Access sistem de baze de date relaional

folosete date din mai multe tabele, n loc s cear introducerea acelorai date n mai multe
locuri.
stocheaz toate tabelele unei baze de date ntrun singur fiier cu extensia
.mdb.
.accdb

Afiarea ferestrei ACCESS

La deschiderea aplicaiei Access se va deschide fereastra programului care cuprinde:
Bara de titlu a bazei de date afieaz numele bazei de date deschise i versiunea bazei de
date;
Panglici/ benzi grupuri de comenzi corelate;
Bara de instrumente pentru acces rapid;
Panou de navigare afieaz lista cu tipurile de obiecte din baza de date;
Rubrici document afieaz tabele, interogri, formulare, rapoarte, macrocomenzi;
Bara de stare.

Tabele
mprit n nregistrri, liniile tabelului
cmpuri, coloanele tabelului.
Cmpurile pot conine diferite tipuri de date.
Toate intrrile din acelai cmp trebuie s aib acelai tip de date.
Un cmp stocheaz fiecare element de informaie ntrun tabel, de exemplu, numele,
prenumele sau adresa.
nregistrarea o colecie a tuturor cmpurilor pentru o persoan.
Tabelele reprezint unul din blocurile fundamentale de construcie ale bazei de date.
Planificarea bazei de date ncepe cu stabilirea numrului i tipului de tabele ce vor fi cuprinse n
baza de date.
Este recomandat ca informaia din baza de date s fie organizat n mai multe tabele, fiecare
coninnd cmpuri referitoare la un anumit subiect, n loc s fie creat un singur tabel mare cu
cmpuri pe diferite subiecte.
La crearea unui tabel trebuie precizat ce cmpuri vor fi incluse i formatele corespunztoare
acestor cmpuri, adic ce tip de date poate accepta cmpul respectiv.
Cnd se alege un tip de date pentru un cmp, programul va accepta doar datele introduse n
formatul specificat de tipul de date.
Tipul de date acioneaz ca o msur de protecie mpotriva introducerii incorecte a datelor.

De exemplu, un cmp formatat pentru a accepta doar numere elimin posibilitatea ca un

utilizator s introduc din greeal text n cmpul respectiv.

Relaiile ntre tabele

Plasarea datelor n tabele separate duce la necesitatea combinrii acestor date pentru rapoarte
i formulare.
Trebuie stabilite relaiile ntre tabele care s indice cum sunt corelate datele din tabele diferite.
Datele din tabele diferite sunt corelate prin intermediul cmpurilor comune.
Un cmp comun este un cmp care exist n dou sau mai multe tabele i care permite
realizarea unor corespondene ntre nregistrrile dintrun tabel i cele din alte tabele.
Cnd se utilizeaz o cheie primar drept cmp comun, aceasta se numete cheie extern n al
doilea tabel.
Dup stabilirea modalitii de corelare a dou tabele prin intermediul unui cmp comun,
urmtorul pas este s se exprime natura relaiei dintre tabele.
Exist trei tipuri de relaii ntre tabele:

Sortarea nregistrrilor
Prin sortarea nregistrrilor, se poate modifica ordinea n care acestea apar ntrun tabel,
rezultate de interogri, formulare sau rapoarte.
Se poate selecta un cmp i apoi se pot sorta nregistrrile dup valorile din cmp, n ordine
ascendent sau descendent.
Ordinea ascendent nseamn c nregistrrile vor aprea n ordine alfabetic pentru cmpurile
text, sau de la cel mai nou la cel mai vechi pentru cmpurile dat sau de la cel mai mic la cel mai
mare pentru cmpurile numerice.
De asemenea, nregistrrile pot fi sortate dup mai multe cmpuri; aceasta se numete sortare
secundar.
Filtrarea nregistrrilor
n loc s se afieze toate nregistrrile dintrun tabel, se poate utiliza un filtru care s afieze
numai anumite nregistrri.
Se pot afia nregistrri funcie de o anumit valoare dintrun cmp sau n funcie de mai multe
valori din mai multe cmpuri.
Se poate executa filtrarea selectnd valoarea cmpului pe care se dorete s se bazeze n modul
de afiare Datasheet, sau folosind caracteristica Filter by Form care permite crearea de filtre
complexe care implic mai multe valori de cmp.
Dup aplicarea filtrului, programul afieaz numai nregistrrile care corespund criteriilor
specificate.