ndeplinirea obiectivelor pe care biroul de pres i le propune depinde n chip decisiv de profesionalismul celor desemna i s se ngrijeasc de rela ia cu mass-media.

De aceea, n organizarea unui birou de pres , cel mai dificil lucru este selectarea membrilor s i. Cel mai important criteriu n desemnarea unui membru al biroului ar trebui s fie preg tirea sa profesional (n care putem include formarea i aptitudinile), n realitate ns , lucrurile nu sunt ntotdeauna att de simple. Atribu iile membrilor biroului de pres , a a cum rezult ele din lucr rile citate: - pentru a realiza informarea corect a publicului, un membru al biroului de pres trebuie s cunoasc bine activit ile i oamenii din organiza ie, s cerceteze via a organiza iei, s culeag , s verifice i s selecteze permanent informa iile care prezint interes pentru publicul- int ( i, implicit, pentru mass-media); n acest scop, este necesar o evaluare corect a nevoii de informare a publicului, deci o activitate de cercetare a acestor fenomene; - pentru a contribui la cre terea prestigiului organiza iei, membrii biroului de pres trebuie s conceap i s propun conducerii obiective specifice, precum i programe de activit i cu presa, pentru atingerea acestor obiective; programele respective trebuie s fie integrate n politica de comunicare a institu iei i convergente cu ea; - pentru a fi corect informa i asupra imaginii organiza iei n exterior sau asupra unor subiecte de interes pentru organiza ie, membrii biroului de pres trebuie s fac zilnic revista presei; toate extrasele din pres trebuie conservate i analizate, pentru a se realiza o informare corect a conducerii organiza iei; - pentru a satisface cererile jurnali tilor, membrii biroului de pres trebuie s constituie i s reactualizeze permanent o baz complet de date, referitoare la via a i la activit ile organiza iei; - pentru o bun cunoa tere a presei n general i a ziari tilor n particular, membrii biroului de pres trebuie s ntocmeasc fi iere de pres ; acestea vor fi reactualizate i completate n permanen ; - pentru a ti ce informa ii s aleag , cum s le redacteze n diversele formate specifice comunic rii cu presa i c tre ce tip de mass-media sau c tre ce jurnalist s le trimit , membrii biroului de pres trebuie s cunoasc organizarea redac iilor i publicurile specifice fiec rei publica ii sau fiec rui post din audiovizual; de asemenea, ei trebuie s cunoasc nevoile i op iunile fiec rei publica ii sau ale fiec rui post, precum i exigen ele i a tept rile fiec ruia dintre jurnali tii cu care colaboreaz ;

-pentru a- i atinge obiectivele de comunicare i pentru a stabili rela ii de colaborare eficiente cu jurnali tii, membrii biroului de pres trebuie s asigure : a) realizarea conform standardelor de calitate informare (comunicate, dosare, buletine); i distribuirea rapid a documentelor de

b) organizarea impecabil a manifest rilor destinate presei (conferin e, vizite, voiaje, seminarii); c) condi ii optime de desf urare a interviurilor cu personalit sau a vizitelor n institu ie, solicitate punctual de diver i ziari ti; i ale organiza iei

- pentru a asigura o bun comunicare a conducerii cu presa, membrii biroului de pres trebuie s o informeze asupra condi iilor de lucru i a a tept rilor jurnali tilor i s efectueze o activitate responsabil de consiliere a liderilor organiza iei, n ceea ce prive te strategiile de comunicare cu presa, adecvate diferitelor situa ii i momente. Dup cum se poate observa, pe umerii membrilor biroului de pres apas o mul ime de responsabilit i; complexitatea acestora face dificil asumarea rapid i corect a tuturor sarcinilor i a tuturor tipurilor de activitate de c tre persoanele f r o formare specific , mai ales atunci cnd ele se afl la nceputul activit ii.