COLEGIUL NATIONAL SIMION BARNUTIU SIMLEU SILVANIEI, SALAJ

PROIECT DE SPECIALITATE TEMA: DOCUMENTE DE EVIDENTA

CALIFICARE PROFESIONALA: TEHNICIAN IN ACTIVITATI ECONOMICE

INDRUMATOR, PROF: BIANCA SERBAN

AUTOR, IERINA BOGDANA

~1~

CUPRINS

ARGUMENT CAPITOLUL I : PREZENTAREA GENERALA A SCOCIETATII 1.1 Denumire, forma juridical, sediul 1.2 Capital social 1.3 Obiect de activitate 1.4 Structura organizatorica CAPITOLUL II: 2.1 Notiunea si imoprtanta documentelor 2.2 Structura documentelor 2.3 Modelul, forma si formatul documentelor 2.4 Clasificarea documentelor 2.5 intocmirea, verificarea si corectarea documentelor 2.6 Circuitul, pastrarea si arhivarea documentelor

CAPITOLUL III: PREZENTAREA PRACTICA A LUCRARII 3.1 Completarea documentelor pentru principalele tranzactii economice CONCLUZII BIBLIOGRAFIE ANEXE

~2~

ARGUMENT
Contabilitatea este tiina i arta stpnirii afacerilor, scop n care se ocup cu msurarea, evaluarea, cunoaterea, gestiunea i controlul activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, precum i a rezultatelor obinute din activitatea persoanelor fizice i juridice; trebuie s asigure nregistrarea cronologic i sistematic, prelucrarea, publicarea i pstrarea informaiilor cu privire la poziia financiar, performana financiar i fluxurile de trezorerie, att pentru cerinele interne ale societii, ct i n relaiile cu investitorii prezeni i poteniali, creditorii financiari i comerciali, clienii, instituiile publice i ali utilizatori. (Legea contabilitaii nr. 82/1991) Controlul activitii agentului economic nu este posibil fr existena nregistrrilor contabile ale tuturor tranzaciilor efectuate de agentul economic. Protecia bunurilor aflate n posesia agentului economic, planificarea activitii viitoare si deciziile luate de conducere sunt mult mai eficiente n condiiile unei contabiliti organizate si conduse conform legii. Conform prevederilor legale, rspunderea pentru organizarea i inerea contabilitaii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altor persoane care au obligaia gestionrii patrimoniului. n cazul n care contabilitatea nu se ine de persoane autorizate, rspunderea revine patronului. Documentele justificative care stau la baza nregistrrilor contabile angajeaz rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat, aprobat si nregistrat n contabilitate, dup caz. Persoanele fizice i juridice care utilizeaz sistemul de prelucrare automat a datelor au obligaia s asigure respectarea normelor contabilitaii, stocarea si pstrarea sub forma suporilor tehnici i controlul datelor nregistrate n contabilitate. nregistrarea contabil a operaiilor desfurate la agenii economici este obligatorie prin lege: - codul comercial - legea 31/1990 privind societile comerciale - legea contabilitii nr. 82/1991

~3~

Toate mijloacele, bunurile cu care lucreaz o ntreprindere reprezint averea acesteia. Contabilizarea activitii consumatoare de resurse i productoare de rezultate proprii activitii economice i sociale se realizeaz prin intermediul structurilor de cheltuieli i venituri. La activitatea de producie i la activitatea comercial a ntreprinderii particip principalii factori de producie: capitalul (imobilizat i circulant) i omul n totalitatea aptitudinilor fizice i intelectuale cu experiena sa, puse in funciune n activitatea desfurat. Personalul angajat, fora de munc a acestuia, este principalul factor de producie care pune n aciune ceilali factori. Omul acioneaz cu ajutorul mainilor asupra activelor circulante pe care le transform n produse, lucrri, servicii, necesare traiului. Scopul proiectului de specialitate este de a prezenta importana documentelor de evidenta Proiectul de specialitate a fost ntocmit aplicnd tehnicile i procedeele de nregistrare operativ i contabil a evenimentelor i tranzaciilor utiliznd informaii din surse variate, cu respectarea legislaiei financiar-contabile. El este structurat astfel: CAPITOLUL I: Prezentarea general a SC.DROMADERU COMIMPEX S.R.L. Acest capitol conine informaii referitoare la denumire, form juridic, sediu, capital social, structur organizatoric i obiectul de activitate al societii. CAPITOLUL II: Prezentarea teoretic a lucrrii cuprinde noiuni teoretice despre documentele de evidenta. CAPITOLUL III: Prezentarea practic a lucrrii prezint documentele de evident la SC.DROMADERU COMIMPEX S.R.L .

~4~

CAPITOLUL I PREZENTAREA GENERALA A S.C DROMADERU COMINPEX S.R.L

1.1

Denumire, forma juridical, sediul

Denumire: S.C Dromaderu Comimpex S.R.L Forma juridical: Societatea comerciala Dromaderu Comimpex S.R.L este persoana juridical romana avand forma societate comerciala cu raspundere limitata, cu doi asociati, fiind inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J05/3941/1993 comform certificatului de inmatriculare la Camera de Comert si Industrie Bihor Consituirea societatii s-a realizat in baza art.2 raportat la art.210 din Legea 31/1990 privind societatile comerciale si a hotararii asociatiilor. Sediul social: Sediul social este situat in localitatea Oradea, str.Meziadului, nr.9, jud.Bihor, Romania.

1.2

Capitalul social Capitalul social al societatii este de 200 lei, varsat integral in numerar, divizat in 20 parti sociale cu valoare nominal de cate 10 lei fiecare, detinut astlef: - PANTEA VIOREL - PANTEA SANDA - 10p.s - 10p.s - 10lei - 10lei - 50% - 50%

~5~

Majorarea sau reducerea capitalului social se va face numai in baza Adunarii Generale a Asociatilor, respectandu-se legile in vigoare. Fiecare parte sociala subscrisa si varsata confera asociatilor dreptul la vot in Adunarea Generala, dreptul de a participa la distribuirea beneficiilor, precum si alte drepturi conferite de lege. Patrimoniul societatii nu poate fi grevat de datorii sau alte obligatii personale ale asociatilor, creditorii asociatilor putand formula pretenii numai asupra partii din beneficial societatii cuvenite asociatiilor.

1.3

Obiectul de activitate Societatea comerciala Dromaderu Comimpex S.R.L are ca obiect de activitate Comertul cu amanuntul al atricolelor de fierarie, al articolelor din sticla si a celor pentru vopsit, in magazine specializate, avand cod CAEN 4752. In urma obiectului de activiatate ales, firma presteaza urmatoarele servicii: Comertul cu amanuntul al articolelor pentru vopsit Comertul cu amanuntul al produselor sanitate Cometrul cu amanuntul al produselor electrice Cometrul cu amanunul al materialelor de constructii

1.4

Structura organizatorica

Societatea comerciala Dromaderu Comimpex S.R.L dispune de urmatoarea structura organizatorica: 2 administratori, 3 vanzatori, un sofer si un contabil

~6~

CAPITOLUL II

2.1

Notiunea si importanta documentelor

Legea contabilitatii prevede ca orice operatie economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un moment care sta la baza inregistrarilor in contabilitate. Este interzisa efectuarea de operatii economice fara sa fie inregistrate in contabilitate. Procesul cunoasterii contabile incepe cu actiunea de culegere si consemnare ainformatiilor, a datelor despre patrimonial agentului economic. Contabilitatea se caracterizeaza prin fundamentarea si justificarea datelor ei pe baa de acte scrise. In raport cu forma, continutul si rolul lor, documentele se grupeaza in documente justificative, registre contabile si documente de sinteza. Documentele economice din sfera contabilitatii, numite in sens general si documente contabile, realizeaza legatura indisolubila intre cele trei forme ale evidentei economice: evidenta operative (evidenta primara); evidenta contabila si evidenta statistica. Inregistrarile in contabilitatea sintetica si analitica se fac pe baza de documente justificative, document cu document sau a unui centralizator in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatii de aceeasi natura si perioada. Documentele justificative sau documentele primare sunt acte scrise, intocmite in momentul efectuarii operatiilor economice prin care se atesta efectuarea acestor operatii. Ele contin date letrice si numeroase exprimate in etalon valoric sau natural. In procesul de prezentarea informatiilor specifice, contabilitatea respecta in mod obligatoriu doua principii de baza: nici o operatie economico-financiara fara document; nici o inregistrare contabila fara document. ~7~

Se numesc documente justificative pentru ca justifica efectuarea activitatii si inregistrarea ei in contabilitate. Importanta documentelor poate fi apreciata dupa urmatoarele caracteristici: documentele fac dovada infaptuirii operatiilor economico-financiare si le justifica cu acte scrise; furnizeaza informatii necesare utilizatorilor interni si externi, cu care agentul economic intra in relatii angrenate de mediul economic; documentele constituie proba in relatiile cu tertii si in justitie prin legalitatea operatiilor pe care le descriu. Totalitatea documentelor ca constituie documentatia intreprinderii. suporturi materiale a informatiilor

Documentele justificative, dovezi scrise ale faptelor economice si financiare, servesc pentru informarea operative in legatura cu administrarea patrimoniului agentului economic. Prin continutul si modul in care sunt intocmite, documentele angajeaza raspunderea materiala si de aceea trebuie saindeplineasca anumite cerinte, atat in ceea ce priveste structura, cat si circulatia si pastrarea lor. Functiile documentelor justificative: justificarea operatiilor economico-financiare; calcul si analiza; transmiterea de date utilizatorilor; act probatoriu in justitie.

Registrele contabile sunt formulare specifice, folosite pentru inregistrarea operatiilor in conturi. Ele furnizeaza date privind starea si miscarea patrimoniului, reprezentand fisierul de date pentru contabilitatea curenta. Registrele contabile au o liniatura speciala si se pot prezenta sub forma de registre, fise si listari informatice. Documentele de sinteza sunt documentele complexe obtinute prin centralizarea si generalizarea inregistrarilor in contabilitate si determinarea unor indicatori economici. Ele sunt documente de raportare contabila, anuala sau periodica, care prezinta elemente de active, datoriile si capitalul propriu la sfarsitul ~8~

exercitiului financiar sau la alte perioade stabilite de lege; in cadrul documentelor de sinteza, cele mai importante sunt situatiile financiare anualecare cuprind (in varianta simplificata) urmatoarele structuri: Bilant; Situatia fluxuriulor de trezorerie; Politici contabile si note explicative.

2.2

Structura documentelor

Structura documentelor este diferita in functie de caracterul operatiei consemnate si domeniul de activitate la care se refera. In felul acestacontinutul documentelor cuprinde elemente commune si elemente specifice. Elementele commune sunt elementele pe care trebuie sa le cuprinda orice document indifferent de felul lui. Informatiile fixe sunt prestabile, tiparite, iar informatiile variabile completeaza spatiile libere din document pe traseul stabilit de informatiile fixe: denumirea documentului (ex.: chitanta, factura) numarul si data documentului.

Unor documente care au un regim special de tiparire, folosite si control, li se atribuie o serie (combinatii litere) si un numar de catre unitatea care le-a tiparit sau distribuit, iar la primirea lor in unitate li se atribuie un numar intern; denumirea unitatii emitente si adresa sau compartimentul care a intocmit documentul; date fiscale de identificare a unitatii emitente; partile sau agentii economici care au participat la efectuarea operatiei economice consemnate in document; continutul operatiei inregistrate in document; date cantitative si valorice; semnaturile persoanelor care au intocmit, verificat sau aprobat documentul si stampila unitatii; alte elemente de identificare si completare a datelor privitoare la operatia economica.

~9~

Elementele specifice se refera la domenii de activitate care au caracteristici specifice, detalierea unor informatii etc.

2.3

Modelul, forma si formatul documentelor

Formularele tipizate sunt documente in care modelul, forma si formatul sunt prestabilite dinainte si sunt tiparite, imprimate cu elemente obligatorii stabilite prin reglementari legale emise de Ministerul Finantelor Publice. Modelul formularelor reprezinta continutul formularelor si este determinat de elementele structurale compuse din informatii fixe si variabile. Informatiile fixe au un caracter repetitiv si sunt commune pentru toate documentele, iar informatiile variabile au un continut specific, determinat de particularizatile operatiilor economice. Potrivit legii Ministerului Finantelor Publice impreuna cu normele metodologice de intocmire si utilizare a lor, aceste norme sunt commune pe economie si pot fi adaptate in functie de spcificul si necesitatile agentului economic, cu conditia respectarii continutului de informatii cuprinse in modele, precum si a normelor de intocmire si utilizare. Modelele sunt stabilite intr-un nomenclator (table, situatie), unde se precizeaza denumirea formularului si codul de clasificare. Forma documentului, ca si formular, este determinata de gruparea si aranjarea informatiilor fixe intr-o anumita ordine ceruta de faptul ca ele sunt elemente comune pentru toate documentele indiferent de activitatea desfasurata. De exemplu, factura este un document universal, folosit de toti agentii economici. In raport de aceste criterii, documentele pot avea forma diferita: forma tabelara; forma de chestionar; forma grupata combinata.

Formularele netipizate sunt documente in care continutul, forma si formatul nu sunt prestabile si imprimate, iar folosirea lor este determinate de situatii sprcifice.

~ 10 ~

2.4

Clasificarea documentelor 1. Dupa natura sau continutul operatiilor consemnate, documentele pot fi:

a) b) c) d) e)

documente privind operatiuni banesti documente privind operatii cu activele fixe documente privind operatii cu stocuri documente privind operatii cu salariile documente privind inventarierea 2. Dupa momentul intocmirii:

a) documente primare, intocmite in momentul efectuarii operatiei economice. Ele fac dovada executarii acestor operatii, indeplinind rolul de documente justificative. b) Documente secundare intocmite pe baza documentelor primare si care asigura pregatirea datelor in vederea prelucrarii lor.

3.

Dupa locul intocmirii:

a) documente interne, intocmite in cadrul intreprinderii si care circula in interiorul acesteia. b) Documente externe, intocmite in cadrul intreprinderii si expediate sau private din afara sa. Ele prezinta relatiile intreprinderii cu furnizorii, clientii, banca si alti terti.

4.

Dupa forma de prezentare:

a) documente tipizate, intocmite pe formulare tip, cu un model, forma si format prestabilit;

~ 11 ~

b) documente netipizate, intocmite pe formulare care nu au date prestabilite, continutul fiind elaborate in functie de operatia economico-financiara consemnata.

5.

Dupa regimul de folosire:

a) documente cu regim special, cu un regim deosebit de tiparire, numerotare, folosire, justificare, pastrare. Ele sunt inseriate si numerotate la tipografia emitenta si contin mentiunea regim special (RS). Documentele cu regim special sunt evidentiate separate in documentul Fisa de magazie a formularelor cu regim special si sunt justificate ca formular, atat cele folosite, cat si cele nefolosite (care raman la carnet). Conform noilor reglementari, formularele cu regim special vor fi personalizate si se vor executa prin imprimarea urmatoarelor date de identificare: denumirea unitatii numarul de imnatriculare codul unic de inregistrare atribut fiscal sediul social contul bancar capitalul social seria si numarul fiscal.

De asemenea, formularele cu regim special pot fi personalizate complex adica vor avea imprimate in modelul formularelor sigla, emblema sau elemente grafice de identificare in diferite culori. Aceste masuri sunt luate pentru completarea informatiilor adresate utilizatorilor, pentru o identificare mai usoara si pentru a evita efectuarea unor operatii ilegale. b) documente fara regim special, care nu sunt supuse unor restrictii de utilizare, fiind elaborate si intocmite in conformitate cu normele generale.

~ 12 ~

2.5

Intocmirea, verificarea si corectarea documentelor Intocmirea documentelor

Documentele se intocmesc conform normelor legale in vigoare prevazute in Legea 82/1991. Ele se intocmesc: a) manual: scrise rar, citet, fara stersaturi; spatiile libere se bareaza;

b) prin tehnoredactare: se intocmesc in mai multe exemplare, punandu-se hartie copiativa. La documentele care prevad operatii banesti trebuie sa se tina seama de: suma se trece in litere si cifre; literele legate intre ele; inaintea cifrei si la final se pune semnul =; data se scrie de regula in litere. Verificarea documentelor Documentele se verifica din punct de vedere al formei, calculelor, fondului. Verificarea de fond consta in verificarea necesitatii legatilatii, oportunitatii si eficientei operatiei inscrise. Controlul mai poate fi preventiv sau posterior (preventiv = inainte de a se produce operatia inscrisa in document; posterior = dupa ce s-a produs operatia inregistrata in document). Corectarea documentelor fara regim special Se taie cu o linie ce este gresit si se scrie alaturat ce este correct, se semneaza si se dateaza. Corectarea documentelor cu regim special Se scrie cuvantul ANULAT pe documentul gresit si se semneaza si pastreaza exemplarul la carnet, dupa care se intocmeste un nou exemplar corect. Pentru documentele de predare primire, gestiune, corectarea documentelor trebuie sa fie contrasemnata atat de gestionarul predator, cat si de gestionarul primitor. ~ 13 ~

Documentele care sunt prelucrate in sistem informatic trebuiesc corectate inainte de prelucrarea lor. Cand eroarea se constata dupa prelucrare, trebuiesc liste de coretura.

2.6

Circuitul, pastrarea si arhivarea documentelor lor pana la arhivare, documentele

Din momentul intocmirii parcurg un anumit circuit: intocmirea prelucrarea analiza contabila inregistrare contabila clasare arhivare.

Circuitul se face de regula pe baza unor grafice. Pastrarea documentelor: de la 1 ianuarie pana la 31 decembrie se pastreaza in arhiva generala a serviciilor; dupa 31 decembrie trec in arhiva generala. Documentele contabile, in functie de necesitati sunt pastrate intre 10 si 50 de ani, dupa care se dau la topit.

~ 14 ~