Achiziii publice

ghid orientativ pentru

responsabilii
cu achiziiile publice privind evitarea celor
mai obinuite erori n proiectele finanate de
fondurile structurale i de investiii europene

Europe Direct este un serviciu destinat s v ajute s gsii rspunsuri

la ntrebrile pe care vi le punei despre Uniunea European.
Un numr unic gratuit (*):

00 800 6 7 8 9 10 11
(*) Informaiile primite sunt gratuite, la fel ca i cea mai mare parte a apelurilor telefonice (unii
operatori i unele cabine telefonice i hoteluri taxeaz totui aceste apeluri).

European Commission, Directorate-General for Regional and Urban policy

Competence centre Administrative Capacity Building; Solidarity Fund
Pascal Boijmans
Avenue de Beaulieu 1
1160 Brussels
BELGIUM
E-mail: regio-publication@ec.europa.eu
Internet: http://ec.europa.eu/regional_policy/index_en.cfm
Numeroase alte informaii despre Uniunea European sunt disponibile pe internet pe serverul Europa
(http://europa.eu).
Luxemburg: Oficiul pentru Publicaii al Uniunii Europene, 2015
ISBN 978-92-79-51741-9
doi:10.2776/551189
Uniunea European, 2015
Reproducerea textului este autorizat cu condiia menionrii sursei

Achiziii publice ghid orientativ pentru responsabilii cu

achiziiile publice privind evitarea celor
mai obinuite erori
n proiectele finanate de fondurile
structurale i de investiii europene

Acest document a fost ntocmit de serviciile Comisiei n consultare cu Banca European

de Investiii.

Ghid orientativ pentru responsabilii

cu achiziiile publice
privind evitarea celor mai obinuite
erori n proiectele finanate de
fondurile structurale i de investiii
europene

DECLINAREA RESPONSABILITII
Acest document conine orientri cu privire la modul de evitare a erorilor ntlnite frecvent
n organizarea de achiziii publice pentru proiectele cofinanate din fondurile structurale i
de investiii europene. El este destinat s faciliteze punerea n aplicare a programelor
operaionale i s ncurajeze bunele practici. Documentul nu este obligatoriu din punct de
vedere juridic, el are ca obiectiv s ofere recomandri generale i s reflecte cele mai bune
practici.
Conceptele, ideile i soluiile propuse n aceste orientri nu aduc atingere legislaiei
naionale i ar trebui s fie interpretate i pot fi adaptate inndu-se cont de cadrul
legislativ naional.
Prezentele orientri nu aduc atingere interpretrii pe care Comisia o poate da n viitor
oricrei dispoziii a legislaiei aplicabile.

Cuprins
Cuprins................................................................................................................................................. 4
Glosar de acronime ......................................................................................................................... 6
Introducere ........................................................................................................................................ 7
Modul de utilizare al prezentului ghid ..................................................................................... 8
1.

Pregtire i planificare ....................................................................................................... 11

1.1 Definirea preliminar a domeniului de aplicare ............................................................................... 11
1.2 Gestionarea contractului/proiectului........................................................................................................ 15
1.3 Elaborarea justificarii oportunitatii achizitiei...................................................................................... 18
1.4 Selecia procedurii ............................................................................................................................................. 18
1.5 Praguri i publicare ............................................................................................................................................ 22
1.6 Cerine operaionale de lansare a unei licitaii.................................................................................. 24

2.

Publicare ................................................................................................................................... 28
2.1 Publicarea anunurilor la nivelul UE......................................................................................................... 28
2.2 Proceduri i calendare ..................................................................................................................................... 29
2.2.1 Termene minime .................................................................................................................. 29
2.2.2 Procedura accelerat ........................................................................................................... 31

2.3 Documentaia de licitaie............................................................................................................................... 32

2.3.1 Stabilirea criteriilor de selecie ............................................................................................ 32
2.3.2 Stabilirea chestionarului de precalificare (CPC) ................................................................... 33
2.3.3 Stabilirea criteriilor de atribuire i a ponderilor acestora .................................................... 34
2.3.4 Centralizatorul preurilor ..................................................................................................... 34
2.3.5 Contractul ............................................................................................................................ 35

2.4 Caiet de sarcini i standarde ....................................................................................................................... 36

2.4.1 Redactarea caietului de sarcini ............................................................................................ 36
2.4.2 Standarde care trebuie s fie folosite la redactarea caietului de sarcini ............................. 37
2.4.3 Criterii sociale, etice i de mediu ......................................................................................... 38
2.4.4 Variante ................................................................................................................................ 38
2.5 Obinerea i depunerea ofertelor ........................................................................................... 38

2.6 Plngeri, ci de atac i rspundere .......................................................................................................... 39

3.

Depunerea ofertelor i selecia ofertanilor ............................................................... 44

3.1 Transmiterea ofertei conform instruciunilor ..................................................................................... 44
3.2 Respectarea instruciunilor privind procedura de achiziii publice ......................................... 44

3.3 Pstrarea n siguran a documentaiei de licitaie ....................................................................... 45

3.4 Ceremonia de deschidere .............................................................................................................................. 45
4.

Evaluarea ofertelor .............................................................................................................. 47

4.1 Preul cel mai sczut ........................................................................................................................................ 47
4.2 Oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic (MEAT) .................................... 47
4.3 Tratarea ofertelor anormal de sczute ................................................................................................. 48
4.4 Clarificri ................................................................................................................................................................. 48
4.5 Negocieri ulterioare ofertrii........................................................................................................................ 48
4.6 Decizia comisiei de evaluare ....................................................................................................................... 49

5.

Atribuirea ................................................................................................................................. 52
5.1 Anunul de atribuire .......................................................................................................................................... 52
5.2 Termenul suspensiv i informarea ofertanilor................................................................................. 52

6.

Executarea contractului ...................................................................................................... 54

6.1 Relaia furnizor/contractant ......................................................................................................................... 54
6.2 Modificri ale contractului............................................................................................................................. 54
6.3 Finalizarea contractului................................................................................................................................... 54

SETURI DE INSTRUMENTE ............................................................................................................ 57

SETUL DE INSTRUMENTE 1 Justificarea oportunitatii achizitiei................................................... 58
SETUL DE INSTRUMENTE 2 EVALUAREA RISCURILOR I PLANIFICAREA PENTRU SITUAII
NEPREVZUTE ............................................................................................................................................................... 60
SETUL DE INSTRUMENTE 3 VERIFICRILE DE TIP POART DE ACCES ................................... 63
SETUL DE INSTRUMENTE 4 NTOCMIREA LISTEI DE PRESELECIE ............................................... 65
SETUL DE INSTRUMENTE 5 DEFINIREA CRITERIILOR DE SELECIE I ETAPA DE SELECIE
............................................................................................................................................................................................... 67
SETUL DE INSTRUMENTE 6 DEFINIREA CRITERIILOR DE ATRIBUIRE I ETAPA DE
ATRIBUIRE........................................................................................................................................................................ 71
SETUL DE INSTRUMENTE 7 REDACTAREA CAIETULUI DE SARCINI.............................................. 80
SETUL DE INSTRUMENTE 8 MODIFICAREA CONTRACTELOR .......................................................... 87
SETUL DE INSTRUMENTE 9 LISTA DE VERIFICARE A CONFORMITII ...................................... 92
SETUL DE INSTRUMENTE 10 LINKURI UTILE ........................................................................................... 96
Mulumiri.......................................................................................................................................................................... 98

Glosar de acronime
AC: autoritate contractant
AP: anun de participare
DG GROW: Direcia General Pia Intern, Industrie, Antreprenoriat i IMM-uri
DG ENV: Direcia General Mediu
Fonduri ESI: fonduri structurale i de investiii europene
UE: Uniunea European
MEAT: oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic (most economically
advantageous tender)
JOUE: Jurnalul Oficial al Uniunii Europene
PIN: anun de intenie
PPP: parteneriat public-privat
CPC: chestionar de precalificare
SIMAP: sistem de informare cu privire la contractele de achiziii publice (de la termenul n
francez: Systme d'information sur les Marchs Publics)
IMM-uri: ntreprinderi mici i mijlocii
RCP: raport calitate-pre

Introducere
Achiziiile publice reprezint un aspect esenial al investiiilor publice: stimuleaz dezvoltarea economic n
Europa i reprezint un element important pentru dinamizarea pieei unice. Achiziiile publice sunt importante
- ele reprezint 19 % din PIB-ul UE i fac parte din viaa noastr de zi cu zi. Administraiile publice
achiziioneaz bunuri i servicii pentru cetenii lor: aceste achiziii trebuie fcute n modul cel mai eficient.
De asemenea, achiziiile publice ofer oportuniti pentru ntreprinderi, ncurajnd astfel investiiile private i
contribuind n mod concret la creterea economic i la crearea de locuri de munc. n fine, achiziiile publice
joac un rol important n canalizarea fondurilor structurale i de investiii europene.
Se estimeaz c aproximativ 48 % din fondurile structurale i de investiii europene sunt cheltuite n cadrul
achiziiilor publice. n statele membre, proiectele cofinanate de fondurile UE trebuie s respecte normele
aplicabile n materie de achiziii publice, care garanteaz cel mai bun raport calitate-pre i o concuren
loial pe pia. Transparena i integritatea n cadrul procedurilor relevante sunt, de asemenea, eseniale
pentru meninerea ncrederii cetenilor n autoritile publice.
Din toate aceste motive, implementarea corect i consecvent a normelor n materie de achiziii publice
duce la obinerea de beneficii n termeni de eficien i de eficacitate pentru toate prile implicate administraiile publice de la nivel naional i regional, ntreprinderile i cetenii. Ea ne ajut s valorificm la
maximum investiiile publice i garanteaz obinerea de beneficii maxime din fondurile UE. Totui, din datele
disponibile reiese c o parte important din numrul total de erori comise n ceea ce privete cheltuirea
fondurilor UE se datoreaz aplicrii incorecte a normelor UE n materie de achiziii publice.
Obiectivul prezentului document este de a oferi orientri funcionarilor publici implicai n gestionarea
fondurilor structurale i de investiii europene (fondurile ESI) i de a-i ajuta s evite erorile frecvente i s
adopte cele mai bune practici de desfurare a procedurilor de achiziii publice. Dei nu propune o
interpretare juridic a directivelor UE, prezentul document constituie, pentru practicienti, un instrument util
care le permite s se orienteze n domeniile n care se comit cele mai multe greeli, oferind sfaturi practice
cu privire la modul de evitare a acestora i la modalitile optime de gestionare a fiecrei situaii. De
asemenea, documentul prezint o serie de bune practici, exemple din viaa real, explicaii cu privire la
anumite teme, studii de caz i modele. n fine, pentru a facilita utilizarea prezentului ghid, au fost introduse
alerte i elemente interactive, cu linkuri la textele legislative relevante i la alte documente utile.
Ghidul de fa face parte din aciunea prioritar a Comisiei de a ajuta statele membre s i consolideze
capacitatea administrativ prin mbuntirea modului n care sunt investite i gestionate fondurile UE. El
este rezultatul eforturilor comune ale serviciilor Comisiei, n consultare cu Banca European de Investiii Am
dori s mulumim tuturor celor implicai n elaborarea sa.
Sperm ca prezentul ghid s ofere un sprijin util.
Corina Creu, comisarul pentru Politica regional

Elbieta Biekowska, comisarul pentru

Pia intern, industrie, antreprenoriat i IMM-uri

Modul de utilizare al prezentului ghid

Cui se adreseaz prezentul ghid?
Ghidul este destinat n primul rnd responsabililor cu achiziiile publice din cadrul
autoritilor contractante care rspund de planificarea i derularea unui proces de achiziii
de lucrri, bunuri i servicii publice conform, eficient i cu un bun raport calitate-pre. Ele
pot fi utile si autoritilor de management, n special lista de verificare de la Setul de
instrumente 9, atunci cnd efectueaz verificri ale achiziiilor publice realizate de
beneficiarii granturilor din partea UE.
Structura orientrilor
Acest document are dou pri:

Ghidul orientativ structurat n jurul celor ase etape ale procesului de achiziii publice,
de la planificare la executarea contractului, evideniind chestiunile crora trebuie s li
se acorde o atenie mai mare i eventualele erori care trebuie evitate, mpreun cu
linkuri ctre un set de instrumente mai detaliat.

Setul de instrumente cu resurse suplimentare, care aprofundeaza teme specifice i

ofer exemple de bune practici cu privire la ce trebuie fcut i ce nu trebuie fcut n
toate etapele procesului de achiziii publice.

Din punct de vedere practic, procedura de achiziii publice este defalcat n ase etape:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Pregtire i planificare
Publicare
Depunerea ofertelor i selecia ofertanilor
Evaluarea ofertelor
Atribuirea contractului
Executarea contractului

Ghidul va oferi indicaii responsabilului cu achiziiile publice cu privire la fiecare etap a

procesului, inclusiv cu privire la etapa important de planificare, evideniind pe tot
parcursul aspectele care dau natere n mod obinuit la erori i modul de evitare a
acestora. La sfritul fiecrei seciuni, o list indic erorile cele mai obinuite i ofer
cteva exemple. Ori de cte ori sunt disponibile resurse suplimentare, prin intermediul
setului de instrumente sau al altor documente utile disponibile pe internet, se furnizeaz
un link.
Ghidul vizeaz contractele finanate de UE pentru achiziia de lucrri, bunuri i servicii,
astfel cum este prevzut n Directiva 2004/18/CE1. Directiva, pragurile aplicabile i
comunicrile interpretative privind teme specifice (cum ar fi Contracte-cadru i achiziii
publice cu valoare mai mic dect pragurile) sunt disponibile pe site-ul UE a se vedea
Setul de instrumente 10.

Directiva 2004/18/CE a Parlamentului European i a Consiliului din 31 martie 2004 privind coordonarea
procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice de lucrri, de bunuri i de servicii (JO L 134,
30.4.2004, p. 114).

Explicarea simbolurilor
n cadrul ghidului simbolurile urmtoare identific domeniile critice:
Atenie! Acest simbol subliniaz o etap n care se produc erorile cele mai grave i
frecvente.
Alert! Acest simbol evideniaz un domeniu de risc care trebuie luat n considerare
pentru a da dovad de economie, eficien i eficacitate n procesul de achiziii publice.
Ajutor! n aceast parte se furnizeaz resurse suplimentare prin intermediul setului de
instrumente sau al linkurilor ctre alte documente.
Lucrri, bunuri sau servicii?
Exist trei tipuri de contracte de achiziii publice crora li se aplic Directiva 2004/18/CE:
contractele de achiziii publice de lucrri, de bunuri i de servicii. Contractele de achiziii
publice de lucrri sunt contracte de achiziii publice care au ca obiect fie execuia, fie
proiectarea i execuia de lucrri referitoare la una dintre activitile specificate n anexa I
la Directiva 2004/18/CE. O lucrare nseamn rezultatul unui ansamblu de lucrri de
construcie sau de lucrri publice destinat s ndeplineasc ea nsi o funcie economic
sau tehnic , cum ar fi un drum sau o staie de epurare a apei. Contractele de achiziii
publice de bunuri sunt contracte de achiziii publice care au ca obiect achiziia, cumprarea
n rate, nchirierea sau leasingul, cu sau fr opiune de cumprare, de produse, cum ar fi
vehicule sau calculatoare. Contractele de achiziii publice de servicii sunt contracte de
achiziii publice, altele dect contractele de achiziii publice de lucrri sau bunuri, care au ca
obiect prestarea serviciilor enumerate n anexa II la Directiva 2004/18/CE, cum ar fi
serviciile de consultan i formare.
Gestionarea contractelor comparativ cu gestionarea proiectelor
Fiecare autoritate contractant are propriile sale proceduri i moduri de a organiza
gestionarea proiectelor i contractelor. n contextul finanrii din fondurile ESI, contractele
sunt atribuite printr-o procedur de achiziii publice ca parte a unui proiect sprijinit de UE,
care poate sau nu s fie executat printr-un singur contract. Proiectele cu mai multe
contracte necesit o coordonare atent. Au existat multe analize importante de tipul ce
anume a funcionat greit? care au ajuns la concluzia c planificarea slab, n special la
nceputul procesului de achiziie public, este cauza erorilor. Prin urmare, autoritile
contractante folosesc din ce n ce mai mult manageri de proiect specializai care se ocup
de achiziiile publice complexe, riscante i de valoare mare, aceasta fiind considerat cea
mai bun practic. Astfel, principiile i practicile unei bune gestionri de proiect coincid cu
cele ale unei bune gestionri de contract. n prezentele orientri, termenul gestionarea
proiectului este folosit uneori ca sinonim al gestionrii contractului.
Respectarea legislaiei naionale i a normelor interne
Cu siguran este esenial ca orice funcionar public implicat n procesul de achiziii publice
s respecte legislaia naional i normele interne ale organizaiei sale, precum i normele
UE. Acest aspect se aplic n mod similar i contractelor cu valoare mai mare i mai mic
dect pragurile de publicare n JOUE.

10

Statutul prezentului document este acela de document orientativ. El este menit s sprijine
responsabilii cu achiziiile publice ntr-un mod practic pentru a evita unele dintre erorile
cele mai obinuite i coreciile financiare2. Documentul nu este un manual de instruciuni
cu privire la modalitatea de respectare a cerinelor prevzute n Directiva 2004/18/CE. Cu
siguran, documentul nu este o interpretare juridic definitiv a legislaiei UE. Aceste
orientri sunt destinate s fie un sprijin n ceea ce privete normele i procedurile interne,
i nu un nlocuitor al acestora. n lipsa unor documente orientative echivalente la nivel
naional sau specifice unui fond, autoritile de management pot s adopte n mod
voluntar documentul ca orientare adresat beneficiarilor de granturi de la UE.

Noile directive privind achiziiile publice din cadrul UE

Noile directive privind achiziiile publice3 au fost adoptate n februarie 2014 i statele
membre trebuie s le transpun pn n aprilie 2016 n legislaia lor naional (cu excepia
dispoziiilor privind achiziiile publice electronice, n cazul crora termenul este septembrie
2018).
Mai multe informaii privind noile directivele sunt disponibile
http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/rulesimplementation/new/index_en.htm

la

adresa:

Termenul corecii financiare vizeaz msurile luate de Comisie sau de un stat membru pentru a exclude
de la cofinanarea din bugetul UE cheltuielile care nu ndeplinesc condiiile de finanare din cauza neregulilor.
A se vedea orientrile pentru stabilirea coreciilor financiare pe care Comisia trebuie s le aplice, n cazul
nerespectrii normelor n materie de achiziii publice, asupra cheltuielilor finanate de Uniune n cadrul
gestiunii partajate, aprobate prin Decizia C(2013) 9527 a Comisiei din 19 decembrie 2013 care este
disponibil la adresa:
http://ec.europa.eu/regional_policy/ro/information/publications/cocof-guidance-documents/2013/commissiondecision-of-19122013-on-the-setting-out-and-approval-of-the-guidelines-for-determining-financialcorrections-to-be-made-by-the-commission-to-expenditure-financed-by-the-union
3
Directiva 2014/24/UE a Parlamentului European i a Consiliului din 26 februarie 2014 privind achiziiile
publice i de abrogare a Directivei 2004/18/CE, Directiva 2014/23/UE a Parlamentului European i a
Consiliului din 26 februarie 2014 privind atribuirea contractelor de concesiune i Directiva 2014/25/UE a
Parlamentului European i a Consiliului din 26 februarie 2014 privind achiziiile efectuate de entitile care i
desfoar activitatea n sectoarele apei, energiei, transporturilor i serviciilor potale i de abrogare a
Directivei 2004/17/CE.

11

1. Pregtire i planificare
Scopul acestei etape este de a elabora un proces solid pentru executarea lucrrilor i
serviciilor i furnizarea bunurilor solicitate.
n general, o procedur concurenial de achiziie public realizat ntr-un mod deschis,
obiectiv i transparent, ar trebui s ating cel mai bun raport calitate-pre n materie de
achiziii publice. Acest lucru este n conformitate cu principiile din Tratatul privind Uniunea
European i Directiva 2004/18/CE. Principiile eseniale care trebuie respectate n
realizarea procedurii de achiziii publice pentru un contract de achiziii publice cuprind:
principiile nediscriminrii, tratamentului egal, transparenei, recunoaterii reciproce,
proporionalitii, liberei prestri a serviciilor i libertii de stabilire a ofertanilor poteniali.
Directiva 2004/18/CE impune organismelor publice obligaii legale cu privire la publicarea
contractelor care depesc anumite praguri valorice.
Aceast prim etap a procedurii este critic i va influena ntreaga activitate viitoare
privind contractul. Dac aceast parte a licitaiei este realizat n mod corect, atunci restul
licitaiei ar trebui s se desfoare fr nicio dificultate, dar este adevrat i situaia
invers. Adeseori se ntmpl ca autoritatea contractant (AC) s subestimeze etapa de
planificare a procesului sau s nu o efectueze deloc. Este probabil ca autoritile de
management i auditorii s examineze aceast etap mai n amnunt pentru a se asigura
c granturile au fost cheltuite adecvat i c AC si-a indeplinit responsabilitile sale n mod
competent.
n funcie de dimensiunea i complexitatea contractului, aceast etap a procesului ar
putea s dureze cteva luni nainte ca anunul de participare s fie gata pentru publicare.
O planificare bun ar trebui s reduc la minimum riscul de a avea nevoie de modificri i
variaii ale contractului. Cele mai mari (i posibil cele mai costisitoare) i frecvente erori
privind contractele sunt cauzate de o planificare neadecvat. Trebuie s se ia n
considerare realizarea unui studiu de fezabilitate, o etap de selecie/definire a domeniului
de aplicare, organizarea de consultri publice i sensibilizarea publicului cu privire la
planurile sau programele publice de mare amploare. A se vedea, de asemenea, Setul de
instrumente 10.
Planificarea este crucial. Dac AC nelege greit aceast parte a
procesului, este foarte posibil s urmeze erori i probleme. Multe erori pot
fi puse pe seama planificrii neadecvate. n aceast etap, se recomand
s se elaboreze modele standard pentru comunicarea cu ofertanii, s se
nregistreze deciziile eseniale (i anume, s se nregistreze informaiile
cunoscute la acest stadiu, opiunile disponibile i justificarea opiunii
preferate) i s se instituie norme privind planificarea, desfurarea i
controlul procedurilor de achiziii publice.
1.1 Definirea preliminar a domeniului de aplicare
nc de la nceput, ar trebui s fie luate n considerare urmtoarele ntrebri i msuri.
Aspectele prezentate mai jos nu sunt clasificate n funcie de prioritate.
Implicarea principalelor pri interesate: Recunoaterea prilor interesate (externe)
este un aspect vital al unui contract i este important pentru succesul contractului ca

12

acestea s fie recunoscute i gestionate n mod corect. Prile interesate pot s fie
persoane fizice, grupuri sau subgrupuri de clieni (inclusiv clieni interni), clieni/utilizatori
sau alte pri (de exemplu, companii de utiliti afectate) care au un interes n cadrul
contractului. Pe msur ce contractul progreseaz i aspectul pe care se axeaz se
modific, prile interesate i nevoile lor pot, de asemenea, s se schimbe. Consultarea
clienilor/utilizatorilor i a altor pri interesate este la fel de important ca i consultarea
pieei i ambele tipuri de consultri ar trebui efectuate mpreun. Consultarea cu prile
interesate le va permite acestora s i poat exprima punctul de vedere cu privire la
definirea specificaiilor contractului.
Nerecunoaterea nevoii de implicare a prilor interesate (externe)
constituie o critic frecvent la adresa multor contracte i aceasta are
adeseori un impact negativ asupra succesului contractului, uneori avnd
ca rezultat costuri suplimentare de rectificare a omisiunilor i erorilor. Cu
toate acestea, astfel de aspecte importante, precum consultarea i
implicarea, nu ar trebui s pericliteze independena procesului decizional
al AC i/sau s creeze situaii poteniale de conflict de interese i s
conduc la nclcarea principiului tratamentului egal i al transparenei;
observaiile prilor interesate nu trebuie s influeneze substana i
scopul licitaiei.
Identificarea i evaluarea nevoilor: Ce anume se achiziioneaz i de ce? Care sunt
caracteristicile eseniale i care sunt cele opionale? Care este factorul-cheie cu privire la
aceast achiziie? Care sunt factorii-cheie ai succesului? Ce rezultate sunt ateptate? Avem
nevoie s achiziionm aceast lucrare/acest serviciu/bun? Cine spune c avem nevoie de
aceasta (acesta)? Ce posibilitate exist s se achiziioneze soluii prestabilite? O evaluare
critic a motivaiei fundamentale a achiziionrii este adeseori realizat cel mai bine ntr-o
sesiune interactiv de grup care s implice toate prile interesate eseniale.
Evaluarea opiunilor: S-a efectuat o evaluare a opiunilor pentru a examina diferitele
modaliti de satisfacere a nevoilor identificate? Trebuie s se ia n considerare, de
exemplu, dac s se cumpere, s se ia n leasing sau s se nchirieze ceea ce se dorete s
se achiziioneze; ar trebui s utilizm procedura clasic de achiziii publice sau un
parteneriat public-privat (PPP)? Ar trebui s cutm o soluie inovatoare la nevoile noastre?
Buget i finanare: Definirea unui buget realist pentru un contract astfel nct s se
obin rezultatele dorite i apoi asigurarea fondurilor pentru finanarea contractului
reprezint o alt activitate esenial. Aceasta ar trebui s se bazeze pe cerine clar definite
i pe informaii actualizate cu privire la preul pieei. n funcie de natura contractului, ar
trebui prevzut un nivel corespunztor de cheltuieli neprevzute. Bugetul i cheltuielile
neprevzute ar trebui reexaminate n etapele critice de pe parcursul ntregii durate a
contractului. n aceast etap se pot lua n considerare costurile pe ciclul de via, dat fiind
c reprezint o metod de evaluare a bugetului necesar.
Accesibilitate: AC dispune de buget pentru contract conform estimrilor prezente?
Accesibilitatea se refer, de asemenea, la faptul c respectivele costuri ale contractului pot
crete pn la punctul la care pot s depeasc bugetele disponibile, ceea ce trebuie
soluionat prin intermediul planurilor pentru situaii neprevzute.

13

Raportul calitate-pre: Cum va demonstra AC raportul calitate-pre? Cu ct acuratee

sunt estimate costurile? Care sunt resursele necesare pentru a executa contractul? Care
sunt costurile preconizate pe ciclul de via? Exist i alte implicaii economice/referitoare
la resurse (de exemplu, ntreinere suplimentar, costuri de funcionare sau licene
specifice)?
Stabilirea de indici de referin: Ar trebui s se stabileasc o serie de indici de referin
pentru a indica o ofert care ar putea fi considerat acceptabil, adic o ofert teoretic
optim elaborat n prealabil de ctre AC. Acest lucru este util n cazul n care se primesc
oferte cu preuri anormal de sczute, ntruct exist obligaia de a cere ofertantului o
explicaie privind acele pri din ofert considerate a fi anormale. Oferta poate fi respins
dac explicaiile ofertantului nu sunt documentate n aa fel nct AC s fie convins c
ofertantul poate s execute contractul (a se vedea, de asemenea, seciunea 3.2). Acest
aspect trebuie s fie luat n considerare n etapa anterioar achiziiei pentru a garanta
colectarea datelor necesare.
Posibilitatea de realizare: O eroare frecvent apare atunci cnd AC presupune c piaa
poate executa un contract fr a consulta piaa cu privire la propunerile sale. Nu toate
achiziiile sunt realizabile. Problemele pot fi legate de maturitatea tehnologic, de cererea
suprasaturat sau de nivelurile inacceptabile de transfer al riscurilor. Poate piaa s
rspund cererii? Caut AC ceva care este peste capacitile (actuale) ale pieei? Calendarul
este realist?
Studii de pia: Atunci cnd stabilesc ce anume s cumpere, cnd estimeaz costurile i
nainte s elaboreze criteriile de selecie i de atribuire ntr-o procedur de achiziii publice,
este adeseori util ca achizitorii s neleag piaa. Studiile de pia pot furniza informaii
privind disponibilitatea produselor sau a serviciilor care satisfac cerinele AC, permind s
fie determinat cea mai adecvat abordare privind achiziia. Un dialog cu piaa nainte de
nceperea procesului de achiziie poate contribui la identificarea unor soluii inovatoare sau
a unor produse sau servicii noi de care autoritatea public s-ar putea s nu aib cunotin.
Dialogul poate, de asemenea, s ajute piaa s ndeplineasc criteriile care vor fi aplicate
n procesul de achiziie, prin furnizarea de informaii despre cerinele preconizate ale
autoritii publice. Cu toate acestea, piaa trebuie abordat ntr-o modalitate care asigur
respectarea principiilor transparenei i tratamentului egal, evitndu-se dezvluirea de
informaii privilegiate i/sau a poziiilor privilegiate pe pia. n cazul n care un candidat
sau ofertant sau o ntreprindere afiliat unui candidat sau ofertant a consiliat AC sau a
fost implicat() n elaborarea procedurii de achiziii publice, AC trebuie s ia msuri
adecvate pentru a se asigura c nu este denaturat competiia prin participarea
respectivului candidat sau ofertant, n scopul evitrii excluderii sale din procedura de
licitaie (a se vedea cauzele conexate C-21/03 i C-34/03, Fabricom).
Achiziia nainte de comercializare (PCP)4 i procedura dialogului competitiv, introduse n
temeiul Directivei 2004/18/CE, ofer oportuniti mai bune pentru ca autoritile publice s
participe la dialogul cu piaa.
Bunele practici arat c efectuarea unui studiu de pia cu 6-12 luni
nainte de publicarea anunului de participare (AP) poate s fie extrem de
util.
Comunicarea Comisiei privind Achiziia nainte de comercializare: ncurajarea inovaiei pentru asigurarea
unor servicii publice durabile de nalt calitate n Europa [COM(2007) 799, 14.12.2007]
4

14

A se vedea linkul ctre pagina de internet privind achiziiile inovatoare a

Agendei digitale pentru Europa (ADE): Setul de instrumente 10
A se vedea linkul ctre site-ul platformei PPI: SETUL DE INSTRUMENTE 10
LINKURI UTILE
Stabilirea obiectului contractului/lucrrii unice/publicrii ca un contract unic sau
n loturi:
Primul pas const n stabilirea n mod clar a obiectului contractului.
Al doilea pas este de a stabili dac obiectul contractului reprezint o lucrare unic astfel
cum este definit la articolul 1 alineatul (2) litera (b) din Directiva 2004/18/CE i n
jurispruden a se vedea cauzele C-16/98, Comisia/Frana, C-574/10, Comisia/Germania,
T-358/08, Spania/Comisia i T-384/10, Spania/Comisia.
Al treilea pas este de a stabili dac valoarea contractului este mai mare dect pragul
pentru publicare n JOUE. n special, AC trebuie s nu divid n mod artificial
lucrrile/bunurile/serviciile mai ample n uniti mai mici pentru a evita aceste praguri. n
ceea ce privete lucrrile, trebuie s existe o combinaie a tuturor contractelor separate, n
cazul n care exist o relaie funcional i de sincronizare ntre ele. n general, n cazul n
care contractele privesc mpreun acelai obiect, valorile lor trebuie cumulate. Dac valorile
cumulate depesc pragurile, contractele trebuie s fie publicate n JOUE. Proiectele de
cooperare cu parteneri multipli trebuie s ia n considerare cerinele privind achiziiile
publice la nivel de proiect, nu la nivelul fiecrui partener. [a se vedea seciunea 1.5 privind
divizarea artificial a contractelor]
Dup finalizarea etapelor de mai sus, AC poate decide s aleag un singur contract sau s
l mpart n loturi. Alegerea unui singur contract poate duce la economii de scar i de
gam i este mai uor de gestionat pentru AC. Dezavantajul este acela c nivelul ridicat al
criteriilor tehnice sau financiare stabilite pentru ofertani poate s reduc sau s elimine
participarea pe pia a contractanilor mai mici sau mai specializai. Avantajul divizrii
contractului n loturi este c la licitaie pot participa mai muli ofertani poteniali.
Dezavantajul este c, din cauz c exist mai multe contracte, este mai dificil pentru AC s
le gestioneze.
Deciziile despre obiectul contractului i modul n care acesta este publicat trebuie s fie
justificate i pot fi examinate n cursul auditurilor proiectului. Pentru mai multe informaii,
a se vedea Seturile de instrumente 7 i 9 i seciunea 1.5.
Contracte-cadru: n anumite state membre, contractele-cadru sunt utilizate n mod
generalizat. Contractul-cadru este un termen general pentru contractele cu prestatorii care
prevd termeni i condiii n temeiul crora se pot face achiziii specifice (contracte fr
organizare de licitaie) pe parcursul ntregii perioade contractuale. Un contract-cadru nu
este n sine un contract, dar procedura de achiziii publice pentru stabilirea unui contractcadru face obiectul normelor UE privind achiziiile.
Contractele-cadru pot s fie aplicate tuturor tipurilor de contracte. Totui, acest lucru nu
nseamn c utilizarea contractelor-cadru este metoda cea mai adecvat pentru atribuirea
tuturor contractelor. Din acest motiv, AC ar trebui s evalueze dac este adecvat s se
utilizeze contractul-cadru, lund n considerare avantajele i dezavantajele acestuia n
legtur cu circumstanele pieei vizate. Utilizarea contractelor-cadru este mai adecvat

15

pentru contractele care satisfac nevoi determinate i repetitive, fr s se cunoasc n

avans volumul i momentul exact al apariiei acestora.
n acest mod se pot face economii importante n ceea ce privete timpul, costului
produsului i resursele. Dac se dorete ncheierea unui contract-cadru, documentaia de
licitaie trebuie s includ cel puin condiiile privind perioada contractului, numrul de
furnizori de produse/servicii i metoda de comand, astfel cum se prevede la articolul 32
alineatele (3) i (4) i n anexa VII la Directiva 2004/18/CE. Datele istorice privind volumele
reprezint un factor esenial n toate procedurile de achiziii publice i cu att mai mult n
procesul de ncheiere a contractelor-cadru. Cu ct i ofer unui furnizor o certitudine mai
mare n privina volumului preconizat de comenzi, cu att este mai probabil c va avea
capacitatea de a prezenta oferte cu preuri competitive.
A se vedea linkul ctre nota explicativ a DG GROW privind contractelecadru: Setul de instrumente 10
Calendarul: Un calendar realist pentru ntregul proces de achiziie, incluznd eventualele
proceduri de recurs, precum i etapa de atribuire i de execuie a contractului, trebuie s fie
elaborat n cursul etapei de planificare. Calendarele foarte optimiste sunt frecvente i duc
la erori n fazele de execuie ulterioare. De exemplu, ele pot conduce la eecul procedurii de
achiziii publice sau la probleme grave de execuie a contractului, datorit termenelor de
pregtire a licitaiei nerealiste, care limiteaz astfel numrul de licitaii i afecteaz
calitatea acestora.
Procedurile de achiziii publice de lucrri, bunuri sau servicii care implic granturi din
fondurile ESI se desfoar adeseori n contextul unui proiect mai amplu, finanat printr-un
grant din partea UE, care poate fi executat prin intermediul coordonrii mai multor
contracte. ntrzierile la nivelul unui contract pot s afecteze execuia celorlalte contracte.
Calendarul aprobrii grantului i efecturii plilor poate s aib un impact asupra
procesului de aprobare a bugetului i a ntregului proces de contractare, aspect care
trebuie s fie luat n considerare de ctre AC. Granturile din partea UE pot, de asemenea,
s aib implicaii n ceea ce privete termenele privind eligibilitatea cheltuielilor din cadrul
contractului i, n consecin, rambursarea acestora.
1.2 Gestionarea contractului/proiectului
Resurse i organizarea proiectului: Proiectarea organizrii contractului depinde de
dimensiunea i complexitatea contractului i de riscurile implicate. Toate contractele,
indiferent de dimensiunea i complexitatea lor, vor necesita cel puin un responsabil cu
achiziiile publice care poate, de asemenea, s fie manager de contract/proiect sau poate
s fie un specialist adus n echip pentru a gestiona procesele specifice (aceast opiune
este recomandat n cazul contractelor cu valoare mare, complexe sau riscante). Atribuiile
i responsabilitile n cadrul procesului de achiziie ar trebui s fie definite n mod clar n
manualele operaionale ale AC. n funcie de numrul planificat al contractelor i de
complexitatea lor, poate fi necesar aducerea n echip a unor consilieri externi specialiti
n anumite aspecte ale achiziiei, cum ar fi aspectele juridice.
Controale i verificri de tip poart de acces (verificri n puncte-cheie): Se pot
folosi o serie de tehnici i instrumente de gestionare a proiectului care permit gestionarea
i controlul proiectului, cum ar fi controlul documentelor i registre de probleme. Aceste

16

tehnici i instrumente ndeplinesc funcia de asigurare a organizrii proiectului. Folosirea

verificrii de tip poart de acces este o tehnic puternic de gestionare a proiectului, care
se aplic din ce n ce mai mult n cazul achiziiilor mai complexe. Mecanismul de verificare
de tip poart de acces pentru achiziiile publice este un proces de control pe care AC l
poate folosi pentru a se asigura c activitile care compun fiecare etap a contractului au
fost finalizate n mod satisfctor nainte ca AC s aprobe trecerea la urmtoarea etap.
Verificrile de tip poart de acces pentru achiziiile publice trebuie stabilite n etapelecheie ale ciclului de via al unui contract. Verificrile de tip poart de acces formale sunt
folosite n principal cu privire la contractele cu riscuri/complexe/cu valoare mare.
A se vedea Setul de instrumente 3 cu privire la folosirea verificrilor de
tip poart de acces
Resurse umane: Au fost alocate resurse umane adecvate pentru a realiza procedura de
achiziii publice? Sunt disponibile persoane cu profilul corespunztor pentru a fi repartizate
n comisia de evaluare din cadrul AC, precum i persoane cu competene n domeniul
gestionrii de proiect, al achiziiilor publice, cu competene juridice, financiare, tehnice, n
materie de audit i alte competene? Cine i va asuma responsabilitatea final pentru
deciziile-cheie i pentru alocarea bugetelor? A fost identificat i informat persoana
respectiv i a acceptat aceasta rolul de proprietar de proiect/contract? n cazul n care
contractul este complex sau cu costuri mari, ar trebui s se ia n considerare posibilitatea
nfiinrii unui comitet director care s supravegheze contractul. Comitetul director ar urma
s aprobe toate deciziile-cheie i ar fi alctuit, de obicei, din persoane neimplicate n
execuia efectiv a contractului.
Comisia de evaluare: Cea mai bun practic const n a nfiina comisia de evaluare ct
mai curnd dup adoptarea deciziei de a derula procedura de achiziie pentru a asigura
faptul c procesul de achiziie este realizat n modul cel mai profesionist posibil, prin
implicarea nc de la nceput a unui personal cu toate calificrile necesare. Comisia trebuie
s aib un nucleu de membri permaneni. Persoanele cu responsabiliti n domeniul
achiziiilor publice, financiar i juridic ar trebui s fie membri permaneni. n funcie de tipul
contractului, personalul tehnic va face i el parte din comisie. n mod ideal, comisia ar
trebui s cuprind membri cu experien n fiecare dintre domeniile care urmeaz s fie
examinate n cadrul procedurii de ofertare. Comisia este adesea prezidat de managerul de
contract/proiect i se supune normelor i procedurilor care vor garanta aprecierea
echilibrat a ofertelor, pe baza evalurilor individuale ale membrilor si. n unele state
membre, numai AC (membru unic/organism colectiv) deine competene decisive cu privire
la aspectele de mai sus. De asemenea, este posibil ca din comisie s fac parte
reprezentani ai organizaiilor externe care sunt pri interesate n rezultatul contractului,
numii n mod legal de ctre AC. Deciziile ar trebui s se bazeze exclusiv pe criteriile
publicate i s fie n mod clar luate fr influen politic sau orice alt influen
necuvenit. Activitatea comisiei de evaluare trebuie s fie nregistrat (cel puin prin
intermediul unei liste de prezen i al rezumatelor deliberrilor din reuniuni/proceseverbale).
Integritate i conflict de interese: Conceptul de conflict de interese vizeaz cel puin
orice situaie n care membrii personalului AC sau ai unui prestator de servicii din cadrul
achiziiei publice, acionnd n numele AC, care sunt implicai n desfurarea procedurii de
achiziie sau care pot influena rezultatul acestei proceduri, au, n mod direct sau indirect,
un interes financiar, economic sau un alt interes personal care ar putea s fie perceput ca
periclitndu-le imparialitatea i independena n contextul procedurii de achiziie.

17

Actorii financiari i celelalte persoane implicate n gestionarea i execuia bugetului,

inclusiv n aciunile preparatorii, precum i n audit sau control nu trebuie s ia nicio
msur care ar putea genera un conflict ntre propriile interese i cele ale Uniunii. Un
conflict de interese survine n cazul n care exercitarea imparial i obiectiv a funciilor
unui actor financiar sau ale unei alte persoane este compromis din motive care implic
familia, viaa sentimental, afinitile politice sau naionale, interesul economic sau orice
alt interes comun cu cel al unui beneficiar.
Cele mai bune practici n acest sens sunt urmtoarele:
fiecare membru al comisiei de evaluare trebuie s semneze o declaraie privind
conflictul de interese (dei acest lucru nu constituie o obligaie n temeiul Directivei
2004/18/CE). Oricine persoan care ar putea s prezinte un conflict de interese ar
trebui s se abin s ia parte la procedura de achiziie;
ar trebui s se instituie sisteme, controale i formare profesional pentru a
garanta faptul c toi actorii eseniali, capabili s influeneze deciziile privind
domeniul de aplicare sau atribuirea unui contract, sunt contieni de
responsabilitatea lor de a aciona imparial i integru. Aceti actori ar fi trebuit s
semneze o declaraie privind conflictul de interese. La nceputul procesului de
achiziie, ar trebui s i se solicite comisiei de evaluare s declare orice conflict de
interese existent sau potenial. Aceste declaraii ar trebui s fie nregistrate i
pstrate n dosarul contractului. Fiecare AC ar trebui s dispun de proceduri
adecvate n acest sens;
ofertanilor trebuie s li se solicite s declare orice conflict de interese (i orice
conflict de interese al rudelor ofertanilor) la momentul depunerii ofertelor. Aceast
declaraie constituie o cerin minim prevzut n documentaia de licitaie.
Pentru mai multe informaii, a se vedea cauza C-538/13, eVigilo, n care s-a hotrt c AC
trebuie s determine existena conflictelor de interese posibile i s ia msuri adecvate
pentru a preveni i detecta conflictele de interese i a le remedia (a se vedea n special
punctele 42-44 din aceast cauz).
Noile directive definesc conceptul de conflict de interese i n principiu l enumer ca temei
pentru excludere.
OLAF a elaborat un ghid practic intitulat Identificarea conflictelor de interese n
procedurile de achiziii publice referitoare la aciuni structurale. Personalul din statele
membre are acces la documentul orientativ.
Descoperirea unui conflict de interese nedeclarat poate pune sub semnul
ntrebrii imparialitatea procesului de achiziie i poate duce la corecii
financiare.
A se vedea linkul ctre principiile OCDE privind integritatea n procesul de
achiziii publice: link
Pentru mai multe informaii cu privire la msurile anticorupie i
antifraud, a se vedea articolul 125 din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013
n Setul de instrumente 10
Documentarea i pstrarea evidenei: Documentarea ntregului proces de achiziie i
justificarea tuturor deciziilor eseniale reprezint o cerin critic pentru a asigura faptul c
regularitatea cheltuielilor poate fi ulterior verificat sau auditat. Sistemele de nregistrare
a informaiilor pot s fie manuale sau electronice sau o combinaie a celor dou, dar
tendina este de a prelucra i a stoca informaiile n format electronic, astfel nct s se

18

asigure transparena procesului decizional. AC ar trebui s menin o eviden a

procedurilor sale de achiziie i a tuturor documentaiilor asociate care acoper toate
documentele din partea tuturor participanilor la procedur.
1.3 Elaborarea justificrii oportunitii achiziiei
Justificarea oportunitatii achizitiei: trebuie s justifice necesitatea executrii
contractului i beneficiile care urmeaz s fie obinute. AC ar trebui s planifice ca
justificarea oportunitii achiziiei s fie elaborat n cadrul departamentului care lanseaz
cererea de oferte i aprobat de ctre echipa de conducere a respectivului departament. n
cazul contractelor de achiziii publice cu risc mare, s-ar putea s fie necesar ca proprietarul
proiectului s trimit justificarea oportunitii achiziiei echipei de conducere a organizaiei.
n cazul achiziiilor cu valoare mare, aceasta justificare ar trebui s includ un registru de
riscuri.
A se vedea lista de control pentru analiza rentabilitii din Setul de
instrumente 1.
Planificarea pentru situaii neprevzute, gestionarea riscurilor i planuri de
aciune n cazul apariiei unor probleme: Care sunt riscurile eseniale i cum vor fi ele
alocate? Pot/ar trebui ele s fie gestionate prin contract? Care ar fi impactul unui eec?
Managerul de contract/proiect ar trebui s efectueze o evaluare a riscurilor la nivelul
ntregului contract i s stabileasc planuri adecvate pentru situaiile neprevzute i
planuri de aciune n cazul n care apar probleme. Managerul de contract/proiect ar trebui
s se asigure c planul pentru situaii neprevzute este elaborat n cursul etapelor
incipiente ale perioadei contractuale i c planul este inclus n registrul de riscuri. Planul ar
trebui s stabileasc: dispoziiile care trebuie s fie implementate n cazul n care se
renun la proiect, proiectul nu este finalizat la termen sau eueaz n etapa de punere n
aplicare; responsabilitatea pentru asigurarea finanrii n situaiile neprevzute i msurile
necesare pentru a activa planul.
A se vedea Setul de instrumente 2 privind elaborarea registrului de riscuri
i a planului pentru situaii neprevzute
1.4 Selecia procedurii
Decizia privind selecia procedurii care urmeaz s fie utilizat este esenial i strategic,
afectnd ntregul proces de achiziie. Decizia ar trebui luat i justificat n etapa de
planificare.
Exist mai multe opiuni, dintre care trei sunt menionate n continuare.

Procedur deschis: Aceasta este o procedur n care toi furnizorii interesai de

contract i care au rspuns unui anun de participare i pot depune ofertele. Toate
aceste oferte trebuie luate n considerare fr niciun proces de selecie prealabil.
Evaluarea i selecia se efectueaz dup depunerea ofertelor.
Procedur restrns: Aceasta este o procedur cu dou etape n care numai acei
furnizori care au fost invitai pot s depun oferte. Selecia i ntocmirea listei de
preselecie se efectueaz de obicei pe baza unui chestionar de precalificare (CPC).
Directiva prevede un minimum de cinci candidai. AC poate s impun o limit cu privire
la numrul maxim de candidai pentru o anumit procedur.
Procedura negociat excepional/procedura dialogului competitiv: Aceasta
survine n cazul n care organizaia poate, n anumite circumstane excepionale, s

19

negocieze condiiile unui contract cu unul sau mai muli furnizori, la alegerea sa. n mod
obinuit, negocierea/dialogul ar trebui s se poarte cu nu mai puin de trei candidai, cu
condiia s existe un numr suficient de candidai disponibili. Candidaii cu care se
poate purta un dialog competitiv pot fi selectai prin intermediul unei proceduri
restrnse.
Procedura deschis sau restrns reprezint metodele utilizate n mod obinuit pentru
achiziiile publice de lucrri, servicii sau bunuri de natur curent. Dintre cele dou,
procedura deschis este utilizat n special n cazul n care concurena se limiteaz la
civa candidai i caietul de sarcini ar putea fi complicat i ar fi nevoie de expertiz
tehnic. Procedura restrns este utilizat n general n cazul n care exist un grad mare
de concuren pe pia (mai muli ofertani poteniali), aa cum este cazul pe piaa
serviciilor de curenie, a echipamentelor IT, a serviciilor i mobilei, iar AC dorete s
elaboreze o list de preselecie. Ca prim pas, se stabilesc cerinele AC ntr-un anun de
participare publicat (n JOUE dac valoarea depete pragurile relevante) i potenialii
ofertani sunt invitai s transmit scrisori de exprimare a interesului. Anunul de
participare poate s indice informaiile relevante care trebuie s fie prezentate sau aceste
informaii pot fi cutate prin intermediul unui chestionar de precalificare (CPC) detaliat
expediat prilor interesate. Al doilea pas presupune emiterea documentaiei de licitaie
mpreun cu o invitaie de participare la licitaie (IPL) care se transmite numai celor
preselectai ca avnd nivelul solicitat de capacitate i expertiz profesional, tehnic i
financiar.
Avantajele i dezavantajele procedurilor deschise i restrnse sunt rezumate n tabelul
urmtor.
PROCEDUR

Avantaje:

Dezavantaje:

DESCHIS

cu competitivitate mare datorit

numrului nelimitat de oferte;
ntreaga documentaie de la ofertani
este primit n acelai timp pentru
evaluare, ceea ce duce la o economie
de timp;
att criteriile de selecie, ct i cele de
atribuire sunt indicate n avans n AP;
viteza procedurii;
introducerea unei ci de atac este mai
puin probabil, ntruct aciunile i
deciziile AC se refer la o procedur
cu numai o etap;
decizia este mai uor de aprat,
ntruct se axeaz direct pe atribuire.

procesul poate prea c dureaz mult,

ntruct toate ofertele conforme trebuie
s fie examinate de autoritatea
contractant. Acest lucru poate ntrzia
procedura de atribuire.
consum important de resurse pentru AC i
ofertani.

20

RESTRNS

numr limitat de oferte de evaluat i,

prin urmare, un consum mai redus de
resurse
pentru
AC/comisia
de
evaluare;
posibilitatea de a limita participarea
doar la operatorii de pe pia cu nivel
mare de specializare (n cazul
contractelor complexe referitor la care
pregtirea unei oferte presupune
costuri
importante,
limitarea
numrului
de
ofertani
prin
intermediul unui chestionar de
precalificare poate face oferta mai
atractiv, ntruct ansa de a ctiga
licitaia este mai mare pentru
ofertanii precalificai dect ntr-o
procedur deschis.)

concuren
mai
redus
datorit
numrului limitat de ofertani;
mai multe posibiliti de introducere a
unei ci de atac, ntruct aciunile i
deciziile AC se refer la o procedur cu
dou etape;
mai dificil, cerine mari n materie de
transparen.

Procedura negociat se poate utiliza numai n circumstane excepionale, astfel cum se

prevede n Directiva 2004/18/CE. n toate situaiile, utilizarea procedurii trebuie s fie
justificat. AC trebuie s asigure tratamentul egal al ofertanilor. Sarcina de a face dovada
circumstanelor care permit utilizarea procedurii negociate revine AC.
Exist dou tipuri de procedur negociat n Directiva 2004/18/CE:
1)

Procedura negociat cu publicarea prealabil a unui anun de participare (articolul

30 din Directiva 2004/18/CE):
AC anun i negociaz condiiile contractului. Acest proces presupune depunerea de
oferte oficiale de ctre cel puin trei candidai (precalificai pe aceeai baz ca n
cazul procedurii restrnse prezentate mai sus, cu condiia s existe cel puin acest
numr de ofertani care ndeplinesc criteriile de calificare minime) cu negocierea
condiiilor finale ntr-un proces competitiv. Aceast procedur poate fi utilizat:
n cazul n care natura cerinelor nu permite stabilirea unui pre total;
n cazul n care nu este posibil s se specifice cerinele n privina unui serviciu
cu suficient precizie pentru a permite ofertanilor s rspund cu oferte cu
preuri;
n cazul n care se solicit lucrri care sunt executate numai n scopuri de
cercetare, testare sau dezvoltare i nu cu obiectivul de a asigura profitabilitate
sau recuperarea costurilor de cercetare i dezvoltare; i
n cazul n care procedura deschis, restrns sau a dialogului competitiv nu a
atras oferte conforme i acceptabile [Ofertele neconforme n sensul
articolului 30 alineatul (1) litera (a) din Directiva 2004/18/CE sunt ofertele care
nu respect documentele de achiziii publice, care au fost primite trziu,
referitor la care exist probe privind acorduri secrete sau corupie sau care, n
opinia autoritii contractante, au un pre anormal de mic]. Ofertele
inacceptabile n sensul articolului 30 alineatul (1) litera (a) din Directiva
2004/18/CE sunt ofertele inacceptabile n temeiul dispoziiilor legale naionale
compatibile cu articolele 4, 24, 25, 27 i capitolul VII (de exemplu, ofertele
depuse de ofertani care nu au calificrile necesare).

21

AC nu sunt obligate s publice un anun de participare (AP) n cazul n care acestea

includ n procedura negociat toi ofertanii care ndeplinesc criteriile de la
articolele 45-52 din Directiva 2004/18/CE i numai pe acetia, n msura n care
condiiile contractuale iniiale nu sunt modificate n mod substanial.
2)

Procedura negociat fr publicarea prealabil a unui anun de participare (articolul

31 din Directiva 2004/18/CE):
AC negociaz, fr publicare, condiiile contractuale direct cu una sau mai multe
pri. Aceasta este o ndeprtare de la principiile de baz ale deschiderii,
transparenei i concurenei i reprezint o procedur absolut excepional. Sarcina
de a face dovada circumstanelor care permit utilizarea procedurii negociate revine
AC.
Situaiile principale n care poate fi utilizat aceast procedur sunt:
n cazuri de urgen extrem justificat de circumstane neprevzute. Aceast
procedur vizeaz cazurile de urgen extrem pe care AC nu ar fi putut s le
prevad de la nceputul procedurii de achiziii i care nu se pot atribui aciunilor
AC (cum ar fi dezastrele naturale, inundaiile etc.);
n cazul lucrrilor/serviciilor/bunurilor suplimentare, justificate de circumstane
neprevzute care survin chiar dac AC a elaborat proiectul i/sau termenii de
referin ntr-o modalitate diligent (a se vedea cauzele T-540/10 i T-235/11,
Spania/Comisia);
n cazul n care, din motive de natur tehnic sau artistic sau datorit
existenei unor drepturi speciale sau exclusive, exist numai un singur furnizor
sau prestator de servicii posibil;
n cazul n care o procedur deschis sau restrns nu a atras nicio ofert sau
nicio ofert corespunztoare (cu condiia ca toi cei care au depus oferte s fie
inclui n negocieri i ca specificaiile cerinei s nu fie modificate n mod
substanial). Ofertele necorespunztoare n sensul articolului 31 alineatul
(1) litera (a) din Directiva 2004/18/CE reprezint oferte neutilizabile, irelevante
pentru contract, care n mod clar nu pot satisface nevoile i cerinele autoritii
contractante, astfel cum s-au specificat n documentele de achiziie public, a
se vedea cauza C-250/07, Comisia/Grecia);
n cazul prelungirii contractelor existente i repetrii contractelor, n anumite
condiii; i
pentru achiziia de bunuri n condiii deosebit de avantajoase, fie de la un
furnizor care i nceteaz definitiv activitile comerciale, fie de la curatorul
sau lichidatorul unui faliment, al unui concordat cu creditorii sau al unei
proceduri juridice sau de reglementare similare.
Utilizarea acestor proceduri constituie o derogare de la normele generale i, prin
urmare, este necesar s fie justificat. AC ar trebui s se asigure c circumstanele
exacte care justific negocierea, astfel cum s-au stabilit n directiv, exist nainte
de a se lua decizia privind utilizarea acestei proceduri. Este vital ca orice propunere
de utilizare a procedurii negociate s fie justificat prin trimiteri detaliate la
directiv. Dac exist ndoieli, se recomand obinerea de consiliere juridic (cu o
nregistrare n scris, n acest scop). Este de reinut c definiiile termenilor excepii
i urgen sunt interpretate n mod strict. Sarcina de a face dovada
circumstanelor care permit utilizarea procedurii negociate revine AC.

22

Procedura dialogului competitiv are ca obiectiv s asigure un anumit nivel de flexibilitate

n cursul achiziiei de proiecte deosebit de complexe, care pot surveni n cazul n care AC
nu are n mod obiectiv capacitatea:
de a defini mijloacele tehnice susceptibile s satisfac nevoile sau obiectivele sale;
i/sau
de a specifica structura juridic i/sau financiar a proiectului.
De exemplu, aceast procedur poate fi utilizat cu privire la proiecte care nu au mai fost
executate/construite nainte, cum ar fi sisteme IT complexe nou dezvoltate, proiecte de tip
PPP, gestionarea de infrastructuri sau de instalaii [a se vedea articolul 1 alineatul (11)
litera (c) din Directiva 2004/18/CE]. Sarcina de a face dovada circumstanelor care permit
utilizarea acestei proceduri revine AC.
Complexitatea tehnic apare n cazul n care AC nu are capacitatea de a defini
mijloacele de satisfacere a nevoilor sale i/sau de a i realiza obiectivele. Pot aprea dou
cazuri: fie acela n care AC nu ar avea capacitatea de a defini mijloacele tehnice care
urmeaz s fie utilizate pentru a realiza soluia prescris (rar), fie acela n care CA nu are
capacitatea s determine care dintre soluiile posibile ar fi cea mai bun pentru a-i
satisface nevoile (mai frecvent). n ambele cazuri, contractul n cauz ar trebui considerat
ca fiind deosebit de complex. n aceste situaii, AC ar putea s ia n considerare acceptarea
de oferte alternative. Pentru mai multe informaii, a se vedea seciunea 2.4.4 i Setul de
instrumente 7.
Complexitatea juridic sau financiar poate surveni n proiectele care presupun o
finanare complex i structurat, a cror structur juridic i financiar nu poate fi
definit n avans. O astfel de complexitate survine foarte des n legtur cu proiectele de
tip PPP.
1.5 Praguri i publicare
Testul prin care se determin dac o procedur de achiziii publice se supune normelor UE
n materie de achiziii publice (i, n consecin, necesit publicare i proceduri de achiziii
la nivelul UE) este acela al valorii bneti. Dac valoarea contractului depete un anumit
prag (care este modificat la fiecare doi ani), atunci trebuie urmat Directiva 2004/18/CE.
Calcularea valorii estimate a contractului se poate face pe baza statisticilor privind
vnzarea de la furnizorii actuali sau precedeni. De exemplu, AC calculeaz costurile per
lun per bun/serviciu pe 12 luni pe timpul unei perioade totale de 4 ani - n funcie de
valoarea total a contractului, se aplic directiva sau reglementrile n materie achiziii de
la nivel naional. Pentru mai multe informaii, a se vedea articolul 9 din Directiva
2004/18/CE.
Cele
mai
recente
valori
ale
pragurilor
sunt
disponibile
http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/rulesimplementation/index_en.htm

la

adresa:

n ceea ce privete contractele mixte care combin lucrri, bunuri i/sau servicii ntr-un
singur contract, principiul este acela c pragurile relevante pentru respectivele lucrri,
bunuri sau servicii ar trebui s fie determinate pe baza scopului principal al contractului.
Problema principal privete contractele mixte de lucrri i servicii, ntruct nu valoarea
fiecrui aspect al contractului este cea care definete scopul principal al contractului, ci
obiectul contractului (a se vedea punctul 48 al cauzei C-145/08, Hotel Loutraki i punctele

23

23-26 ale cauzei C-331/92 Gestin Hotelera Internacional). Dac exist vreo ndoial, AC
ar trebui s solicite consiliere de specialitate cu privire la normele care trebuie aplicate
contractelor mixte (i, ca regul general n materie de achiziii publice, s dea dovad
ntotdeauna de suficient pruden).
Pentru valori care depesc pragurile, publicarea n JOUE este obligatorie.
Alegerile suplimentare privind mijloacele media pentru publicare vor depinde de strategia
cu privire la achiziie. Anunurile n JOUE pot fi plasate electronic, sub form de document
scris sau prin fax i ntr-un format standard; JOUE este publicat numai electronic. n cazul
n care contractele care depesc pragurile CE prezint un interes transfrontalier potenial,
cea mai sigur metod pentru a evita orice risc de nereguli i posibile corecii financiare
este de a publica contractul n JOUE, pe un site de achiziii publice naional sau pe un site
de achiziii publice binecunoscut.
Nepublicarea este una dintre cele mai grave erori. Dac exist vreo
ndoial, publicarea n JOUE este recomandat, pentru a asigura o
concuren la nivelul UE.
Divizarea artificial a contractelor reprezint divizarea n contracte mai mici a
contractelor care servesc la realizarea aceluiai obiectiv, pentru a evita pragurile de
publicare n JOUE - a se vedea articolul 9 alineatul (3) din Directiva 2004/18/CE [a se
vedea seciunea 1.1 - Stabilirea obiectului contractului/lucrrii unice/publicrii sub form de
contract unic sau pe loturi]. Aceast directiv se aplic tuturor contractelor de achiziii
publice [contractul const din toate prile (loturile) care sunt necesare pentru ndeplinirea
scopului su] care au ca obiectiv bunuri, lucrri sau servicii a cror valoare estimat este
egal sau depete pragurile stabilite. Caracteristicile care determin tipul de procedur
care urmeaz s se utilizeze i diversele obligaii legale sunt:
scopul contractului (lucrare, bun sau serviciu); i
valoarea contractului (fr TVA).
De exemplu, dac o AC are nevoie s zugrveasc o cldire cu 10 ncperi, ea nu poate s
divid contractul n 10 sau mai puine contracte (de exemplu, n 6) i s atribuie
contractele fr licitaie. Toate serviciile/bunurile sau lucrrile care sunt necesare pentru a
crea un ntreg funcional trebuie s fie reunite i ele trebuie s fie calculate n acest
exemplu innd cont de valoarea total a celor 10 contracte. n funcie de valoarea total,
se stabilete dac licitaia este reglementat prin Directiva 2004/18/CE.
Divizarea artificial a contractelor astfel nct valoarea acestora s fie
mai mic dect pragurile UE pentru publicare este ilegal.
Ealonare: AC poate s divid contractul n mai multe faze cu condiia ca documentaia
de licitaie s prevad acest lucru i procedura de licitaie s fie echitabil, deschis i
transparent. n ceea ce privete lucrrile, contractele separate trebuie s fie regrupate n
cazul n care exist o relaie funcional i temporal ntre ele. n general, n cazul n care
contractele permit realizarea aceluiai obiectiv, valorile lor trebuie s fie cumulate. De
exemplu, un proiect de drum din oraul x n oraul y poate fi divizat n mai multe faze
(faza 1 de la punctul de legtur xx la punctul de legtur yy, urmat de faza 2 de la
punctul de legtur zz la...) i n contracte corespunztoare, dac se execut ntr-un
interval de timp ndelungat.

24

1.6 Cerine operaionale de lansare a unei licitaii

La finalul etapei de planificare, trebuie s fie ndeplinite urmtoarele cerine operaionale
eseniale de lansare a licitaiei:

colectarea tuturor datelor/informaiilor necesare pentru a cuantifica caietul de

sarcini (inclusiv toate cerinele n materie de baz de date privind tehnologia de
informare i comunicare);
elaborarea caietului de sarcini (proces care ar trebui s includ consultarea cu
clienii/utilizatorii i cu celelalte pri interesate, ntocmirea caietului de sarcini i
aprobarea formei finale a acestuia);
specificarea tuturor cerinelor suplimentare trebuie tratat n mod separat de aceea
a cerinelor principale (de exemplu, cerine principale sunt automobile cu patru ui,
iar cerine suplimentare sunt automobile cu cinci ui). Toate cerinele suplimentare
i consolidate trebuie, de asemenea, tratate separat cnd se elaboreaz
centralizatorul preurilor (sau lista cu cantiti de lucrri), dar trebuie s fie
calculate n raport cu cerinele principale pentru a estima volumul total la nivel de
contract (de exemplu, numrul de automobile cu patru ui plus numrul de
automobile cu cinci ui achiziionate);
calcularea unei estimri realiste nainte de licitaie a costului contractului care
urmeaz s fie atribuit;
confirmarea c nivelurile i standardele specificate pot fi atinse n limitele alocrii
bugetare disponibile;
consultarea cu piaa privind caietul de sarcini propus, propunerile de achiziii
publice, cerinele privind procedura de achiziii publice i termenele fixate;
compararea nivelurilor i standardelor propuse cu oferte similare de alt
provenien.

Erorile frecvente care duc la corecii financiare n etapa de planificare sunt:

1. Atribuirea direct a unui contract cu o justificare inadecvat cu privire la
nepublicarea anunului de participare (AP).
Exemplu: AP nu a fost publicat n conformitate cu normele relevante (de exemplu,
publicarea n JOUE n cazul n care se prevede astfel n Directiva 2004/18/CE sau n
normele la nivel naional) i contractul a fost atribuit direct fr nicio competiie.
Cum s se evite: Calcularea valorii contractului ar trebui s fie o estimare iniial
autentic. Trebuie s tii c articolul 9 din Directiva 2004/18/CE explic metodele de
calcul. Modalitatea cea mai simpl de a evita aceast eroare const n publicarea unui AP
pentru toate contractele cu o valoare mai mare dect pragurile relevante la nivel naional
sau al UE cu privire la tipul de contract n cauz.
n conformitate cu articolul 9 din Directiva 2004/18/CE:
n cazul contractelor de achiziii publice de bunuri sau de servicii caracterizate prin
regularitate sau destinate s fie rennoite n decursul unei anumite perioade, se consider
ca baz de calcul a valorii estimate a contractului:
(a) fie valoarea real global a contractelor succesive de acelai tip, atribuite n decursul
celor 12 luni anterioare sau n exerciiul anterior, corectat, n cazul n care este posibil,
pentru a ine seama de modificrile de cantitate sau de valoare care pot s apar n

25

decursul celor 12 luni de dup contractul iniial;

(b) fie valoarea estimat global a contractelor succesive atribuite n decursul celor 12 luni
de la prima livrare sau pe perioada exerciiului, n msura n care acesta depete 12 luni.
n privina contractelor de servicii care nu indic un pre total:
(a) n cazul contractelor pe perioad determinat, n msura n care aceasta este egal
sau mai mic de 48 luni: valoarea total estimat pentru ntreaga perioad;
(b) n cazul contractelor pe perioad nedeterminat sau mai mare de 48 de luni: valoarea
lunar nmulit cu 48.
2. Divizarea artificial a contractelor de lucrri/servicii/ bunuri.
Exemplu: Un proiect de lucrri sau o achiziie propus a unei anumite cantiti totale de
bunuri i/sau servicii este subdivizat artificial n mai multe contracte, cu intenia de a
garanta faptul c valoarea fiecrui contract este mai mic dect pragurile prevzute n
Directiva 2004/18/CE, adic pentru evitarea deliberat a publicrii n JOUE a contractului
pentru ntregul set de lucrri, servicii sau bunuri implicate.
Cum s se evite: Asigurai-v c se ia n considerare domeniul de aplicare real i
valoarea real a proiectului i c respectivul calcul este fcut n mod corect, n
conformitate cu articolul 9 din Directiva 2004/18/CE. Valorile loturilor individuale ar trebui
s fie cumulate pentru a determina dac valoarea total depete pragurile din directiv.
3. Cazuri care nu justific utilizarea procedurii negociate excepionale cu sau
fr publicarea prealabil a unui AP.
Exemplu: O AC atribuie un contract de achiziii publice prin procedur negociat, dar AC nu
poate s dovedeasc c o astfel de procedur a fost justificat.
Cum s se evite: Procedura negociat poate s fie utilizat numai n mod excepional n
circumstane speciale, care sunt stabilite la articolele 30 i 31 din Directiva 2004/18/CE.
nainte de utilizarea procedurii, verificai cu atenie directiva cu privire la circumstanele
speciale n care pot fi utilizate procedurile negociate i obinei consultan din partea
autoritilor din domeniul achiziiilor publice dac exist vreo ndoial. Articolul 30
detaliaz utilizarea procedurii negociate cu publicarea prealabil a unui AP. Articolul 31
detaliaz utilizarea procedurii negociate fr publicarea prealabil a unui AP. Utilizarea
procedurii negociate constituie o derogare de la normele generale. AC ar trebui s se
asigure c circumstanele speciale exacte care justific negocierea, astfel cum sunt
prevzute n directiv, exist cu adevrat. Li se recomand cu trie AC s documenteze
motivele alegerii procedurii negociate.
4. (i) Criterii de selecie disproporionate i discriminatorii i (ii) criterii de
atribuire fr legtur cu obiectul contractului.
Exemplu: (i) n cazul n care poate fi demonstrat c nivelurile de capacitate minime
prevzute pentru un contract specific sunt disproporionate n raport cu obiectul
contractului sau c sunt discriminatorii, crend astfel o barier nejustificat n calea
ofertanilor. Exemplele includ stabilirea unor criterii financiare la un nivel prea nalt
(disproporionat) sau solicitarea ca experii s fie nregistrai la un organism naional i
nerecunoaterea calificrilor echivalente din partea altor state membre.

26

(ii) Utilizarea unui criteriu de atribuire cum ar fi numrul de contracte anterioare finalizate
cu autoritatea contractant respectiv. Acesta nu are nicio legtur cu obiectul contractului
i ar putea s fie, de asemenea, considerat ca discriminatoriu, ntruct poate favoriza
societile locale care sunt mai susceptibile s ndeplineasc acest criteriu.
Cum s se evite: nainte de publicarea anunului de participare, AC ar trebui s verifice
dac criteriile de selecie i atribuire i metodologia asociat sunt proporionale i
nediscriminatorii. Trebuie s tii c articolele 44-53 din Directiva 2004/18/CE prevd
cerinele referitoare la criteriile de selecie i atribuire. Seturile de instrumente 5 i 6 ofer
sfaturi cu privire la utilizarea n mod corect a criteriilor.
5. Erori/greeli n comenzile din cadrul unui contract-cadru
Exemplu: O AC care a ncheiat un contract-cadru cu mai muli furnizori execut comenzi
directe, deciznd ea nsi furnizorul din contractul-cadru. Furnizorii nu au fost ierarhizai
pe baza evalurii ofertei originale.
Cum s se evite: AC trebuie s ierarhizeze furnizorii pe baza criteriilor de atribuire
prevzute n documentaia de licitaie, numerotndu-i ca furnizorul 1, 2, 3, 4 etc. Mai nti,
AC trebuie s defineasc un prag n privina comenzii directe pentru furnizorul 1 (de
exemplu, comenzi sub 30 000 EUR). n cazul n care furnizorul 1 nu poate executa
comanda (lucru acceptat de ctre AC numai n situaii rare, justificate), aceasta merge la
furnizorul 2 etc. n al doilea rnd, AC trebuie s decid c acele comenzi cu valoare mai
mare dect pragul prevzut pentru comenzile directe vor fi atribuite n urma unui concurs
secundar de mici dimensiuni n rndul tuturor furnizorilor din contractul-cadru, bazat pe
documentaia de licitaie i pe criteriile de atribuire iniiale. Articolul 32 din Directiva
2004/18/CE prevede cerinele privind contractele-cadru.

27

Exemple reale
Divizarea artificial sau felierea pentru a se evita aplicarea Directivei
2004/18/CE
Exemplul 1: Examinarea planului de achiziii publice pentru un proiect de cldire public a
dezvluit o configuraie cu loturi multiple cu valori imediat sub pragul din directiv, fr o
justificare tehnic clar. Toate aceste loturi au fost scoase la licitaie la nivel local, fr a
se lua n considerare valoarea total a loturilor, care era cu mult peste prag.
Exemplul 2: Lucrrile proiectului au fost divizate artificial ntr-un contract care urma s
fie atribuit, a crui valoare a fost cu 1 % sub pragul din directiv i ntr-un contract de
lucrri n regie proprie executat n mod direct de AC.

28

2. Publicare
Scopul prezentei etape este de a atrage oferte cu preuri competitive pentru a executa un
contract cu rezultate care s satisfac nevoile AC.
2.1 Publicarea anunurilor la nivelul UE
Un principiu fundamental al legislaiei UE n materie de achiziii publice este acela c toate
contractele cu o valoare peste un anumit prag valoric trebuie s fie publicate ntr-un
format standard la nivelul UE n JOUE astfel nct operatorii economici din toate statele
membre s aib posibilitatea de a depune oferte pentru contractele pentru care acetia
consider c pot ndeplini cerinele. PIN semnaleaz operatorilor de pe pia contractele
viitoare, AP lanseaz o procedur de achiziii publice specific i anunul de atribuire
informeaz piaa despre rezultatul unei anumite licitaii.
Formularele standard utilizate n procedura de achiziii publice european pot fi accesate
online pe platforma eNotices. Toate anunurile depuse la JOUE trebuie s utilizeze un
vocabular standard. Vocabularul comun privind achiziiile publice (CPV) este un sistem de
clasificare cu coduri de opt cifre (cu o a noua cifr pentru verificare), care descrie toate
achiziiile de lucrri, servicii i bunuri. Codurile CPV pot fi accesate online, pe site-ul SIMAP,
a se vedea Setul de instrumente 10.
Anunul de intenie (PIN): Publicarea unui PIN nu este obligatorie. Cu toate acestea, prin
publicarea unui PIN la nceputul anului, este posibil s se beneficieze de termene-limit
reduse pentru depunerea ofertelor. PIN a fost introdus pentru ca AC s poat informa piaa
cu privire la toate contractele sale viitoare, de exemplu din urmtoarele ase luni sau din
anul urmtor. Totui, mai recent, AC au utilizat PIN pentru anumite contracte. Este
important s se cunoasc toate celelalte achiziii propuse de lucrri, servicii i bunuri cu
valori n jurul i peste pragurile UE din cadrul organizaiei AC, programate n jurul aceleiai
date. PIN cu privire la urmtorul an poate fi anunat n luna noiembrie/decembrie pentru
anul urmtor, dar trebuie publicat cu minimum 52 de zile i cu maximum 12 luni nainte de
publicarea contractului respectiv.
Anunul de participare (AP): Dac valoarea achiziiei publice este peste pragul la nivel
de UE (i prin urmare aceasta intr n domeniul de aplicare a Directivei 2004/18/CE) este
obligatoriu s se publice un AP. Odat publicat anunul, n principiu, nu se mai pot aduce
modificri substaniale la coninutul principal, cum ar fi cerinele tehnice privind produsul,
volumul, calendarul, criteriile de selecie i atribuire i condiiile contractuale; n caz contrar
este necesar anularea procedurii de achiziii. Exactitatea coninutului acestor anunuri
este esenial (i acesta trebuie s corespund cerinelor din caietul de sarcini). n cazul n
care survin modificri minore n faza de ofertare, publicarea modificrilor n JOUE este
obligatorie i se recomand s se prelungeasc ntotdeauna termenul pentru depunerea
ofertelor.
n conformitate cu Directiva 2004/18/CE, este posibil s se transmit o rectificare a
informaiilor/formularelor publicate prin formularul nr. 14 - erate, care a fost creat de
Oficiul pentru publicaii al UE TED. Articolul 51 din noua Directiv 2014/24/UE permite, de
asemenea, publicarea unei erate. n plus, statele membre au primit un proiect al noilor
formulare standard pentru publicarea informaiilor privind achiziiile publice, care conine
formularul nr. 14 (erate) pentru publicarea rectificrii.

29

Cu excepia unor cazuri specifice, absena publicrii unui AP cu privire la

un contract cu o valoare care depete pragurile va fi considerat o
nclcare a normelor UE n materie de achiziii publice i poate duce la
corecii financiare. Respectarea cerinelor n materie de publicare din
Directiva 2004/18/CE este garantat n cazul n care toate informaiile
solicitate n formularul standard se furnizeaz ntr-o manier clar i
precis.
Anunuri suplimentare: Informai ntotdeauna piaa dac se fac orice modificri n
documente i anunuri (de exemplu, schimbarea datei de primire a ofertelor) prin
publicarea unui anun suplimentar (i n plus, prin informarea tuturor celor care i-au
exprimat interesul cu privire la contract). Dac AC opereaz modificri substaniale n
specificaia tehnic, criteriile de selecie/atribuire i/sau condiiile contractuale, va fi
necesar o anulare a procedurii. Noua Directiv 2014/24/UE face distincie ntre o
modificare substanial i modificarea caracterului general al contractului.
2.2 Proceduri i calendare
2.2.1 Termene minime
Alegerea procedurii ar trebui fcut i justificat n etapa de planificare. Pentru achiziii cu
valori peste pragurile relevante, procedurile utilizate cel mai frecvent sunt procedura
deschis i cea restrns.
Indiferent ce procedur este aleas, procesul este supus unor reglementri stricte n ceea
ce privete calendarul, comunicarea i documentarea. Programul trebuie s respecte
calendarul prevzut n Directiva 2004/18/CE (a se vedea tabelul de mai jos cu privire la
termenele de depunere a ofertelor).

Termene minime

(n zile, de la data expedierii pentru publicare n JOUE)

Procedura
Procedura restrns
deschis
oferte
Cereri
oferte
37

40

30

35

36

37

36

Anun electronic

29

30

31

Acces electronic

31

CU PIN

FR PIN

Obinuit

52

Anun electronic

45

Acces electronic

47

Anun i acces
electronice

40

Obinuit

30

Anun i acces
electronice

24

Calendarul i etapele procedurii deschise sunt dup cum urmeaz:

Se permite un minimum de 52 de zile de la data la care anunul a fost expediat

pn la data primirii ofertelor. Aceast perioad poate fi redus cu 12 zile n total
dac AP este transmis electronic i dac AC ofer acces electronic deplin la
documente (adic, 40 de zile). Perioada poate fi redus la 36 de zile de la data
expedierii AP dac a fost publicat un PIN cu minimum 52 de zile i cu maximum 12
luni nainte de data la care AP a fost expediat. Dac anunurile sunt expediate
electronic, PIN trebuie s conin la fel de multe informaii ca i AP, n cazul n care
respectivele informaii sunt disponibile la acea dat (cum ar fi volumul contractului,
criteriile de selecie i atribuire i durata contractului). Toate rspunsurile la
ntrebrile din partea ofertanilor trebuie s fie anonimizate i transmise tuturor
prilor interesate cel trziu cu ase zile nainte de termenul de depunere a
ofertelor (articolul 39 din Directiva 2004/18/CE). Clarificrile furnizate ofertanilor
nu ar trebui s aib ca efect modificarea caietului de sarcini iniial (inclusiv criteriile
iniiale de selecie i atribuire). Pentru a asigura transparena deplin nainte de
termenul de depunere a ofertelor, toate clarificrile trebuie s fie publicate pe siteul autoritii contractante, astfel nct acestea s fie la dispoziia tuturor
ofertanilor poteniali.

n cazul n care s-a realizat o atribuire, un anun de atribuire a contractului trebuie

s fie transmis ctre JOUE spre publicare n termen de 48 de zile de la atribuire.

Calendarul i etapele procedurii restrnse sunt dup cum urmeaz:

Se permite un minimum de 37 de zile (aceast perioad poate fi redus la 30 de

zile dac se transmite un anun electronic) de la data la care anunul a fost
expediat pn la data la care cererile de participare trebuie s fie primite.
Dac AC dorete s limiteze numrul de ofertani din cadrul acestei proceduri,
numrul trebuie s fie de minimum cinci. AC nu este, totui, obligat s specifice o
limit dac nu intenioneaz s aplice una.
AC trebuie apoi s i selecteze pe cei care vor fi invitai s depun oferte, pe baza
unui chestionar de precalificare (CPC) (a se vedea Setul de instrumente 10 care
conine un link ctre CPC).
Invitaiile scrise de participare la licitaie trebuie apoi s fie transmise ofertanilor
selectai, acordndu-se un termen de minimum 40 de zile de la data expedierii
invitaiilor n vederea primirii ofertelor. Aceast perioad poate fi redus la 35 de
zile, n cazul n care exist acces electronic deplin la documentaia de licitaie.
Dac s-a publicat electronic un PIN cu minimum 52 de zile i cu maximum 12 luni
nainte de data la care AP a fost expediat, termenul de depunere a ofertei poate fi
redus la 31 de zile. PIN trebuie s conin la fel de multe informaii ca i AP (cum ar
fi volumul contractului, criteriile de atribuire i durata contractului), n cazul n care
respectivele informaii sunt disponibile la acea dat.

31

Toate rspunsurile la ntrebrile din partea ofertanilor trebuie s fie anonimizate i

transmise tuturor prilor interesate cel trziu cu ase zile nainte de termenul de
depunere a ofertelor (articolul 39 din Directiva 2004/18/CE).
n cazul n care s-a realizat o atribuire, un anun de atribuire a contractului trebuie
s fie transmis ctre JOUE spre publicare n termen de 48 de zile de la atribuire.

Calendarul i etapele procedurii negociate cu publicarea unui AP sunt dup cum

urmeaz:

Se permite un minimum de 37 de zile de la data la care s-a expediat anunul (nu

anunul iniial lipsit de succes) pn la data la care cererile de participare trebuie s
fie primite.
Toate rspunsurile la ntrebrile din partea ofertanilor trebuie s fie anonimizate i
transmise tuturor prilor interesate cel trziu cu ase zile nainte de termenul de
depunere a ofertelor (articolul 39 din Directiva 2004/18/CE).
Dup aceast dat, AC poate s negocieze cu unul sau mai muli ofertani.
n cazul n care s-a realizat o atribuire, un anun de atribuire a contractului trebuie
s fie transmis ctre JOUE spre publicare n termen de 48 de zile de la atribuire.

Dac utilizarea acestei proceduri este justificat, atunci AC trebuie s publice un AP n

JOUE (cu privire la faptul c AC utilizeaz procedura) doar dac a primit oferte neconforme
sau oferte care au fost descalificate conform evalurii ca urmare a utilizrii procedurii
deschise sau a procedurii restrnse i dac AC decide s nu negocieze cu toi ofertanii. n
cazul n care AC decide s negocieze cu toi ofertanii, nu este necesar publicarea unui AP
n JOUE.
Procedura dialogului competitiv: Aceast procedur a fost introdus pentru achiziiile
deosebit de complexe i poate fi utilizat numai n circumstane excepionale. Ea este
potrivit pentru contractele de bunuri, de servicii i de lucrri n cazul n care nu ar fi
posibil atribuirea unui contract prin utilizarea procedurii deschise sau restrnse i
circumstanele nu permit folosirea procedurii negociate. Procesul implic ntotdeauna o
procedur de achiziii publice competitiv i poate folosi doar oferta cea mai avantajoas
din punct de vedere economic ca baz pentru atribuire. Numeroase contracte de
parteneriat public-privat sunt atribuite prin folosirea procedurii dialogului competitiv.
2.2.2 Procedura accelerat
Prevederea privind procedura accelerat permite AC s accelereze att procedura
restrns, ct i procedura negociat n conformitate cu articolul 38 alineatul (8) din
Directiva nr. 2004/18/CE. Aceast procedur poate fi folosit n cazul n care termenele
normale prevzute de procedura restrns i de procedura negociat ar fi impracticabile
din motive de urgen.
n astfel de cazuri, trebuie plasat un AP n JOUE i AC trebuie s justifice n anun motivele
obiective ale utilizrii procedurii accelerate. Termenul pentru depunerea cererilor de
participare este de minimum 15 zile (n loc de 37) de la data expedierii AP spre publicare
sau de cel puin 10 zile dac anunul a fost transmis prin mijloace electronice. Termenul
pentru primirea ofertelor este de 10 zile dac AC folosete procedura accelerat i, n
acest caz, orice informaii suplimentare solicitate de ofertani cu privire la documentaia de
licitaie trebuie s fie furnizate cu cel trziu patru zile nainte de data-limit de primire a
ofertelor. n conformitate cu Directiva 2004/18/CE, procedura accelerat nu poate fi
folosit n procedura deschis, noua Directiv 2014/24/UE permite utilizarea acesteia n

32

procedura deschis n cazuri de urgen. Aplicarea procedurii accelerate face obiectul a

numeroase abuzuri i AC trebuie s poat justifica folosirea acesteia.
Nu trebuie confundat procedura accelerat cu procedura negociat fr publicarea unui
AP din motive de urgen extrem ca urmare a unor circumstane neprevzute n temeiul
articolului 31 alineatul (1) litera (c) din Directiva 2004/18/CE, care nu necesit publicarea
unui AP. Circumstanele invocate pentru a justifica urgena extrem nu trebuie s fie
datorate AC.
2.3 Documentaia de licitaie
Pe lng informaiile uzuale pe care le conine (pre, livrare, data de depunere a ofertei
etc.), documentaia de licitaie trebuie, de asemenea, s specifice urmtoarele informaii:
o trimitere la AP publicat;
informaii suplimentare privind criteriile de selecie i atribuire a contractului
care sunt prevzute n AP;
limba n care urmeaz s fie redactat oferta.
AC nu trebuie s modifice criteriile de selecie i atribuire dup publicarea
unui AP altfel dect cu ajutorul unei erate publicate. Comisia de evaluare
trebuie s foloseasc numai criteriile publicate.
Atunci cnd se ncepe elaborarea documentaiei de licitaie, trebuie avute n vedere
urmtoarele etape i aspecte.
2.3.1 Stabilirea criteriilor de selecie
Ca i n cazul multor altor aspecte legate de achiziiile publice, este important ca AC s
adopte deciziile privind procesul de selecie ntr-o faz incipient, ideal n etapa de
planificare, dar n orice caz, nainte de a fi emis orice anun i de a fi testat metodologia.
Scopul este de a atribui contractul unui ofertant care l poate executa. Metodologia de
selecie a ofertanilor trebuie s fie transparent. Se recomand s fie instituit un
mecanism de punctare prestabilit, care va fi transparent pentru toi cei care formuleaz
obiecii. AC poate dori s obin o asigurare n privina capacitii tehnice, financiare i
manageriale, a sntii i siguranei la locul de munc, a aspectelor legate de mediu sau
a criteriilor sociale.
Exist o serie de erori des ntlnite n etapa de selecie. AC nu trebuie s i bazeze
niciodat selecia solicitanilor/ofertanilor pe dorina de a avea furnizori locali sau
naionali, ntruct aceasta este discriminatorie i contrar principiilor fundamentale din
Tratatul privind Uniunea European. Informaiile pe care AC caut s le obin n aceast
etap trebuie s fie proporionale i relevante n raport cu obiectul contractului. De
exemplu, cerinele de natur financiar i n materie de asigurri nu trebuie stabilite la
niveluri nejustificat de ridicate deoarece ar risca s elimine n mod automat o serie de
solicitani pe deplin competeni sau (mai frecvent) nu trebuie stabilite fr o analiz
efectiv cu privire la efectul nivelurilor. Un exemplu obinuit n acest sens este cazul n
care AC stabilesc cerinele privind cifra de afaceri/vnzrile sau numrul/valoarea lucrrilor
de referin necesare la un nivel disproporionat de mare. n general, cea mai bun practic
este ca cifra de afaceri a ofertanilor s nu fie stabilit la un nivel mai mare de dublul
valorii contractului. Aceast cerin nu este fixat n temeiul Directivei 2004/18/CE, dar
este prevzut la articolul 58 din noua Directiv 2014/24/UE. Se poate renuna la cerin

33

dac bunul/serviciul sau lucrrile necesit un ofertant solid din punct de vedere tehnic i
financiar datorit riscului mare legat, de exemplu, de livrare, calitatea produsului sau pre.
Toate criteriile de selecie trebuie s fie proporionale i relevante pentru evaluarea
capacitii ofertantului de a executa contractul.
Orice criteriu care ar putea fi interpretat ca fiind discriminatoriu sau
disproporionat nu este acceptabil n conformitate cu Directiva
2004/18/CE i poate duce la corecii financiare. Odat stabilite, nu sunt
acceptabile modificrile substaniale ale criteriilor de selecie. Dup
publicare, sunt acceptabile numai modificrile minore ale criteriilor de
selecie principale, cum ar fi modificri de formulare sau ale adresei de
depunere a cererii de participare. Modificrile cerinelor, cum ar fi cele
privind situaia financiar (venitul anual sau rata capitalului propriu),
numrul de recomandri sau valoarea asigurat, sunt considerate
modificri substaniale i necesit o prelungire a termenului de depunere a
ofertelor sau o anulare a procedurii.
Multe AC amestec etapa de selecie (i criteriile de selecie) cu etapa de
evaluare (i criteriile de atribuire). Nu uitai c procesul de achiziii publice
are dou pri: selecia (ofertanilor) i evaluarea (ofertelor). Acestea sunt
cu totul diferite i nu trebuie confundate. n etapa de selecie, scopul este
de a selecta ofertanii capabili s ndeplineasc sarcina solicitat. Etapa
evalurii examineaz cea mai bun ofert primit de la ofertanii
selectai. Se recomand cu trie s se stabileasc criterii de selecie i
atribuire adecvate n etapa de planificare a achiziiei.
Pentru mai multe informaii privind criteriile de selecie, a se vedea Setul
de instrumente 5.
2.3.2 Stabilirea chestionarului de precalificare (CPC)
Dac se dorete ca n cadrul procedurii restrnse, al procedurii negociate sau al dialogului
competitiv s existe o list de preselecie a ofertanilor, atunci acest lucru trebuie obinut
prin mijloace echitabile i transparente (i documentate), acordndu-se un tratament egal
tuturor. Informaiile furnizate de ofertani care vor fi utilizate pentru selecie pot fi obinute
n format standard prin intermediul unui CPC. CPC poate cuprinde ntrebri i cerine de
documentare pentru toate criteriile de selecie n conformitate cu articolele 44-52 din
Directiva 2004/18/CE.
Verificrile trebuie fcute pentru a garanta faptul c CPC care urmeaz s fie completat nu
contravine niciunei norme referitoare la transparen i la tratamentul egal. AP din JOUE
i/sau documentaia de licitaie trebuie ntotdeauna s precizeze c unul dintre criteriile de
selecie va fi reprezentat de informaiile furnizate de solicitant n CPC. Acest lucru permite
ca informaiile furnizate n CPC s fie luate n considerare. Dac se folosete un sistem de
punctare sau ponderare, aceste sisteme trebuie dezvluite complet n AP i n
documentaia de licitaie. Chestionarele CPC standard trebuie s poat fi obinute fie de la
serviciul de achiziii publice al organizaiei AC, fie de la biroul naional de achiziii publice.
A se vedea Setul de instrumente 4 privind CPC i obinerea listei scurte.

34

2.3.3 Stabilirea criteriilor de atribuire i a ponderilor acestora

Evaluarea ofertelor depuse este o parte esenial a procesului de achiziii publice i, din
acest motiv, trebuie s se asigure faptul c rezultatul este cel corect i c a fost decis ntro manier echitabil i transparent.
Criteriile de atribuire a contractelor sunt:
doar preul cel mai sczut; sau
oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic (MEAT)
Dac se utilizeaz metoda ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, AP
sau documentaia de achiziie trebuie s detalieze toate criteriile care urmeaz s fie
utilizate. Cea mai bun practic ar fi s se dezvluie n anunul de participare la licitaie
sau n documentaia de licitaie matricea de punctare sau ponderile care se folosesc, n
plus fa de metodologia de evaluare.
Evaluarea ofertelor trebuie:
s aib criterii de atribuire care s fie ponderate pentru a reflecta
importana/prioritatea i s fie axate pe cerinele din caietul de sarcini (nu se
pondereaz prin preul cel mai sczut);
s fie relevant pentru obiectul contractului;
s se bazeze, de preferin, pe un model care ia n considerare echilibrul ntre pre
i calitate n cazul n care preul reprezint criteriul dominant n procente. Trebuie
avut grij s se asigure c raportul pre/calitate reflect cerinele contractului;
s aib aprobare pentru criteriile de atribuire i modelul de evaluare (inclusiv
ponderile fiecrui criteriu); i
s fac apel la o comisie de evaluare constituit din reprezentani adecvai i
relevani care dein experiena, competenele tehnice i cunotinele necesare.
Este necesar ca n cadrul comisiei de evaluare s fie disponibil personal cu expertiz
profesional relevant sau, ca alternativ, pot fi folosii ali membri calificai ai
personalului AC pe poziia de consultani fr drept de vot. Este recomandabil s fie
contactate aceste persoane ct mai repede posibil pentru a se asigura disponibilitatea lor.
n etapa de planificare a achiziiei publice, ar trebui luat n considerare n mod serios
adoptarea criteriilor de atribuire adecvate pentru un anumit contract. Criteriile de atribuire
ar trebui enumerate n ordinea importanei lor (mpreun cu ponderile aferente, dac este
cazul), de exemplu: pre 50 %, calitate 30 %, serviciu 20 %.
A se vedea Setul de instrumente 6 privind criteriile de atribuire
2.3.4 Centralizatorul preurilor
Tipul achiziiilor publice va influena documentaia n materie de preuri. De exemplu, n
contractele de lucrri de construcie avem n mod frecvent fie un centralizator al tarifelor,
sau, i mai probabil, o list cu cantiti de lucrri. Aceasta trebuie corelat cu caietul de
sarcini. Cea mai bun practic ar fi s se elaboreze, la nivel intern i n detaliu, o ofert
fictiv pe baza documentaiei n materie de preuri i a caietului de sarcini. Acest lucru
permite AC s identifice imediat orice situaie n care ofertanii au identificat o greeal n
documente (i, astfel, au formulat o ofert cu pre redus), de care acetia pot s
beneficieze ulterior (la estimarea costurilor) dac vor fi ctigtori. Acest exerciiu poate
indica, de asemenea, dac exist erori n documentaia de licitaie. De exemplu,

35

prezentarea de oferte cu preuri care par s fie anormale indic c unul sau mai muli
ofertani au neles greit cerina. Dac se primete o ofert cu un pre anormal de redus, o
ofert-fictiv cu preul fixat n mod exact, servind drept referin, poate fi esenial n
justificarea respingerii respectivei oferte (dar respingerea unei oferte cu un pre anormal
de redus se poate face numai dup ce AC a solicitat o justificare de la ofertant cu privire la
oferta cu pre anormal de redus i a analizat-o).
2.3.5 Contractul
Proiectul de contract ar trebui anexat la documentaia de licitaie astfel nct toi ofertanii
s depun oferte pe aceeai baz. n procedura deschis i procedura restrns, nu ar
trebui s se desfoare nicio negociere cu privire la detaliile contractului dup ce s-a decis
oferta ctigtoare (procednd astfel s-ar nclca principiul tratamentului egal). Cea mai
bun practic demonstreaz c un contract bine ntocmit include dispoziii privind
indexarea anual a preurilor, reglementare, conduita necorespunztoare, rspunderea
contractual i confidenialitatea. Contractul ar trebui s fie echitabil i echilibrat n
materie de mprire a riscurilor. n special, ar trebui evitate clauzele sau condiiile
contractuale prin care se transfer asupra contractantului riscurile care nu se afl sub
controlul su, ntruct acestea pot s limiteze numrul de oferte, s aib un impact
important asupra preului sau s duc la litigii contractuale. Documentaia de licitaie,
inclusiv anexele acesteia i propunerile ofertantului ctigtor prin care acesta rspunde
cerinelor, trebuie s fie transferate n versiunea final a contractului n conformitate cu
care acesta se execut.
A se vedea linkurile din Setul de instrumente 10.
Soluionarea litigiilor: Contractul ar trebui s conin prevederi cu privire la mecanismul
de soluionare a litigiilor. Soluia medierii ar trebui ntotdeauna luat n considerare.
Contractele pro forma standard vor conine adeseori o clauz cu opiuni pentru
soluionarea litigiilor (i a multor altor probleme pe care este posibil ca AC s nu le fi luat
n considerare iniial, cum ar fi drepturile de proprietate intelectual). AC ar trebui, de
asemenea, s aib cunotine adecvate despre dispoziiile din dreptul contractelor
referitoare la daune-interese i, n caz contrar, ar trebui s solicite consultan juridic
adecvat.
Clauze privind modificarea contractului:
Regula general este c modificrile contractului impun o nou procedur de achiziii
publice. Numai n circumstane excepionale, conform articolului 31 din Directiva
2004/18/CE, se poate folosi o procedur negociat cu privire la o modificare a contractului.
Modul n care contractul trateaz nevoia de modificri reprezint un aspect esenial. Este
necesar ca n etapa de planificare s fie definite n mod amnunit condiiile privind
posibilitatea unor modificri ale contractului, cum ar fi circumstanele n care poate fi
fcut o modificare i limitele n ceea ce privete costul i domeniul de aplicare. Apoi ar
trebui s fie incluse dispoziii adecvate n documentaia de licitaie i n caietul de sarcini.
n noua Directiv 2014/24/UE este indicat nivelul aprobrilor necesare pentru modificarea
contractului i limitele modificrilor permise fr a fi necesar o nou licitaie. Principiul de
fond este acela c orice modificri ale licitaiei iniiale care modific fundamental obiectul
contractului n ceea ce privete valoarea, calendarul sau domeniul de aplicare, n msura
n care acestea ar putea s schimbe rezultatul licitaiei iniiale, ar trebui s fie considerate
drept substaniale i, prin urmare, ar trebui s fac obiectul unei noi proceduri de achiziii
publice, sub forma unui nou contract de lucrri sau servicii suplimentare. Contractul iniial

36

poate s prevad lucrri, servicii sau bunuri suplimentare i s necesite preuri aplicabile n
etapa transmiterii de oferte. Articolul 72 din noua Directiv 2014/24/UE explic motivele. A
se vedea 6.2 - Modificri ale contractului i Setul de instrumente 8.
2.4 Caiet de sarcini i standarde
2.4.1 Redactarea caietului de sarcini
Caietul de sarcini este cel mai important document n procesul de licitaie. Acesta trebuie
s descrie serviciul/bunul/lucrarea care urmeaz s fie furnizat(), nivelurile, standardele i
resursele, mpreun cu realizrile i rezultatele solicitate. La redactarea caietului de sarcini,
nu trebuie uitat faptul c acesta are o influen direct asupra costurilor.
Un caiet de sarcini bine realizat trebuie:

s prezinte cerinele n mod precis;

s fie uor de neles de ctre ofertani i de ctre toate prile interesate;
s aib resurse, realizri i rezultate clar definite, realizabile i msurabile;
s nu menioneze nicio denumire de marc i nici cerine care limiteaz concurena
(sau, n cazul n care sunt menionate mrci, s includ expresia sau echivalent;
s ofere informaii suficient de detaliate nct s permit ofertanilor s depun
oferte realiste;
s identifice n mod separat toate cerinele suplimentare sau consolidate, dar s le
calculeze cumulat;
s in cont (n msura n care este posibil) de opiniile AC, ale clienilor/utilizatorilor,
ale altor pri interesate i de ideile/informaiile oferite de pia;
s fie realizat de persoane cu expertiz suficient, fie din cadrul AC, fie prin
folosirea de expertiz extern;
s fie redactat astfel nct s in cont de criteriile n materie de accesibilitate n
privina persoanelor cu handicap sau de noiunea de proiectare pentru toi
utilizatorii n cazul n care achiziia public este destinat folosirii de ctre persoane
fizice, indiferent dac este vorba de publicul general sau de membri ai personalului
AC;
s fie aprobat de comisia de evaluare i/sau de conducerea superioar a AC, n
funcie de normele interne relevante;
s acopere (n cazul caietului de sarcini pentru lucrri) cel puin: prezentarea tehnic
a lucrrilor, raportul tehnic, pachetul de proiectare (plane de proiectare, calcule de
proiectare, plane privind detaliile de execuie), ipoteze i reglementri, lista cu
cantiti de lucrri (dac este cazul) i lista de preuri ale lucrrilor, calendarul
termenelor.

Multe dintre cele mai bune practici ale AC presupun n prezent includerea n caietul de
sarcini a detaliilor cu privire la bugetul pentru contract, pentru ca documentaia de licitaie
s fie ct mai transparent posibil. Cu toate acestea, bugetul pentru lucrrile, serviciile sau
bunurile solicitate trebuie s fie realist. n plus, stabilirea unui buget pentru un contract
care va fi atribuit prin acordarea unei ponderi ridicate criteriului calitii, cum ar fi un
contract de prestri servicii profesionale, nseamn n practic c majoritatea ofertanilor
vor propune probabil preuri egale sau uor mai sczute dect bugetul cotat. Este posibil s
se lanseze o procedur deschis fr s se menioneze bugetul, dar documentaia de
licitaie trebuie s prevad c AC i rezerv dreptul de a nu continua procedura dac nu

37

sunt primite oferte cu preuri stabilite n mod rezonabil (sau din orice alt motiv justificat).
Cel puin un pre acceptabil maxim nepublicat trebuie s fie fixat de AC nainte de lansarea
procedurii de ofertare. Caietul de sarcini trebuie s fie ntocmit cu precizie. Menionarea n
caietul de sarcini a anumitor mrci i produse este contrar normelor n materie de
concuren deschis i loial. Dac este imposibil s se evite aceste meniuni, este esenial
ca expresia sau echivalent s fie adugat i ca orice astfel de oferte echivalente
primite s fie evaluate n mod echitabil.
Redactarea inadecvat a caietului de sarcini este adeseori cauza principal a modificrilor
ulterioare ale contractului din cauza faptului c acesta nu a reflectat amploarea real a
contractului propus. n cazul n care se adaug un volum important de lucrri
suplimentare la contract (prin intermediul modificrilor/variaiilor) dup ce contractul este
semnat, aceasta mrete att dimensiunea, ct i costul contractului comparativ cu cele
ale contractului iniial n cauz. n aceste circumstane, dac aceste lucrri sunt alocate
contractantului existent fr a avea loc o procedur nou de achiziii publice, prevederile
referitoare la concurena deschis i loial vor fi nclcate deoarece contractul nu mai
seamn cu contractul publicat iniial. Lucrrile suplimentare vor fi reduse la minimum
dac etapa de planificare a achiziiei publice este efectuat n mod profesional i dac
respectivul caiet de sarcini este redactat cu pricepere deosebit. Este recomandabil ca AC
s prioritizeze fiecare proiect i s prevad o perioad de timp suficient pentru a lua n
considerare toate problemele i riscurile, recurgnd, dac este necesar, la expertiz intern
sau extern pentru a concepe caietul de sarcini i contractul.
2.4.2 Standarde care trebuie s fie folosite la redactarea caietului de sarcini
Regula de baz este c achiziia public trebuie s fie definit pornind de la standardele
europene care sunt relevante. n cazul n care nu exist standarde europene, AC trebuie s
aib n vedere produsele din alte state membre care au o performan echivalent cu
aceea a produselor naionale. Prin urmare, AC are obligaia de a folosi fie:
un standard naional de punere n aplicare a unui standard european;
agrementele tehnice europene; sau
o specificaie tehnic comun, adic o specificaie n vederea aplicrii unitare n
toate statele membre
i n toate cazurile trebuie adugat sau echivalent.
Caietul de sarcini este cel mai important document care influeneaz
calitatea general i competitivitatea procesului de achiziie public. Orice
condiii care pot fi interpretate ca discriminatorii, n mod special
mpotriva ofertanilor dintr-o alt ar sau prin care se solicit bunuri pe
care doar un singur furnizor (sau numai furnizorii dintr-o singur ar) pot
s le livreze, nu sunt acceptabile.
Utilizai exprimarea sau echivalent n caietul de sarcini pentru a evita
limitarea concurenei.
Pentru mai multe sfaturi privind redactarea caietului de sarcini, a se
vedea Setul de instrumente 7.

38

2.4.3 Criterii sociale, etice i de mediu

AC utilizeaz din ce n ce mai mult achiziiile publice ca un mijloc de realizare a unor
obiective diferite de cel al rentabilitii n sens strict. Acestea pot include criterii referitoare
la mediu5, economia local (cum ar fi angajarea tinerilor sau a persoanelor aflate n omaj
de mai mult timp), valorile etice sau sociale. Aceste obiective pot fi urmrite n mod legitim
prin achiziiile publice, ns trebuie acordat o atenie deosebit asigurrii faptului c orice
dispoziii speciale sunt n conformitate cu Directiva 2004/18/CE i cu normele naionale
pentru a se garanta tratamentul egal i echitabil al ofertanilor. Noile directive UE privind
achiziiile publice sunt mult mai explicite cu privire la modul n care astfel de consideraii
pot fi nglobate n procesul de achiziii publice. A se vedea i cauza C-225/98,
Comisia/Frana (Nord-Pas-de-Calais); cauza C-19/00, SIAC Construction, cauza C-448/01,
EVN i Wienstrom; cauza C-368/10, Comisia/rile de Jos; cauza C-513/99, Concordia Bus
i cauza 31/87, Beentjes.
A se vedea diverse teme pe site-ul DG GROW: link
A se vedea criteriile de mediu pe site-ul DG Mediu: link
2.4.4 Variante
Ofertanii trebuie s liciteze n baza documentaiei de licitaie astfel cum a fost ntocmit.
Dac se adopt o decizie strategic conform creia, n plus fa de ofertele pe baza
documentaiei de licitaie, AC ar accepta s ia n considerare o variant de ofert
suplimentar (o soluie alternativ nemenionat n documentaia de licitaie iniial),
documentaia de licitaie trebuie s prevad cerinele minime cu privire la varianta de
ofert. n aceast situaie, criteriile de atribuire trebuie s in cont de posibilitatea primirii
unor variante de oferte n plus fa de cele stabilite n documentaia de licitaie. Aceast
sarcin nu este uoar i necesit o expertiz tehnic adecvat n cadrul comisiei de
evaluare. Ea trebuie s fie convenit i tratat n etapa de planificare a achiziiei publice.
Pentru mai multe informaii, a se vedea seciunea 1.4 Complexitatea tehnic.
A se vedea seciunea privind variantele din Setul de instrumente 7.
2.5 Obinerea i depunerea ofertelor
AC trebuie s acorde ofertanilor o perioad de timp rezonabil att pentru a obine
documentaia de licitaie, ct i pentru a depune oferta, respectnd cel puin termenele
minime prevzute la articolul 38 din Directiva 2004/18/CE. Termenele minime pot s fie
prelungite dac este necesar, de exemplu, din cauza obiectului complex al contractului. Se
poate percepe o tax pentru obinerea documentaiei de licitaie, dar aceasta nu trebuie s
fie disproporionat. Cea mai bun practic const n oferirea gratuit a documentaiei de
licitaie i punerea acesteia la dispoziie prin descrcarea de pe site-uri web. Ofertele
trebuie depuse n scris, personal sau prin pot. n cazul licitaiei electronice, care va deveni
din ce n ce mai mult regula, ar trebui implementate anumite garanii referitoare la
confidenialitate i la confirmarea primirii. Trebuie acceptate, de asemenea, semnturile
electronice. Ofertele trebuie depuse prin metoda prevzut n documentaia de licitaie.
Comisia a elaborat criterii n materie de achiziii publice ecologice pentru mai mult de 20 de grupe de
produse, majoritatea dintre acestea disponibile n toate limbile UE, a se vedea:
http://ec.europa.eu/environment/gpp/eu_gpp_criteria_en.htm
5

39

Calendarul trebuie s in cont de complexitatea contractului. n special n cazul

contractelor complexe de lucrri de proiectare/construcie sau de parteneriat public-privat
(PPP), nu este neobinuit s existe perioade de la patru pn la ase luni pentru elaborarea
ofertei.
Termenele scurte pot fi interpretate ca o barier n calea concurenei.
Taxele mari i disproporionate pentru dosarele de licitaie pot fi
interpretate ca o barier n calea concurenei.
2.6 Plngeri, ci de atac i rspundere
Directiva 89/665/CEE privind coordonarea actelor cu putere de lege i a actelor
administrative privind aplicarea procedurilor care vizeaz cile de atac fa de atribuirea
contractelor de achiziii publice de produse i a contractelor publice de lucrri, astfel cum a
fost modificat prin Directiva 2007/66/CE (aa-numita directiv a cilor de atac), are drept
obiectiv asigurarea faptului c furnizorii i contractanii pot formula plngeri privind o
varietate de probleme i c pot iniia o aciune legal mpotriva presupuselor nendepliniri
de obligaii de ctre o AC. Cile de atac pot duce la obinerea suspendrii oricrei decizii
adoptate de o AC, anularea deciziilor ilegale, inclusiv a contractului, i acordarea de
despgubiri contractanilor. n plus, nerespectarea directivei cilor de atac ar putea
compromite acordarea de granturi viitoare de la UE organizaiei sau ar putea duce la
solicitarea returnrii granturilor deja acordate. n plus, nerespectarea normelor n materie
de achiziii publice poate duce la consecine financiare, de exemplu, pentru AC i membri
personalului acesteia, care pot fi rspunztori n mod personal n anumite jurisdicii. Dac
este necesar, s-ar putea solicita consiliere juridic privind soluionarea unei plngeri.
Greeli frecvente care duc la corecii financiare n etapa de invitare n vederea
depunerii de oferte:
1. Definirea insuficient a obiectului contractului care duce la modificri
neconforme ulterioare ale contractului
Exemplu: Prezentarea n anunul de participare i/sau n caietul de sarcini este insuficient
pentru ca potenialii ofertani/candidai s poat determina obiectul contractului. De
exemplu, n cazul n care documentaia de licitaie menioneaz doar mobil sau
automobile, fr a explica pentru ce tip de mobil sau automobile organizeaz AC
procedura de achiziii publice.
Cum s se evite: Autorul (autorii) caietului de sarcini ar trebui s aib competena
necesar pentru a putea s defineasc n mod precis contractul i ar trebui s implice i
alte pri interesate pentru a realiza acest lucru. Cu toate acestea, caietul de sarcini trebuie
redactat ntr-o form neutr i cu o prezentare clar a subiectului cerinelor contractuale,
fr niciun fel de trimiteri discriminatorii la anumite mrci sau standarde. Articolul 23 din
Directiva 2004/18/CE explic cerinele. Setul de instrumente 7 ofer mai multe sfaturi
privind redactarea caietului de sarcini.
2. Nepublicarea unui anun de participare
Exemplu: AP nu a fost publicat n conformitate cu normele aplicabile, de exemplu,
publicarea n JOUE atunci cnd acest lucru este impus prin Directiva 2004/18/CE sau
publicarea n conformitate cu normele la nivel naional cnd valoarea este mai mic dect
pragurile.

40

Cum s se evite: Verificai valoarea contractului identificat n analiza rentabilitii n

raport cu dispoziiile articolului 9 din Directiva 2004/18/CE. n cazul n care valoarea
depete pragurile financiare, atunci contractul trebuie publicat n JOUE prin intermediul
unui AP.
3. Nerespectarea termenelor minime pentru primirea cererilor de participare i a
ofertelor
Exemplu: Termenele pentru primirea ofertelor (sau primirea cererilor de participare) au
fost mai scurte dect termenele prevzute n Directiva 2004/18/CE.
Cum s se evite: Acest lucru survine n cazul n care AC nu acord ofertanilor o perioad
de timp adecvat n vederea participrii. Articolul 39 din Directiva 2004/18/CE
reglementeaz calendarul termenelor cu privire la procedurile de achiziii (a se vedea
tabelul din seciunea 2.2.1). AC trebuie s ia n considerare termenele nainte de a publica
anunul i s stabileasc calendare realiste n etapa de planificare. n cazul n care din
cauza publicrii unui PIN trebuie s se recurg la termene reduse, asigurai-v c PIN
conine toate informaiile necesare pentru AP, inclusiv criteriile de selecie i atribuire, n
msura n care acestea sunt disponibile la data respectiv. Nepublicarea unei prelungiri a
perioadei de timp n JOUE i simpla informare a ofertanilor care au obinut deja
documentaia de licitaie cu privire la prelungire poate duce la un tratament inegal al
ofertanilor poteniali care nu aveau cunotin despre prelungire.
4. Nepublicarea termelor prelungite pentru primirea ofertelor sau a cererilor de
participare
Exemplu: Termenele pentru primirea ofertelor (sau primirea cererilor de participare) au
fost prelungite fr publicarea n conformitate cu normele aplicabile (de exemplu,
publicarea n JOUE dac achiziia public este reglementat prin Directiva 2004/18/CE).
Cum s se evite: n cazul contractelor cu privire la care publicarea n JOUE a unui AP
privind contractul este necesar n conformitate cu articolele 2, 35 i 38 din Directiva
2004/18/CE, toate prelungirile termenelor trebuie s fie publicate n JOUE.
5. Nespecificarea criteriilor de selecie i/sau de atribuire (i a ponderilor lor) n
AP sau n caietul de sarcini
Exemplu: AP i/sau caietul de sarcini nu prevd deloc criteriile de selecie i atribuire
(inclusiv ponderile lor) sau nu le prevd suficient de detaliat, ceea ce reprezint o nclcare
a articolului 44 alineatul (2) i/sau a articolului 53 alineatul (2) din Directiva 2004/18/CE.
Cum s se evite: Criteriile de selecie i atribuire (i ponderile lor) trebuie s fie prevzute
n AP, precum i n caietul de sarcini sau n alte documentaii de licitaie. Listele de
verificare i utilizarea de anunuri de participare, caiete de sarcini/documentaie de licitaie
pro forma ajut la evitarea acestei situaii.
6. Criterii de selecie ilegale i/sau discriminatorii n AP sau n documentaia de
licitaie
Exemplu: Cazurile n care operatorii au fost descurajai s depun oferte din cauza
criteriilor de selecie ilegale prevzute n AP sau n documentaia de licitaie prin nclcarea
articolelor 2 i 44 alineatul (1) din Directiva 2004/18/CE. Exemple n acest sens sunt
obligaia de a avea deja un birou sau reprezentan n ar sau n regiune, obligaia de a
deine experien n ar sau n regiune, obligaia de a avea un venit anual de 10 milioane

41

EUR, chiar dac valoarea contractului este de numai 1 milion EUR, obligaia de a avea
minimum cinci referine pentru contracte de achiziii publice similare, de exemplu, pentru
contractele de servicii de curenie.
Cum s se evite: Criteriile de selecie nu trebuie s fie disproporionate sau inechitabile
pentru operatorii economici din alte state membre. n cazurile de mai sus, AC trebuie s
stipuleze o cerin rezonabil privind venitul pe an i nu are dreptul s fac distincie ntre
o referin la un contract de achiziii publice i unul de achiziii private. n caz de nelmuriri,
trebuie solicitat consultan juridic. Orientri suplimentare sunt disponibile n Seturile de
instrumente 5-9.
7. Specificaii tehnice discriminatorii
Exemplu: Stabilirea unor specificaii tehnice cu privire la echipamente prin specificarea
unei anumite mrci fr a permite un echivalent sau prin folosirea n mod intenionat sau
neintenionat a unor specificaii personalizate care favorizeaz anumii furnizori. Acest
lucru constituie o nclcare a articolului 23 alineatele (2) i (8) din Directiva 2004/18/CE.
Aceast eroare apare uneori n cazul unui personal neexperimentat responsabil pentru
elaborarea specificaiilor tehnice cu privire la o component de echipament, care pur i
simplu copiaz specificaiile direct dintr-o brour a unui anumit productor, fr a realiza
c acest lucru poate s limiteze numrul de societi care vor putea s furnizeze
echipamentul.
Cum s se evite: Expresia sau echivalent trebuie s fie utilizat n toate cazurile n care
trimiterea la o anumit marc este inevitabil. La elaborarea specificaiilor, asigurai-v c
acestea nu sunt pur i simplu copiate din specificaiile tehnice ale unui anumit productor
i c au un caracter suficient de cuprinztor pentru a garanta o concuren real ntre o
serie de furnizori. A se vedea Setul de instrumente 7.
8. Criterii de selecie disproporionate:
Exemplu: Cerina ca ofertanii s furnizeze referine cu privire la lucrri anterioare cu un
domeniu de aplicare i o valoare semnificativ mai mari dect cele din contractul pentru
care se depun oferte. Aceast cerin este disproporionat i ar putea avea ca efect
limitarea n mod inutil a numrului de ofertani, ceea ce reprezint o nclcare a articolului
44 alineatul (2) din Directiva 2004/18/CE.
Cum s se evite: Asigurai-v c referinele cerute se refer la lucrri de natur i
amploare similare cu ale celor pentru care se depun oferte.
9. Procedur negociat fr justificare (cu sau fr publicarea prealabil a unui
AP)
Exemplu: AC atribuie un contract de achiziii publice prin procedur negociat, cu sau fr
publicarea unui anun de participare, dar respectiva procedur nu este justificat de
dispoziiile relevante.
Cum s se evite: Aceast situaie constituie o nclcare fundamental a normelor legate
de o concuren deschis i loial - amintii-v ntotdeauna s justificai decizia de alegere
a unei proceduri n cadrul analizei rentabilitii. Trebuie s tii c articolele 30 i 31 din
Directiva 2004/18/CE prevd circumstanele foarte limitate n care poate fi utilizat, n
mod excepional, procedura negociat i cerinele asociate care justific utilizarea acesteia,
care sunt foarte restrictive, n special cele cu privire la folosirea procedurii negociate fr
publicare prealabil. Sarcina de a face dovada circumstanelor care permit utilizarea
acestei proceduri revine AC.

42

10. Selecie discriminatorie (de exemplu, standarde/calificri naionale

specificate fr recunoaterea unor standarde/calificri echivalente)
Exemplu: Cazurile n care operatorii au fost descurajai s oferteze din cauza criteriilor de
selecie ilegale prevzute n AP sau n documentaia de licitaie, ceea ce reprezint o
nclcare a articolului 2, a articolului 44 alineatele (1) i (2) din Directiva 2004/18/CE. De
exemplu, obligaia de a avea deja un certificat de calificare/profesional recunoscut de un
organism din ara autoritii contractante la data depunerii ofertelor ar putea fi
discriminatorie, ntruct ar fi dificil pentru ofertanii strini s o respecte la data depunerii
ofertelor.
Cum s se evite: AC trebuie s recunoasc standarde/calificri echivalente prin utilizarea
expresiei sau echivalent. n multe cazuri, nregistrarea i recunoaterea calificrilor pot
avea loc dup data-limit de depunere a ofertei. Orientri suplimentare sunt disponibile n
Seturile de instrumente 5 i 6.
11. Amestecarea criteriilor de selecie i a celor de atribuire
Exemplu: Cazurile n care AC folosete experiena anterioar a unui operator ntr-un
contract similar att drept criteriu de selecie, ct i de atribuire. Acest lucru constituie o
nclcare a articolelor 44 i/sau 53 din Directiva 2004/18/CE.
Cum s se evite: Experiena anterioar ntr-un contract similar nu trebuie folosit drept
criteriu de atribuire, ntruct se refer la capacitatea ofertantului de a executa contractul,
iar aceast capacitate trebuie evaluat n etapa de selecie i nu n cea de atribuire. Numai
criteriile care se refer n mod direct la obiectul contractului pot fi folosite n etapa de
atribuire.

43

Exemple reale
Utilizarea criteriilor privind contextul local ilegale i/sau discriminatorii:
Exemplul 1: Atribuire. O parte a unei oferte a solicitat ca echipamentul s fie deja
prezent la momentul depunerii ofertei. ndeplinirea acestei cerine are o pondere de peste
30 % din criteriile de atribuire a ofertei.
Exemplul 2: Selecia. Caietul de sarcini a menionat c orice contractant care depune o
ofert trebuie s dispun de un inginer nregistrat la Camera naional a inginerilor din
ara respectiv la momentul depunerii ofertelor, ceea ce nseamn o restricie important
n calea concurenei internaionale. Aceast cerin nu trebuie stabilit pentru data de
depunere a ofertelor, ci trebuie impus doar la un stadiu ulterior al procedurii de achiziii
(de exemplu, nainte de etapa semnrii contractului). Ea ar putea fi specificat ca o
condiie contractual.
Nerespectarea termenelor minime pentru primirea cererilor de participare i a
ofertelor
Exemplul 3: Orientrile n materie de corecii financiare prevd aplicarea unei corecii
financiare n cazul n care perioada acordat pentru obinerea documentaiei de licitaie
este mai mic de 80 % din perioada stabilit pentru depunerea ofertelor. Orice restricie
de timp privind disponibilitatea documentaiei de licitaie ar trebui evaluat pe aceast
baz, n special n cazul n care termenul de depunere a ofertelor a fost redus datorit
publicrii electronice a AP sau publicrii unui PIN. Dac o autoritate contractant, dintr-un
motiv sau altul, nu pune la dispoziie documentaia de licitaie n timpul celor 10 zile
anterioare termenului-limit de depunere a ofertelor, acest lucru poate fi considerat ca
fiind o restricie nejustificat cu privire la disponibilitatea documentelor de licitaie. De
exemplu, n cazul n care numrul standard de zile al termenului de depunere a ofertelor
ntr-o licitaie deschis de 52 de zile se reduce la 45 de zile datorit publicrii electronice
a documentaiei de licitaie, dac i perioada de obinere a documentelor se reduce cu 10
zile (de exemplu, 45 de zile 10 zile = 35 de zile), raportul este de 35/45 = 77 %, ceea ce
poate duce la o corecie financiar, ntruct perioada n care documentele de licitaie sunt
disponibile este mai mic de 80 % din termenul-limit de depunere a ofertelor.

44

3. Depunerea ofertelor i selecia ofertanilor

Scopul etapei de depunere a ofertelor i de selecie a ofertanilor este de a garanta c sunt
primite oferte conforme i c acestea sunt selectate n conformitate cu normele i criteriile
stabilite n dosarul de licitaie.
Se recomand ca, nainte de depunerea ofertei, comunicarea cu ofertanii
s fie numai n scris i s se transmit aceleai informaii tuturor
ofertanilor. Rspunsurile la toate ntrebrile puse de ofertant trebuie s
fie anonimizate i comunicate tuturor ofertanilor, stabilindu-se datelimit clare (de adresare de ntrebri i rspuns la ntrebri). Comunicarea
cu ofertanii dup data-limit de depunere a ofertelor se limiteaz la
clarificrile privind oferta numai n procedura deschis i restrns. Orice
dialog referitor la coninutul unei oferte nu este acceptabil (i ar fi
interpretat ca negociere).
3.1 Transmiterea ofertei conform instruciunilor
Locul i data pentru transmiterea ofertelor sunt fixate n anunul de participare la licitaie.
Dac un ofertant solicit o prelungire a termenului, aceast prelungire ar trebui s fie
examinat i decis de comisia de evaluare i/sau de autoritatea contractant. Dac se ia
decizia de a prelungi termenul de depunere a ofertelor, atunci toi ofertanii trebuie s fie
imediat informai n scris i trebuie transmis o notificare la JOUE/pe site-ul web utilizat,
astfel nct tuturor ofertanilor poteniali s li se aduc la cunotin noul termen, n cazul
n care acetia pot fi interesai s depun o nou ofert, avnd n vedere perioada de timp
prelungit. Acest aspect vizeaz toi ofertanii care au depus deja oferte i care, dac
doresc, pot depune o alt ofert pn la noul termen de depunere. Orice prelungire a
termenului de depunere de ctre AC trebuie s fie justificat i procesul trebuie s fie
deschis i transparent. Prelungirile pot fi justificate, de exemplu, dac AC are nevoie de mai
mult timp pentru a rspunde la ntrebrile ofertanilor.
Invitaia de participare la licitaie trebuie s menioneze n mod clar locul (denumire,
adres, numr de camer sau birou) unde urmeaz s fie predate ofertele i faptul c nicio
ofert care a fost predat altfel dect s-a indicat nu va fi luat n considerare. Ofertantului
i revine responsabilitatea de a transmite oferta n conformitate cu invitaia de participare
la licitaie. Ofertanii trebuie s fie informai c plicul ofertei trebuie s conin indicaiile
privind expeditorul, denumirea, adresa, numrul de camer sau birou aferente AC i
urmtorul text: Acest plic trebuie s se deschid numai de ctre responsabilul cu achiziiile
publice (nume).
3.2 Respectarea instruciunilor privind procedura de achiziii publice
Prima sarcin a comisiei de evaluare este de a verifica toate ofertele pentru a se asigura
c sunt conforme, cu alte cuvinte, c au respectat cu strictee instruciunile date
ofertanilor. n caz contrar, respectivele oferte trebuie respinse imediat ca neconforme i
trebuie oferit o explicaie ofertanilor n cauz cu privire la motivele pentru care ofertele
lor au fost respinse. Respingerea i motivul (motivele) acesteia trebuie s fie nregistrate.
Acest lucru este important ntruct creeaz o etic n rndul ofertanilor care devin
contieni de faptul c nerespectarea instruciunilor va avea ca rezultat respingerea ofertei
i pierderea inevitabil a resurselor valoroase utilizate.

45

3.3 Pstrarea n siguran a documentaiei de licitaie

Autoritatea contractant trebuie s se asigure c dispune de un sistem de pstrare n
siguran i n deplin confidenialitate a ofertelor depuse (i dac sunt depuse electronic).
De asemenea, este recomandabil ca AC s emit dovezi de primire pentru ofertele depuse
personal. Cea mai bun practic este ca AC s stabileasc o list a ofertelor primite
(numr, dat) i s completeze o chitan de confirmare de primire a ofertei adresat
ofertantului.
3.4 Ceremonia de deschidere
Multe AC au o ceremonie oficial de deschidere a ofertelor, ceea ce reprezint o bun
practic. Sistemul difer de la o ar la alta. Cel puin dou persoane din cadrul comisiei de
evaluare trebuie s fie prezente pentru a nregistra datele de identificare ale ofertelor. Pot
fi invitai i membri ai publicului. Toate ofertele neconforme trebuie s fie respinse.
3.5 Selecie, cerine minime i documentaie suplimentar
Dac o ofert nu ndeplinete cerinele minime/de selecie, oferta trebuie s fie respins. n
aceast etap, AC poate doar s cear ofertanilor s confirme informaiile sau s clarifice
informaiile contradictorii, de exemplu, dac unele informaii sunt neclare sau sunt n mod
evident greite. Articolul 51 din Directiva 2004/18/CE prevede Documente i informaii
suplimentare: Autoritatea contractant poate invita operatorii economici s completeze sau
s clarifice certificatele i documentele prezentate. Autoritatea contractant poate s fac
uz de puterea sa de apreciere i s solicite informaii suplimentare de la ofertani pentru a
asigura un nivel de concuren maxim, cu condiia ca informaiile suplimentare s nu aib
efectul de a modifica oferta. De exemplu, o autoritate contractant ar putea s solicite un
anume document (de exemplu, un certificat existent) pe care ofertantul a uitat s l
ataeze la oferta sa. Cu toate acestea, odat ce face aceast solicitare, AC este obligat s
trateze n mod egal toi ofertanii (aceasta trebuie s solicite documente suplimentare
tuturor ofertanilor ale cror documente trebuie s fie completate). Clarificrile nu trebuie
nelese ca fiind negocieri. Rectificrile calculelor eronate, ale erorilor aritmetice, ale
greelilor de ortografie sau de scriere vor fi acceptate ca suplimentri sau clarificri.
Transformarea sau modificrile substaniale ale ofertei nu sunt permise. Dup evaluarea
tuturor informaiilor suplimentare solicitate astfel, comisia de evaluare poate s treac la
evaluarea tuturor ofertelor conforme.
Procesul de selecie este prezentat n Setul de instrumente 5.
Erori frecvente care duc la corecii financiare n etapa de depunere i selecie a
ofertelor:
1. Eliminarea candidailor/ofertanilor prin folosirea de criterii de selecie
ilegale, prin nclcarea articolelor 2 i 44 din Directiva 2004/18/CE.
Cum s se evite: O proiectare i testare mai bun a criteriilor de selecie i a
metodologiei de evaluare n combinaie cu verificrile de tip gateway de ctre comisia de
evaluare i/sau AC ajut la eliminarea acestor tipuri de erori. n cazul contractelor
complexe, AC pot s decid folosirea consultanilor specializai. A se vedea Setul de
instrumente 5.
2. Tratamentul inegal al ofertanilor
Exemplu: n timpul procesului de selecie, comisia de evaluare nu solicit clarificri tuturor

46

ofertanilor n legtur cu omisiunile acestora cu privire la aceleai aspecte din ofertele lor.
De exemplu, a solicita unui ofertant s depun un certificat de ndeplinire a obligaiilor
fiscale pe care a uitat n mod evident s-l depun, fr a solicita certificatul respectiv i
din partea altui ofertant, ar reprezenta un tratament inegal care ncalc articolele 2 i 44
(selecia) din Directiva 2004/18/CE.
Cum s se evite: Asigurai-v c toate cererile de clarificri sau de documente
suplimentare privind criteriile de selecie sunt adresate n acelai mod tuturor ofertanilor
vizai.
3. Acceptarea ofertanilor care ar fi trebuit s fie eliminai n etapa de selecie
Exemplu: S-au observat situaii n care ofertanii care ar fi trebuit eliminai pentru
nesatisfacerea unui anumit criteriu de selecie au fost cu toate acestea acceptai pentru
evaluare de ctre comisia de evaluare. n unele cazuri, astfel de ofertani au continuat
pn la ctigarea contractului. Acest lucru este un caz clar de tratament inegal i ncalc
articolele 2 i 44 din Directiva 2004/18/CE.
Cum s se evite: Asigurai-v c exist un mecanism de control al calitii n cadrul
comisiei de evaluare pentru a garanta c se face o reexaminare cel puin a ofertantului
ctigtor pentru a exista sigurana c acesta satisface toate criteriile de selecie.
4. Modificarea criteriilor de selecie dup deschiderea ofertelor, fapt care duce la
respingerea incorect a ofertanilor
Exemplu: Criteriile de selecie au fost modificate n cursul etapei de evaluare, ducnd la
respingerea ofertanilor care ar fi trebuit s fie acceptai dac s-ar fi respectat criteriile
publicate.
Cum s se evite: Modificarea criteriilor de selecie dup depunerea ofertelor este ilegal
i ncalc articolele 2 i 44 din Directiva nr. 2004/18/CE.
5. Absena unor criterii de selecie obiective care s permit reducerea numrului
de solicitani
Exemplu: ntr-o procedur restrns sau o procedur negociat cu publicarea unui AP, nu
s-au specificat criterii de selecie obiective i, prin urmare, este neclar modul n care AC va
reduce numrul solicitanilor invitai s prezinte o ofert n temeiul articolului 1 alineatul
(11) litera (b) din Directiva 2004/18/CE. De exemplu, AC trebuie s selecteze minimum cinci
candidai pentru a participa la etapa final a procedurii de achiziii. Prin urmare, autoritatea
contractant are obligaia de a elabora criterii de selecie obiective i nediscriminatorii,
astfel nct candidaii s cunoasc criteriile conform crora vor fi evaluai.
Cum s se evite: Elaborai criterii de selecie transparente i obiective, cum ar fi cel mai
mare venit pe an pertinent pentru obiectul contractului realizat n ultimii trei ani sau trei
experiene similare cu cea care face obiectul licitaiei (decise i evaluate de AC). Dac nu
sunt specificate criterii obiective, procesul de selecie este ilegal i ncalc articolele 2 i 44
din Directiva 2004/18/CE.

47

4. Evaluarea ofertelor
Scopul acestei etape este de a se decide ofertantul ctigtor prin aplicarea cu strictee a
criteriilor de atribuire publicate.
Nu modificai niciodat criteriile de atribuire sau metodologia de evaluare
la mijlocul procesului de achiziii publice
4.1 Preul cel mai sczut
n etapa de planificare a procesului de achiziii publice, AC va trebui s adopte o decizie cu
privire la metoda de evaluare pe care o va urma i aceasta trebuie s fie clar menionat
att n AP, ct i n documentaia de licitaie. Dac se alege preul cel mai sczut, aceast
metod este cea mai transparent (i ofertanilor le va fi greu s conteste decizia adoptat
n consecin). Pe de alt parte, calitatea este luat n calcul numai de cerinele minime de
calitate enunate n caietul de sarcini. n consecin, metoda preului cel mai sczut este
recomandat cu condiia ca specificaiile tehnice s fi putut fi stabilite n prealabil de ctre
AC i, prin urmare, s fie aceleai n toate propunerile.
4.2 Oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic (MEAT)
MEAT devine metoda de evaluare cea mai popular, pe msur ce autoritile contractante
devin mai pricepute n aplicarea ei. Autoritile contractante trebuie s dispun de
capacitatea de a efectua o evaluare bazat pe pre i calitate, merite tehnice i
caracteristici funcionale, iar ofertanii trebuie, n aceeai msur, s neleag modul n
care s elaboreze o ofert pe aceast baz. Stabilirea prealabil a specificaiilor tehnice,
verificarea propunerilor n funcie de aceste criterii i evaluarea ofertelor pe baza preului
i calitii necesit niveluri de competen tehnic nalte. Dac AC nu posed aceste
abiliti atunci sunt necesare cursuri de formare, precum i oferirea de asisten de ctre
experi independeni. ntr-o evaluare pe baza metodei MEAT, este posibil includerea
criteriilor referitoare la problemele de mediu i/sau sociale, precum i la costurile de
operare (acest lucru trebuie ncurajat n cazul n care este relevant).
Dac urmeaz s fie folosit metoda MEAT, detaliile privind toate criteriile
(precum i metodologia de evaluare propus) trebuie s fie incluse, n
ordinea importanei, fie n AP, fie n documentaia de licitaie, sau n
ambele.
Stabilirea criteriilor metodei MEAT n cazul unui contract complex necesit
abiliti tehnice considerabile i este posibil ca AC s aib nevoie s
solicite asisten din partea unui expert extern. Consultanii tehnici pot fi
de asemenea folosii ca membri fr drept de vot ai comisiilor de
evaluare, dar este important ca acetia s nu prezinte un conflict de
interese n raport cu ofertanii poteniali.
A se vedea Setul de instrumente 6 privind evaluarea ofertelor, inclusiv
metoda MEAT i punctarea.

48

4.3 Tratarea ofertelor anormal de sczute

Acest aspect genereaz unele dificulti pentru AC. nainte ca o AC s decid respingerea
unei oferte pe care o consider anormal de sczut, AC trebuie s defineasc mai nti ce
anume nseamn o ofert anormal de sczut n cazul tuturor ofertelor! AC ar trebui, mai
nti, s clarifice mpreun cu ofertantul motivul pentru care oferta acestuia este att de
sczut i dac exist anumite circumstane speciale care ar putea explica n mod
rezonabil oferta sczut, cum ar fi, de exemplu, soluii tehnice inovatoare sau circumstane
specifice care i permit s obin bunuri n condiii favorabile. Pe baza analizei justificrii
furnizate de ofertant, AC ar trebui s decid dac oferta ar trebui acceptat sau respins.
Este obligatoriu ca AC s solicite o justificare cu privire la o ofert anormal de sczut n
toate situaiile i nu numai atunci cnd oferta este respins.
n principal, aceast problem ar trebui abordat n etapa de planificare a procesului de
achiziii publice. ntrebarea la care ar trebui s se rspund este: Ce vom face dac primim
una sau mai multe oferte anormal de sczute? O ofert anormal de sczut poate s
evidenieze o eroare n caietul de sarcini sau poate implica o determinare posibil incorect
a valorii totale estimate a contractului. Este posibil ca ofertantul s fi interpretat n mod
eronat caietul de sarcini sau caietul de sarcini s fi fost elaborat greit (i, prin urmare,
aceste lacune pot fi exploatate dup semnarea contractului).
4.4 Clarificri
Atunci cnd organizeaz o procedur deschis sau restrns, este posibil ca AC s solicite
clarificri din partea ofertanilor cu privire la aspecte din ofertele lor. Cu toate acestea, AC
nu poate s desfoare negocieri privind ofertele respective. Solicitrile pot s aib doar
caracterul unei clarificri minore cu privire la informaiile deja depuse de ofertant.
n anumite circumstane, exist o obligaie pentru AC de a solicita ofertantului s clarifice
sau s completeze documentele prezentate. Aceast obligaie se aplic n cazul n care
textul ofertei este vag sau neclar i circumstanele de care are cunotin autoritatea
contractant sugereaz c aceast ambiguitate poate fi explicat cu uurin sau
eliminat. n acest caz, continuarea procedurii de ctre AC ar duce la excluderea
ofertantului fr solicitarea prealabil de clarificri sau de depunere de documente
suplimentare, ceea ce ar contraveni principiului bunei guvernane.
A se vedea cauza C-599/10, SAG ELV Slovensko, n care s-a hotrt c AC poate solicita
ofertanilor, n scris, s i clarifice ofertele fr a solicita sau accepta nicio modificare a
ofertelor. AC trebuie s trateze n mod egal i echitabil diverii ofertani, astfel nct o
solicitare de clarificri s nu par c a favorizat sau a defavorizat ofertantul sau ofertanii
crora le-a fost adresat solicitarea. A se vedea, de asemenea, punctele 45 i 46 din cauza
C-42/13, Cartiera dellAdda.
Clarificrile nu ar trebui s aib ca efect modificarea ofertei deja depuse
n ceea ce privete informaiile fundamentale, cum ar fi elementele
privind stabilirea preului, calitatea i serviciul. Toate comunicrile cu
ofertanii trebuie s fie documentate pe deplin.
4.5 Negocieri ulterioare ofertrii
n cadrul unei proceduri deschise sau restrnse nu se permit negocieri i responsabilul cu
achiziiile publice trebuie s aib grij s nu negocieze condiiile contractuale cu ofertanii,

49

ntruct orice modificri ar putea s anuleze procesul de evaluare. Dac ofertele conin o
eroare n mod clar de natur aritmetic n preul ofertei, AC poate s contacteze ofertantul
pentru a clarifica i corecta preul ofertei.
4.6 Decizia comisiei de evaluare
Preedintele comisiei de evaluare trebuie s organizeze transmiterea rezultatelor evalurii
ofertelor decise de comisia de evaluare comitetului director (dac este nfiinat un astfel
de comitet). Un raport complet i cuprinztor privind procesul i rezultatul deliberrilor
comisiei de evaluare trebuie s fie nregistrat i pstrat la dosarul contractului. Rapoartele
de evaluare a ofertelor trebuie s fie clare i suficient de detaliate pentru a demonstra
cum a fost adoptat decizia de atribuire a contractului.
Cele mai frecvente greeli care duc la corecii financiare n etapa de evaluare:
1. Modificarea criteriilor de atribuire dup deschiderea ofertelor avnd ca
rezultat acceptarea incorect a ofertelor
Exemplu: Criteriile de atribuire au fost modificate, avnd ca rezultat faptul c evaluarea sa fcut pe baza unor criterii care nu au fost publicate. Acest lucru se poate ntmpla uneori
n cazul n care comisia de evaluare a elaborat subcriterii n cursul evalurii.
Cum s se evite: n cazul n care criteriile de atribuire trebuie s fie modificate dup
publicarea AP, AC trebuie s anuleze licitaia i s organizeze o nou licitaie sau s emit
o erat i, posibil, s decid o prelungire a termenului de depunere a ofertelor. Modificarea
criteriilor de atribuire dup termenul de depunere a ofertelor constituie o nclcare a
articolelor 2 i 53 din Directiva 2004/18/CE.
2. Lipsa de transparen/tratament egal n cursul evalurii
Exemplu: Punctajul acordat fiecrei oferte este neclar/nejustificat/lipsit de transparen
sau nu a fost pe deplin nregistrat/sau raportul de evaluare nu exist sau nu conine toate
elementele necesare pentru a demonstra modul n care s-a ajuns la decizia de a atribui
contractul unui anumit ofertant. Articolul 43 din Directiva 2004/18/CE impune AC s
pstreze informaiile privind fiecare contract o perioad de timp suficient pentru a
justifica, ulterior, deciziile adoptate privind selecia operatorilor economici i atribuirea
contractelor.
Cum s se evite: Acest lucru ncalc articolele 2, 43 i 53 din Directiva 2004/18/CE.
Preedintele comisiei de evaluare trebuie s se asigure c exist o justificare scris pentru
fiecare punctaj acordat n procesul de evaluare a ofertelor. Punctajele i observaiile cu
privire la fiecare ofertant trebuie s fie prezentate ofertantului sub forma unei note scrise
i s fie incluse n raportul de evaluare.
3. Un conflict de interese necomunicat
Exemplu: Ca urmare a unei denunri, s-a descoperit c un membru al unei comisii de
evaluare are legturi nedeclarate cu unul dintre ofertani. Acest lucru ncalc articolul 2 din
Directiva 2004/18/CE, astfel cum a fost interpretat prin cauza C-538/13, e-Vigilo.
Cum s se evite: Declaraia privind conflictul de interese ar trebui s fie semnat de toi
membrii comisiei de evaluare. n plus, AC ar trebui s utilizeze un sistem de alert distinct
i tehnici de extragere a datelor pentru a identifica i ancheta orice posibile legturi

50

necomunicate ntre personalul AC i ofertani.

4. Modificarea unei oferte pe parcursul evalurii
Exemplu: AC a permis unui ofertant s i modifice oferta pe parcursul evalurii ofertelor,
prin intermediul depunerii unor informaii fundamentale suplimentare.
Cum s se evite: Acest lucru ncalc articolul 2 i articolul 44 alineatul (1) din Directiva
2004/18/CE. Responsabilul cu achiziiile publice i preedintele comisiei de evaluare trebuie
s se asigure c sunt evaluate numai informaiile prezentate la data licitaiei.
5. Negocieri n cursul procedurii de atribuire
Exemplu: n contextul unei proceduri deschise sau restrnse, AC a negociat cu ofertantul
(ofertanii) n cursul etapei de evaluare, ceea ce a dus la o modificare substanial a
condiiilor iniiale stabilite n AP sau n caietul de sarcini (de exemplu, o modificare
semnificativ a domeniului de aplicare a proiectului sau a preului contractului).
Cum s se evite: Acest lucru nu este permis n temeiul articolului 2 din Directiva
2004/18/CE. Toate clarificrile sau comunicrile cu ofertanii ulterioare depunerii ofertelor
trebuie s fie n scris. Dac AC este ngrijorat cu privire la claritatea documentaiei de
licitaie atunci ar trebui s ia n considerare lansarea unei noi licitaii cu un caiet de sarcini
revizuit.
6. Respingerea ofertelor anormal de sczute fr justificare
Exemplu: Ofertele par a fi anormal de sczute n raport cu bunurile, lucrrile sau serviciile
solicitate, dar AC, nainte de a respinge aceste oferte, nu solicit n scris detalii privind
elementele constitutive ale ofertei pe care le consider relevante. Unele AC au utilizat un
pre de ofert minim de referin, adeseori calculat prin folosirea unei formule
matematice, i astfel au eliminat n mod automat ofertele cu pre sub acest pre de
referin, fr a le solicita mai nti ofertanilor s i justifice ofertele sczute. Acest lucru
nu este permis n temeiul articolului 55 din Directiva 2004/18/CE.
Cum s se evite: Aceasta este o situaie n care se regsesc multe AC. Ea poate fi evitat
printr-o planificare atent naintea procesului de achiziie public, inclusiv prin stabilirea
unor preuri de referin. AC trebuie s ofere ofertanilor cu oferte sczute oportunitatea
de a i justifica ofertele sczute i nu i poate exclude n mod automat. Este obligatoriu
pentru AC s solicite o justificare n scris din partea ofertantului, prin care s se clarifice
contextul cu privire la oferta cu pre sczut.

51

Exemple reale
Conflict de interese n cursul evalurii ofertelor
Dup atribuirea contractului, s-a constatat c soia preedintelui comisiei de evaluare a
ofertelor din cadrul AC era angajat ntr-o poziie de conducere n societatea ofertantului
ctigtor. AC nu avea orientri sau protocoale care s trateze un astfel de conflict de
interese evident.
Reducerea major a domeniului de aplicare a contractului n cursul procesului de
achiziii publice
Dup o etap de precalificare pentru un proiect cu preul estimat de 600 de milioane EUR,
s-a decis reducerea domeniului de aplicare a contractului, avnd ca rezultat un nou pre
de contract de 60 de milioane EUR, n condiiile pstrrii aceleiai liste a ofertanilor
precalificai. Acest lucru a dus la o limitare a concurenei, ntruct criteriile de precalificare
nu au fost proporionale cu domeniul de aplicare redus, i ar fi fost necesar organizarea
unei noi licitaii. Dac ar fi cunoscut valoarea real a proiectului, este posibil ca i ali
ofertani s-i fi exprimat interesul.
Modificarea semnificativ a domeniului de aplicare a contractului n cursul
procesului de achiziii publice
O definiie neclar a obiectului contractului a dus la modificri succesive ale acestuia n
cursul procesului de achiziii publice, folosindu-se lipsa de precizie a AP iniial ca
justificare pentru a lrgi n mod semnificativ domeniul de aplicare a contractului, astfel
nct s includ servicii care nu erau vizate iniial.

52

5. Atribuirea
5.1 Anunul de atribuire
Atunci cnd AC a decis crui ofertant trebuie s i fie atribuit contractul, toi ofertanii
trebuie s fie informai cu privire la rezultat. Dup expirarea termenului suspensiv (a se
vedea mai jos) i n cazul n care nu s-au formulat contestaii, contractul poate fi semnat.
n termen de 48 de zile de la semnarea contractului, AC trebuie s transmit un anun de
atribuire a contractului ctre JOUE n vederea publicrii (chiar dac nu au existat
rspunsuri la anunul din JOUE).
Nepublicarea anunului de atribuire a contractului constituie o eroare
relativ frecvent care poate fi eliminat prin intermediul folosirii listelor
de verificare i a controalelor n etapele-cheie. De ndat ce observ
faptul c anunul de atribuire a contractului nu a fost publicat, chiar i
dup perioada de 48 de zile, AC trebuie, totui, s ia msuri imediate
pentru a se asigura c anunul este publicat.
5.2 Termenul suspensiv i informarea ofertanilor
Directiva 89/665/CEE privind cile de atac, astfel cum a fost modificat prin Directiva
2007/66/CE (a se vedea, de asemenea, seciunea 2.6 privind plngerile, cile de atac i
rspunderea), prevede o cerin cu privire la un termen suspensiv n vederea reexaminrii
deciziilor de atribuire a contractelor adoptate de AC. Scrisorile prin care ofertanii sunt
informai cu privire la decizia de atribuire a contractului (cunoscute drept scrisori privind
termenul suspensiv) trebuie s fie transmise tuturor participanilor, declarndu-se c
respectivul contract va fi atribuit la expirarea termenului suspensiv (de cel puin 10 zile
calendaristice).
Scrisoarea privind termenul suspensiv va aduce la cunotina candidatului decizia la care sa ajuns n conformitate cu articolul 41 din Directiva 2004/18/CE i va indica n mod clar
termenul suspensiv exact aplicabil potrivit dispoziiilor legislaiei naionale de transpunere
a directivei privind cile de atac.
n orice moment, o AC poate s decid anularea unei proceduri de achiziii publice, pe baza
unei justificri. Dac licitaia este anulat, acest lucru trebuie notificat fiecrui ofertant n
parte. Cea mai bun practic const n a include informaiile despre calendarul aferent noii
licitaii n notificare.
Imediat dup atribuirea unui contract, AC trebuie s stocheze i s
arhiveze toate documentele care vizeaz etapa de evaluare a ofertelor,
inclusiv toate ofertele primite i raportul comisiei de evaluare.
Erorile frecvente care duc la corecii financiare n etapa de atribuire a
contractului:
1. Negocierea privind contractul
Exemplu: AC negociaz cu ofertantul ctigtor domeniul de aplicare a contractului,
convenind s extind sau s reduc domeniul de aplicare i preul contractului publicat.
Elementele eseniale ale atribuirii contractului cuprind, fr a se limita la acestea, preul,
tipul de lucrri, perioada de execuie, condiiile de plat i materialele folosite. ntotdeauna

53

este necesar s se fac o analiz de la caz la caz cu privire la ce anume reprezint un

element esenial.
Cum s se evite: Acest tip de negociere ncalc articolul 2 din Directiva 2004/18/CE i
este interzis ntruct modific natura contractului publicat i nu ofer posibilitatea
celorlali ofertani de a face o ofert n legtur cu contractul modificat. Dac AC
descoper nainte de semnarea contractului c domeniul de aplicare al acestuia trebuie
redefinit, atunci AC trebuie s anuleze procedura de achiziii i s organizeze o nou
procedur de achiziii, astfel nct piaa s aib o nou posibilitate de a transmite oferte
pentru contractul modificat. Acest lucru se aplic att n cazul unei creteri importante, ct
i al unei reduceri importante a domeniului de aplicare a contractului.
Exemple reale
Negocierea preului cu ofertantul cu preul cel mai mic dintr-o procedur
deschis
Dei preul ofertei ctigtoare n cadrul unei proceduri deschise s-a ncadrat n bugetul
estimat de AC, aceasta a invitat ofertantul la o negociere pentru reducerea suplimentar a
preului ofertei sale.
Cum s se evite: Acest tip de negociere nu este legal n cadrul unei proceduri deschise
sau restrnse. Negocierea cu un singur ofertant poate fi folosit n temeiul articolului 31
numai n cadrul procedurilor excepionale.

54

6. Executarea contractului
Scopul acestei etape a procesului este de a garanta executarea satisfctoare a
contractului, n conformitate cu rezultatul procedurii de ofertare.
6.1 Relaia furnizor/contractant
Prima reuniune cu ofertantul ctigtor ar trebui s stabileasc cum va funciona relaia
ntre pri, inclusiv frecvena reuniunilor, prezena, procesele-verbale, rapoartele privind
progresele nregistrate i planurile de aciune n cazul apariiei unor probleme. Pe parcursul
etapei de executare a contractului, AC trebuie s organizeze reuniuni periodice cu
contractantul pentru a asigura ndeplinirea contractului i ar trebui s prevad mecanisme
de monitorizare regulat i de feedback pentru a se evita conflictele care pot fi ocolite.
Este vital ca rolurile i responsabilitile prilor n temeiul contractului s fie convenite
reciproc i nelese nainte de semnarea contractului.
6.2 Modificri ale contractului
Cu o planificare bun, un caiet de sarcini cuprinztor i solid i un contract bine ntocmit,
pregtit de o AC diligent, necesitatea unor modificri la contract sau a unor contracte de
lucrri/servicii/bunuri suplimentare n cursul etapei de executare ar trebui s se reduc la
minimum.
Modificrile contractelor i utilizarea procedurii negociate cu privire la
lucrri suplimentare cu un contractant existent fr scoaterea la licitaie
a acestor lucrri sau servicii suplimentare constituie una dintre erorile
grave cele mai frecvente. n majoritatea cazurilor, dac sunt necesare
lucrri/servicii suplimentare importante, ar trebui organizat o licitaie
pentru un nou contract. Singurele excepii de la aceast regul general
sunt prevzute la articolul 31 din Directiva 2004/18/CE. Cu toate acestea,
ntruct articolul 31 reprezint o derogare de la regula general conform
creia pentru lucrrile/serviciile suplimentare ar trebui organizat o
licitaie nou, articolul ar trebui folosit doar n circumstane excepionale
i justificate. Sarcina de a face dovada circumstanelor care permit
utilizarea acestei proceduri revine AC. Auditurile urmresc ndeaproape
acest aspect.
A se vedea Setul de instrumente 8 privind modificrile contractului.
6.3 Finalizarea contractului
La finalizarea contractului, este important s aib loc o edin de examinare pentru a
evalua performanele contractului comparativ cu ateptrile iniiale. Un considerent
important de luat n calcul la finalizarea contractului l constituie comunicarea succesului i
recunoaterea contribuiilor celor implicai n obinerea succesului, precum i nvmintele
desprinse din problemele ntlnite i riscurile asumate. Unele dintre ntrebrile care trebuie
adresate ca parte a examinrii la final de proiect sunt:

Am obinut ceea ce am solicitat?

Am obinut ceea ce aveam nevoie n mod efectiv?
Putem face o distincie ntre cele dou?

55

Putem explica diferena ntre cele dou?

nelegem cum anume va influena acest lucru procesele noastre de achiziii publice
i gestionarea contractelor de achiziii publice n viitor?
Exist lecii nvate care pot influena proiectele/contractele viitoare?

Erori frecvente care duc la corecii financiare n etapa de executare:

1. Reducerea domeniului de aplicare a contractului
Exemplu: Contractul a fost atribuit n conformitate cu Directiva 2004/18/CE, dar domeniul
su de aplicare a fost ulterior redus. n cursul executrii contractului, AC i contractantul au
convenit s reduc n mod semnificativ domeniul de aplicare a lucrrilor, reducere urmat
de o diminuare corespunztoare a preului contractului. ntruct aceasta a presupus o
modificare important a contractului, este probabil ca i alte ntreprinderi mai mici s fi
fost interesate s depun oferte in cazul contractului de dimensiune redus. n momentul
n care a devenit contient de necesitatea reducerii contractului, AC ar fi trebuit s
anuleze licitaia iniial i s organizeze o licitaie nou pentru contractul de dimensiune
redus.
Cum s se evite: Acest lucru constituie o nclcare a articolului 2 din Directiva
2004/18/CE i poate fi evitat de preferin n etapa de planificare, prin implicarea tuturor
prilor interesate n examinarea domeniului de aplicare i a riscurilor, inclusiv a
disponibilitii unui buget suficient. Dac reducerea domeniului de aplicare este
substanial, domeniul de aplicare a contractului trebuie redefinit i AC trebuie s anuleze
contractul i s organizeze o nou licitaie, astfel nct piaa s beneficieze din nou de
posibilitatea de a prezenta oferte pentru contractul redefinit.
2. Atribuirea contractelor de lucrri sau servicii suplimentare fr organizarea
unei licitaii n absena unei urgene justificate ca urmare a unor evenimente
imprevizibile
Exemplu: Contractul principal a fost atribuit n conformitate cu dispoziiile relevante, dar a
fost urmat de unul sau mai multe contracte de lucrri/servicii/bunuri suplimentare
(indiferent dac au fost sau nu exprimate n scris) atribuite fr respectarea dispoziiilor
Directivei 2004/18/CE, i anume dispoziiile legate de procedurile negociate fr publicarea
unui AP din motive de urgen extrem ca urmare a unor evenimente imprevizibile.
Cum s se evite: Acest lucru nu este permis n temeiul articolului 31 alineatul (1) litera (c)
din Directiva 2004/18/CE n cazul n care justificarea urgenei nu exist. Etapa de
planificare a procesului de achiziii publice trebuie s fie executat cu deosebit pricepere
i toate riscurile s fie luate n calcul la elaborarea documentaiei de licitaie.
3. Atribuirea contractelor de lucrri/bunuri/servicii suplimentare a cror valoare
depete limitele din dispoziiile relevante
Exemplu: Contractul principal a fost atribuit n conformitate cu Directiva 2004/18/CE, dar
a fost urmat de unul sau mai multe contracte de lucrri sau servicii suplimentare atribuite
fr organizarea unei licitaii aceluiai contractant i a cror valoare s-a ridicat, n total, la
peste 50 % din valoarea contractului iniial.
Cum s se evite: Chiar dac lucrrile/serviciile suplimentare sunt cu adevrat

56

neprevzute, articolul 31 alineatul (4) litera (a) din Directiva 2004/18/CE prevede o limit
de 50 % din valoarea contractului iniial pentru acestea.
n primul rnd, o planificare mai bun a proiectului ar trebui s contribuie la evitarea
necesitii unor astfel de lucrri/servicii suplimentare. n al doilea rnd, nc de la nceput
se poate prevedea n contract o clauz privind cheltuielile neprevzute din care pot decurge
variaii normale la un contract. Cu toate acestea, scopul clauzei privind cheltuielile
neprevzute trebuie s fie specificat cu precizie n contract, nc de la nceput. Exist, de
asemenea, dispoziii n articolul 31 referitoare la posibilitatea de a atribui lucrri/servicii
suplimentare contractantului existent n cazul n care respectivele lucrri/servicii presupun
repetarea unor lucrri similare.
n plus, n cursul executrii contractului, autoritatea contractant ar trebui s monitorizeze
ndeaproape orice astfel de lucrri sau servicii suplimentare pentru a se asigura c acestea
respect condiiile de la articolul 31 sau, dac nu este cazul, ar trebui s planifice
scoaterea lor la licitaie ntr-o etap timpurie pentru a evita ntrzierile inutile n
executarea contractului.
Exemplu real
Perioada de timp pentru executarea unui contract existent de servicii pentru
supravegherea unui contract de lucrri (un proiect n domeniul transporturilor) i cu o
valoare peste pragul la nivel UE a fost prelungit n mod direct de ctre AC cu inginerul
supraveghetor existent fr publicarea serviciilor suplimentare care urmau s fie prestate.
Acest lucru a avut ca rezultat creterea preului contractului iniial cu peste 40 %. AC a
considerat c prelungirea duratei contractului de servicii de supraveghere s-a datorat unor
circumstane neprevzute i c, prin urmare, este permis de Directiva 2004/18/CE.
ntrzierea n contractul de lucrri de construcie a unui drum s-a datorat ntrzierilor cu
care s-a confruntat autoritatea contractant n achiziionarea ntregului teren de care
avea nevoie pentru drum de la proprietarii acestuia. O suprafa substanial de teren nu
era achiziionat la data nceperii contractului de lucrri de construcie a drumului i s-au
ntmpinat n continuare ntrzieri importante datorit rezistenei puternice din partea
proprietarilor de teren care au refuzat s i vnd terenurile i au iniiat aciuni
ndelungate n justiie pentru a contracara eforturile autoritii contractante de a
achiziiona terenul.
n acest caz, Comisia European nu a acceptat faptul c circumstanele care justific
folosirea procedurii negociate fr publicarea unui AP pentru contractulul de servicii de
supraveghere suplimentare ar putea fi considerate ca neprevzute. O AC diligent ar fi
trebuit s anticipeze c unii proprietari de terenuri se vor opune ncercrilor de
achiziionare a terenurilor lor i, prin urmare, ar fi trebuit s ia msuri pentru a se asigura
c va intra n posesia tuturor terenurilor nainte de a ncepe lucrrile. Atunci cnd, ulterior,
a devenit evident c se vor nregistra ntrzieri mari n achiziionarea terenului, n etapa
respectiv ar fi trebuit s se anticipeze c vor fi necesare servicii de supraveghere
suplimentare i s se decid organizarea unei licitaii pentru aceste servicii sub forma
unui contract separat.

57

SETURI DE INSTRUMENTE

58

SETUL DE INSTRUMENTE 1 Justificarea oportunitii achiziiei

Prezentarea setului de instrumente:
Furnizarea unei baze sntoase din punct de vedere comercial pentru nceperea unui
proces de achiziii publice specific i furnizarea documentelor justificative cu privire la
deciziile adoptate la nceputul contractului.
Greeli frecvente:
Uneori, aceast activitate pur i simplu nu este efectuat. Se evalueaz o necesitate i se
lanseaz un proces de achiziii publice fr a documenta motivaia pentru alegerile
specifice i fr s se acorde aprobrile adecvate. Procesele de achiziii publice complexe
consum un volum important de timp i efort. Este esenial ca orice decizie de a iniia un
anumit proiect de achiziii publice s se bazeze pe o evaluare detaliat i cuprinztoare a
aspectelor pe care le implic i a opiunilor aflate la dispoziie. Proiectele de achiziii
publice care se bazeaz pe o cercetare slab i pe ipoteze care nu sunt testate nu vor
permite atingerea obiectivelor stabilite.
Buna practic:
AC ar trebui s elaboreze o justificare a oportunitii achiziiei (ntotdeauna proporional
cu dimensiunea i complexitatea proiectului, nefiind necesar specificarea tuturor detaliilor
n cazul unor proiecte mai mici) care s explice n mod clar de ce procesul de achiziii
publice ar trebui s continue i care s demonstreze c aspectele-cheie n materie de
planificare au fost luate n considerare.
Scopul justificrii oportunitii achiziiei este de a stabili o motivaie clar pentru cursul de
aciune propus prin demonstrarea faptului c proiectul/contractul:

va satisface nevoia organizaiei;

va alege procedura de achiziii cea mai adecvat;
va fi realizabil;
va fi accesibil din punct de vedere financiar;
va fi un acord comercial sntos i
va fi durabil.

Justificarea oportunitii achiziiei ar trebui s acopere:

beneficiile care urmeaz s fie realizate/problemele pe care proiectul le va rezolva;

schiarea calendarului termenelor;
justificarea proiectului;
costurile estimate i bugetul disponibil;
bugetul pentru materialele necesare i cantitile acestora;
fora de munc i implicaiile pentru clieni/utilizatori i
riscurile majore.

Justificarea oportunitii achiziiei ar trebui s fie aprobat la nivelul ierarhic corespunztor

din cadrul AC pentru bugetul necesar, ca parte a etapei de planificare a procesului de
achiziie public i cu siguran nainte de nceperea procesului de achiziie public.

59

Coninutul/listele de verificare standard pentru justificarea oportunitii achiziiei ar trebui

s cuprind:
1. INTERESUL STRATEGIC
rezultatele corespund strategiilor i planurilor interne;
luarea n considerare a strategiilor externe;
obiectivele proiectului/contractului;
beneficiile-cheie care urmeaz s se obin;
riscurile eseniale identificate;
factorii de succes critici i modul n care vor fi msurai;
prile interesate principale.
2. EVALUAREA OPIUNILOR:
lista opiunilor evaluate;
o analiz cost-beneficiu de nivel nalt;
beneficii nefinanciare netangibile;
opiunea preferat i motivarea alegerii;
modul de prezentare preferat i motivarea alegerii;
este opiunea preferat disponibil prin intermediul unui contract de achiziii publice
existent deja?
3. ASPECTELE COMERCIALE
opiuni de aprovizionare i motivarea seleciei;
strategia n materie de achiziii publice i motivarea abordrii.
4. ACCESIBILITATE:
fonduri i surse disponibile;
schema costurilor estimate;
costul pe ciclul de via.
5. POSIBILITATEA DE REALIZARE:
plan de nivel nalt privind sarcinile i calendarul termenelor de execuie a
contractului.

60

SETUL DE INSTRUMENTE 2 EVALUAREA RISCURILOR I PLANIFICAREA PENTRU

SITUAII NEPREVZUTE
Prezentarea setului de instrumente:
Furnizarea unei baze pentru evaluarea riscurilor unui anumit proiect/contract care permite
obinerea beneficiilor preconizate ntr-un mod continuu i a documentelor justificative cu
privire la riscurile evaluate i la aciunile alocate pe parcursul perioadei contractuale. n
continuare se stabilesc listele de verificare standard pentru elaborarea registrului de riscuri
i a planului pentru situaii neprevzute pe care AC le pot adapta la propriile lor formate i
proceduri.
Greeli frecvente:
Proiectele de achiziii publice complexe consum un volum important de timp i efort. Este
esenial ca motivarea unui anumit curs al aciunii s fie justificat i ca riscurile aferente
proiectului/contractului s fie evaluate continuu. Multe proiecte cu nivel ridicat i foarte
ridicat de risc nu reuesc s prevad dispoziii adecvate n situaii neprevzute pentru
riscurile etichetate ca mari n registrul de riscuri, inclusiv identificarea unor linii de buget
pentru situaii neprevzute. Greeala major pe care o fac managerii de proiect este c nu
ndeplinesc aceast sarcin pentru c estimeaz c nu au abilitile necesare sau pentru
c ignor necesitatea unei astfel de etape de proces.
Buna practic:
AC ar trebui s se asigure c un registru de riscuri i planul pentru situaii neprevzute
asociat sunt elaborate n cursul etapelor timpurii ale ciclului de via a
proiectului/contractului i c acestea sunt periodic actualizate n etapele-cheie din cursul
ciclului de via a proiectului/contractului; trebuie elaborat, de asemenea, un raport privind
gestionarea riscurilor ridicate i emergente. Buna gestionare a riscurilor reduce
probabilitatea anulrii proceselor, necesitatea modificrilor la contract n timpul executrii
acestuia i riscul de corecii financiare la granturile UE.
Evaluarea riscurilor ar trebui:
s poat identifica i cuantifica toate riscurile asociate proiectului;
s includ alocarea responsabilitii privind riscurile individuale;
s includ un registru de riscuri;
s fac parte integrant din mecanismul de verificare de tip poart de acces
pentru achiziiile publice (cnd este cazul). A se vedea Setul de instrumente 3; i
s includ alocarea responsabilitilor pentru:
elaborarea registrului de riscuri; i
monitorizarea i revizuirea registrului n mod regulat.
Exist ase elemente de evaluare a riscurilor, i anume:
identificarea problemelor poteniale i a cauzelor lor;
evaluarea probabilitii apariiei lor (ridicat/medie/redus);
evaluarea impactului asupra ntreprinderii i reputaiei sale, dac riscurile
identificate (ridicate/medii/reduse) urmeaz s se concretizeze;
evaluarea costurilor i beneficiilor relative ale strategiilor alternative de reducere la
minimum a riscurilor; i formularea unei poziii n legtur cu urmarea sau nu a
acestora;

61

identificarea prii care are cea mai bun capacitate de a gestiona riscurile;
elaborarea strategiilor (cu termene i responsabiliti) de gestionare a riscurilor.

ntrebrile de luat n considerare cu privire la fiecare risc individual n parte cuprind

urmtoarele:
Cine are cea mai bun capacitate de a controla evenimentele care pot duce la
apariia riscului?
Cine poate controla riscul dac acesta apare?
Este de preferat ca AC s fie implicat n mod direct n controlul riscului?
Cine ar trebui s rspund pentru un risc dac acesta nu poate fi controlat?
Dac riscul este transferat contractantului, este probabil s se reduc costul total la
nivelul AC?
Va avea cel care i asum riscul capacitatea de a suporta toate consecinele n
cazul n care apare riscul?
S-ar putea ajunge la transferarea unor riscuri diverse napoi la AC (de exemplu, un
pre de contract majorat)?
Transferul de riscuri ar fi sigur din punct de vedere juridic?
Ar trebui dezvoltat un registru de riscuri specific contractului. La formularea unui registru
de riscuri, AC ar trebui s ia n considerare urmtorii factori:
compatibilitatea cu registrul de riscuri al organizaiei;
prioritile domeniului de activitate, prin examinarea planurilor de viitor i ntlnirea
cu reprezentanii domeniului de activitate.
planificarea continuitii activitii.
interdependenele cu alte contracte: efectele adverse care ar putea aprea dac (a)
nendeplinirea obligaiilor n contractul X are impact asupra contractului Z, sau (b)
exist o lips de coordonare la nivelul contractelor.
aspectele specifice privind produsul, astfel cum s-au consacrat n caietul de sarcini
n cauz (de exemplu, n cazul aprovizionrii cu mobil, riscul de prejudiciere a
reputaiei asociat cu cumprarea de material lemnos din surse nedurabile).
importana activelor: evaluarea riscurilor axat pe active este deosebit de
important n contractele n care este implicat gestionarea unei infrastructuri
importante, de exemplu, contractele de ntreinere a echipamentelor.
perioada de mobilizare: facilitarea unui transfer fr sincope de la acorduri
intermediare la acorduri contractuale noi.
nivelul de referin pentru performan: se evalueaz nivelul existent la care se
presteaz serviciul, fie la nivel intern, fie de ctre un contractant reprezentat de
parte ter.
n timpul perioadei contractuale, managerul de contract trebuie s monitorizeze continuu
riscurile i s semnaleze cu promptitudine toate problemele care apar. Multe riscuri
presupun incapacitatea contractantului de a executa contractul sau de a asigura nivelul de
calitate adecvat. Acest aspect cuprinde:
lipsa de capacitate;
personalul-cheie al contractantului este relocat n alt parte, ceea ce compromite
calitatea serviciului prestat;
contractantul i orienteaz activitatea ctre alte domenii dup atribuirea
contractului, ceea ce reduce valoarea adugat pentru AC n acord;

62

deteriorarea situaiei financiare a contractantului dup atribuirea contractului, ceea

ce pune pn la urm n pericol capacitatea sa de a menine nivelurile convenite ale
serviciilor; i
problemele din cadrul propriului lan de aprovizionare al contractantului.

Alte riscuri la adresa contractului nu pot fi controlate de contractant. Acestea pot s

cuprind n special:
definirea necorespunztoare de ctre AC a cerinei, nc de la nceput;
existena unei cereri pentru un serviciu mult mai mare dect s-a preconizat, creia
contractantul nu i poate face fa;
existena unei cereri pentru un serviciu prea sczut, ceea ce nseamn c
economiile de scar sunt pierdute i costurile operaionale sunt disproporionat de
mari;
transferul sau plecarea personalului din cadrul AC (sau din partea contractantului)
cu competene n materie de clieni inteligeni;
fora major: factori n afara controlului contractantului care ntrerup prestarea
serviciilor, de exemplu, inaccesibilitatea din cauza unui dezastru natural;
modificrile substaniale ale cerinelor AC, posibil ca rezultat al schimbrilor n
politica sa, care modific prioritatea acordului sau nivelul cererii pentru serviciul
respectiv; i
incapacitatea AC de a i ndeplini obligaiile asumate prin contract.
Planul pentru situaii neprevzute ar trebui:
s defineasc dispoziiile pentru situaiile neprevzute care urmeaz s fie
implementate;
s identifice persoanele responsabile pentru punerea n aplicare a msurilor de
urgen;
s defineasc dispoziiile de punere n aplicare;
s devin parte integrant a documentului de iniiere a proiectului i a planului de
punere n aplicare i tranziie; i
s fie prevzut n documentaia de licitaie.
Componentele-cheie ale planificrii pentru situaii neprevzute sunt:
identificarea serviciilor care trebuie s fie meninute i a circumstanelor n care ar
trebui meninute - adic, funciile-cheie ale activitii;
elaborarea unui plan de afaceri pentru situaii neprevzute care s specifice cum i
va continua ntreprinderea serviciile critice n condiiile mai multor scenarii de
dezastre;
stabilirea cerinelor cu privire la continuitatea fiecrui serviciu critic pentru afacere;
elaborarea posibil a planurilor privind continuitatea serviciului n situaii
neprevzute; i
identificarea finanrii n cazul n care bugetele existente sunt depite.

63

SETUL DE INSTRUMENTE 3 VERIFICRILE DE TIP POART DE ACCES

Prezentarea setului de instrumente:
Verificrile de tip poart de acces reprezint un mecanism de verificare a proceselor de
achiziii publice n puncte critice de pe parcursul desfurrii lor, nainte ca deciziile
eseniale s fie adoptate, pentru a asigura buna desfurare a diferitor etape i, dac este
necesar, modificarea sau chiar oprirea procesului. Scopul este de a introduce o serie de
controale de sntate n calendarul proiectului/contractului; verificrile de tip poart de
acces sunt menite s asigure faptul c procedura de achiziii publice este fundamentat n
mod sntos, este planificat bine, c toate prile interesate relevante sunt implicate,
astfel nct obiectivele s fie realizate. Mecanismul contribuie, de asemenea, la asigurarea
coerenei abordrilor folosite pentru proiecte i contracte diferite. Fiecare poart de acces
const dintr-o serie de ntrebri menite s testeze soliditatea deciziilor. Elementele de
prob sunt prezentate comisiei de evaluare sau AC pentru a se demonstra c aspectele
vizate de ntrebrile privind porile de acces au fost tratate n mod adecvat nainte de a
se permite trecerea la etapa urmtoare a procesului de achiziii publice. Lista de verificare
de mai jos prezint formatul simplificat al unei pori de acces.
Greeli frecvente:
Porile de acces pentru achiziii publice (un termen generic) sunt un element relativ recent
introdus n procesul de achiziii publice din domeniul gestionrii de proiecte. Folosirea lor a
aprut ca rezultat al diverselor lecii nvate (ca urmare a ntrebrii: cum s-a ntmplat
acest lucru?) n principal din proiecte ale administraiilor publice care au euat din diverse
motive i au avut ca rezultat costuri majore sau depiri de termene sau incapacitatea de
a asigura beneficiile preconizate. Un sistem de control funcional nu este complet fr
instituirea unor puncte de control care necesit aprobare pentru ca aciunea s continue.
Buna practic:
Ideea procesului cu pori de acces este de a elimina n msura posibilului pericolele
inerente procesului. Insistnd ca la fiecare etap a procesului (poart de acces) AC trebuie
s fie convins de motivele de a continua nainte ca urmtoarea etap s poat ncepe,
pericolele se trateaz la momentul adecvat. Dac AC sau comisia de evaluare nu pot fi
convinse, licitaia nu poate continua. Exist o serie de sisteme de verificare de tip poart
de acces disponibile.
Un proces de verificare de tip poart de acces formal ar trebui s se aplice numai n
cazul proiectelor complexe de importan strategic sau cu riscuri mari i evaluarea
acestora ar trebui efectuat nainte de lansarea fiecrui proiect de achiziii publice (a se
vedea Setul de instrumente 2). n cazul proiectelor care intr n aceast categorie, trebuie
s fie stabilit comisia de evaluare sau AC, astfel nct aceasta s poat efectua
verificarea de tip poart de acces. O eviden a procesului de verificare de tip poart de
acces ar trebui s fie pstrat n dosarele de proiect.
Porile de acces
n funcie de formatul care este utilizat, pot s existe pn la patru pori de acces diferite.
Urmtorul exemplu ilustreaz cele patru pori de acces.
Poarta de acces 0 Finalizarea planificrii
Aceast examinare ar trebui efectuat n etapele foarte incipiente pentru a se verifica
instituirea unor etape realiste, coerente i realizabile pentru procesul de achiziii publice.

64

- Poarta de acces 1 Domeniul de aplicare al contractului i strategia de

achiziii publice
Aceast examinare ar trebui s se desfoare la nceputul proiectului, n cadrul
primei reuniuni a comisiei de evaluare sau a AC, nainte de publicarea oricror
anunuri sau de prezentarea documentaiei de licitaie.

Poarta de acces 2 ntocmirea listei de preselecie

Aceast examinare se desfoar ulterior evalurii CPC, cnd s-au convenit
recomandrile privind lista de preselecie i a fost prezentat toat documentaia de
licitaie, dar nainte de cererea de oferte.

Poarta de acces 3 Evaluarea ofertelor

Aceast examinare se desfoar dup stabilirea ofertei preferate, dar nainte de
atribuirea contractului sau nainte de trecerea la etapa final a procedurii de achiziii
publice, n cazul unei proceduri n dou etape.

Poarta de acces 4 Contractul

Aceast examinare se desfoar dup evaluarea ofertelor n a doua etap a
procedurii de achiziii publice, dar nainte de semnarea contractului.

65

SETUL DE INSTRUMENTE 4 NTOCMIREA LISTEI DE PRESELECIE

Prezentarea setului de instrumente:
Prezentul set de instrumente prezint modul n care poate fi utilizat un chestionar de
precalificare (CPC) n vederea ntocmirii unei liste de preselecie a solicitanilor n cadrul
procedurii deschise, restrnse sau a dialogului competitiv sau n vederea obinerii de
informaii relevante cu privire la capacitatea ofertantului n cadrul procedurii deschise.
Contextul juridic relevant:
Articolele 44-52, n special articolele 45-48 din Directiva 2004/18/CE.
Greeli frecvente:
Greeala major pe care o fac autoritile contractante const n faptul c:
nu verific dac toate ntrebrile sunt relevante (sau proporionale) pentru un
anumit proces de achiziii publice;
adaug ntrebri fr s se gndeasc la posibilele rspunsuri; sau
nu convin n prealabil asupra metodologiei de punctare utilizate pentru evaluare.
Buna practic:
Planificarea anterioar procesului de achiziii publice este esenial pentru evitarea erorilor
de mai sus. Se propune ca AC s utilizeze un singur format standard pentru CPC, ntruct
acesta ar fi mai simplu de folosit att de AC, ct i de solicitani. Doar criteriile relevante
ale ofertanilor referitoare la situaia personal, capacitatea financiar, capacitatea
tehnic, experiena, expertiza i competena prevzute la articolele 45-48 din Directiva
2004/18/CE sunt permise drept criterii de selecie.
Un CPC ar trebui s cuprind ntrebri i cerine privind:
profilul organizaiei;
temeiurile pentru excludere;
asigurarea;
informaiile de natur financiar;
sntatea i sigurana n munc;
egalitatea i diversitatea;
capacitatea tehnic;
recomandrile;
responsabilitatea social a ntreprinderii;
ntreprinderea; i
referinele de la bnci.
AC pot s opteze s includ n lista de preselecie numai un numr limitat de ofertani
calificai, dar acest lucru trebuie s fie indicat n AP care ar trebui s stabileasc numrul
sau tipul de candidai care urmeaz s fie inclui n lista de preselecie. Includerea n lista
de preselecie a ofertanilor care ndeplinesc criteriile de calificare minime trebuie s se
efectueze n baza unor reguli transparente i nediscriminatorii, iar criteriile trebuie aduse la
cunotina candidailor. Directiva 2004/18/CE prevede c numrul celor invitai s depun
oferte ar trebui s fie suficient de mare pentru a se asigura o concuren adecvat i
indic un numr minim de cinci ofertani (cu condiia s existe cel puin cinci ofertani care
ndeplinesc criteriile de precalificare).

66

Comisia de evaluare ar trebui s adopte urmtoarele msuri atunci cnd elaboreaz lista
de preselecie pe baza CPC.
O matrice de evaluare a CPC- solicitant ar trebui s fie completat pentru fiecare
solicitant. Aceasta indic informaiile care au fost solicitate, cu spaii pentru punctaj
i observaii aferente fiecrei seciuni.
Abordarea privind punctarea, de exemplu dac se puncteaz solicitantul n mod
individual sau n grup i modul de alocare a punctajelor, trebuie s fie convenit de
ctre comisia de evaluare nainte ca membrii acesteia s nceap punctarea. Dac
se aplic punctajul individual, atunci o fi centralizatoare a punctajelor individuale
din matricea de evaluare a CPC pentru fiecare solicitant trebuie s indice punctajele
acordate individual de fiecare membru al comisiei de evaluare, precum i punctajul
total. Dac se prefer, comisia de evaluare poate s convin un punctaj unic la nivel
de grup n locul unei medii a punctajelor individuale. Pentru aceast opiune ar
trebui folosit o fi unic de punctaj pentru CPC a panelului. Mecanismul de
punctare ar trebui comunicat n AP i n documentaia de licitaie i acesta nu poate
fi schimbat ulterior.
Toi evaluatorii ar trebui s fie nominalizai pe fia de punctaj.
Fiecare solicitant trebuie s beneficieze de un tratament egal i abordarea folosit
pentru punctare trebuie s fie consecvent, nediscriminatorie i echitabil.
CPC ar trebui punctate numai pe baza informaiilor pe care le conin, iar comisia de
evaluare nu poate s ia n considerare nicio alt informaie primit prin alte
mijloace, inclusiv cele privind cunotinele sau experiena personal a solicitantului.
Coninutul punctajelor individuale sau la nivel de grup ale comisiei de evaluare nu
ar trebui s fie comunicate niciunei alte persoane din afara comisiei.
Ar trebui s se rspund la toate ntrebrile fie pe baz de admis/respins
(eligibilitate), fie pe baz de punctare n conformitate cu criteriile de selecie
publicate.
Dac un solicitant nu ntrunete cerinele obligatorii predefinite, cum ar fi cifra de
afaceri minim, candidatura sa ar trebui tratat ca neeligibil, iar restul
documentului prezentat de solicitant nu ar mai trebui evaluat.
Dac este adecvat, lista de preselecie poate s cuprind toi solicitanii care
ndeplinesc sau depesc un anumit prag cu privire la oricare dintre criteriile
punctate.
Linkul ctre un exemplu de CPC se regsete n Setul de instrumente 10

67

SETUL DE INSTRUMENTE 5 DEFINIREA CRITERIILOR DE SELECIE I ETAPA DE

SELECIE
Prezentarea setului de instrumente:
Acest set de instrumente este destinat s i sprijine pe practicieni n proiectarea i
executarea unui proces de selecie a ofertanilor la un standard nalt. Prima seciune indic
modul de definire a criteriilor de selecie prevzute n documentaia de licitaie. A doua
seciune ofer cea mai bun practic privind modul de aplicare a criteriilor de selecie
pentru a identifica cele mai adecvate candidaturi sau ofertele eligibile.
Contextul juridic relevant:
Articolele 44-52 din Directiva 2004/18/CE.
Greeli frecvente:
Criteriile propuse nu sunt legate de/proporionale cu obiectul contractului sau sunt
discriminatorii. n continuare sunt prezentate cteva exemple tipice de rele practici:
impunerea unui venit anual minim de 10 milioane EUR pentru un contract cu
valoarea anual de 1 milion EUR;
impunerea anumitor standarde fr menionarea expresiei sau echivalent;
impunerea unui procentaj de solvabilitate nefiresc de ridicat sau de sczut care
tinde s favorizeze anumii operatori;
lipsa unor criterii obiective i clare de selecie a celor mai buni ofertani. De
exemplu, dac AC solicit numai experien anterioar fr a cere detalii
suplimentare n cadrul recomandrilor, cum ar fi tipul i perioada, volumul i
rezultatul contractului;
impunerea nfiinrii unui birou local la data depunerii ofertei (aceast cerin poate
fi impus numai la data nceperii contractului);
impunerea nregistrrii societii n statele membre la data depunerii ofertei;
eecul AC de a efectua o simulare a ambelor etape ale procesului pentru a elimina
orice disfuncii funcionale n etapa planificrii;
AC confund n mod frecvent dou etape distincte ale procesului. Odat ncheiat
etapa de selecie, AC nu poate reveni la aceasta. Exist, de asemenea, anumite
aspecte care pot fi tratate numai n etapa de selecie (i, n mod similar, anumite
aspecte care pot fi tratate numai n etapa de evaluare). Mai nti are loc
deschiderea i evaluarea documentelor de participare i a ofertelor tehnice (etapa
de selecie), apoi deschiderea i evaluarea ofertelor economice (etapa de atribuire).
Criteriile de selecie:
Este important de observat c selecia operatorilor economici i atribuirea contractului sunt
dou exerciii diferite n procesul de atribuire a unui contract de achiziii publice. Selecia
nseamn determinarea operatorilor economici care sunt calificai s execute contractul ce
urmeaz s fie atribuit, pe baza criteriilor de selecie prestabilite de ctre AC. Toate
criteriile de selecie relevante pentru un anumit contract trebuie s fie luate n considerare
pentru a garanta c numai operatorii economici care sunt capabili s execute contractul

68

sunt selectai s treac prin etapa de evaluare a ofertelor. Criteriile de selecie trebuie s
fie:
conforme cu principiile Tratatului privind Uniunea European, n special cu principiile
transparenei, tratamentului egal i nediscriminrii;
proporionale cu dimensiunea i natura contractului;
determinate prin luarea n calcul a nevoii specifice a fiecrei licitaii i trebuie s fie
relevante pentru contractul specific care urmeaz s fie atribuit. Ele nu trebuie s
fie determinate ntr-un mod abstract;
proiectate astfel nct operatorii economici, inclusiv IMM-urile, care au potenialul
de a fi furnizori eficieni i eficace, s nu fie mpiedicai s participe;
formulate ntr-un mod simplu astfel nct s poat fi nelese cu uurin de
operatorii economici; i
criteriile de selecie trebuie s menioneze ntotdeauna expresia sau echivalent n
cazul n care specific standarde, mrci sau origini de orice tip.
Cum ar trebui s fie definite condiiile criteriilor de selecie?
Criteriile de selecie utilizate depind de natura specific a procesului de achiziii publice.
Cea mai bun practic este aceea de a le defini n acelai timp cu redactarea caietului de
sarcini. n general, condiiile criteriilor de selecie vor aborda:
meritul tehnic al lucrrilor, bunurilor sau serviciilor oferite; i
capacitatea ofertantului de a ndeplini cerinele din caietul de sarcini, inclusiv
competena tehnic i managerial, viabilitatea financiar, calificrile relevante,
experiena i disponibilitatea personalului-cheie.
Cnd anume trebuie s se defineasc condiiile criteriilor de selecie i
metodologia?
Condiiile de participare la licitaie i metodologia trebuie s fie finalizate i
aprobate n etapa de planificare a procesului de achiziii publice ntruct acestea
trebuie s fie clare pn la data la care AP este publicat.
AC solicit:
istoricul ntreprinderii, de exemplu, o definiie a gamei de produse, anii de activitate,
rotaia personalului;
documentaia privind capacitatea tehnic, de exemplu, experiena anterioar,
echipamentele i structura forei de munc;
venitul anual minim, n valoare, de exemplu, de 2 milioane EUR n cazul n care
valoarea contractului este de 1 milion EUR pe an (cerina maxim privind cifra de
afaceri anual a operatorilor economici este dublul valorii actuale, conform
articolului 58 din noua Directiv 2014/24/UE. Directiva 2004/18/CE nu prevede
cerine specifice n afara principiului tratamentului egal, al transparenei,
nediscriminrii i proporionalitii.);
ratele de solvabilitate anuale pentru ultimii trei ani (definirea unui nivel minim, de
exemplu, de 25 % sau mai mare);
recomandri privind execuia unor proiecte/contracte similare n ultimii trei ani.
Fiecare recomandare trebuie s fie detaliat - ca regul general, cel puin dou
recomandri trebuie s fie corespunztoare contractului (cerin minim);

69

certificate de asigurri valabile - documentaia de atestare a faptului c asigurarea

este n vigoare (pot fi, de asemenea, solicitate numai la data semnrii contractului).

Criteriile (sau metodologiile) care se pot aplica pentru a alege operatorii economici care
urmeaz s fie invitai la licitaie/negociere/desfurarea unui dialog competitiv din rndul
operatorilor economici calificai trebuie s fie obiective i nediscriminatorii i nu pot depi
criteriile permise de directiva UE.
Oferte comune
Este posibil ca un operator economic s se bazeze pe resursele altor entiti pentru a face
dovada capacitii sale economice i financiare i/sau a capacitii sale tehnice i/sau
profesionale. Un operator economic, poate, dac este cazul, cu privire la un anumit
contract, s se bazeze pe capacitile altor entiti, indiferent de natura juridic a
legturilor pe care le poate avea cu acestea. ntr-o astfel de situaie, operatorul trebuie s
fac dovada c toate resursele necesare se afl la dispoziia sa, prin prezentarea, de
exemplu, a unui angajament n acest sens al entitilor respective. Aceast posibilitate
permite unui operator economic s se bazeze pe resursele economice i financiare ale
entitilor afiliate i, de asemenea, ale subcontractanilor sau ale oricrei alte entiti care
i-a pus n mod efectiv resursele la dispoziia operatorului economic. Un grup de operatori
economici poate, de asemenea, s se bazeze, n aceleai condiii, pe capacitile membrilor
grupului sau ale altor entiti [articolul 47 alineatul (3) din Directiva 2004/18/CE]. n cazul
n care un operator economic este membru al unui grup de operatori economici sau al unui
consoriu, va fi suficient ca cerinele privind capacitatea economic i financiar s fie
ndeplinite de grup ca ntreg i nu de fiecare membru n parte. Aceast posibilitate poate,
de asemenea, s contribuie la ncurajarea participrii IMM-urilor n procesul de achiziii
publice.
Selecia ofertanilor
Selecia ofertanilor reprezint etapa de identificare a celor mai adecvai solicitani sau
ofertani care vor fi selectai ca eligibili pentru depunerea de oferte sau pentru trecerea la
faza final de evaluare ntr-o procedur deschis.
Cum ar trebui definit o metodologie de selecie?
Metodologia de evaluare folosit depinde de natura i complexitatea procesului de achiziii
publice. Metodologia aleas ar trebui s permit AC s determine n mod obiectiv i
transparent ofertantul care ofer cea mai bun opiune n ceea ce privete capacitatea de
executare a contractului (selecie), prin examinarea urmtoarelor aspecte:
respectarea condiiilor de participare (cerine obligatorii) un rspuns de tipul
da/nu sau satisfcute/nesatisfcute;
gradul n care o ofert satisface criteriile calitative;
nivelul riscurilor asociate selectrii unei anumite cotaii; i
criteriile trebuie s fie enumerate (n ordinea prioritii) n documentaia de licitaie
(de obicei, n caietul de sarcini) mpreun cu ponderile lor (dac este cazul), plus
metodologia de evaluare.

70

n orice caz, n procedurile deschise, fiecare ofert care ndeplinete criteriile de selecie
trebuie s fie evaluat n etapa de atribuire, n conformitate cu articolul 44 alineatele (1) i
(2) (principiul tratamentului egal) din Directiva 2004/18/CE.

Cum ar trebui s fie aplicat metodologia de punctare numeric?

n procedurile restrnse, dup eliminarea ofertanilor care nu respect criteriile de selecie
minime, se aloc un punctaj numeric dac numrul solicitanilor trebuie s fie redus n
scopul ntocmirii unei liste de preselecie. AC trebuie s indice n AP sau n invitaia de
confirmare a interesului, criteriile sau regulile obiective i nediscriminatorii pe care
intenioneaz s le aplice, numrul minim i, dac este cazul, numrul maxim de candidai
pe care intenioneaz s i invite s oferteze. La punctarea solicitanilor, decizia privind
punctele trebuie ntotdeauna s fie urmat de observaii privind evaluarea astfel nct s
poat informa solicitanii cu privire la rezultate.
Buna practic
n practic, criteriile de selecie bune sunt considerate a fi urmtoarele:
experienele cele mai adecvate cu sarcinile cele mai comparabile;
cele mai bune date economice specifice, cum ar fi solvabilitatea;
studiile i calificrile personalului-cheie.

71

SETUL DE INSTRUMENTE 6 DEFINIREA CRITERIILOR DE ATRIBUIRE I ETAPA DE

ATRIBUIRE
Prezentarea setului de instrumente:
Acest set de instrumente este destinat s sprijine practicienii n definirea unor criterii de
atribuire de standard nalt n documentaia de licitaie i n derularea etapei de atribuire.
Contextul juridic relevant:
Articolele 53-55 din Directiva 2004/18/CE.
Greeli frecvente:
Cele mai frecvente greeli sunt amestecul criteriilor de selecie cu cele de atribuire sau
nedefinirea clar a unui set de cerine. Iat cteva exemple tipice de rele practici:
descrierile criteriilor sunt prea vagi (lipsa unei definiri clare), sunt definite numai
cerine minime i acestea nu sunt legate de obiectul contractului - a se vedea
punctul 34 din cauza C-340/02, Comisia/Frana. Iat cteva exemple de rele
practici:
calitatea se evalueaz:
prin prisma durabilitii produsului (criteriu prea vag n cazul n care
nu se ofer o definiie clar a durabilitii produsului);
prin prisma unei perioade de garanie de 5 ani (numai un criteriu
minim, vag, legat de obiectul contractului);
prin prisma culorii albastre (numai un criteriu minim); sau
prin prisma materialelor fiabile (criteriu prea vag n cazul n care nu
se ofer o definiie clar a materialului fiabil).
serviciul este evaluat:
prin prisma termenului de prestare de apte zile (numai un criteriu
minim, vag);
prin prisma fiabilitii serviciului de consultan (prea vag n cazul n
care nu se ofer o definiie clar a fiabilitii serviciului de
consultan);
prin prisma posibilitii de a face comenzi 24 de ore din 24/ 7 zile din
7 (criteriu legat de obiectul contractului); sau
prin prisma instruirii n domeniul utilizrii produselor (criteriu prea vag
n cazul n care nu se ofer o definiie clar a termenului instruire).

inexistena unei legturi ntre criteriile de atribuire i obiectul contractului;

prea multe criterii fr nicio legtur cu domeniul de aplicare i necesitatea
contractului;
amestecul criteriilor de selecie cu criteriile de atribuire [adic utilizarea criteriilor de
selecie drept criterii de atribuire (de exemplu, experiena anterioar) sau
reutilizarea n etapa de atribuire a criteriilor deja utilizate n etapa de selecie];

72

utilizarea metodei preului mediu, conform creia ofertele cu pre apropiat de

media preurilor tuturor ofertelor primesc mai multe puncte dect ofertele cu pre
mai ndeprtat de media preurilor. Dei preul ofertei este un criteriu obiectiv de
utilizat n etapa de atribuire, utilizarea acestei metodologii privind preul mediu
reprezint un tratament inegal al ofertanilor, n special al celor cu oferte sczute
valabile. Prin urmare, practica nu este conform cu Directiva 2004/18/CE.

Erorile tipice care apar n timpul etapei de atribuire sunt urmtoarele:

neadaptarea criteriilor de atribuire i a metodologiei la particularitile contractului;
amestecul etapei de evaluare cu etapa de selecie a procesului;
necomunicarea metodologiei de evaluare n documentaia de licitaie n anumite
condiii - a se vedea cauza C-532/06, Lianakis;
erori de natur aritmetic atunci cnd se nsumeaz punctajele i se ierarhizeaz
ofertele;
eliminarea ofertelor pentru c au fost prea sczute chiar i n cazul n care nu
exist criterii sau o metodologie stabilite anterior pentru a proceda astfel, cu
nclcarea articolului 55 din Directiva 2004/18/CE.
Definirea criteriilor de atribuire
Cnd ar trebui s fie elaborate criteriile i metodologia de atribuire?
Criteriile i metodologia de atribuire trebuie s fie finalizate i aprobate nainte de
publicarea anunului de participare la licitaie.
Cum ar trebui s fie definite criteriile de atribuire?
Criteriile de atribuire sunt utilizate pentru a evalua ct de bine satisface o ofert cerinele
AC i trebuie s permit ierarhizarea ofertelor. Criteriile de atribuire care urmeaz s fie
utilizate depind de natura specific a procesului de achiziii publice. Se recomand ca
acestea s fie definite odat cu caietul de sarcini. Criteriile de atribuire trebuie s se
refere la:
respectarea termenilor i condiiilor contractuale;
meritul tehnic al lucrrilor, bunurilor sau serviciilor oferite;
costul pe ciclul de via;
riscurile sau constrngerile asociate ofertei; i
orice beneficii sociale mai largi pentru organizaie (de exemplu, consideraiile cu
privire la mediu).
Buna practic:
Criteriile de atribuire (articolul 53 din Directiva 2004/18/CE) sunt criteriile pe baza crora
AC alege cea mai bun ofert adic oferta care satisface cel mai bine cerinele prevzute
n caietul de sarcini - i, n consecin, atribuie un contract. Aceste criterii trebuie s fie
stabilite din timp, preferabil n etapa de planificare, i nu trebuie s pun n pericol
concurena loial.

73

Articolul 53 alineatul (1) prevede c criteriile pe baza crora AC atribuie contractele de

achiziii publice de lucrri, produse i servicii trebuie s fie:
a) oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic (MEAT) diverse
criterii legate de obiectul contractului pot fi luate n considerare pentru a atribui
contractul, cum ar fi calitatea, preul, meritul tehnic, termenul de livrare, serviciile
post-vnzare sau
b) preul cel mai sczut contractul este atribuit numai pe baza preului celui mai
sczut.
n continuare sunt prezentate exemple de cazuri n care se poate considera adecvat
utilizarea criteriului preului celui mai sczut:

achiziiile publice de bunuri n cazul achiziiilor publice de produse simple,

standard i gata de utilizare (de exemplu, articolele de papetrie), preul este n
mod normal i tipic unicul factor relevant pe care se bazeaz decizia de atribuire a
contractului;

achiziiile publice de lucrri - n cazul lucrrilor ale cror proiecte sunt furnizate de
AC sau al lucrrilor cu un proiect anterior, se obinuiete s se utilizeze preul cel
mai redus;

achiziiile publice de servicii - n cazul unor servicii (de exemplu, serviciile de

curenie n cldiri sau serviciile de publicare) o AC poate prefera s specifice n
detaliu cerinele exacte din caietul de sarcini i apoi s selecteze oferta conform
care ofer preul cel mai redus.

Oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic (MEAT) este utilizat n
cazul n care raportul calitate-pre poate fi evaluat ca o pondere ntre pre i calitate.
Termenul raport calitate-pre nseamn combinaia optim ntre diverse criterii (criterii
legate de cost i nelegate de cost) care mpreun rspund cerinelor AC. Cu toate acestea,
elementele care constituie combinaia optim a acestor criterii diverse difer de la un
proces de achiziii publice la altul i depind de rezultatele solicitate de AC.
Folosirea criteriului MEAT prezint o serie de avantaje n comparaie cu preul cel mai
sczut. MEAT permite AC s in cont de consideraii de natur calitativ. Criteriul MEAT
este folosit de obicei n cazurile n care calitatea este important pentru AC. n cazul
cerinelor referitoare la o durat de exploatare ndelungat, criteriul permite AC s ia n
considerare costurile pe ciclu de via ale achiziiei (i anume, costurile pe parcursul duratei
de via a produsului), nu numai costul direct al achiziiei (sau costul de achiziie iniial) n
cadrul caietului de sarcini.
Unele cazuri n care se poate considera adecvat utilizarea criteriului MEAT sunt
urmtoarele:

achiziiile publice de bunuri n cazul contractelor de achiziii publice de bunuri care

implic un volum important de activiti specializate de instalare i/sau ntreinere
i/sau instruire cu privire la un produs, se obinuiete ca atribuirea s se fac pe
baza criteriului MEAT. De fapt, n cazul acestui tip de contracte, calitatea este n
mod obinuit de o importan deosebit;

74

achiziiile publice de lucrri n cazul lucrrilor proiectate de ofertant se utilizeaz

adeseori criteriul MEAT;

achiziiile publice de servicii n cazul achiziiilor publice de servicii de consultan

i, n general, al serviciilor de natur intelectual, calitatea este de obicei foarte
important. Experiena a dovedit c n cazul achiziionrii acestui tip de servicii,
rezultatele cele mai bune n ceea ce privete raportul calitate-pre se obin atunci
cnd se utilizeaz criteriul MEAT.

O AC poate s ia n considerare diverse criterii pentru a determina oferta cea mai

avantajoas din punct de vedere economic. Articolul 53 alineatul (1) din Directiva
2004/18/CE conine o list indicativ a acestor criterii, i anume:

preul;
calitatea;
valoarea tehnic;
caracteristicile estetice i funcionale;
caracteristicile de mediu;
costurile de funcionare;
raportul cost-eficacitate;
serviciile post-vnzare i asistena tehnic;
data livrrii i termenul de livrare sau de execuie.

Totui, se pot aduga i alte criterii n conformitate cu natura contractului, de exemplu,

calificrile i experiena relevant a personalului propus s execute un contract de prestri
servicii (dar numai n condiiile prevzute n cauza C-601/13, Ambisig).
Criteriile de atribuire nu pot fi amestecate cu criteriile de selecie. n temeiul Directivei
2004/18/CE, se pot prezenta aceleai documente att n etapa de selecie, ct i n cea de
atribuire numai dac acest lucru servete la identificarea ofertei cu raportul calitate-pre
cel mai bun (aplicabil de la caz la caz) i nu a capacitii ofertantului de a executa
contractul, care a fost deja stabilit n etapa de selecie. Dac un criteriu este folosit drept
criteriu de selecie n etapa de precalificare, acesta nu mai poate fi folosit din nou, n
acelai mod, drept criteriu de atribuire. A se vedea, de asemenea, cauza C-31/87, Beentjes;
cauza C-532/06, Lianakis i cauza T-402/06, Spania/Comisia.
Articolul 67 din noua Directiv 2014/24/UE ofer informaii privind criteriile de atribuire.
O AC poate, de asemenea, s decid subdivizarea criteriilor MEAT n subcriterii. Subcriteriile
indic factorii specifici care sunt luai n considerare de AC n cadrul unui anumit criteriu.
Criteriul/subcriteriul trebuie (a se vedea cauza C-513/99, Concordia Bus, pentru un
exemplu):

s fie legat de obiectul ofertei;

s nu acorde autoritii contractante o libertate de alegere nelimitat;
s fie menionat fie n AP, fie n caietul de sarcini;
s fie msurabil i s defineasc un interval pentru fiecare criteriu (marje
concureniale), inclusiv o valoare minim i maxim acceptabil pentru AC;
s fie elaborat i exprimat astfel nct toi participanii s l interpreteze n acelai
fel; i

75

s respecte principiile fundamentale din legislaia UE, n special principiile din

Tratatul privind Uniunea European (principiile tratamentului egal, transparenei,
nediscriminrii, proporionalitii).

Identificarea criteriilor (i a tuturor subcriteriilor) care urmeaz s fie aplicate trebuie

efectuat cu grija cuvenit n etapa de planificare i utilizarea lor n procesul de evaluare
ar trebui s fie testat pentru o serie de oferte posibile i combinaii de criterii pentru a
garanta c acestea duc la obinerea raportului calitate-pre dorit. Neincluderea criteriilor
pertinente sau includerea de criterii inadecvate din greeal poate nsemna c oferta care
prezint cel mai bun raport calitate-pre nu este selectat. Criteriile vor fi punctate, n
general, cu ajutorul unui sistem de punctare sau al unei reguli de punctare, care atribuie
ponderi criteriilor folosite.
De asemenea, criteriile i subcriteriile trebuie s fie definite clar astfel nct ofertanii s
aib o nelegere clar i comun a acestora. De exemplu, uneori este recomandabil s se
defineasc criteriile de calitate folosind unul sau mai multe subcriterii i s se defineasc,
de asemenea, fiecare subcriteriu n parte prin prezentarea nivelului su minim i nivelului
su maxim. Ofertanii se vor baza pe descrierea din documentaia de licitaie pentru a
stabili modul de organizare a ofertei n scopul de a realiza un punctaj bun, iar oferta
trebuie completat cu o documentaie care s explice cum anume va garanta ofertantul
calitatea i serviciile oferite.
Exemple de subcriterii:
serviciu:
prestare (trebuie s fie formulat nivelul minim i nivelul maxim);

termeni de plat (nivel minim i nivel maxim);

calitate:

materiale (nivel minim i nivel maxim);

culori (nivel minim i nivel maxim).

Exemple de rele practici A nu se urma

Exemple de bune practici A se urma

1. Furnizorul trebuie s ofere un program de lucru

minim de la 08:00 la 16:00 descrierea
programului de lucru al ofertanilor un program
de lucru prelungit va fi evaluat n mod favorabil
(AC nu solicit un program de lucru prelungit, de
exemplu 24/7).

1. Furnizorul trebuie s ofere un program de lucru

minim de la 08:00 la 16:00 ofertantul trebuie s
prezinte programul de lucru oferit un program de
24/7 va fi evaluat i notat n mod favorabil.
(ofertantul poate s propun un program de lucru
care variaz ntre 16:00 i 24/7).

2. AC trebuie s descrie termenul de livrare de la

data efecturii comenzii termenele de livrare
scurte vor fi evaluate n mod favorabil (AC nu
definete ce nseamn un termen de livrare scurt,
indicnd, de exemplu, numrul maxim de zile care
va fi evaluat n mod pozitiv).

2. Ofertantul trebuie s prezinte termenul de livrare

de la primirea comenzii - exist un termen maxim de
12 zile de la data comenzii - un termen de 4 zile va
fi evaluat i notat n mod favorabil. (Ofertantul intr
n competiie n prezent cu un termen de livrare ntre
12 i 4 zile nu se acord puncte suplimentare
pentru un termen de livrare mai mic de 4 zile).
Sau modelul de punctare poate fi prezentat i
publicat:
<4 zile, 5 puncte

76

3. AC ar trebui s specifice dac se vor aduga

costuri suplimentare pentru comenzile n regim
de urgen (AC trebuie s comunice numrul
estimat de comenzi n regim de urgen per an
pentru a se calcula costurile).

4. AC ar trebui s specifice durata de via a

produselor durata de via minim este de 2
ani de la data de fabricaie (Ac nu definete o
durat de via preferat).

5. Penaliti contractuale: folosirea penalitilor

contractuale drept criteriu de atribuire (i anume,
cu ct este mai mare penalitatea contractual pe
care ofertantul este dispus s o plteasc pentru
execuia cu ntrziere a contractului, cu att mai
mare este punctajul care i se acord) este
descurajat. Astfel de penaliti ar trebui s fie
prevzute numai n condiiile contractuale.
6. Egalitatea ntre femei i brbai: AC nu poate
folosi componena pe sexe drept criteriu de
atribuire, de exemplu, prin acordarea de puncte
pentru un contract de prestri servicii pe baza
componenei pe sexe a echipei de experi propus
de ofertant (acest lucru constituie o discriminare
i o nclcare a principiilor din Tratat).
7. Suplimentri: AC ar trebui s nu utilizeze
suplimentrile ca factor n atribuirea de
contracte, de exemplu, prin acordarea de puncte
suplimentare ofertanilor care ofer articole
gratuite n plus fa de cele solicitate.
8. Pre mediu: folosirea preului mediu (i anume,
acordarea unui punctaj mai mare acelor ofertani
care au preul mai apropiat de media preurilor
tuturor ofertelor primite) nu este permis ntruct
nu constituie un criteriu obiectiv legat de obiectul
contractului.
9. Nivel de subcontractare: AC ar trebui s nu
foloseasc nivelul de subcontractare pentru a
limita folosirea acestuia, de exemplu, prin
acordarea unui punctaj mai mare ofertanilor care
propun s nu se foloseasc subcontractarea fa
de punctajul acordat celor care propun
subcontractarea. AC nu are dreptul s limiteze

5-6 zile, 4 puncte

7-8 zile, 3 puncte
9-10 zile, 2 puncte
11 zile, 1 punct
>12 zile, 0 puncte
3. Ofertantul trebuie s specifice dac se vor aduga
unele costuri suplimentare pentru comenzile n regim
de urgen. Numrul estimat de comenzi n regim
de urgen per an este de 500. (Acum AC poate
calcula un cost total per an cu privire la comenzile n
regim de urgen care este transparent i clar.)
4. Durata de via a produselor oferite trebuie s fie
de cel puin 2 ani de la data de fabricaie (criteriu
minim). Durata de via oferit de 5 ani va fi
evaluat i notat n mod favorabil (ofertantul intr
n competiie cu durate de via ntre 2 i 5 ani - nu
se ofer puncte suplimentare pentru o durat de
via oferit mai mare de 5 ani).

77

nivelul de subcontractare propus de un ofertant.

(acest criteriu este unul de selecie)

Etapa de evaluare a ofertelor i de atribuire a contractului

Aceast seciune prezint metodologia pentru efectuarea etapei de evaluare a ofertelor din
cadrul procesului de achiziii publice.
Care sunt diversele metodologii de evaluare care pot fi aplicate?
Metodologia de evaluare folosit depinde de natura i complexitatea procesului de achiziii
publice. Metodologia selectat ar trebui s permit comisiei de evaluare s determine n
mod obiectiv i transparent oferta care furnizeaz cel mai bun raport calitate-pre, prin
examinarea urmtoarelor aspecte:
gradul n care o ofert satisface criteriile calitative;
costul pe ciclul de via;
nivelul riscurilor asociate selectrii unei anumite cotaii; i
criteriile trebuie s fie enumerate (n ordinea prioritii) n documentaia de licitaie
(de obicei, n caietul de sarcini) mpreun cu ponderile lor (dac este cazul) i cu
metodologia de punctare.
Principalele metode de evaluare sunt:
A. Preul cel mai sczut
Metodologia bazat pe preul cel mai sczut este util n cazul achiziiilor publice simple
sau standardizate. Aceasta presupune pur i simplu selectarea ofertei cu preul cel mai
sczut care satisface toate condiiile de participare.
B. MEAT: Calitate/pre punctaj numeric
Aceast metodologie este util pentru evaluarea ofertelor n cazul achiziiilor publice
moderat de complexe n cazul crora criteriile calitative de atribuire au o importan
aproximativ egal. Dup eliminarea ofertelor care nu respect condiiile de participare, se
aloc un scor numeric celor rmase n raport cu fiecare dintre criteriile de atribuire
nelegate de costuri sau calitative dorite, n funcie de nivelul lor de conformitate. Scorurile
se adun pentru fiecare ofert pentru a obine un punctaj general privind calitatea. Apoi,
ofertele sunt ierarhizate n conformitate cu punctajul pentru raportul calitate/pre.
C. MEAT: Metodologia pe baz de punctaj ponderat
Aceast metodologie este util pentru evaluarea ofertelor n cazul achiziiilor publice
complexe care prezint criterii de atribuire cu o importan diferit. Dup eliminarea
ofertelor care nu respect condiiile de participare, fiecrui criteriu i se aloc o pondere
procentual (ansamblul criteriilor reprezentnd 100 %). Ponderea alocat fiecrui criteriu
ar trebui s fie comunicat n documentaia de licitaie i ulterior nu trebuie s se mai
modifice. Preul primete o pondere numeric n acelai mod ca i celelalte criterii i
ponderile se adun pentru a obine un punctaj global.
D. MEAT: Metodologia pe baz de punctaj numeric
Aceast metodologie este util pentru evaluarea ofertelor n achiziiile publice complexe n
cazul crora factorii calitativi diveri sunt punctai n conformitate cu un sistem de
clasificare de la 0 la 5. Dup eliminarea ofertelor care nu respect criteriile de selecie, se
aloc un scor numeric pentru fiecare dintre criteriile de atribuire calitative n funcie de
nivelul de conformitate evaluat, folosind, de exemplu, o scal de la 0 (inacceptabil) la 5
(excepional). Criteriul de pre este punctat i considerat parte a evalurii raportului
calitate-pre. Ofertei cu preul cel mai mic i se aloc de obicei un punctaj de 100 % i

78

celorlali ofertani un procentaj mai mic, n funcie de valoarea ofertelor lor, n mod
proporional. Punctajele sunt totalizate i se efectueaz o evaluare a raportului calitatepre prin compararea punctajelor totale, a costurilor pe ciclul de via i a riscurilor
asociate.
Pot fi contactai ofertanii n timpul etapei de evaluare?
Cnd se evalueaz ofertele, se pot solicita clarificri din partea ofertanilor, dar AC trebuie
s asigure respectarea principiilor tratamentului egal i nediscriminrii. Se recomand ca
toate clarificrile s fie solicite n scris, prin e-mail, s se fac referire la o anumit
seciune din ofert i s se adreseze o ntrebare specific. Ar trebui s se evite adresarea
de ntrebri care s acorde, n esen, ofertantului oportunitatea de a prezenta informaii
suplimentare sau de a-i modifica oferta, ntruct orice astfel de modificri ar putea s
invalideze procesul de evaluare. Dac ofertele conin o eroare n mod clar de natur
aritmetic n preul ofertei, AC poate s contacteze ofertantul pentru a clarifica i corecta
preul ofertei.
Cum ar trebui s ajung comisia de evaluare la decizia sa?
Comisia de evaluare trebuie s puncteze ofertele depuse numai pe baza informaiilor
cuprinse n acestea i a tuturor clarificrilor primite. Orice alte informaii pe care s-ar putea
s le fi primit deja membrii comisiei, inclusiv experiena personal, nu ar trebui s fie luate
n considerare.
Fiecare membru al comisiei de evaluare trebuie s iniieze, s efectueze i s finalizeze o
evaluare individual a fiecrei oferte. Evalurile vor fi centralizate i se va ajunge la un
punctaj stabilit prin consens la nivelul ntregii comisii. Se poate ntmpla ca membrii
comisiei s nu ajung ntotdeauna la aceleai concluzii. n astfel de cazuri, comisia trebuie
s discute fiecare diferen de la nivel individual ct mai amnunit posibil. Discuiile pot
s duc la consens sau fiecare membru i poate menine poziia independent n privina
punctajului care, n aceast situaie, va fi adugat celorlalte evaluri pentru a se calcula o
medie. .n msura n care aceste metode duc la un rezultat inacceptabil pentru oricare
dintre membri, acesta, la alegerea sa, poate solicita ca acest lucru s fie menionat n
raportul final. n cazul n care astfel de diferene sunt elemente concrete (de natur
matematic sau elemente de prob) i nu se pot rezolva prin consens, preedintele
comisiei de evaluare decide i nregistreaz respectivele cazuri i deciziile.
Fia de punctaj ar trebui s nregistreze observaiile prin care se justific punctajul i ar
trebui s asigure faptul c acestea sunt suficiente pentru ca membrul s i poat explica
punctajul. Membrul poate, de asemenea, s fac adnotri pe o copie a ofertei, pe msur
ce o examineaz, dar trebuie remarcat faptul c aceste observaii pot fi menionate n
orice reuniune sau contestaie ulterioar. Toi membrii ar trebui s fie contieni de faptul
c observaiile i recomandrile lor pot face parte dintr-o eviden public i ar trebui s
trateze toate prile evalurii lor innd cont de acest lucru.
Comisia de evaluare ar trebui s decid n avans dac urmeaz:

s puncteze individual i apoi s fac media punctajelor; sau

s ajung la un punctaj comun la nivelul ntregului juriu pentru fiecare ofertant.

n cazul n care se puncteaz ofertele n raport cu criteriile de atribuire, raionamentul de

punctare trebuie s fie decis nainte ca membrii comisiei de evaluare s i nceap

79

evaluarea. Se poate adopta o abordare progresiv, astfel cum se prezint n urmtorul

tabel:
PUNCTAJ
5
4
3
2
1
0

CLASIFICARE
Excepional
Peste ateptri
ntrunete ateptrile
Sub ateptri
Mult sub ateptri
Inacceptabil

Punctajele pentru fiecare ofertant se adun apoi n fia de punctaj general pentru a ajunge
la punctajele finale i la ierarhizare. Aceast metod evit orice favorizare prin punctajul
acordat de unul dintre membrii comisiei de evaluare. Toi membrii comisiei de evaluare
trebuie s semneze i s dateze fiele de punctaj. Preedintele comisiei de evaluare trebuie
s aprobe procesul de punctare ca fiind nregistrat cu exactitate i s confirme c deciziile
luate sunt documentate n mod clar, astfel nct s poat fi explicate ofertanilor.
Cum ar trebui s fie informai ofertanii cu privire la rezultat?
Cnd procesul de evaluare este finalizat, trebuie ca tuturor ofertanilor s le fie notificat
rezultatul n conformitate cu articolul 41 din Directiva 2004/18/CE.
Aceast informaie trebuie transmis de ndat ce s-a adoptat decizia de atribuire a
contractului i cu cel puin 10 zile nainte de ziua n care contractul este atribuit (aa
numitul termen suspensiv).
Dac o persoan solicit o ntlnire de informare n cursul primelor dou zile lucrtoare, AC
trebuie s ofere informaiile n timp util, astfel nct ofertantul sau partea interesat s
intre n posesia informaiilor cu cel puin trei zile lucrtoare nainte de atribuirea
contractului. Aceast informare este cunoscut ca o informare accelerat i, dac este
necesar, aceasta nseamn c atribuirea contractului trebuie amnat la o dat ulterioar
termenului minim de 10 zile.
Informarea accelerat a ofertanilor respini trebuie s explice motivul pentru care au fost
respini i, n cazul n care au depus o ofert admisibil, care au fost caracteristicile i
avantajele relative ale ofertei ctigtoare. Amplitudinea i tipul informaiilor oferite vor
depinde de circumstanele specifice i AC ar trebui s solicite asistena echipei de juriti
pentru a stabili ce anume este adecvat.

80

SETUL DE INSTRUMENTE 7 REDACTAREA CAIETULUI DE SARCINI

Prezentarea setului de instrumente:
Sprijin practicienii n redactarea unui caiet de sarcini cuprinztor i de calitate nalt
printr-un numr de ntrebri i rspunsuri i o list de verificare.
Contextul juridic relevant:
Articolele 23 i 24 din Directiva 2004/18/CE.
Greeli frecvente:
Definirea specificaiilor tehnice reprezint un domeniu n care se fac numeroase greeli,
adeseori ca urmare a lipsei de competene/experien n ntocmirea unor astfel de
documente. n continuare se prezint o list cu aspecte tipice care duc la greeli:

deseori, caietul de sarcini nu include aspecte importante ale unei lucrri i acestea
sunt adugate ntr-o etap ulterioar, ceea ce duce la confuzie i la o concuren
neloial;
un rspuns insuficient din partea pieei sau preuri anormal de sczute (sau preuri
de ofert care variaz n mod necontrolat) pot adeseori s se datoreze unui caiet
de sarcini nesatisfctor (dei acest aspect poate fi, de asemenea, rezultatul unor
condiii de pia anormale). Fiecare parte trebuie s cunoasc i s neleag ce
anume i se solicit (consensus ad idem);
atribuirea de contracte de achiziii publice de lucrri/servicii/bunuri suplimentare
care deriv din contractul principal i care ar fi trebuit prevzute;
o pretins urgen extrem provocat de evenimente neprevzute, dei n
realitate, aceasta s-a datorat unui calendar nerealist i/sau unei slabe planificri;
nclcri ale cerinelor n materie de tratament egal, nediscriminare i transparen
(n special prin menionarea unor nume de produse sau prin specificaii restrictive);
prevederi ilegale, incorecte sau inadecvate (n special cele privind criteriile de
selecie i atribuire i cele care favorizeaz contractanii locali);
caietul de sarcini nu conine un calendar pentru proiect i ofertare sau criteriile de
selecie i atribuire.

ntrebri i rspunsuri
Ce este un caiet de sarcini i cnd, cum i de ctre cine este acesta ntocmit?
Caietul de sarcini este documentul esenial al procesului de achiziii publice care stabilete
nevoile care urmeaz s fie satisfcute prin respectivul proces. El constituie baza pentru
alegerea ofertantului ctigtor i va fi ncorporat n contractul care stabilete ce anume
trebuie s livreze ofertantul ctigtor. Examinarea sa final i aprobarea sa constituie prin
urmare, un punct de decizie fundamental n procesul de achiziii publice i este important
ca cei care i asum aceast decizie s aib cunotinele, autorizarea i experiena
necesare. Aprobarea caietului de sarcini este de obicei o etap-cheie n procesul de
verificare de tip poart de acces. Scopul caietului de sarcini este de a furniza posibililor
furnizori o descriere clar, exact i complet a nevoilor AC i, astfel, de a le permite s
propun o soluie care s satisfac respectivele nevoi.
n funcie de complexitatea sa, caietul de sarcini poate fi ntocmit de ctre o persoan sau
o echip din cadrul organizaiei AC sau de consultani externi. Cu excepia cazurilor cele

81

mai simple, cei care ntocmesc caietul de sarcini vor trebui s colecteze informaii de la o
serie de pri interesate i din surse diferite, incluznd exemple de caiete de sarcini
anterioare pentru achiziii publice similare.
n cazul proceselor de achiziii publice simple, caietul de sarcini este ntocmit nainte de
publicarea (n JOUE) a anunului de participare. n cazul proceselor de achiziii publice mai
complexe, caietul de sarcini este realizat pornind de la o declaraie a cerinelor
operaionale, detaliat n cursul pregtirii analizei de rentabilitate. n cazurile excepionale
ale procedurii negociate sau ale dialogului competitiv, caietul de sarcini poate fi creat pe
msur ce se dezvolt proiectul.
n mod obinuit, caietul de sarcini trece printr-un proces de perfecionare. Cerinele de nivel
nalt sunt perfecionate n mod progresiv la un nivel la care s ofere furnizorilor detaliile
necesare pentru ca acetia s neleag ce anume se solicit i s dezvolte o soluie
adecvat. O cerin poate fi perfecionat n consultare cu furnizorii ca parte a unui studiu
de pia sau dup etapa de selecie a furnizorilor. Acest lucru poate fi util n mod special n
cazul n care se au n vedere soluii inovatoare. Acest proces trebuie gestionat cu grij i
integritate pentru a acorda un tratament egal furnizorilor poteniali i a evita acuzaiile de
prtinire (care adeseori duc la reclamaii). Caietul de sarcini nu trebuie s utilizeze o
exprimare care s implice o soluie care face obiectul unui drept de proprietate sau mrci
de produse. ntotdeauna trebuie s se utilizeze termenul sau echivalent.
De asemenea, caietul de sarcini conine informaii generale pentru a i ajuta pe furnizori s
neleag cerina n context i ofer material justificativ. Volumul informaiilor generale
poate fi considerabil iar copierea i trimiterea lor tuturor furnizorilor poteniali poate fi o
sarcin complicat. n cazul proceselor de achiziii publice foarte complexe, informaiile
generale pot fi puse la dispoziie pe un CD separat sau pot fi accesate fizic ntr-o camer
de date.
Caietul de sarcini trebuie finalizat nainte de transmiterea acestuia ctre furnizori
mpreun cu invitaia de participare la licitaie. Este necesar s se stabileasc persoana
care este cea mai potrivit pentru a verifica respectivul caiet de sarcini n scopul de a se
asigura c este exact i complet, precum i persoana care ar trebui s participe la
evaluarea rspunsurilor la acesta.
A se vedea, de asemenea, seciunea 2.4.

Cerinele sunt prevzute la articolul 23 i anexa VI la Directiva 2004/18/CE.

Ele cuprind urmtoarele:

specificaiile tehnice trebuie s fie prevzute n documentaia de licitaie;

specificaiile tehnice trebuie s fie suficient de precise pentru a permite ofertanilor s

determine obiectul contractului i autoritilor contractante s atribuie contractul;

specificaiile tehnice trebuie s permit accesul egal al ofertanilor i s nu aib ca

efect impunerea unor obstacole nejustificate n calea liberei concurene n procedurile
de achiziii publice;

specificaiile se formuleaz prin referire la standarde naionale i europene, agremente

tehnice europene, standarde internaionale sau alte sisteme tehnice de referin
stabilite de organismele europene de standardizare sau la standarde naionale,

82

agremente tehnice naionale sau specificaii tehnice naionale referitoare la

proiectarea, calculul i execuia lucrrilor i utilizarea produselor. Fiecare referin este
nsoit de expresia sau echivalent;

specificaiile tehnice pot, de asemenea, s includ cerine funcionale cum ar fi

caracteristici de mediu;

AC trebuie s accepte o ofert care dovedete n mod satisfctor pentru AC c

ndeplinete ntr-un mod echivalent cerinele din caietul de sarcini, cerinele funcionale
sau privind eticheta ecologic a UE sau standardele menionate n documentaia de
licitaie. Un mijloc de dovad adecvat ar putea fi reprezentat de un dosar tehnic emis
de productor sau de un raport de testare emis de un organism recunoscut;

specificaiile tehnice nu trebuie s menioneze o producie determinat, o origine

determinat sau un procedeu determinat, i nici nu se pot referi la o marc comercial,
la un brevet, la un tip, la o origine sau la o producie determinat, care ar avea ca efect
favorizarea sau eliminarea anumitor ntreprinderi sau produse.;

astfel de referiri sunt permise numai n situaii excepionale, cnd o descriere suficient
de precis i inteligibil a obiectului contractului nu este posibil, referirea trebuie s
fie nsoit de expresia sau echivalent. AC trebuie s justifice motivul utilizrii de
mrci nregistrate, brevete etc. n specificaiile tehnice;

specificaiile trebuie s fie definite astfel nct s in cont de criteriile n materie de

accesibilitate pentru persoanele cu handicap sau de proiectarea pentru toi utilizatorii;

definiiile specificaiilor i standardelor sunt prevzute n anexa VI la Directiva

2004/18/CE.

Care sunt diversele tipuri de specificaii?

Exist trei tipuri de specificaii (uneori cunoscute sub denumiri diferite): specificaii bazate
pe intrri, specificaii bazate pe realizri i specificaii bazate pe rezultate.

Specificaiile bazate pe intrri (uneori denumite specificaii tehnice) reprezint o serie

de instruciuni despre cum trebuie executat o sarcin. n mare parte, aceste specificaii
nu mai sunt la mod (cu excepia achiziiilor publice de baz) deoarece sunt inflexibile,
adeseori nu reflect raportul calitate-pre i nu permit ofertantului s inoveze. Orice
articole suplimentare adugate ulterior vor fi facturate, de obicei, la un pre majorat.
Aceste specificaii sunt utilizate de obicei pentru o evaluare numai pe baza criteriului
preului cel mai redus.

Specificaiile bazate pe realizri se axeaz pe rezultatele dorite ale unui serviciu pe

plan operaional, i nu pe o specificaie tehnic detaliat cu privire la modul n care
trebuie prestat serviciul; acest lucru ofer prestatorilor posibilitatea de a propune soluii
inovatoare la care s-ar putea ca echipa procesului de achiziii publice s nu se fi gndit.

Specificaiile bazate pe rezultate sunt probabil cel mai uor de ntocmit dintre toate,
dar i cel mai dificil de evaluat (i monitorizat). Ele nu descriu intrrile sau prestaiile
contractantului, ci reprezint o declaraie a beneficiilor care trebuie realizate.

Ultimele dou tipuri sunt de obicei justificate de una sau mai multe declaraii de
metodologie prezentate de ofertant mpreun cu oferta, care stabilesc modul de
satisfacere a cerinelor din specificaie pe care l propune ofertantul. Este posibil ca fiecare

83

ofertant s propun ceva diferit, astfel nct este necesar ca aceste alternative s poat fi
evaluate de ctre comisia de evaluare.
Cum va fi evaluat conformitatea ofertelor cu cerinele din caietul de sarcini?
Strategia de evaluare prevede abordarea n materie de evaluare i matricea de evaluare
prezint modul n care se va efectua procesul. Planul i modelul de evaluare ar trebui
dezvoltate n paralel cu caietul de sarcini pentru a garanta c:
toate informaiile necesare pentru evaluare sunt solicitate de la furnizori;
cerinele i solicitrile de informaii din caietul de sarcini sunt acoperite de evaluare;
i
c rspunsurile furnizorilor vor fi oferite sub o form care corespunde cu modelul
de evaluare.
Sunt permise variante de ofert?
n temeiul articolului 24 din Directiva 2004/18/CE, AC pot s includ (dac au ales astfel)
n documentaia lor posibilitatea variantelor de ofert, n cazul n care atribuirea
contractului se bazeaz pe criteriul MEAT. Posibilitatea variantelor este inclus n cazul n
care AC a ntocmit un caiet de sarcini, dar consider c s-ar putea s existe un mod mai
bun, mai eficient, cu un raport calitate-pre mai bun sau mai inovator de executare a
proiectului de care este posibil s nu fie pe deplin contient. Variantele se refer la
maniera diferit n care s-ar putea s fie completate rspunsurile la invitaia de a participa
la licitaie. Variantele de ofert sunt permise n circumstanele reglementate de directiv,
dar dac un ofertant depune o variant de ofert, criteriile i planul de evaluare trebuie s
fie pregtite i apte de a evalua oferta.
Documentaia (i anunurile) de licitaie trebuie s enune n mod clar dac se va permite
sau nu variantele de ofert. Dac se intenioneaz acceptarea variantelor de ofert, atunci
AC ar trebuie s asigure urmtoarele:
Planificarea posibilitatea ca variantele de ofert s poat fi tratate n etapa de
planificare a procesului de achiziii publice. Studiile de pia ar trebui s identifice
dac exist o posibilitate ca cerinele din proiectul de caiet de sarcini s poat fi
ndeplinite de un contractant prin metode diferite de cele anticipate. Dac acest
lucru este posibil i AC dorete s accepte aceast posibilitate, atunci caietul de
sarcini trebuie ntocmit n consecin.
Caietul de sarcini AC poate s solicite variante de ofert numai n cazul
specificaiilor bazate pe realizri sau pe rezultate.
Criteriile i metodologia de atribuire criteriile de atribuire trebuie s fie
elaborate astfel nct att ofertele conforme, ct i variantele de ofert s
poat fi evaluate prin folosirea acelorai criterii. Este esenial ca aceste criterii de
atribuire s fie testate n mod riguros n etapa de planificare a procesului de
achiziii publice. Ceea ce se poate ntmpla i se ntmpl deseori este ca aceste
criterii de atribuire s nu fie suficient de solide pentru a permite o evaluare
echitabil, deschis i transparent; cu toate acestea, criteriile de atribuire nu pot fi
ntocmite din nou odat ce au fost stabilite n etapa de planificare i au fost
publicate. n cazuri extreme, acest lucru poate duce la o licitaie care trebuie
anulat i lansat din nou.
Cerine prevzute la articolul 24 din Directiva 2004/18/CE

84

Utilizarea variantelor de ofert impune oferta cea mai avantajoas din punct de
vedere economic drept criteriu de atribuire;
AC indic n documentaia de licitaie dac autorizeaz sau nu variantele;
dac se permite prezentarea de variante de ofert, AC prevede o list cu cerinele
minime care trebuie satisfcute de variant;
numai variantele care satisfac cerinele minime se iau n considerare.

85

Lista de verificare a caietului de sarcini

Caietul de sarcini trebuie s fie coerent cu:
justificarea oportunitii achiziiei;
anunurile publicate n JOUE;
strategiile privind procedura de achiziii publice i contractul;
metodologia de evaluare.
n general, caietul de sarcini:
sprijin standardizarea i raionalizarea bunurilor/serviciilor?
limiteaz competiia?
permite contractantului s decid n mod rapid dac s oferteze sau nu?
acioneaz ca o barier n calea produselor alternative/tehnologiei noi/avansate?
ncurajeaz inovaia?
corespunde specificaiilor standard utilizate n cadrul organizaiei?
include articole care ar putea fi tratate mai bine prin intermediul unui alt
contract?
reflect prioritile n materie organizaional, cum ar fi strategia local privind
IMM-urile?
permite oferte din partea consoriilor?
identific metoda de achiziionare?
include prevederi privind sanciuni/ctiguri pentru a stimula performana?
acoper confidenialitatea i protecia datelor?
prezint un calendar realist pentru procesul de achiziie public i de executare
a contractului?
stabilete data de ncepere i de ncheiere a contractului/perioada contractual
i toate prelungirile posibile?
ofer o asigurare privind volumele (sau sunt grupate?)?
permite subcontractarea?
dispune de un mecanism de control al versiunii?
Caietul de sarcini este:
uniform pentru cerinele identice sau similare?
clar, complet, fiabil i verificat?
uor de integrat ntr-un contract?
imposibil s genereze contestaii?
lipsit de solicitri de informaii irelevante?
AC:

a consultat partenerii-cheie, prile interesate din sector, prile interesate

oficiale, comunitile locale, sectorul teriar, sindicatele?
a identificat nevoile utilizatorului, inclusiv nevoile la nivel local?
a reflectat la modul n care va fi integrat inovaia n execuie?
a fcut studii de pia - poate prezenta costul probabil i calendarul
termenelor?
a avut n vedere mecanisme de execuie alternative?
a efectuat o evaluare a riscurilor i a repartizat n mod adecvat riscurile?
a avut n vedere impactul provocat de eecul furnizorului?

86

a identificat ce anume urmeaz s fie achiziionat i dac obiectul achiziiei

publice va satisface nevoile clientului?
a inut cont de prioritile la nivelul organizaiei i de consultrile cu piaa i cu
prile interesate la ntocmirea contractului?
a stabilit domeniul de aplicare i gama lucrrilor/serviciilor/bunurilor solicitate?
a stabilit criteriile de selecie i atribuire, inclusiv ponderile, mecanismul i
metodologia de punctare (i le-a documentat)?
s-a asigurat in privina claritii criteriilor de atribuire?
a ncercat efectuarea unor simulri pentru a testa criteriile de selecie i
atribuire?
a avut n vedere colaborarea cu ali achizitori publici?
s-a asigurat c declaraiile de interese/privind conflictul de interese s-au fcut
sau vor fi fcute (n mod special de ctre consultani i membrii comisiei de
evaluare)?
a avut n vedere i a identificat elementele obligatorii/recomandabile ale
caietului de sarcini?
a tratat aspectele legate de responsabilitatea social?
a avut n vedere mprirea pe loturi?
s-a asigurat c exist finanare disponibil?
a implementat un plan de comunicare?
a instituit dispoziii pentru a nghea caietul de sarcini (i bugetul) la o dat
adecvat?

Examinarea caietului de sarcini curent:

a definit caietul de sarcini n mod exact realizrile/rezultatele solicitate?
a identificat caietul de sarcini cu precizie cerinele clientului?
exist dispoziii cu privire la informarea privind specificaiile viitoare?

87

SETUL DE INSTRUMENTE 8 MODIFICAREA CONTRACTELOR

Prezentarea setului de instrumente:
Acest set de instrumente definete problemele care apar dac un contract poate fi
modificat sau dac unui contractant existent i se pot atribui lucrri/servicii/bunuri
suplimentare sub forma unei liste de ntrebri i rspunsuri i ofer exemple de bune
practici despre cum poate fi evitat aceast situaie, n principal printr-o mai bun
planificare i controale sau prin organizarea unei noi proceduri de achiziii competitive cu
privire la cerinele suplimentare.
Contextul juridic relevant:
Articolele 30 i 31 (articolul 61 privind lucrri suplimentare n concesiuni) din Directiva
2004/18/CE.
Greeli frecvente:
AC presupune n mod greit c modificrile necesare n cursul etapei de executare pot fi
pur i simplu integrate fie prin modificarea contractului existent, fie prin ncheierea unui
contract de lucrri sau servicii suplimentare cu contractantul existent care execut
contractul, dac respectivele modificri nu majoreaz valoarea contractului iniial cu mai
mult de 50 %.
Buna practic:
Principiul general este c n cursul etapei de executare a contractului, AC nu poate s
modifice condiiile eseniale ale acestuia. Orice astfel de modificare trebuie s fie
considerat ca fiind echivalent cu ncheierea unui contract nou, care, n principiu, impune
o licitaie nou. O modificare la contract sau un contract de lucrri sau servicii
suplimentare poate viza: modificri privind obiectul sau natura contractului; preul; durata;
sau volumul de lucrri. Contractele (sau modificrile la contract) cu privire la lucrri sau
servicii suplimentare se pot atribui n mod direct (adic fr publicare prealabil) numai
dac sunt ndeplinite cumulat condiiile prevzute la articolul 31 alineatul (4) litera (a) din
Directiva 2004/18/CE. Principiul de baz este c orice modificri care schimb contractul n
ceea ce privete valoarea, calendarul sau sfera sa de cuprindere (volum, obiect sau natur)
n aa msur nct ar putea s schimbe rezultatul licitaiei originale ar trebui s fie
tratate ca substaniale i, prin urmare, ar trebui organizat o procedur de achiziii
publice pentru un nou contract de lucrri/servicii/ bunuri suplimentare.
Lucrrile sau serviciile suplimentare pot fi permise numai dac apar circumstane
neprevzute. Circumstanele neprevzute trebuie s fie interpretate foarte restrictiv i
trebuie s fie justificate.
O serie de msuri pe parcursul ciclului procedurii de achiziii publice pot ajuta la evitarea
riscului apariiei de modificri sau de contracte de lucrri sau servicii suplimentare. Este
posibil ca nu toate aceste msuri s fie relevante pentru fiecare caz n parte. AC trebuie s
examineze fiecare msur i s decid care dintre msurile urmtoare este pertinent:
o verificare de tip poart de acces prin care s se evalueze dac toate studiile i
investigaiile necesare nainte de lansarea contractului sunt finalizate;
nghearea caietului de sarcini i a bugetului n etapa de planificare a procedurii de
achiziii publice;

88

asigurarea faptului c, n etapa cererii de oferte, contractul iniial prevede lucrri,

servicii sau bunuri suplimentare i include preurile aplicabile;
utilizarea contractelor pro forma standard care vor include clauze de control al
modificrilor, precum i reglementrile anuale n materie de preuri;
implementarea de proceduri formale care impun ca modificrile s fie documentate
i aprobate de ctre conducerea superioar a AC i/sau comisia de evaluare.

O AC diligent ar trebui, de exemplu, cu privire la un contract de lucrri, fie s efectueze

toate studiile geotehnice necesare pentru a determina n avans condiiile de pe teren, fie
s atribuie riscurile contractantului, dar prin acordarea unui termen adecvat ofertanilor
pentru ca acetia s efectueze propriile lor investigaii n scopul de a cuantifica riscurile i
preul n mod corespunztor. Toate aprobrile, autorizaiile de construcie i licenele
relevante trebuie s fie obinute de o AC diligent anterior nceperii lucrrilor i obinerea
lor nu trebuie/nu poate s fie utilizat cu titlu de circumstane neprevzute pentru a
justifica atribuirea direct a lucrrilor suplimentare.
Cea mai bun modalitate de a evita modificrile substaniale n timpul etapei de executare
const ntr-o planificare mai atent, inclusiv finalizarea tuturor studiilor necesare nainte
de contractare, alegerea unei proceduri de achiziii adecvate i utilizarea unei forme de
contract cu pre, stimulente i transfer de riscuri adecvate. Planurile pentru situaii
neprevzute ar trebui s prevad posibilitatea necesitii unor lucrri/servicii/bunuri
suplimentare i s permit lansarea unei noi licitaii pentru astfel de suplimentri, dac
este necesar.
ntrebri i rspunsuri
.1. Cnd poate o AC s atribuie un contract de lucrri sau servicii suplimentare
n mod direct n timpul etapei de executare?
R.1. Articolul 31 din Directiva 2004/18/CE definete circumstanele n care o AC poate s
utilizeze procedura negociat fr publicarea unui AP pentru a atribui n mod direct
lucrrile/serviciile/ bunuri suplimentare. Trebuie s fie satisfcute urmtoarele condiii
[articolul 31 alineatul (4)]:
a) pentru lucrrile sau serviciile suplimentare care nu au fost incluse iniial n proiect
sau n contractul iniial i care au devenit necesare, ca urmare a unor situaii
neprevzute, pentru execuia lucrrii sau serviciilor descrise de acestea, cu condiia
atribuirii contractului operatorului economic care execut respectiva lucrare sau
serviciu:
n cazul n care respectivele lucrri sau servicii suplimentare nu pot fi
separate din punct de vedere tehnic sau economic de contractul iniial fr a
constitui un inconvenient major pentru autoritile contractante sau
n cazul n care respectivele lucrri sau servicii, chiar dac pot fi separate de
executarea contractului iniial, sunt strict necesare pentru finalizarea
acestuia.
Cu toate acestea, valoarea cumulat a contractelor atribuite pentru lucrri/
servicii/bunuri suplimentare nu poate depi 50 % din valoarea contractului iniial.
Toate aceste condiii cumulative [i anume, (i) neprevzute, (ii) care nu pot fi
separate sau, dac pot fi separate strict necesare i (iii) cu valoare care nu
depete 50 % din valoarea contractului iniial] trebuie s fie ndeplinite pentru a

89

justifica atribuirea direct a lucrrilor sau a serviciilor suplimentare. Excepiile

prevzute de Directiva 2004/18/CE trebuie s fie interpretate n mod strict.
b) pentru lucrri sau servicii noi, constnd n repetarea lucrrilor sau serviciilor
similare ncredinate de ctre aceleai autoriti contractante operatorului economic
ctigtor al contractului iniial, cu condiia ca respectivele lucrri sau servicii s fie
conforme cu un proiect de baz i ca acesta s fi fcut obiectul unui contract iniial
atribuit prin procedur deschis sau restrns. Posibilitatea de a se recurge la
aceast procedur trebuie s fie indicat nc de la licitarea primului contract, iar
AC in seama de costurile totale estimate pentru lucrrile sau serviciile
suplimentare atunci cnd calculeaz valoarea contractului. Aceast procedur se
poate folosi numai n cursul primilor trei ani de la data ncheierii contractului iniial.
Orice AC care ncearc s foloseasc articolul 31 trebuie s se asigure c circumstanele
sale specifice corespund celor prevzute n directiv.
.2. Este posibil s se prevad posibilitatea introducerii unor modificri viitoare
n documentaia de licitaie?
R.2. Autoritatea contractant poate s prevad n mod expres n documentaia de licitaie
posibilitatea introducerii n viitor a unor modificri la condiiile din contractul iniial. Clauza
care prevede o astfel de posibilitate trebuie s fie redactat ntr-o manier clar, precis i
neechivoc, enunnd obiectul i natura modificrilor posibile i condiiile n temeiul crora
poate fi utilizat clauza. Clauzele care sunt vagi, imprecise sau care permit autoritilor
contractante s introduc modificri dup bunul lor plac nu vor fi valabile.
.3. Cnd poate fi modificat un contract ntr-un mod nesubstanial i cum se face
acest lucru n practic?
R.3. n principiu, un contract de achiziii publice nu poate fi modificat cu excepia situaiilor
n care acest lucru este permis prin Directiva 2004/18/CE sau de ctre jurisprudena
relevant.
n afar de situaiile prezentate mai sus (adic, lucrri sau servicii suplimentare i clauza
de revizuire adecvat), Directiva 2004/18/CE i jurisprudena existent interzic modificrile
substaniale la contracte fr o nou procedur de achiziii publice. Posibilitatea de a opera
modificri dup semnarea contractului este limitat n acelai mod ca n perioada dintre
publicarea AP i atribuire. Modificrile operate dup semnarea contractului ar putea fi
percepute ca ncercri de eludare a Directivei 2004/18/CE. Urmtoarele orientri trebuie
avute n vedere:
principiile tratamentului egal i transparenei sunt valabile pe parcursul ntregii
perioade contractuale (de la nceput pn la sfrit);
AC trebuie s respecte dispoziiile coninute n documentaia de licitaie;
modificrile substaniale referitoare la contract ar necesita o nou licitaie;
AC poate opera modificri dup semnarea contractului, dar numai dup ce a
beneficiat de consultan privind efectele juridice.
ntrebarea-cheie este ce nseamn o modificare substanial?
.4. Care sunt cele trei criterii ale unei modificri substaniale?

90

R.4. O modificare la contract este substanial dac ndeplinete unul sau mai multe dintre
criteriile urmtoare:
modificarea ar avea un impact asupra persoanei creia AC i-a atribuit contractul
iniial. Dac, n cursul perioadei contractuale, se opereaz modificri care ar fi
ncurajat participarea altor ofertani sau care ar fi permis AC s accepte o alt
licitaie, atunci respectivele modificri trebuie s fie considerate ca substaniale i
ele nu sunt permise;
modificarea extinde n mod semnificativ contractul, din punct de vedere cantitativ
sau calitativ, pentru a include elemente care iniial nu au fost prevzute la data
licitaiei;
modificrile influeneaz echilibrul economic n favoarea unei pri private ntr-o
manier care nu a fost specificat n condiiile contractuale iniiale.
n oricare dintre circumstanele de mai sus, modificrile sunt substaniale i interzise. n
prezent exist un volum important de jurispruden cu privire la acest subiect, pe care AC
ar trebui s o cunoasc i pe care o poate consulta dac are neclariti.
Jurisprudena anterior menionat se bazeaz pe principiile tratamentului egal,
nediscriminrii i transparenei. Directiva 2014/24/UE codific normele privind modificrile,
inclusiv conceptul de modificri substaniale.
.5. Ce sunt circumstanele neprevzute?
R.5. Circumstanele neprevzute sunt circumstanele pe care o AC diligent nu ar fi putut n
mod rezonabil s le prevad de la nceput i aceste circumstane nu pot fi atribuite
aciunilor AC, cum ar fi o planificare slab (a se vedea i cauzele T-540/10 i T-235/11,
Spania/Comisia). Acest criteriu ar trebui aplicat n mod strict. Circumstanele neprevzute
trebuie s fie evaluate de la caz la caz i pot cuprinde (printre altele):
legi/reglementri noi (dup caz);
greve.
.6. Cnd se aplic criteriile privind 50 %?
R.6. Articolul 31 din Directiva 2004/18/CE reglementeaz o situaie special de utilizare a
procedurii negociate fr publicarea unui AP, cu alte cuvinte negocierea direct. Plafonul de
50 % din valoarea contractului iniial este inclus n directiv ca o atenionare. AC poate s
utilizeze opiunea privind pragul de 50 % numai dac au aprut circumstane neprevzute
care sunt bine documentate i dac este oferit o justificare cu privire la motivele pentru
care nu este posibil o licitaie nou. AC i revine responsabilitatea de a face dovada
circumstanelor neprevzute i a faptului c acestea nu pot fi atribuite aciunilor sale.
.7. Sunt opiunile cu privire la suplimentri n cadrul contractului cel mai bun
mod de a proceda?
R.7. O metod de a evita elementele suplimentare n contract este aceea de a le fi
planificat de la nceput ca lucrri/servicii/bunuri suplimentare opionale. Directiva permite
includerea de opiuni n contract, totui acestea trebuie s fie specificate, calculate, tarifate
i evaluate n mod clar ca parte a contractului propus iniial. Opiunea desemneaz dreptul
AC de a achiziiona lucrri, servicii sau bunuri suplimentare. O opiune poate fi att dreptul
de a cumpra alte/mai multe lucrri/servicii/bunuri, ct i dreptul de a extinde contractul
curent. Opiunea trebuie s fie prezentat n mod clar n documentaia de licitaie.

91

Opiunea trebuie s aib un pre stabilit de ofertani i s fie calculat n volumul total n
procesul de atribuire. Dac o modificare nu este acoperit de o opiune, modificrile pot fi
fcute numai dac nu sunt substaniale. n acest caz, AC ar trebui, de asemenea, s se
raporteze din nou la articolul 31 din Directiva 2004/18/CE i s verifice aplicabilitatea
acestuia. Prin urmare, directiva permite modificri numai dac acestea sunt acoperite de o
opiune care permite modificarea i dac opiunea are un pre corespunztor. n cazul n
care modificarea la contractul iniial este considerat substanial, este necesar s se
iniieze o nou procedur de adjudecare a contractului. Cea mai bun practic const n a
folosi opiunile pentru a prevede posibilitatea contractelor suplimentare. Opiunile trebuie
s fie incluse n valoarea total a contractului.
.8. Cum ar trebui s fie documentate i aprobate modificrile?
R.8. Att procedurile interne ale AC, ct i contractele propriu-zise ar trebui s stabileasc
metodologia de documentare i aprobare a modificrilor. Contractele ar trebui s includ o
clauz privind modificrile (variaiile) i aceasta ar trebui s explice cum va funciona
sistemul de modificare. n mod obinuit, modificrile pot fi propuse/aprobate de persoana
desemnat s gestioneze contractul. n cazul unui contract de lucrri de construcie, este
vorba despre arhitectul sau inginerul care solicit o variaie printr-un formular standard;
preul acesteia va fi evaluat de un inginer de cantiti. Contractul ar trebui s includ o
clauz care s permit contractantului s conteste valoarea variaiei. Mecanisme de
control similare ar trebui s fie implementate i pentru contractele de prestri servicii.
Buna practic n cazul tuturor modificrilor care implic costuri suplimentare peste
anumite praguri const n a se solicita aprobarea lor de ctre nivelul superior al conducerii
din cadrul AC.

92

SETUL DE INSTRUMENTE 9 LISTA DE VERIFICARE A CONFORMITII

Prezentarea setului de instrumente:
n continuare se prezint o list de verificare final a elementelor-cheie care sunt adeseori
controlate ex post pentru a se verifica dac procedura de achiziii publice a respectat
obligaiile minime.
List de verificare
Etapa de planificare
1) Ar fi trebuit s fie publicat contractul n JOUE, dar nu a fost?
2) A fost mprit contractul n mod artificial n scopul de a se evita cerina privind
publicarea unui AP n JOUE?
3) A fost subestimat valoarea contractului comparativ cu preul de contract real, fie n
mod intenionat, fie n mod neintenionat, n special n cazurile n care preul din buget
este imediat sub pragul din directiv, dar preul din contractul real depete acest
prag?
4) Dac un contract a fost atribuit n mod direct de ctre AC fr publicare, cum ar fi un
contract de prestri servicii IIB din Directiva 2004/18/CE (lista serviciilor care nu
trebuie scoase la licitaie n mod obligatoriu), verificai existena unui interes
transfrontalier, (operatorii economici dintr-un alt stat membru ar putea avea un
interes n a oferta)?
5) n ceea ce privete procedurile de atribuire de contracte cu valoare care nu depete
pragul, exist elemente care s indice o nclcare a legislaiei naionale n materie de
achiziii publice?
6) n cazul n care contractul a fost atribuit printr-o procedur negociat fr publicarea
prealabil, poate fi justificat unul dintre cazurile permise (prin articolul 31 din Directiva
2004/18/CE)?
7) n cazul n care contractul a fost atribuit prin procedur negociat cu publicarea
prealabil a unui AP sau a fost folosit procedura dialogului competitiv, au fost
ndeplinite condiiile relevante (articolul 30 din Directiva 2004/18/CE) pentru a fi
utilizate aceste proceduri?
8) Autoritatea contractant a fcut uz de prevederile privind excepiile sau urgena
pentru a evita publicarea, a limita concurena i/sau a accelera procedura, fr ca
aceast alegere s poat fi justificat prin factori neprevzui aflai n afara
controlului AC?
9) Dac s-a urmat procedura dialogului competitiv, exist vreo justificare valabil
(articolul 29 din Directiva 2004/18/CE) cu privire la complexitatea datorat structurii
juridice, tehnice i/sau financiare a proiectului?
10) A fost creat o comisie de evaluare ntr-o etap adecvat a procedurii i a autorizat
comisia de evaluare sau conducerea AC etapele-cheie ale procedurii de achiziii
publice?
11) Structura comisiei de evaluare a fost adecvat pentru obiectul contractului i au
semnat toi membrii ei o declaraie privind conflictul de interese?

93

12) Contractul reflect consultrile cu piaa i prile interesate i prioritile operaionale

ale organizaiei, precum i asigurarea unei competiii valabile?
Etapa de publicare i de cerere de oferte
13) S-au respectat termenele minime specificate n Directiva 2004/18/CE (n funcie de
publicarea sau nepublicarea unui AP)?
14) Au fost incluse toate elementele obligatorii (anexa VII A la Directiva 2004/18/CE) n
AP?
15) A fost indicat finanarea prin grant de la UE n AP? (este de reinut c acest lucru nu
este obligatoriu, dar constituie o bun practic n cazul proiectelor sprijinite prin
granturi de la UE)
16) Prevede n mod clar AP sau documentele descriptive asociate criteriile care urmeaz
s fie folosite pentru selecia ofertanilor capabili i evaluarea celei mai bune oferte?
17) n cazul n care contractul urmeaz s fie atribuit celei mai avantajoase oferte din
punct de vedere economic (MEAT), au fost enumerate ponderile asociate criteriilor de
atribuire n AP sau n documentul descriptiv asociat, sau dac acest lucru nu a fost
posibil, au fost enumerate criteriile n ordine descresctoare n funcie de importana
lor?
18) n cazul n care este relevant i posibil, specificaiile tehnice iau n considerare criteriile
de accesibilitate pentru utilizatorii cu handicap [articolul 23 alineatul (1) din Directiva
2004/18/CE]?
19) Specificaiile tehnice permit accesul egal la licitaie pentru toi ofertanii i fr a crea
obstacole nejustificate n calea concurenei (articolul 23 din Directiva 2004/18/CE), de
exemplu, se evit stabilirea de standarde naionale fr recunoaterea posibilitii
utilizrii unor standarde echivalente?
20) Sunt permise variantele i a fost acest lucru menionat n AP?
21) Sunt utilizate criteriile MEAT i a fost acest lucru menionat n AP?
22) n ceea ce privete procedurile restrnse, au fost selectate i invitate n scris i
simultan [articolul 44 alineatul (3) din Directiva 2004/18/CE] cel puin cinci
ntreprinderi (trei n cazul procedurii dialogului competitiv i al procedurii negociate cu
publicare) pentru a depune oferte, a negocia sau a lua parte la dialog?
23) S-a rspuns solicitrilor de informaii din partea ofertanilor prin tratarea egal a
tuturor ofertanilor i n cadrul termenelor stabilite n Directiva 2004/18/CE (adic n
termen de ase zile de la solicitare i cu cel puin ase zile nainte de data-limit de
primire a ofertelor)?
24) La deschiderea ofertelor, s-au deschis toate ofertele odat, n prezena a cel puin doi
reprezentani oficiali din cadrul comisiei de evaluare, au fost ele nregistrate corect i
au fost respinse ofertele primite dup data/ora-limit de primire a ofertelor?
Etapa de selecie
25) n cazul procedurii restrnse, negociate cu publicare prealabil sau a dialogului
competitiv, dac numrul participanilor care urmau s fie invitai dup preselecie
trebuia limitat, s-au menionat criteriile de ntocmire a listei de preselecie n AP sau

94

n documentele descriptive asociate i s-a stabilit numrul maxim i minim de

participani care urmau s fie nscrii pe lista de preselecie?
26) Criteriile de selecie utilizate pentru a selecta candidaii capabili s execute contractul
s-au limitat la cele permise de directiv, de exemplu, situaia personal, capacitatea
financiar, capacitatea tehnic, experiena relevant, expertiza i competena?
27) Criteriile aplicate au fost numai acelea prevzute n instruciunile ctre ofertani i n
AP?
28) Criteriile de selecie au fost aplicate n mod echitabil i egal ntre candidai?
29) Dac unii candidai au fost respini n etapa de selecie, motivele respingerii au fost
valabile?
Etapa de atribuire
30) A efectuat comisia de evaluare un proces de evaluare nediscriminatoriu conform
metodologiei prezentate n AP sau n documentele descriptive asociate n scopul de a
atribui contractul?
31) Criteriile folosite pentru a evalua ofertele i ponderile asociate lor au fost strict cele
stabilite n instruciunile ctre ofertani sau n AP?
32) n cazul n care s-a folosit procedura restrns sau negociat sau a dialogului
competitiv, s-a folosit vreunul dintre criteriile folosite n faza de preselecie din nou n
etapa de evaluare?
33) n cazul n care contractul s-a atribuit pe baza criteriului MEAT, criteriile de atribuire au
fost legate de obiectul contractului (de exemplu, calitate, pre, merit tehnic,
caracteristici estetice, funcionale sau de mediu, costuri de exploatare, raportul costeficien, service post-vnzare, grafic de livrare) i nu de capacitatea ofertanilor?
34) Dac oricare dintre oferte a fost respins pentru c a fost anormal de sczut, au
fost ntrunite condiiile, adic a solicitat AC n scris detalii privind elementele
constitutive ale ofertei (articolul 55 din Directiva 2004/18/CE) pe care le-a considerat
pertinente pentru justificarea preului anormal de sczut al ofertei?
35) Sunt toate deciziile-cheie privind contractul documentate n mod clar i, n special,
exist un raport de evaluare complet semnat de toi membrii comisiei de evaluare?
36) A fost contractul atribuit efectiv ofertantului ales de comisia de evaluare?
37) A fost publicat n JOUE rezultatul procedurii de atribuire a contractului n termen de
48 de zile de la data semnrii contractului?
38) Au fost informai toi ofertanii nectigtori cu privire la decizie, prin transmiterea
unor informaii corecte n termenele aplicabile i s-a aplicat un termen suspensiv
nainte de semnarea contractului?
39) A depus vreun ofertant o reclamaie sau o contestaie la AC sau la alt organism
competent i a existat vreo fundamentare pentru o astfel de reclamaie?
Etapa de executare
40) n cazul n care s-au atribuit fr licitaie orice lucrri/servicii/bunuri suplimentare, sau aplicat de ctre AC toate condiiile relevante [articolul 31 alineatul (4) din Directiva
nr. 2004/18/CE], i anume: (i) situaii neprevzute; (ii) lucrri/servicii/bunuri care nu

95

pot fi separate sau n cazul n care pot fi separate, sunt strict necesare; i (iii)
valoarea suplimentar nu depete 50 % din valoarea contractului iniial?
41) n cazul n care s-au atribuit lucrri/servicii/bunuri suplimentare prin procedur
negociat fr publicarea unui AP, valoarea contractelor de lucrri sau servicii
suplimentare ar face ca valoarea cumulat a contractului iniial i a contractelor de
lucrri sau servicii suplimentare s fie mai mare dect pragul aplicabil din directiv?
42) A aprut o reducere a obiectului proiectului sau s-au schimbat termenele contractuale
ntr-o asemenea msur nct s pun sub semnul ntrebrii decizia iniial de
atribuire a contractului ctre contractantul existent?

96

SETUL DE INSTRUMENTE 10 LINKURI UTILE

Site-ul web al DG GROW privind achiziiile publice constituie sursa principal de informare
privind aspectele legate de achiziiile publice la nivelul UE:
http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/index_en.htm
Norme, praguri i orientri actuale
http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/
Not explicativ - Acorduri-cadru:
http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/docs/explan-notes/classic-dirframework_en.pdf
Formularele standard utilizate n procedura de achiziii publice european pot fi accesate
online pe platforma eNotices:
http://simap.europa.eu/enotices/changeLanguage.do?language=ro
Site-ul web SIMAP conine numeroase resurse utile n materie de achiziii publice, inclusiv
modele de publicaii i documente-cheie:
http://simap.ted.europa.eu/
Explicaiile i codurile referitoare la vocabularul comun privind achiziiile publice (CPV) pot
fi gsite aici:
http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/
Texte juridice:
http://eur-lex.europa.eu/
Directiva 2004/18/CE:
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/PDF/?uri=CELEX:32004L0018&from=en
Directiva 2014/24/UE:
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/HTML/?uri=CELEX:32014L0024&from=EN
http://uk.practicallaw.com/6-422-3174
http://gettingthedealthrough.com/books/33/public-procurement/
Linkuri privind politica regional i achiziiile publice:
http://ec.europa.eu/regional_policy/ro/
Regulamentul (UE) nr. 1303/2013
http://ec.europa.eu/regional_policy/ro/information/legislation/regulations/
http://europeanfundingnetwork.eu/policy/procurement
http://admin.interacteu.net/downloads/1909/Public_procurement_in_IPA_cross_border_cooperation_programme
s_with_EU_Member_States_in_shared_management.pdf
Achiziii publice durabile i mediu:
http://ec.europa.eu/environment/gpp/index_en.htm
http://ec.europa.eu/environment/gpp/buying_handbook_en.htm
http://ec.europa.eu/environment/eia/home.htm
http://ec.europa.eu/environment/newprg/

97

http://www.iclei-europe.org/topics/sustainable-procurement
http://www.scotland.gov.uk/Resource/Doc/116601/0053331.pdf
Inovaia n domeniul achiziiilor publice:
https://www.innovation-procurement.org/
http://ec.europa.eu/digital-agenda/en/innovation-procurement
Forum n materie de achiziii publice/Platforma PPI:
https://procurement-forum.eu/
Alte orientri n materie de achiziii publice - probleme practice existente n achiziiile
publice:
OCDE i principiile de integritate n domeniul achiziiilor publice:
http://www.oecd.org/gov/ethics/public-procurement.htm
http://www.oecd.org/gov/ethics/48994520.pdf
http://www.eib.org/epec/resources/epec-procurement-and-cd-public.pdf
http://www.procurementportal.com/
http://www.etenders.gov.ie/generalprocguide.aspx
http://www.scotland.gov.uk/Topics/Government/Procurement
Exemplu de CPC
http://www.wandsworth.gov.uk/downloads/file/4441/template_pqq

98

Mulumiri
Prezentul document a fost elaborat sub supravegherea unui grup de lucru care reprezint:
Direciile Generale responsabile cu gestionarea fondurilor structurale i de investiii
europene (ESI) din cadrul Comisiei Europene (i anume, Direciile Generale Politica
Regional i Urban, Ocuparea Forei de Munc, Afaceri Sociale i Incluziune, Agricultur i
Dezvoltare Rural i Afaceri Maritime i Pescuit), Direcia General Pia Intern, Industrie,
Antreprenoriat i IMM-uri i Banca European de Investiii.

CUM V PUTEI PROCURA PUBLICAIILE

UNIUNII EUROPENE?
Publicaii gratuite:
un singur exemplar:
pe site-ul EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu);
mai multe exemplare/postere/hri:
de la reprezentanele Uniunii Europene (http://ec.europa.eu/represent_ro.htm),
de la delegaiile din rile care nu sunt membre ale UE (http://eeas.europa.eu/delegations/index_ro.htm)
sau contactnd reeaua Europe Direct (http://europa.eu/europedirect/index_ro.htm)
la numrul 00 800 6 7 8 9 10 11 (gratuit n toat UE) (*).
(*) Informaiile primite sunt gratuite, la fel ca i cea mai mare parte a apelurilor telefonice (unii operatori i unele cabine
telefonice i hoteluri taxeaz totui aceste apeluri).

Publicaii contra cost:

pe site-ul EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu).

KN-02-15-758-RO-N
ISBN 978-92-79-51741-9
doi:10.2776/551189