Ce ar trebui sa se nteleaga prin "Managementul documentelor administrative" (care se afla n titlul acestui proiect)?

S-a discutat si se discuta foarte mult despre Document Management. Ce este, ce ar trebui sa includa, ce este necesar? George Parapadakis (Cap Gemini Ernst & Young) mentioneaza n Document Management Avenue: Sistemele electronice pentru controlul documentelor reprezinta o solutie computerizata ce faciliteaza capturarea, organizarea, arhivarea, regasirea, manipularea si circulatia controlata a documentelor n format electronic. Un astfel de sistem trebuie sa includa: - zona de stocare a documentelor n format electronic (att spatii pentru echipamentele hard ct si baze de date nmagazinate pe servere si alti suporti mobili: CD-R, DVD-R, hard-disk mobil etc); - metoda de adaugare / extragere a documentelor (soft care sa permita adaugarea de noi documente sau parti din documente n cadrul unui dosar fisier); - metoda de identificare a documentelor (motoare de cautare care prin casete de interogare sa permita regasirea cu usurinta a continutului unui anumit dosar); - un mecanism de blocare a documentului, n asa fel nct un singur utilizator sa poata modifica documentul la un moment dat (modificarea unui document post-digitalizare sa se realizeze n functie de nivelul de acces la datele existente n arhiva operativa a D.G.P.- ex. administrator sau simplu utilizator); - control de versiune si istoric al modificarilor (toate modificarile post digitalizare trebuiesc cuprinse ntr-un jurnal care va fi atasat fiecarui document sau fisier existent n baza de date); - securitate, pentru a controla accesul utilizatorilor la documente (jurnal al accesarilor bazei de date); - metoda de cautare, pentru a regasi cu usurinta documentul necesar (metode rapide de regasire cum ar fi: cota dosarului, CNP-ul persoanei etc); - flux de documente, pentru a transmite documentele ntre utilizatori ntr-un mod structurat.

Diferenta ntre arhivarea electronica si managementul documentelor Un sistem de management al documentelor, initial, definea un program sau un set de programe software folosit pentru a urmari, gestiona si stoca documente tiparite. Sistemele moderne din ultimii ani permit nsa din ce n ce mai des si functiile de stocare si cautare a documentelor electronice (foi de calcul, procesoare de text, imagini, desene tehnice digitale etc). Sistemele tipice presupun scanarea documentului original si stocarea imaginii acestuia ntr-o baza de date. Imaginea primeste un nume si o data, iar utilizatorul introduce cuvinte cheie aditionale, pentru ca ulterior imaginea sa poata fi gasita ct mai simplu. De exemplu utilizatorul care scaneaza un dosar poate asocia imaginea acestui dosar cu cuvintele cheie componente hardware, cota dosar. Odata documentul stocat, acesta este regasit printr-o aplicatie care face legatura ntre imagini si cuvinte cheie. n acest fel, la o cautare dupa cota dosarului deschiderea fisierului va deschide n fapt imaginea documentelor n original, semnate si stampilate. Pentru o abordare moderna si foarte utila sunt folosite sistemele de management al documentelor care pot duce la importante economii de timp, chiar n cazul unui numar mic de documente. Cauzele care justifica solutii de arhivare electronica n fiecare zi, o institutie care si pastreaza n forma fizica documente importante se expune unor riscuri semnificative: - un eveniment nedorit poate cauza pierderea sau distrugerea documentelor; - consultarea repetata contribuie la degradarea documentelor. n fiecare zi, o institutie care si pastreaza n forma fizica documente importante pierde bani pentru ca: - multiplica documente genernd costuri semnificative; - aloca spatiu de stocare pentru documente; - aloca timp si resurse umane pentru a regasi documente si informatii nestructurate, n loc sa foloseasca resursele n scopuri direct productive; - accesul la documentele n original este restrictiv, doar o singura persoana, la un moment dat si dintr-o singura locatie poate consulta acele documente.

n aceste conditii, n era informatiei, managementul documentelor se impune deja ca o disciplina de baza pentru institutiile care vehiculeaza un numar mare de documente si pentru care devine important sa gaseasca solutii de eficientizare a activitatii institutiei, prin reducerea timpului alocat unor activitati consumatoare de timp. Avantaje Spatiu restrns - eliminarea problemelor legate de spatiul necesar pastrarii documentelor fizice. Siguranta - documentele trebuie stocate pe CD, DVD, astfel nct sa poata fi recuperate cu usurinta n cazul unui dezastru (conform art. 16 lit. b) din Legea 135/2007- legea Arhivarii Electronice ). Eficienta cautarii - accesul concurent si rapid, localizarea imediata si vizualizarea documentului sau identificarea locatiei n situatia n care documentul se gaseste n arhiva clasica. Flexibilitate Solutiile de arhivare electronica trebuie sa permita: - stocarea documentelor electronice si accesul la acestea pe baza unor reguli de securitate bine definite (pentru fiecare utilizator sau grup de utilizatori se definesc niveluri de acces ce stabilesc care documente pot fi accesate si care nu); Nu toate documentele pot fi accesate de catre un utilizator la un moment dat. n functie de gradul de acces al user-ului acesta va putea consulta anumite documente, celelalte fiind restrictionate printr-un mesaj vizibil. - stocarea documentelor ntr-o maniera structurata (baza de date); - cautarea si regasirea documentelor din arhiva electronica (este posibila navigarea prin sistemul de fisiere si directoare, navigarea n cmpuri de index si cautarea n continutul documentului); - urmarirea (auditul) tuturor operatiunilor executate n cadrul arhivei electronice: a) autentificarea utilizatorilor, adaugarea, modificarea, stergerea documentelor, crearea de noi utilizatori etc.; b) integrarea cu solutii de semnatura digitala (conform art. 7 lit. a) din Legea 135/2007- legea Arhivarii Electronice). n plus fata de solutiile de arhiva electronica, cele de management al documentelor trebuie sa permita: modificarea, stergerea, actualizarea, versionarea documentelor, dincolo de stocare si acces (continutul documentelor electronice

poate fi modificat prin operatiuni de scoatere si reintroducere a acestora n sistem - check-in, check-out, etc, cu evidentierea versiunilor documentelor); - importul de documente electronice din diferite aplicatii (e-mail, Word etc); - gestionarea att a documentelor scanate (fisiere de tip imagine), ct si a documentelor electronice (fisiere de tip Office ); - crearea de legaturi ntre documente; - realizarea operatiunilor de stocare, arhivare si back-up la un nivel foarte ridicat; - stocarea documentelor electronice n formatul n care au fost generate. Aplicatii de flux Documentele ntr-o institutie nu sunt statice. Ele sunt create, modificate, distribuite pe rute clar definite. De aceea, sistemele de management de documente contin aplicatii de flux care determina cu precizie unde se trimite un document, daca a ajuns la destinatie, cnd a fost redirectat si care este statutul lui la un moment dat. Aceasta trebuie cuprinsa n fisa electronica a fiecarui document sau fisier (conform art.8 alin.2 din Legea 135/2007- legea Arhivarii Electronice). Crearea copiilor de pe documente; copie de arhiva, copie de publicare/multiplicare, copie de lucru n general, se recomanda crearea a cel putin doua copii master, care sa nu fie pastrate mpreuna, ci n depozite separate. Scanarea documentelor pe suport de hrtie - Asigurarea securitatii documentelor n procesul de scanare tinnd cont de vechimea suportilor si starea acestora de conservare; - Auto-denumirea documentelor scanate n functie de utilizator, data sau alte valori (ex. CNP-ul poate deveni denumirea fisierului n care documentele din dosarul respectiv sunt scanate); - Posibilitatea scanarii de pagini aditionale n documentele deja existente; - Prelucrarea imaginilor pentru a se putea elimina zgomotul, ndeparta liniile etc (prelucrarea post emulare a documentelor); - ndepartarea automata a paginilor albe; - Stocarea documnetelor electronice, incluznd imagini, fisiere text, fisiere Excel, Word, PDF, filme, clipuri, AutoCAD si fisiere de sunet n formatul nativ;

- Adaugarea documentelor direct din Windows Explorer; - Adaugarea documentelor direct din Microsoft Word sau Outlook; - Importarea de directoare prin drag and drop; - Conversia documentelor electronice n imagini de arhivat fara a le printa si a le scana; STOCARE, ARHIVARE - Locatia documentelor este complet configurabila si poate fi setata oriunde n retea; - Separarea ierarhiei de stocare de mediul fizic efectiv (posibilitatea indexarii documentelor electronice dupa alte criterii dect cele care stau la baza pastrarii arhivei clasice); - Suport pentru mediile read-only sau cele portabile (pentru servere si suporti mobili: CD-R, DVD-R); - Sincronizarea ntre diferite locatii de stocare; - Stocarea documentelor n formate non-proprietare, ASCI, PDF, TIFF (asigura portabilitatea datelor- stocarea trebuie realizata ntr-un format standardizat); DISTRIBUIE - Suport complet pentru printarea documentelor (posibilitatea de a printa documentele arhivate electronic); - Trimiterea prin e-mail a documentelor ca fisiere (PDF etc); - Distribuire si arhivare pe medii optice de stocare; - CD-uri si DVD-uri cu motor de cautare incorporat pentru acces la documente de pe orice PC. SECURITATE - Numai utilizatorii privilegiati pot accesa functiile de administrare; - Drepturi de acces la nivel de functii, cum ar fi scanare, cautare, import, etc; - Criptarea documentelor; - Drepturile de acces pot fi definite la nivelul utilizatorilor sau la nivelul grupurilor de utilizatori; - Marcaje de securitate la nivelul folderelor sau al documentelor ofera protectie suplimentara; - Pot fi marcate documente (paragrafe din document) care sa nu poata fi vizualizate de catre alti utilizatori ( gradul de acces asupra datelor cuprinse n

documentele D.G.P., n functie de acordul de cooperare cu alte structuri si nivelul de acces al fiecarui utilizator n parte); - Jurnalizare completa a actiunilor utilizatorilor. CUTARE SI REGSIRE - Cmpurile index asigura regasirea precisa a documentelor; - Cautari full-text la nivelul ntregii baze de date; - Cautarea de tip fuzzy regaseste cuvintele scrise gresit; - Salvarea criteriilor de cautare pentru o refolosire ulterioara; - Criteriile de search pot fi combinate prin operatori logici; - Cuvintele cautate sunt scoase n evidenta n cadrul documentelor pentru a se arata localizarea lor exacta; - Rezultatele cautarii pot fi salvate pentru o refolosire ulterioara. MANAGEMENT sI ARHIVARE - Interfata de stocare intuitiva; - Afisarea numelui documentelor, a cmpurilor index ; - Urmarirea versiunilor documentelor; - Stabilirea de linkuri ntre documente; - Pot fi stabilite foldere publice si private care permit mpartirea documentelor cu alti utilizatori; - Sublinierea textului rezultat n urma cautarii; - Plasarea de notite "post-it" pe imagini; - Toate adnotarile nu modifica documentul original; - Vizualizare de imagini alb-negru si color; - Editarea textului rezultat n urma operatiei de OCR si ICR. Echipamentele folosite pentru arhivarea electronica a documentelor din dosarele si mapele de pasapoarte vor trebui sa respecte aceste cerinte att pentru viabilitatea sistemului post-digitalizare, ct si pentru o corecta abordare a operatiunilor care se vor executa n realizarea proiectului. Manipularea si gestionarea documentelor se ntreptrund cu activitatea zilnic din cadrul unei organizatii. De la actele constitutive, la cele de natur financiar, juridic si pn la corespondenta zilnic, toate trebuie gestionate ntrun mod care s eficientizeze procesul de afaceri. Implementarea unei solutii informatice care s realizeze acest proces s-a impus n ultima perioad ca o solutie salvatoare. Viteza de prelucrare a datelor,

capacittile mari de stocare disponibile pe piat, calitatea echipamentelor de scanare si a aplicatiilor de recunoastere de text (OCR) constituie tot attea argumente n favoarea trecerii sistemului ctre mediul electronic. O solutie de managementul documentelor ofer trei avantaje esentiale: economie de timp, spatiu si resurse umane. n conditiile unui mediu de afaceri dinamic si a fluxului crescnd de informatii vehiculate att n interiorul unei organizatii, ct si n exterior, un sistem performant de managementul documentelor, proiectelor si cunostinelor influenteaz n mod esential managementul timpului de lucru. Pe de alt parte, reducerea ponderii hrtiei n circulatia documentelor genereaz reducerea substantial a spatiului de depozitare a arhivelor, estimeaz Ramona Falamas din cadrul Wittmann&Partner Computer Systems. Piata romneasc cunoaste o nflorire a ofertei de la produse hardware si aplicatii simple, standardizate, care permit simpla transformare a imaginii n text si stocarea acestuia din urma n computer si pn la aplicatii complexe, personalizate, care permit recunoasterea tipului de informatie continut de imaginea scanat, stocarea acesteia ntr-o baz de date adecvat, accesarea, modificarea si distribuirea ctre/de ctre utilizatorii autorizati etc. Din aceste perspective n ring vom gsi att juctori de talie multinational (Kofax, Scala, HP, Fujitsu-Computers, Xerox etc.), ct si firme cu caracter local, dezvoltatori de aplicatii la cerere (CG&GC, Wittmann & Partner, Sobis, Cybernetics, UTI etc.). Pentru c multe documente se nasc la ora actual n mediul electronic, sunt utilizate n acest mediu, fr ca, n unele cazuri, s fie transferate pe suport tiprit, functii de gestionare a documentelor le regsim si n solutiile productorilor de aplicatii de tip EAS (Siveco, TotalSoft, Oracle, SAP etc.). *Un produs de gestionare a informatiilor] este o solutie informatic de colaborare, care ajut zilnic mii de organizatii din lumea ntreag s-si mbuntteasc gradul de inovatie si calitatea produselor, reduce costurile si timpul de scoatere pe piat a produselor, n deplin conformitate cu standardele industriale. Pentru a introduce o astfel de solutie se ncepe cu un audit al resurselor organizatiei respective, stabilirea proceselor interne si externe ale organizatiei si al modului de circulatie a informatiei si a resurselor si apoi implementarea propriu-zis a solutiei, declar Oana Constantin, director de marketing la Cybernetics. Optiunea pentru implementarea uneia dintre solutiile de management al documentelor nu este suficient pentru a eficientiza procesele de afaceri. Organizatiile trebuie s adopte n primul rnd un sistem teoretic prin care se

desfsoar acest proces. Modul n care sunt manipulate documentele nu poate s cad n sarcina unui singur departament. El este rodul experientei tuturor factorilor implicati n activitatea organizatiei, coroborat cu prevederile legale n domeniul creerii, distribuirii si arhivrii documentelor. Primul pas de care trebuie s se tin cont nainte de implementarea unei solutii de managementul documentelor este rezistenta uman la schimbare (proiectele de succes trebuie s aib sprijinul managementului, n asa fel nct angajatilor s li se cear s lucreze centralizat), comenteaz Simona Ganea, marketing assistent la Sobis. Am constatat de-a lungul timpului o lips de cunostiinte n domeniu, din partea clientilor, care duce de obicei la reticent. Aplicatiile Document Management sunt cumprate si implementate mai degrab din dorinta de a obtine o certificare ISO 9001, sau pentru a respecta niste cerinte externe organizatiei n cauz (si m refer aici la institutii de stat). Perceptia pe care am ntlnit-o nu este Am nevoie de o asemenea aplicatie pentru c am documente n multe departamente, iar accesul la ele este greoi si dureaz pn localizm un document ci mai degrab Trebuie s ne cumprm aplicatia de DM pentru c asa vom obtine o certificare, aprobare, integrare n UE, sau pentru c asa ne cer cei de la sediul central, nu stim de ce, apreciaz Adrian Ilovan, director general la Netlogiq. Implementarea sistemelor de management al documentelor nu nseamn si nu va nsemna pentru o lung perioad disparitia documentului scris. nseamn numai o abordare eficient din punct de vedere al fluxurilor informationale din cadrul organizatiei si n relatiile sale cu exteriorul. Dezvoltarea tehnologic si rspndirea telefoniei celulare a adus n rndul comunittii de afaceri noi surse de aparitie a documentelor de afaceri: asistentii digitali, telefoanele de afaceri etc. sunt noi spatii n care migreaz informatiile organizatiei. Introducerea semnturii digitale si n legislatia si practica juridic romneasc au creat de asemenea posibilitatea ca anumite documente s fie redactate, remise destinatarului si stocate ntr-un mediu electronic, avnd puterea juridic a unui document scris. Toate acestea aduc permanent noi provocri conducerii organizatiilor care trebuie s realizeze si s adapteze regulamente de gestionare si manipulare a informatiei capabile, pe de o parte, s creeze fluxuri sntoase de documente, iar pe de alt parte, s integreze ntr-un sistem coerent documente nscute n medii eterogene.

Gestionarea si eficienta informatiilor n cadrul oricrei organizatii este o activitate complex si dificil de realizat, dar reprezint una dintre bazele functionrii. Preocuparea permanent pentru cresterea eficientei determin companiile s se orienteze din ce n ce mai mult spre produse informatice prin care s poat rezolva aceste aspecte. Indiferent de natura activittii desfsurate n cadrul organizatiei, SIVADOC ofer o platform comun care unific oamenii, procesele si informatia, n scopul fluidizrii circuitului documentelor, facilitrii accesului la informatii dar totodat si al protejrii mpotriva accesului neautorizat. Beneficiarii directi ai mbunttirii fluxurilor interne de comunicare a informatiilor sunt n egal msur organizatia n sine, prin cresterea eficientei operationale si scderea costurilor de procesare a documentelor, dar si clientii acesteia, care vor fi rspltiti prin servicii mai eficiente, mbunttirea comunicrii si transparentei. Sistemul SIVADOC asigur centralizarea si punerea la dispozitia ntregii organizatii a tuturor documentelor, indiferent de modul de intrare al acestora n sistem sau de natura acestora, fie ele simple documente de tip text, mesaje electronice, faxuri, documente scanate si chiar imagini, care stau la baza derulrii activittii. SIVADOC asigur organizarea riguroas si controlul accesului la documentele din arhiv prin acordarea de drepturi de acces stricte, indiferent de natura documentelor si de modalitatea de intrare a acestora n sistem: scanare a documentelor n format tiprit; documente generate n interiorul organizatiei; pe baza sabloanelor standard de documente; import din sisteme de post electronic; preluarea din alte sisteme informatice. Modalitatea de organizare a documentelor organizatiei este arborescent, n sertare, dosare si documente, asemntoare unui sistem de fisiere standard si ofer flexibilitate pentru adaptarea perfect la necesitile practice si preferintelor utilizatorilor. Mecanismele de arhivare oferite de sistemul SIVADOC functioneaz n conformitate cu cerintele exprimate n reglementrile n vigoare. Este posibil transpunerea documentelor din fondul arhivistic al organizatiei n format electronic, optiune care asigur: reducerea spatiului de stocare; siguranta mentinerii n conditii optime a documentelor din arhiv, fr riscul deteriorrii acestora; efient prin regsirea si accesarea n timp ct mai scurt a documentelor necesare la un moment dat, facilitate disponibil si pentru documentele de uz curent: spatiu de stocare redus.

SIVADOC vine att n ntmpinarea organizatiilor ce detin certificri n sisteme de management al calittii si utilizeaz deja formulare standardizate ct si al celor care se pregtesc n vederea certificrii, oferind suportul informatic pentru organizarea si uniformizarea activittii. Crearea documentelor bazate pe formate standard devine foarte simpl, prin utilizarea mecanismului de generare automat a documentelor. n momentul n care un utilizator va dori s creeze un nou document care s respecte un anumit format standard, tot ceea ce trebuie s fac este s selecteze din lista de tipuri de documente pe cel potrivit, s completeze cteva informatii, dup care sistemul va genera automat noul document respectnd formatul stabilit anterior prin sablonul corespunztor. Mecanismele oferite de cutare simpl sau cutare avansat n DEPOZITUL DE DOCUMENTE se adapteaz oricrui nivel de cunostine n utilizarea calculatorului ale beneficiarilor, precum si necesittilor de a realiza filtrri bazate pe criterii de complexitti diverse. SIVADOC ofer un mediu de colaborare unitar si controlat pentru toti angajatii, ncepnd de la coordonatorii activittilor si pn la utilizatorii obisnuiti, asigurnd standardizarea si optimizarea fluxurilor de procesare sau de aprobare desfsurate n cadrul organizatiei. Coordonatorii pot superviza desfsurarea activittilor pentru care sunt responsabili si primesc notificri n momentul n care acestea se abat de la parcursul normal (de exemplu se depseste un termen limit ce a fost stabilit sau un anumit utilizator a refuzat s finalizeze instructiunea de lucru primit). Mecanismul de securitate a accesului este unul complex si robust, care asigur: accesul controlat la orice nivel al Depozitului de documente; accesul controlat la functionalittile sistemului, n functie de rolul utilizatorului; utilizarea mecanismelor de semntur electronic; transmiterea n mod securizat a informatiilor dac se doreste accesarea aplicatiei din afara companiei sau din locatii distribuite; integrarea cu sistemul de utilizatori existent n organizatie, prin utilizarea standardului LDAP. Pentru a oferi organizatiilor toat flexibilitatea n alegerea solutiilor utilizate si pentru a respecta preferintele sau competentele deja acumulate de ctre specialistii n infomatic ai organizatiei, produsul SIVADOC a fost conceput astfel nct s poat functiona pe oricare dintre sistemele de gestiune a bazelor de date renumite (Oracle, Microsoft SQL Server sau IBM DB2) si mediile Microsoft Windows sau Linux.