Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
67 Lectie Demo Protocol Si Organizare Evenimente PDF
67 Lectie Demo Protocol Si Organizare Evenimente PDF
LECIE DEMONSTRATIV
V
IE ATI
C R
LE NST
O
INTRODUCERE
EM
LECIE DEMONSTRATIV
STRUCTURA LECIILOR
Studiul eficient al cursului nostru este garantat de structura unitar a celor
16 caiete. Fiecare caiet este constituit din dou lecii, ce trateaz un anumit
domeniu de interes (vezi programa de la pagina 3).
Informaiile noi sunt prezentate ntr-un mod atractiv, iar procesul de
nvare devine simplu i rapid!
Modulele se parcurg uor, ntr-un mod relaxat, datorit semnelor grafice i
cuvintelor-cheie special concepute pentru a marca diverse componente ale
leciilor.
Limbajul este accesibil, explicit, iar accentul este pus pe exemplificarea
diverselor situaii specifice domeniului (vezi exemple).
Metoda gradual de nvare, de la simplu la complex, v ajut s devenii
un adevrat profesionist n domeniul organizrii evenimentelor.
Exerciiile, temele pentru acas i colaborarea cu profesorul personal v
ofer o evaluare obiectiv a gradului de nsuire a noiunilor noi.
PRIMIREA CURSULUI
La Eurocor, cursanii aleg unde s primeasc pachetul de curs! Dvs. ce alegei?
1. Acas, la cutia potal (Cutia potal trebuie s aib dimensiunile de
minimum 22x30x1 cm.).
2. La serviciu.
3. La oficiul potal de care aparinei (Adresa declarat la nscriere trebuie s
fie cea din buletin).
CONTUL DE CURSANT
Fiecare cursant are propriul cont pe site-ul www.eurocor.ro. Aici gsii informaii
despre stadiul trimiterii pachetelor de curs sau plile efectuate i nregistrate.
Din contul de cursant se pot accesa i aplicaiile TemeOnline sau PlataOnline.
ABSOLVIREA
Odat cu expedierea ultimului pachet de curs, vei primi i testul de evaluare
final. Calificativele obinute pot fi: foarte bine, bine i insuficient (n funcie
de punctajul realizat). Odat promovat acest test, vei obine Certificatul de
absolvire Eurocor.
3
LECIE DEMONSTRATIV
Lecia 17
Componenta uman n evenimente. Beneficiari,
participani, personal
Lecia 18
Planificarea strategic a operaiunilor pentru
eveniment
Lecia 3
Contacte sociale i personale. Elementele
eseniale ale bunelor maniere n societate (I)
Lecia 4
Regulile fundamentale ale contactelor oficiale.
Eticheta i protocolul
Lecia 19
Gestiunea evenimentului: servicii, furnizori, buget
Lecia 20
ntrunirile internaionale: protocol i management
Lecia 5
Elementele eseniale ale bunelor maniere n
societate (II). Tipuri de comportament n diferite
situaii
Lecia 6
Regulile vestimentaiei. Regulile contactelor
scrise
Lecia 21
Organizarea trgurilor i expoziiilor naionale
Lecia 22
Organizarea trgurilor i expoziiilor internaionale
Lecia 7
Poziii ierarhice, aezarea la mas
Lecia 8
Regulile ceremoniilor
Lecia 23
Organizarea congreselor
Lecia 24
Organizarea conferinelor
Lecia 9
Principalele tipuri de evenimente
Lecia 10
Particulariti ale reuniunilor de afaceri i
mondene cu catering (I)
Lecia 25
Elaborarea scenariilor pentru eveniment
Lecia 26
Organizarea conferinelor de pres i a ntlnirilor cu
jurnalitii
Lecia 11
Ospitalitatea acas
Lecia 12
Ospitalitatea la birou. Aspecte multiculturale
Lecia 27
Organizarea de programe pentru delegaiile oficiale
Lecia 28
Tipuri de programe: pentru doamne, pentru domni
Lecia 13
Ospitalitatea la restaurant
Lecia 14
Particulariti ale reuniunilor de afaceri i
mondene cu catering (II)
Lecia 29
Organizarea evenimentelor culturale
Lecia 30
Alte evenimente la birou i n familie
Lecia 15
Noiuni generale de gastronomie
Lecia 16
Culturi gastronomice diferite.
gastronomice speciale
Lecia 31
Reguli de organizare a ceremoniilor religioase
Lecia 32
Performana n evenimente condiii materiale,
umane i de impact
Interdicii
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]iile
19-20
Obiectivele pe care
trebuie s le atingei
dup parcurgerea
fiecrei lecii v
ghideaz nvarea.
Tipurile de cheltuieli
Cheltuielile pe care le implic\ organizarea unui eveniment de amploare nu se refer\
doar la cazarea [i servirea invita]ilor, ci se constituie n mai multe categorii, pe care
responsabilii cu finan]ele trebuie s\ le ia n considera]ie.
Cele mai importante sunt:
chirii pentru spa]iile de conferin]e [i cele utilitare adiacente (spa]iu de nregistrare a
participan]ilor, sal\ de secretariat, zon\ VIP, spa]iu de odihn\ pentru interpre]i etc.);
cheltuieli cu nchirierea de echipamente audio-video [i eventual de traducere
simultan\;
serviciile de alimenta]ie public\ (pauze de cafea, dejunuri, mese festive etc.);
servicii de transport, transferuri aeroport hotel aeroport [i programe turistice
adiacente (tururi de ora[, excursii etc.);
servicii de produc]ie a materialelor promo]ionale [i informative pentru [i despre
eveniment (tip\rituri, obiecte personalizate prin inscrip]ionare etc.);
cheltuieli cu cazarea participan]ilor, invita]ilor speciali etc.
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 2
reprezentan]e diplomatice;
reprezentan]e consulare.
Lega]ie, Pronun]iatur\
Deosebirea dintre cele dou\ categorii este de ordine istoric\ [i politic\, dar n momentul
actual cea de-a doua categorie este deja de domeniul trecutului.
ierarhia
Ca [i reprezentan]ele diplomatice, [i cele consulare sunt organizate, n func]ie de ierarhie, n:
reprezentan]elor
consulat general
consulare
Definiiile
i noiunile
importante au fost
marcate special.
consulat
consulat onorific
viceconsulat
agen]ie consular\
30
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 27
Exemplele,
evideniate
printr-un simbol
distinct, ilustreaz
cteva dintre
situaiile pentru
care trebuie s
v pregtii ca
organizator de
evenimente.
Stimate domn,
Conform convorbirii noastre telefonice prealabile, v\ transmitem comanda
ferm\ de rezervare pentru 3 camere cu un pat (single) [i o camer\ dubl\ pentru
oaspe]ii no[tri din Marea Britanie [i Fran]a, conform listei de nume de mai
jos, pentru perioada 18-20 mai a.c. (2 nop]i), la tariful stabilit de 40 EUR/
noapte, inclusiv mic dejun [i taxele aferente. Orice cheltuieli suplimentare vor
fi acoperite de oaspe]i.
Oaspe]ii se numesc:
Dl.Ph.Y, Marea Britanie, nr. pa[aport xxxxxx, camer\ SGL
Dna S.W, Marea Britanie, nr. pa[aport xxxxxx, camer\ SGL
Dl. J.W [i dna M.W, Marea Britanie, nr. pa[aport xxxxxx [i respectiv xxxxxxx,
camer\ DBL
Dna A.B., Fran]a, nr. pa[aport xxxx, camer\ SGL
Achitarea tarifulului se va face de c\tre institu]ia noastr\, prin virament
bancar, din contul nr. 00000000-00000000, deschis la Sucursala Bucure[ti
a b\ncii X, dup\ ncheierea [ederii oaspe]ilor, pe baza facturii detaliate, pe
care v\ rug\m s\ men]iona]i num\rul rezerv\rii.
V\ rug\m s\ ne transmite]i confirmarea prezentei rezerv\ri.
Cu stim\,
I.I.
11
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 3
pozi]ia
minilor
Dac\ ]inerea minilor n buzunar n timpul unei conversa]ii sau al unui discurs este
considerat\ a fi lips\ de maniere, devine imperios s\ [tim ce s\ facem cu ele n astfel de
momente.
Legenda pozelor:
13
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 24
ADMINISTRA}IA LOCAL| A MUN. BUCURE{TI
PROGRAM
Conferin]a primarilor din capitalele statelor membre,
a statelor recent integrate [i a ]\rilor n curs de aderare la UE,
cu sprijinul Direc]iei Generale de Educa]ie [i Cultur\ a Comisiei Europene
20-22 martie a.c.
* Pe parcursul conferin]ei va fi asigurat\ traducere n limbile englez\, german\ [i romn\.
Administra]ii locale participante: Atena Grecia, Berlin Germania, Bratislava Slovacia,
Bucure[ti Romnia, Liubliana Slovenia, Praga Cehia, Riga Letonia, Sofia Bulgaria,
Tallinn Estonia, La Valletta Malta, Viena Austria, Vilnius Lituania, Var[ovia Polonia.
20 martie
Dup\-amiaz\
19.50
20.00 - 22.00
Festivitatea de deschidere
Sala festiv\ a Prim\riei, organizator: primarul general
21 martie
9.00
9.20 - 9.40
Prelegerea
Europene
9.40 - 10.50
10.50 - 11.10
Pauz\ de cafea
11.10 - 12.30
12.30 - 13.15
13.15 - 14.30
15.00 - 18.00
16.30 - 16.40
Pauz\ de cafea
19.30
20.00 - 22.30
sus]inut\
de
reprezentantul
Comisiei
33
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 18
Proiectul de buget
Elaborarea proiectului de buget se face n mai multe variante. Prima, cea optimist\,
porne[te de la un num\r estimat al participan]ilor relativ mare [i un volum de resurse
suficient, lund n calcul nu doar banii aloca]i de beneficiar [i cei colecta]i din taxe de
participare, ci [i surse alternative (parteneriate, sponsoriz\ri etc.).
A doua variant\ a bugetului, cea pesimist\, se bazeaz\ pe un num\r estimat de participan]i
mai restrns, posibil n caz de risc (vreme rea, criz\ economic\, conflicte sau atacuri
teroriste etc.), [i pe resurse limitate la taxele de participare (perspectiva n care beneficiarul
nu va avea capacitatea de a atrage sponsoriz\ri etc.).
Fiecare dintre variante include anumite m\suri, care se vor ajusta pe parcursul preg\tirilor,
n func]ie de dinamica [i nivelul realizat al cheltuielilor [i veniturilor.
Pentru a n]elege cum se elaboreaz\ un buget, v\ prezent\m un proiect de buget elaborat
pentru o ntlnire la care particip\ patru invita]i din Spania, nso]i]i de so]iile lor. Sumele
pe care le avans\m sunt estimative, ajutndu-v\ s\ v\ face]i o idee despre rubricile pe
care trebuie s\ le cuprind\ proiectul.
Varianta nr. 1 a proiectului de buget
BUGET
02.05. 05.05. (4 zile, 5 persoane), delega]ie medical\ spaniol\
mai (mar]i)
a.c (mari)
22 mai
V vei familiariza
cu diverse
documente i
calcule specifice
domeniului.
Denumirea
Cheltuieli
Sala de ateptare
VIP (5 persoane) 100 LEI
2 camere cu 2 paturi, 3 nopi 650 LEI
1 camer cu un pat, 3 nopi 770 LEI
Hotel
(n tarif este inclus micul dejun i impozitul turistic.
Oaspetele pltete factura de telefon i serviciul de
minibar.)
Cin la hotel
5 persoane x 60 LEI
Flori (2 buchete)
pentru doamne, la
2 x 25 LEI
sosire
Autoturism
2 x 200 LEI/zi
Total cheltuieli pt. ziua de 2 mai:
Total
100 LEI
1 420 LEI
300 LEI
50 LEI
400 LEI
2 270 LEI
Total
Pauz de cafea
Gazd: MAE
8 persoane x 120 LEI
Prnz la restaurant
(3 invitai, 1 translator, 1 referent, 2 subsecretari de
Marriott
960 LEI
stat, 1 invitat de la ambasada Spaniei)
Pauz de cafea
5 persoane x 10 LEI
50 LEI
(Parlament)
10
persoane
x
150
LEI
Cin la restaurant
(3 invitai, 2 soii, 1 referent, 1 translator, 1 ambasador,
1 500 LEI
Doina
2 subsecretari de stat)
Cocteil-party
Gazd: ambasada Spaniei
Autoturism
2 x 200 LEI/zi
400 LEI
2 910 LEI
25
10
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 7
n cazul mai multor invita]i care iau loc n acela[i automobil, se aplic\ de obicei
urm\toarea ordine de plasare:
Materia se
asimileaz uor
datorit figurilor
i schemelor
relevante.
(n cazul unui automobil mai mare, n care exist\ [i scaun suplimentar)
19
11
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 23
Cuvintele
cheie v ajut s
identificai rapid
aspectele de baz
ale cursului.
num\rul
persoanelor
nso]itoare
num\rul
oaspe]ilor
La stabilirea num\rului de participan]i trebuie s\ ave]i n vedere [i num\rul oaspe]ilor invita]i de c\tre comisia de organizare. n cazul organiza]iilor interna]ionale
exist\ un obicei conform c\ruia comisiile de organizare na]ionale i g\zduiesc pe
membrii prezidiului pe tot parcursul evenimentului, asigurndu-le acestora cazarea [i
deservirea la nivelul maxim de confort, f\r\ a le percepe taxe.
Pe m\sur\ ce sosesc formularele completate de nregistrare a participan]ilor [i se
apropie data limit\ a nscrierilor, integratorul poate aplica anumite m\suri de corec]ie
a cifrelor estimative exprimate n contracte [i n comenzile de principiu, adresate
furnizorilor (cazare, catering etc.) pentru a se asigura c\ serviciile care vor fi prestate
sunt dimensionate realist, f\r\ pierderi sau insuficien]e.
programe de
management
17
12
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 21
diversitatea
componentelor
Avei la dispoziie
recomandri de
rezolvare a unor
situaii concrete
care pot aprea n
activitatea unui
organizator de
evenimente.
13
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 27
vestimenta]ia
Codurile vestimentare n sfera delega]iilor oficiale sunt destul de pu]in flexibile, mergnd
de la clasicul costum [i taior, la haine chiar mai conservatoare, mai ales atunci cnd
deplasarea se face n scopul ntlnirii cu un nalt reprezentant bisericesc sau n ]\ri precum
cele din Orientul Mijlociu, de exemplu, unde conota]ia cultural\ a p\r]ilor corpului [i a
modalit\]ii de expunere a acestuia difer\ de percep]ia medie european\.
Exerciiile v
provoac de multe
ori imaginaia
sau v solicit
experiena
profesional i nu
numai.
La o ntlnire organizat\ n
anul 2006 la Vatican, ntre
Papa Benedict al XVI-lea [i o
delega]ie oficial\ format\ din
diploma]i ai mai multor ]\ri,
doamnele din cadrul delega]iei, indiferent de credin]a
lor religioas\, s-au prezentat
purtnd pe cap p\l\rie, v\l
sau e[arf\, din respect pentru
cerin]ele Bisericii Catolice.
Organizatorii le pot propune membrilor delega]iei o vestimenta]ie practic\ sau
variabil\ de la program la program. Oricum, ]inuta trebuie s\ se diferen]ieze [i s\ se
adapteze n func]ie de ocazie dineu oficial, recep]ie, ntrunire la nivel nalt, vizit\ de
lucru n fabric\, program de relaxare adiacent ntlnirilor oficiale. De obicei, aceste
detalii sunt specificate cu mult timp naintea efectu\rii deplas\rii.
Exerci]iul 2
Descrie]i dou\ ]inute b\rb\te[ti/feminine potrivite pentru un banchet oficial [i,
respectiv, o vizit\ ntr-un spa]iu de produc]ie alimentar\.
14
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 28
Exerciiile reflect
situaii concrete care
pot aprea n timpul
desfurrii unor
evenimente.
invita]ia pentru
dou\ persoane
29
15
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 8
Exerci]iul 5
Cine poate s\-l nlocuiasc\ pe ambasador la un simpozion cu caracter
militar, dedicat discut\rii unor aspecte legate de strategiile armate din cel
de-al doilea r\zboi mondial, la care acesta nu poate s\ ia parte?
Dac\ ambasadorul/consulul nu se prezint\ personal la un eveniment, subalternul
s\u, care l reprezint\, nu poate ocupa scaunul rezervat pentru conduc\torul misiunii
diplomatice. n cazul n care [i so]iile diploma]ilor particip\ la o festivitate, acestea iau
loc al\turi de so]ii lor, respectndu-se acelea[i reguli ierarhice.
Corpul diplomatic este condus de doyenul s\u, adic\ de acel ambasador din componen]a
lui care are cea mai mare vechime n grad. Doyenul are rol de mediator ntre corpul
diplomatic [i guvernul ]\rii gazd\. Este persoana care transmite [efului de stat ur\rile de
bine de Anul Nou din partea CD (corpului diplomatic), organizeaz\ o recep]ie n onoarea
colegilor care p\r\sesc postul dup\ expirarea mandatului lor, respectiv festivit\]i comune
n scopul depunerii de coroane.
n numeroase ]\ri, so]ia doyenului (doyenne) are atribu]ii speciale, de exemplu n
chestiuni n care se implic\, de obicei, so]iile reprezentan]ilor diplomatici. Loc]iitorul
doyenului este vice-doyenul, care n lipsa doyenului sau dac\ acesta ntmpin\
obstacole n efectuarea activit\]ii sale ndepline[te sarcinile acestuia.
Dup\ cum a]i putut vedea, organizatorii de evenimente [i speciali[tii pe probleme de
protocol care lucreaz\ n domeniul protocolului diplomatic trebuie s\ fie la curent
nu doar cu cele prezentate pn\ acum n acest curs, ci trebuie s\ cunoasc\ [i regulile
legate de formele contactelor diplomatice.
Responsabilul cu protocolul trebuie s\ ia n considera]ie [i faptul c\ munca lui l
solicit\ de multe ori s\ participe la evenimente semi-festive sau festive. De aceea,
comportamentul [i mai ales vestimenta]ia sa trebuie s\ fie ntotdeauna n acord cu
func]iile [i atribu]iile pe care le are de ndeplinit, deoarece numai astfel va putea s\
organizeze n mod str\lucit evenimentele n centrul c\rora se afl\.
ntreb\ri de verificare
La finalul
fiecrei lecii
exist seciunea
ntrebri de
verificare care v
ajut la verificarea
cunotinelor pe
parcursul studiului
36
16
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 28
Exerci]iul 2
Descrie]i dou\ ]inute b\rb\te[ti/feminine potrivite pentru un banchet oficial [i,
respectiv, o vizit\ ntr-un spa]iu de produc]ie alimentar\.
R\spuns:
Dac\ nu se specific\, domnii pot alege pentru un banchet oficial codul vestimentar
white tie cravat\ alb\, constnd n c\ma[\ [i cravat\ alb\, hain\ neagr\ [i pantaloni
negri cu sau f\r\ band\ satinat\, vest\ alb\ [i p\l\rie neagr\. Pentru vizita n spa]iul de
produc]ie alimentar\, domnii pot purta hain\ gri cu pantalon negru sau gri, vest\, cravat\
lung\ [i p\l\rie gri, purtnd pe deasupra, provizoriu, halat alb. Doamnele vor merge
la banchetul oficial n rochie lung\ de sear\, cu m\nu[i lungi, pantofi elegan]i [i o
coafur\ deosebit\, iar pentru vizita n spa]iul de produc]ie alimentar\ vor alege o
rochie de lungime medie (nu lung\), m\nu[i scurte (op]ional), pantofi elegan]i, dar
comozi, o coafur\ practic\ pentru lucru [i vor purta halat alb (adus de organizatori
sau asigurat de fabrica respectiv\).
47
17
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 21
RECAPITULAREA LEC}IEI 21
21.1
21.2
21.3
21.4
21.5
20
18
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 22
DIC}IONAR DE SPECIALITATE
PENTRU LEC}IILE 21 {I 22
Termenii de
specialitate
sunt explicai
n dicionarul
de la finalul
caietelor.
companie de
management
expozi]ional
expozant
public-]int\
m\rfuri
MICE
Industry
releveu
42
19
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 28
Temele v ajut
s v fixai
cunotinele
dobndite.
a)
b)
c)
a.
n cazul unei delega]ii de nivel nalt, so]ia care nso]e[te oaspetele principal
trebuie s\ fie prezent\ la toate p\r]ile programului.
b.
c.
a)
b)
c)
4. Din lista de sugestii tematice de mai jos, face]i cte o list\ selectiv\
corespunz\toare fiec\rei grupe de vrst\ a participan]ilor, indiferent c\
sunt doamne sau domni:
Grupe de vrst\:
A. 18-25 ani;
Activit\]i:
a. Degustare de vin
b. Concert Rolling Stones
c. Plimbare cu barca
d. Centru de aromaterapie
e. Joc de canast\
f. Parapant\
g. Spectacol de teatru
h. Disco-club
B. 25-45 ani;
C. 45-55 ani;
i.
j.
k.
l.
m.
n.
o.
p.
D. 55-65 ani.
Rafting
Paintball
Recital Johann Strauss
Cump\r\turi
Jogging
Orientare n p\dure
Cazino
Croaziera cu vapora[ul
46
20
LECIE DEMONSTRATIV
EX
EM
PL
www.eurocor.ro