Definirea Proiectului Mai multe optiuni pentru definirea momentului efectiv de start al proiectului (1/2)

Una dintre caracteristicile unui proiect este existenta unor date de inceput si de sfarsit. Pare relativ simplu, pana cand incepi sa definesti exact ce inseamna aceste date. Nu exista o recomandare standard pentru niciuna din cele doua date. In multe aspecte, depinde de implicatiile deciziei. Cel mai bine este sa explorezi cele cateva optiuni si sa o alegi pe cea mai relevanta pentru cazul proiectului. Urmatoarele optiuni pot fi luate in considerare pentru alegerea datei de demarare a proiectului: Atunci cand apare ideea Unele companii iau in considerare aceasta optiune, focalizandu-se pe timpul total scurs intre aparitia ideii si indeplinirea ei prin intermediul unui proiect. Preocuparea lor este timpul destul de mare necesar pentru implementarea ideilor bune. Urmarirea unui proiect de la aparitia ideii poate sa arate intreaga durata. Din pacate, este foarte dificil sa inregistrezi momentul exact al aparitiei ideii si sunt multe variabile care pot determina intarzierea proiectului, cat timp acesta este inca in stadiul de idee. Atunci cand este aprobat bugetul Aceasta definitie este mai concreta decat prima. Conform acestei definitii, ideea a fost generata si a avansat suficient incat sa se fi pregatit o analiza cost-beneficiu. De asemenea, proiectul a trecut prin procesul de prioritizare si bugetul a fost aprobat. Retineti ca este posibil ca bugetul sa fi fost aprobat in cursul planificarii de afaceri din anii anteriori. Munca efectiva la proiect poate sa nu inceapa decat in cursul anului viitor. In consecinta, si aceasta definitie pare ca porneste cronometrul proiectului prea devreme. Atunci cand este numit Managerul de Proiect Aceasta este mai comuna. Este greu sa spunem ca un proiect a fost demarat, inainte de a nominaliza un manager de proiect. Atunci cand acesta este numit, se demareaza si procesele de definire si planificare a proiectului. Atunci cand Definitia Proiectului este aprobata de catre Client In unele organizatii, proiectul demareaza oficial doar atunci cand clientul aproba documentul de definire a priectului. Unele companii solicita definitia aprobata a proiectului si planul de proiect inainte de alocarea echipei. Aceasta tehnica este adoptata pentru a se asigura ca exista un acord comun inainte de inceperea lucrarilor.

Mai multe optiuni pentru definirea momentului efectiv de start al proiectului (2/2)
Toate proiectele au o data de incepere si una de incheiere. Definirea exacta a momentului de incepere poate fi facuta in mai multe moduri. In articolul anterior am trecut in revista cateva optiuni: atunci cand este generata ideea proiectului, cand este aprobat bugetul, cand este desemnat managerul de proiect si dupa sedinta de demarare a proiectului. De ce este importanta data de incepere?

Pana la un punct se poate crede ca nu este cu adevarat important cand incepe proiectul. O data de incepere oarecum ambigua nu implica faptul ca munca respectiva nu este un proiect. Este limpede ca a existat o data de incepere, daca la un moment dat nu exista activitate in derulare si la un alt moment se desfasoara activitati. Asadar, proiectul a demarat cu siguranta la un anumit moment. Motivul pentru care este important sa stim data de incepere este dat de consecintele care depind de durata reala a proiectului. Iata cateva exemple: Responsabilitatea echipei de proiect. Este dificil sa ii responsabilizezi pe oameni pentru lucruri care nu se afla sub controlul lor. Din acest motiv, este lipsit de sens sa consideri ca managerul de proiect este responsabil inainte de a fi desemnat. Daca cronometrul proiectului a pornit inainte de desemnarea managerului de proiect, este posibil ca anumite decizii sa fi fost luate si anumite resurse cheltuite, inainte de a se afla sub controlul sau. La fel, daca membrii echipei sunt responsabili pentru finalizarea la timp si in buget a activitatilor, este greu sa consideri ca acestia sunt responsabili inainte de a fi alocati acestor activitati. Din acest motiv, probabil ca proiectul ar trebui considerat demarat dupa aprobarea definitiei si a planului, sau dupa sedinta de demarare a proiectului. Imbunatatirea proceselor. Multe companii urmaresc durata totala a proiectelor si incearca sa reduca durata medie a proiectelor. Este foarte important ca toata lumea in organizatie sa foloseasca acelasi mod de definire a datelor de inceput si de incheiere. Altfel, cifrele care reflecta durata proiectelor nu vor fi relevante. Financiar / Contabilitate. Multe proiecte sunt considerate cheltuieli de capital. Definirea precisa a momentului de incepere are consecinte in ceea ce priveste incadrarea contabila a costului lucrarilor. Comparatia cu alte organizatii. Daca vrei sa compari durata proiectelor in organizatia ta in raport cu alte organizatii, trebuie sa te asiguri ca se foloseste aceeasi definitie a datelor de inceput si de sfirsit. Daca in organizatia ta se considera ca proiectul a inceput cand este desemnat managerul de proiect, iar alta organizatie considera proiectul demarat dupa sedinta de demarare, va parea ca in cadrul organizatiei tale proiectele dureaza mai mult.

Sumar Toate proiectele au o data de incepere. Dar momentul efectiv in care se considera demarat proiectul poate fi definit diferit in companii diferite. Exista cateva evenimente care pot fi considerate candidate pentru data de incepere. Unele dintre acestea apartin procesului de planificare a afacerilor. Alte companii considera data de incepere aproape de momentul in care se pot demara efectiv lucrarile. Daca nu se colecteaza indicatori masurabili si nu se ofera stimulente in functie de terminarea la termen si in buget a proiectului, atunci nu are importanta cum definesti data de incepere. Dar daca exista consecinte in functie de definirea datei de incepere, trebuie sa ne asiguram ca varianta aleasa sprijina obiectivele pe care dorim sa le atingem.