Ghid contabil privind avansurile de trezorerie (I)

Feb 28, 2013 Postat De Maria Bdoi In Financiar-Contabil, Fiscal Etichete Avansuri De Trezorerie, Ghid Contabil Comentarii 1

1. Definirea avansurilor de trezorerie

Avansurile de trezorerie sunt sumele n numerar, puse la dispoziia personalului sau a terilor, n vederea efecturii unor pli n
favoarea entitii.
2. ncadrarea avansurilor de trezorerie n contabilitate

Conform punctului 176 din OMFP nr. 3055/2009, sumele n numerar, puse la dispoziia
personalului sau a terilor, n vederea efecturii unor pli n favoarea entitii, se
nregistreaz distinct n contabilitate (contul 542 Avansuri de trezorerie). n cazul
plilor n valut suportate din avansuri de trezorerie, cheltuielile se recunosc n
contabilitate la cursul din data efecturii operaiunilor sau la cursul din data decontrii
avansului. Sumele reprezentnd avansuri de trezorerie, acordate potrivit legii i
nedecontate pn la data bilanului, se evideniaz n contul de debitori diveri (461
Debitori diveri) sau creane n legtur cu personalul (4282 Alte creane n legtur
cu personalul), n funcie de natura creanei.
3. Monografia contabil a avansurilor de trezorerie

Operaiunea contabil
nregistrarea n contabilitate
privind avansurile de
trezorerie acordate

Debit

Credit

542. Avansuri de
trezorerie

531. Casa

nregistrarea n contabilitate 542. Avansuri de

privind diferenele favorabile trezorerie
de curs valutar aferente
avansurilor de trezorerie n
valut, nregistrate la finele
lunii, respectiv la nchiderea
exerciiului financiar

765. Venituri
din diferene
de curs valutar

nregistrarea n contabilitate
privind avansurile de
trezorerie justificate prin
achiziia de stocuri, inclusiv
diferenele de pre
nefavorabile aferente

%301. Materii
=
prime302. Materiale
consumabile303.
Materiale de natura
obiectelor de
inventar308.
Diferene de pre la
materii prime i
materiale361.
Animale i
psri368. Diferene

542. Avansuri
de trezorerie

de pre la animale i
psri371.
Mrfuri381.
Ambalaje388.
Diferene de pre la
ambalaje401.
Furnizori
nregistrarea n contabilitate
privind cheltuieli
reprezentnd valoarea
materialelor nestocate,
consumurilor de energie i
ap, ntreinere i reparaii,
primele de asigurare, studii i
cercetare executate de teri,
comisioane i onorarii,
protocol, reclam i
publicitate, transport de
bunuri, deplasri, potale i
telecomunicaii, alte servicii
executate de teri

%602. Cheltuieli cu =
materialele
consumabile604.
Cheltuieli privind
materialele
nestocate605.
Cheltuieli privind
energia i apa611.
Cheltuieli cu
ntreinerea i
reparaiile612.
Cheltuieli cu
redevenele, locaiile
de gestiune i
chiriile613.
Cheltuieli cu primele
de asigurare614.
Cheltuieli cu studiile
i cercetrile622.
Cheltuieli privind
comisioanele i
onorariile623.
Cheltuieli de
protocol, reclam i
publicitate624.
Cheltuieli cu
transportul de bunuri
i personal625.
Cheltuieli cu
deplasri, detari i
transferri626.
Cheltuieli potale i
taxe de
telecomunicaii628.
Alte cheltuieli cu
serviciile executate
de teri

542. Avansuri
de trezorerie

nregistrarea n contabilitate
privind sume reprezentnd
avansuri nejustificate

428. Alte datorii i =

creane n legtur cu
personalul

542. Avansuri
de trezorerie

nregistrarea n contabilitate
privind sumele reprezentnd
avansuri de trezorerie,
nedecontate pn la data
bilanului

%461. Debitori
diveri428. Alte
datorii i creane n
legtur cu
personalul

542. Avansuri
de trezorerie

nregistrarea n contabilitate
privind sume restituite n
numerar reprezentnd
avansuri de trezorerie
neutilizate

531. Casa

542. Avansuri
de trezorerie

nregistrarea n contabilitate 532. Alte valori

privind sume utilizate pentru
achitarea altor valori

542. Avansuri
de trezorerie

nregistrarea n contabilitate
privind diferenele
nefavorabile de curs valutar,
aferente avansurilor de
trezorerie n valut,
nregistrate la finele lunii,
respectiv la nchiderea
exerciiului financiar, sau la
lichidarea acestora

542. Avansuri
de trezorerie

665. Cheltuieli din

diferene de curs
valutar

4. Fluxul documentelor utilizate n relaia cu avansurile de trezorerie

Din punct de vedere contabil, fluxul documentelor este urmtorul:
- se solicit i se acord avansul de trezorerie;
- se depune decontul de cheltuieli, nsoit de documentele justificative care atest avansul
de trezorerie consumat;
- se restituie avansul de trezorerie neconsumat.
Procedura privind modul de ntocmire al documentelor justificative, circuitul
documentelor i termenele aferente sunt stabilite la nivelul intern al fiecrei entiti.
Aceast procedur trebuie aprobat la nivelul conducerii.
Citete i a doua i a treia parte a acestui ghid.

Ghid contabil privind avansurile de trezorerie (II). Documentele contabile utilizate

n relaia cu avansurile de trezorerie
Mar 1, 2013 Postat De Maria Bdoi In Financiar-Contabil, Fiscal
Etichete Avansuri De Trezorerie, Decont De Cheltuieli, Documente
Contabile, Ghid Contabil, Ordin De Deplasare Comentarii 0
Ca i documente contabile, n ceea ce privete avansurile de trezorerie, vorbim de:
- dispoziie de plat/ncasare ctre casierie;
- ordin de deplasare;
- ordin de deplasare n strintate;
- decont de cheltuieli (pentru deplasri externe).
5.1. Trebuie s tim despre decontul de cheltuieli (pentru deplasri externe cod 145-5) urmtoarele:
5.1.1. Servete ca:
- dispoziie pentru casierie, n vederea achitrii n numerar a unor sume, potrivit
dispoziiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum
i a diferenei de ncasat de ctre titularul de avans n cazul justificrii unor sume mai
mari dect avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;
- dispoziie pentru casierie, n vederea ncasrii n numerar a unor sume care nu
reprezint venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziiilor legale;
- document justificativ de nregistrare n registrul de cas i n contabilitate, n cazul
plilor n numerar efectuate fr alt document justificativ.
5.1.2. Se ntocmete n dou exemplare de ctre compartimentul financiar-contabil:
- n cazul utilizrii ca dispoziie de plat, cnd nu exist alte documente prin care se
dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
- n cazul utilizrii ca dispoziie de plat a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare,
procurare de materiale etc.;
- n cazul utilizrii ca dispoziie de ncasare, cnd nu exist alte documente prin care se
dispune ncasarea (avize de plat, somaii de plat etc.).
Se semneaz de ntocmire la compartimentul financiar-contabil.
5.1.3. Circul:
- la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv, pentru viz n cazurile
prevzute de lege;
- la persoanele autorizate s aprobe ncasarea sau plata sumelor respective;
- la casierie, pentru efectuarea operaiunii de ncasare sau plat, dup caz, i se semneaz
de casier; n cazul plilor se semneaz i de ctre persoana care a primit suma;
- la compartimentul financiar-contabil, anex la registrul de cas, pentru efectuarea
nregistrrilor n contabilitate (exemplarul 2);

- la pltitor (exemplarul 1).

5.1.4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, anex la registrul de cas.
5.1.5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea unitii;
- denumire formular: plat/ncasare;
- numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului;
- numele i prenumele, precum i funcia (calitatea) persoanei care ncaseaz/restituie
suma;
- suma ncasat/restituit (n cifre i n litere); scopul ncasrii/plii;
- semnturi: conductorul unitii, viza de control financiar preventiv, compartimentul
financiar-contabil;
- date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primit, data i
semntura;
- casier; suma pltit/ncasat; data i semntura.
5.2. Trebuie s tim despre ordinul de deplasare (delegaie cod 14-5-4)
urmtoarele:
5.2.1. Servete ca:
- dispoziie ctre persoana delegat s efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de nregistrare n contabilitate.
5.2.2. Se ntocmete ntr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de ctre persoana care
urmeaz a efectua deplasarea, precum i pentru justificarea avansurilor acordate n
vederea procurrii de valori materiale cu plata n numerar.
5.2.3. Circul:
- la persoana mputernicit s dispun deplasarea, pentru semnare;
- la persoana care efectueaz deplasarea;
- la persoanele autorizate ale unitii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea
sosirii i plecrii persoanei delegate;
- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor
justificative anexate la acesta de ctre titular, la ntoarcerea din deplasare sau cu ocazia
procurrii materialelor, stabilindu-se diferena de primit sau de restituit, cu luarea n
considerare a eventualelor penalizri i semntura pentru verificare.

n cazul n care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare dect
avansul primit, pentru diferena de primit de ctre titularul de avans se ntocmete
Dispoziie de plat ctre casierie.
n cazul n care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici dect
avansul primit, diferena de restituit de ctre titularul de avans se depune la casierie pe
baz de Dispoziie de ncasare ctre casierie;
- la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv, pentru viz;
- la conductorul unitii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.
5.2.4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
5.2.5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea unitii;
- denumirea i numrul formularului;
- numele, prenumele i funcia persoanei delegate; scopul, destinaia i durata deplasrii;
tampila unitii; semntura conductorului unitii; data;
- data (ziua, luna, anul, ora) sosirii i plecrii n/din delegaie;
- ziua i ora plecrii; ziua i ora sosirii; data depunerii decontului; penalizri calculate;
avans spre decontare;
- cheltuieli efectuate: felul actului i emitentul, numrul i data actului, suma;
- numrul i data documentului pentru restituirea diferenei; diferena de primit/restituit;
- semnturi: conductorul unitii; controlul financiar preventiv, persoana care verific
decontul, eful de compartiment, dup caz; titularul de avans.
5.3. Trebuie s tim despre ordinul de deplasare (delegaie) n
strintate (transporturi internaionale cod 14-5-4/a)urmtoarele:
5.3.1. Servete ca:
- dispoziie ctre conductorii auto s efectueze transporturi n strintate cu
autovehiculele unitii;
- document de stabilire a avansului n valut, pentru deplasrile conductorilor auto care
urmeaz s efectueze transporturi n strintate, pe baza cruia acetia ridic avansul de la
casierie;
- document pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, precum i a valutei aduse la
napoiere n ar;
- document justificativ de nregistrare n registrul de cas (n valut) i n contabilitate.

5.3.2. Se ntocmete la unitile care efectueaz transporturi n strintate, n dou

exemplare, pentru fiecare deplasare, de ctre sectorul de exploatare i se semneaz de
ctre eful sectorului pentru confirmarea realitii datelor i exactitii calculelor din
ordinul de deplasare.
5.3.3. Circul:
- la conductorul unitii, pentru semnare (ambele exemplare);
- la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv, pentru viz (ambele
exemplare);
- la conductorii auto care urmeaz s efectueze deplasarea, pentru semnare, pe ambele
exemplare, de primire a avansurilor n valut, reinnd exemplarul 1, care urmeaz s fie
ataat la Decontul de cheltuieli valutare (transporturi internaionale) (cod 14-5-5/a);
- la casierul unitii care semneaz pentru plata sumei n valut (ambele exemplare) i
efectueaz nregistrarea sumelor pltite n registrul de cas (n valut).
5.3.4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
5.3.5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea unitii;
- denumirea i numrul formularului;
- numele, prenumele i funcia titularului de avans; destinaia; marca i numrul
autovehiculului; scopul deplasrii; locul de ncrcare; locul de descrcare;
- detalierea elementelor de avans n lei i n valut;
- numrul i data documentului pentru restituirea diferenei; diferena de primit/restituit;
- semnturi: conductorul unitii; eful de compartiment, controlul financiar preventiv,
dup caz; titularul de avans.
5.4. Trebuie s tim despre decontul de cheltuieli (pentru deplasri externe cod 145-5) urmtoarele:
5.4.1. Servete ca:
- document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (n
valut i n lei), cu ocazia deplasrii n strintate;
- document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de nregistrare n registrul de cas (n valut) i n contabilitate.
5.4.2. Se ntocmete ntr-un exemplar de ctre titularul de avans pentru justificarea
cheltuielilor efectuate pe ntreaga durat a deplasrii.
5.4.3. Circul:

- la persoanele autorizate s verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli,

exactitatea calculelor privind sumele decontate la ntoarcerea din deplasare i calculul
eventualelor penalizri de ntrziere, care semneaz de verificare;
- la persoanele autorizate s exercite controlul financiar preventiv i s aprobe plata
diferenei n cazul n care, la decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasrii,
suma cheltuielilor efective depete avansul primit;
- la casieria unitii pentru plata diferenei, caz n care titularul de avans semneaz pentru
primirea diferenei respective, fr a se mai ntocmi document distinct.
n cazul n care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici dect
avansul primit, diferena de restituit de ctre titularul de avans se depune la casierie pe
baz de Chitan pentru operaiuni n valut (cod 14-4-1/a) sau Dispoziie de ncasare
ctre casierie (cod 14-4-4), dup caz.
5.4.4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
5.4.5. Coninutul minimal de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea unitii;
- denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului;
- numele i prenumele titularului de avans;
- avansuri primite n valut sau n valut i n lei; sume decontate; diferene de
restituit/primit;
- semnturi: conductorul unitii; eful compartimentului financiar-contabil, controlul
financiar preventiv, persoana care verific decontul, dup caz; titularul de avans.
5.5. Trebuie s tim despre decontul
internaionale cod 14-5-5/a) urmtoarele:
5.5.1. Servete ca:

de

cheltuieli

valutare (transporturi

- document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (n

valut i n lei), cu ocazia deplasrii n strintate;
- document pentru stabilirea diferenei de primit sau de restituit de ctre titularul de
avans;
- document de nregistrare n contabilitate.
5.5.2. Se ntocmete la unitile care execut transporturi n strintate, ntr-un exemplar,
de ctre titularul de avans, pentru cheltuielile efectuate pe ntregul parcurs, semnndu-se
de titularul de avans.
5.5.3. Circul:

- la persoanele autorizate s verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli,

exactitatea calculelor privind sumele decontate la ntoarcerea din strintate i calculul
eventualelor penalizri de ntrziere, care semneaz de verificare.
n cazul n care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare dect
avansul primit de ctre titularul de avans se ntocmete Dispoziie de plat ctre casierie
(cod 14-4-4).
n situaia n care, la decontare, sumele privind cheltuielile efectuate sunt mai mici dect
avansul primit, diferena de restituit de ctre titularul de avans se depune la casierie pe
baz de Dispoziie de ncasare ctre casierie (cod 14-4-4);
- la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv, pentru viz;
- la conductorul unitii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate i a eventualei diferene
de primit de ctre titularul de avans.
5.5.4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
5.5.5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea unitii;
- denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului;
- numele i prenumele titularului de avans;
- avans n valut; sume decontate; diferene de restituit/primit;
- semnturi: conductorul unitii, eful compartimentului financiar-contabil, controlul
financiar preventiv, persoana care verific decontul, titularul de avans.
Citete prima parte i a treia parte a acestui ghid.

vGhid contabil privind avansurile de trezorerie (III). Arhivarea

documentelor financiar-contabile
Mar 2, 2013 Postat De Maria Bdoi In Financiar-Contabil, Fiscal Etichete Arhivarea Documentelor Financiar-Contabile, Avansuri De
Trezorerie, Ghid Contabil Comentarii 0

Entitile au obligaia pstrrii n arhiva lor a documentelor contabile care stau la

baza nregistrrii n contabilitate. Pstrarea documentelor justificative i contabile
se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dup caz.
Documentele justificative i contabile se pot arhiva, n baza unor contracte de prestri de
servicii, cu titlu oneros, de ctre alte persoane juridice romne care dispun de condiii
corespunztoare. i n acest caz, rspunderea privind arhivarea documentelor financiarcontabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are
obligaia gestionrii unitii beneficiare.
Unitatea care a ncredinat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiar, va
ntiina organul fiscal teritorial de care aparine despre aceast situaie. Cu ocazia

controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, s

prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.
Termenul de pstrare a documentelor justificative i contabile este de 10 ani cu
ncepere de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite.
n caz de ncetare a activitii entitilor, documentele contabile se arhiveaz n
conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990privind societile comerciale, republicat,
cu modificrile i completrile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, n
conformitate cu prevederile legale n materie, dup caz.
Arhivarea documentelor justificative i contabile se face n conformitate cu prevederile
legale i cu urmtoarele reguli generale:
- documentele se grupeaz n dosare, numerotate, nuruite i parafate;
- gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, n cadrul fiecrui
exerciiu financiar la care se refer acestea. n cazul fuziunii sau al lichidrii societii,
documentele aferente acestei perioade se arhiveaz separat;
- dosarele coninnd documente justificative i contabile se pstreaz n spaii amenajate
n acest scop, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu
mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidena documentelor la arhiv se ine cu ajutorul Registrului de eviden, potrivit
legii, n care sunt consemnate dosarele i documentele intrate n arhiv, precum i
micarea acestora n decursul timpului.
Eliminarea din arhiv a documentelor al cror termen legal de pstrare a expirat se
face de ctre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite,
dup caz. n aceast situaie se ntocmete un proces-verbal i se consemneaz scderea
documentelor eliminate din Registrul de eviden al arhivei.
Citete i primele dou pri ale acestui ghid aici i aici.