C A P I T O L U L I - ASIGURAREA RESURSELOR MATERIALE

ÎN ADMINISTRAŢIA PUBLICĂ

1.1. Conceptul de asigurarea şi gestiune a resurselor materiale

în administraţia publică

Realizarea obiectivelor pe care şi le propune o instituţie publică, o

persoană juridică – autoritate publică presupune printre altele şi
asigurarea resurselor necesare, dintre care cele materiale ocupă o pondere
foarte mare.
Resursele materiale necesare pot fi de natura: produselor, a
materiilor prime, a utilajelor şi echipamentelor, dar şi a serviciilor de diferite
naturi: servicii de construcţii, de transport, de consultanţă şi studii, etc.
Asigurarea resurselor materiale şi în domeniu public, în condiţiile
economiei de piaţă, are anumite trăsături: [4, 6, 7]
a) Sunt relaţii de transfer (de schimb) între diferite firme şi o
autoritate contractantă (autoritate publică, instituţie publică, etc)
b) Sunt relaţii economice prin, care furnizorul urmăreşte obţinerea
unui profit, iar beneficiarul urmăreşte obţinerea unui avantaj
economic care poate să fie un cost “sănătos” (care asigură cel mai
bun raport calitate/cost) şi uneori, chiar, a unei stări de
profitabilitate.
c) Efectele economice se regăsesc la nivelul activităţii
beneficiarului, în sensul că se pot satisface mai multe obiective,
cu aceeaşi valoare financiară.
d) Sunt raporturi economice care depind de “raportul de putere”
care există între furnizor şi beneficiar. În acest caz, beneficiarul
 fiind în ultimă instanţă puterea publică – statul poate să impună în
anumite limite legale reguli care trebuie respectate de către
furnizori, indiferent de “puterea” pe care o deţin pe piaţă.
Se poate spune că activitatea de asigurarea resurselor materiale are
rolul de a armoniza interesele, uneori, contrare ale celor doi parteneri
(consumatorul şi furnizorul).
Ideal se poate spune că o activitate de asigurare materială, şi în
administraţie publică, trebuie să-şi satisfacă nevoile cu:
- ce se cere?
- când se cere?
- cât se cere?
- unde se cere?
- cum se cere?
- la ce preţ se cere?
Asigurarea răspunsului la aceste întrebări presupune o nouă viziune
în elaborarea asigurării materiale, şi în administraţia publică – adică să
devină o activitate preponderent comercială, care să fie capabilă, ca pe baza
cadrului legal, să valorifice cât mai eficient oportunităţile pieţei. Aceasta
înseamnă că respectând principiile ce definesc această activitate în domeniul
public, dintre care cele mai importante sunt :libera concurenţă, transparenţa
şi economisirea resurselor, să caute să desfăşoare o activitate bazată pe
eficienţă şi eficacitate, şi nu exclusiv pe economisire.
O asemenea abordare înseamnă că trebuie să privim asigurarea
materială din două perspective: [2, 4]
- pe termen scurt – când preponderenţa o deţin activităţile de
asigurare a materialelor (achiziţia publică)
 - pe termen lung – când preponderenţa o deţin activităţile de studii
de piaţă, prin care să se valorifice cât mai bine “nevoia” publică
de a cumpăra. Viziunea strategică este cu atât mai necesară, cu
cât valorile nelimitate sunt mai mari şi în administraţia publică
acestea sunt foarte mari.
Deci, putem defini asigurarea şi gestiunea resurselor materiale în
administraţia publică ca acea funcţie a autorităţii, instituţiilor şi
întreprinderilor publice, ce are drept obiect asigurarea nevoilor de consum
pe termen scurt, respectiv fundamentarea unor decizii eficiente în funcţie şi
de posibilitatea de aprovizionare pe termen lung.

1.2. Particularităţile asigurării resurselor materiale

în administraţia publică
Particularităţile asigurării resurselor materiale în administraţia
publică sunt date de:
a) beneficiari publici (pieţe publice);
b) modul de cumpărare (achiziţie) în administraţia publică;
c) restricţiile legislative;
d) activitatea de marketing – în cazul pieţelor publice;
e) caracteristicile cumpărărilor în administraţia publică.

1.2.1. Beneficiarii publici ai asigurării resurselor materiale

Beneficiarii publici se pot grupa într-o primă clasificare în:
1. colectivităţi locale.
2. întreprinderi şi instituţii publice cu caracter industrial şi
comercial.
 1. Colectivităţile locale, în principal au în vedere:
- Statul – ca principală colectivitate la nivel naţional
- Colectivităţile locale propriu-zise, care pot fi:
- judeţul,
- municipiul,
- oraşul,
- comuna,
- etc.
Statul – ca beneficiar public îşi desfăşoară activitatea prin
intermediul ministerelor, secretariatelor de stat sau alte agenţii
guvernamentale. Beneficiarii publici de stat au drept caracteristică
dominantă faptul că sunt instituţii cu caracter administrativ. În această
categorie intră şi instituţii de cercetare, de cultură, etc. cu activitate
naţională.
Colectivităţile locale se referă la colectivele administrative, conform
cu legislaţia Organizării administrative, dar şi la instituţii publice cu caracter
local, cum ar fi: spitale, teatre, oficii, etc.
2. Întreprinderile şi instituţiile publice cu caracter industrial
şi comercial
Deşi, unele dintre acestea funcţionează pe principii comerciale, ele
sunt considerate publice, deoarece statul (puterea publică) este
“proprietarul” acestora. Acestea pot fi la nivel naţional sau local.
La nivel naţional sunt firme de producţie sau comerciale de
importanţă naţională:
- regiile naţionale;
- societăţile naţionale;
- etc.
 La nivel local sunt firme în care autoritatea publică locală este
proprietarul sau acţionarul majoritar:
- întreprinderi locale de transport;
- întreprinderi locale de construcţii;
- întreprinderi locale de curăţenie;
- etc.

1.2.2. Modul de cumpărare în administraţia publică

Efectuarea cumpărărilor în administraţia publică se face pe baza
unor proceduri prevăzute în legislaţia ce reglementează achiziţiile publice.
Pot să existe excepţii pentru anumite întreprinderi care îşi pot elabora
propriile proceduri inspirate din legislaţia achiziţiilor publice şi aprobate
de către puterea publică, căreia i se subordonează. În privinţa
cumpărărilor , în funcţie de gradul de corectitudine a cererii. Acestea pot să
fie:
1. cumpărări simple – când se cunosc caracteristicile şi volumul
resurselor ce se vor cumpăra,
2. cumpărări complexe – când nu se poate stabilii cu certitudine ce
se va cumpăra. În acest caz, există două alte tipuri de cumpărări:
a) cumpărări când se cunoaşte un număr minim de comenzi,
b) cumpărări la comandă.
În funcţie de anumite caracteristici ale cumpărărilor, dintre care
valoarea este esenţială, există anumite proceduri de cumpărare:
- cumpărarea prin ofertă (licitaţie): deschisă sau restrânsă
(selectivă);
- cumpărarea prin negociere;
- cumpărarea pe bază de ofertă de preţ.
 1.2.3. Restricţiile legislative
În primul rând în efectuarea cumpărărilor se impune respectarea
unor proceduri legislative, care presupun:
- efectuarea publicităţii cumpărării, care este de atenţionare,
participare şi de atribuire în Monitorul Oficial Român – rândul
VI – Achiziţii publice şi într-un cotidian naţional;
- alegerea unei proceduri de cumpărare, conform caracteristicilor
cumpărării şi a condiţiilor legislative;
- aplicarea procedurii de cumpărare: primirea ofertelor,
deschiderea acestora, evaluarea, etc.;
- comunicarea rezultatelor, rezolvarea litigiilor şi încheierea
contractelor.

1.2.4. Atitudinea specifică de marketing

Dacă procesul de decizie în cazul cumpărărilor publice este
cunoscut, realizarea procesului de asigurare a resurselor materiale (care
include cumpărarea) presupune şi anumite acţiuni care sunt specifice
marketingului aprovizionării: definirea nevoilor, atragerea produselor,
evaluarea furnizorilor, negocierea condiţiilor (înscrierea acestora în caietul
de servicii), etc.
Din acest punct de vedere există câteva specificităţi determinate de
compromisul care trebuie să existe între două atitudini aparent antagoniste:
- necesitatea de a fi alături de alegător,
- necesitatea de a respecta opiniile specialiştilor.
Astfel, alegătorii vor avea de fiecare dată aleşi, care introduc un
element de discontinuitate, în timp ce specialiştii vor asigura continuitatea
în abordare. Important este ca cele două atitudini să se întâlnească pentru a
realiza “planuri şi bugete” eficienţă şi eficacitate din punct de vedere
economic şi social.

1.2.5. Caracteristicile asigurării materiale în administraţia

publică
Principalele caracteristici pot fi:
a) restricţia bugetară,
b) presiunea contribuabilului,
c) autoritatea crescândă a achizitorului,
d) rigiditatea organizatorică,
e) fundamentarea riguroasă a materiilor,
f) transparenţa.
1. Restricţiile bugetare au în vedere: - sumele alocate pot fi
schimbate foarte greu, prin modificări şi reaprobări, dificile
sumele nefolosite în anul bugetar sun considerate “pierdute”,
dar în acelaşi timp existenţa posibilităţii de a se profita de
anumite programe publice de susţinere.
2. Presiunea contribuabilului se regăseşte sub cel puţin două
aspecte: - cel al contribuabilului obişnuit care “aşteaptă”
anumite servicii, ca urmare a taxelor plătite şi al forţelor politice
rezultate în urma alegerilor tot prin voinţa contribuabilului
3. Autoritatea crescândă a achizitorului. În cazul administraţiei
publice, de obicei, nu există o structură organizatorică specifică şi exclusivă
pentru această activitate. Din această cauză lucrătorul nu are cu cine să se
consulte şi de cine să fie coordonat profesional. Aceasta presupune o bună
cunoaştere a legislaţiei şi a problemelor de gestiune economică.
 4. Rigiditatea organizatorică înseamnă existenţa unor posibilităţi
reduse de reorganizare datorită procedurilor de aprobare şi a presiunilor
politice. De asemenea datorită posibilităţilor de salarizare reduse, nu se pot
realiza angajări cu personal de înaltă calificare, formarea internă dorind o
soluţie prioritară.
5. Fundamentarea riguroasă a nevoilor de consum în sensul că
alocaţiile bugetare sunt greu de modificat pe de o parte, iar pe de altă parte
caracteristicile nevoilor de consum se vor regăsi în caietul de sarcini şi care
nu pot fi modificate decât în condiţii legislative restrictive.
6. Transparenţa este determinată de faptul că se cheltuiesc banii
publici, şi pentru aceasta contribuabilul trebuie informat corespunzător.
Această transparenţă poate crea, însă, greutăţi în aprovizionare, deoarece
furnizorii vor evita asemenea beneficiari care le pot crea anumite greutăţi în
păstrarea secretului şi a confidenţialităţii.

1.3. Obiectivele asigurării cu resurse materiale în administraţia

publică
Principalele obiective în acest domeniu sunt:
a) asigurarea continuă cu bunuri, servicii şi lucrări conform
necesităţilor;
b) evitarea risipei prin acţiuni de standardizare şi raţionalizare a
transporturilor şi manipulărilor;
c) selecţionarea riguroasă a ofertelor şi ofertanţilor în funcţie de
cerinţele stabilite;
d) crearea unui climat de colaborare şi cooperare cu ministerele
coordonatoare şi alte organisme publice;
 e) obţinerea unor preţuri avantajoase, în sensul unor raporturi
preţ/calitate cât mai eficiente;
f) coordonarea eficientă a activităţii de asigurare materială cu
celelalte activităţi la nivelul organismelor publice.

1.4. Procesul de asigurare a resurselor materiale

în administraţia publică

Desfăşurarea eficientă a asigurării cu resurse materiale, presupune

diverse activităţi care se pot grupa:
1. Activităţi precedente actului de cumpărare (achiziţie) :
- fundamentarea nevoilor de consum,
- fundamentarea necesarului,
- studiul pieţei,
- etc.
2. Activităţi de cumpărare – Atribuirea contractului de achiziţie
publică:
- publicitatea cumpărării,
- pregătirea procedurilor,
- aplicarea procedurilor,
- negocierea,
- elaborarea caietului de sarcini,
- încheierea contractului.
3. Activităţi posterioare cumpărării:
- urmărirea contractelor,
- recepţia calitativă şi cantitativă,
- efectuarea plăţilor.
4. Activităţi paralele cumpărării:
- depozitarea,
- operaţii de recuperare, recondiţionare şi valorificare.