ANNALS of the ORADEA UNIVERSITY.

Fascicle of Management and Technological Engineering

MANAGEMENTUL CUNOTINELOR N ORGANIZAIILE VIRTUALE

Ctlin POPESCU Universitatea Petrol-Gaze din Ploieti; cpopescu@mail.upg-ploiesti.ro
Changes in the future concern a new kind of society that will use intelligent resources and will lead to the integration of knowledge and information management at the extent of entire world. This point of view represents a structural change in the new tendencies of globalisation, easy use of Internet, a new Europe, develop of international markets and e-commerce turning up.

1. ASPECTE GENERALE Schimbrile ateptate n viitor, de la o societate bazat eminamente pe resurse materiale la o societate a utilizrii resurselor inteligente care se profileaz astzi, conduce la integrarea pe scar larg a prelucrrii i managementul cunotinelor i a informaiei. Aceasta este o schimbare structural n condiiile de globalizare, acces la Internet, extinderea pieelor, o nou structur a Europei, e-commerce etc. De-a lungul timpului, conducerile firmelor au acordat cea mai mare atenie gestionrii banilor, materialelor, utilajelor i oamenilor. Astzi, ele au ajuns s recunoasc importana capital a unei a cincea resurse: informaia. Nevoia de informare a firmelor ntr-o societate din ce n ce mai puternic concurenial face ca, n prezent, analiza pieei i a dorinelor consumatorului s devin primordial. Firmele puternice ncearc s tie tot ce se poate ti despre consumatori: ce doresc, ce nu doresc, cum consum, cnd, ce i face fideli produsului, cnd prefer s schimbe marca. Nevoia de a cunoate, determinat de nevoia de a lua decizii corecte la timpul potrivit, a determinat apariia unei explozii a utilizrii sistemelor informatice la nivelul firmelor ca i obligativitatea implementrii conceptului de managementul cunotinelor n cadrul organizaiilor. De asemenea, tot mai multe firme apeleaz la sisteme de management de tip participativ, unde deciziile sunt luate de ctre mai multe persoane, n felul acesta reducndu-se riscul unui eec. n ideea utilizrii experienelor, informaiilor sau cunotinelor dobndite, se manifest tendina alctuirii unor reele organizaionale, organizaii virtuale, prin care aceste elemente s poat fi valorificate i de alte organizaii. 2. INTRODUCERE Conceptul de organizaie bazat pe cunotine a aprut n 1984 odat cu prerea exprimat de Huber care a sesizat necesitatea unui model organizaional propriu noului tip de societate ce i succede celei industriale. Mai apoi Holsapple i Whinston au considerat firma bazat pe cunotine drept o colectivitate de muncitori cu munc de concepie, interconectai printr-o structur computerizat. O alt abordare important, dintr-o perspectiv managerial, a fost propus de Drucker, care trateaz organizaia bazat pe informaii ca reprezentnd modelul organizaional al secolului al 21-lea, oferind cu aceast ocazie i un numr de caracteristici proprii modelului: numrul redus al nivelurilor intermediare de conducere ierarhic, componena dominat de profesioniti, asigurarea coordonrii prin mijloace de factur neautoritar. Diversitatea punctelor de vedere i a abordrilor conceptuale a a avut ca

871

ANNALS of the ORADEA UNIVERSITY. Fascicle of Management and Technological Engineering

rezultat utilizarea mai multor termeni care practic se refer cam la acelai coninut:organizaie inteligent, organizaie centrat e memorie, organizaie intelectual intensiv etc. n finalul secolului al 20 lea s-a realizat o convergen a dou abordri, cea tehnologic i cea managerial, prin punerea n legtur a necesitilor organizaiilor cu facilitile soluiilor de asistare informatic. Aceast evoluie n planul abordrilor a plasat organizaia bazat pe cunotine ca alternativ la organizaia bazat pe control i autoritate. O comparare a unor caracteristici definitorii celor dou forme de organizaii prin prisma unor criterii este redat n tabelul de mai jos:
Tabelul 1. Caracteristici ale organizaiilor alternative

Criterii de comparaie Logic fundamental Orientarea n timp Modul de practicare Mod de finalizare

Organizaia bazat pe Organizaia bazat pe cunotine control i autoritate Logica postului de lucru i Logica axat pe competenele a organizrii formale organizaionale ca surse de performan De tip retrospectiv De tip prospectiv Rutinier, impersonal cu Creativ, personalizat cu focalizare pe aspecte concentrare pe aspecte faptice conceptuale i strategice Corecia abaterilor i Transformri bazate pe proiecte i comportamente reactive comportamente proactive

Adaptare dup Le Moigne,J.L, Sur lingenierie de la connaissance organisationnelle, Note de Recherche 93-02, GRASCE, Universite dAix Marseille III, Aix-en-Provence

ntruct cunotinele reprezint o resurs cheie a ntreprinderilor orientate spre servicii, utilizarea eficient a acestor resurse reprezint o precondiie de a ctiga avantaje n competiia pe o pia. Organizaiile de tip reea depind decisiv de modul n care distribuie cunotinele, n timp ce structurile descentralizate i cu extindere geografic mpiedic fluxurile cunotinelor. Organizaiile de tip clasic pstreaz o parte din cunotinele lor n structurile ierarhice. Cunotinele sunt conectate la anumite nivele ierarhice i transferate prin proceduri de raportare. Organizaiile virtuale sunt mai puin structurate dect cele tradiionale i de aceea le lipsesc acest gen de procese de cunotine. Managementul durabil al cunotinelor n contextul organizaiilor virtuale solicit stabilirea unor structuri care sunt flexibile i adaptive la modificrile organizaionale ce au o dinamic foarte mare. O importan deosebit n acest context o joac cultura organizaional, care accentueaz distribuia cunotinelor prin utilizarea unor canale de comunicaie foarte variate. 3. ORGANIZAIILE VIRTUALE n ultima perioad, au aprut multe concepte organizaionale noi i care reflect solicitrile domeniului afacerilor actuale. Un aspect comun al majoritii acestor forme organizaionale noi se refer la faptul c acestea sunt parial structurate ca reele. O imagine cuprinztoare a diferitelor definiii ca i modul n care organizaiile virtuale sunt asociate cu reelele, cu societile mixte pe aciune, cu alianele strategice, ntreprinderile de tip agil, cu parteneriatele sau organizaiile de tip holding este furnizat de un specialist n domeniu, Strausak, care n 1998 public o carte referitoare la organizaiile virtuale. n cadrul grupului organizaiilor virtuale, se identific modele de afaceri foarte diverse. Spre exemplu, Welles, 1993, menioneaz de firma Walden Paddlers, care este o

872

ANNALS of the ORADEA UNIVERSITY. Fascicle of Management and Technological Engineering

ntreprindere de dimensiuni mici ce acioneaz n sfera fabricaiei i vnzrii caiacelor. Activitatea fundamental n domeniul afacerilor pentru cei de la Walden Paddlers se refer la organizarea muncii i proceselor de-a lungul ntregului lan de generare a valorii. De asemenea, organizaiile virtuale nu sunt restricionate la nivelul unei singure ri. Conform cu Miller, Clemons i Row, 1993, Rosenbluth International Alliance reprezint o alian de cooperare global de agenii independente de turism. Sieber i Suter, n 1997 prezint fosta Cooper&Lybrand ca un parteneriat ce acioneaz n domeniul consultanei de afaceri i n audit i care acioneaz n aproximativ 130 de ri. Termenul de organizaie virtual poate fi identificat c provine din dou surse diferite. Davidow i Malone, n 1992, inventeaz sintagma n cartea lor intitulat Corporaia Virtual. Ei se focalizeaz pe aspectul temporal: o corporaie se formeaz pentru a realiza scopul afacerii i se se separ n alte structuri dup realizarea acestui scop. n perioada anilor '80, Mowshowitz descoper i dezvolt un model de organizaie virtual n care cerinele sarcinilor i realizatorii acestora sunt izolai n mod strict. n momentul n care este primit o solicitare este desemnat i realizatorul acelei cerine. Ambele modele menionate includ ca avantaje ale organizaiilor virtuale utilizarea mbuntit a resurselor i o mai mare flexibilitate la costuri mai sczute. O definiie general formal aprobat a organizaiei virtuale este destul de evaziv. nelegerea comun asupra noiunii de organizaie virtual acoper cooperarea i parteneri independeni care contribuie prin competenele lor fundamentale la integrarea vertical i orizontal i se constituie ca o structur unitar n raport cu consumatorul. Aceast organizaie unitar este determinat pentru o durat limitat, iar participanii sunt n mod obinuit distribuii dup criteriul geografic. n raport cu organizaiile tradiionale, elesunt mai puin rigid structurate, conform cu prearea exprimat de Paettau, 1999. Organizaiile descentralizate marcate practic de lipsa unor ierarhii se bazeaz n mod determinant pe comunicarea i coordonarea proceselor interne. De aceea, una din premisele obligatorii pentru organizaiile virtuale o reprezint existena unei infrastructuri tehnice care s sprijine comunicarea i colaborarea. O categorie special de organizaii virtuale este constituit de cooperarea ntre independeni i organizaiile de dimensiuni reduse. Acest tip de structuri se denumesc organizaii virtuale orientate spre echip. O astfel de organizaie cumuleaz capabilitile membrilor si i le furnizeaz ca servicii clienilor. n contrast cu ntreprinderile tradiionale caracterizate de ierarhii multi-nivel, organizaiile menionate au structura n principal orizontal. Ca o trstur esenial a acestor structuri, imaginea este de reea policentric n care echipele de proiect formeaz substructuri temporare. Centrele locale se pot schimba sau rmne statice. Clienii percep organizaia ca un ntreg, nesesiznd caracteristicile virtuale ale acesteia. Prin combinarea capabilitilor, prin know-how i calitile diferitelor surse, este posibil a acoperi un segment de pia mult mai larg, mai extins n raport cu cel realizat de fiecare individ n mod separat. Gestionarea proiectelor, atenia acordat clienilor, dar i temele organizaionale reprezint sarcini pentru structurile unitare de tipul organizaiilor virtuale. Privit din interior, organizaia este constituit dintr-un numr de echipe de proiect ce sunt diferite prin mrime, numr de membri sau durat. n cadrul conceptului de organizaie virtual ce este orientat spre echip exist cteva funciuni organizaionale permanente i care sunt legate de oameni. Responsabilii de proiect vor administra doar propriile proiecte. Activitatea legat de ansamblul organizaiei, spre exemplu munca n domeniul contabilitii, este realizat n proiecte n cadrul organizaiei sau este livrat de un furnizor extern de servicii. Capacitatea de a forma o echip de proiect care satisface integral sarcina proiectului este considerat a reprezenta un avantaj cheie al organizaiilor virtuale. Acest lucru este confirmat de

873

ANNALS of the ORADEA UNIVERSITY. Fascicle of Management and Technological Engineering

Jarvenpaa i Shaw, n 1998 care consider c blocul fundamental al construciei organizaiilor virtuale l constituie echipa virtual. Acest aspect este considerat de cei doi ca centrul activitii n organizaie. ntr-o astfel de structur, proiectele sunt realizate, iar strategiile noilor afaceri ca i produsele sunt dezvoltate. Echipele de proiect sunt construite pentru o durat limitat, n timp ce ansamblul organizaiilor virtuale este administrat n ideea unei existene permanente. Experiena proiectelor anterioare ajut la nsuirea de noi proiecte n cadrul domeniului afacerilor. De aceea, este vital salvarea i obinerea informaiilor i cunotinelor dobndite n proiecte pentru a le face disponibile n viitor. O organizaie virtual depinde de angajamentul i de implicarea fiecrui membru al su. Calitatea muncii i motivaia sunt legate n mod direct de profunzimea implicrii individuale. Datorit distriburii pe criterii geografice membrii acestor organizaii lucreaz n mod separat. Este important a dezvolta un spirit de comunitate chiar dac distanele geografice mpiedic acest lucru, iar comunicarea este mijlocit sau intermediat de tehnologie. n anul 1998, trei experi ai domeniului organizaiilor virtuale, Rittenbruch, Kahler i Cremers, au identificat trei factori care favorizeaz abordarea orientat spre ideea de echip n cazul organizaiilor virtuale: - sprijinul comunicrii i colaborrii; procedurile de comunicare i cooperare necesit sprijin special din punct de vedere organizaional i tehnic; - capacitatea de creare a echipelor flexibile; flexibilitatea organizaiei este vital pentru abilitatea acesteia de a reaciona la solicitrile pieei; - ncredere reciproc ntre membrii organizaiei; prin lipsa obligaiilor formale rigide, ncrederea se consider ca o cerin cheie n vederea colaborrii. 4. PROVOCRI N DOMENIUL MANAGEMENTULUI CUNOTINELOR O organizaie virtual poate fi privit ca o organizaie tipic de cunotine. Krebs (1998) consider: Este cea mai radical form de a realiza i nelege integrarea informaiilor i cunotinelor n raport cu consumatorul i n cadrul unei configurri temporale i fluide. n timp ce ntreprinderile clasice organizeaz componente ale cunotinelor sale n cadrul structurilor organizaionale i a ierarhiilor, organizaiile virtuale nu prezint aceast opiune, ntruct ele sunt constituite ca structuri orizontale i au limite neclare sau imposibil de definit. Cu toate acestea, organizaiile virtuale depind n mod esenial de eficacitatea managementului cunotinelor. Aceste structuri sunt competitive prin cumularea capacitilor i competenelor i mai apoi vnzarea know-how-ului de care dispun. Managementul cunotinelor aplicat n organizaiile virtuale ce sunt orientate spre ideea de echip implic anumite provocri. Activitatea este ndeplinit sub presiunea timpului, nelsnd spaiu pentru munc orientat spre cunotine suplimentare. Structura organizaional este deosebit de dinamic, fapt care mpiedic constituirea unei infrastructuri orientat spre cunotine i care s sprijine distribuirea cunotinelor. Membrii se ntrec ntre ei chiar dac este necesar exprimarea unei ncrederi reciproce n vederea unei colaborri de succes. Distribuirea cunotinelor este cuplat cu riscul pierderii avantajelor competitive. La nceputul unui proiect, resursele de cunotine ale participanilor sunt parial necunoscute. ntruct echipele sunt formate doar temporar, exist un mare risc de pierdere a cunotinelor obinute ntr-un proiect. Astfel, know-how-ul realizat recent este dificil s fie pstrat i conservat la sfritul colaborrii. Limitele neclare ale organizaiei i randamentul membrilor sunt factori suplimentari care cresc riscul de pierdere a cunotinelor, mai ales atunci cnd oamenii prsesc ntreprinderea i iau cu ei conotinele dobndite.

874

ANNALS of the ORADEA UNIVERSITY. Fascicle of Management and Technological Engineering

Construirea unei organizaii virtuale poate fi privit ca o acumulare a cunotinelor i a know-how-ului de a aciona pe pia. Asocierea resurselor de cunotine este destul de solicitant pentru participani, ntruct necesit att coordonare ct i cooperare. n vederea cooperrii partenerii trebuie s fac cunoscute cunotinele lor, ns n acelai timp s asigure propriile activiti n sfera afacerilor. ncrederea joac un rol important n depirea tensiunii ntre ideea de competiie i cea de cooperare, furniznd o baz de coeziune social. ncrederea implic raport disponibil pentru un schimb de informaii deschis i riscant. Lipnack i Stamps, n 1997, privesc ncrederea ca reprezentnd credina n integritate, imparialitate, obiectivitate i ncrederea ntr-o persoan sau n organizaie pe baza unei experiene trecute. Organizaiile virtuale trebuie s fac fa unor dificulti speciale, deoarece dezvoltarea ncrederii este restricionat de raporturi temporare de munc i comunicaie intermediat cu mijloace tehnice. Cultura organizaional este definit ca un model de valori mprtite i crezuri care de-a lungul vremii produc norme de comportament. Schein menioneaz: cultura este o structur de soluii care au acionat n mod consistent la probleme diverse i care au fost predate noilor membrii ca reprezentnd calea corect de percepere, gndire i sensibilizare n legtur cu acele probleme. Suma acestor filosofii, presupuneri, valori, ateptri, atitudini i norme consolideaz organizaia. n plus, reglarea proceselor organizaionale se realizeaz mai bine prin mijloacele valorilor colective i modele fa de resursele structurilor formale. Cultura organizaional este cheia colaborrii n organizaiile virtuale n msura n care creeaz identitate i poate fi utilizat pentru a sprijini practicile de orientare a cunotinelor. Provocarea n organizaiile virtuale este c eficacitatea managementului cunotinelor este mult mai greu de stabilit. Principalele sarcini ale managementului cunotinelor n organizaiile virtuale orientate spre ideea de echip sunt asemntoare organizaiilor tradiionale: - a identifica, deschide i aduna surse de informaii i cunotine; - a organiza aceste surse i resurse i ale face disponibile membrilor organizaiei; - a sprijini achiziionarea i dezvoltarea cunotinelor ca i transferul i stocarea acestora. 5. CONCLUZII Structura unei organizaii virtuale orientat spre ideeea de grup se constituie din sisteme de informaii i comunicare incluse ntr-o puternic cultur organizaional care subliniaz importana valorificrii cunotinelor. Pentru a realiza un management al cunotinelor durabil, toi membrii i toate nivelele din organizaie trebuie s coopereze. Acest aspect devine posibil atunci cnd fiecare particip ntr-un proces de dezvoltare a unor scopuri, valori i proceduri comune. mprtirea cunotinelor solicit o ncredere reciproc. Prin furnizarea unei transparene despre activitile permanente i a unui caracter deschis spre participare a tuturor membrilor se construiete un mediu de ncredere. ntruct informaiile i cunotinele au n orice situaie un flux datorat mai multor canale constnd n tehnologii diferite i mijloace media de comunicare, managementul cunotinelor are n vedere orientarea utilizrii acestor canale conform uzanelor pentru a realiza o mai mare coeren. Prin includerea managementului cunotinelor n cultura organizaional a firmei, procedurile i valorile trebuie s fie dezvoltate astfel nct informaiile i cunotinele cultivate s fie distribuite membrilor. Managementul cunotinelor poate fi considerat ca un proces evolutiv ce este condus de o strategie de sprijin i de un angajament corespunztor realizat. Introducerea de tehnologii noi de

875

ANNALS of the ORADEA UNIVERSITY. Fascicle of Management and Technological Engineering

comunicaie sau informare, capabile s sporeasc modul de distribuie a cunotinelor poate s fie utilizat la iniierea culturii cunotinelor. Dezvoltarea participativ a coninutului, regulilor i scopurilor creeaz fore de coeziune i devine parte a culturii organizaionale. Mediile electronice de comunicare aflate n plin dezvoltare vor putea fi utilizate ca platforme de manifestare att pentru organizaiile economice dar i cele politice, sociale i culturale. Internetul va putea deveni un mediu propice pentru exprimarea ideilor despre lume, via i societate. E-commerce-ul este preconizat s devin un pilon al noii economii, bazate pe informaie. n acest caz, este foarte important ca rile s-i dezvolte sisteme de comunicaie mobil i fix foarte rapide i de mare capacitate (reele de telefonie, cablu, reele radio i prin satelit). De asemenea, din cauza timpului scurt de luare a deciziilor, tot mai multe firme vor apela la sisteme inteligente care s asiste managerii n luarea deciziilor importante. n prezent, peste 35% dintre firmele de brokeraj, peste 50% din bnci i peste 80% din firmele de asigurri utilizeaz o form sau alta de programe de asistare a deciziilor. La momentul actual, tot mai muli oameni lucreaz n domenii n care creeaz informaie i sunt mai puin angajai n activiti de producie de bunuri materiale. Bibliografie
1. Davidow, H.W., Malone, M.S., The Virtual Corporation: Structuring and Revitalizing the Corporation for the 21st Century, Harper Collins,1992. 2. Jarvenpaa, S., Shaw, T.R., Global virtual teams: integrating models of trust, in Organizational Virtualness, Simowa-Verlag, 1998, p. 35-52. 3. Krebs, M., Die virtuelle unternehmung als wissensorganisation: potentiale und grenzen des wissensmanagements, Arbeitspapiere des FB Wirtschaftwissenschaften, no.181, University of Wuppertal, 1998. 4. Le Moigne, J.L., Sur lingenierie de la connaissance organisationnelle, Note de Recherche 93-02, GRASCE, Universite dAix Marseille III, Aix-en-Provence, 1993. 5. Lipnack, J., Stamps, J., Virtual Teams, John Wiley & Sons, 1997. 6. Miller, D.B., Clemons, E.K., Row, M.C., Information technology and the global virtual corporation, in Globalization, Technology and Competition, Harvard Business School Press, 1993, p.283-307. 7. Mowshowitz, A., Virtual Organization, Communications of the ACM, 40, 1997, p.30-37. 8. Paetau, M., Can virtual enterprises build up an own identity?, Cybernetics and Human Knowing, 6, 1999, p. 39-54. 9. Rittenbruch, M., Kahler, H., Cremers, A.B., Supporting co-operation in a virtual organization, in Proceedings of the International Conference on Information Systems, Helsinki, 1998. 10. Schein, E.H., What is culture? in Reframing Organizational Culture, Sage, 1991, p. 243-253. 11. Strausak, N., Resume of VoTalk, in Organisational Virtualness, University of Bern, 1998, p. 9-24.

876