Gestiunea economica a intreprinderilor si elemente de marketing

Gestiunea materialelor si aprovizionarea

Student: Crimu Adrian Ionut AN IV, gr 4

Gestiunea economica a intreprinderilor si elemente de marketing

Gestiunea materialelor si aprovizionarea

Unul dintre cele mai importante capitole n cadrul unui proiect (indiferent de tipul acestuia), l reprezint prin nsi structura lor resursele materiale. Datorit multitudinii acestora, precum i a cerinelor complexe pe care trebuie s le ndeplineasc acestea, trebuie adoptat o strategie managerial coerent. Managementul administrrii resurselor materiale nu reprezint doar o nsumare mecanic a diferitelor etape prin care se realizeaz un anumit ciclu de aprovizionare, ci presupune o mbinare fructuoas a activitilor realizate de departamentul de aprovizionare.Privit ca un mini-proiect, achiziionarea include o serie de activiti principale, aa cum rezult i din diagrama urmtoare: Utilizator (cerere) Recepie la magazie Selectare Furnizor (Pre, calitate)

Inspecie intern a produselor

Departament Aprovizionare

Pregtire comand

Livrare i facturare EXPEDIERE

Recepie la furnizor

Figura 3.1. Ciclu de aprovizionare n cadrul unui proiect

Gestiunea economica a intreprinderilor si elemente de marketing

Se pun n eviden urmtoarele elemente componente ale activitii de aprovizionare n cadrul unui proiect: a). Cererea de aprovizionare, formulat de ctre utilizator pe baza necesarului acestuia de materii prime sau componente. Iniierea unei astfel de cereri are la origine un control al stocurilor, al magaziilor sau spaiilor de depozitare, o analiz a proiectelor tehnologice sau a controlului produciei, n funcie de tipul produselor i organizarea firmei. O dat identificat necesarul de materiale, se purcede la ntocmirea unei cereri adresate departamentului de aprovizionare prin care se solicit rennoirea stocurilor folosindu-se anumite documente, cum ar fi: formularul de solicitare de aprovizionare, o list complet necesarului de materiale, care s cuprind detalii referitoare la produsele ce vor fi achiziionate cantitile necesare, precum i o cerere de rennoire a stocului. O atenie deosebit trebuie s acorde achizitorul acelor produse care necesit un timp mai ndelungat de achiziie i s ia toate msurile necesare ca instruciunile de comandare s fie predate departamentului de achiziii ct mai repede posibil. b). Selectarea furnizorului privete cea de-a doua etap a procesului de aprovizionare i presupune o alegere a sursei de achiziie bazat pe cotaii de preuri, condiii de livrare, reputaia privind standardele de calitate, performanele la livrare i situaia comercial. Sursa de aprovizionare poate consta ntr-un singur furnizor sau mai muli, n funcie de necesarul de materiale solicitat. c). Emiterea comenzii de achiziie este partea cea mai rutinant a unui proces de achiziie, constnd ori n dactilografierea comenzii, semnarea i expedierea ei prin pot, ori n schimb electronic de date. Problemele ce se pot ivi n aceast etap privesc consumul de timp, n sensul c aceast activitate, dei simpl i obinuit, poate dura cteva zile sau sptmni, ceea ce poate duce la o mrire a timpulu alocat proiectului. Se mai are n vedere i faptul c orice comand de achiziie definete condiii comerciale, de regul standardizate i tiprite pe spatele formularelor de comand, care l oblig pe achizitor s accepte toate costurile necesare i implicaiile legale. d). Confirmarea comenzii reprezint rspunsul furnizorului la comanda de achiziie, n cazul n care el este pozitiv, nregistrndu-se un contract legal, supus legilor n vigoare. n aceast etap, revine furnizorului obligaia de a returna o confirmare a acceptrii condiiilor s au cel puin confirmarea detaliilor privind cantitatea, specificaiile, preu1 i condiiile de livrare. e). Urgentarea aprovizionrii este o msur preventiv prin care se ncearc prentmpinarea ntrzierii livrrii, cu ajutorul unui sistem de avertizare timpurie, solicitnd informarea din timp despre orice dificulti pe care le-ar putea ntmpina furnizorul. f). Expedierea - naintea prsirii locului de producie al furnizorului trebuie avut n vedere faptul c transportul s fie marcat corespunztor, prin aplicarea unei tampile uor de recunoscut a furnizorului pe lzile de ambalaj, astfel nct fiecare articol s poat fi identificat n toate etapele cltoriei, precum i la destinaie. g). Livrare i facturare - facturile nsoesc actele de trimitere a mrfurilor i se deconteaz de ctre solicitantul mrfii n momentul recepionrii acesteia.

Gestiunea economica a intreprinderilor si elemente de marketing

h). Inspecie intern a produselor - realizat de ctre factorii de control abilitai din interiorul organizaiei. i. ) Recepia produselor, este ultima etap a ciclului aprovizionrii i const ntr-o examinare amnunit pentru venificarea eventualelor pagube survenite pe parcursul transportului, greeli referitoare la natura mrfurilor sau cantitatea solicitat. Dac mrfurile corespund, acestea sunt trimise la magazie, unde se procedeaz i la o eviden a stocurilor. Apoi, dup un timp, se pregtete un nou ciclu de aprovizionare. n cazul n care transportul nu este recepionat n condiii satisfctoare, se poate cere respingerea acestuia, fiind returnat mpreun cu o not de respingere, solicitantul fiind exonerat de plata facturilor. Considerentele de ordin economic au avut ntotdeauna un rol preponderent, aa nct managerul unui proiect de aprovizionare trebuie s aib n vedere costurile bunurilor i serviciilor achiziionate, lund n considerare faptul c acestea reprezint peste jumtate din costurile totale ale unui proiect de aprovizionare. Prin urmare, aprovizionarea competitiv determin succesul financiar al unui proiect. Demersurile ntreprinse de managerul unui proiect de administrare a resurselor constau, ntr-o analiz a condiiilor concrete, interne i internaionale, legate de problema plasamentelor capitalului, de fundamentarea costurilor aferente realizrii fiecrui obiectiv al proiectului i urmrirea sistematic a ncadrrii cheltuielilor efective n nivelul planificat al costurilor. Importana plasrii eficiente a capitalului rezid n faptul c o gestionare adecvat a resurselor poate determina gradul de rentabilitate al unui proiect de achiziie. Astfel, fondurile blocate pnin achiziionri premature de materiale nu mai aduc profit, ba mai mult, dac aceste fonduri provin din capital mprumutat, aduc o pierdere ce echivaleaz cu o dobnd, sau cu nite cheltuieli fr acoperire. Pe de alt parte ns, ntrzierile cauzate cu achiziionarea pot avea consecine dezastruoase, provenind din faptul c lipsa materialelor poate duce la ntreruperea lucrului, determinnd o depire a numrului de ore estimat, n condiiile n care proiectul continua s nregistreze salarii i costuri fr acoperire. Per ansamblu, ntregul proiect are de suferit, punnd n pericol profitabilitatea lui.

Administrarea resurselor materiale Aprovizionarea n cadrul proiectelor include procedeele necesare n vederea achiziionrii de bunuri i servicii n vederea atingerii scopului proiectului, dintre care cele mai importante sunt: planificarea aprovizionrii - include produsele ce vor fi procurate, precum i data la care vor intra n posesia solicitantului. planificarea solicitrii - documentarea cu privire la caracteristicile bunurilor ce se doresc achiziionate i identificarea potenialilor furnizori. solicitarea - analiza ofertelor furnizorilor pe baz de pre, condiii de livrare, reputaie. selectia sursei - selectarea furnizorului dintre ofertani. administrarea contractului - condiiile contractuale survenite ntre solicitant i furnizorul de bunuri i servicii.

Gestiunea economica a intreprinderilor si elemente de marketing

ncheierea contractului - finalizarea contractului, livrarea produselor, rezolvarea posibilelor diferende aprute pe parcursul derulrii contractului. Toate aceste procedee interacioneaz ntre ele, crend un tot unitar, aprovizionarea funcionnd ca un serviciu centralizat. De reinut este faptul c relaia vnztor-cumprtor poate exista la mai multe niveluri n cadrul unui proiect. Planificarea aprovizionrii Planificarea solicitrii

Solicitarea

Selecia sursei

Administrarea contractului

Finalizarea contractului

Gestiunea stocurilor de materiale O alt problem ntlnit n cadrul unui proiect se refer la crizele de materiale, aprute din cauza ntrzierilor, erorilor de aprovizionare, deteriorrii, furturilor, nivelurilor inadecvate ale stocurilor generale, soluia gsindu-se n emiterea unor liste de materiale deficitare. Cerinele ntocmirii unei asemenea liste privesc descrierea materialelor, tipul i cantitatea, furnizarea de infonmaii clare i precise persoanei responsabile de achiziie, indicarea gradului de urgen, permiterea feed-back-ului informaiei. O dat completat lista, ea este trimis de urgen achizitorului prin cel mai rapid mijloc posibil. 1. Principiul Pareto i managementul stocurilor Vilfredo Pareto (1848-1923), sociolog i economist de origine italian, a elaborat celebra teorie a distribuirii bogiei n cadrul populaiei generale, care nainteaz ideea c 80% din bogia total este distribuit de regul la numai 20% din populaie. Concluziile sale au dus la acceptarea i folosirea general a ,,principiului Pareto, cunoscut i sub numele de ,,legea lui Pareto sau regula ,,80 / 20. De aici reiese i ipoteza c dintr-un ansamblu de articole, 80% din valoarea sau efectul lor aparin doar la 20% din articole, denumite ,,puine, dar semnificative. Aplicnd aceast teorie la controlul stocurilor, rezult c 80% din articolele achiziionate sau inute n stoc reprezint probabil doar 20% din valoarea inventarului. 2. Varianta ABC

Gestiunea economica a intreprinderilor si elemente de marketing

Varianta cea mai utilizat n practica controlului managerial asupra stocurilor, denumit vanianta ABC, privete mprirea stocului n trei pri, denumind fiecare grup de articole A, B i C, n care acestea se ncadreaz astfel: n grupa A, cele mai valoroase 10% din articole, n grupa B, 20% dintre articolele de valoare moderat, n grupa C produse cu valoare minor 70% dintre articole. Datorit faptului c articolele din grupa A sunt i cele mai valoroase, eliberarea lor din stoc trebuie autorizat n mod corespunztor, fiecare nou comand de achiziie fiind vizat de un manager superior. n ceea ce privete articolele din categoria B, comenzile de rennoire a stocului se declaneaz n momentul n care nregistrrile arat c stocul a sczut sub un nivel predeterminat, iar cantitatea care se comand din nou este calculat pentru a restabili nivelul stocului la un maxim predeterminat. Cum articolele din categoria C sunt articole minore, consumabile, eliberarea lor din stoc este mai puin riguros controlat, rennoindu-se comanda de achiziie la epuizarea unei anumite pri, de exemplu, jumtate. Exist situaii n care pentru derularea unui proiect se folosesc integral materiale din stoc, fr a fi nevoie de un proiect special de achiziionare. Acest lucru se ntlnete la companiile mari, capabile s pstreze stocuri ample din toate materialele, dat fiind faptul c un asemenea mod de aprovizionare din stoc atrage dup sine costuri ridicate pentru companie pentru pstrarea lor n magazie, dar ofer avantaje locale de costuri din punctul de vedere al managerului de proiect. Avantaje decurg i din faptul c materialele se pot achiziiona n loturi economice, astfel nct costurile standard ale materialelor folosite n cadrul proiectului pot prea sczute. De asemenea, depozitarea materialelor nu mai constituie o problem. Cea mai mare parte a proiectelor vizeaz companii ce nu pstreaz stocuri de materiale n magazie, drept pentru care trebuie comandat fiecare articol necesar. Un asemenea mod de lucru prezint o serie de avantaje incontestabile, ns i dezavantaje, aa cum ar fi situaia n care compania desfoar mai multe proiecte n acelai timp i n aceleai ateliere, cnd pentru procurarea comenzilor nu se mai fac reduceri de preuri datorit cantitilor relativ mici achiziionate. Unele achiziii pot duce la creterea inventarului total al companiei, i implicit al costurilor acestuia. Aprovizionarea pe proiecte permite o mai bun analiz a costurilor i a bugetului. De exemplu, prealocarea materialelor ce urmeaz a fi folosite ntr -un proiect, realizat prin retragerea acestora din stocul general i plasarea ntr-un stoc separat, destinat proiectului, reprezint unul dintre avantajele nete ale aprovizionrii pe proiect. Managementul stocurilor presupune rezolvarea problemelor ridicate de depozitarea fizic a mrfurilor, care pot fi mprite n cteva categorii bine definite: spaiul - vizeaz locul exact n care sunt depozitate materialele, fiind o resurs n proiect, n aceeai msur ca i fora de munc; etichetarea - este o condiie esenial a depozitrii, n ordinea evitrii confuziilor. Se recomand ca produsele depozitate s primeasc numere sau coduri, respectiv coduri de culoare pentru materialele folosite frecvent; localizarea - este o problem proporional cu mrimea depozitului i cu modul de amplasare a materialelor. Procedura uzual n orice depozit bine administrat cere ca fiecare raft sau lad s poarte o adres de identificare, un simplu cod alfanumeric;

Gestiunea economica a intreprinderilor si elemente de marketing

conservarea - se refer la anumite condiii de depozitare a materialelor predispuse n mod deosebit deteriorrii din cauza ocurilor mecanice, cldurii, frigului, umiditii, contaminrii reciproce; metodele i echipamentul de manipulare - datorit fragilitii, se recomand ca unele materiale s fie transportate cu ajutorul echipamentelor speciale de manipulare; asigurarea sntii i siguranei - realizate prin intermediul politicilor practicate de ctre organizaia promotoare i managerul de proiect; proceduri de birou de rutin - vizeaz procedurile manuale sau pe cele informatizate; securitatea - se impune ca, n ordinea prevenirii furturilor i a reducerii la minim a ieirilor neregulamentare sau nenregistrate, accesul la depozitele de materiale s fie permis doar personalului autorizat. De asemenea, este necesar o asigurare a pazei n afara orelor de program; sisteme de nregistrare a stocurilor i sisteme informaionale cuprind intrrile i ieirile materialelor, controlul stocurilor, contabilitatea costurilor. Intrrile de materiale n depozit trebuie nsoite de documente adecvate, iar ieirile, autorizate i nsoite de comenzi de mrfuri, liste de materiale, scheme de ieire din magazie sau liste de piese.

Proceduri de aprovizionare pentru proiecte

Sistemul aprovizionrii pentru proiectele, dei respect structura general, se deosebete de aceasta printr-o serie de elemente organizatorice. Astfel, agentul de aprovizionare poate fi o organizaie independent, departamentul de aprovizionare al contractorului, departamentul de aprovizionare al clientului, sau o combinaie a acestor variante. n cadrul unui proiect internaional, eful serviciului de aprovizionare al contractorului are posibilitatea contractrii cu antreprenori locali, ori, dac condiiile pieei o cer, cu furnizori din orice parte a lumii, n funcie de rentabilitate, de amplasarea lor, de calitate etc. Materialele i echipamentele necesare derulrii proiectului sunt controlate de ctre inginerul de proiect n cadrul unui borderou de urmrire a achiziiilor, n vederea codificrii seriale a acestora. Unele dintre aceste borderouri sunt realizate electronic, cuprinznd i informaii referitoare la costuri i planificare. Pentru a simplifica controlul achiziiei fiecrui articol, borderoul ar trebui s menioneze fiecare etap impontant i termenele la care se desfoar ea. Din timp n timp se cere o reunire a borderourilor de control prin intermediul unui program global de control al aprovizionrii pentru ntregul proiect. La ncheierea proiectului, borderourile se arhiveaz, ele fiind o parte integrant a documentaiei proiectului. Un manager competent cunoate c una dintre cheile succesului unui proiect este pregtirea documentaiei care s cuprind caracteristicile bunurilor ce se doresc achiziionate. n acest sens, n pregtirea specificaiilor de achiziie, se contureaz dou etape: etapa cererii de ofert - specificaia pentru cererea de ofert este depus de ctre posibilii furnizori; etapa de comand de achiziie - specificaiile pentru cererea de ofert sunt nlocuite cu specificaiile de achiziie dup discuiile cu furnizorul ales.

Gestiunea economica a intreprinderilor si elemente de marketing

Dup finalizarea acestei etape, totul decurge conform sistemului general, respectiv se procedeaz la transportul bunurilor achiziionate la depozitele cumprtorului i se face recepia mrfii, ncheindu-se astfel i proiectul. Ceea ce au n comun toate proiectele i n domeniul administrrii resurselor materiale este aceeai caracteristic: proiectarea ideilor i activitilor i transformarea lor n noi realizri. Elementul de risc i de incertitudine mereu prezent arat c evenimentele i sarcinile necesare pentru realizarea proiectului, deci i a administrrii resurselor materiale nu pot fi niciodat prevzute cu o acuratee absolut. Scopul managementului de proiect este de a preveni sau prezice ct mai multe dintre pericolele i problemele ce apar i de a planifica, organiza i controla activitile, astfel nct proiectul s poat fi finalizat ct mai bine posibil, n pofida tuturor riscurilor existente.