Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Sortarea datelor dintr-un tabel se poate face in mai multe feluri. Doua modalitati ar fi sortarea simpla si complexa. De ex.: - sortarea simpla (se alege o celula din capul de tabel si in functie de ea se face sortarea, ascendent sau descendent); - sortarea complexa (se poate face pe 64 de coloane simultan in functie de mai multe caracteristici). Pasul 1 Pentru a efectua o sortare a numelui in ordine alfabetica se va apasa celula B4. Din Ribbon-ul Data vom alege optiunea A-Z, care sorteaza datele de pe coloana unde suntem pozitionati. Aceasta realizeaza o sortare in ordine alfabetica. In aceasta clipa, toate numele din coloana B sunt sortate in ordine alfabetica.
Pasul 2 Pentru a face o sortare complexa, ne vom pozitiona in orice celula din tabelul nostru si vom apasa butonul Sort, pentru a deschide o caseta de dialog unde vom putea alege criteriile de sortare. Pentru primul criteriu de sortare, vom alege din meniul derulant optiunea Nume. Pentru ordinea de sortare, vom alege dintr-un meniu derulant optiunea A to Z.
Pasul 3 Pentru urmatorul criteriu de sortare, vom adauga inca un nivel. Pentru al 2-lea criteriu de sortare, vom alege din meniul derulant optiunea Salariul. Dupa apasarea butonului Ok avem coloana Nume sortata in ordine alfabetica dar si coloana Salariul sortata in functie de cel mai mic salariu.
Pasul 2 Din meniul Conditional Formatting vom lucra cu optiunea Highlight Cells Rules Din acest meniu vom alege optiunea Greater Than... pentru a evidentia celulele cu o valoare mai mare decat valoarea ce o vom impune. Pentru optiunea Greater Than vom introduce valoarea 2500, astfel incat valorile din tabel ce sunt peste aceasta valoare vor fi scoase in evidenta.
Pasul 3
Pentru a-i alege o formatare specifica, vom alege optiunea Custom Format din lista de formatari. Dupa ce am ales noua formatare si am iesit din meniurile de formatare, vom observa ca avem aplicata o conditie logica pe coloana noastra.
Pasul 4 Acum vom aplica o conditie logica ce va scoate in evidenta celulele ce sunt sub o anumita valoare. In Ribbon-ul Home vom gasi optiunea de formatare conditionata, pe care urmeaza sa o aplicam pe coloana dorita. Din meniul Conditional Formatting vom lucra cu optiunea Highlight Cells Rules Din acest meniu vom alege optiunea Less Than... pentru a evidentia celulele cu o valoare mai mica decat valoarea pe care o vom impune.
Pasul 5 Pentru optiunea Less Than vom introduce valoarea 1000, astfel incat valorile din tabel ce sunt sub aceasta valoare vor fi scoase in evidenta. Dupa ce am ales noua formatare si am iesit din meniurile de formatare, vom observa ca avem aplicata o conditie logica pe coloana noastra.
Pasul 6 Se poate intampla de multe ori ca tabelele noastre sa fie foarte mari si sa aiba cantitati mari de date. Din cauza acestui motiv, este cam greu sa observi toate celulele formatate intr-un fel. Aici intervine instrumentul de sortare, care va lucra in paralel cu instrumentul de formatare conditionata. Din Ribbon-ul Home vom accesa instrumentul Sort & Filter. Din meniul aparut vom alege optiunea Custom Sort... pentru a putea adauga conditiile noastre de sortare. in aceasta fereastra putem adauga mai multe conditii de sortare. Din lista aparuta, vom alege sa sortam coloana Salariul. Acum vom alege sa sortam in functie de un anumit criteriu. Criteriul de sortare va fi culoarea celulei. Acum trebuie sa alegem care este culoarea celulelor. Excel a detectat care sunt culorile folosite in registrul Excel si ni le afiseaza in acest meniu.
Pasul 7 Acum vom mai adauga inca o conditie de sortare, prin apasarea butonului Add Level. In aceasta fereastra putem adauga mai multe conditii de sortare. Din lista aparuta, vom alege sa sortam coloana Salariul. Acum vom alege sa sortam in functie de un anumit criteriu. Criteriul de sortare va fi culoarea celulei. Acum trebuie sa alegem care este culoarea de scriere. Excel a detectat care sunt culorile folosite pentru scriere si ni le afiseaza in acest meniu. Vom alege optiunea On Bottom, pentru a aseza in partea de jos a tabelului celulele ce se supun conditiei logice aplicate.
Pasul 8 Acum Excel a sortat coloana G. Cum? - in partea de sus sunt sortate celulele a caror culoare de umplere este Galben si care indeplinesc o anumita conditie logica; - in partea de jos sunt sortate celulele a caror culoare de scriere este Rosu si care indeplinesc o anumita conditie logica.
Pasul 2 Dupa apasarea butonului ce a aparut langa celulele din capul de tabel, vom observa ca filtrul aplicat a scanat tabelul cu date si in acest meniu ne arata perioadele gasite. Noul filtru din Excel 2007 permite si afisarea perioadelor de timp din cadrul fiecarei luni. Acest filtru 2007 ne permite chiar sa alegem si ce zile dintr-o anumita luna dorim.
Pasul 3
Alegand optiunea Date Filters se va deschide meniul de filtrare avansata. Filtrul calendaristic din Excel 2007 ne ofera posibilitatea filtrarii in functie de mai multe perioade. Ex.: - saptamana viitoare; - luna viitoare; - urmatorul semestru; - urmatorul an; - semestrul 1, 2, 3 sau 4; - etc.; Dupa ce a fost aleasa optiunea Quarter 4, Excel a filtrat toate valorile, pastrand doar intervalele de timp din semestrul 4.
Pasul 2 Dupa ce a fost selectata coloana dorita vom aplica o formatare conditionata. Ribbon-ul Home, celula Styles. Conditional Formatting vom alege optiunea Highlight Cells Rules... si apoi suboptiunea Greather Than...pentru a scoate in evidenta celulele ce au valori mai mari, conform criteriului nostru.
Pasul 3 Dupa ce in caseta aparuta completam valoarea peste care Excel va scoate in evidenta celulele, vom alege si o formatare specifica, accesand optiunea Custom Format din lista de formatari. Din cadrul optiunii Fill, vom alege sa umplem cu o anumita culoare, celulele ce sunt peste valoarea impusa de noi. Dupa ce a fost selectata coloana dorita vom mai aplica o formatare conditionata ce va scoate in evidenta celulele mai mici decat o valoare ceruta de noi.
Pasul 4 Dupa apasarea butonului Conditional Formatting vom alege optiunea Highlight Cells Rules... si apoi sub-optiunea Less Than... pentru a scoate in evidenta celulele ce au valori mai mici, conform criteriului nostru. Dupa ce in caseta aparuta completam valoarea sub care Excel va scoate in evidenta celulele, vom alege si o formatare specifica. Acum instrumentul de formatare conditionata a evidentiat celulele ce se supun conditiei impuse.
Pasul 5 Atunci cand avem tabele foarte mari este destul de greu sa observam toate celulele ce se supun conditiilor noastre. De aceea Excel ne ofera o facilitate mult mai rapida si mai eficienta. Vom apasa pe butonul din dreptul celulei B5 si vom accesa optiunea Filter by Color. Excel a scanat foaia de lucru si a detectat ce culori au fost aplicate in zonele unde exista un filtru. Ne arata ca putem filtra in functie de culoarea de umplere a celulei, dar si in functie de culoarea font-ului. Acum filtrul de pe coloana B afiseaza doar celulele a caror culoare de umplere este galben.
Pasul 6 Pentru a vizualiza celulele pe care am aplicat cealalta conditie logica vom repeta Pasul 5 doar ca de data asta vom alege cealalta culoare. Acum filtrul de pe coloana B afiseaza doar celulele al caror font are culoarea rosie.
Pasul 7 Pentru a vizualiza toate informatiile de pe coloana respectiva, putem elimina filtrarea in functie de o conditie logica. Vom apasa pe butonul din dreptul celulei B5 si vom accesa optiunea Filter by Color. Pentru a elimina filtrul ce aplica o formatare in functie de anumite conditii logice este suficient sa debifam optiunea activa. In acest moment, in tabelul nostru sunt afisate absolut toate valorile, inclusiv cele formatate dupa o conditie logica, dar si cele ce nu sunt afectate de acele conditii logice.
Pasul 2 Dupa deschiderea casetei Advanced Filter avem doua posibilitati: 1) filtram lista in tabelul curent; Sau 2) alegem o alta zona din registru unde vom extrage valorile unice; Dupa ce bifam optiunea Copy to another location trebuie sa specificam ce coloana dorim sa filtram. Pentru a selecta intreaga coloana vom selecta celula E3 si apoi folosind combinatia de taste Ctrl+Shift+Sageata Jos vom selecta intreaga coloana. Dupa ce am selectat coloana se va apasa butonul Reference pentru a reveni la meniul de Advanced Filter.
Pasul 3 Inregistrarile unice de pe coloana selectata le vom extrage intr-o alta celula din sheet-ul Angajati. Dupa ce am selectat zona de extragere se va apasa butonul Reference pentru a reveni la meniul de Advanced Filter. Pentru a extrage doar inregistrarile unice, trebuie sa bifam optiunea Unique Records Only.
Pasul 4 Acum inregistrarile unice au fost extrase in zona definita. Acum mai putem face urmatoarea operatie: sa le sortam in ordine alfabetica. Cum? - se selecteaza capul de tabel Orasul, pentru a sorta in ordine alfabetica informatiile din celulele subordonate. In Ribbon-ul Data, avem si optiunea de sortare. Prin apasarea butonului AZ informatiile de pe coloana I au fost sortate in ordine alfabetica.