sursei de date poate
fi realizat i din cadrul asistentului prin apelarea opiunii Edit Recipient List ce va
deschide aceeai fereastr descris n Figura 3.10.
Figura 3.11 Selectarea sursei de date a fuzionrii cu ajutorul asistentului Mail Merge
Figura 3.12 Crearea unei surse de date noi utiliznd opiunile Word
Figura 3.13 Opiunea de inserare a cmpurilor sursei de date selectate n cadrul documentului principal
Figura 3.14 Plasarea cmpurilor sursei de date n cadrul textului documentului principal
Este modul prin care utilizatorul i comunic aplicaiei Word cum trebuie s se
realizeze fuzionarea: pentru fiecare nregistrare din sursa de date n locul
marcatorului Denumire_filial din cadrul documentului principal se va afia
valoarea cmpului aferent nregistrrii curente, astfel nct se vor genera attea
pagini cte nregistrri se vor selecta pentru fuzionare, pentru ca pe fiecare pagin s
apar o denumire de filial diferit.
n situaia utilizrii asistentului de fuzionare etapa n care sunt inserate cmpurile
sursei de date ale cror valori sunt utilizate la fuzionare poart denumirea Write your
letter. Inserarea propriu-zis se realizeaz prin apelarea opiunii More Items din
cadrul acestui asistent.
Figura 3.15 Utilizarea asistenului de fuzionare pentru inserarea cmpurilor n cadrul documentului
principal
Pentru fiecare astfel de regul de tip condiional, se va preciza care este condiia ce
urmeaz a fi evaluat, ce se ntmpl cnd aceast condiie este adevrat i ce se
ntmpl cnd condiia nu se ndeplinete. n Figura 3.16 se prezint fereastra prin
care regula de tip condiional este impus. Dup inserarea unei asemenea reguli,
Word va afia n cadrul documentului principal textul ce a fost precizat pentru situaia
n care condiia impus este adevrat (n cazul de fa, textul Domnului). Aparent,
acest text se prezint fr nici un semn distinctiv, ns la plasarea cursorului n
interiorul su, acesta este afiat pe un fundal gri ceea ce denot c este un text
special, inserat de Word n urma unei reguli.
Pentru a nelege modul de funcionare a regulii de tip condiional, Word permite
vizualizarea codului care a stat la baza stabilirii acestei reguli. Astfel, pentru afiarea
acestui cod se va efectua click dreapta pe textul care a fost inserat n urma stabilirii
regulii impuse i se va selecta Toggle Field Codes1. n acest mod se va afia codul
care poate determina ce text trebuie inserat la momentul fuzionrii pe poziia n care
ne aflm. Acest cod are o anumit semnificaie, n sensul c este evaluat n funcie
de structura sa. n exemplul dat, codul regulii impuse va fi urmtorul:
1
Pentru afiarea tuturor codurilor din cadrul documentului se poate apela la combinaia de taste
ALT+F9
Ask este o regul de tip interactiv prin care se cere completarea unui text ca
rspuns la o ntrebare (prompt) adresat utilizatorului la momentul fuzionrii
documentului. Rspunsul utilizatorului va fi stocat ntr-o variabil (Bookmark)
ce poate fi afiat ulterior n mai multe locaii din cadrul documentului prin
apelarea sa prin intermediul unui cmp de tip referin (Reference). Poziia n
care se va insera un cmp de tip Ask nu trebuie s fie exact poziia n care se
va afia rspunsul. Aceast poziie va fi dat de referina la variabila stocat,
referin ce poate fi poziionat n mai multe locaii din cadrul documentului.
Pentru a utiliza cmpul de tip Ask se poate proceda astfel:
1. Oriunde n cadrul documentului principal se va plasa cursorul i se va
apela opiunea MailingsWrite and Insert FieldsRulesAsk Se
va deschide o fereastr prin care se va cere utilizatorului ncrcarea
valorilor parametrilor variabilei ce va fi creat (o vom numi DataLimita).
2. Se vor completa, pe rnd, numele variabilei, ntrebarea ce va fi
adresat utilizatorului, rspunsul implicit la aceast ntrebare, precum i
dac ntrebarea va fi sau nu adresat pentru fiecare destinatar din
sursa de date (Figura 3.17).
Figura 3.17 Inserarea unui cmp de tip cerere valoare (Ask Field)
Figura 3.19 Modul de interogare a utilizatorului pentru comunicarea valorii variabilei cerute
Figura 3.20 Inserarea unui cmp de tip Fill-In pentru afiarea unei valori comunicate de ctre utilizator
Butonul Exclude this recipient din cadrul ferestrei asistentului permite ca la finalizarea
fuzionrii documentului nregistrarea curent s nu fie inclus printre cele pentru care
se vor genera documente fuzionate.
3.1.1.5 Declanarea fuzionrii
Finalizarea procesului de fuzionare se finalizeaz prin declanarea mbinrii
coninutului documentului principal cu sursa de date selectat. Cnd se alege
comanda Finish & Merge din grupul de opiuni MailingsFinish, exist opiunea de
imprimare a documentelor fuzionate (Print Documents) sau de editare a
documentelor individuale (Edit Individual Letters). Totodat, scrisoarea poate fi
transmis prin e-mail, dac printre cmpurile sursei de date se afl unul care s
conin adrese de e-mail valide. Indiferent de opiunea selectat, la declanarea
fuzionrii Word va permite utilizatorului s aleag plaja de nregistrri pe care o va
utiliza n procesul de fuzionare:
Figura 3.24 Interogarea utilizatorului cu privire la valorile cmpurilor de tip Ask i Fill-In naintea
declanrii fuzionrii
Textul comentat va fi afiat distinct fa de restul textului din cadrul documentului, iar
comentariul ataat va fi afiat sub forma unei adnotri n afara textului documentului.
Comentariile reflect, de fapt, opinia unei alte persoane cu privire la textul analizat i
o expune sub o form distinct i uor observabil de ctre autorii documentului.
Pentru fiecare comentariu inserat Word reine numele autorului i iniialele acestuia
preluate din proprietile aplicaiei Word instalate pe fiecare calculator n parte. Se
observ, n exemplul din Figura 3.28 cum pentru fiecare autor comentariile sunt
afiate cu culori distincte i se precizeaz iniialele autorului urmate de numrul
comentariului n cadrul documentului curent. Pentru a schimba proprietile cu privire
la numele autorului i iniialele acestuia ce vor aprea n cadrul unui document se
poate proceda astfel: se selecteaz FileOptions i n cadrul ferestrei Word options
n grupul de opiuni generale (General) se pot modifica proprietile aplicaiei Word2
din seciunea Personalize your copy of Microsoft Office.
Figura 3.29. Modificare proprietilor privind numele i iniialele utilizatorului n cadrul documentelor
Word
2
Modificarea proprietilor la nivel de aplicaie Word are efect din momentul acceptrii lor pentru toate
documentele Word active sau deschise ulterior.
Figura 3.32 Vizualizarea modificrilor efectuate de mai muli autori asupra aceluiai document.
Figura 3.38 Grupul de opiuni pentru acceptarea sau respingerea modificrilor unui document revizuit
Astfel, pentru fiecare dintre butoanele de acceptare (Accept) sau respingere (Reject)
a modificrilor urmrite prin Track changes exist opiunile de acceptare/respingere a
unei modificri (opiunile Accept Change, respectiv Reject Change), acceptare sau
respingere a unei modificri cu deplasarea automat la urmtoarea (Accept / Reject
change and move to next), acceptarea sau respingerea tuturor modificrilor afiate
pentru unul sau mai muli refereni selectai potrivit procedurii din Figura 3.35 (Accept
/ Reject all changes shown) i opiunea de acceptare sau respingere a tuturor
modificrilor prezente n cadrul documentului, fr nici o excepie (Accept / Reject all
changes in document).
Butoanele Previous i Next permit navigarea printre modificrile afiate de Word prin
tehnica Track Changes n vederea acceptrii sau respingerii lor n mod individual,
acolo unde este cazul.
n situaia n care fereastra nu afieaz toate cele trei panouri, se va selecta opiunea
Show data sourcesBoth din cadrul opiunilor butonului Compare situat n grupul
ReviewCompare.
Prin urmare, Word creeaz un nou document, denumit Compared document n care
aplic tehnica urmririi modificrilor Track changes , lsnd posibilitatea utilizatorului
final s ia o decizie cu privire la acceptarea sau respingerea discrepanelor care apar
ntre documentul original i cel modificat. Astfel, lista tuturor modificrilor identificate
este vizibil prin selectarea opiunii ReviewReviewing Pane. Documentul comparat
este acelai cu documentul modificat, cu deosebirea c n cadrul su modificrile
suplimentare care apar n raport cu coninutul documentului original sunt
reprezentate distinct. Derularea ferestrei textului este sincronizat pentru toate cele
trei documente (original, modificat i comparat).
Combinarea documentelor este o tehnic asemntoare cu cea a comparrii
documentelor, cu deosebirea c la combinarea a dou documente se vor reine
modificrile care apar n cadrul ambelor documente (i cel original i cel modificat). n
acest sens, pentru fiecare dintre aceste documente se vor preciza care sunt autorii
care le-au realizat pentru ca fiecare schimbare s fie reprezentat distinct pentru
fiecare dintre autorii implicai. Spre deosebire de compararea documentelor, dac
pentru documentul modificat s-a utilizat tehnica urmririi modificrilor, aceste
modificri apar i ele n documentul comparat.
2. n cadrul tab-ului Home, grupul Styles, n galeria Stilurilor Rapide (Quick Style
gallery) se execut click-mouse-stnga pe stilul Title (Figura nr. 4.2).
Not: Galeria Stilurilor Rapide poate fi extins prin apsarea butonului More
Rezultatul aplicrii stilului Title pentru titlul documentului Word din Figura nr. 4.1 este
prezentat n Figura nr. 4.3.
Pentru a efectua ntr-un timp ct mai scurt organizarea unui document pe capitole, se
pot selecta toate titlurile de un anumit nivel (innd tasta CTRL apsat pentru
selecie multipl) i se poate aplica simultan pentru acestea stilul Heading
corespunztor nivelului respectiv.
4.1.3 Modificarea caracteristicilor stilurilor
Microsoft Word include mai multe seturi de stiluri cu caracteristici predefinite. Dintre
acestea, setul de stiluri stabilit ca fiind implicit este cel afiat n Quick Style gallery.
Caracteristicile stilurilor aplicate pentru un document pot fi modificate fie prin
schimbarea setului de stiluri (fiind modificate astfel caracteristicile tuturor stilurilor), fie
prin modificarea n mod individual a caracteristicilor fiecrui stil. n ambele situaii
modificrile se reflect automat asupra formatrilor tuturor stilurilor aplicate n
document att anterior, ct i ulterior efecturii modificrilor.
Schimbarea setului de stiluri se realizeaz selectnd tab-ul Home, grupul Styles,
butonul Change Styles, opiunea Style Set i apoi alegnd setul de stiluri dorit. n
figurile Figura nr. 4.5 i Figura nr. 4.6 este exemplificat modul n care schimbarea
setului de stiluri se reflect asupra formatrilor din document.
Figura nr. 4.10 Rezultatul aplicrii unui tip de numerotare ierarhizat pentru capitole
Selectarea opiunii Insert Table of Contents are drept rezultat deschiderea casetei de
dialog Table of Contents (Figura nr. 4.12) care permite personalizarea cuprinsului.
Fiecare titlu din cadrul unui cuprins generat automat este legat de partea din
document corespunztoare acestuia. Astfel, apsarea tastei CTRL i executarea
unui click-mouse-stnga pe titlul unui capitol are drept rezultat afiarea pe ecran a
coninutului capitolului respectiv.
Spre exemplu, rezultatul generrii automate a cuprinsului capitolelor din documentul
prezentat anterior n Figura nr. 4.10, este prezentat n Figura nr. 4.13.
Figura nr. 4.13 Cuprinsul afferent documentului prezentat anterior n Figura nr. 4.10
Update entire table n cazul n care au fost adugate, terse sau redenumite
titluri ale capitolelor. nainte de alegerea opiunii de actualizare a cuprinsului,
pentru a putea fi incluse n cuprins, titlurile nou adugate trebuie formatate
prin aplicarea unui stil de tip Heading.
n Panoul de Navigare sunt afiate titlurile tuturor capitolelor din document pentru
care a fost aplicat un stil de tip Heading. Executarea unui click-mouse-stnga pe
denumirea unui titlu n Panoul de Navigare are drept rezultat afiarea pe ecran a
coninutului capitolului respectiv.
Executarea unui click-mouse-dreapta pe denumirea unui titlu de capitol n Panoul de
Navigare are drept rezultat afiarea unui meniu contextual (Figura nr. 4.16) care
permite efectuarea unor aciuni de adugare, tergere, afiare, listare i reorganizare
a coninutului documentului.
Figura nr. 4.16 Meniul contextual aferent titlurilor de capitole afiate n Panoul de Navigare
5 IMPRIMAREA DOCUMENTELOR
Microsoft Office 2010 beneficiaz de o caracteristic important i anume
interfaa BackStage care ofer utilizatorului faciliti suplimentare de gestionare a
fiierelor create cu ajutorul unei aplicaii. Aceast interfa poate fi accesat prin
intermediul noului tab File care nlocuiete butonul Microsoft Office din versiunea
2007 i asigur accesul la funciile de tiprire, salvare, partajare i publicare a
documentelor. Dac n versiunile Office anterioare previzualizarea documentului
nainte de tiprire i imprimarea acestuia erau operaiuni distincte, n Word 2010
opiunea Print integreaz toate funcionalitile necesare tipririi unui document,
inclusiv Print Preview. Prin selectarea opiunii Print din tab-ul File sau prin
combinaia de taste CTRL+P se activeaz caseta de dialog Print (figura 5.1) care
ofer urmtoarele opiuni:
Not:
Setarea
parametrilor
specifici
imprimantei se realizeaz prin intermediul
butonului
Printer
Properties;
aceti
parametri difer n funcie de modelul i
performanele fiecrei imprimante.
seciunea Settings (Figura nr. 5.2) din cadrul casetei de dialog Print
ofer mai multe faciliti:
Figura nr. 5.5 Formate predefinite i posibiliti de personalizare pentru stabilirea dimensiunii fizice a
paginii
Not:
Pentru utilizatorii obinuii cu modul de lucru specific procesorului de texte
Word - versiunea 2007 exist posibilitatea inserrii opiunii Print Preview pe bara de
instrumente cu acces rapid - Quick Access Toolbar. n acest sens, se parcurg
urmtaorele etape:
a. din meniul contextual aferent barei Quick Access Toolbar se alege
opiunea Customize Quick Access Toolbar sau din tab-ul File se selecteaz grupul
Pagina 100 din 103
Figura nr. 5.7 Inserarea butonului Print Preview Edit Mode pe bara Quick Access Toolbar
Bibliografie
Ionescu,B., et al., (2005), Aplicaii i teste rezolvate de Word i Excel, Ed. Infomega,
Bucureti
Koers, D., (2011), Picture Yourself Learning Microsoft Word 2010, Course
Technology PTR
MicrosotWord
2010
Product
Guide,
disponibil
pe
internet
http://oit.stevensonuniversity.org/files/2008/10/Microsoft-Word-2010-ProductGuide_Final.pdf ,accesat la data 15.01.2012
la