INSTRUCIUNI DE COMPLETARE A RAPORTULUI TEHNIC DE PROGRES R2

Raportul tehnic de Progres R2 va fi nsoit de fiecare cerere de rambursare a Beneficiarului, conform graficului estimativ de rambursare a cheltuielilor, cu excepia cererii finale de rambursare, care va fi nsoit de raportul final R3. Raportul R2 va fi completat de ctre Beneficiar astfel:
1. DATE GENERALE Codul SMIS Numrul raportului de progres R2 se completeaz cu codul SMIS alocat cererii de finanare Se completeaz cu numrul raportului care nsoeste o cerere de rambursare (ex. 1 pentru prima cerere de rambursare, 2 pt a doua, etc.) se completeaz n conformitate cu contractul de finanare titlul proiectului din contractul de finanare se completeaz n conformitate cu contractul de finanare (n cazul n care acesta se modific se notific AM cu privire la aceast situaie i se completeaz cu adresa actual) Data semnrii contactului de ctre reprezentantul legal al AMPODCA Data la care se ncheie perioada de implementare (de ex. Contractual ncepe la data de 15.04.2009 i are o perioad de implementare de 12 luni, data ncheierii lui va fi 14.04.2010) n cazul primului R2, perioada de raportare va fi de la data ncheierii contractului, pn la data ntocmirii raportului Pentru urmtoarele R2, perioada de raportare va fi de la data ultimului R2 pn la data ntocmirii raportului respectiv. se completeaz n conformitate cu contractul de finanare Se completeaz cu numele persoanei care ntocmete raportul, de obicei managerul de proiect

Numele beneficiarului Titlul proiectului Adresa Telefon/fax E-mail Data nceperii contactului Data ncheierii proiectului

Perioada de raportare

Valoarea total eligibil a proiectului (lei) Autorul raportului

2. STADIUL PROIECTULUI 2.1 Activiti implementate n perioada de raportare Activiti implementate n perioada de Aceast seciune trebuie corelat cu seciunea raportare 2.5 din cererea de finanare n cazul n care n perioada raportat au fost
1

solicitate i aprobate de ctre AM acte adiionale de modificare a activitilor (decalarea perioadei, includerea de noi activiti, modificarea programului de achiziii, modificarea perioadei de implementare), se vor lua n considerare aceste modificri. n cazul n care s-au mai fcut activiti legate de proiect, dar din bugetul propriu al beneficiarului, se trec i acestea cu * i se dau detalii cu privire la aceste activiti (n ce au constat) Implementarea activitilor nceput/ sfrit Se trec date exacte (sau cel puin aproximative) De preferat este s se treac data unui document emis pentru nceperea/finalizarea respectivei activiti (de ex. la licitaii se poate trece ca dat de nceput data publicrii n SEAP a anunului de participare, iar ca dat de sfrit data procesului verbal de recepie final) Stadiul implementrii Se poate trece: finalizat/in curs de implementare/finalizat/finalizat ulterior din fonduri proprii, etc. Explicaii pentru activitile implementate n Se specifica motivele pentru care anumite avans/ntrziate activiti au fost implementate n avans sau motivele care au dus la ntrzierea lor. n cazul n care n perioada raportat au fost solicitate i aprobate de ctre AM acte adiionale de modificare a activitilor (decalarea perioadei, includerea de noi activiti, modificarea programului de achiziii, modificarea perioadei de implementare), se vor lua n considerare aceste modificri. n cazul n care anumite activiti au fost ntrziate, dar nu au facut obiectul unui act adiional (nefiind o modificare substanial a graficului de implementare), trebuie justificat de ce s-au amnat i care este soluia pentru remedierea acestei situaii. Se specific i dac beneficiarul nu a mai avut timp s fac anumite activiti n perioada de implementare, dar pe care le va face ulterior din surse proprii. 2.2 Aciuni de informare i publicitate realizate n perioada de raportare Tipul aciunii Se completeaz n conformitate cu seciunea 2.10 din cererea de finanare Se specific i dac beneficiarul a mai fcut
2

Rezultate

i alte aciuni dect cele stabilite iniial Se vor meniona rezultatele fiecrei aciuni n parte, atand totodat documentele justificative (aa cum sunt descrise n ghidul solicitantului i n anexa 5 a Manualului de Implementare). Acolo unde exist decalaje de timp pentru aciunile implementate n avans/ntrziere, se vor meniona motivele care au condus la aceast modificare.

2.3 Detaliai stadiul realizrii msurilor corective, precum i respectarea termenelor stabilite, pentru cazurile n care am a fcut astfel de recomandri Msuri corective iniiate de AM Se menioneaz eventualele aciuni corective cuprinse n: - procesul verbal ntocmit de ctre ofierul de proiect n urma vizitei n teritoriu (dac e cazul) - raportul verificrilor suplimentare ntocmit de ofierul de proiect (dac e cazul) - procesul verbal de control i raportul de control ntocmit de ctre echipa de control Aceste msuri corective se preiau din exemplarele de procese verbale/rapoarte transmise de AM beneficiarului Termen de realizare acordat Se completeaz cu termenele acordate de ctre AM pentru remedierea fiecrei situaii n parte, termene care sunt menionate n procesele verbale i rapoartele ntocmite n urma verificrilor Stadiul realizrii msurilor Se specific dac problemele constatate s-au remediat, sunt n curs de remediere sau nu au fost remediate. Respectarea termenelor propuse n cazul n care aciunile corective au fost aplicate, se menioneaz termenul la care acestea au fost aplicate. n cazul n care aciunile sunt n curs de remediere, trebuie precizat dac acestea vor respecta termenul acordat de AM sau vor suferi prelungire. n cazul n care acestea nu au fost remediate pn la data raportrii, se justific de ce acestea nu au fost remediate, beneficiarul asumndu-i un alt termen pentru remedierea problemelor. 2.4 Rezultate obinute pn n momentul raportrii Se menioneaz ce anume s-a realizat (rezultate msurabile; cu indicatori) 2.5 Rezultate ateptate pentru perioada urmtoare: Se menioneaz ce activiti urmeaz s se deruleze pn la urmtoarea raportare i ce rezultate urmeaz a fi atinse n urma realizrii acestor activiti estimate a se realiza (rezultate msurabile; cu indicatori) 2.6 Achiziii Obiectul contractului

Natura produselor / serviciilor ce urmeaz a fi achiziionate

3

Linia bugetar (conform ultimului buget aprobat)

Sursa de provenien a finanrii (prefinanare sau Cerere de rambursare)

Valoare estimat contract (Lei fr TVA) Tip contract achiziii (servicii, bunuri) i cod CPV Procedura de achiziie public aplicat Stadiul procedurii de achiziie (nenceput/ n curs - data / finalizat - data)

Numr de oferte evaluate Contract achiziie (nr/data)

Coordonate furnizor

Se completeaz cu linia bugetar unde sunt prevzui banii pentru achiziia respectiv, n conformitate cu ultimul buget aprobat al proiectului (seciunea 4.1). n cazul n care banii sunt luai din cadrul mai multor linii bugetare, se trec toate liniile. Se completeaz numai cu indicativul liniei respective, nu i denumirea liniei (de ex. 7.1, 8.3, etc.) n cazul n care a fost solicitat prefinanare, pentru toate acele contracte acoperite de valoarea respectiv, se trece prefinantare Pentru restul contractelor, pentru care s-au facut plati din surse proprii, se va completa cu cerere de finanare Se completeaz cu valoarea prevzut pentru achiziia respectiv n cadrul ultimului buget aprobat al proiectului Se va completa cu contract furnizare bunuri sau contract prestare servicii, precum i codul CPV alocat contractului respectiv Se menioneaz tipul procedurii aplicate si criteriul de atribuire a contractului Se completeaz astfel: -nenceput- dac procedura nu a fost demarat - n curs/data dac procedura este n curs, n afar de aceast meniune se completeaz i cu data nceperii acesteia (se ia n considerare data unui document emis n vederea demarrii procedurii de achiziie de ex. data anunului de participare, data solicitrii de ofert unei firme, etc.) -finalizat - dac procedura este finalizat, n afar de aceast meniune se completeaz i cu data procesului verbal de recepie. Se completeaz daca a avut loc evaluarea ofertelor Se vor face precizri cu privire la modalitatea de cumprare: rate, nchiriere, leasing n cazul n care suma prevzut pentru achiziie este bugetat lunar (ex. achiziia carburanilor, a consumabilelor, etc.) , la stadiul procedurii de achiziie i la stadiul contractului se va completa cu n curs Se completeaz daca a fost atribuit contractul:denumire furnizor, adresa, telefon/fax, cod fiscal, cont, reprezentant
4

Valoare contract (Lei fr TVA) Stadiu contract Proces verbal de predare-primire (nr, data, obiect)

legal Se completeaz cu preul contractului Se menioneaz dac este finalizat sau n curs de execuie, fr a completa cu dat Se completeaz n funcie de natura produselor/serviciilor achiziionate (ex:daca sunt mijloace fixe proces verbal de recepie mijloace fixe, iar daca sunt servicii/produse proces verbal de recepie sau Nota de recepie si constatare de diferene).

2.7 Pli efectuate n perioada de raportare: Contracte ncheiate (nr, data, obiect) Contractele ncheiate cu furnizorii (acte adiionale la contracte),note raport aprobate,referate de aprobare, mandate, etc. Valoare contract (Lei cu TVA) Se nscrie valoarea specificata in contract, respectiv in documentul prin care se aproba cheltuiala respectiva. Suma pltit ctre furnizor (Lei cu TVA) Suma pltita de beneficiar furnizorului, cea specificata in documentul care atesta efectuarea plaii. Data plii Data efecturii plii (se preia data din ordinul de plata sau din documentul prin care s-a efectuat plata) Documentul de plat (nr OP/Data) Se nscriu documentele prin care s-a efectuat plata (dispoziiile de plata, ordinele de plata, foile de vrsmnt, borderourile de virare n cont de card, sau alte documente de plata), cu meniunea numrului documentului si a datei. Ce reprezint plata (avans, factura nr, etc.) Descrierea activitii pentru care s-a efectuat plata (transport, cazare, diurna, taxe de participare, servicii, etc.), conform descrierii din documentul de plata. Total plti efectuate pn la data raportrii Se nsumeaz toate plile care s-au efectuat (Lei fr TVA) de la data ultimei raportri pana la momentul raportrii actuale. TVA aferent plilor efectuate pn la data Se calculeaz TVA-ul aferent sumei pltite. raportrii Rmas de pltit Diferena de plata ctre furnizori, in cazul in care nu s-a fcut plata integral. 2.8 Detaliai, dac este cazul, activitile cu impact asupra dezvoltrii durabile (economic, social i de mediu) ntreprinse n perioada raportat Se menioneaz ce activiti cu impact asupra dezvoltrii durabile au fost ntreprinse n perioada raportat. Aceste activiti trebuie s corespund cel puin cu cele menionate n cererea de finanare. n
5

cazul n care a avut loc un eveniment (una dintre msurile minime menionate n ghidul solicitantului) trebuie s se ofere informaii detaliate cu privire la acest eveniment. 2.9 Detaliai, dac este cazul, activitile ntreprinse n perioada raportat cu relevan asupra egalitii de anse Se menioneaz ce activiti cu relevan asupra egalitii de anse au fost ntreprinse n perioada raportat. Aceste activiti trebuie s corespund cel puin cu cele menionate n cererea de finanare. n cazul n care a avut loc un eveniment (una dintre msurile minime menionate n ghidul solicitantului) trebuie s se ofere informaii detaliate cu privire la acest eveniment. 2.10 Probleme specifice aprute n perioada raportat Probleme aprute n derularea contractului Se menioneaz situaiile care au aprut n perioada de implementare raportat i care nu sunt n conformitate cu contactul aprobat sau care nu au putut fi previzionate la data scrierii cererii de finanare. Se prezint explicaii suplimentare referitoare la aceste situaii Ex. dificulti la achiziii, probleme in implementarea sub-contractelor, probleme financiare, probleme legale, modificri organizaionale, subestimare a duratei de implementare, probleme legate de personal, altele Soluii propuse pentru remediere Se prezint soluiile care beneficiarul le propune n vederea remedierii problemei cu care se confrunt Termene propuse pentru remediere Se trec date certe (sau cel puin estimative) pentru remedierea problemelor 2.11 Modificri previzionate fa de ceea ce s-a stabilit n contractul de finanare la nivelul proiectului (dac este cazul) 2.12 Observaii In cazul in care beneficiarul considera ca are si alte observaii/comentarii de fcut, pe care nu le poate ncadra la niciun alt punct al raportului, le va trece la aceasta rubrica.