Consultantii Edata au identificat urmatoarele 5 procese importante ale ANIF care sa

fie optimizate in raport cu OMFP 946/ 2005:

1
2
3
4
5

Monitorizarea proiectelor investitionale

Instruirea si evaluarea perosnalului ANIF
Urmarirea lunara a stadiilor fizice si valorice ale realizarii planului tehnic, a
planului de investitii si a altor activitati, inclusiv irigatiile
Furnizarea de apa pentru irigatii
Preluarea apei pentru irigatii de la ANAR

Pentru optimizarea acestor procese echipa Edata a utilizat instrumentul de modelare

ProVision Enterprise 6.0.1, care ofera functionalitati puternice de simulare, atat de
tipul Discrete Event, cat si de tipul Monte Carlo, specificat in documentatia de
atribuire.
Optimizarea proceselor de lucru ale ANIF cu ajutorul metodei matematice
Monte Carlo
Metoda matematica Monte Carlo a inceput sa fie utilizata pentru simularea unor
situatii manageriale inca din anii 50, pentru a diminua timpii de asteptare care apar in
activitatile interne ale organizatiilor.
Demonstrandu-si utilitatea, metodologia a evoluat, extinzandu-si sfera de
aplicabilitate de la domenii strict focalizate pe activitatile depozitelor de marfuri,
rezervoarelor cu produse petroliere sau activitatilor din supermarket-uri, la activitatea
de ansamblu a unei organizatii concretizata in procesele de lucru interne.
Astfel, in acest nou context, metoda matematica Monte Carlo isi propune sa estimeze
cat mai fidel parametrii operationali corespunzatori unui proces de lucru.
Optimizarea proceselor de lucru ale ANIF, prin simulare a necesitat parcurgerea mai
multor etape si anume:

Definirea proceselor de lucru, care se va face ca raspuns la prima cerinta tehnica

Parametrizarea proceselor de lucru din punct de vedere a timpilor consumati

Parametrizarea proceselor de lucru din punct de vedere al costurilor antrenate de

activitatile componente

Simularea Proceselor cu ajutorul ProVision, simulare efectuate prin metoda

Monte Carlo.

Generarea unor rapoarte in urma simularii, care sa sustina alegerea variantelor

optime de procese.

Definirea proceselor de lucru

Aceasta s-a realizat ca raspuns la prima cerinta tehnica cu privire la documentarea
proceselor de lucru ale ANIF, sub forma unor diagrame de proces reprezentate in
ProVision.
Parametrizarea proceselor de lucru din punct de vedere a timpilor
consumati (Process Timing)
Pentru a trata presiunea competitiva impusa de viteza de raspuns a celor 5
procese de lucru modelate si simulate cu ajutorul instrumentului ProVision
V6.0.1, in cadrul analizei acestora am surprins parametrii temporali specifici.
In urma analizei informatiilor privitoare la timpii consumati, am determinat
duratele proceselor de lucru, durate comensurate din momentul declansarii
acestora pana la livrarea rezultatelor finale.
In cadrul analizei efectuate asupra proceselor identificate au fost utilizat Timpul
de lucru (Work Time). Timpul de lucru reprezinta timpul efectiv in care se
efectueaza prelucrari pentru transformarea unei intrari in iesire.
Parametrizarea proceselor de lucru din punct de vedere al costurilor
antrenate de activitatile comoponente (Activity Based Costing)
Celor 5 procese de lucru avute in vedere pentru optimizare li s-au asociat
costurile antrenate, asociere cunoscuta in literatura de specialitate ca ActivityBased Costing sau ABC. ABC identifica costurile care apar in cadrul activitatilor
componente ale unui proces de business pe masura aparitiei acestora.
In cadrul analizei efectuate au fost estimate costurile cu resursele umane si
sistemele utilizate in activitatile procesului.
Simularea Proceselor potrivit metodei matematice Monte Carlo.
Dupa reprezentarea si parametrizarea proceselor de lucru selectate a fi optimizate
cu ajutorul instrumentului ProVision V.6.0.1., s-a trecut la etapa de simulare a
acestora, cu metoda Monte Carlo, conform cerintelor din documentatia de
atribuire.
Simulatorul Monte Carlo utilizat de instrumentul ProVision V.6.0.1. a rulat de
mai multe ori procesele analizate in vederea identificarii tuturor rezultatelor
posibile. Simularea a tinut cont de o multitudine de factori precum variabilele
calendaristice, factori de calcul, factori de simulare si chiar factori de animatie.
Totodata, procesele analizate au continut jonctiuni si puncte de decizie, elemente
ce au influentat dinamica simularii.

In urma executarii simularii de tip Monte Carlo, cele 5 procese analizate au

trecut prin toti pasii acumuland timpi si costuri.
Generarea rapoartelor urmare a simularilor efectuate.
In cadrul acestei etape s-au generat rapoarte privitoare la rezultatele simularilor
efectuate, in cadrul studiului utilizandu-se urmatoarele categorii ce vor fi regasite
detaliat in paragrafele urmatoare asociate fiecarui proces de lucru optimizat.
Analiza costurilor (Cost)
Costurile calculate in urma simularii, sunt reprezentate tabelar, datele fiind
folosite pentru analiza activitatilor din procesele in care se considera
nejustificat de mari valorile atinse de acestea.
Distributia Costurilor (Cost Distribution)
Analiza distributiei costurilor identifica zonele in care resursele sunt consumate
in contextul unui scenariu dat. Tabelul de distributie a costurilor care sustine
aceasta analiza se concentreaza pe cheltuielile care apar, reprezentate pe
elemente de cost.
Durata procesului (Timing).
In urma simlarii procesului de lucru, analiza duratei reprezinta tabelar
activitatile si timpii asociati, cu ajutorul ei putand localiza la o prima vedere
activitatile ce trebuiesc optimizate din perspectiva acestui parametru.
Totodata acest raport insumeaza timpii individuali prezentandu-ne durata totala
a procesului de lucru simulat.
In paragrafele urmatoare sunt surprinse toate aceste rapoarte si concluziile
desprinse in urma analizei si modelarii celor 5 procese de lucru ale ANIF

1 Monitorizarea proiectelor investitionale

Prezenta sectiune ilustreaza reprezentarea grafica si modelarea cu ajutorul
instrumentului ProVision, a procesului de Monitorizare a proiectelor
investitionale initiate de Adminisratia Nationala a Imbunatatirilor Funciare.
Datorita faptului ca formatul Word nu face posibila evidentierea parametrilor
procesului, asa cum au fst introdusi in ProVision, consideram necesare
urmatoarele precizari:
Pentru documentarea procesului AS IS, au fost introduse urmatoarele elemente
de cost si timp, cu precizarea ca acestea nu reprezinta neaparat o reflectare a
realitatii:
Costuri salariale pe resurse umane exprimate in Dolari / angajat/ luna de lucru:
Seful Diviziei: 3000 dolari/luna
Inginerul Imbunatatiri Funciare: 2500 dolari/luna
Reprezentantul sucursalei: 2500 dolari/luna
Directorul Departamentului de Administrare a Patrimoniului: 3500
dolari/luna
Directorul General ANIF: 4500 dolari/luna
Timpii surprinsi in cadrul procesului analizat sunt timpii de lucru efectiv
(Timing doing useful work).
In urma reproiectarii procesului analizat, in cazul anumitor activitati s-au redus
timpii de executie, lucru datorat in principal utilizarii Sistemului informatic
integrat de Project Management.
Totodata, utilizarea acestuia a permis si eliminarea unor activitati, in special a
celor de intocmire a rapoartelor scrise, acestea urmand a fi generate in cadrul
sistemului, in timp real, de catre sefii de departamente implicate in
monitorizarea derularii proiectelor.
Aceasta reducere a timpilor de executie a avut ca efect direct reducerea
costurilor activitatilor si a procesului in ansamblu.
Utilizarea Sistemului informatic integrat de Project Management pentru
automatizarea unor activitati, altele decat cele human centric, permite obtinerea
unor imbunatatiri calitative la nivelul procesului analizat, imbunatatiri
concretizate in obtinerea informatiilor in timp real de catre factorii de decizie ai
ANIF si astfel in luarea unor decizii oportune in functie de situatiile constatate.

Conculuzionand, reproiectarea procesului de Monitorizare a proiectelor

investitionale are urmatoarele beneficii:
Reducerea timpilor consumati de procesul in ansamblu si respectiv de
activitatile componente.
Reducerea costurilor procesului.
Imbunatatirea calitativa a procesului concretizata in oportunitatea
informatiilor primite

Monitorizarea proiectelor investitionale [As Is]

Seful Diviziei
Analizeaza stadiul lucrarii
in baza Raportului

Repartizeaza proiectele
spre monitorizare

Analizeaza prin sondaj

Documente de proiect
aferente decontului lunar.

Consemneaza intr-un
Raport stadiul lucrarilor
din Divizia coordonata.

Demararea
unui proiect
investitional

Inginerul Imbunatatiri Funciare

Elaboreaza recomandari
in vederea urtgentarii
lucrarii

Verifica in teren stadiile

fizice si valorice ale
lucrarilor executate

Consemneaza stadiul
lucrarilor intr-un Raport

Comunica data de
efectuarea a unui control
No

Verifica corespondenta
lucrarilor planificate in
baza Documentelor de
proiect.

Planul de proiect Yes

este respectat ?

Certifica documentele
verificate

Reprezentantul sucursalei

Completeaza scriptic
Raportul de lucru

Pregateste Rapoartele de
lucru

Lunar, intocmeste
Documentele de decont

Directorul Departamentului de
Administrare a Patrimoniului

Analizeaza in baza
Rapoartelor stadiul
proiectelor pe divizii

Intocmeste un Raport
cetralizator privind stadiul
proiectelor la nivelu ANIF.

Directorul General ANIF

Analizeaza Raportul
centralizator privitor la
stadiul proiectelor.

Monitorizarea proiectelor investitionale [To Be]

Sistem informatic integrat de
Project Management

Inmagazineaza
informatiile privitoare la
stadiul proiectului

Inmagazineaza validarile
privitoare la stadiul
lucrarilor

Inmagazineaza
Documentele de Decont

Seful Diviziei

Demararea
unui proiect
investitional

Analizeaza stadiul
lucrarii in baza unui
raport generat in
SISTEM

Repartizeaza proiectele
spre monitorizare

Analizeaza Documente de
proiect aferente decontului,
documente vizualizate in
SISTEM.

Incarca in sistem planul

de proiect

Inginerul Imbunatatiri Funciare

Marcheaza stadiul
lucrarilor in SISTEM

Verifica corespondenta
lucrarilor planificate in baza
unor rapoarte generate in
timp real din SISTEM

Elaboreaza in SISTEM
recomandari in vederea
urgentarii lucrarii
Comunica data de
efectuarea a unui
control

Yes

P lanul de proiect
este respectat ?

No

Verifica in teren stadiile

fizice si valorice ale
lucrarilor executate

Reprezentantul sucursalei
Rapoarteaza stadiul
proiectelor in SISTEM

Lunar, intocmeste
Documentele de decont
in SISTEM

Directorul Departamentului de
Administrare a Patrimoniului

Analizeaza in timp real

stadiul proiectelor pe
divizii in baza unui Raport
generat din SISTEM

Directorul General ANIF

Analizeaza stadiul de
ansamblu al proiectelor in baza
unui R aport centralizator
generat in SISTEM in timp
real.

Cost Grid Monitorizarea proiectelor investitionale [As Is]

Cost Grid Monitorizarea proiectelor investitionale [To Be]

10

Cost Distribution Grid Monitorizarea proiectelor investitionale [As Is]

11

Cost Distribution Grid Monitorizarea proiectelor investitionale [To Be]

12

Timing Grid Monitorizarea proiectelor investitionale [As Is]

13

Timing Grid Monitorizarea proiectelor investitionale [To Be]

14

15