CAPITOLUL 8 DEPRINDEREA DE A CITI EFICACE EFICIENT I

Comunicarea prin intermediul cuvntului scris se compune din procesul de input al mesajului i de output al acestuia. Citirea este procesul de input al informaiei i const din extragerea de informaie dintr-un text, din figuri grafice, tabele etc.. Managerii, prin natura funciunilor pe care le ndeplinesc n organizaie, ct i pentru a se informa despre ce se ntmpl n lumea afacerilor n profesia lor i n profesiunile conexe, trebuie s proceseze cantiti foarte mari de informaie scris. Acest proces poate suferi fie din cauza imposibilitii managerului de a citi att material ct ar fi nevoie, fie datorit incapacitii sale de a asimila i folosi n mod eficace materialul acumulat. Prea mult informaie nerelevant sau neneleas corect este cel puin la fel de duntoare ca lipsa de informaie.

8.1. Cteva aspecte ale citirii eficace i eficiente

Printre altele, pentru a citi eficace i eficient este necesar s fii n msur s: - Facei distincia imediat i clar ntre fapt(o afirmaie care poate fi dovedit) i opinie (un punct de vedere). - Interpretai n mod adecvat relaiile semantice (deducerea n elesului corect al unui cuvnt folosind contextul n care apare). - Recunoatei instinctiv ideile principale, punctele majore sau scopul materialului scris. - Recunoatei detaliile (acele fapte care sus in ideea principal). - Recunoatei secvena evenimentelor (ordinea n care evenimentele s-au produs). - Recunoatei relaiile cauz-efect. - Identificai tehnicile de propagand folosite de vorbitor pentru a manipula, cum sunt, de exemplu: ataarea de cuvinte peiorative sau laudative unei persoane, loc, lucru sau idei; transferul de sentimente (exemplu, "s ne imaginm c suntem n locul Dlui..."); introducerea ca fapt a mrturiei unei persoane bine-cunoscute, sau necunoscute, n favoarea ideii susinute; uzitarea ideii c "toat lumea face la fel", deci i noi trebuie s facem la fel; filtrarea numai a faptelor extreme; introducerea de idei prin "se spune c", "se pare c".

8.1.1. Tipuri de citire Creierul nostru "vede" o imagine larg a paginii i nu are nevoie de cititul separat al cuvintelor, efort care limiteaz practic viteza de citire la cea de vorbire. Astfel, ntr-o fraz format din 30 de cuvinte un cititor neexperimentat se va opri de 30 de ori pentru a citi fiecare cuvnt, spre deosebire de unul experimentat care, citind grupuri de cuvinte sau un rnd o dat, se va opri de cel mult de 6-8 ori. Pentru a crete viteza de citire trebuie s ne asigurm concentrarea asupra cititului i s evitm citirea unui singur cuvnt o dat. Putem folosi un creion sau degetul care s ne ghideze privirea pe pagin i s ne coordoneze atenia ntr-un ritm impus de noi. De asemenea, pentru a fi eficace i a rspunde i cerinelor de eficien, trebuie s ne adaptm activitatea de citire la: - Scopul n care citim un anumit material. - Complexitatea textului de citit. - Nivelul de detaliu la care dorim asimilarea textului. - Durata necesar de memorare a informaiilor citite. Funcie de aceti factori putem distinge mai multe tipuri de citire: Citirea aprofundat Este tipul de citire cel mai solicitant, care implic nelegerea i memorarea ideilor principale i a detaliilor semnificative pe o durat lung sau scurt. Acest tip de citire necesit concentrarea asupra materialului i parcurgerea fiecrui cuvnt. Un adult poate citi n aceast manier 225-275 cuvinte/min. i nelege aproximativ 70-80% din ce citete. Dac materialul este scris ntr-un limbaj simplu i se folosesc i anumite tehnici de citire rapid, se poate atinge ritmul de 350-800 cuvinte/min.. Pentru mbuntirea performanelor n citirea aprofundat este util ca, nainte de a ncepe cititul, s rsfoim sau, eventual, s citim titlurile ntregului material, pentru a ne da seama despre ce este vorba, s tim la ce s ne ateptm sau s obinem o privire de ansamblu asupra materialului. Dup aceasta, ne putem concentra asupra citirii n cunotin de cauz. Citirea de informare Procesul de citire de informare const n identificarea i citirea doar a informaiei importante (de interes), fr a citi tot materialul. Ea poate asigura doar reinerea ideilor de interes i a subiectul materialului; are avantajul c se pot atinge viteze de pn la 1500 cuvinte/min. Citirea de informare ncepe prin citirea titlurilor, a capetelor de text sau a celor de tabel, avnd ca rol identificarea ideilor principale. ntr-un text sau paragraf, primele i ultimile propoziii (pentru scrierea direct) sau mijlocul paragrafului (n scrierea indirect) sunt relevante pentru a gsi ideile principale. Stilul scrierii, punctuaia i mai ales grafica unui text scris dup toate regulile scrierii manageriale eficace i eficiente sunt extrem de utile pentru mrirea vitezei unei astfel de citiri.

Citirea de scanare Este modul cel mai rapid de citire (aproximativ 3000 cuvinte/min.) i se adopt atunci cnd cutm o informaie specific ce trebuie reinut pentru o perioad scurt, pn la folosire. Se caracterizeaz prin folosirea indicelui alfabetic, a cuprinsului sau a titlurilor. 8.1.2. Nivel de asimilare Cititul eficace are la baz un proces complex de gndire care implic trei niveluri de asimilare: - De memorare - care ne confer posibilitatea de a ne aminti informaiile exact aa cum au fost prezentate n material; - Deductiv - care implic i interpretarea a ceea ce am citit; - Aplicativ - care se caracterizeaz prin faptul c informaia citit este nu numai neleas ci i "ntreesut" cunotinelor posedate anterior, putnd fi astfel folosite n mod creator pentru obinerea de idei noi, neconinute n informaia iniial. Pentru a ne evalua abilitatea de asimilare la fiecare din aceste niveluri putem ca, dup citirea unui text de dificultate medie, s ncercm s ne rspundem la ntrebri de natur memorativ, deductiv sau aplicativ. Putem s ne cronometrm i viteza de citire prin care reuim s asigurm nivelurile corespunztoare de asimilare. 8.1.3. Grad de dificultate a textului Evaluarea gradului de dificultate a textului este important ca parte a procesului de citire, deoarece nepotrivirea dintre tipul de citire adoptat i dificultatea textului poate conduce la inputul neeficace de informaie. Dificultatea unui material se poate evalua funcie de lungimea cuvintelor i a propoziiilor folosite, modul de structurare a materialului, prezena sau nu a unui cuprins, a indicelui alfabetic, utilizarea unor mijloace grafice etc.. Exist metode specializate pentru evaluarea gradului de dificultate a unui text cum sunt de exemplu metoda indicelui Gunning Fox i estimarea Raygor (pag. 169-171 n V.J.Stout, E.A.Perkins, "Practical management communication", South-Western Publishing Co., Cincinnati, Ohio, 1987). 8.1.4. Stabilirea prioritilor de citire Stabilirea prioritilor de citire este un alt aspect important al procesului de citire i se refer la decizia legat de: care material s fie citit mai nti; care materiale pot fi lsate pe mai trziu i care pot fi neglijate; care sunt materialele a cror citire poate fi delegat. Prioritatea, n citire i n orice alt activitate, poate fi judecat din punctul de vedere al importanei i al urgenei. Adeseori tindem s confundm urgena cu importana ceea ce

reduce din eficiena activitilor noastre. Importana este corelat cu scopul citirii, care poate fi de meninere a unei situaii existente, de rezolvare a unor probleme curente de rutin care s asigure continuarea strii prezente, sau de progres, care poate conduce la ceva nou, la schimbare. Citirea care are ca scop meninerea unei situaii prezente este pentru managerul de pe un nivel ierarhic superior, mai puin important dect aceea care asigur progresul. De exemplu, citirea avnd ca obiectiv progresul individual corelat cu obiectivele organizaiei se consider a fi prioritar. Urgena se refer la ceva care trebuie fcut repede. Faptul c ceva trebuie fcut repede nu este ns o msura a valorii sau importanei acelei aciuni. Corespunztor cu cele de mai sus, un sistem de prioriti de citire ar putea fi stabilit astfel: - Prioritatea 1 - important i urgent - Prioritatea 2 - important, dar nu i urgent - Prioritatea 3 - urgent, dar neimportant - Prioritatea 4 - nici important, nici urgent. Acest sistem se poate aplica i la alte activiti manageriale, nu doar la citire. n general, prioritile 1 i 2, le rezolvm personal, prioritatea 3 o delegm, iar prioritatea 4 o neglijm. Pentru a stabili dac un material este important sau urgent este suficient o citire rapid de scanare. Prin adoptarea acestui sistem de prioriti nu vei reui ntotdeauna s facei cel mai indicat lucru (nimeni nu reuete ntotdeauna!) dar v vei mbunti performanele de recepionare i folosire a unei cantiti mari de informaie scris.

8.2. Cteva reguli i tehnici pentru perfecionarea deprinderii de citire

Plecnd de la cunotinelor prezentate mai sus i de la implicaiilor acestora, vom prezenta n continuare cteva reguli de baz privind perfecionarea abilitii de a citi eficace i eficient. Ne vom referi pe rnd la activitile premergtoare cititului, din timpul citirii i de dup citire. Premergtor citirii - Decidei asupra scopului pentru care citii: luare de decizii, aciune, informare, simpl curiozitate, lrgire a cunotinelor etc.. Aceasta va stabili tipul i viteza de citire pe care o vei adopta. - Controlai mediul n care vei citi, astfel ca s avei asigurate condiiile pentru nivelul de concentrare necesar. - Adoptai o atitudine adecvat citirii: considerai citirea ca o investiie de timp.

n timpul citirii - Remarcai, dac este cazul, nume i date. Citii nti rapid pentru a v da seama la ce se refer materialul, dup care, dac este cazul, reluai. Subliniai pe parcurs ideile care merit atenie ulterioar. - Concentrai-v asupra a ceea ce citii. n mod normal nu putei s cuplai aceast activitate cu alte activiti, fr a pierde din performan. - Evitai citirea cu voce tare sau micarea buzelor n timpul citirii, deoarece pierdei din vitez i din concentrare. - Focalizai-v atenia pe grupuri de cuvinte, nu pe cuvinte individuale. - Evitai sau limitai ntreruperile n timpul citirii. - Facei pauze pentru a v mprospta abilitatea de concentrare, innd cont de faptul c limita de concentrare a unui adult este, n general, de numai 40 min.. - Evitai revenirea pe parcursul citirii la propoziii sau paragrafe din text. Procesul de citire trebuie s aib loc numai nainte. - Folosii trsturile grafice ale textului ca ghid de citire. - Contientizai i ncercai s reducei filtrele perceptuale. Dup ce procesul de citire s-a ncheiat - Angajai-v n activiti post-citire imediat dup ce ai terminat: notai, eventual pe marginea textului, datele sau informaiile importante; notai rspunsul sau comentariul propriu, aciunea pe care intenionai s o ntreprindei etc.. - Integrai materialul nou n cunotinele vechi. Aceasta conduce la stabilirea de corelaii i la abilitatea de a folosi aceste informaii. Eventual facei cteva notie n acest sens. - Analizai modul n care materialul poate fi folosit n viitor, dac acesta nu este utilizabil imediat. Pentru a v autoevalua deprinderea de a citi, adresai-v inventarului de obiceiuri legate de citirea eficace i eficient prezentat n Anexa 6. Completai inventarul i cu alte obiceiuri pe care le-ai gsit utile n cadrul propriei Dvs. experiene.

ANEXA 6
INVENTARIEREA I AUTOEVALUAREA DEPRINDERILOR PERSONALE DE CITIT Parcurgei acest inventar al deprinderilor corecte privind pregtirea n vederea citirii, a desfurrii procesului de citire i perioada imediat dup ncheierea procesului de citire, pentru a v verifica propriile deprinderi.

ACTIVITATE PREMERGTOARE CITITULUI 1. V fixai scopul n care citii nainte de a ncepe s citii. 2. Facei uz de indexul alfabetic pentru a localiza informaia care v intereseaz. 3. Folosii cuprinsul pentru a identifica materialul de interes. 4. Reflectai asupra a ceea ce deja tii despre subiect nainte de a ncepe citirea. 5. Facei uz de titluri pentru a v forma o imagine de ansamblu, prealabil nceputului citirii. 6. Rsfoii materialul pentru a v forma o idee n legtur cu anumite caracteristici ale coninutul (dificultate,complexitate, structurare etc.). 7. Contientizai i minimizai perturbaiilor care v-ar putea distrage de la concentrarea asupra materialului de citit. 8. Alegei un loc linitit i bine iluminat. 9. V fixai o perioad de timp n care vei citi. 10. Adoptai o atitudine pozitiv fa de aceast activitate caracterizat prin plcerea i dorina de a o face. Gndii-v c timpul alocat citirii este investit, nu doar folosit. ACTIVITATE N TIMPUL CITITULUI 1. V concentrai asupra a ceea ce citii. 2. Nu pierdei din vedere modul n care este structurat textul. 3. Facei apel la caracteristicile grafice ca: aliniate, titluri, dimensiunea literelor, culori, figuri, tabele. 4. Pe msur ce citii, asociai noile informaii cu ceea ce deja tii. 5. Acordai atenie sensului cuvintelor n contextul materialului, avnd n vedere denotaiile i conotaiile posibile. La nevoie facei uz de un dicionar. 6. Cutai corelaiile dintre ideile principale coninute n text. 7. V adaptai modul i viteza de citire la gradul de dificultate a diferitelor paragrafe din text. 8. Uzai de reguli bine stabilite (i pstrate n mod consecvent) n ceea ce privete sublinierea textului.

9. Citii grupe de cuvinte, nu fiecare cuvnt separat. 10. Citii n linite (nu cu voce tare). 11. V controlai micrile feei i capului n timpul citirii. 12. Pstrai o poziie corect a corpului. 13. Nu dai atenie perturbaiilor din exterior. ACTIVITATE DE DUP TERMINAREA CITITULUI 1. Sumarizai n minte coninutul pe baza ideilor principale i a detaliilor care vin n suportul acestora. 2. Apreciai dac ai acumulat cunotinte n plus. 3. Reflectai asupra utilitii materialului citit. 4. Evaluai punctele forte ale materialului citit. 5. Evaluai punctele slabe ale materialului citit. 6 Reflectai asupra implicaiilor informaiilor coninute.

[Prelucrat i adaptat dup V.J.Stout, E.A.Perkins "Practical Management Communication" South Western Publishing Co., Cincinnati, Ohio, 1987, pag.160]