Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Art. 5.
(1) Se aprob Instruciunile privind ntocmirea, aprobarea i prezentarea raportului
asupra sistemului de control intern/managerial, prevzute n anexa nr. 4.
(2) Secretariatul General al Guvernului, prin Direcia de control intern managerial i relaii
interinstituionale, elaboreaz, n temeiul art. 4 alin. (5) din Ordonana Guvernului nr.
119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat,
cu modificrile i completrile ulterioare, un raport anual privind controlul intern, care va
cuprinde analiza i stadiul implementrii sistemelor de control intern/managerial la nivelul
instituiilor publice la care se exercit funcia de ordonator principal de credite al
bugetului de stat, al bugetului asigurrilor sociale de stat sau al bugetului oricrui fond
special.
Art. 6
Anexele nr. 14 fac parte integrant din prezentul ordin.
Art. 7.
Raportarea pentru primul semestru al anului 2015 privind stadiul implementrii
sistemelor de control intern/managerial la nivelul instituiilor publice se va realiza n
conformitate cu cerinele prezentului ordin.
Art. 8.
Toate prevederile din legislaia n vigoare privind Ordinul ministrului finanelor publice nr.
946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinznd
standardele de control intern/managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea
sistemelor de control intern/managerial, republicat, cu modificrile ulterioare, se
consider a fi fcute la dispoziiile prezentului ordin.
Art. 9.
La data intrrii n vigoare a prezentului ordin orice dispoziie contrar se abrog.
Art. 10.
Prezentul ordin se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, i se afieaz pe
pagina de internet a Secretariatului General al Guvernului.
Secretarul general al Guvernului, Ion Moraru
ANEXA Nr. 1
CODUL CONTROLULUI INTERN/MANAGERIAL al entitilor publice
STANDARDELE DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA ENTITILE PUBLICE
1.
CONSIDERAII GENERALE
2.
Conceptul de control intern/managerial
Legislaia comunitar n domeniul controlului intern este alctuit, n mare parte, din
principii generale de bun practic, acceptate pe plan internaional i n Uniunea
European.
Modalitatea n care aceste principii se transpun n sistemele de control intern este
specific fiecrei ri, fiind determinat de condiiile legislative, administrative, culturale
etc.
n contextul principiilor generale de bun practic regsite n legislaia comunitar,
controlului intern se asociaz o accepie mai larg, acesta fiind privit ca o funcie
managerial i nu ca o operaiune de verificare. Prin exercitarea funciei de control,
conducerea constat abaterile rezultatelor de la intele stabilite, analizeaz cauzele care
le-au determinat i dispune msurile corective sau preventive care se impun.
Necesitatea i obligativitatea organizrii controlului intern n entitile publice sunt
reglementate prin Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial
i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare.
Conform acestui act normativ, controlul intern/managerial este definit ca reprezentnd
ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern,
stabilite de conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu reglementrile legale,
n vederea asigurrii administrrii fondurilor publice n mod economic, eficient i eficace;
acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele i procedurile.
n pofida faptului c definiiile date pe plan naional i internaional controlului intern sunt
numeroase, acestea nu sunt contradictorii n esen, toate preciznd c nu este vorba de
o singur funcie, ci de un ansamblu de dispozitive implementate de ctre responsabilii
de la toate nivelurile organizaiei pentru a deine controlul asupra funcionrii activitilor
lor.
Organizarea sistemului de control intern/managerial al oricrei entiti publice are n
vedere realizarea a trei categorii de obiective permanente, care pot fi grupate astfel:
1.
obiective cu privire la eficacitatea i eficiena funcionrii cuprind obiectivele
legate de scopurile entitii publice i de utilizarea n condiii de economicitate,
eficacitate i eficien a resurselor, incluznd i obiectivele privind protejarea
resurselor entitii publice de utilizare inadecvat sau de pierderi, precum i
identificarea i gestionarea pasivelor;
2.
obiective cu privire la fiabilitatea informaiilor externe i interne includ
obiectivele legate de inerea unei contabiliti adecvate, de calitatea informaiilor
utilizate n entitatea public sau difuzate ctre teri, precum i de protejarea
documentelor mpotriva a dou categorii de fraude: disimularea fraudei i
distorsionarea rezultatelor;
3.
obiective cu privire la conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne
cuprind obiectivele legate de asigurarea c activitile entitii se desfoar n
conformitate cu obligaiile impuse de legi i de regulamente, precum i cu
respectarea politicilor interne.
Proiectarea i implementarea unui sistem de control intern viabil sunt posibile numai cu
condiia ca sistemul s respecte urmtoarele cerine:
1.
a) s fie adaptat dimensiunii, complexitii i mediului specific entitii;
2.
b) s vizeze toate nivelurile de conducere i toate activitile/operaiunile;
3.
c) s fie construit cu acelai instrumentar n toate entitile publice;
4.
d) s ofere asigurri rezonabile c obiectivele entitii vor fi atinse;
5.
e) costurile aplicrii sistemului de control intern s fie inferioare beneficiilor
rezultate din acesta;
6.
f) s fie guvernat de regulile minimale de management cuprinse n standardele de
control intern/managerial.
Sistemul de control intern/managerial al oricrei entiti publice opereaz cu o diversitate
de procedee, mijloace, aciuni, dispoziii, care privesc toate aspectele legate de
activitile entitii, fiind stabilite i implementate de conducerea entitii pentru a-
permite deinerea unui bun control asupra funcionrii entitii n ansamblul ei, precum i
a fiecrei activiti/operaiuni n parte.
Instrumentarul de control intern/managerial poate fi clasificat n ase grupe mari:
obiective; mijloace; sistem informaional; organizare; proceduri; control.
Construirea unui sistem de control intern solid este un proces de durat, care necesit
eforturi importante din partea ntregului personal al entitii i n mod deosebit din partea
angajailor cu funcii de conducere.
Controlul intern/managerial este n responsabilitatea conductorilor, care au obligaia de
-l defini, proiecta, implementa i de -l perfeciona continuu. n acest sens, se poate
afirma c un conductor care ar ncredina unor teri controlul intern/managerial al
entitii nu i va mai ndeplini atribuiile cu bune rezultate.
Activitile de control intern/managerial fac parte integrant din procesul de gestiune
orientat spre realizarea obiectivelor stabilite i includ o gam divers de politici i
proceduri privind: autorizarea i aprobarea, separarea atribuiilor, accesul la resurse i
documente, verificarea, reconcilierea, analiza performanei de funcionare, revizuirea
operaiilor, proceselor i activitilor, supravegherea.
2. Scopul i definirea standardelor de control intern/ managerial
Standardele de control intern/managerial definesc un minimum de reguli de management
pe care toate entitile publice trebuie s le urmeze.
Standardul 10 Supravegherea
Standardul 11 Continuitatea activitii
Informarea i comunicarea:
Standardul 12 Informarea i comunicarea
Standardul 13 Gestionarea documentelor
Standardul 14 Raportarea contabil i financiar
Evaluare i audit:
Standardul 15 Evaluarea sistemului de control intern/managerial
Standardul 16 Auditul intern
Standardul 1 Etica i integritatea
1.1. Descrierea standardului
Conducerea i salariaii entitii publice cunosc i susin valorile etice i valorile
organizaiei, respect i aplic reglementrile cu privire la etic, integritate, evitarea
conflictelor de interese, prevenirea i raportarea fraudelor, actelor de corupie i
semnalarea neregularitilor.
1.2. Cerine generale
1.2.1. Conducerea entitii publice sprijin i promoveaz, prin deciziile sale i prin
puterea exemplului personal, valorile etice, integritatea personal i profesional
a salariailor.
1.2.2. Conducerea entitii publice adopt un cod etic/cod de conduit, dezvolt i
implementeaz politici i proceduri privind integritatea, valorile etice, evitarea conflictelor
de interese, prevenirea i raportarea fraudelor, actelor de corupie i semnalarea
neregularitilor.
1.2.3. Conducerea entitii publice nlesnete comunicarea deschis de ctre salariai
a preocuprilor acestora n materie de etic i integritate, prin crearea unui mediu
adecvat.
1.2.4. Aciunea de semnalare de ctre salariai a neregularitilor trebuie s aib un
caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delaiune i trebuie privit ca
exercitarea unei ndatoriri profesionale.
1.2.5. Salariaii care semnaleaz neregulariti de care, direct sau indirect, au cunotin
sunt protejai mpotriva oricror discriminri, iar managerii au obligaia de a ntreprinde
cercetrile adecvate, n scopul elucidrii celor semnalate, i de a lua, dac este cazul,
msurile ce se impun.
1.2.6. Conducerea i salariaii entitii publice au o abordare pozitiv fa de controlul
intern/managerial, a crui funcionare o sprijin n mod permanent.
1.3. Referine principale:
Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduit a personalului contractual din
autoritile i instituiile publice;
codul de conduit al entitii publice;
Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduit a funcionarilor publici, republicat;
Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de
corupie, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 115/1996 privind declararea i controlul averii demnitarilor, magistrailor,
funcionarilor publici i a unor persoane cu funcii de conducere, cu modificrile i
completrile ulterioare;
Legea nr. 161/2003 privind unele msuri pentru asigurarea transparenei n
exercitarea demnitilor publice, a funciilor publice i n mediul de afaceri, prevenirea i
sancionarea corupiei, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 176/2010 privind integritatea n exercitarea funciilor i demnitilor publice,
pentru modificarea i completarea Legii nr. 144/2007 privind nfiinarea, organizarea i
funcionarea Ageniei Naionale de Integritate, precum i pentru modificarea i
completarea altor acte normative, cu modificrile ulterioare;
Legea nr. 251/2004 privind unele msuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit
cu prilejul unor aciuni de protocol n exercitarea mandatului sau a funciei;
Legea nr. 571/2004 privind protecia personalului din autoritile publice, instituiile
publice i din alte uniti care semnaleaz nclcri ale legii;
Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 215/2012 privind aprobarea Strategiei naionale anticorupie
pe perioada 20122015, a Inventarului msurilor preventive anticorupie i
a indicatorilor de evaluare, precum i a Planului naional de aciune pentru
implementarea Strategiei naionale anticorupie 20122015.
Standardul 2 Atribuii, funcii, sarcini
2.1. Descrierea standardului
Conducerea entitii publice asigur ntocmirea i actualizarea permanent
a documentului privind misiunea
entitii publice, a regulamentelor interne i a fielor posturilor, pe care le comunic
angajailor.
2.2. Cerine generale
2.2.1. Regulamentul de organizare i funcionare al entitii publice cuprinde ntr-o
manier integral sarcinile entitii, rezultate din actul normativ de organizare i
funcionare, precum i din alte acte normative; acesta se comunic salariailor i se
public pe pagina de internet a entitii publice.
2.2.2. Fiecare salariat trebuie s cunoasc misiunea ncredinat entitii, obiectivele i
atribuiile entitii publice i ale compartimentului din care face parte, rolul su n cadrul
compartimentului, stabilit prin fia postului, precum i obiectivele postului pe care l
ocup.
2.2.3. Conductorii compartimentelor entitii publice au obligaia de a ntocmi i de
a actualiza, ori de cte ori este cazul, fiele posturilor pentru personalul din subordine.
2.2.4. Sarcinile trebuie s fie clar formulate i strns relaionate cu obiectivele postului,
astfel nct s se realizeze o deplin concordan ntre coninutul sarcinilor i coninutul
obiectivelor postului.
2.2.5. Conductorii compartimentelor entitii publice trebuie s identifice sarcinile noi i
dificile ce revin salariailor i s le acorde sprijin n realizarea acestora.
2.3. Referine principale:
Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare;
Legea nr. 90/2001 privind organizarea i funcionarea Guvernului Romniei i
a ministerelor, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare;
Legea administraiei publice locale nr. 215/2001, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare;
Legea nr. 365/2004 pentru ratificarea Conveniei Naiunilor Unite mpotriva corupiei,
adoptat la New York la 31 octombrie 2003;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor msuri de
reorganizare n cadrul administraiei publice centrale, aprobat cu modificri i
completri prin Legea nr. 228/2004, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 64/2003 pentru stabilirea unor msuri privind
nfiinarea, organizarea, reorganizarea sau funcionarea unor structuri din cadrul
aparatului de lucru al Guvernului, a ministerelor, a altor organe de specialitate ale
administraiei publice centrale i a unor instituii publice, aprobat cu modificri prin
Legea nr. 194/2004, cu modificrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i
dezvoltarea carierei funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare;
4.2.8. Salariatul delegat rspunde integral de realizarea sarcinii, iar managerul care
a delegat i menine n faa superiorilor responsabilitatea final pentru realizarea
acesteia.
4.3. Referine principale:
Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare;
Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare;
Legea administraiei publice locale nr. 215/2001, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare;
Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile
ulterioare;
Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i
dezvoltarea carierei funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare;
actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice;
regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor i organigrama entitii
publice.
Standardul 5 Obiective
5.1. Descrierea standardului
Conducerea entitii publice definete obiectivele determinante, legate de scopurile
entitii, precum i pe cele complementare, legate de fiabilitatea informaiilor,
conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne, i comunic obiectivele definite
tuturor salariailor i terilor interesai.
5.2. Cerine generale
5.2.1. Conducerea entitii publice stabilete obiectivele generale astfel nct acestea s
fie concordante cu misiunea entitii publice i s se refere la realizarea unor servicii
publice de bun calitate, n condiii de eficien, eficacitate i economicitate.
5.2.2. Conducerea entitii publice transpune obiectivele generale n obiective specifice
i n rezultate ateptate pentru fiecare activitate i le comunic salariailor.
5.2.3. Obiectivele specifice trebuie astfel definite nct s rspund pachetului de cerine
S.M.A.R.T.*).
5.2.4. Stabilirea obiectivelor este n competena conducerii entitii publice, iar
responsabilitatea realizrii acestora este att a conducerii, ct i a salariailor.
5.2.5. Stabilirea obiectivelor are la baz formularea de ipoteze/premise acceptate
contient prin consens.
5.2.6. Conducerea entitii publice actualizeaz/reevalueaz obiectivele ori de cte ori
constat modificarea ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixrii obiectivelor, ca
urmare a transformrii mediului intern i/sau extern.
5.3. Referine principale:
Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile
ulterioare;
Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;
legile bugetare anuale;
Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instruciunilor
privind coninutul, forma de prezentare i structura programelor elaborate de ordonatorii
principali de credite n scopul finanrii unor aciuni sau ansamblu de aciuni;
actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice.
Standardul 6 Planificarea
Standardul 10 Supravegherea
10.1. Descrierea standardului
Conducerea entitii publice iniiaz, aplic i dezvolt controale adecvate de
supraveghere a activitilor, operaiunilor i tranzaciilor, n scopul realizrii eficace
a acestora.
10.2. Cerine generale
10.2.1. Conducerea entitii publice trebuie s monitorizeze efectuarea controalelor de
supraveghere pentru a se asigura c procedurile sunt respectate de ctre salariai n
mod efectiv i continuu.
10.2.2. Controalele de supraveghere implic revizuiri ale activitii realizate de salariai,
rapoarte despre excepii, testri prin sondaje sau orice alte modaliti care confirm
respectarea procedurilor.
10.2.3. Conductorii compartimentelor verific i aprob activitile salariailor, dau
instruciunile necesare pentru a asigura minimizarea erorilor i pierderilor, eliminarea
neregulilor i fraudei, respectarea legislaiei i corecta nelegere i aplicare
a instruciunilor.
10.2.4. Supravegherea activitilor este adecvat, n msura n care:
fiecrui salariat se comunic atribuiile, responsabilitile i limitele de competen
atribuite;
se evalueaz sistematic activitatea fiecrui salariat;
se aprob rezultatele activitii n diverse etape de realizare a acesteia.
10.3. Referine principale:
Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice;
regulamentul de organizare i funcionare a entitii publice.
Standardul 11 Continuitatea activitii
11.1. Descrierea standardului
Conducerea entitii publice identific principalele ameninri cu privire la continuitatea
derulrii proceselor i activitilor i asigur msurile corespunztoare pentru ca
activitatea acesteia s poat continua n orice moment, n toate mprejurrile i n toate
planurile, indiferent care ar fi natura unei perturbri majore.
11.2. Cerine generale
11.2.1. Entitatea public este o organizaie a crei activitate trebuie s se deruleze
continuu, prin structurile componente. Eventuala ntrerupere a activitii acesteia
afecteaz atingerea obiectivelor stabilite.
11.2.2. Conducerea entitii publice inventariaz situaiile care pot conduce la
discontinuiti n activitate i ntocmete un plan de continuitate a activitii, care are la
baz identificarea i evaluarea riscurilor care pot afecta continuitatea operaional.
Situaii generatoare de discontinuiti:
fluctuaia personalului;
lipsa de coordonare, rezultat al unui management defectuos;
fraude;
dificulti i/sau disfuncionaliti n funcionarea echipamentelor din dotare;
disfuncionaliti produse de unii prestatori de servicii;
schimbri de proceduri etc.
11.2.3. Planul de continuitate a activitii trebuie s fie cunoscut, accesibil i aplicat n
practic de salariaii care au stabilite sarcini i responsabiliti n implementarea
acestuia.
11.2.4. Conducerea entitii publice acioneaz n vederea asigurrii continuitii activitii
prin msuri care s previn apariia situaiilor de discontinuitate, de exemplu:
angajarea de personal n locul celor pensionai sau plecai din entitatea public din
alte considerente;
16.2.7. Auditorul intern finalizeaz aciunile sale prin rapoarte de audit, n care enun
punctele slabe identificate n sistem i formuleaz recomandri pentru eliminarea
acestora.
16.2.8. Conductorul entitii publice dispune msurile necesare, avnd n vedere
recomandrile din rapoartele de audit intern, n scopul eliminrii punctelor slabe
constatate de misiunile de auditare.
16.3. Referine principale:
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 235/2003 pentru aprobarea Normelor privind modul de
nominalizare a membrilor Comitetului pentru Audit Public Intern;
Hotrrea Guvernului nr. 1.086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind
exercitarea activitii de audit public intern;
Hotrrea Guvernului nr. 1.183/2012 pentru aprobarea Normelor privind sistemul de
cooperare pentru asigurarea funciei de audit public intern;
Hotrrea Guvernului nr. 1.259/2012 pentru aprobarea Normelor privind coordonarea
i desfurarea proceselor de atestare naional i de pregtire profesional continu
a auditorilor interni din sectorul public i a persoanelor fizice;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind
conduita etic a auditorului intern.
III. GLOSAR DE TERMENI
Activitate totalitatea atribuiilor de o anumit natur care determin procese de munc
cu un grad de omogenitate i similaritate ridicat; cunotinele necesare realizrii activitii
sunt din domenii limitate, personalul utilizat putnd avea astfel o pregtire profesional
sensibil unitar; activitatea cuprinde atribuii omogene ce revin compartimentelor entitii
publice.
Activitate procedurabil totalitatea atribuiilor de o anumit natur care determin
procese de munc cu un grad de complexitate i omogenitate ridicat, pentru care se pot
stabili reguli i metode de lucru general valabile n vederea ndeplinirii, n condiii de
regularitate, eficacitate, economicitate i eficien, a obiectivelor
compartimentului/entitii publice.
Atribuie un ansamblu de sarcini de acelai tip, necesare pentru realizarea unei
anumite activiti sau unei pri a acesteia, care se execut periodic sau continuu i care
implic cunotine specializate pentru realizarea unui obiectiv specific.
Audit public intern activitate funcional independent i obiectiv de asigurare i
consiliere, conceput s adauge valoare i s mbunteasc activitile entitii
publice; ajut entitatea public s i ndeplineasc obiectivele, printr-o abordare
sistematic i metodic, evalueaz i mbuntete eficiena i eficacitatea
managementului riscului, controlului i proceselor de guvernan.
Autoevaluarea controlului intern un proces n care eficacitatea controlului intern este
examinat i evaluat n scopul furnizrii unei asigurri rezonabile c toate obiectivele
entitii publice vor fi realizate.
Competena capacitatea de a lua decizii, n limite definite, pentru realizarea sarcinii.
Competena profesional capacitatea de a aplica, a transfera i a combina cunotine
i deprinderi n situaii i medii de munc diverse, pentru a realiza activitile cerute la
locul de munc, la nivelul calitativ specificat n standardul ocupaional.
Comunicare transmiterea i schimbul de informaii (mesaje) ntre persoane; proces
prin care un emitor transmite o informaie receptorului prin intermediul unui canal, cu
scopul de a produce asupra receptorului anumite efecte.
Coordonare armonizarea deciziilor i a aciunilor componentelor structurale ale
organizaiei, pentru a se asigura realizarea obiectivelor acesteia.
Control intern/managerial ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii
publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordan cu obiectivele
acesteia i cu reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n mod
COD: P.O.
Ediia
Revizia
Entitatea public
Procedura operaional
Ediia
Departamentul (Direcia)
Nr. de ex.
Revizia
Nr. de ex.
Cod: PO
Pagina
din
Exemplar nr.
1.
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau,
dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale
Elemente privind
Numele i
Funcia Data Semntura
responsabilii/operaiunea
prenumele
2.
1
2
3
4
5
1.1. Elaborat
1.2. Verificat
1.3. Aprobat
.
Nr. de ex.
Entitatea public
Revizia
Nr. de ex.
Procedura operaional
Departamentul
Cod: P.O.
(Direcia)
din
Pagina
Exemplar nr.
Revizia 1
2.n.
Entitatea public
Departamentul (Direcia)
Procedura operaional
Cod:
P.O.
Ediia
Nr. de ex.
Revizia
Nr. de
ex.
Pagina din
Exemplar nr.
eviden
arhivare
alte scopuri
3.n.
Entitatea public
Departamentul (Direcia)
Procedura operaional
Cod: P.O.
Ediia
Nr. de ex.
Revizia
Nr. de ex.
Pagina din
Exemplar nr.
Nr. de ex.
Cod: P.O.
Revizia
Nr. de ex.
Pagina din
Exemplar nr.
Procedura operaional
Departamentul (Direcia)
Cod: P.O.
Pagina din
Exemplar nr.
Ediia
Nr. de ex.
Entitatea public
Revizia
Procedura operaional
Nr. de ex.
Departamentul
(Direcia)
Cod: P.O.
Pagina din
Exemplar nr.
7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional
7.1. Definiii ale termenilor
Nr.
Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete
Termenul
crt.
termenul
1.
Procedura
Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce
operaional
2.
Ediie a unei
proceduri
operaionale
3.
Revizia n cadrul
unei ediii
Entitatea public
Departamentul (Direcia)
Procedura operaional
Cod: P.O.
Ediia
Nr. de ex.
Revizia
Nr. de ex.
Pagina din
Exemplar nr.
Cod: P.O.
Ediia
Nr. de ex.
Revizia
Nr. de ex.
Pagina din
Exemplar nr.
crt.
(operaiunea)
0
1
2
3
4
5
6
1.
a
E
2.
b
V
3.
c
A
4.
d
Ap.
5.
e
Ap.
6.
f
Ah.
n
z
Entitatea public
Departamentul (Direcia)
Procedura operaional
Cod: P.O.
Ediia
Nr. de ex.
Revizia
Nr. de ex.
Pagina din
Exemplar nr.
n
Entitatea public
Departamentul (Direcia)
Procedura operaional
Cod: P.O.
Ediia
Nr. de ex.
Revizia
Nr. de ex.
Pagina
din
Exemplar nr.
11. Cuprins
Numrul componentei n
cadrul procedurii
operaionale
Pagina
Coperta
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i
1.
aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul
ediiei procedurii operaionale
Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor
2.
procedurii operaionale
Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz
3.
ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei
procedurii operaionale
4.
Scopul procedurii operaionale
5.
Domeniul de aplicare a procedurii operaionale
Documentele de referin (reglementri) aplicabile
6.
activitii procedurate
Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n
7.
procedura operaional
8.
Descrierea procedurii operaionale
9.
Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii
10.
Anexe, nregistrri, arhivri
11.
Cuprins
Precizri cu privire la modelul de procedur operaional
1.
Precizri generale
a.1) Prezenta procedur operaional este un model. Modelul prezentat completeaz
segmentul instrumentelor de lucru referitoare la activitile entitilor publice n domeniul
dezvoltrii sistemelor de management financiar i control, procedurile operaionale fiind
cunoscute n practic i sub alte denumiri: proceduri de proces, proceduri formalizate
etc.
a.2) Entitile publice, n funcie de mrimea entitii, de politica adoptat cu privire la
sistemul propriu de management financiar i control, de gradul de dotare, de tipurile de
activiti i complexitatea acestora etc., pot utiliza modelul de procedur operaional n
forma prezentat, n forme completate i mbuntite cu noi componente sau pot
elabora proceduri de proces, dup modelul altor ghiduri ntlnite n practica domeniului,
cu precizarea c, indiferent de forma adoptat, trebuie avute n vedere prevederile
standardului de control intern/managerial nr. 9 Proceduri, prezentat n anexa nr. 1 la
ordin.
a.3) Pentru o bun gestionare a elaborrii, aprobrii i aplicrii procedurilor operaionale,
conductorii entitilor publice trebuie s asigure derularea tuturor aciunilor privind
elaborarea i/sau dezvoltarea sistemelor de management financiar i control
intern/managerial, dispuse la art. 2, 3 i 4 din ordin.
a.4) Procedurile trebuie elaborate, aprobate i aplicate n condiiile cunoaterii i
respectrii regulilor de management constituite n cele 16 standarde de control
intern/managerial, prevzute n anexa nr. 1 la ordin.
Indiferent de activitatea la care se refer, o procedur operaional poart amprenta
fiecrui standard de control de la nivelul oricruia dintre cele 5 elemente-cheie ale
aferente activitii s fie integrat n fluxul general al documentelor din cadrul entitii
publice. Se recomand utilizarea reprezentrii grafice a circuitului documentelor;
pct. 8.3 Resurse necesare se dezvolt pe structura clasic a acestora, respectiv
resurse materiale (subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) i, respectiv, resurse
financiare (subpct. 8.3.3). De menionat c structura resurselor este foarte sensibil fa
de activitatea la care ne referim, la unele activiti resursa necesar preponderent este
cea material, iar la altele este preponderent resursa uman sau resursa financiar ori
combinaii ale acestora;
subpct. 8.3.1 Resurse materiale se dezvolt pe elementele de logistic: birouri,
scaune, rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la
baza de date, reea, imprimant, posibiliti de stocare a informaiilor etc., dar i pe
elemente de alt natur, dac specificul activitii o impune. De exemplu, n cazul unei
entiti publice cu activitate de teren intens, cu deplasri auto frecvente, activitatea de
transport capt o conotaie distinct, iar procedura operaional aferent, la resursa
material, va trebui s reflecte parcul auto,
fapt care, n acest caz, va da greutate sporit acestui tip de resurs, n comparaie cu
resursa uman sau financiar;
subpct. 8.3.2 Resurse umane fixeaz compartimentul/ compartimentele i/sau
persoana/persoanele din cadrul entitii publice care sunt implicate, prin
atribuiile/sarcinile de serviciu, n realizarea activitii procedurate;
subpct. 8.3.3 Resurse financiare are n vedere prevederea n buget a sumelor
necesare cheltuielilor de funcionare (achiziionarea materialelor consumabile necesare
desfurrii activitii, acoperirea contravalorii serviciilor de ntreinere a logisticii, plata
cheltuielilor cu personalul direct implicat n activitatea respectiv etc.), dar i a sumelor
necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei anume activiti. De exemplu, n situaia
unei activiti de achiziie, resursa financiar trebuie s reflecte sumele din buget
aferente programului de achiziii al entitii publice;
pct. 8.4 Modul de lucru pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus n
procedura operaional numai prin aportul salariailor implicai direct n acea activitate;
subpct. 8.4.1 Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii se sprijin, pe de
o parte, pe aciunile identificate, aa cum sunt ele listate n cadrul tabelului de la
componenta 9 Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii, iar pe de alt parte,
pe o bun cunoatere i stpnire a cerinelor generale i a celorlalte caracteristici ale
standardului de control intern nr. 6 Planificarea i a standardului de control intern nr. 8
Managementul riscului, prezentate n anexa nr. 1 la ordin. Aciunile analizate prin
prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate i
a msurilor de limitare a efectului acestora, a condiiilor de eficien i legalitate impuse,
puse n corelaie i ntr-o succesiune logic i cronologic, constituie, n fapt,
instrumentul de planificare cuprins n procedura operaional pentru activitatea analizat;
subpct. 8.4.2 Derularea operaiunilor i aciunilor activitii reflect programul de zi
cu zi al compartimentului/persoanei implicat/implicate n realizarea activitii, n care
acesta/aceasta uzeaz de toate instrumentele specifice i acioneaz corespunztor
prevederilor din procedura operaional i, n special, celor din instrumentul de
planificare a activitii. Se recomand cuprinderea n procedura operaional, sub form
tabelar, a modului de operare, unde pe vertical se pot cuprinde etapele ce se
deruleaz n legtur cu activitatea respectiv, iar pe orizontal se precizeaz intrrile de
informaii (de la cine? ce?), operaiunile, aciunile/prelucrrile, completrile etc., ce au loc
fa de datele intrate, instrumentele utilizate n acest scop, ieirile de rezultate (care?
ctre cine? etc.);
subpct. 8.4.3 Valorificarea rezultatelor activitii poate fi orientat ctre mai multe
direcii, de exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performan asociai
activitii; furnizarea datelor i informaiilor cu privire la rezultatele activitii ctre
beneficiarii acestora; identificarea msurilor de mbuntire etc.
(numele, prenumele/funcia/semntura/data)
SITUAIE CENTRALIZATOARE
semestrial/anual privind stadiul implementrii i dezvoltrii sistemului de
control intern/managerial la data de1.
CAPITOLUL I
Informaii generale2
din care, aferent:
Nr.
Total
Entitilor publice
Specificaii
Observaii
Aparatului
crt.
(numr)
subordonate/n
propriu
coordonare
0 1
2
3
4
5
Entiti publice subordonate/n
1.
X
X
coordonare
Entiti publice n care s-a
constituit structura cu atribuii de
monitorizare, coordonare i
2.
ndrumare metodologic
a sistemului de control
intern/managerial
Entiti publice n care s-a elaborat
i aprobat programul de dezvoltare
3.
a sistemului de control
intern/managerial
Entiti publice care i-au stabilit
4.
obiectivele generale
Obiective generale stabilite de
5.
ctre entitile publice de la pct. 4
performanelor
Standardul 8
Managementul riscului
III. Activiti de control
Standardul 9
Proceduri
Standardul 10
Supravegherea
Standardul 11
Continuitatea activitii
IV. Informarea i comunicarea
Standardul 12
Informarea i
comunicarea
Standardul 13
Gestionarea
documentelor
Standardul 14
Raportarea contabil i
financiar
V. Evaluare i audit
Standardul 15
Evaluarea sistemului de
control
intern/managerial
Standardul 16
Auditul intern
Gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele de
control intern/managerial se prezint astfel:
(nr.) entiti au sisteme conforme;
(nr.) entiti au sisteme parial conforme;
(nr.) entiti au sisteme neconforme.
Elaborat: Secretariatul structurii cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare
metodologic
ANEXA Nr. 4
INSTRUCIUNI
2.
1
23
I. MEDIUL DE CONTROL
Standardul 1 Etica i integritatea
A fost comunicat personalului un cod de conduit,
care stabilete reguli de comportament etic n
realizarea atribuiilor de serviciu, aplicabil att
personalului de conducere, ct i celui de execuie
din cadrul compartimentului?
Salariaii beneficiaz de consiliere etic i li se
aplic un sistem de monitorizare a respectrii
normelor de conduit?
n cazul semnalrii unor neregulariti, conductorul
(numele/prenumele/funcia/semntura/data)
SITUAIA SINTETIC
a rezultatelor autoevalurii
din care,
La nivelul
Numrul
compartimente n
entitii publice
compartimentelor n
care standardul
Denumirea standardului
standardul este:
care standardul este
este:
aplicabil
I*)
PI
NI
I/PI/NI
1
2
3
4
5
6
Total numr compartimente =
I. Mediul de control
Standardul 1 Etica i
integritatea
Standardul 2 Atribuii,
funcii, sarcini
Standardul 3
Competena, performana
Standardul 4 Structura
organizatoric
II. Performane i managementul riscului
Standardul 5 Obiective
Standardul 6
Planificarea
Standardul 7
Monitorizarea
performanelor
Standardul 8
Managementul riscului
III. Activiti de control
Standardul 9 Proceduri
Standardul 10
Supravegherea
Standardul 11
Continuitatea activitii
IV. Informarea i comunicarea
Standardul 12
Informarea i
comunicarea
Standardul 13
Gestionarea
documentelor
Standardul 14
Raportarea contabil i
financiar
V. Evaluare i audit
Standardul 15
Evaluarea sistemului de
control intern/managerial
Standardul 16 Auditul
intern
Gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele
Msuri de adoptat:
Elaborat:
Secretariatul structurii cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic
ANEXA Nr. 4.3 la instruciuni
Denumirea entitii publice
Nr. / data
RAPORT
asupra sistemului de control intern/managerial la data de 31 decembrie 20
n temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind
controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare, subsemnatul (numele si prenumele), n
calitate de (denumirea funciei de conductor al entitii publice)
, declar c (denumirea entitii publice)
dispune de un sistem de control intern/managerial ale crui
concepere i aplicare (permit/permit parial/nu permit)
conducerii (i, dup caz, consiliului de administraie) s furnizeze
(funcia)
(numele i prenumele)
(semntura i tampila)
NOT:
Declaraiile conductorului entitii publice trebuie s fie corelate att ntre ele, ct i cu
coninutul anexei nr. 3 la ordin i al anexelor nr. 4.1 i nr. 4.2 la instruciuni.
Note de subsol:
*): S Precise (n limba englez: Specific); M Msurabile i verificabile (n limba
englez: Measurable and verifiable); A Necesare (n limba englez: Appropriate); R
Realiste (n limba englez: Realistic); T Cu termen de realizare(nlimba englez:
Time-dependent).
1:Data situaiei centralizatoare i transmiterea acesteia:
cap. I Informaii generale se ntocmete semestrial de ctre toate entitile publice i
se transmite Secretariatului General al Guvernului Direcia de control intern
managerial i relaii interinstituionale, pn la data de 25 a lunii urmtoare fiecrui
semestru ncheiat, numai de ctre instituiile publice la care se exercit funcia de
ordonator principal de credite al bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat i
al bugetului oricrui fond special; data situaiei este, dup caz, 30 iunie sau 31
decembrie a anului de raportare;
cap. II Stadiul implementrii standardelor de control intern/managerial, conform
rezultatelor autoevalurii, se ntocmete anual, data situaiei fiind 31 decembrie, i se
transmite pn la data de 20 februarie a anului urmtor pentru anul precedent.
2:La cap. I se fac urmtoarele precizri:
n coloanele 2, 3 i 4 se nscriu date cumulative corespunztoare strii reale/mrimii
indicatorilor specificai n coloana 1 pe rndurile 113 la data situaiei centralizatoare,
respectiv 30 iunie sau 31 decembrie:
numrul total de entiti publice subordonate/n coordonare, care se nscrie pe rndul
1 coloana 2, cuprinde:
entitile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori
secundari sau, dup caz. teriari de credite, precum i entitile din subordinea
ordonatorilor secundari de credite;
entitile publice aflate n coordonarea ordonatorului principal de credite;
entitile publice subordonate/n coordonare, care se nscriu pe rndurile 2, 3, 4, 6, 8,
10. 12 coloana 4, se refer la:
entitile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori
secundari sau, dup caz, teriari de credite, precum i entitile din subordinea
ordonatorilor secundari de credite;
entitile publice aflate n coordonarea ordonatorului principal de credite;
activitate procedurabil reprezint totalitatea atribuiilor de o anumit natur care
determin procese de munc cu un grad de complexitate i omogenitate ridicat, pentru
care se pot stabili reguli i metode de lucru general valabile n vederea ndeplinirii, n
condiii de regularitate, eficacitate, economicitate i eficien, a obiectivelor
compartimentului/entitii publice:
n coloana 5 se nscriu inclusiv meniuni cu privire la situaiile deosebite, constatate n
aciunile de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic, derulate de structura
constituit i nvestit cu astfel de atribuii n cadrul entitii publice.
3):La cap. II se fac urmtoarele precizri:
abrevierile I, PI i NI, corespunztoare coloanelor 210, au urmtoarele
semnificaii: I implementat; PI parial implementat; NI neimplementat;
coloanele 810 se completeaz de ordonatorul principal de credite, prin cumularea
informaiilor coninute n coloana 6 din anexa nr. 4.2 la instruciuni Situaia sintetic
a rezultatelor autoevalurii, transmise de entitile publice direct subordonate
ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari (care transmit
inclusiv pentru entitile aflate n subordine) sau, dup caz, teriari de credite, precum i
de entitile publice aflate n coordonarea ordonatorului principal de credite.
1):Pe lng criteriile generale de evaluare a stadiului implementrii standardului,
Structura poate defini i include n chestionarul de autoevaluare i criterii specifice
proprii.