Mihaela Toader, Gestiunea proiectelor: Organizarea de conferinţe (aprilie 2008)

REPERE DE BAZĂ
PENTRU ÎNTOCMIREA MACHETEI
UNEI REUNIUNI /CONFERINŢE INTERNAŢIONALE

Conferinţele pot fi evenimente unicat sau evenimente /reuniuni mai restrânse de tip
grupuri de lucru nivel experti (care se întâlnesc în acelaşi format în fiecare an).

În acest din urmă caz, se începe cu

transmiterea invitaţiei /notificării (calling notice), stabilirea şi actualizarea

programului (agendei) reuniunii şi a brieferilor,
accentul cade pe redactarea minutei şedinţei, a sumarului acesteia (executive
summary), a planului de măsuri post-reuniune (Action List) şi pe actualizarea
atribuţiilor grupului de lucru respectiv (Terms of Reference).

În faza de pregătire a unei reuniuni /eveniment/conferinţă, aspectele organizatorice

privesc în primul rând, alegerea locului de desfăşurare (localitatea ). Daca acesta este
de fiecare dată acelaşi, atunci secretarul reuniunii rezervă o sală la Centrul/ biroul pentru
conferinte, apoi solicită o sumă (mică) pentru un eveniment social (welcome cocktail), iar
restul se presupune că există în sala de şedinţa (calculator şi proiector, sticle şi pahare
cu apă, xerox) sau în incinta sediului organizaţiei/Centrului de conferinţe : telefoane cu
cartelă, restaurant cu autoservire, cafeteria, un oficiu bancar şi de schimb valutar,
bancomat, tutungerie/tonetă de ziare, magazin de suveniruri, frizerie/coafor). Delegaţii
care vin la reuniuni (de exemplu la unele reuniuni NATO, CE, PE la Bruxelles se
cazează şi se deplasează (transfer NATO-hotel şi hotel- aeroport) pe cont propriu.

ETAPE IMPORTANTE:

- Mai întâi, câteva presupuneri/estimări generale de care trebuie neapărat să se

ţină cont, şi anume:

- că numărul participantilor poate fi de ordinal zecilor sau sutelor;

- că durata va fi de una sau mai multe zile (de regulă între 2-3; 3-5 sau 5-7
zile;

- că pentru toate aceste zile se are în vedere un program complet (inclsiv

programul social);

1
Mihaela Toader, Gestiunea proiectelor: Organizarea de conferinţe (aprilie 2008)

- că locul de desfăşurare trebuie bine stabilit odată cu alegerea localităţii

(de regula, acesta este în incinta instituţiei organizatoare);

- că vor fi lucrări în plen şi pe ateliere /secţiuni ;

- că instituţia organizatoare trebuie în cele mai multe cazuri să se implice în

alegerea unui (unor) locuri de cazare (altele decat căminul/hotelul
propriu) şi în negocierea unor preţuri speciale (discount-uri) la cazare;

- că va fi un eveniment ,,unicat"/one-off (sau unul repetitiv/anual,etc);

- că vor exista nişte VIP-uri care vor avea un program parţial distinct faţă
de participanţii de rând;

- că instituţia organizatoare va trebui să propună şi un program

turistic/istoric complementar;

- că instituţia organizatoare poate (şi de foarte multe ori trebuie) să se

implice in negocierea cazării delegaţilor străini şi să aloce atât resurse
umane cât şi financiare (evenimente de socializare/recepţii /cine festive,
cafea şi fursecuri pentru coffee breaks, interpretariat, confecţionare şi
amenajare exponate şi afişe, multiplicare documente, transport local, şi
poate chiar asistenţa financiară pentru tinerii participanţi din unele state
cum ar fi Rep.Moldova).

CÂND RESURSELE SUNT LIMITATE

Ne întrebăm, desigur, cum ar trebui să procedăm atunci când resursele financiare
alocate sunt limitate, sau când se urmăreşte un raport optim rezultate/resurse investite.
În asemenea situaţii:

- nu ar trebui să definitivăm perioada de desfăşurare până când nu negociem

cazarea: pentru evitarea negocierii ,,cu spatele la zid" cu hotelurile, perioada
exactă de desfăşurare trebuie stabilită, pe cât posibil, abia după ce se discută cu
hotelierii variante de preţ in funcţie de perioadă (cu variante).

- Găsirea unei cazări bune la un preţ acceptabil este crucială atât dacă instituţia
organizatoare trebuie să asigure şi deci să plătească ea cazarea pentru (o parte
dintre) delegaţi, cât şi dacă delegaţii trebuie să o plătească ei înşişi (cazarea mai
ieftină face participarea mai tentantă şi creşte numărul participanţilor).

2
Mihaela Toader, Gestiunea proiectelor: Organizarea de conferinţe (aprilie 2008)

- Se va ţine cont de amplasarea hotelurilor din oraş faţă de instituţia organizatoare

dar in mod cert varianta cazarii tuturor strainilor la un singur hotel sau hoteluri
invecinate prezintă urmatoarele avantaje:

- economie de timp (dacă hotelul este la distanţă de mers pe jos/within

walking distance de instituţia organizatoare sau dacă se foloseşte acelaşi
autocar/microbuz pentru deplasarea zilnică la/de la reuniune);

- economie la preţul camerelor (room rates), dacă, atentie!, dacă

negociatorul din partea instituţiei organizatoare este de bună credinţă şi
apără (doar) interesele instituţiei organizatoare;

- siguranţa personală a delegaţilor (mai uşor de păzit, îndeosebi vip-urile);

- alte ,,bonusuri" ce se pot eventual obţine prin negociere cu hotelul

respectiv (săli puse la dispoziţie gratuit pentru mini-reuniuni/recepţii cu
sau fără cafea/sucuri/fursecuri din partea hotelului, microbuze sau
autocare ale hotelului pentru transfer delegaţi la instituţia organizatoare
şi/sau aeroport, etc).

- Se va lua legătura cu diferite muzee sau alte instituţii de cultură pentru

includerea acestora in programul de socializare (cu ghizi insoţitori şi eventual cu
vizitare în regim de gratuitate sau cu preţ redus).

- S-ar putea identifica eventuali sponsori care (contra afişării posterelor cu reclame
şi apariţiei siglei lor pe broşurile reuniunii) ar putea contribui cu: sucuri, cafea,
transport, instalaţii de sonorizare, sau bani.

IMPORTANT!

Pe baza estimărilor preliminare şi a condiţionărilor de finanţare (în funcţie de tipul de

finanţare care se solicită sau de programul european în cadrul căruia se organizează
evenimentul/conferinţa/reuniunea) se vor detalia pe liste separate cheltuielile eligibile
pentru finanţare de cheltuielile neeligibile şi se va elabora un plan strategic de acoperire
a cheltuielilor pe baza unei analize realiste a tuturor aspectelor şi activităţilor vizate.

3
Mihaela Toader, Gestiunea proiectelor: Organizarea de conferinţe (aprilie 2008)

CÂTEVA ANEXE IMPORTANTE LA PROIECTUL DE ORGANIZARE:

- proiectul de afiş al reuniunii (machete pentru logo-ul evenimentului, postere,
broşuri, pixuri, ecusoane, etc);

- propunere pentru motto-ul reuniunii, gen: "Romania - the youngEst (sic!) part of
EuROpe" etc ;

- propunere pentru programul social-cultural, separat pentru VIP-uri, pentru

participanţii obişnuiţi, şi (eventual) pentru soţiile VIP-urilor;

- agenda reuniunii;

- aspecte lingvistice şi organizarea interpretării (interpreţi, aspecte tehnice,

traducerea documentelor);

- lista VIP şi a instituţiilor din ţară şi străinătate care vor fi invitate;

- modelul de invitaţie / anunţul desfăşurării evenimentului cu precizarea detaliilor

pentru "registration";

- propunere de pagina web a evenimentului;

- eventual necesarul de mijloace de comunicaţii şi birotică dedicate pentru

eveniment (telefoane mobile, telefoane fixe, calculatoare, linii internet fir şi
wireless (hotspot), fax-uri, copiatoare, scannere, rechizite, etc);

- detaliere spaţii pentru reuniune şi spaţii pentru cazare;

- aspecte privind hrănirea (welcome cocktail/ice-breaker, dineuri/recepţii sau

dejunuri, şi/sau asigurarea produselor pt. pauzele de cafea;

- detalierea fondurilor necesare cu indicarea surselor (buget central, buget local,

fonduri proprii instituţia organizatoare, sponsorizări, taxe de conferinţă, taxe
program social cultural);

- transportul - organizarea afluirii/defluirii aeroport-hotel şi hotel-loc(uri) de

desfăşurare, plus organizarea accesului auto la instituţia organizatoare , inclusiv
locuri de parcare şi permise temporare pentru delegaţii cu masini proprii;

- asigurarea pazei/protecţiei VIP (dacă e cazul) şi îndrumarea delegaţiilor;

4
Mihaela Toader, Gestiunea proiectelor: Organizarea de conferinţe (aprilie 2008)

- model de broşură cu informaţii esenţiale pentru participanţii străini (numere

telefon apeluri de urgenţă, ambasade/consulate, sfaturi schimb valutar, alte
sfaturi practice);

- lista cu personalul instituţiei organizatoare necesar a fi implicat în eveniment, cu

detalierea exactă a domeniului de care răspunde fiecare, a termenelor de
realizare, a graficului şedinţelor de pregătire a celor implicaţi în eveniment şi a
punctelor de contact (telefoane mobile, email, fax) pentru fiecare;

- tabel cu aprobările şi avizele necesare (din cadrul instituţiei organizatoare şi

eventual de la administraţia locală).