PROCEDURA

GENERALA AUDITUL
INTERN
COD PG 4.14.
EXEMPLAR CONTROLAT DA
x
NU
Avertisment: Documentul de fata este proprietatea Laoratorului de dia!nostic si investi!are in sanatate
pulica a directiei de "anatate Pulica #ud$ "iiu$ Reproducerea si difu%area documentului este in
e&clusivitate dreptul laoratorului Directiei de "anatate Pulica #ud$ "iiu$ Copiile sunt
numerotate si controlate$
' ( P) ( *$+$ ( ,- Editia: ,- Revi%ia ,.Mai /,--
Exemplar nr.
Editia: 01
Revizia 0/30 Mai 2011
Pagina 1 din 13
PROCEDURA
GENERALA
AUDITUL INTERN
COD PG 4.14.
INDICATORUL REVIZIILOR
Editia /
revizia
Capito!
"!#$apito!
% ada!&at
% 'odi(i$at
% )!pri'at
N!'eree
pa&i*ior
% ada!&ate
% 'odi(i$ate
% )!pri'ate
Reviz!it
N!'e+
Pre*!'e+
"e'*at!ra
Apro#at
N!'e+
pre*!'e+
)e'*at!ra
Data
Api$arii
N!'ar! )i
data i)tei
de di(!zare
' ( P) ( *$+$ ( ,/ Editia: ,- Revi%ia ,.Mai /,--
Exemplar nr.
Editia: 01
Revizia 0/30 Mai 2011
Pagina 2 din 13
PROCEDURA
GENERALA
AUDITUL INTERN
COD PG 4.14.
CUPRIN"
INDICATORUL REVIZIILOR ............................................................................................................................. 1
1 SCOP ............................................................................................................................................................... 3
2 DOMENIUL DE APLICARE ......................................................................................................................... 3
3 DOCUMENTE DE REFERINTA................................................................................................................... 3
4 DEFINITII SI ABREVIERI............................................................................................................................ 3
4.1 Definitii................................................................................................................................................... 3
4.2 Abreieri................................................................................................................................................. 4
! DESCRIEREA ACTIVITATII ....................................................................................................................... 4
!.1 Pr"#r$%$re$ $&'it&(&i intern ................................................................................................................ 4
!.2 A&'it"ri interni ...................................................................................................................................... 5
!.3 De)f$)&r$re$ $&'it&(&i intern ................................................................................................................ 5
5.3.1 Pregatirea auditului .............................................................................................................................. 5
5.3.2 Des!iderea auditului ........................................................................................................................... 5
5.3.3 "aza de examinare/evaluare.................................................................................................................. #
5.3.4 $edinta de in!idere ............................................................................................................................. #
5.3.5 "inalizarea auditului............................................................................................................................. #
!.4 A&'it&( 'e &r%$rire ............................................................................................................................... %
* RESPONSABILITATI.................................................................................................................................... %
*.1 Dire+t"r .................................................................................................................................................. %
*.2 Sef&( 'e ($b"r$t"r ................................................................................................................................... %
*.3 RMC ....................................................................................................................................................... %
*.4 Sef&( e+,i-ei 'e $&'it ............................................................................................................................. %
*.! Me%brii e+,i-ei 'e $&'it ....................................................................................................................... %
*.* Sef&( +"%-$rti%ent&(&i $&'it$t ............................................................................................................. %
*.. Re)t&( -er)"n$(&(&i................................................................................................................................. &
. INRE/ISTRARI ............................................................................................................................................. &
0 ANE1E ............................................................................................................................................................ &
0.1 Ane2$ nr. 1 M"'e( Pr"#r$% $n&$( 'e $&'it intern +"' F3P/34.14.341............................................. '
0.2 Ane2$ nr. 2 M"'e( P($n 'e $&'it +"' F3P/34.14.342 ...................................................... 10
0.3 Ane2$ nr. 3 M"'e( C,e)ti"n$r 'e $&'it +"' F3P/34.14.343 ........................................................ 10
0.4 Ane2$ nr. 4 M"'e( Fi)$ 'e "b)er$tii +"' F3P/34.14.344 ........................................................... 11
0.! Ane2$ nr. ! M"'e( R$-"rt&( 'e $&'it +"' F3P/34.14.34! ................................................. 12
0.* Ane2$ nr. * Li)t$ $&'it"ri("r interni +"' F3P/34.14.34* ...................................... 13
0.. Ane2$ nr. . M"'e( Pre+e) erb$( 'e 'e)+,i'ere5in+,i'ere $ $&'it&(&i intern +"' F3P/34.14.34......
13
Exemplar nr.
Editia: 01
Revizia 0/30 Mai 2011
Pagina 3 din 13
PROCEDURA
GENERALA
AUDITUL INTERN
COD PG 4.14.
1 "COP
Pre%enta procedura are drept oiect pre%entarea modului in care se pro!ramea%a si se
desfasoara auditul intern0 inre!istrarile care se fac si responsailitatile personalului implicat in
activitatea de audit intern$
, DO-ENIUL DE APLICARE
Procedura se aplica de catre mana!ementul D"P si de catre personalul laoratorului0
implicat in activitatea de audit$
. DOCU-ENTE DE RE/ERINTA
Manualul calitatii laoratorului cod MC ( ,-
"R EN 1"O 2,,,$ 3"isteme de mana!ement al calitatii$ Principii fundamentale si
vocaular4
"tandardul "R EN 1"O.CE1 -5,/6:/,,6$ 4Cerinte !enerale pentru competenta
laoratoarelor de incercari si calirari4$
D) ( ,,+ ( RENAR$ 3Cerinte !enerale pentru acreditarea laoratoarelor de
incercari4$
"R ( 1"O -2,--: /,,+$ 3)7id pentru auditarea sistemelor de mana!ement al
calitatii si.sau de mediu4
4 DE/INITII "I A0REVIERI
4.1 De(i*itii
A!dit: proces sistematic0 independent si documentat in scopul otinerii de dove%i de
audit si de evaluarea lor cu oiectivitate pentru a determina masura in care sunt
indeplinite criteriile de audit$
Dovezi de a!dit1 inre!istrari0 declaratii despre fapte sau alte informatii care sunt
relevante in raport cu criteriile de audit si verificaile$
Criterii de a!dit1 ansamlu de politici0 proceduri0 cerinte$
Co*)tatari de a!dit1 re%ultatele evaluarii dove%ilor de audit colectate0 in raport cu
criteriile de audit$
A!ditor1 persoana care are competenta de a efectua un audit$
E$2ipa de a!dit1 unul sau mai multi auditori care efectuea%a un audit0 sustinuti
daca este necesar0 de e&perti te7nici 8 e&pertii te7nici nu actionea%a ca auditori in
ec7ipa de audit9$
Cie*t! a!dit!!i1 or!ani%atie sau persoana care solicita un audit$
A!ditat1 or!ani%atie care este auditata$
Ne$o*(or'itate1 neindeplinirea unei cerinte$
Pro&ra' de a!dit1 ansamlu de unul sau mai multe audituri planificate pe un
anumit interval de timp si orientate spre un anumit scop$
Pa* de a!dit1 descriere a activitatilor si acordurilor pentru un audit$
Do'e*i! a!dit!!i1 amploarea si limitele unui audit$
Exemplar nr.
Editia: 01
Revizia 0/30 Mai 2011
Pagina 4 din 13
PROCEDURA
GENERALA
AUDITUL INTERN
COD PG 4.14.
4., A#revieri
RMC ( responsail cu mana!ementul
calitatii
P) ( procedura
!enerala P" ( procedura
specifica AC ( actiune
corectiva
AP ( actiune preventiva
"C ( sistemul calitatii
D"P ( Directia de "anatate
Pulica
'N AC.AP ( 'isa de neconformitati0 Actiuni corective . Actiuni
preventive
3 DE"CRIEREA ACTIVITATII
Auditul intern este unul dintre mi#loacele importante de verificare a adecvarii si
functionarii sistemului de mana!ement al laoratorului$ El se efectuea%a pentru verificarea
implementarii propriului "C0 verificarea aplicarii cerintelor din Manualul Calitatii si a celorlalte
documente la toate nivelurile de control0 mana!ement si e&ecutie0 stailirea eventualelor
neconformitati si imunatatirea "C0 furni%area de informatii pentru anali%a "C$
3.1 Pro&ra'area a!dit!!i i*ter*
Activitatea de audit intern se desfasoara pe a%a unui pro!ram anual de audit0 intocmit
de catre RMC impreuna cu seful de laorator si aproat de director$
RMC pro!ramea%a0 or!ani%ea%a si urmareste desfasurarea auditului intern precum si
auditul de urmarire$
Pro!ramul de audit treuie sa cuprinda toate elementele "C0 inclusiv activitatea de
anali%a$ 'iecare element al "C este auditat cel putin o data pe an$
1n ca%ul auditarii activitatii de incercare sunt controlate toate aspectele de a%a care
intervin in aceasta activitate:
)estiunea si identificarea proelor
Personalul
implicat
Etalonarea si intretinerea ec7ipamentelor
Procedurile specifice de
anali%e
Cerinte ale asi!urarii calitatii re%ultatelor
Conditii de mediu amiant
1nre!istrari si prelucrari ale datelor0 rapoarte de incercare
Pastrarea si ar7ivarea inre!istrarilor
1n vederea imunatatirii pro!ramului de audit0 in planificare se tine cont de re%ultatele
auditurilor anterioare0 de resursele disponiile si de conditiile reiesite din anali%a anuala a "C
efectuata de mana!ement$
Pro!ramul indica perioada0 elementele "C0 activitatile de anali%a si compartimentul
in care este propus a fi efectuat fiecare audit$ Model Pro!ram anual de audituri cod ':P):*$-*$:
,-
pre%entat in ane&a nr$ -$
Pro!ramul pentru audit este aproat de director si apoi transmis fiecarui compartiment$
Pe lan!a auditul intern planificat se efectuea%a si audituri interne suplimentare
8neplanificate90 in urmatoarele situatii:
in ca%ul reclamatiilor cu implicatii in mai multe activitati
Exemplar nr.
Editia: 01
Revizia 0/30 Mai 2011
Pagina 5 din 13
PROCEDURA
GENERALA
AUDITUL INTERN
COD PG 4.14.
in ca%ul in care se verifica reali%area unor AC sau AP si a eficientei
acestora$
1n ca%ul unor neconformitati ma#ore sau repetate constatate in aplicarea unui
element al "C
Exemplar nr.
Editia: 01
Revizia 0/30 Mai 2011
Pagina # din 13
PROCEDURA
GENERALA
AUDITUL INTERN
COD PG 4.14.
Pre!atirea unui audit e&tern0 din partea unui or!anism de certificare sau a unui
client
Auditorul sau seful ec7ipei de audit staileste de comun acord cu seful laoratorului si al
compartimentului auditat data0 ora si locul sedintei de desc7idere0 amploarea si durata auditului
si documentele necesare pentru a fi e&aminate0 data0 ora si locul sedintei de inc7idere$ 1n situatia
unui audit suplimentar0 auditorul va comunica aceste lucruri la timp$
3., A!ditori i*ter*i
Auditul intern este efectuat de RMC si de persoane instruite si calificate pentru
efectuarea de audituri 8prin cursuri de auditori90 care nu au responsailitati in activitatile auditate$
Lista auditorilor interni cod ':P):*$-*$:,;0 aproati de conducere0 este pre%entata in ane&a nr$ ;$
Auditorii interni sunt evaluati de catre mana!ementul D"P dupa urmatoarele criterii:
-$ Aptit!di*i per)o*ae: spirit de oservatie0 perseverenta0 onestitate0 discretie0
receptivitate la idei sau puncte de vedere diferite$
/$ C!*o)ti*te: : instruire interna sau e&terna pe standardul 1"O -5,/6 sau curs
de auditori interni0 cu diploma sau certificat care sa ateste asolvirea
cursului sau instruirii
: sa cunoasca foarte ine continutul Manualului Calitatii si Procedurilor
)enerale din laorator0 politicile si oiectivele stailite pentru
implementarea "istemului Calitatii
: specialisti cu e&perienta in domeniul incercarilor efectuate de laorator
+$ Li'ite: auditorul nu treuie sa:si audite%e propria activitate
3.. De)(a)!rarea a!dit!!i i*ter*
3...1 Pre&atirea a!dit!!i
"e staileste ec7ipa de audit$
Pentru fiecare audit intern0 auditorul 8seful ec7ipei de audit9 staileste oiectivele si
domeniul auditului completand Pro!ramul de audit0 formular cod ':P):*$-*$:,/$
Printre oiectiele unui audit pot fi:
evaluarea conformitatii activitatilor efectiv desfasurate cu cerintele "C
determinarea !radului in care "C implementat indeplineste oiectivele
calitatii
sa ofere recomandari pentru imunatatirea "C
sa urmareasca implementarea si eficienta unor AC.AP
Domeniul auditului este definit prin clau%ele "C sau prin activitati care urmea%a sa fie
e&aminate$
Auditorul anali%ea%a documentele 8standardele "C0 Manualul calitatii0 procedurile0 etc$9 in
raport cu care urmea%a sa fie efectuat auditul si pre!ateste C7estionarul de audit cod ':P):*$-*$:
,+$
3..., De)$2iderea a!dit!!i
Auditul intern incepe cu sedinta de desc7idere0 in urma careia se inc7eie un proces
veral in care se specifica data0 ora si participantii la sedinta$
"copul unei sedinte de desc7idere este de:
: A pre%enta memrii ec7ipei de audit
: A pre%enta domeniul si oiectivele auditului
: A pre%enta un re%umat al metodelor si procedurilor care urmea%a sa fie utili%ate
pentru efectuarea auditului
Exemplar nr.
Editia: 01
Revizia 0/30 Mai 2011
Pagina % din 13
PROCEDURA
GENERALA
AUDITUL INTERN
COD PG 4.14.
: A staili caile oficiale de comunicare intre ec7ipa de audit si auditat
: A confirma ora si data pentru sedinta de inc7idere si pentru toate sedintele
intermediare ale ec7ipei de audit cu cadrele de conducere ale auditatului
: A confirma de catre seful laoratorului punerea la dispo%itie a tuturor inre!istrarilor si
disponiilitatea personalului de laorator implicat in activitatea auditata
: A clarifica orice detalii ale planului de audit$
3.... /aza de e4a'i*are/eva!are
Auditorul e&aminea%a activitatea desfasurata0 incercarile in curs de e&ecutie0
inre!istrarile privind activitatile anterioare de pre!atire precum si re%ultatele otinute pana la
data auditului$
Daca este necesar0 se discuta cu persoanele din compartimentul auditat0 pentru a
constata competenta acestora pentru activitatile desfasurate0 sau pentru lamurirea unor
eventuale neconformitati constatate$ 1ntrearile se refera strict la domeniul de activitate si de
raspundere al persoanelor intervievate$
Toate actiunile au drept scop cule!erea de dove%i oiective cu privire la indeplinirea
cerintelor "C in %ona auditata: documente0 inre!istrari0 oservatii directe$
Auditorul inre!istrea%a constatarile pe C7estionarul de audit$ Neconformitatile sau
situatiile care in timp pot duce la neconformitati se trec in 'isa de oservatii cod ':P):*$-*$:,-$
Pentru neconformitatile constatate se stailesc actiuni corective0 cu termene si responsailitati si
se desc7ide 'isa de neconformitati . actiuni corective si preventive cod 'N ( *$2$ ( ,-$
1ndiferent de modul cum a fost stailita o neconformitate care ar putea influenta
re%ultatele incercarilor0 actiunea corectiva stailita treuie sa se inc7eie numai dupa anali%a
daca
au fost sau nu afectate re%ultatele incercarilor precedente$ Daca incercarile precedente au fost
afectate0 treuie anuntati oficial clientii asupra limitelor de valailitate a rapoartelor de incercare
de#a emise$ Daca este posiil0 aceste incercari se refac$
<erificarea re%olvarii si eficientei actiunilor corective treuie facuta imediat0 la termenul
stailit$ RMC are responsailitatea acestei verificari$
Pe parcursul auditului0 auditorul este insotit de un repre%entant al compartimentului
auditat0 avand rolul de a confirma oiectivitatea constatarilor$
3...4 "edi*ta de i*$2idere
La sfarsitul auditului0 inainte de elaorarea Raportului de audit0 se tine o sedinta de
inc7idere0 la care participa auditorul 8ec7ipa de audit9 si personalul auditat$
"copul principal al acestei sedinte este de a pre%enta oservatiile si neconformitatile din
timpul auditului$ Discutiile si conclu%iile sunt pre%entate in proces veral de sedinta cod ':P):
*$-*$:,5$
3...3 /i*aizarea a!dit!!i
Auditul se finali%ea%a cu elaorarea si predarea Raportului de audit cod cod ':P):
*$-*$:
,6 de catre auditorul sef0 sefului de laorator.directorului$
Raportul de audit cuprinde:
1dentificarea raportului
=ona auditata si data efectuarii auditului
Domeniul si oiectivele auditului
Participantii la audit 8auditori si repre%entanti ai auditatului9
Documentele in raport cu care a fost efectuat auditul
Actiuni corective convenite0 perioada de re%olvare0 persoana responsaila pentru
efectuarea actiunii
Exemplar nr.
Editia: 01
Revizia 0/30 Mai 2011
Pagina & din 13
PROCEDURA
GENERALA
AUDITUL INTERN
COD PG 4.14.
Data verificarii re%olvarii si conclu%ii privind re%olvarea si eficienta
"emnatura RMC de confirmare a efectuarii actiunii corective
Prin responsailitatea RMC0 copii ale raportului de audit se difu%ea%a tuturor
compartimentelor implicate in re%ultatele auditului$
3.4 A!dit! de !r'arire
Pe a%a conclu%iilor formulate in Raportul de audit si a neconformitatilor constatate se
stailesc AC si.sau AP$ "tailirea acestora precum si verificarea reali%arii lor se efectuea%a
de catre RMC sau seful de laorator0 conform P) ( -- 3Actiuni corective4 sau P) ( -/ >Actiuni
preventive4$
Auditorul poate sa ofere recomandari in le!atura cu modul de re%olvare a
neconformitatilor$
<erificarea eficacitatii AC poate fi efectuata de seful de laorator sau RMC0 asa cum se
staileste in 'N AC.AP0 sau prin audituri suplimentare$ Constatarile se consemnea%a in 'N
AC.AP$
Daca re%ultatele raportului de audit sunt nesatisfacatoare dupa aplicarea AC0 se
repro!ramea%a auditul pe aceeasi tema cat mai curand posiil: audit suplimentar$
1nre!istrarile auditurilor sunt pastrate pe o perioada de 6 ani si sunt utili%ate ca date de
intrare la anali%a "C de catre conducere$
5 RE"PON"A0ILITATI
5.1 Dire$tor
Aproa pro!ramul de audit
Participa la sedinta de desc7idere si inc7idere
Dispune efectuarea de audituri suplimentare
5., "e(! de a#orator
Pune la dispo%itia ec7ipei de audit toate documentele 8inclusiv inre!istrarile9 solicitate
"taileste AC si AP pentru neconformitatile constatate in timpul auditului
5.. R-C
intocmeste pro!ramul anual de audit
!estionea%a si ar7ivea%a dosarul cu audituri interne
urmareste reali%area AC si AP stailite
5.4 "e(! e$2ipei de a!dit staileste
ec7ipa de audit efectuea%a
auditul intocmeste raportul
de audit
5.3 -e'#rii e$2ipei de a!dit
efectuea%a auditul in %ona.compartimentul stailit
5.5 "e(! $o'parti'e*t!!i a!ditat
insoteste auditorul sau numeste un repre%entant autori%at pentru aceasta0 in scopul
de a asista la desfasurarea auditului
asi!ura accesul auditorilor in locurile unde se desfasoara activitati in le!atura
cu cerintele "C0 pentru discutii cu persoanele implicate0 e&aminarea activitatilor in
curs de desfasurare0 a documentatiei utili%ate0 precum si a inre!istrarilor
cooperea%a cu auditorul in scopul de a clarifica faptele si semnificatia acestora0 in
special in situatiile in care sunt inre!istrate neconformitati
anali%ea%a neconformitatile0 staileste si aplica AC.AP0 staileste termenrlr pentru
implementarea lor
re%olva neconformitati pe loc0 daca este posiil
5.6 Re)t! per)o*a!!i
Orice persoana.an!a#at din compartiment0 indiferent de postul pe care il ocupa0 are
oli!atia de a coopera cu auditorul$
6 INREGI"TRARI
Pro!ramul anual de audit
Plan de audit
C7estionarul de audit
Procese verale de desc7idere si de inc7idere a sedintei
'isa de oservatii
Raportul de audit
'isa de neconformitati
Lista auditorilor interni aproata de mana!ement
7 ANE8E
?$-$ Ane&a nr$ - ( Model ( Pro!ramul anual de audituri cod ':P):*$-*$:,-
?$/$ Ane&a nr$ + ( Model ( Plan de audit cod ':P):*$-*$:,/
?$+$ Ane&a nr$ / ( Model : C7estionarul de audit cod ':P):*$-*$:,+
?$*$ Ane&a nr$ * ( Model ( 'isa de oservatii cod ':P):*$-*$:,*
?$6$ Ane&a nr$ 6 ( Model : Raportul de audit cod ':P):*$-*$:,6
?$;$ Ane&a nr$ ; ( Model ( Lista auditorilor interni cod ':P):*$-*$:,;
?$5$ Ane&a nr$ 5 ( Model ( Proces veral de desc7idere.inc7idere a sedintei de audit intern
cod ':P):*$-*$:,5