ROMNIA

MINISTERUL EDUCAIEI, CERCETRII, TINERETULUI I SPORTULUI

AUTORITATEA NAIONALA PENTRU CERCETARE TIINIFIC
DIRECTIA GENERALA ORGANISM INTERMEDIAR POS-CCE
______________________________________________________________________
Strada Mendeleev no. 21-25, 70168 Bucuresti 1, Tel/fax: 021/ 311 35 50; mail:sanda.hilgen@ancs.ro

Lista celor mai frecvente greseli la Cererea de Rambursare

AXA 2 POS CCE
1. ncadrarea incorect a cheltuielilor conform Cererii i Contractului de Finanare
de ctre Beneficiari.
2. Algoritmul dup care se calculeaz Cheltuielile Generale de Administratie nu este
neles corect de ctre Beneficiari i ca atare apar erori de calcul sau cheltuieli
care ies din perioada de eligibilitate.
3. Nerespectarea procedurilor de achiziie public( evaluare, criterii, caiet de sarcini,
contract)
4. Modificarea graficului de rambursare i depunerea CR-lor n aceeai perioad au
condus la suprapunerea acestora sau nerespctarea garficului de rambursare ca
timp si sume.
5. Beneficiarii nu anexeaz ntotdeauna toate documentele justificative prevzute n
Contractul de finanare i instruciunile AM de pe site.
6. Dificultile beneficiarilor de implementare a Instruciunii Nr. 7 elaborat de A.M.
cu privire la contabilitatea distinct a proiectului.
7. Beneficiarii nu cunosc i nu completeaz corect formularul CR.
8. Neclariti privind Manualul de identitate vizual, care este nc neaprobat de
ctre AM, iar cerinele nu sunt clare (tampila OI cercetare pe anunul de
publicitate
9. Extrase de cont nesemnate i netampilate de banc/ trezorerie.
10. Alte greseli sesizate urmare controlului:
Obiecte de inventar solicitate la rambursare din categoria de cheltuieli
Cheltuieli pentru achizitia de active corporale op. 2.2.4.
Cheltuielile aferente managementului de proiect depasesc limita de 10%
prevazuta in OMEF 1341/2008
Servicii de promovare institutionala (organizare evenimente de prezentare
a institutiei) solicitate la rambursare din categoria de cheltuieli Servicii de
consultanta pentru promovare institutionala op 2.2.4.
Obiecte de inventar solicitate la rambursare din categoria de cheltuieli
Cheltuieli pentru achizitia de active corporale op. 2.2.4.
Cheltuielile aferente managementului de proiect depasesc limita de 10%
prevazuta in OMEF 1341/2008

 Servicii de promovare institutionala (organizare evenimente de prezentare

a institutiei) solicitate la rambursare din categoria de cheltuieli Servicii de
consultanta pentru promovare institutionala op 2.2.4.
In cadrul categoriei Cheltuieli aferente managementului de proiect,
subcategoria Birotica se solicita la rambursare consumabile care nu pot fi
asociate managementului de proiect
Exemplu: etichete care contin coduri de bare pentru identificarea cartilor
din biblioteca institutiei
Taxa inregistrare OSIM solicitata din categoria Servicii de publicitate i
de promovare instituional
Cheltuieli salariale care nu au la baza contracte de munca
Exemplu: managerii de spital nu pot indeplini alte atributii, in afara
celor aferente functiei de manager, conform Legii nr. 95/2006. Au
fost solicitate la rambursare cheltuieli salariale efectuate in baza
unei Decizii interne.
Cheltuieli salariale depasirea numarului maxim de ore suplimentare permis de
legislatia muncii
Anunturi prin care se face invitatia de a participa la o anumita procedura de
achizitie publica (de obicei prima procedura lansata de beneficiar) solicitate la
rambursare din categoria Cheltuieli de informare i publicitate pentru proiect si
raportate ca anunturi privind inceperea activitatilor proiectului (anunturi de
inceput)
In cazul contractelor in valuta, nu se respecta prevederile contractului de finantare
privind solicitarea la rambursare a sumelor calculate la cursul cel mai mic intre
data facturarii si data platii.
Cheltuieli salariale: lipsa documentelor de plata sau documente de plata
incomplete (nu se ataseaza dovada virarii in conturile angajatilor)
In cazul achiziilor de aplicatii informatice care contin si o componenta de instruire
personal, nu se ataseaza la CR dovada realizarii instruirii si nici procese verbale
de acceptare a beneficiarului privind serviciile prestate
In cazul platilor efectuate pe baza unor facturi proforme, nu se ataseaza si copii
ale acestor facturi.
In cazul platilor in numerar nu se ataseaza si copie a Registrului de
casa/Dispozitiei de plata/Decontului de cheltuieli.

 In cazul Ordinelor de compensare s-au atasat numai Ordinele emise de beneficiar,

fara a se atasa si Ordinele emise de furnizor.
Neconcordante intre datele de identificare ale beneficiarului din contractul de
finantare si datele de identificare care apar pe facturi si pe documentele de plata
Exemplu: CIF-ul beneficiarului este identic cu CIF-ul platitorului
Documentele justificative nu respecta continutul minimal obligatoriu
prevazut in OMEF 3512/2008 privind documentele financiar contabile
Nu sunt atasate toate notele contabile/fisele de cont aferente cheltuielilor
solicitate la rambursare
Documente care nu sunt semnate, nu contin data intocmirii sau contin
informatii contradictorii
Exemplu: Procese verbale de receptie semnate de alta persoana
decat cea mentionata ca a participat la receptie
Lipsa mentionarii in documentele de receptie (NIR, fisa mijlocului fix) a
componentelor care formeaza impreuna un mijloc fix (de ex. centrala telefonica,
statii de lucru)
Unele contracte de achizitie publica nu contin anexele mentionate in contract (de
ex. Graficul de prestare a serviciilor, graficul de plati etc.)
Unele state de plata nu mentioneaza perioada pontata, numarul de ore lucrate sau
contin greseli de calcul. De exemplu, nu se verifica egalitatea: (Salariul brut
lunar : numarul de ore din luna ) x numarul de ore pontate pe proiect nu este egal
cu suma mentionata in statul de plata
Pe facturi nu se mentioneaza detaliat bunul achizitionat, serviciul prestat sau
lucrarea efectuata (nu se face precizarea Conform contract nr../)
Neconcordante intre copiile depuse in CR si originalele verificate la fata locului
Perioade de facturare care sunt inaintea contractului de finantare, desi facturile
sunt in perioada de eligibilitate
In cazul variatiei procentului de decontare a CGA, aplicarea incorecta a
procentului.
CGA nu sunt evidentiate in conturi analitice distincte
Facturi care contin: penalitati, accize, avansuri, donatii, mesaje enjoy
Folosirea siglelor proprii pe materialele de informare si publicitate privind
proiectul

 Sigle incomplete sau incorecte

Sigla UE nu contine si textul UNIUNEA EUROPEANA
Sigla UE cu stelute albe
Sigla Guvernului Romaniei contine si MINISTERUL MUNCII,
FAMILIEI I PROTECIEI SOCIALE - AM POS DRU
Siglele nu sunt pozitionate corect
Mentionarea gresita a Autoritatii de Management:
ANCS
MINISTERUL EDUCATIEI
MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I PROTECIEI SOCIALE
Panouri temporare:
Nu contin valoarea contributiei UE
Nu contin valoarea contributiei Guvernului Romaniei
Pliante, brosuri:
Nu conin pe ultima pagin: titlul proiectului, editorul materialului,
data publicrii i citatul Coninutul acestui material nu reprezint
n mod obligatoriu poziia oficial a Uniunii Europene
Neaplicarea etichetelor de promovare a proiectului pe toate componentele
unui mijloc fix
Sistem conferinta care contine: 1 desktop,1 laptop, 1 amplificator
de sunet, 10 microfoane, 6 difuzoare
Conturi care nu au analitice (4426, 581, 5121, 121)
Conturi care nu respecta Instructiunea AM privind structura analitica a conturilor
Inregistrari eronate in contabilitate ale sumelor solicitate la rambursare
Exemplu: Solicita la rambursare o anumita suma dintr-o factura de
utilitati si inregistreaza in contul analitic aferent proiectului o alta suma
Nu sunt inregistrate in contabilitate incasarile sumelor aferente prefinantarii si
rambursarii
Necorelare intre gradul de indeplinire a unei activitati si suma solicitata la
rambursare aferenta activitatii respetive

 Exemplu: In Raportul de progres beneficiarul a declarat ca a indeplinit

activitatea de publicare a 5 anunturi de inceput in proportie de 60% (a
publicat 3 anunturi din 5) dar a solicitat la rambursare suma aferenta
publicarii tuturor celor 5 anunturi.
Neindeplinire a unui indicator de realizare in timpul perioadei de
implementare a proiectului
In cazul aplicatiilor informatice, nu sunt indeplinite toate conditiile specificate in
documentatia de atribuire si in contractul de achizitie publica
Exemple: modul cautare, modul raportare, interfata multilingva, modul de
newsletter, manual de utilizare
In cazul echipamentelor IT, exista neconcordante intre specificatiile
tehnice din documentatia de atribuire si din contractul de achizitie publica
si specificatiile tehnice ale echipamentelor verificate
In cazul aplicatiilor informatice, nu sunt indeplinite toate conditiile specificate in
documentatia de atribuire si in contractul de achizitie publica
Exemple: modul cautare, modul raportare, interfata multilingva, modul de
newsletter, manual de utilizare
In cazul echipamentelor IT, exista neconcordante intre specificatiile
tehnice din documentatia de atribuire si din contractul de achizitie publica
si specificatiile tehnice ale echipamentelor verificate

ef Serviciu MFC
Sanda HILGEN