BAZE DE DATE

ACCESS

CUPRINS

CONCEPTUL DE BAZE DE DATE-SGBD

LUCRUL CU TABELE ÎN ACCESS
CREAREA FORMULARELOR
CREAREA INTEROGĂRILOR
CREAREA RAPOARTELOR
CREAREA MODULELOR
CREAREA MACRO
CREAREA UNEI PAGINI WEB

CONCEPTUL DE BAZĂ DE DATE

Organizarea datelor în vederea prelucrării pe calculator este o activitate de mare importanţă .

Din punct de vedere al prelucrării pe calculator, datele sunt definite de trei elemente:
Un identificator (numele atribuit)
Atribut (tipul de dată pe care-l conţine)
Valoare (valoarea propriu-zisă).
Informaţia este rezultatul prelucrării datelor.
Organizarea datelor implică:
Organizarea datelor în memoria internă,care cuprinde structura de tip listă,coadă şi stivă.
Organizarea datelor pe memoria externă, care cuprinde structurile de tip fişier şi baze de date.

DIFERENŢA ÎNTRE BAZA DE DATE ŞI SISTEMUL DE GESTIONARE A

BAZEI DE DATE

Baza de date – este doar o componentă a SGBD care conţine datele propriu-zise – este un container
care stochează date structurate.
Sistemul de gestiune a BD (SGBD) –reprezintă software-ul pentru baze de date care are rolul de a
controla organizarea şi integritatea bazei de date, de regăsire a datelor din baza de date , precum şi de
a asigura stocarea fizică, securitatea, replicarea şi recuperarea informaţiilor după erori.
Microsoft Access este un SGBD comercial de tip desktop, fiind adecvat administrării bazelor de date
mici şi medii.
SGBD DE TIP DESKTOP UN SGBD de tip desktop este instalat şi rulează local. Este o aplicaţie autonomă
care stocează o bază de date şi efectuează ea însăşi toate procesările SQL sau se comportă ca şi client al unui
server SQL.

SQL este
UN LIMBAJ DE PROGRAMARE
NEPROCEDURAL
ÎNGLOBAT SAU INTERACTIV
STANDARDIZAT
UTILZAT PENTRU A MANIPULA DATELE ŞI OBIECTELE DIN BAZA DE DATE
SGBD execută programul SQL şi afişează rezultatul sau mesajele de eroare.

MODELUL RELAŢIONAL AL BAZEI DE DATE

Se bazează pe teoria matematică a mulţimilor, tabelele reprezentând analoagele mulţimilor – colecţii

de elemente distincte care au proprietăţi comune.
O bază de date = colecţie formată din unul sau mai multe tabele.
Tabelul reprezintă:
structura bazei de date care stochează datele ;
Conţine date despre un tip de entitate : clasă de obiecte, evenimente sau cocepte cu proprietăţi
comune;
Grilă bidimensională : coloane, rânduri;
La intersecţia rând-coloană se află valoarea;
Nume unic în baza de date.
MODELUL RELAŢIONAL SQL NE-RELAŢIONAL

(SGBD)

RELAŢIE - caracterizează un tip de entitate - o clasă de obiecte, TABEL FIŞIER

evenimente sau concepte cu proprientăţi comune, care aparţin lumii
reale şi care pot fi distinse de alte clase.

ATRIBUT- caracterizează o proprietate specifică tipului entităţii din COLOANĂ CÂMP

relaţie.

TUPLU- caracterizează o entitate (o instanţă unică) al tipului de RÂND ÎNREGISTRARE

entitate inclus în relaţia din care face parte instanţa respectivă.
Prima formă normală 1FN A doua formă normală 2FN A treia formă normală 3FN

Are coloane care conţin numai 1FN 2FN

valori atomice (o singură
valoare, nedivizată)
Nu conţine grupuri care se repetă
(două sau mai multe coloane în
relaţie logică unele cu altele)
Nu există dependenţe funcţionale Nu există depen-denţe
parţiale. Răspunsul la întrebarea : tranzitive. Răspunsul la
“Pot determina valoarea coloanei întrebarea : “ Pot
non-cheie dacă nu cunosc decât o determina valoarea
parte din valoarea cheii primare ? ” coloanei non-cheie dacă
cunosc oricare altă
valoare a unei coloane
non-cheie ?”

CONCEPTE ALE REALIZĂRII UNEI BAZE DE DATE

Nivelul extern - corespunzător utilizatorului, care îşi exprimă cerinţele informaţionale prin aşa
numitele scheme externe.
Nivelul conceptual - aferent administratorului bazei de date , care se concretizează în schema
conceptuală.
Nivelul intern - corespunzător programatorului, care realizează reprezentarea datelor pe suportul
fizic.

FUNCŢII ALE SGBD

ORGANIZAREA DATELOR:
crearea şi manevrarea tabelelor care conţin date într-un format tabelar convenabil (linii şi coloane)-
Datasheet
LEGAREA TABELELOR ŞI EXTRAGEREA DATELOR
legarea mai multor tabele prin relaţiile între date (prin intermediul Interogărilor),în vederea creării
unor tabele temporare (Recordset) , stocate în memoria calculatorului sau în fişiere memorate pe
disc,care conţin datele alese de programator.

FUNCŢII ALE SGBD

 INTRODUCEREA ŞI EDITAREA DATELOR:
Crearea şi implementarea unor Formulare pentru introducerea, afişarea şi editarea datelor,ca
alternativă la prezentarea tabelară.
PREZENTAREA DATELOR:
Crearea de Rapoarte în care să poată fi sintetizate informaţiile din obiectele Recordset pe care le
puteţi vedea , tipării şi publica pe Internet sau Intranet. Aceste rapoarte reprezintă scopul final al unei
aplicaţii SGBD!

OBIECTELE ACCESS

Table-obiect definit de utilizator în care sunt stocate datele primare.

Form-obiect care permite introducerea datelor, afişarea acestora sau controlul întregii aplicaţii.
Query-obiect care permite vizualizarea informaţiilor obţinute prin prelucrarea datelor din unul sau
mai multe tabele şi / sau interogări.
Report-obiect care permite formatarea şi tipărirea informaţiilor obţinute în urma consultării bazei de
date sub formă de document.
Pages-obiect care include un fişier HTML şi alte fişiere suport în vederea furnizării accesului la date
prin intermediul browser-ului Internet.
Macro-obiect care conţine o definiţie structurată a uneia sau mai multor acţiuni pe care Access le
realizează ca răspuns la un eveniment.
Module-obiect care conţine proceduri definite de utilizator şi scrise în limbajul de programare
Visual Basic.

CREAREA TABELELOR
MODUL DE REALIZARE A STRUCTURII TABELEI

NUMELE CÂMPULUI

TIPUL DE DATE CONŢINUT DE CÂMP

DIMENSIUNEA CÂMPULUI.

SETĂRI SUPLIMENTARE RELATIV LA CÂMPUL DEFINIT.

SETĂRI SPECIFICE CONŢINUTULUI CÂMPULUI

STABILIREA INDECŞILOR ŞI A CHEII TABELULUI

STABILIREA
MODULUI DE CĂUTARE ,DE SORTARE ÎN TABELĂ CU AJUTORUL CÂMPURILOR INDEXATE.

CHEIA PRIMARĂ A TABELEI CARE TREBUIE SĂ CONŢINĂ ÎNREGISTRĂRI UNICE!

CREAREA LEGĂTURILOR ÎNTRE TABELE

DESCHIDEREA
INTERFEŢEI PENTRU CREAREA LEGĂTURILOR.

CASETĂ DE DIALOG DESCHISĂ PRIN MENIUL RAPID PENTRU ADĂUGAREA TABELELOR ÎN

SUPRAFAŢA RELAŢIILOR.
CREAREA LEGĂTURILOR ÎNTRE TABELE

NUMELE TABELEI

NUMELE CÂMPULUI CHEIE PRIMARĂ SAU CHEIE EXTERNĂ CARE CREEAZĂ LEGĂTURA.

LEGĂTURĂ DE TIP UNU LA MAI MULTE.

CREAREA FORMULARELOR

ALEG
EREA TABELELOR SAU INTEROGĂRILOR DIN CARE SE PREIAU CÂMPURILE NECESARE.

CÂMPURILE TABELEI/INTEROGĂRII SELECTATE.

CREAREA FORMULARELOR

PRELUA
REA CÂMPURILOR CARE VOR FI PREZENTE ÎN FORMULAR.
CREAREA FORMULARELOR

TABELEL
E CARE AU CONŢIN CÂMPURILE CE VOR APĂREA ÎN FORMULAR. SE VA ALEGE MODUL DE
PREZENTARE A DATELOR.

CÂMPURILE DIN FORMULAR.

CÂMPURILE DIN FORMULARUL SUBORDONAT (SUBFORM).

CREAREA FORMULARELOR

MODUL
DE AFIŞARE A DATELOR ÎN FORMULAR.
CREAREA FORMULARELOR

FORMAT
UL GRAFIC.
CREAREA FORMULARELOR

NUMELE FORMULARULUI.

NUMELE SUB-FORMULARULUI.
FORMULARUL ŞI SUBFORMULARUL INCLUS ÎN FORMA DISPONIBILĂ UTILIZATORULUI

FORMULARUL

SUBFORMULAR

CONTROALE ŞI FUNCŢIILE LOR

INSTRUMENT NUME FUNCŢIE

SELECT OBJECT Pointer-ul de selecţie al obiectelor.

(indicator)

CONTROL WIZARD Activează/dezactivează programele Control Wizard

LABEL Afişează texte fixe ce includ numele unui control de tip text sau instrucţiuni.

(etichetă)

TEXT Casetă de tip text ,editabilă.

BOX
OPTION Grup de controale de tip opţiune. Din grup doar una poate fi selectată.

GROUP
TOOGLE Buton cu două stări : ON(selectat) care înseamnă DA (-1) şi OFF(deselectat) care
înseamnă NU (0).
BUTTON

CONTROALE ŞI FUNCŢIILE LOR

INSTRUMENT
FUNCŢIE
NUME
OPTION Buton opţiune folosit pe formular cu alte butoane pentru a determina care din acţiuni să
aibă loc atunci când este selectat.
BUTTON

CHECK Casetă de validare care,atunci cănd este selectată comută în starea ON(-1).

BOX

COMBO Casetă combinată.Casetă de text cu o listă derulantă. Ăn caseta de text se poate edita şi
găseşte elementul în listă.
BOX

LIST Casetă listă. Conţine o listă de valori al unui câmp din baza de date.

BOX

COMMAND Buton de comandă ,folosit pentru a executa coduri de procedură editate în VBA.

BUTTON

IMAGE Afişează o imagine statică.Nu poate fi editată în formular.

CONTROALE ŞI FUNCŢIILE LOR

INSTRUMENT
FUNCŢIE
NUME
UNBOUND Obiect neasociat bazei de date care include un obiect OLE: orice obiect editat într-un
program Microsoft Office.
OBJECT
FRAME

BOUND Obiect asociat bazei de date şi care conţine un obiect OLE :

imagine,grafic,sunete,filme,etc.
OBJECT

FRAME
PAGE Delimitator de pagină.Determină imprimanta să tracă la o nouă pagină.Nu este vizibil în
formular.
BREAK

CONTROALE ŞI FUNCŢIILE LOR

INSTRUMENT
FUNCTIE
NUME
TAB Schimbator de pagina.Creaza o serie de pagini care
CONTROL pot fi schimbate.Fiecare pagina contine mai multe
controale.Se utilizeaza pentru formulare prea
încarcate.
SUBFORM/ Introduce în formular , sub forma de subformular
SUBREPORT sau raport ,un formular sau raport efectuat
anterior.
LINE Creaza o linie dreapta pe care o putem
redimensiona si muta.
RECTANGLE Creaza un dreptunghi pe care îl putem configura cu
efecte speciale în moduri diferite.

TIPURI DE DATE

DATE TIPUL DATELOR DESCRIERE

ALFANUMERICE TEXT Cel mult 255 caractere.Valoarea prestabilită la 50.

 Cel mult 64.000 caractere. Nu poate fi cheie primară şi nu putem
indexa după el.
MEMO

Sunt disponibile mai multe subtipuri.Se alege formatul

dorit(nr.zecimale,etc.)
NUMBER

Tip Long Integer ce se autoincrementează.Nu se poate modifica

când există înregistrări.
NUMERICE
AUTONUMBER

Tip boolean:Yes=-1,No=0.Nu poate fi cheie dar poate fi indexat.

YES/NO

TIPURI DE DATE
 DATE TIPUL DESCRIERE
DATELOR

NUMERICE Format special,fix ,cu patru

CURENCY zecimale,proiectat sa excluda erorile de
rotunjire în calcule financiare.
Data calendaristica si ora sunt stocate
DATE
DATE/TIME într-un format special fix.Se selecteaza
CALENDARISTICE
formatul dorit.
Include elemente grafice,fisiere cu
semnale audio si alte tipuri de date create
OBIECTE MARI OBJ ECT OLE
de o aplicatie OLE server.Nu poate fi
cheie si nici index.
Adresa a unei pagini Web.Formata din
ADRESE INTERNET HYPERLINK trei parti: textul afisat,adresa si
subadresa.

Creaza cîmpuri care permit utilizatorului

INFORMATII LOOKUP
sa aleaga valori din cadrul altor tabele
LEGATE WIZARD
sau dintr-o lista de valori.

SUBTIPURI DE DATE NUMERICE

MĂRIMEA CĂMPULUI ZECIMALE INTERVALUL VALORIC OCTEŢI

BYTE 0 DE LA 0 LA 256 1

INTEGER 0 DE LA -32.768 LA 32.768 2

LONG INTEGER 0 DE LA -2.147.483.648 LA 2.147.483.648 4

SINGLE 7 DE LA – 3,4*1038 LA + 3,4*1038 4

DOUBLE 15 DE LA - 1,797*10308 LA +1,797*10308 8

REPLICATION ID IDENTIFICATOR GLOBAL UNIC 16

DECIMAL DE LA - 1028 LA + 1028 16

SETĂRI CARACTERISTICE CÂMPULUI

FORMAT- permite alegerea unor formate prestabilite sau crearea unui format personalizat pentru
tipul de dată ales.
 DECIMAL PLACES -stabileşte numărul de zecimale între 0-15.
INPUT MASK -se aplică tipului text şi dată calendaristică un format personalizat de afişare. Ex.Tel.
(0262)655-224.
CAPTION -nume atribuit cîmpului la vizualizare(diferit de cel intern,deja atribuit).
DEFAULT VALUE -valoarea inclusă implicit ,înainte de actualizarea câmpului(când majoritatea
valorilor vor fi aceasta.)

SETĂRI CARACTERISTICE CÂMPULUI

VALIDATION RULE - regula de validare testată pe baza criteriului definit sub forma unei expresii.
Acestea folosesc:
Operatori: = ,- ,*, /, Mod ,< ,> ,≤ ,≥ ,AND,OR ,BETWEEN ,IN ,IS NULL.
Indentificatori: ]n paranteze drepte [ ].
Funcţii.
Constante.
VALIDATION TEXT -mesajul care apare în cazul nerespectării regulii de validare.
REQUIRED -se stabileşte la yes dacă este strict necesară completarea acestui câmp.
INDEXED - se alege opţiunea pentru un index neduplicat (primar) sau duplicat . Câmpul indexat
este util în operaţiile de căutare în baza de date.

INTEROGĂRILE ÎN ACCESS

Interogarea bazei de date înseamnă regăsirea şi extragerea datelor stocate în aceasta , într-un mod util
scopului urmărit.
Rezultatul unei interogări reprezintă o foaie de răspuns dinamic, numită Dynaset, care nu mai există
fizic după închiderea interogării.
Crearea Query se poate în următoarele moduri:
Crearea pas cu pas în modul Design view (fereastră de proiectare)
Utilizând instrumentul Wizard
Exprimarea cererii în limbaj SQL
Crearea unui filtru şi salvarea acestuia ca cerere de interogare.

TIPURI DE INTEROGĂRI

Interogări de tip Select care afişează datele din mai multe tabele şi nu permite actualizarea datelor.
Constituie o sursă de date pentru un raport sau formular.
Interogări de tip Crosstab pentru sintetizarea datelor sub forma unei foi de calcul de tip Excel.
Interogări de tip Parameter care folosesc aceeaşi interogare de mai multe ori cu parametrii diferiţi.

TIPURI DE INTEROGĂRI

Interogări de tip Action , acestea având efect asupra datelor din baza de date:
Interogări de tip Append –permit adăugarea de noi înregistrări într-o tabelă existentă.
 Interogări de tip Delete –permit ştergerea unor înregistrări dintr-o tabelă pe seama unor criterii.
Interogare de tip Make Table -creerea de noi tabele pe baza celor existente.
Interogare de tip Update –modificarea(actualizarea) datelor existente fără crearea de noi înregistrări
sau tabele.

CREAREA INTEROGĂRILOR

Paşii creării unei interogări sunt:

Alegerea tipului de interogare;
Alegerea tabelelor / interogărilor care vor constitui sursa de date a interogării (în partea superioară a
ferestrei de lucru);
Selectarea câmpurilor (mutarea prin glisare în grila de proiectare numită grilă QBE adică Query By
Exemples – în partea inferioară a ferestrei de lucru) şi eventual stabilirea unor criterii de selecţie.
Ordonarea datelor (Sort) crescător / descrescător. Dacă există mai multe câmpuri ordonate se aplică
ordonarea începând din stânga.

CREAREA INTEROGĂRILOR

Crearea unor câmpuri calculate:

Se selectează coloana şi se accesează comanda de meniu Totals (Σ )
Se selectează Expresion în linia de Totals
În linia Field se introduce expresia sub forma:
Nume rezultat : [Câmp1] operator aritmetic [Câmp2]
Realizarea unor operaţii de calcul asupra tuturor înregistrărilor :
În linia Totals , unde apare Group By ,se alege tipul de operaţie dorit

OPERAŢII PREDEFINITE DE ACCESS

OPERAŢI
FUNCŢIA TIP CÂMP
A
SUM Suma valorilor unui câmp Numeric, Autonumber , Data, Logic

AVG Media aritmetică Numeric, Autonumber , Data, Logic

MIN Valoarea minimă Numeric, Autonumber , Data, Logic, Text

MAX Valoarea maximă Numeric, Autonumber , Data, Logic,Text

OPERAŢII PREDEFINITE DE ACCESS

OPERAŢI FUNCŢIA
A TIP CÂMP

COUNT Numărul de valori dintr-un câmp Toate tipurile

STDEV Varianţa valorilor unui câmp Numeric, Autonumber ,Data,Logic

FIRST Prima valoare din câmp Toate tipurile

LAST Ultima valoare din câmp Toate tipurile

TIP DE INTEROGARE
SURSA DE DATE

CÂMPURI SELECTATE SAU CALCULATE

EVENTUALE OPERAŢII ASUPRA CÂMPURILOR

MOD DE SORTARE

AFIŞAREA SAU NU ÎN DYNASET

CRITERII DE SELECŢIE

APARE ÎN REZULTATUL INTEROGĂRII

INTEROGARE DE SELECŢIE
ÎN LIMBAJ SQL

LISTA DE CÂMPURI SELECTATE

TABELA / TABELELE DIN CARE PROVIN CÂMPURILE

CONDIŢIE DE SELECŢIE

GRUPAREA SELECŢIEI DUPĂ ANUMITE CÂMPURI

INTEROGARE DE TIP CROSSTAB

Sunt interogări care au ca rezultat o reprezentare tabelară a datelor identică cu cea din Excel.
 Este utilă atunci cănd se doreşte o centralizare a datelor , de exemplu numărarea înregistrărilor unei
grupe de date , însumarea unor date pe grupe sau după anumite criterii.
Schema unei astfel de interogări este:
Câmp coloană - apare ca nume de câmp
Câmpuri rând –apar ca înregistrări
Câmp calculat – apare ca valoare calculată a înregistrărilor.

INTEROGARE DE TIP CROSSTAB

TITLU DE COLOANĂ

ÎNREGISTRARE

CÂMP CALCULAT

CRITERIU CARE NU APARE ÎN TABELĂ

INTEROGARE SIMPLĂ

SELECT [domeniu] listă_selecţie

FROM nume_tabelă1, nume_tabelă2,..

[WHERE criteriul_de selecţie

[ORDER BY câmpuri_criteriu [ASC/DESC]];

SELECT INTRARE_EL.nume, INTRARE_EL.pren, INTRARE_EL.datan, INTRARE_EL.adresa,

DATE_EX.media_ex

FROM INTRARE_EL INNER JOIN DATE_EX ON INTRARE_EL.nrinr = DATE_EX.nrinr

WHERE (((DATE_EX.rezultat)=True))

ORDER BY DATE_EX.media_ex DESC;

domeniu: ALL, DISTINCT, DISTINCTROW