Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Excel Intermed Eng
Excel Intermed Eng
Tel/fax: 0248-262340
CUPRINS
1. FORMATAREA CU STILURI PENTRU REDUCEREA EFORTURILOR.------------------------- 2 1.0. APLICAREA UNUI STIL PREDEFINIT. ------------------------------------------------------------ 2 1.2 MODIFICAREA DEFINI IEI UNUI STIL.----------------------------------------------------------- 3 1.3 CREAREA UNUI STIL PROPRIU PRIN EXEMPLE. ---------------------------------------------- 4 1.4 COPIEREA STILURILOR DIN ALTE REGISTRE DE CALCUL.------------------------------- 4 1.5 TERGERA UNUI STIL. -------------------------------------------------------------------------------- 5 2. ATRIBUIREA DE NUME CELULELOR i SCRIEREA FORMULELOR CU CELULE CARE AU NUME. --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 2.1 ATRIBUIREA DE NUME CELULELOR SAU DOMENIILOR CU AJUTORUL ------------- 6 CASETEI DE NUME. ----------------------------------------------------------------------------------------- 6 2.2 UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG CREATE NAMES.------------------------------------- 7 2.3 UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG DEFINE NAME. --------------------------------------- 8 2.4 SCRIEREA FORMULELOR CU CELULE CARE AU NUME.----------------------------------- 9 3. VALIDAREA DATELOR ------------------------------------------------------------------------------------ 9 3.1 CONFIGURAREA VALIDARII DATELOR. -------------------------------------------------------- 9 4. IMPORTUL UNUI fi ier TEXT.---------------------------------------------------------------------------- 11 5. TRIMTEREA DATELOR DIN ACCESS n FOAIA DE CALCUL.---------------------------------- 13 6. IMPORTUL DATELOR DIN PAGINI WEB. ------------------------------------------------------------ 13 7. SORTAREA DATELOR. ------------------------------------------------------------------------------------ 14 7.1 SORTAREA RAPID A UNEI LISTE DUP O SINGUR COLOAN . -------------------- 14 7.2 SORTAREA UNEI LISTE DUP DOU SAU TREI COLOANE. ----------------------------- 15 8. FILTRAREA DATELOR. ----------------------------------------------------------------------------------- 16 8.1 FILTRAREA UNEI LISTE DUPA UN SINGU CRITERIU. -------------------------------------- 16 8.2 FILTRAREA DUPA DOUA cmpURI DIFERITE.------------------------------------------------- 17 8.3 FILTRAREA DUPA DOUA CRITERII DIN ACELASI cmp.----------------------------------- 17 9. FUNC IILE SUMIF i COUNTIF.------------------------------------------------------------------------- 18 9.1 FUNC IA SUMIF. --------------------------------------------------------------------------------------- 18 9.1.1 UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG PASTE FUNCTION PENTRU SCRIEREA------- 19 UNEI FORMULE SOUMIF. -------------------------------------------------------------------------------- 19 9.1.2 UTILIZAREA OP IUNII CONDITIONAL SUM WIZARD.----------------------------------- 21 9.2 FUNC IA COUNTIF. ----------------------------------------------------------------------------------- 23 10. FUNC IILE VLOOKUP i HLOOKUP.----------------------------------------------------------------- 24 11. FUNC IA PMT. --------------------------------------------------------------------------------------------- 27 12. GOAL SEEK. ------------------------------------------------------------------------------------------------- 28 12.1 C UTAREA RASPUNSULUI LA O INTREBARE SIMPL CU GOAL SEEK. ----------- 28 12.2 UTILIZAREA INSTRUMENTULUI GOAL SEEK PENTRU PROBLEME MAI----------- 31 COMPLEXE.--------------------------------------------------------------------------------------------------- 31 13. FUNC IILE UZUALE MIN i MAX.-------------------------------------------------------------------- 33 13.1 FUNC IA MIN. ----------------------------------------------------------------------------------------- 33 13.2 FUNC IA MAX. ---------------------------------------------------------------------------------------- 34 14.FUNC IA AVERAGE. -------------------------------------------------------------------------------------- 35 15. FUNC IA IF. ------------------------------------------------------------------------------------------------- 36 16. LUCRU n RETEA. PARTAJAREA fi ierELOR n RETEA. ---------------------------------------- 38 16.1. PARTAJAREA REGISTRULUI DE CALCUL CU ALTI UTILIZATORI. ------------------ 38 16.2. COMBINAREA REGISTRELOR DE CALCUL. ------------------------------------------------- 42 16.3. Anularea partaj rii unui registru de calcul ---------------------------------------------------------- 45 16.3. Salvarea unui registru de calcul cu protec ie la scriere (readonly) ----------------------------- 46
www.formare.ro
Tel/fax: 0248-262340
Figura 1.1
Currency
Percent
Aplicarea unu stil predefinit se face n urm torul fel: 1.Selecta i celula sau zona de celule n care vre i s aplicati stilul. 2.In bara de instrumente Formatting, executa i clic pe butonul corespunzator silului predefinit pe care vre i s l aplicati. Stilurile devin mai u or de aplicat dac , prin personalizarea unei bare de instrumente, afi ati caseta de stil (Style box) Figura 1.2. Caseta de stil se afla n caseta de dialog Customize pentru bara de instrumente , pe pagina cu eticheata Commands, n categoria Format (n cazul nostru am creat o bara de instrumente personala pe care am numit-o Bara_stil). Figura 1.2
www.formare.ro
Tel/fax: 0248-262340
1.2 MODIFICAREA DEFINI IEI UNUI STIL. Aplicarea unui stil predefinit este simpl i rapid , dar s-ar putea s nu fie exact ceea ce
dori i. De exemplu, poate vre i ca stilul Comma s aplice un font rosu, sau poate dori i s face i o modificare cu stilul Normal, valabil pentru tot registrul de calcul. Pute i modifica defini ia unui stil, inclusiv a stilurilor predefinite i toate celulele din registrul de calcul n care este aplicat stilul se vor modifica automat, reflectand noua defini ie a stilului. Modificarea defini iei unui stil se face n urm torul fel: 1.Selecta i o celul n care este aplicat stilul. 2.In meniul Format executa i clic pe Style. Se va deschide caseta de dialog Style, ca n Figura 1.3 Figura 1.3
Dac una din casetele de validare este tears , stilul nu va mai avea efect asupra respectivei caracteristici de formatare a celulei. 3.Executa i clic pe butonul Modify. Se va deschide caseta de dialog Format cells, ca n Figura 1.4 Figura 1.4
www.formare.ro
Tel/fax: 0248-262340
4. In caseta de dialog Format Cells, Stabili i i modificati formatele care vre i s fie aplicate de stil. 5. Executa i clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog Format Cells. 6. Executa i clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog Style. 1.3 CREAREA UNUI STIL PROPRIU PRIN EXEMPLE. 1. Formatati o celul astfel n cat s fie albastr , cu font alb, aldin, Arial, de dimensiune 14 i subliniat cu o linie neagr dubl . 2.Selecta i celula formatata . 3.In meniul Format, executa i clic pe Style. 4.In caseta de dialog Style, introduce i un nume pentru noul stil n caseta Style name ca n Figura 1.5. Figura 1.5
5.Executa i clic pe OK (acum stilul este gata pentru a fi aplicat altor celule din registrul de calcul.). 1.4 COPIEREA STILURILOR DIN ALTE REGISTRE DE CALCUL. Copierea stilurilor din alte registre de calcul este util mai ales dac ave i mai multe stiluri proprii deja configurate ntr-unul dintre registrele de calcul. Pute i copia unul sau mai multe stiluri dintr-un registru de calcul n altul. Copierea unui stil dintr-un registru de calcul n altul are urm torii pa i: 1.Deschide i ambele registre de calcul. 2.Copia i o celul n care este aplicat stilul. 3. Lipi i celula n cel de-al doilea registru de calcul.
www.formare.ro
Tel/fax: 0248-262340
Celula copiat
i lipit poart cu ea stilul sau, n cel de-al doilea registru de calcul, i numele
stilului, care este ad ugat listei de stiluri. Copia i mai multe stiluri dintr-un registru de calcul n altul: 1.Deschide i ambele registre de calcul. 2.In al doilea registru de calcul (cel n care vre i s copia i stilurile), deschide i meniul Format; apoi executa i clic pe Style. 3.In caseta de dialog Style, executa i clic pe butonul Merge. 4.In caseta de dialog Merge Style, executa i clic pe numel registrului de calcul care con ine stilurile, apoi executa i clic pe OK (aveti grija s nu ave i doua stiluri cu nume identice pentru a evita tergerea unuia dintre ele). 1.5 TERGERA UNUI STIL. 1.In meniul Format, executa i clic pe Style. 2.In caseta Style name, selecta i stilul pe care vre i sail terge i. 3.Executai clic pe Delete (n aceste moment tot ce este formatat cu stilul pe care l-a i ters revine automat lastilul Normal.
www.formare.ro
Tel/fax: 0248-262340
2.1 ATRIBUIREA DE NUME CELULELOR SAU DOMENIILOR CU AJUTORUL CASETEI DE NUME. Utilizarea castei Name este cel mai rapid mod de a denumi o celul sau un domeniu dac nu crea i dect un singur nume sau dac numele nu este deja o etichet sau un titlu de tabel din foaia de calcul. De exemplu, pe foaia mea de calcul, pentru lista numerelor de telefon voi denumi ntreg tabelul Contacte ca s pot s ajung u or la el de oriunde m-a afla n registrul de calcul. (Figura 2.1). Figura 2.1
Caseta de nume
Numele se atribuie n felul urm tor: 1.Selecta i celula sau domeniul pe care vre i s -l denumi i. 2.Executa i clic pe caseta de nume (vezi Figura 2.1) 3.Introduce i de la tastatur numele i apasati Enter.
www.formare.ro
Tel/fax: 0248-262340
2.2 UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG CREATE NAMES. Caseta de dialog Create Names este cea mai rapid metod dac numele pe care vre i s le utiliza i exist deja n foaia de calcul ca etichete de linii sau coloane. De exemplu, n foaia de calcul cu lista mea de telefoane, voi denumi fiecare coloana din domeniul Contacte cu antetul coloanei. Caseta de dialog Create Names creeaza toate patru numele odata: 1.Selecta i domeniul pe care care vre i s -l denumi i, incluznd i anteturile aflate pe marginile de sus, din stnga, de jos sau din dreapta ale domeniului (ca n Figura 2.2). Figura 2.2
2. n meniul Insert, pozitionati-ca pe Name i executa i clic pe Create. 3. n caseta de dialog Create Name , marcati sau terge i casetele de validare dupa cum e cazul, astfel nct s fie marcate numai casetele de validare care trebuie (n acest exemplu, trebuie marcata numai caseta de validare Top Row). Vezi Figura 2.3. 4. Executa i clic pe OK.
www.formare.ro
Tel/fax: 0248-262340
Figura 2.3
2.3 UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG DEFINE NAME. Caseta de dialog Define Name este un alt mod de a crea nume de celule i domenii. Este singurul mod n care se pot denumi formule sau valori constante. In loc s scrie i de dou sau mai multe ori sau chiar s copia i o formula lunga i complexa, pute i s scrieti o formula o singura data, s -i da i un nume i apoi s scrie i numele n locul formulei. Atribuirea numelui unei formule sau unei valori constatnte cu ajutorul casetei de dialog Define se face astfel: 1.In meniul Insert, pozi iona i-v pe Name i executa i clic pe Define. Se va deschide caseta de dialog Define Name. 2.In caseta Names n workbook, introduce i numele formulei, domeniului sau valorii constante. 3.In caseta Refers to, introduce i senmul = urmat de formula sau de valoare (Figura 2.4 prezinta o casta de dialog Define Name care denumeste o valoare constanta). Figura 2.4
Valoare Constanta .
Tel/fax: 0248-262340
2.4 SCRIEREA FORMULELOR CU CELULE CARE AU NUME. Utilizarea numelor celulelor i domeniilor n formule este foarte simpla, datorita lor formulele devenind mai u or de citi i de inteles. Utilizarea numelor celulelor i domeniilor n formule: 1.Executa i clic pe celula n care vre i s fie afi at rezultatulformulei. 2.Introduce i de la tastatura formula, ncepnd cu un =. 3.Scrieti numele acolo unde vre i s -l inserati; n meniul Insert, pozi iona i-v pe Name, Executa i clic pe Paste i apoi executa i clic pe numele din lista. 4.nchideti formula ap snd pe Enter.
3. VALIDAREA DATELOR
Este foarte simplu de introdus date necorespunz toare, lipsite de orice valoare. Unele inadvertente pot fi prevenite configurnd validarea datelor, care afi eaz un mesaj de eroare cnd datele nu corespund standardelor pe care le-a i stabilit. 3.1 CONFIGURAREA VALIDARII DATELOR. 1.Selecta i celula sau domeniul n care vre i ca datele introduse s fie valide. 2.In meniul Data, executa i clic pe Validation. Se va deschide caseta de dialog Data Validation ca n Figura 3.1. 3.In pagina cu eticheta Settings, selecta i un tip de data n lista derulanta Allow. 4.In lista derulanta Data, selactati criteriul dorit de limitare a validarii datelor, cum ar fi between(ntre) sau greater that(mai mare dect). 5.In caseta afi at sub lista derulant Data, stabili i criterii ca Minimum i Maximum (asta n func ie de op iunile pe care le-a i f cut n liste Allow i Data.) pentru valorile admise ale datelor. 6.Dac vre i s fie obligatorie introducerea datelor ntr-o celul . terge i marcajul din caseta de validare Ignore blank. 7.In eticheta Input Message, introduce i un titlu i un mesaj care s fie afi ate cnd una din celulele validate este selectata. n Figura 3.2 este prezentat un marcaj care apare la introducerea datelor.
www.formare.ro
Tel/fax: 0248-262340
Figura 3.1
Figura 3.2
care s apar cnd sunt introduse date care nu sunt valide (pentru a nu ap rea nici un mesaj i introducerea datelor nevalide s fie pur i simplu respins se debifeaza caseta de validare Show error alert after invalid data is entered). 9.Executa i clic pe OK.
www.formare.ro
10
Tel/fax: 0248-262340
Figura 4.1
4.In pasul 1 din Text Imoprt Wizard, asigurati-va ca butonul pentru op iunea Delimited este selectata i apoi executa i clic pe Next. 5.In pasul 2, marcati caseta de dialog Tab. dac vedeti ca datele care apar n fereastra Data preview nu sunt separate n coloane clare, incercati s marcati alti delimitatori, pn cnd obtineti o separare buna n coloane. Apoi executa i clic pe Next. (Figura 4.2)
www.formare.ro
11
Tel/fax: 0248-262340
Figura 4.2
6.In pasul 3, pute i stabili o formatare preliminara a datelor. n fereastra Data preview , executa i clic pe titlul coloanei pe care vre i s-o formatati. dac ea con ine numere, mentineti formatarea General din sectiunea Column data format; dac insa coloana con ine date calendaristice, Selecta i op iunea Date i identic pentru fiecare tip de data.(Figura 4.3) 7.Exexutati clic pe Finish. Figura 4.3
www.formare.ro
12
Tel/fax: 0248-262340
Cnd salva i registrul de calcul, pentru a nu relua preocedeul cu Text Import Wizard, trebuie salvat cu Save As (din meniul File) ca foaie de calcul, nu ca fi ier text.
www.formare.ro
13
Tel/fax: 0248-262340
Figura 6.1
2.Executa i clic pe Import. 3.Selecta i locul pe foaia de calcul de unde vre i s nceap tabelul cu date importat sau ntr-o foaie de calcul nou .
7. SORTAREA DATELOR.
Dupa ce a i introdus sau importat foarte multe date ntr-un registru de calcul, este nevoie s le organiza i pentru ca ele s devin utile sau s capete un sens (o anumita ordine). Primul mijloc pe care l ave i la dispozi ie este sortarea lor. Sortarea se face dup una sau mai multe coloane. 7.1 SORTAREA RAPID A UNEI LISTE DUP O SINGUR COLOAN . 1. Executa i clic n coloana(cmpul) din tabel de pe care vre i s sorta i. In Figura 7.1 vom sorta datele dupa coloana Denumire produs(nu selecta i mai mult de o celul din coloana aleas ). 2. In bara de instrumente Standard, executa i clic pe un buton de sortare: - Pentru sortarea n ordine ascendenta(1-10 sau A-Z), executa i clic pe Sort Ascending - Pentru sortarea n ordine descendenta(10-1sauZ-A), executa i clic pe Sort Descending . .
www.formare.ro
14
Tel/fax: 0248-262340
7.2 SORTAREA UNEI LISTE DUP DOU SAU TREI COLOANE. 1.Executa i clic pe oricare din celulele tabelului. 2.In meniul Data, executa i clic pe Sort (se va deschide caseta de dialog Sort. Figura 7.2.) 3.In caseta Sort by, executa i clic pe s geata ndreptata n jos, apoi executa i clic pe cheia de sortare de cel mai nalt nivel. 4.Executa i clic pe butonul cu op iunea corespunz toare ordinii pe care o dori i. 5.In prima caseta Then by, alege i cheia de sortare de nivel doi. 6.In a doua caseta Then By, alege i cheia de sortare de nivel trei. 7.Executa i clic pe OK. Figura 7.2
www.formare.ro
15
@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar Figura 7.3
Tel/fax: 0248-262340
Prima cheie
A doua cheie
A treia cheie
8. FILTRAREA DATELOR.
Dac ave i un tabel mare de date i vre i s v concentra i asupra anumitor nregistr ri, sau linii din tabel, pute i filtra tabelul astfel nct s afi eze numai nregistr rile care v intereseaz le ascund nregistr ri i lipirea lor n alt foaie de calcul (sau n alt fi ier, cum ar fi un fi ier Word). is pe celelalte. Filtrarea poate fi utilizat , de asemenea, pentru extragerea anumitor
8.1 FILTRAREA UNEI LISTE DUPA UN SINGU CRITERIU. 1.Executa i clic pe oricare din celulele tabelului. 2.In meniul Data, pozitiona i-v pe Filter i apoi executa i clic pe AutoFilter. In partea de sus a fiec rei coloane din tabel, vor ap rea niste s ge i mici i gri. Fig. 8.1.
www.formare.ro
16
Tel/fax: 0248-262340
Figura 8.1
3.Executa i clic pe s geata de filtrare a capului de tabel pentru care vre i s stabili i criteriul de filtrare. 4.Executa i clic pe criteriul dupa care vre i s se faca filtrarea. Criteriul pe care l-a i ales r mne vizibil, iar toate celelalte vor fi ascunse. S geata pentru filtrare este albastr , lucru care v ajut s v aminti i unde a i stabilit criterii de filtrare. 5.Dac vre i s renun a i la criteriile de filtrare f r s dezactivati AutoFilter, executa i clic pe s geat dezactiva i. 8.2 FILTRAREA DUPA DOUA cmpURI DIFERITE. 1.Executa i clic pe tabel. n meniul Data, pozi iona i-v pe Filter i apoi executa i clic pe AutoFilter. 2.Executa i clic pe s geata de filtrare din primul cmp i apoi executa i clic pe criteriul dorit. 3.Executa i clic pe s geata de filtrare din al doilea cmp i apoi pe criteriul dorit. 8.3 FILTRAREA DUPA DOUA CRITERII DIN ACELASI cmp. 1.Executa i clic n tabel, iar n meniul Data, pozi iona i-v pe Filter i apoi executa i clic pe AutoFilter. Dac AutoFilter este deja activat, asigura i-v c toate celelalte criterii AutoFilter au fost anulate. i apoi pe (All). Ca s renun a i la filtrare i s afi ati toate nregistr rile, pe Filter i apoi executa i clic pe AutoFilter ca s -l deschide i meniul Data, pozi iona i-v
www.formare.ro
17
Tel/fax: 0248-262340
2.Executa i clic pe s geata de filtrare i apoi clic pe (Custom). Se va deschide caseta de dialog Custom AutoFilter (ca n Figura 8.2). 3.In caseta din stnga-sus selecta i un operator de compara ie din list . 4.In caseta din dreapta sus, selecta i o valoare din cmp. 5.Executa i clic pe butonul de op iune And/Or. 6.In caseta din partea de jos (criteriul doi) selecta i un operator de compara ie i valoare de cmp (acum caseta de dialog Custom AutoFilter este configurat pentru a rula). Figura 8.2
7.Executa i clic pe OK. Un ccriteriu Or(Sau) afi eaza nregistr rile care satisfac cel pu in unul dintre criterii; se cite te arat -mi orice intrare care este x sau y. Un criteriu And( i) afi eaz nregistr rile care satisfac ambele criterii; se citeste arat -mi toate intr rile care sunt i x i y.
www.formare.ro
18
Tel/fax: 0248-262340
Figura 9.1
9.1.1 UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG PASTE FUNCTION PENTRU SCRIEREA UNEI FORMULE SOUMIF. 1. Executa i clic pe celula n care vre i s introduce i formula. 2. Executa i clic pe butonul Paste Function Palette pentru SUMIF (vezi Figura 9.2). 4. In caseta Range, introduce i domeniul celulelor care con ine criteriul (n cazul nostru coloana Produs, pentru c ea con ine criteriul Planetare). 5. In caseta Criteria introduce i criteriul pentru care vre i s nsuma i valorile urm rite. - Dac acest criteriu este un ir de caractere, cum este Planetare, ave i grij s introduce i ghilmelele de o parte i de alta. - In loc s introduce i de la tastatur irul de caractere i ghilimelele, pute i s executa i clic pe celula care con ine nregistrarea Planetare. .
3. In categoria All sau Math & Trig, executa i clic pe SUMIF. Se va deschide Formula
www.formare.ro
19
Tel/fax: 0248-262340
Criteriul.
6.In Caseta Sum_range introduce i domeniul de valori pe care vre i s le adunati (n acest exemplu, coloana E, introdusa sub forma E:E). Caseta de diaolg SUMIF ar trebui s arate completata ca cea din Figura 9.3. 7.Executa i clic pe OK. Figura 9.3
www.formare.ro
20
Tel/fax: 0248-262340
Figura 9.4
9.1.2 UTILIZAREA OP IUNII CONDITIONAL SUM WIZARD. 1.Executa i clic oriunde n tabel. 2.In meniul Tools, pozi iona i-v pe Wizard i executa i clic pe Conditional SUM. Program Conditional Sum Wizard va fi lansat (vezi Figura 9.5). Dac domeniul selectat nu este cel bun, modifica i-l introducnd de la tastatur noi referin e sau tr gnd cu mouse-ul peste domeniul din foaia de calcul. 3.Executa i clic pe Next. 4.In pasul 2 al vrajitorului, stabili i coloana de adunat (n acest caz Total) i criteriul . Pentru a stabili criteriul pentru acest exemplu selecta i Produs, selecta i = i apoi selecta i Planetare (vezi Figura 9.6).
www.formare.ro
21
Tel/fax: 0248-262340
Figura 9.5
Figura 9.6
5. Executa i clic pe Add Condition ca s ad uga i listei nc o condi ie pentru sum executa i clic pe Next.
i apoi
6. La pasul trei al vrajitorului pute i alege s afi ati numai suma, sau suma i o etichet ; apoi executa i clic pe Next. 7. La pasii 4 i 5 ai vrajitorului, pute i decide unde trebuie plasata eticheta i suma n foaia de calcul. Executa i clic pe caseta vrajitorului, executa i clic pe o celul din foaia de calcul i apoi executa i clic pe Next. 8. Cnd a i ajuns la ultimul pas executa i clic pe Finish.
www.formare.ro
22
Tel/fax: 0248-262340
Rezultatul dat de vrajitor este identic cu cel dat de formula SUMIF. Singura diferen calculul sumei. 9.2 FUNC IA COUNTIF.
real
este c vr jitorul v permite s stabili i mai multe criterii de selectare a celulelor care vor intra n
Func ia COUNTIF num r valorile dintr-un domeniu care corespund unui anumit criteriu, cum ar fi: cte comenzi au existat (n exemplul nostru ) pentru Planetare. Func ia COUNTIF lucreaz cu finctia SUMIF, dar nu are o versiune de tip vrajitor (nici nu ar fi nevoie). Utilizarea func iei COUNTIF. 1.Executa i clic pe celula n care vre i s plasa i rezultatul. 2.Executa i clic pe butonul Paste Function de dialog COUNTIF (Figura 9.7) Figura 9.7 .
3.In categoria All sau Stastistical, executa i dublu clic pe COUNTIF. Se va deschide caseta
4. In caseta Range introduce i domeniul celulelor care trebuie cercetat (n cazul nostru am introdus coloana B). 5. In caseta Criteria introduce i criteriul de num rare a celulelor (n cazul nostru am executat clic pe celula B4, care are valoarea Planetare, pentru ca func ia s numere toate nregistr rile identice). 6. Executa i clic pe OK.
www.formare.ro
23
Tel/fax: 0248-262340
4.In categoriile All sau Lookup & Reference, executa i dublu clic pe func ia VLOOKUP. www.formare.ro 24
Tel/fax: 0248-262340
5. Executa i clic pe caseta Lookup_value i apoi pe celula care con ine valoarea pe care vre i s-o c uta i (n cazul nostru media la test). 6. Executa i clic pe caseta Table_array i trage i mouse-ul ca s selecta i tabelul de c utare (n Figura 10.1 cel ncercuit cu linia ntrerupt ). 7. In caseta Col_index_num introduce i de la tastatur num rul coloanei din tabelul de C utare, n care Excel trebuie s gaseasc o valoare corespondent . Considera i c tabelul are coloanele numerotate de la stnga la dreapta, ncepnd cu 1. In acest exemplu, valorile corespondente (codurile literale ale calificativelor) se va afla n coloana 2 din tabelul de c utare (tabelul din fig 10.1 incercuit cu linie intrerupta). 8. In caseta Range_lookup, decide i dac vre i s c uta i coresponden a cea mai apropiat sau una exact . Pentru cea mai apropiat coresponden , l sa i caseta goal . Pentru o coresponden exact introduce i cuvntul False (fals). In aceste exemplu, fiecare rezultat pe care l c uta i are cea mai apropiata coresponden . Deci, tabelul de c utare este sortat n ordine crescatoare i func ia VLOOKUP caut n coloan , de sus n jos, coresponden e pentru cea mai apropiat valoare. Pentru acest exemplu, caseta de dialog VLOOKUP ar trebui s arate ca n Figura 10.3.
www.formare.ro
25
Tel/fax: 0248-262340
Figura 10.3
9.Executa i clic pe OK. Func ia VLOOKUP caut rezultatul n tabelul de c utare (tabelul din fig 10.1 ncercuit cu linie ntrerupt ), g se te valoarea corespondent cea mai apropiat aflat n coloana a doua. 10. Pentru copierea formulei pe vertical , de-a lungul tabelului, pozitiona i indicatorul mouse-ului pe marcajul AutoFill i executa i dublu clic. Figura 10.4 i ntoarce codul literal
www.formare.ro
26
Tel/fax: 0248-262340
www.formare.ro
27
Tel/fax: 0248-262340
www.formare.ro
28
Tel/fax: 0248-262340
Figura 12.1
3.In meniul Tools, executa i clic pe Goal Seek. Va fi afi ata caseta de dialog Goal Seek, ca n figura 12.2. Celula curent activ este afi at n caseta Set cell; dac executa i clic pe o alt celul , aceasta va ap rea n caseta Set cell nainte de a fi lansat Goal Seek. Figura 12.2
4. Asigurati-va ca valoarea din caseta Set Cell este eviden iat ; dac nu, selecta i-o sau terge i-o, pentru c urmeaz s-o nlocui i n pasul urm tor.
www.formare.ro
29
Tel/fax: 0248-262340
5. In foaia de calcul, executa i clic pe o celul pentru care vre i s stabili i o valoare ( n cazul de fa celula E8, celula cu formula PMT, pentru c vreau s calculez o anumita valoare a sumei de pl tit). 6. Executa i clic pe caseta To value i introduce i valoarea la care vre i s ajungeti (n cazul de fa rata lunar pe care pot s mi-o permit, adic 600 lei). 7. Executa i clic n caseta By changing cell. 8. In foaia de calcul executa i clic pe celula care con ine valoarea de intrare pe care vre i ca Excel s o estimeze (n cazul de fata celula E6 care con ine suma de bani a mprumutului). 9.Executa i clic pe OK. Excel g se te un raspuns i modifica valoarea n foaia de calcul, ca n figura 12.3.
Figura 12.3
Dac vre i s p stra i datele noii foi de calcul, executa i clic pe OK; dac vre i s reveni i la valorile anterioare ale foii de calcul (n caz c vre i s rula i Goal Seek din nou cu alte numere), executa i clic pe Cancel.
www.formare.ro
30
Tel/fax: 0248-262340
12.2 UTILIZAREA INSTRUMENTULUI GOAL SEEK PENTRU PROBLEME MAI COMPLEXE. Desi Goal Seek nu poate modifica dect cte o variabil la un moment dat, l pute i totu i folosi pentru rezolvarea unor probleme care implic mult mai multe celule. In acest exemplu este vorba despre o problema cu un triunghi dreptunghic; cunosc lungimea catetei mai lungi (latura b) i tiu ct de lung vreau s fie ipotenuza (latura c). Vreu s aflu ct de lunga trebuie s fie cateta scurt a triunghiului (latura a) ca s obtin ipotenuza de care am nevoie. Pentru o abordare vizuala a problemei, consulta i figura 12.4. Utilizarea instrumentului pentru rezolvarea unei probleme complexe: 1. Introduce i n foaia de calcul valorile i formula. Celulele din colana Patratul lungimii sunt denumite Asq (pentru p tratul lui A), Bsq i Csq. Celulele din coloana lungimilor sunt denumite a_, b_, c_. Stiu cu ct este egal lungimea laturii b, a a c introduc aceasta lungime; apoi introduc i celelalte formule (figura 12.4). In Asq i Bsq sunt introduse formule care calculeaza p trate (a_*a_ i b_*b_); n celula Csq este introdusa formula triunghiului dreptunghic; n celula c_ este introdusa formula pentru lungimea ipotenuzei, adic radacina p trat din Csq. 2.Executa i clic pe celula c_(celula cu formula pentru lungimea ipotenuzei). 3.In meniul Tools, executa i clic pe Goal Seek. Se va deschide caseta de dialog Goal Seek, avand celula selectata n caseta Set cell. Figura 12.4
www.formare.ro
31
Tel/fax: 0248-262340
4. Introduce i 35 n caseta To value (lungimea pe care vreau s o aiba ipotenuza). 5. Executa i clic n caseta By changing cell; apoi executa i clic pe pe celula a (caseta a carei lungime doresc s o aflu). Caseta de dialog ar trebui s arate asem n tor cu cea din figura 12.5. 6. Executa i clic OK. Dac ve i privi cu aten ie, ve i observa cum numerele din foaia de calcul se modific rapid n timp ce Excel ncearc diferite valori i recalculeaza formulele la fiecare ncercare. Rezultatul dumneavoastr ar trebui s fie identic cu cel din figura 12.6 7. Dac vre i s p stra i noile valori, executa i clic pe OK. Figura 12.5
Figura 12.6
www.formare.ro
32
Tel/fax: 0248-262340
Scrierea unei formule proprii cu func ia MIN: 1.Executa i clic pe celula n care vre i s plasa i formula. 2.Introduce i de la tastatur semnul = . 3.Introduce i de la tastatur min( . 4.Slectati n foaia de calcul celulele pentru care vre i s g siti valoarea minima (n acest exemplu B3:M20, adic toate numerele din tabel). 5.Introduce i de la tastatur semnul ) . 6.Apasa i pe Enter. Valoarea minim din tabel este 83, dac a i fi c utat-o singur ar fi durat ceva mai mult timp. Deoarece valoarea minima este rezultatul unei formule, ea continu s fie calculat automat, chiar dac modificati numerele din tabel.
www.formare.ro
33
Tel/fax: 0248-262340
13.2 FUNC IA MAX. Func ia MAX este opus func iei MIN i lucreaz exact la fel. Acesta func ie g se te valoarea cea mai mare dintru-un domeniu selectat pe celule. Pentru scrierea unei formule cu func ia MAX, pute i urma procedura din func ia MIN. Scrierea unei formule cu func ia MAX, prin inermediul casetei de dialog Paste Function: 1.Executa i clic pe celula n care vre i s introduce i formula. 2.Executa i clic pe butonul Paste Function .
Se va deschide caseta de dialog Paste Function. 3.Derula i lista de func ii din partea dreapta a casetei de dialog i executa i dublu clic pe func ia pe care o dori i (n cazul nostru func ia MAX). 4.Va ap rea caseta Formula Palette corespunz toare func iei alese.(figura 13.2) Figura 13.2
5.Evidentiati sau terge i orice valoare din caseta Number1 i introduce i domeniul corespunz tor ntregului tabel selectnd celulele prin tragerea mouse-ului. In exemplul nostru, domeniul de celule care con ine valorile(B3:M20) a fost numit comision (a a c atunci cnd am selectat domeniul, Excel a inserat numele domeniului ca n figura 13.3) Figura 13.3
Tel/fax: 0248-262340
Formula este gata, iar valoarea maxima a domeniului este afi ata n foaia de calcul (vezi figura 13.4). Figura 13.4
14.FUNC IA AVERAGE.
AVERAGE este o alt func ie foarte des folosit i foarte u or de utilizat (calculeaza media
valorilor dintr-un domeniu selectat). Este la fel ca i func iile MIN, MAX. Un lucru foarte important de stiut despre func ia AVERAGE este c rezultatul pe care l d este mai corect dect cea ce a i obtine adunnd celulele i imp r ind suma la num rul lor. Calculnd mediile adunnd celulele i mpar ind rezulatatul adun rii la num rul de celule, uneori ob inem rezultate gre ite din cauz c , dac una din celule nu avea nici o valoare n ea, metoda o folosea n calculul mediei ca i cum ar avea valoarea zero! Func ia AVERAGE adun ns celulele din domeniul selectat i apoi imparte suma la num rul valorilor excluznd din calcul toate celulele goale Figura 14.1. Scrierea unei formule cu func ia AVERAGE: 1.Executa i clic pe celula n care vre i s plasati formula. 2.Introduce i de la tastatura =AVERAGE( . 3.Selecta i n foaia de calcul celulele pentru care vre i s face i media. 4.Introduce i de la tastatura semnul ) . www.formare.ro 35
Tel/fax: 0248-262340
5.Apasati pe ENTER.
Figura 14.1
www.formare.ro
36
Tel/fax: 0248-262340
Pentru a apela Func ia IF facem clic n celula n care dorim rezultatul (G2), i apoi clic pe
www.formare.ro
37
Tel/fax: 0248-262340
2. n pagina cu eticheta Editing, executa i click pe caseta de validare Allow changes by than one user at the same time. 3. Executa i click pe Ok. Un mesaj v va spune c registrul de calcul va fi salvat i v ntreab dac vre i s continua i. www.formare.ro 38
Tel/fax: 0248-262340
4.Executa i click pe Ok. Registrul de calcul va fi acum partajat i cuvntul [Shared] va fi afi at n bara de titlu pentru a aduce aminte de acest lucru. Cnd lucra i ntrun registru de calcul partajat unele opera ii nu pot fi efectuate. n func ie de versiunea programului Excel, unele din opera iile din lista de mai jos s-ar putea s nu fie efectuate: tergerea foilor de calcul. Inserarea sau tergerea unor zone de celule. Combinarea unor celule ntruna singur . Crearea formatelor condi ionate. Crearea sau modificarea configur rilor de validare a datelor. Crearea sau modificarea diagramelor, imaginilor, obiectelor sau a hiperleg turilor. Desenarea obiectelor grafice cu bara de desenare Drawing. Crearea subtotalurilor automate. Gruparea datelor pentru afi are sau ascundere. Crearea sau modificarea tabelelor pivot. Orice opera ie care implic comenzi macro. Dac dorim s afl m cine utilizeaz un registru de calcul trebuie s execut m urm torii pa i: 1.n meniul Tools execut m click pe Share Workbook. 2.n pagina cu eticheta Editing, n lista Allow changes by than one user at the same time se g sesc utilizatori care au deschis acest document n momentul respectiv. 3.Executa ii click pe Ok sau pe Cancel pentru nchiderea casetei de dialog. Dac mai mul i utilizatori au f cut modific ri ntrun registru de calcul atunci, persoana care face salvarea decide care dintre modific ri s fie re inute. Pentru salvarea unui registru partajat se execut urm torii pa i: 1.Se execut click pe butonul Save din bara de instrumente. Sar putea s apar un mesaj care s v anun e c ceilal i utilizatori au f cut modific ri. Dac apare citi i-l i executa i click pe Ok pentru a-l nchide. Celule modificate au chenare colorate i un triunghi n col ul din stnga sus. Chenarele i triunghiurile vor disp rea dup ce modific rile vor fi acceptate sau respinse. 2.Pozi iona iv pe o celul modificat modific ri. i va fi afi at un comentariu cu informa ii despre
www.formare.ro
39
Tel/fax: 0248-262340
Figura 16.2
Dup ce eviden ia i celulele modificate, pute i trece n revist modific rile individual, pentru a accepta pe unele i a le respinge pe altele. Acceptarea sau respingerea modific rilor se face astfel: 1. n meniul Tools pozi iona iv pe Track changes; figura 16.3 apoi executa i click pe Accept or reject changes. n acest moment este posibil s vede i un mesaj care v anun c registrul va fi salvat; executa i click pe Ok ca s continua i. Apoi este posibil s vede i caseta de dialog Resolve Conflicts; va trebui s accepta i sau s respinge i modific rile aflate n conflict. Dup aceasta se va deschide caseta de dialog de unde pute i accepta sau respinge modific rile (figura 16.4). Figura 16.3
www.formare.ro
40
Tel/fax: 0248-262340
Figura 16.4
2.n caseta de dialog Select Changes to Accept or Reject executa i click pe casetele de validare When; Who or Where i selecta i variantele alternative din listele derulante pentru limitarea modific rilor pe care dori i s le vede i. 3.Executa i click pe Ok. Dac exist modific ri n cadrul limitelor pe care le-a i stabilit, va fi afi at o caseta de dialog Accept or Reject Changes din figura 16.5. Figura 16.5
2.Pentru acceptarea sau respingerea modific rilor fie individual, fie n mas executa i click pe butoanele corespunz toare din caseta de dialog. Dup ce toate modific rile au fost trecute n revist , caseta de dialog se va nchide singur . Cnd salva i un registru de calcul care con ine modific ri aflate n conflict, pute i rezolva conflictele prin acceptarea lor n caseta de dialog Resolve Conflicts (fig.16.6). Dac atunci cnd salva i un registru se deschide caseta de dialog Resolve Conflicts, se alege una din situa iile: se execut click pe butonul Accept Mine dac se dore te re inerea modific ri f cute de c tre dumneavoastr se execut click pe butonul Accept Other dac se dore te re inerea modific ri f cute de c tre altcineva www.formare.ro 41
Tel/fax: 0248-262340
se execut click pe butonul Accept All Mines dac se dore te re inerea tuturor modific rilor f cute de c tre dumneavoastr , f r a le mai trece n revist . se execut click pe butonul Accept All Others dac se dore te re inerea tuturor modific rilor f cute de c tre altcineva, f r a le mai trece n revist . se execut click pe butonul Cancel, dac dori i s amna i pe mai trziu rezolvarea conflictelor. Caseta de dialog Resolve Conflicts se nchide singur cnd a i terminat. Fig.16.6
16.2. COMBINAREA REGISTRELOR DE CALCUL. n cazul n care se lucreaz n echip putem trimite celorlal i utilizatori copii identice ale unui registru de calcul i fiecare utilizator poate s fac propriile sale modific ri sau ad ug ri i apoi se pot combina toate copiile napoi ntrun sigur registru de calcul. Exist anumite cerin e pe care trebuie s le ndeplineasc registrele de calcul pentru a putea fi combinate: Registru de calcul original trebuie s fie partajat nainte de a face copii dup el. n registrul de calcul original, trebuie s stabili i un num r de zile pentru urm rirea istoricului modific rilor.( n caseta de dialog Share Workbook, pagina cu eticheta Advanced ). Perioada prestabilit n Excel pentru urm rirea istoricului modific rilor este de 30 de zile.
www.formare.ro
42
Tel/fax: 0248-262340
Copiile registrelor de calcul trebuie s fie combinate nainte de expirarea perioadei de urm rire a istoricului. Pute i s combina i ntre ele doar copii ale registrului de calcul original. Copiile registrului de calcul trebuie s aib nume de fi ier diferite. Combinarea copiilor unui registru de calcul se poate face astfel : 1. 2. Se deschide copia registrului de calcul partajat care va deveni registru de calcul principal. n meniul Tools executa i click pe Compare and Merge Workbooks.
Dac registrul de calcul pentru combinare are vreo modificare nesalvat ve i vedea un mesaj care v cere s salva i registrul de calcul. Executa i click pe Ok. Se va deschide caseta de dialog Select Files to Merge Into Current Workbook (seam n cu caseta de dialog Open cu care sunte i deja familiarizat).
www.formare.ro
43
Tel/fax: 0248-262340
3. 4. 5.
n caseta de dialog Select Files to Merge Into Current Workbook executa i click pe numele Executa i click pe Ok. Repeta i pa ii 24 pentru fiecare copie pe care dori i s o combina i cu registrul de calcul
partajat principal. n registrul de calcul partajat principal, modific rile i conflictele sunt afi ate cu chenare colorate i cu indicatori pentru celulele modificate. Dup cum a i observat Excel are o perioad de urm rire a modific rilor. De exemplu dac o celul a fost modificat de mai multe ori, fiecare modificare este re inut . Pute i tip ri un istoric al modific rilor astfel: 1. 2. 3. 4. n meniul Tools se alege Track changes, iar apoi se execut click pe Highlight Changes. terge i marcajul casetelor de validare When, Who, Where. Executa i click pe caseta de validare List changes on a new sheet. Executa i click pe Ok.
Va fi creat o foaie de calcul nou care are butoane AutoFilter, a a c pute i filtra nainte de tip rirea istoricului. Aceast foaie de calcul este prezent n figura de mai jos.
www.formare.ro
44
Tel/fax: 0248-262340
16.3. Anularea partaj rii unui registru de calcul n unele cazuri nu mai este nevoie de partajarea unui registru de calcul, spre exemplu cnd este nevoie de un tabel pivot sau diagrame de prezentare. Din cauz c nu pute i face aceste lucruri ntr un registru de calcul partajat, este nevoie s anula i partajarea registrului de calcul. Aceasta se face astfel: 1. 2. 3. n meniul Tools executa i click pe Share Workbook. n pagina cu eticheta Editing, terge i marcajul casetei de validare Allow changes by more Dac sunte i sigur c dori i s anula i partajarea registrului de calcul, executa i click pe Yes.
than one user ; apoi executa i click pe Ok i va ap rea un mesaj de confirmare. Dac nu se dore te acest lucru se efectueaz click pe butonul No. Din acest moment registrul de calcul este disponibil pentru un singur utilizator. Dac ave i n registrul de calcul o foaie cu istoricul modific rilor aceasta va fi eliminat .
www.formare.ro
45
Tel/fax: 0248-262340
16.3. Salvarea unui registru de calcul cu protec ie la scriere (readonly) Opera ia opus partaj rii unui registru de calcul este salvarea sa cu protec ie la scriere, astfel nct ceilal i utilizatori s nu poat dect s citeasc registrul de calcul, dar s nu poat f cute asupra registrului (dect ntrun fi ier cu alt nume). Dac a i deschis un registru de calcul care nu este partajat, oricine altcineva care ncearc s l deschid nu o poate face dect n modul readonly. Pute i permanentiza configurarea registrului de calcul ca readonly, pentru a le aminti celorlal i s nu l modifice chiar i atunci cnd dumneavoastr nu l utiliza i. Dac registrul de calcul nu este utilizat de c tre dumneavoastr , atunci cnd l deschide altcineva, mesajul pentru readonly are rolul de memento (dac cineva execut click pe No n mesajul Open as readonly registrul de calcul se deschide n mod normal i pot face modific ri asupra lui). Salvarea unui registru cu protec ie la scriere se face astfel: 1. 2. 3. 4. 5. n meniul File se execut click pe Save As. n caseta de dialog Save As se execut click pe butonul Options. n caseta de validare Save Options se execut click pe caseta de validare Read-only salva modific rile
recommended, apoi se execut click pe Ok. n caseta de dialog Save As se execut click pe Save. Va fi afi at un mesaj care v ntreab Executa i click pe Yes. dac dori i s nlocui i fi ierul existent cu cel vechi. De acum ceilal i utilizatori nu vor putea dect s deschid fi ierul i s i citeasc con inutul.
www.formare.ro
46