Secretele relaiei cu presa

Sfaturi practice i studii de caz

A. Baza de date: cum o creezi i actualizezi eficient?

Ce este o baz de date? i de ce este ea important?
O baz de date, permanent actualizat, alturi de o strategie coerent de relaii publice,
reprezint punctul de plecare n crearea unei bune relaii cu toate publicurile int
(inclusiv relaia cu presa). De ce? Pentru c, nainte de toate, trebuie s tim cui ne
adresm. Pe de alt parte, aceasta este principala activitate a Juniorilor din relaii
publice, indiferent c lucreaz ntr-un departament sau ntr-o agenie.
De aceea, pentru a crea o baz de date ntr-un mod profesionist, trebuie s folosim un
program special de baze de date (Ex. Access). Acesta ne va permite ulterior tot felul de
artificii (selecii i filtrri, afiarea ntr-o singur pagin a tuturor informaiilor despre o
instituie, introducerea unor anumite reguli i multe alte asemenea minunii care la
prima vedere par extrem de dificile).
Din pcate, aceast modalitate de a crea o baz de date este n continuare de domeniul
fanteziei. n lumea real, foarte multe agenii/ departamente de relaii publice nc
folosesc sfntul Excel n tot ceea ce ine de liste i baze de date. Pare mult mai practic
i mai uor de utilizat (lucru total neadevrat, pentru c acest program are cu totul alt rol,
dar este greu s te mpotriveti tradiiei).
ns, indiferent de programul folosit, este important ca baza de date s aib urmtoarele
cmpuri
Nume

Prenume Funcie

Companie

E-Mail Adresa Tel. Fix

Mobil

Fax

Bine-neles, la categoriile de infomaii de mai sus, pot fi adugate i urmtoarele categorii

de informaii (n funcie de ceea ce ne intereseaz):
Data

Informaii despre

Informaii

Tip de

naterii

reprezentantul instituiei

despre instituie

colaborare

Data actualizrii

Larisa Toader

Observaii

Secretele relaiei cu presa

Sfaturi practice i studii de caz
Mare atenie!
O baz de date nu este un instrument de lucru pe care l crem la un moment dat i apoi l
putem folosi nelimitat. Din contr, trebuie actualizat periodic i ct mai des posibil pentru
a evita surprizele neplcute. Exist posibilitatea ca subiecii bazei noastre de date si fi schimbat locul de munc, iar invitaia pe care intenionm s le-o trimitem s nu
ajung la persoanele care ne intereseaz.
De asemenea, ntruct vorbim de fiine nsufleite, nu de obiecte, vom ncerca, pe ct
posibil, s cunoatem cel puin jumtate din persoanele care alctuiesc baza noastr de
date (cel puin dup nume, dac nu personal).
Cte baze de date ar trebui s avem?
Depinde de foarte mult lucruri i, n special, de ct este de bine organizat agenia/
departamentul de relaii publice.
Ideal ar fi s avem una singur, creat profesionist ntr-un program special (Ex. Access) i
care s cuprind toate categoriile de membri (jurnaliti, clieni, furnizori, VIP-uri etc.).
Dar, pentru a fi util, necesit o organizare foarte strict, cunotine de Access, actualizare
zilnic (de ctre o persoan care va avea obligatoriu aceste atribuii specificate n fia
postului, pentru a nu uita) i nervi de oel pentru a contracara plictiseala pe care o
presupune aceast munc. Din pcate, se ntlnete n foarte puine agenii/ departamente
de relaii publice, din cauza dificultii de gestionare, deoarece ritmul de lucru din agenii
este foarte trepidant, iar numrul de angajai este mereu insuficient.
Din aceste motive, cel mai adesea, n multe agenii sau departamente, fiecare echip i
creeaz propria baz de date pentru un anumit client i o actualizeaz doar n momentul
n care are nevoie de ea. Avantajul este c ajungi s i cunoti publicurile int foarte
repede i foarte bine, ntruct lucrezi permanent cu aceleai persoane. Dezavantajul apare
n momentul n care schimbi clientul.

Larisa Toader

Secretele relaiei cu presa

Sfaturi practice i studii de caz
O alt variant de creare a bazelor de date este n funcie de categoriile de public; adesea
sunt create: o baz de date pentru jurnaliti business, una pentru jurnalitii care scriu pe
domeniul social, una pentru VIP-uri etc. Principalul avantaj, n acest caz, este c poi
folosi o baz de date pentru mai muli clieni (Ex. Un comunicat de pres referitor la
rezultatele financiare va fi trimis aproape tuturor jurnalitilor care scriu pe domeniul
economic cu mici retuuri, indiferent c vorbim despre un client productor de hrtie
sau despre un client care produce covrigi.)
O situaie special este cea n care crem o baz de date pentru un eveniment (dup ce
tocmai am ctigat organizarea sa la un pitch1). Cum toate evenimentele trebuie
organizate ct mai repede (ieri, dac s-ar putea) i bine (cum altfel?), principala regul n
acest caz este strngerea celor mai complete informaii, n cel mai scurt timp.
De-ale lui Stan Paitu
Nu te lsa pclit de clienii/ colegii care v asigur c au o baz de date complet i bine
actualizat! n cel mai fericit caz, a fost actualizat n urm cu un an, la evenimentul
anterior, iar de completare, ce s mai vorbim... vei avea surpriza s descoperi c lipsesc
adrese, numere de telefon, adrese de e-mail etc. Iar dac se va intmpla s nu invii o
anumit persoan pentru simplul motiv c n locul su aprea n baza de date
predecesorul su, nu te atepta la mil din partea clientului/ efului. n mod sigur vei
beneficia de o mustrare/ scdere de salariu/ micorare tarif/ pierdere client, n funcie
de gravitatea situaiei.
De unde obinem nformaiile necesare pentru o anumit baz de date?
Principalele surse de informare sunt:
a) Internetul (motoarele de cutare, social media, website-urile, publicaiile online)
b) Publicaiile scrise (pot fi gsite adesea informaii actualizate despre schimbrile
din pia)

Licitaie organizat de client pentru a selecta agenia care s se ocupe de un anumit proiect

Larisa Toader

Secretele relaiei cu presa

Sfaturi practice i studii de caz
c) Instituiile respective (un simplu telefon la secretariatul instituiei poate obine
multe,

ns

e recomandabil a se folosi cu moderaie i cu mare atenie)

Concluzie
O baz de date este adesea construit dup chipul i asemnarea ageniei/
departamentului care a creat-o: este bine structurat, dac stilul de lucru al ageniei este
organizat i viceversa.
ns cea mai bun form a unei baze de date este cea care rspunde nevoilor ageniei/
departamentului de relaii publice. Dac te ajut s ai o relaie foarte bun cu publicurile
tale, fr s existe situaii neplcute n care i trimii un comunicat unui jurnalist care i
schimbase locul de munc n urm cu 6 luni, atunci nseamn c este foarte bine
gestionat.

Larisa Toader