CURS EXCEL

1 Operare i utilizare

ediul Microsoft Excel este un program performant de calcul tabelar (spreadsheet

program)ce se poate utiliza pentru stocarea i prelucrarea eficient a listelor de date n vederea realizrii
de calcule numerice n scopul obinerii de rapoarte i analize. De asemenea, pe baza datelor nregistrate
programul Excel poate crea foarte uor diagrame i poate face schimb de informaii cu alte programe, cum
ar fi Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, astfel nct datele s poat fi prezentate
practic, n orice form.

In Excel, fiierele se numesc registre de calcul (agenda de lucru workbook). Acestea pot conine mai
multe foi de calcul i foi de diagrame. Programul Excel recunoaste implicit urmatoarele tipuri de fisiere:

tipul .xls, fisiere ce reprezinta un registru de calcul(agenda de lucru)(workbook) ce poate

contine mai multe foi de calcul(Sheet);
tipul .xlt, fisiere ce contin modele(templates) de factura, deviz de plata, comanda de
cumparare, oferite de Excel;
tipul .xlm, fisiere ce contin macro-uri(macros).

Foaia de calcul (Sheet) seamn cu registrul unui contabil, avnd numerele, textul i formulele
dispuse pe linii i coloane notate. Prin intermediul foilor de calcul se pot executa calcule matematice,
economice, financiare,etc. O foaie de calcul const din coloane i linii. Coloanele sunt dispuse pe vertical
i sunt identificate prin litere (A, B, C, ), numite antet-uri de coloan, plasate de-a lungul prii
superioare a foii de calcul. Liniile sunt dispuse pe orizontal i sunt identificate prin numere ( 1, 2, 3, ),
numite antet-uri de linie, plasate de-a lungul marginii din stnga a foii de calcul. Intersecia unei linii cu o
coloana se numete celul.
Fiecare foaie de calcul are 256 de coloane si 65536 de linii (rnduri), prin urmare se pot crea foi de
calcul complexe. Pentru a se accesa linia cu numarul 65536 se vor apasa simultan tastele <Ctrl> +<>, iar
pentru a se accesa ultima coloana se vor apasa simultan tastele <Ctrl> +<>. Revenirea se va face
asemanator schimbandu-se doar directia tastelor sageti. Coloanele sunt notate folosind literele mari A, B,
, Z, apoi AA, AB, , AZ, BA,BB, , ultima coloana fiind notata cu IV.
Celulele sunt identificate n funcie de poziia lor pe linii i coloane. Adresa celulei este
concatenarea dintre litera coloanei i numrul liniei corespunztoare unei celule. O celul devine activ
atunci cnd se execut click pe ea pentru a o selecta. Celula activ este selectat de un chenar ngroat
(indicatorul celulei). Adresa celulei active apare n caseta Name, situat n partea stng a barei de
formule.
Introducerea datelor, textelor i formulelor
n orice celul a unei foi de calcul se poate introduce text, se pot introduce numere sau formule de calcul.
Atunci cnd se introduc date (text, numere, formule), programul Microsoft Excel le organizeaz sub forma
unui text, a unei date calendaristice, a unui numr ce poate fi calculat sau a unei formule. Tot ceea ce s-a
introdus poate fi prelucrat prin editare, eliminare, etc. Tot ceea ce se scrie apare att n celula activ, ct i
n bara de formule, i poate fi editat n ambele locaii.
Introducerea datelor este o operaie simpl. Atunci cnd s-a cerut crearea unei foi de calcul, se trece
la introducerea datelor prin completarea celulelor. Se selecteaz (de regul, n ordine) mai nainte celula n
care trebuie s apar informaia, se scrie informaia (text, numr, formul) dup care se apas pe <Enter>
sau <Tab>.
Programul Microsoft Excel a fost creat special pentru efectuarea de calcule numerice pe baza unor
formule cerute de utilizator. Pentru a indica modul de calcul pentru un set de valori, utilizatorul trebuie sa
indice o formul de calcul. Un avantaj important al programului este acela c formula de calcul poate fi
scris (nserat) ntr-o celul, formul care s efectueze calcule (de exemplu, suma unor valori) cu valori
aflate n alte celule.

Programul Excel utilizeaz toate operaiile aritmetice obinuite i sute de functii predefinite. Toate
funciile ncep cu semnul egal (=). Dup semnul egal se scrie formula i apoi se apas <Enter>. O formul
existent poate fi editat, modificat sau tears.

2. Aplicaii de calcul tabelar

Aplicaiile de calcul tabelar implementate prin utilizarea programului Excel, sunt ntlnite frecvent
n diverse activiti, deoarece au urmtoarele avantaje:

foile de calcul ce compun aplicaia (registru de calcul), pot fi memorate i regsite uor de obicei,
n aplicaiile economice se elaboreaz periodic (zilnic, sptmnal, lunar, anual, etc.) acelai
raport, de fiecare dat cu alte valori; n acest caz , este suficient s se defineasc o singur dat
structura foii de calcul (titlul, antetul foii de calcul capul de tabel, antetul coloanelor i liniilor,
celulele cu formule de calcul, etc.), dup care aceasta se va completa periodic cu datele curente i se
va salva ntr-un fiier pe discul magnetic (HD, FD, CD);
datele organizate ntr-o foaie de calcul pot fi utilizate pentru crearea de grafice sau diagrame care
s prezinte informaiile ntr-o form foarte sugestiv i sintetic;
tabelele coninute ntr-o foaie de calcul pot fi complexe i de dimensiuni mari - fiecare foaie de
calcul are 256 de coloane i 65536 de linii (rnduri), prin urmare se pot crea tabele foarte
complexe ;
celulele dintr-o foaie de calcul pot conine formule prin care se pot executa calcule matematice
calculele generate de formule se execut imediat dup introducerea datelor n celule specificate n
coninutul formulei respective;

Foile de calcul pot fi construite i de persoane care nu sunt specialiti n informatic, dar care au
cunotine elementare privind sistemul de operare Windows i utilizarea unui calculator. Programul Excel
ofer regim de Help i asisten pentru ca implementarea unei aplicaii s devin mai uoar.
n general, o aplicaie (workbook) se va compune din mai multe foi de calcul (sheet) ce reprezint
diverse cerine (subprobleme) ale problemelor definite de aplicaie.
Etapele pentru elaborarea unei aplicaii de calcul tabelar sunt:
1. definirea obiectivelor aplicaiei i ale foilor de calcul problemele ce trebuie rezolvate prin
intermediul foilor de calcul;
2. definirea cerinelor foilor de calcul informaii Input/Output i calcule; informaiile (datele) ce
vor fi introduse n foile de calcul, formulele de calcul ce se vor aplica asupra datelor introduse,
informaiile ce trebuie furnizate i forma de prezentare (datele de intrare, datele de ieire);
3. construirea structurii foilor de calcul antetul coloanelor i liniilor, celulele cu datele de intrare,
celulele cu formulele de calcul, acestea n conformitate cu cerinele foilor de calcul; salvarea
aplicaiei ntr-un fiier pe discul magnetic;
4. testarea i verificarea foilor de calcul se introduc datele n celule i se verific dac rezultatele
obinute prin formulele de calcul implementate sunt corecte conform obiectivelor foilor de calcul;
5. exploatarea foilor de calcul dac n etapa de testare se constat c foile de calcul furnizeaz
rezultate corecte, se poate trece la folosirea aplicaiei pentru exploatarea ei curent conform

obiectivelor aplicaiei; n cazul n care aplicaia este folosit si de alte persoane, trebuie s se
elaboreze o documentaie de exploatare care s conin explicaii privind ordinea operaiilor pentru
introducerea datelor i particulariti privind interpretarea rezultatelor; se recomand s se realizeze
o copie a fiierelor aplicaiei n vederea eliminrii de pierderi accidentale.

Entiti folosite ntr-o aplicaie

ntr-o aplicaie de calcul tabelar (agenda de lucru; workbook) sunt folosite urmtoarele entiti
fundamentale:
Date informaii ce sunt coninute n celule; informaiile sunt de diverse categorii ce
determin tipul informaiei care caracterizeaz apartenena datei la o clas de date; tipul de
date determin i operaiile ce se pot executa asupra datelor de acelai tip; programul Excel
atribuie automat tipul unei informaii n funcie de valoarea procesat;
Celule forme dreptunghiulare generate de reeaua de coloane i linii a unei foi de calcul,
fiecare form fiind identificat prin concatenarea dintre identificatorul coloanei ( abscisa A,B, .. ) i identificatorul liniei ( ordonata 1, 2, 3, ); referirea unei celule reprezint
identificatorul celulei prin intermediul cruia, n cadrul unei formule, este utilizat coninutul
celulei;
Formule i functii expresii formate din operanzi (constante i/sau referiri de celule),
operatori matematici (aritmetici i relaionali) i funcii; formula este precedat de semnul
=; funcia este o formul complex predefinit identificat printr-un nume i conine ntre
paranteze o list de argumente ce reprezint o expresie;
Grafice i diagrame forme grafice sugestive i sintetice obinute prin procesarea datelor
coninute n celule; exist diverse moduri de reprezentare grafic a datelor procesate.

3. Date i celule
Date
Diversitatea problemelor reclam utilizarea mai multor categorii de informaii (tipuri de date)
ce trebuie procesate n vederea obinerii de rezultate n conformitate cu aplicaia ce se elaboreaz.
Programul Excel prelucreaza urmtoarele tipuri de date:
tipul numeric caracterizat de valori numerice raionale ce se construiesc numai cu cifrele 09, punctul (.), virgula (,), procentul (%), simbolurile E i e. Simbolurile E i e se
folosesc pentru notaia tiinific a unui numr, de exemplu notaia 1.2E-5 reprezint numrul
1.2 x 10-5; conform notaiei din aritmetica englezeasc, virgula se folosete pentru separarea
ordinelor de mrime, iar punctul pentru separarea prii ntregi de partea zecimal; rolul lor se
poate inversa prin opiunea Control Panel Regional Settings; asupra datelor de tip numeric
se pot aplica operatorii aritmetici +, -, * (nmulire), / (mprire), ^(ridicare la putere) ce
produc valori tot de tip numeric; prioritatea acestor operatori este cea obinuit (mai nainte
puteri, apoi nmuliri, mpriri, adunri i scderi); folosind parantezele (, ) aceste prioritti se
pot schimba; n cazul n care o celul nu este suficient dimensionat, cnd este introdus o
valoare, se afieaz un ir de diezi (#####) sau notaia tiinific; n acest caz trebuie mrit
celula respectiv;
tipul text caracterizat de iruri de caractere (litere, cifre, semne speciale- caractere ASCII);
dac un text depsete marginile unei celule, afiarea sa se face i n spaiul celulelor adiacente
de pe aceeai linie, chiar dac textul este memorat ntr-o singur celula; aceast situaie se
ntlnete n cazul textelor de titlu care se ntind pe mai multe celule, n acest caz se poate
realiza unificarea celulelor n cauz (Format Cells Format Cells Alignment Merge
Cells); convertirea unei valori numerice n text se poate face dac valoarea va fi precedat de
semnul apostrof ( ); de exemplu 67 reprezint irul de caractere 67 i nu valoarea numeric
67; textele pot fi ordonate alfabetic i nu exist operatori care s se aplice asupra textelor;
tipul data calendaristic i timp caracterizat de formate predefinite pentru afiarea datelor
calendaristice i datelor de tip timp; pentru data calendaristic exist formatele ll/zz/aa
(ll=luna, zz=ziua, aa=anul, de exemplu 01/16/99) i zz-luna-aa (zz=ziua, aa=anul, de exemplu
16-Jan-99); pentru data de tip timp exist formatele hh:mm AM/PM i hh:mm:ss, unde
hh=ora, mm=minute, ss=secunde; modul de reprezentare a acesor date face posibil aplicarea
operatorilor de adunare i scadere (+, -);
tipul logic caracterizat de valori logice reprezentate intern n memoria intern a calculatorului
prin valori binare obinute ca urmare a operaiei de comparare a dou date folosind operatorii
relaionali =, >, <, >=, <=, <>;

Introducerea datelor se face de la tastatur n celulele foii de calcul conform structurii definite n
funcie de obiectivele acesteia. Deplasarea n celule se poate face folosind tastele sgei sau dup ce sa tastat valoarea datei, se apas <Tab> pentru a trece la celula vecin din dreapta (pe linie), ori se
apas <CR> pentru a trece la celula vecin de jos (pe coloan). Celula activ este celula selectat
(ncadrat cu chenar ngroat-indicatorul de celul) i este evideniat de un indicator de celul.
Prin lansarea n execuie a programului Excel, automat n foaia de calcul vid care se deschide, se
selecteaz celula A1. Selectarea unei celule nseamn ncadrarea ei ntr-un chenar ngroat care se
numete indicator de celul. Cursorul se transform sub form de cruce ngroat. Executarea unui
click simplu pe orice culul nseamn selectarea celulei respective. Pentru a introduce date ntr-o
celul, aceasta trebuie s fie selectat, dup care se tasteaz coninutul datei sau mai nainte se execut
dublu clik pe celul.
n practica elaborrii aplicaiilor se ntlnesc frecvent cazuri n care n mai multe celule trebuie
introduse valori incrementate. n acest sens, programul Excel ofer facilitatea seriilor de date care sunt
de 4 tipuri:

Seria de date

Se introduce:

Rezult seria:

Liniar (Linear)

1, 2
50, 49
1, 6

3, 4, 5, 6, .
48, 47, 46,
11, 16, 21,

Cresctoare
(Growth)

10, 30

90, 270, 810,

Dat (Date)

Feb
1991, 1992

Mar, Apr, May,

1993, 1994,

AutoFill

text1, textA
1-Jan, 1-Mar

text2, textA, text3,

textA,
1-May, 1-Jul, 1-Sep,

n vederea introducerii de informaii n celulele unei foi de calcul, informaii ce reprezint

valori preluate dintr-o serie, se va proceda n felul urmtor:
se introduce ntr-o celul valoarea iniial i se apas <CR>;
se selecteaz celula (se execut click pe ea) n care s-a introdus valoarea iniial i apoi se
selecteaz i celulele n care se va extinde seria;

se selecteaz Edit Fill Series care deschide caseta de dialog Series;

se valideaz butonul Rows sau Column n funcie de selectarea liniei sau coloanei pe care se va
extinde seria;
se alege tipul de serie dorit (Type) i opional se indic n zona de editare Step value valoarea
de incrementare (pasul) i n zona de editare Stop value ultima valoare care va fi introdus.

Celule
Fiecare foaie de calcul (foaie de lucru; worksheet) este format din linii i coloane ce
constituie sistemul de gril (gridlines) care genereaz o matrice de celule. Liniile sunt identificate prin
valorile naturale 1, 2, 3, , iar colaonele sunt identificate prin simbolurile A, B, C, . O celul
reprezint intersecia dintre o linie (un rnd) i o coloana si are o adres unic (identificator) alcatuit
din concatenarea identificatorilor de coloan i linia pe care se afl celula. De exemplu, C7 este
identificatorul celulei aflat la intersecia coloanei C cu linia 7.
Selectarea unei celule nseamn evidenierea ei prin indicatorul de celula (celula este ncadrat
printr-un dreptunghi ngroat) i apariia identificatorului de celul n caseta Name Box. La un moment
dat este selectat doar o singur celul. Operaia de selectare a unei celule se poate realiza prin diverse

moduri:

folosind tastele sgei se va selecta celula vecin din direcia corespunztoare tastei;
folosind mouse-ul prin execuia unui click pe celula dorit;
Deplasarea indicatorului de celul (selectarea unei alte celule) se poate realiza i prin
urmtoarele operaii:
tasta <Page Up> - deplasare cu un ecran n sus (22 rnduri);
tasta <Page Down> - deplasare cu un ecran n jos (22 rnduri);
tasta <Home> - deplasare spre coloana A din rndul curent;
combinaia <Ctrl>+<Home> - deplasare la celula A1 (colul stnga-sus).
Dac se dorete vizualizarea altor regiuni din document (foaia de calcul), se vor folosi barele
de derulare/navigare (vertical sau orizontal). Pentru deplasarea cu o fereastr, n sus, n jos, la
stnga, la dreapta, se efectueaz click n spaiul liber corespunztor din caseta de derulare a barei de
derulare.

In Excel, ntotdeauna este selectat o singur celul care reprezint celula activ. Un grup de celule

se numete domeniu (un dreptunghi obinut prin cancatenarea unor celule). Pentru a selecta un
domeniu, se procedeaz asemntor cu selectarea unei zone dintr-un document Word, adic se
selecteaz celula dintr-un col al domeniului (se verific dac indicatorul de mouse are forma de cruce
ngroat, ce nseamn regimul de selectare), se menine apsat butonul i se trage spre celula din
colul opus ( deplasare spre dreapta sau stnga, i apoi n sus sau n jos), dup care se elibereaz
butonul de mouse. Domeniul selectat va fi ncadrat de un dreptunghi ngroat, iar celule ce compun
domeniu vor fi colorate, excepie celula cu care s-a nceput selectarea.

Pentru a selecta toate celulele dintr-un rnd sau dintr-o coloan, se selecteaz antetul rndului ,
respectiv coloanei. Pentru a selecta mai multe coloane sau rnduri, se selecteaz un antet, dup care se
trage pentru a le selecta i pe celelalte.
Pentru a selecta ntreaga foaie de calcul activ (toate celule ce formeaz foaia de calcul), se
efectueaz click pe butonul Select All, butonul din stnga-sus al foii de calcul, deasupra capetelor
(antetelor) de linii.
Definitie.
Referirea (adresa) unei celule reprezint identificarea celulei prin identificatorul celulei i
determin accesul la coninutul celulei pentru a fi prelucrat n cadrul unei formule.
Dupa modul n care sunt grupate, celulele pot fi referite prin:
lista de celule celule nu sunt grupate;
bloc de celule (domeniu) celulele sunt grupate.
Referirea la un grup de celule dintr-o foaie de calcul se poate face n mai multe moduri:

Grupul de
celule

Metoda
Exemplu
La ce se refera ?

Referirea

O celul

Adresa celulei

Prima celul

A1

Mai
multe
celule
negrupate

Enumerare
adrese celule

Prima celul din

rndul 2, a doua i
a patra celul din
rndul 3

A2,B3,D3
sau
A1;B3;D3

Un bloc de
celule

Adresa primei
i
ultimei
celule

Celulele
dreptunghi

unui

A1:C2

Un bloc de
celule de pe o
linie

Adresa primei
i
ultimei
celule

Trei celule din linia

2 care formeaz un
bloc

B2:D2

Un bloc de
celule de pe o

Adresa primei
i
ultimei

Trei celule din

coloana A care

A2:A4

coloan

celule

formeaz un bloc

Toate celulele
de pe o linie

Identificatorul
liniei

Toate celulele de pe
a treia linie

3:3

Toate celulele
de
pe
o
coloan

Identificatorul
coloanei

Toate celulele de pe
a treia coloan

C:C

Celulele
dintr-o alt
foaie
de
calcul

Identificatorul
foii de calcul

Celule A1,D2 din

foaia de calcul
Tabel7

Tabel7!
A1;D2

ntr-o foaie de calcul activ se face referire la celulele din foaia de calcul respectiv, dar se pot
face i referire externe, i anume la celule aflate n alte foi de calcul. n acest caz, referirea este
precedat de numele foii de calcul urmat de simbolul !.
Reuniunile i interseciile de domenii reprezint dou categorii speciale de domenii. O reuniune
(Union) reprezint totalitatea celulelor din dou domenii separate. De exemplu, dac se dorete
adugarea grupului de celule de la C2 la C8, la grupul de celule C20:C28, se va face referirea
(C2:C8,C20:C28). Prin utilizarea virgulei pentru separarea celor dou domenii, se realizeaz
reuniunea celor dou domenii.
O intersecie (Intersection) reprezint totalitatea celulelor comune a dou domenii. Dac pentru
reuniune s-a utilizat simbolul virgul, pentru intersecie se utilizeaz un spaiu (blank). De exemplu,
intersecia (C2:C10 A10:J10) se refer la singura celul C10.
n mod prestabilit, coloanele dintr-o foaie de calcul au limea (Width) de 64 pixeli (8,43), iar
rndurile au nlimea (Height) de 17 pixeli (12,75), aceste elemente reprezint dimeniunea unei
celule. Diversitatea informaiilor ce trebuie s fie coninute n celulele unei foi de calcul, determin
ajustarea limii coloanelor i a nlimii rndurilor, astfel nct informaiile (date, text) s poat fi
vizualizate i formatate (s poat s includ informaiile introduse) conform opiunilor utilizatorului.
Limea coloanelor poate fi ajustat manual sau se poate folosi comanda Format Column
AutoFit Selection pentru a ncadra datele ntr-o lime corespunztoare de coloan. Trebuie
specificat faptul c automat se ajusteaz limea tuturor celulelor de pe coloana corespunztoare. De
asemenea, la ajustarea nlimii unui rnd, automat se ajusteaz nlimea tuturor celulelor de pe
rndul corespunztor.

Pentru a ajusta manual limea unei coloane, se indic cu mouse-ul marginea din dreapta a antetului
coloanei. Cursorul se va transforma sub forma unui instrument de reglare i anume sub forma unei
sgei cu dou capete opuse. Se ine apsat butonul mouse-ului i se trage de marginea antetului
coloanei n direcia (stnga ori dreapta) dorit pentru a ajunge la ltimea dorit, dup care se elibereaz
butonul de mouse. Dac se efectueaz dublu click pe marginea antetului coloanei, n loc de a trage de
margine, programul Excel va aplica coloanei facilitatea AutoFit Selection, prin care coloana va
deveni modificat n funcie de cea mai mare informaie din coloan.
De asemenea, se poate selecta coloana care se dorete a fi ajustat, i apoi se poate selecta
comanda Format Column AutoFit Selection.
Definitie.
Formatarea textului coninut n celule reprezint opiuni de aliniere a textului (Horizontal,
Vertical) n interiorul unei celule, controlul textului (Wrap Text, Shrink to fit, Merge cells), orientarea
textului (Orientation) prin rotire, aplicarea de margini (Borders), colorarea celulei, utilizarea de
fonturi colorate.
n mod prestabilit, programul Excel aliniaz textul la stnga, iar numerele la dreapta. Prin

utilizarea butoanelor de pe bara de instrumente Formatting, se pot ignora aceste configuraii

prestabilite i se pot realiza alinieri ale textului i numerelor n interiorul celulelor, la stnga, la dreapta
i centrat. Programul Excel ofer i un al patrulea mod de aliniere, numit Merge and Center
(fuzionare i centrare), prin care celulele selectate sunt fuzionate (unificate) i se centreaz coninutul
primei celule din stnga selectate de-a lungul noii celule obtinute prin fuzionare. n practic, titlurile
foilor de calcul sunt centrate prin acest procedeu.
Pentru a fuziona i centra un titlu, se selecteaz celulele care includ titlul i apoi se efectueaz
click pe butonul Merge and Center (oferit de Commands Format).
Exist mai multe opiuni de aliniere care nu sunt accesibile din bara de instrumente
Formatting, dar sunt configurate n pagina Alignment (aliniere) din caseta de dialog Format Cells.
Dup selectarea celulei ce se dorete a se formata (prelucrarea textului din interiorul celulei), se
selecteaz Format Cells care deschide caseta de dialog Format Cells ce ofer etichetele (paginile):
Number, Alignment, Font, Border, Patterns, Protection.

Alinierea orizontal (Text alignment- Horizontal) ofer apte tipuri de alinieri:

General tipul prestabilit (textul la stnga i numerele la dreapta);
Left (Indent) - stnga(decalaj); aliniaz coninutul celulei la marginea din stnga, exact ca
butonul din bara de instrumente Formatting, dar se poate opta pentru un interval de decalaj n
caseta Indent (decalaj);
Center (centrat) coninutul se centreaz fa de marginile stnga i dreapta ale celulei;
Right (dreapta) coninutul se aliniaz la dreapta n interiorul celulei;
Fill (umplere) completeaz celulele cu coninutul curent prin repetarea coninutului pe
limea celulei; dac, de exemplu, - este coninutul celulei i se selecteaz Fill ca opiune de
aliniere, n celul va aprea ------;
Justify (alinierea la ambele capete) aliniaz textul de-a lungul celulei i ajusteaz spaierea n
cadrul fiecrei linii, astfel c toate liniile s aib o lime egal cu a celulei, asigurnd astfel o
margine dreapt, similar textului dintr-o coloan de ziar;
Center Across Selection (centrare de-a lungul seleciei) se aplic unui domeniu de celule.;
coninutul primei celule din stnga este centrat pe suprafaa total a tuturor celulelor, este
similar opiunii Merge and Center, dar nu realizeaz fuzionarea celulelor.

Alinierea pe verticala (Text alignment -Vertical) ofer urmtoarele patru opiuni: Bottom (jos)prestabilit, Top (sus)- alinierea fa de partea de sus a celulei, Center (centru) centrat fa de
marginea de sus i de jos a celulei, Justify (ambele capete) adaug spaii ntre linii pentru a completa
nlimea celulei n mod uniform.
Orientarea textului (Orientation) se poate realiza, fie prin orientarea vertical dac se
efectueaz clik pe caseta n care scrie cuvntul T e x t , fie prin modificarea orientrii textului
folosind caseta rotativ Degrees (grade) sau se trage de indicatorul Text n cadrul instrumentului
Orientation. Rotirea textului permite crearea unui cap de rnd sau de coloana care s ias n eviden.
Pentru etichetarea unui grup de etichete de rnd, se va folosi orientarea vertical i fuzionarea textului.
Controlul textului (Text control) ofer urmtoarele opiuni:

Wrap Text ( ncadrare n lime) expediaz coninutul unei celule pe linia a doua i pe
urmtoarele, dac acesta depsete marginile stnga i dreapta ale celulei; limea celulei nu este
modificat, doar nlimea ei;
Shrink to fit (restrnge pentru ncadrare) reduce dimensiunea tipului de liter din interiorul
celulelor selectate pentru a ncadra coninutul n interiorul acestora; limea celului nu este
modificat;

Merge cells (fuzionare celule)- fuzionarea (unirea) celulelor selectate;

Exemplu. Dac se dorete ca un titlu vertical s traverseze mai multe rnduri, se selecteaz titlul
i mai multe celule suplimentare de sub titlu i apoi se acioneaz comanda Format Cells care
deschide caseta de dialog Format Cells unde se valideaz Merge cells.

Marginile i culorile (Borders, Fill, Font, Patterns) reprezint modaliti de a scoate n

eviden informaiile dintr-o foaie de calcul. O margine (Border) este o linie tras n jurul unei celule
sau n jurul unui grup de celule. Culoarea de umplere (Fill Color) este folosit pentru selectarea
fundalului unei anumite pri a foii de calcul. Culoarea fontului (Font Color) este aplicat textului n
sine. Butoanele Borders, Fill Color, Font Color se pot utiliza i de pe bara de instrumente
Formatting.

Definiie.
Formatarea numerelor coninute n celule reprezint opiuni de prezentare a numerelor ntr-o

varietate de formate (categorii de format) : General, Number, Currency (moneda), Accounting

(contabilitate), Date, Time, Percentage (procente), Fraction, Scientific (stiintific), Text, Special,
Custom.
Programul Excel ofer prezentarea numerelor sub diverse formate pentru a identifica diferite
numere ca valori monetare sau procente, sau pentru a simplifica modul de citire a numerelor prin
alinierea tuturor punctelor zecimale ntr-o coloan. Celulele selectate pot fi formatate folosind bara de
instrumente Formatting, caseta de dialog Format Cells sau meniul rapid (se execut click-dreapta).

Observaie. Prin formatarea unui numr, ceea ce se schimb este modul de afiare i nu
valoarea numeric a acestuia. Formatul general al numerelor, n spe General, nu afieaz zerourile
care nu influeneaz valoarea efectiv a numrului. De exemplu, dac se introduce 10,50, care are
aceeai valoare cu 10,5, Excel va ignora ultimul zero, denumit i zero de final (trailing zero).
La formatarea unui numr se poate opta pentru reducerea/creterea numrului de cifre, adic se
pot elimina/aduga cifre diferite de zero. n cazul reducerii numrului de cifre, numrul afiat va fi
rotunjit. De exemplu, dac numrul 9,45 este afiat cu o cifr dup virgul, atunci acesta va fi rotunjit la
9,5.Dac numrul 9,75 este afiat fr cifre dup virgul, atunci va fi rotunjit la 10.
Pentru a formata celulele (numerele coninute) folosind bara de instrumente Formatting, mai
nainte se selecteaz celulele i apoi se efectueaz click pe un buton pentru a aplica formatele
urmtoare:

Buton (stil)

Efect Exemplu

Currency (moned)

Afieaz i aliniaz simbolul

menedei ($,lei,..), separatori prin
virgul i puncte zecimale

Percent Style (stil procent)

Afieaz numrul sub form de

procent: 0.45 sub forma 45%

Comma Style (stil virgul)

Identic cu stilul Currency, dar

fr simbolul monedei: 12345.6
sub forma 12345,6

Increase Decimal (crete numrul

de cifre dup virgul)

Mai afieaz o cifr dup

virgul: 0,45 devine 0,450

Decrease Decimal (scade numrul

de cifre dupa virgul)

Reduce cu una numrul de cifre

dup virgul: 0,450 apare sub
forma 0,45

Programul Excel dispune de mai multe formate numerice dect se pot selecta din caseta de
dialog Format Cells. Pentru formatarea unor celule, se selecteaz celule corespunztoare, apoi se
deschide caseta de dialog Format Cells, fie prin comanda Format Cells din bara de meniuri, fie se
efectueaz click pe butonul drept al mouse-ului pentru a deschide un meniu rapid din care se alege
comanda Format Cells.

Caseta de dialog Format Cells ofer pagina (eticheta) Number ce include o list cu diverse
categorii de format i controleaz numrul de cifre dup virgul, separatorul miilor i modul de tratare
a numerelor negative. Mai nainte se selecteaz o categorie de format, dup care se completeaz i
celelalte opiuni.
Se pot stabili i alte opiuni disponibile, cum ar fi culoarea textului i culoarea de fundal a
celulelor.
Categoriile de format din caseta de dialog Format Cells

Categorie

Descriere

General

Formatul prestabilit.

Number (numr)

Similar formatului General, dar se pot stabili

cifrele dup virgul, se poate folosi un separator
pentru mii i se pot include numere negative.

Currency (moned)

Numerele sunt precedate sau urmate de

simbolul monedei corespunztor opiunii de
ar. Sunt afiate valorile nule.

Accouting
(contabilitate)

Se aliniaz simbolurile monedei i punctele

zecimale. Valorile
nule sunt afiate sub form de liniue.

Date (dat)

Formatul pentru dat dintr-o list derulant.

Time (timp)

Formatul pentru timp dintr-o list derulant.

Percentage (procent)

Similar cu butonul Percent de pe bara de

instrumente.

Fraction (fracie)

Formate pentru fracii dintr-o list derulant

Scientific (tiinific)

Formatul de afiare n notaia exponent:

1.01E+03
Text (text)

Formatul convertete un numr ntr-un text.

Special

Format special (cod potal, numr telefon,

etc.).

Custom (preferin)

Selectarea
dintr-o
(personalizate).

list

de

formate

4. Formule i funcii
Formulele i funciile sunt oferite de programul Excel pentru efectuarea de calcule folosind
coninutul unor celule dintr-o foaie de calcul sau din mai multe foi de calcul n conformitate cu
proiectarea i cerinele aplicaiei.
Definiie.
Formulele sunt expresii formate din operanzi (constante i/sau referiri de celule),
operatori matematici (aritmetici i relaionali) i funcii; formula este precedat de semnul =;
funcia este o formul complex predefinit identificat printr-un nume i conine ntre paranteze
o list de argumente ce reprezint o expresie.
Cea mai simpl formul este cea care conine o valoare (constant numeric sau text).
Formulele mai complexe sunt construite cu ajutorul expresiilor matematice, dar care sunt precedate
de semnul =. n cazul n care formula nu este precedata de semnul =, expresia matematic este
interpretata ca o dat (numeric sau de tip text).
Orice formul trebuie scris ntr-o celul a foii de calcul i va aprea scris n bara
formulei (Formula Bar). Formula se termin prin tasta <CR>, i ca efect n celul nu va fi afiat
formula , ci rezultatul calculelor n conformitate cu expresia corespunztoare formulei.

Exemplu de mai sus este preluat din foaia de calcul Orders ataat la cartea Excel 97 pas
cu pas, Microsoft Press, 1998 (http://www.microsoft.com/mspress).
n practic, exist dou moduri diferite de a crea (scrie) o formul:
1. tehnica traditional se selecteaz celula n care trebuie s fie creat formula i se
introduce formula scriind adresele de celul ale tuturor celulelor care urmeaz a fi
introduse n formul; nu se recomand pentru formulele complexe, deoarece pot aprea
erori prin tastare;
2. tehnica de tip indicare se selecteaz celula unde trebuie s apar rezultatul i se
tasteaz semnul =; introducerea formulei se face prin repetarea urmtoarei aciuni: se
efectueaz click pe celula ce este operand n formul i se tasteaz semnul pentru
operatorul corespunztor, pn la terminarea ntregii formule; se ncheie formula prin
apsarea tastei <CR>;
n cazul tehnicii de tip indicare, dac este necesar referirea unor celule la mare distan
unele de altele, se recomand atribuirea de nume pentru aceste celule i apoi referirea numelor
atribuite.
Denumirea domeniilor de celule este o facilitate prin care utilizatorul poate aplica un
nume pentru a desemna o celul sau un grup de celule (rolul variabilelor ntr-un limbaj de
programare), n loc de a folosi adresele de celule ca referine.
Numele definite prezint multiple avantaje:

numele sunt mai descriptive i mai uor de memorat dect adresele de celule;
cnd o celul este deplasat, numele este deplasat o dat cu celula;
se poate folosi un nume n locul unei celule sau al unui domeniu de celule ntr-o formul
sau n argumentul unei funcii, similar utilizrii unei etichete de rnd sau de coloan;
la copierea unei formule care folosete un nume, efectul este acelai ca i cum s-ar folosi o
referin absolut de celul.

Numele pot avea maximum 255 de caractere i pot include litere, cifre, liniue de subliniere i
puncte, primul caracter trebuie s fie o liter sau un caracter de subliniere, deci diferit de cifre
i punct. Un nume definit nu poate folosi adrese valide de celule.
Un domeniu de celule poate fi denumit n trei moduri:
1. folosind caseta Name Box se selecteaz domeniul de celule ce urmeaz a fi
denumit i se efectueaz click n caseta Name Box din partea stng a barei de
formule; se tasteaz un nume valabil i se apas <CR>;
2. folosind caseta de dialog Define Name - se selecteaz domeniul de celule ce
urmeaz a fi denumit i se efectueaz Insert Name Define care deschide
caseta de dialog Define Name ce ofer o list de nume deja folosite n toate foile
de calcul ale agendei de lucru; n casta de text Names and workbook se tasteaz un
nume valabil de domeniu, dup care se efectueaz clik pe butonul Add; se poate
realiza tergerea (delete) unui nume deja introdus folosind butonul Delete; la
ncheierea operaiunii se efectueaz click pe butonul OK;

3. folosind caseta de dialog Create Names se poate atribui un nume unei celule din
textul existent ntr-o celula, chiar dac textul nu este o etichet de coloan sau de
linie; se selecteaz domeniul de celule ce urmeaz a fi denumit; se includ celulele al
caror coninut urmeaz a fi folosit ca nume, fie pe primul sau pe ultimul rnd, fie pe
prima sau pe ultima coloan selectat; se selecteaz opiunea Insert Name
Create din bara de meniuri pentru a deschide caseta de dialog Create Names; n

caseta de text Create name in , se selecteaz rndul (Top-sus sau Bottom-jos)

i/sau coloana (Left-stnga sau Right-dreapta) care conine etichetele ce urmeaz a
fi folosite pentru a denumi domeniul selectat; se efectueaz click pe butonul OK
pentru a aplica numele.

Numele de domeniu se poate folosi ca argument pentru o funcie oferit de programul

Excel. De asemenea, numele ndeplinete un rol de navigare, cu precdere n agendele de lucru i
foi de calcul de mari dimensiuni. Pentru a comuta la sau pentru a selecta un domeniu cu nume,
oriunde n interiorul agendei de lucru, se efectueaz click pe sgeata orientat n jos din caseta
Name i se selecteaz numele din lista.
Completarea formulelor este operaia prin care trebuie s se utilizeze facilitaile Excel pentru
copierea coninutului unei celule ce reprezint formule de calcul, i n alte celule vecine, dar
calculele se refer la celule corespunztoare unor rnduri sau coloane. Operaia de completare este
un fel de operaie de copiere . Aceast operaie se utilizeaz i cnd celula conine numere sau
text.
Indicatorul de mouse (cursorul) va lua mai multe forme n timpul deplasrii ntr-o foaie de
calcul, i anume :
cruce mare n aceast form se poate utiliza pentru activarea sau selecia celulelor ;
sgeat aceast form se va obine cnd se deplaseaz spre marginea unei celule active;
cnd indicatorul are aceast form, se poate utiliza mouse-ul pentru deplasarea celulei
(copierea coninutului celulei n alt celul-mutarea celulei) ;
cruce mic neagr se va obine aceast form cnd mouse-ul se deplaseaz spre
indicatorul de celula (colul jos-dreapta = ptrat min negru ;instrument de umplere), forma
ce se utilizeaz pentru a comunica utilizatorului c este permis operaia de completare.
n timpul lucrului n Excel, utilizatorul trebuie s urmareasc frecvent forma indicatorului. O
deplasare de mouse egal cu a 32-a parte dintr-un inch (aproximativ 0.8 mm) reprezint diferena
ntre operaiile de selectare, deplasare i copiere.
Pentru completarea unei formule (este o operaie de copiere), se selecteaz celula care
conine formula ce se dorete a fi copiat. Se deplaseaz indicatorul de mouse n direcia

instrumentului de umplere pn cnd indicatorul capt forma indicatorului de umplere (cruce

mic neagr). Se apas butonul de mouse i se trage de indicatorul de completare pentru a selecta
celulele unde se dorete copierea formulei. Se elibereaz butonul de mouse i astfel formula va fi
copiat i n celulele selectate.
nsumarea pe rnduri i pe coloane este o metod de creare a totalurilor pe rnduri i pe
coloane, dintr-un singur pas folosind butonul AutoSum ( -nsumare automat) de pe bara de
instrumente Standard. Acesta apeleaz funcia SUM.
De exemplu, dac exist un tabel de numere i se dorete realizarea totalurilor valorilor pe
fiecare rnd i pe fiecare coloan, se selecteaz celulele care conin ntregul tabel, se poate include
i celula vid care va conine totalul. Dup aceea, se efectueaz click pe butonul AutoSum. Excel
va insera n celula vid o formul de calcul (indiferent dac acest celul a fost selectat sau nu) i
va calcula totalul. Dac se dorete inseria unui rnd alb naintea totalurilor, se selecteaz dou
celule suplimentare. Totalul se va plasa n ultima celul vid selectat.
Dup cum se va vedea din imaginea urmtoare, pentru tabelul ce conine numere n
domeniul B4:G14, automat n celula I4 se va crea formula =SUM(B4:H4), n celula I5 se va crea
formula =SUM(B5:H5), .a.m.d., iar n celula I16 se va crea celula formula =SUM(B16:H16).
Deliberat, coloana H este cu celule vide, iar rndul 15 conine, de asemenea celule vide. Prin
utilizarea butonului AutoSum calculul totalurilor n coloana I i n rndul 16 se va realiza
automat i imediat.

Modificarea formulelor (revizuire/actualizare) poate interveni n diverse situaii :

s-a introdus o formul incorect ;
au fost adugate date noi i este necesar modificarea formulei pentru reflectarea datelor
noi introduse.

Utilizatorul se poate deplasa n celula care conine formula i s creeze o nou formul, scriind
formula corect, sau poate edita formula existent. La efectuarea unui dublu click pe o formul
pentru a o deschide n vederea editrii, programul Excel va desena fiecare adres de celul sau
adres de domeniu ntr-o culoare diferit i va amplasa o margine de aceeai culoare n jurul
celulei sau a domeniului. Marginea are numele de identificator de domeniu (Range Finder). O alt
modalitate este aceea de a selecta celula care conine formula i apoi se selecteaz bara de formule
unde se face click pe ea. Dac se dorete modificarea unor referine, utilizatorul poate folosi
tastatura, fie identificatorul de domeniu. Pentru a folosi tastatura, se selecteaz referina din
formul i apoi fie se efectueaz click pe celula cu care se dorete a se face nlocuirea, fie se
tasteaz adresa celulei de nlocuire. Pentru a folosi identificatorul de domeniu, se apuc
marginea identificatorului de domeniu i se deplaseaz n celula corespunztoare. Dac este
necesar includerea n domeniu a unui numr mai mare sau mai mic de celule, se trage de

instrumentul de selecie situat n partea de jos a indentificatorului de domeniu pentru a extinde sau
pentru a reduce selecia. Dup ncheierea editrii formulei, se apas pe <CR> sau se execut click
pe butonul Enter.

Observaie.
Dac referina care se dorete a fi modificat este un domeniu de celule, referina este
construit lexical din prima celul din domeniu (un col), dou puncte : i ultima celul din
domeniu (cellalt col diagonal), adic n cazul de mai sus, dac este considerat ntregul tabel ,
vom avea B16:H16. Pentru a modifica aceast referina ntr-o formul, se selecteaz ntreaga
referin i apoi se trece n foaia de calcul i se trage pentru a selecta domeniul de celule pentru
noua formul, sau se deplaseaz i apoi se extinde identificatorul de domeniu.

5. Grafice i diagrame (Chart)

Graficele i diagramele reprezint un mod eficient de interpretare a datelor numerice prin
intermediul reprezentrilor grafice oferite de calculatoarele actuale. Datele numerice coninute n
diverse tabele pot fi mai uor de neles sau de interpretat dac sunt reprezentate sub forma grafic,
astfel c acestea ofer comparaii sugestive ntre numere sau ntre seturi de numere.
n general, dac se consider valorile (argumentele) x1, x2, , xn, i valorile y1, y2, , yn ce
sunt imaginile argumentelor printr-o funcie f, atunci reprezentarea grafic a relaiilor yi = f(xi ),
semnific graficul funciei f. Aceste relaii pot fi reprezentate prin urmtorul tabel :

x/f

X1

Y1

X2

Y2

X3

Y3

.
.
.

.
.
.

Xn

Yn

n practic, prin utilizarea tabelelor, se prezint valori pe mai multe coloane numite serii de
date- i pe mai multe linii numite categorii-, seriile de date vor reprezenta argumentele, iar
categoriile vor reprezenta mai multe funcii. Prin urmare, dac un tabel are mai multe coloane, atunci
tabelul se refer la reprezentarea mai multor funcii f1 , f2 , , fm , dac sunt m coloane.

Exemplu. Tabelul urmtor prezint evoluia lunar a cheltuielilor unei firme pentru energia
electric, energia termic, ap i gaze. Coloanele semnific tipurile de categorii(tipul de
cheltuial/utilitate), iar liniile semnific seriile de date (lunile). Ultima coloan semnific totalul
cheltuielilor pe o lun, iar ultima linie semnific totalul cheltuielilor pentru o anumit categorie de
utilitate.

Aplicaie. n scopul realizrii evoluiei cheltuielilor pentru energia electric, trebuie s se

selecteze doar coloana corespunztoare categoriei En. Electric, dup care se execut click pe
butonul Chart pentru realizarea grafigului.

Aplicaie. n scopul realizrii evoluiei cheltuielilor pentru toate categoriile de cheltuieli,

trebuie s se selecteze toate cele patru coloane, dup care se execut click pe butonul Chart pentru
realizarea grafigului.

Observaie. n acelai sistem de axe XOY s-au reprezentat graficele mai multor funcii

(categorii), i anume graficele a patru funcii.

Operaii speciale de editare

Operaiile speciale de editare reprezint diferite faciliti pentru :

completarea celulelor ;
selectarea celulelor ce ndeplinesc anumite criterii ;
cutarea i nlocuirea de date n diferite celule.

Proceduri de completare a celulelor

Prin meniul Edit care ofer submeniul Fill (umplere), se poate realiza copierea datelor din
anumite celule n celelalte celule ale unei selecii (regiuni). Submeniul Fill asigur umplerea rapid
cu date a celulelor unei selecii prin urmtoarele comenzi :
Down copiaz coninutul i codurile de formatare ale celulelor din linia superioar a
seleciei n celulele situate sub aceasta ;
Right - copiaz coninutul i codurile de formatare ale celulelor din coloana din stnga a
seleciei n celulele situate la dreapta acesteia ;
Up - copiaz coninutul i codurile de formatare ale celulelor din linia superioar a seleciei n
celulele situate deasupra acesteia ;
Left - copiaz coninutul i codurile de formatare ale celulelor din coloana din drapta a
seleciei n celulele situate la stnga acesteia ;
Across Worksheets copiaz datele unei celule sau regiuni selectate din foaia actual de
calcul n locaiile corespunztoare ale altor foi de calcul selectate anterior ; se va deschide
fereastra Fill Across Worksheets ce ofer butoanele de validare All(copiaz coninutul i
formatarea), Contents (doar coninutul), Formats(doar formatarea), dup care se acioneaz
butonul OK ;
Series completeaz o regiune selectat cu una sau mai multe serii de numere sau date care
sunt progresii aritmetice sau geometrice ; se afieaz fereastra Series unde trebuie s se indice
diverse informaii privind generarea ;
Justify redistribuie coninutul de text al celulelor selectate pentru umplere.

Completarea automat a datelor (AutoComplete) este o facilitate nou a programului Excel .

Dac ntr-o celula a fost introdus un text i se trece la completarea celulei de sub aceasta, programul
Excel propune introducerea textului respectiv. Dac utilizatorul consider c acesta nu este
convenabil, se continu cu tastarea caracterelor dorite.
O generalizare a metodei anterioare este folosirea comenzii Pick From List obinut cu
butonul drept al mouse-ului. Dac ntr-o coloan s-au completat cteva celule i se dorete
completarea unei celule cu un coninut identic cu unul din celulele anterioare, se selecteaz celula ce
trebuie completat, dup care se execut click dreapta. Apare un meniu local din care se alege
comanda Pick From List care afieaz o list derulant cu textele introduse anterior. Se alege textul
dorit i se execut click care determin completarea celulei cu textul dorit.
Utilizarea listelor predefinite tip utilizator este o facilitate important n regimul de editare
pentru ca introducerea datelor i textelor s fie ct mai eficient. Aceste liste se folosesc n cazurile n
care ntr-o foaie de calcul trebuie s apar de mai multe ori acelai coninut al unei regiuni.

Definirea unei liste de tip utilizator reclam urmtoarele etape :

se selecteaz comanda Tools Options care afieaz fereastra de dialog Options ;
n fereastra afiat se execut click pe eticheta Custom list (lista de tip utilizator) unde se
execut click pe linia New List (list nou) ;
se execut click n subfereastra List entries (elementele listei) i se tasteaz elementele listei ;
dup fiecare element se tasteaz <CR> ; dac elementele listei sunt deja ntr-o regiune a foii
de calcul, este suficient ca n linia Import list from cells s se indice adresa regiunii, dup
care se execut butonul Import ;
dup introducerea elementelor listei se acioneaz butonul Add , apoi butonul OK ; butonul
Delete se poate folosi pentru eliminarea unei liste predefinite.

Elementele unei liste predefinite pot fi utilizate pentru completarea unor celule, introducnd un
element arbitrar al listei i folosind mnerul de umplere al sectorului de celul activ.