TEHNICI DE PROCESARE A TABELELOR

Procesorul de tabele EXCEL

Facilităţi şi caracteristici EXCEL

Excel este un procesor de calcul tabelar care are asociate o serie de facilităţi şi
caracteristici. Dintre acestea cele mai importante sunt:
• Summary Info oferă posibilitatea de asociere a unor informaţii de sinteză dar şi
păstrarea cuvintelor cheie pentru o foaie de calcul.
• Shared List permite mai multor persoane să editeze simultan acelaşi registru
• caracteristica Template Wizard permite alegerea tipului de editare a documentelor.
• caracteristica dragand-drop (deplasare şi inserare) prin care se vor putea realiza
operaţiuni de copiere şi inserare atât între foi de calcul cât şi între registre.
• caracteristica AutoCalculate pentru a face ca suma sau media valorilor unui
domeniu să apară în bara de stare
• filtre de căutare, astfel găsirea fişierelor devine o operaţiune mult mai simplă

• caracteristica AutoCorrect şi de completare automată AutoComplete sunt

compatibile cu cele similare din Word.
• componenta de filtrare automată AutoFilter care permite filtrarea unei liste până
la o anumită submulţime a acesteia. Noua modalitate de efectuare a selecţiilor
numită TopTen va pune la dispoziţie numeroase posibilităţi de a limita selecţiile,
inclusiv acea de a vedea cele mai bune zece valori din listă.
Apelând la toate aceste elemente, Excel devine un instrument eficient
pentru toţi cei interesaţi în realizarea activităţilor similare celor de birotică sau în
prelucrarea unor informaţii sub formă de tabele combinate cu desene şi grafică.

Lucrul cu registre şi foi de calcul

• Registrul este documentul de bază, căruia Excel îi atribuie denumirea implicită

de Book
• Implicit, fiecare “Book” deschis conţine 3 foi de calcul şi poate avea maxim 255
care sunt identificate cu nume de la Sheet 1 până la Sheet 255.
• Registrul poate conţine mai multe tipuri de foi, şi anume:
• foi de calcul
• foi pentru diagrame (în care realizăm grafice cu datele din foile de calcul)
• foi de tip macro (în care sunt memorate proceduri de prelucrare automată a
datelor).
 • Registrul Excel, permite stocarea datelor în foi diferite dar care vor fi în acelaşi
fişier.
Pentru a crea un registru nou selectăm FILE, alegem opţiunea New,
apoi Book şi butonul OK. Acelaşi efect îl putem obţine şi dacă vom acţiona direct
butonul (New) din bara cu instrumente standard.

Structura unei foi de calcul Excel

 O foaie de calcul Excel este un imens tabel.

 Liniile sunt numerotate crescător cu cifre arabe şi sunt 65.536
 Coloanele sunt etichetate cu literele alfabetului A, B, …Z, AA, AB, …, IV şi sunt
în număr de 256.
 Intersecţia dintre o linie si o coloană poartă denumirea de celulă.
 Fiecare celulă are o adresă care va desemna valoarea stocată în celulă: caractere,
date numerice, etc.

Tipuri de adrese:

Adresele sunt de mai multe tipuri:

 relative: A1, etichetează coloanele cu litere şi rândurile cu numere. Pentru a
adresa o celulă se introduce litera coloanei urmată de numărul rândului.
 absolute: $A$1, litera coloanei şi numărul liniei sunt precedate de semnul $. O
adresă de acest tip comunică aplicaţiei Excel cum să găsească o altă celulă
bazându-se pe poziţia exactă a celulei A1 din foaia de calcul.
 mixte: $A1, acest tip de adresă comunică aplicaţiei Excel cum să găsească o altă
celulă prin combinarea unei adrese relative cu o adresă absolută. Adresarea mixtă
se realizează utilizând semnul $, fie înaintea literei coloanei, fie înaintea
numărului de rând.

!!! De reţinut !!!

Adresarea relativă permite economia de timp în calculul datelor unei foi de calcul,
atunci când aceeaşi formulă apare de mai multe ori. Această adresare permite copierea
formulei unice chiar şi după inserarea de noi linii şi coloane prin adaptarea adreselor
la noua situaţie.
Nu acelaşi lucru se întâmplă în cazul adresării absolute, deoarece o celulă este definită
într-o manieră exactă. Dacă vom copia o celulă al cărui conţinut intern face referire la o
altă celulă, printr-o adresare absolută, atunci conţinutul extern al celulei în care s-a făcut
copierea va reprezenta întotdeauna conţinutul extern al celulei adresate absolut.
Deplasarea de la o foaie de calcul la alta

Deplasarea în interiorul foii de calcul

 Utilizând mouse-ul: Clic cu mouse-ul în oricare celulă şi indicatorul de celulă va

permite editarea datelor.
 Utilizând tastatura: apelarea tastelor de poziţionare sau a combinaţiilor de taste:
• Page Down - derulează foaia cu o fereastră în jos
• Page Up - derulează foaia cu o fereastră în sus
• Alt + Page Down - derulează foaia cu o fereastră la dreapta
• Alt + Page Up - derulează foaia cu o fereastră la stânga
• Ctrl + End - ajunge la sfârşitul zonei active
• Ctrl + Home - ajunge în celula A1
• Home - ajunge la prima celulă activă a liniei
• Shift + Enter - deplasare de la ultima celulă către prima într-o coloană
• Tab - deplasare cu o celulă de la stânga la dreapta
• Shift + Tab - deplasare cu o celulă de la dreapta la stânga
Tipuri de informaţii în foaia de calcul Excel

Informaţiile care constituie structura unei foi de calcul pot fi informaţii de tip numeric,
text sau formule de calcul. Într-o foaie de calcul se pot introduce două tipuri de
informaţii:
- Valori constante care pot fi numere, date calendaristice, ore, simboluri monetare,
procentaje, fracţii sau texte. Valorile constante se pot modifica doar dacă selectăm celula
şi reedităm valoarea;
- Formule care sunt secvenţe de valori, adrese de celule, nume, funcţii sau operatori care
au ca rezultat o nouă valoare obţinută din valorile introduse deja în alte celule. O valoare
care este produsă ca un rezultat al unei formule, poate fi modificat atunci când se schimbă
alte valori în foaia de calcul.

Introducerea numerelor în foaia de calcul Excel

- se selectează mai întâì celula în care se va introduce numărul;

- se tastează numărul inclusiv semnul şi punctul zecimal dacă există;
- se acţionează tasta Enter pentru a valida valoarea introdusă.
Excel permite introducerea unor numere lungi. Dacă programul afişează
simboluri (#) în locul valorii tastate, înseamnă că numărul este prea lung pentru a fi afişat
în celulă. În mod prestabilit, valorile sunt afişate cu notaţia ştiinţifică, iar valorile cu
multe poziţii zecimale pot fi rotunjite. De reţinut că dacă în calcule este folosit numărul
rotunjit, el va fi folosit la reala valoare introdusă.
O celulă are o dimensiune standard de 8,43 caractere, dar Excel estimează
dimensiunea valorilor numerice lungi şi ajustează coloana. Dacă dorim să introducem
numărul 500.500.000.000 în celula selectată, Excel afişează 5005E+11, ceea ce
înseamnă 5005*1011.

Introducerea datelor calendaristice şi a orelor

Excel recunoaşte următoarele formate de date calendaristice (Date) şi ore (Time):

- pentru dată calendaristică (1 Decembrie 2008):
12/08 în formatul mm-yy
Dec 08 în formatul mmm yy
1/12/08 în formatul dd/mm/yy
01/12/08 în formatul dd/mm/yy
December 1, 2008 în formatul mmmm dd,yyyy
- pentru oră (14.50’):
14 : 50 în formatul hh : mm
2 : 50 PM în formatul h : mm PM
Există două formate suplimentare care combină data şi ora sub forma:
01/12/08 14 : 50 în formatul dd/mm/yy hh : mm
1/12/08 2:50 PM în formatul dd/mm/yy h : mm PM
Dacă formatele standard afişate nu ne satisfac, putem indica alt format alegând
FORMAT, Cells, opţiunea Date sau Time, Custom. Putem tasta A sau AM cu
semnificaţia antemeridian, respectiv P sau PM pentru postmeridian.

Formule in Excel

Introducerea formulelor presupune definirea valorii dintr-o celulă ca rezultat al unui

calcul. O formulă este o intrare care efectuează un calcul sau o altă operaţie cu unul sau
mai mulţi operanzi. O formulă începe cu semnul (=) şi poate conţine valori numerice,
referinţe (adrese), nume, funcţii şi operaţii.
Într-o foaie de calcul, rezultatul unei formule este afişat în celula care conţine formula, iar
când selectăm celula respectivă, formula va apărea în bara de formule.
Dacă o formulă este introdusă într-o celulă, după validarea acesteia conţinutul extern al
celulei va afişa rezultatul evaluării iar conţinutul intern reţine formula scrisă de noi.

Bara de formule
Formulele pot conţine şi calcule matematice simple cu numere sau cu conţinutul unor
celule, la baza cărora stau operatorii. Excel utilizează următoarele categorii de operatori:
 Operatori aritmetici: + (adunare), - (scădere sau negare), * (înmulţire), /
(împărţire), % (calcule procentuale), ^ (exponent). Exemplu: =16^2*10%
(are ca rezultat valoarea 25,6)
 Operatori logici (de comparare) care aplicaţi asupra valorilor, au ca rezultat
valoarea logică TRUE (adevărat) sau FALSE (fals): = (egal), > (mai mare decât),
< (mai mic decât), >= (mai mare sau egal cu), <= (mai mic sau egal cu), <>
(diferit de).
 Operatorul text de concatenare se aplică asupra valorilor de tip text. & - uneşte 2
valori de tip text pentru a obţine o singură valoare de tip text.
 Operatori de adresă . Cu ajutorul adreselor se pot folosi într-o formulă date
plasate în diferite zone ale foii de calcul sau putem folosi valoarea unei celule în
mai multe celule.

Operatorii de adresă sunt:

• : (două puncte) indicând o zonă în foaia de calcul ce cuprinde toate celulele
dintre două adrese; de exemplu C1:D3 indică blocul de date format din celulele
C1, C2, C3, D1, D2, D3.
• , (virgula) indică uniunea care are ca rezultat o adresă ce include două adrese; de
exemplu C3, E3.
• (spaţiu) indică intersecţia care are ca rezultat o adresă pentru celulele comune
celor două adrese B7:D7 C6:C8 generează celula C7.

Introducerea formulelor

- tastăm semnul egal pentru a începe formula

- introducem un operand. Pentru a introduce o adresă drept operand tastăm adresa
sau indicăm cu mouse-ul celula sau domeniul respectiv. O altă variantă este să
introducem un nume ales pentru identificarea domeniului
- introducem un operator aritmetic (+, -, *, /, ^, %), un operator logic (<, >, <=,
>= ,<> sau =) sau un operator text (&)
- în mod opţional, putem introduce o funcţie tastându-i numele şi argumentele, sau
efectuând clic pe butonul Function Wizard.
- putem repeta orice combinaţie a paşilor 2, 3, şi 4 pentru finalizarea formulei, după
care apăsăm tasta Enter.
AutoFill

Caracteristica AutoFill este extrem de utilă, inteligentă şi uşor de folosit. Este folosită
pentru a repeta valori, pentru a continua serii sau pentru a extinde o listă. Modul în care
construieşte seria depinde de conţinutul primei celule.
De exemplu, dacă prima celulă conţine “valoarea January”, Excel va continua cu
February, March etc; la fel şi pentru datele calendaristice. Dacă introducem May 6, 2010
şi tragem marcajul de umplere vom obţine: May 7, 2010 şi aşa mai departe; dar dacă
scriem Cantitate, se va repeta pur şi simplu acest cuvânt în tot domeniul, şi aceasta pentru
că AutoFill recunoaşte doar anumite cuvinte, iar “Cantitate” nu se numără printre ele.
Excel oferă posibilitatea de creare şi apelare a unei liste particularizate. Crearea unei liste
particularizate se face astfel: meniul TOOLS, comanda Options, eticheta Custom List, se
tastează lista punând virgulă după fiecare element din serie, se apasă butonul OK. Dacă
lista conţine valori, atunci AutoFill incrementează automat seriile pe baza primei valori
introduse.
AutoComplete

Caracteristica AutoComplete a programului Excel grăbeşte procesul de editare.

AutoComplete supravehează editarea şi, imediat ce tastăm primele litere ale aceluiaşi text,
adaugă restul. Dacă suntem de acord tastăm Enter şi AutoComplete va introduce restul
textului în locul nostru.
De exemplu: dacă într-o listă se repetă numele GRIGORESCU IONEL, data viitoare este
suficient să tastăm GRIG şi AutoComplete intuieşte că este vorba de acelaşi nume. Vom
tasta Enter şi nu mai trebuie să continuăm. Dacă următorul nume ce trebuie introdus în
listă este GRIGORE ION, după primele litere tastate sistemul sugerează numele anterior.
Pentru a evita acest lucru utilizatorul va trebui să tasteze în continuare, fără a ţine seama
de sugestia caracteristicii AutoComplete.

AutoComplete este de foarte mare ajutor la introducerea repetată a unor texte, dar nu
numai atât, AutoComplete poate construi o listă cu toate elementele dintr-o coloană.
Pentru aceasta: se selectează o celulă din cadrul coloanei, apoi executăm clic cu butonul
drept al mouse-ului. Din meniul contextual alegem Pick From List pentru a afişa lista
AutoComplete, iar în cadrul listei este suficient să executăm clic pe un singur element. În
acest mod toate elementele conţinute de coloana respectivă vor face parte din lista
AutoComplete.