ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

2. ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL

INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003
2.1 Alocarea resurselor umane i materiale n cadrul planificatorului
creat cu Microsoft Project 2003
Oamenii i echipamentele reprezint resursele fundamentale cu ajutorul crora se realizeaz
activitile proiectului. n Microsoft Project (MP) se pot aloca resursele ntr-o manier grafic
foarte atractiv. Uneltele i posibilitile de vizualizare din MP ofer n continuare posibilitatea
managementului acestor resurse n cadrul ntregului proiect.

Microsoft Project 2003 permite:

Alocarea de resurse pentru activitatea planificatorului, n funcie de necesarul activitilor
i disponibilul de resurse;
Crearea de orare de lucru pentru resurse;

MP stocheaz o cantitate mare de informaie cu privire la resursele alocate. Aceast

informaie se poate afia la nivelul de detaliu la care utilizatorul dorete s ajung n cadrul
rapoartelor implicite sau adaptate n funcie de nevoile lui.
De exemplu: MP furnizeaz informaia pe baza creia utilizatorul s se asigure c unei
anumite activiti i s-au alocat suficiente resurse pentru a fi realizat. n plus, se pot introduce
informaii de cost pentru manopera necesar realizrii unei anumite activiti, aceast informaie
putnd fi defalcat de-a lungul desfurtorului de timp, n care resursa este alocat acelei
activiti.
Observaie: n cazul n care se realizeaz doar o urmrire general a planificrii
duratelor activitilor, atunci nu este necesar s se introduc informaii despre resurse.

Informaiile cu privire la resurse, introduse ntr-un anumit proiect, se pot utiliza i n alte
proiecte.

2.2 Utilizarea resurselor ntr-un proiect

Microsoft Project 2003, ofer posibilitatea realizrii unui management eficient al resurselor
disponibile n urmtoarele situaii:

Cnd se contorizeaz ntreaga cantitate de munc depus de ctre resursele umane i

materiale, alocate activitilor;

21

ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

Atunci cnd este necesar, att stabilirea unei contabiliti a costurilor, precum i o nelegere
mai bun a proiectului, prin clarificarea mpririi responsabilitilor, lucru care va reduce cu
mult riscul activitilor neprevzute;
Atunci cnd trebuie monitorizate resursele crora le sunt prea puine/multe sarcini alocate;
Atunci cnd este necesar urmrirea costurilor resurselor.

n cazul n care nu se introduc informaii cu privire la resurse, MP calculeaz

planificatorul doar n funcie de informaiile cu privire la durata activitilor i relaiile dintre
activiti
De multe ori, alocarea resurselor afecteaz lungimea de timp necesar pentru realizarea
unei activiti. Aceste cazuri se numesc planificri conduse de resurse. Tot pe baza alocrii
resurselor, n cazul introducerii informaiilor de cost, MP calculeaz costurile pentru resurse i
activiti.
Observaie: Dac o activitate are o durat fix, atunci MP ignor planificarea n funcie de
orele de lucru alocate resursei pentru realizarea acelei activiti.
De exemplu: Uscarea tmplriei vopsite are o durat fix de timp, necontnd cantitatea
de munc depus.
nainte de a ncepe alocarea resurselor, toat informaia cu privire la resursele
disponibile se poate crea cu ajutorul listei resurselor.
n momentul alocrii unei resurse pentru o activitate, MP aloc acelei resurse ntreaga
cantitate de munc care trebuie depus pentru ca o activitate s fie realizat. De aceea, se impune,
ca diferitele sarcini de munc necesare a fi depuse pentru o activitate, s fie i ele la rndul lor
programate conform planificatorului de munc al resurselor (al calendarului i orarului
resurselor), astfel nct, resursele repartizate n paralel (pe parcursul aceleiai perioade de timp)
altor activiti, s-i poat desfura munca n mod organizat.
De exemplu: Dac se asigneaz ntreaga zi de munc necesar pentru o activitate, unei
anumite resurse, iar acea resurs are alocat un program de lucru full-time, atunci resursa va fi
planificat s munceasc pentru acea activitate, pentru orele ce echivaleaz cu o zi ntreag de
munc, ncepnd cu cel mai timpuriu moment de start posibil, astfel nct s nu afecteze nici o
eventual constrngere impus.
Imediat ce o resurs a fost alocat unei activiti, numele acesteia apare n mod automat
scris lng bara orizontal din diagrama Gantt corespunztoare activitilor respective, Fig.6.1.

Fig. 2.1 Mod de vizualizare a resursei alocate

Prin intermediul alocrii resurselor, planificatorul se poate ajusta datorit modificrii

duratei activitilor. Astfel exist posibilitatea s se:

22

ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

Asigneze uniti multiple de resurse, corespunztoare lucrtorilor sau echipamentelor care se

pot interschimba, pentru o anumit activitate creia trebuie s-i scurteze durata de timp
planificat iniial.
Asigneze resurse care s lucreze n program cu timp redus (part-time) pentru o anume
activitate, n cazul n care aceste resurse sunt alocate n paralel i la alte activiti.
Controleze ordinea n care resurse multiple, alocate unei aceleiai activiti, i satisfac
programul de munc planificat.
Schimbe sau anuleze alocri de resurse, pentru a se observa efectul asupra ntregului
planificator.
Dac munca alocat unei resurse depete timpul disponibil de lucru al acestei resurse,
atunci MP d un avertisment c resursa este supraalocat (overallocated), oferind n continuare
posibiliti de redresare pentru acest conflict.

2.3. Crearea Listei Resurselor

nainte de a aloca resursele activitilor, se poate crea n prealabil o list a resurselor, (Fig.6.2.) O
astfel de list include:
Numele resursei (nume de persoane, uniti de echipament sau clase de resurse interschimbabile);

Iniialele de identificare a resurselor;

Denumirea grupului din care face parte resursa (dac este cazul);

Rata procentual disponibil din timpul maxim de 100%;

Informaii detaliate de cost, specifice fiecrui tip de resurs (costul manoperei/or, costul de utilizare,
costul pentru orele suplimentare etc.)

Numele resursei
sau
tipul resursei

Informaii cu privire la modalitatea de

plat, utile n urmrirea costului

Iniialele resursei i numele grupului

din care face parte resursa (intrri
Fig. 2.2 Lista Resurselor

23

ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

Procedura de creare a listei resurselor

1.
2.
3.
4.

Din meniul View se selecteaz Resource Sheet (lista resurselor).

Din meniul View se selecteaz Table, dup care se alege Entry.
n coloana Resource Name se introduc numele resurselor.
Dac se dorete configurarea unui grup de resurse, se introduce numele grupului n coloana
Group.
5. n coloana Max Units se introduce rata procentual a disponibilului timpului dintr-un anumit
tip de resurs.
6. Celelalte coloane sunt opionale, denumirea lor implicit putnd fi schimbat n funcie de
nevoile utilizatorului.
7. Se repet suita pailor 3-6 pentru fiecare tip de resurs.
Recomandare: Chiar dac se lucreaz n cadrul diagramei Gantt, sau oricare alt vizualizare de
activiti (vizualizri alese din meniul View sau de pe bara vertical a icoanelor), se pot aduga nume
de resurse adiionale n lista resurselor. Se face clic pe butonul Resource Assignment de pe bara de
unelte Standard. n primul cmp liber al coloanei Name se introduce numele resursei.

2.4. Alocarea i anularea alocrii unei resurse

Prin facilitatea de alocare a resurselor, utilizatorul se poate asigura c are suficiente resurse pentru
desvrirea cu succes a activitilor din cadrul proiectului.
MP ofer aceeai procedur de alocare, att pentru resursele umane, precum i pentru cele de echipament.
Unei activiti i se pot aloca: resurse avnd program redus de lucru, resurse multiple, sau mai
multe uniti de resursa din cadrul unui grup de resurse, (Fig. 2.3)
MP afieaz lng numele resursei ataat de bara orizontal a diagramei Gantt, procentul de timp
al acesteia alocat pentru o activitate, numrul resurselor multiple (n cazul mai multor tipuri de resurse),
sau numrul de uniti (n cazul mai multor tipuri de resurse), sau numrul de uniti (n cazul mai multor
uniti din acelai tip de resurs).
Resurs alocat cu program
redus
Resurs multipl

Multiple uniti ale aceleai

resurse
Fig. 2.3 Resurse alocate

Observaie: Schimbnd alocarea resurselor, se poate schimba durata unei activiti.

24

ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

Unei resurse i poate fi anulat alocarea n orice moment.

Procedura de alocare a unei resurse pentru o activitate
1. Din meniul View se selecteaz Gantt Chart (diagrama Gantt).
2. n tabela Gantt se selecteaz o activitate.
3. Se selecteaz butonul Assign Resources (asigneaz resurse) de pe bara de unelte Standard.
sau:
Din meniul Tools se selecteaz Resources dup care se alege Assign Resources.
Va aprea o csu de dialog pentru alocarea resurselor. (Fig.6.4)
4. n coloana Name se selecteaz resursa care trebuie alocat pentru activitatea selectat.

Pentru a aloca:

Ce trebuie fcut?

O resurs cu program redus (part- Se introduce un numr zecimal n cmpul

time)
Units pentru a reprezenta procentul timpului
de munc, pe care respectiva resurs, trebuie
s-l efectueze pentru activitatea selectat
Cteva tipuri diferite de resurse
Se selecteaz fiecare tip de resurs n parte
Mai multe uniti din acelai tip de Se introduce un numr zecimal n cmpul
resurs
Units care s reprezinte procentul de munc
cumulat de ctre unitile de resurs alocate
respectivei activiti.
Dac este necesar, se vor introduce numele unor resurse noi n celulele libere ale coloanei
Name.
5. Se alege butonul Assign.
n dreptul numelui din stnga coloanei, MP afieaz un semn al bifrii,
c resursa este alocat pentru activitatea selectat.
6. Se selecteaz butonul Close.

Fig. 2.4 Caseta de dialog

Assign Resources

25

,care indic faptul

ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

Observaie: Se pot aloca mai multe uniti de resurse dect cele disponibile. Astfel, pentru
a evita o supraalocare de resurse, utilizatorul trebuie s se asigure c numrul introdus n
cmpul Units, din caseta de dialog Assign Resources, este mai mic sau egal cu numrul
introdus n coloana Max.Units din lista resurselor.
Recomandare: Deoarece pe parcursul procesului de alocare a resurselor este uneori
necesar ca utilizatorul s realizeze modificri n planificatorul activitilor, MP ofer
posibilitatea de a se lucra cu activitile n cadrul diagramei Gantt (sau oricare alte
vizualizri, avnd concomitent activat caseta de dialog pentru alocarea resurselor)
Recomandare: Alocarea resurselor se poate realiza cu uurin, utiliznd mouse-ul:
1 Se selecteaz resursa n caseta de dialog Assign Resources
2 Se poziioneaz pointer-ul mouse-ului pe caseta gri din stnga numelui resursei
3 n momentul n care pointer-ul mouse-ului se schimb n imaginea butonului
de alocare a resurselor (dou capete de om), se trage spre activitatea la care se
dorete alocarea resursei respective.

Procedura de anulare a alocrii unei resurse pentru o activitate

1. n tabela Gantt se selecteaz o activitate.
2. Se selecteaz butonul Assign Resources (aloc resursele) de pe bara de unelte Standard.
sau:
Din meniul Tools se selecteaz Resources dup care se alege Assign Resources.
3. Se selecteaz resursa care trebuie dislocat.
4. Se face clic pe butonul Remove.
5. Se face clic pe butonul Close.
Recomandare: n cazul schimbrii pe parcurs a planificatorului activitilor, este posibil
ca anumite resurse deja alocate s trebuiasc schimbate cu altele. Pentru a nu se parcurge
att procedura de anulare a alocrii resurselor, precum i cea de (re)alocare, MP ofer
posibilitatea rapid de realizare a schimbului de resurse.
1. n caseta de dialog Assign Resources se selecteaz resursa alocat, care trebuie
nlocuit
2. Se face clic pe butonul Replace.
3. Se selecteaz una sau mai multe resurse, care trebuie realocate acelei activiti
4. Se face clic pe butonul OK.

26

ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

2.5. Stabilirea momentului de start al programului de lucru pentru

resursele alocate unei activiti
MP ofer posibilitatea programrii momentului la care o resurs s-i nceap programul de
lucru pentru o anumit activitate.
De exemplu, n cazul resurselor multiple alocate unei activiti, momentul de start al
programului de lucru, aferent fiecrei resurse, poate fi decalat unul fa de cellalt, n cazul n
care acest lucru este necesar.
n cazul decalrii momentului de start pentru programul de lucru aferent unei resurse, MP
recalculeaz orarul de lucru al acesteia, precum i durata de timp necesar, astfel nct resursa s
i satisfac stagiul necesar activitii la care este alocat.
Timpul de ntrziere

Fig. 2.5 Stabilirea momentului n care resursa i ncepe activitatea

Procedura de stabilire a momentului de start n cadrul programului de lucru pentru o

resurs alocat unei activiti
1. Din meniul View se selecteaz Gantt Chart (diagrama Gantt).
2. Din meniul Window se alege Split.
3. n tabela Gantt se selecteaz activitatea pentru a crei resurs/resurse se dorete stabilirea
orarului de lucru.
4. Se selecteaz fereastra din partea de jos a ecranului numit Task Form.
5. Din meniul Format se selecteaz Details, dup care se alege Resource Schedule.
6. Dac n coloana Work nu apare nici o durat de timp n dreptul resursei respective, se va
introduce durata de timp necesar efecturii programului de lucru dup care se selecteaz
butonul OK.
7. n coloana Delay se introduce durata de timp cu care se dorete ntrzierea momentului de
start pentru programul de lucru al resursei respective. De exemplu: se introduce 2h pentru o
ntrziere de 2 ore, resursa ncepndu-si programul de lucru la ora 10 A.M. n loc de 8 A.M.;
2d pentru o ntrziere de 2 zile, s.a.m.d..
8. Se selecteaz butonul OK.
9. Din meniul Window se selecteaz Remove Split.

27

ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

2.6. Orarul de lucru al resursei

MP planific activitile n funcie de calendarul proiectului. Acesta indic orele de lucru i
zilele de odihn (de ex. weekend-urile, vacanele, etc). Este posibil ca anumite resurse alocate
activitilor s aib un calendar de lucru diferit de cel al proiectului. MP ofer astfel posibilitatea
crerii calendarului propriu de lucru pentru fiecare resurs n parte. De exemplu, exist
posibilitatea s fie necesar crearea unui calendar care s permit lucrul pe schimburi. n acest
caz se va crea un calendar pentru schimbul de zi i un calendar pentru schimbul de noapte. Dup
ce calendarul de baz a fost creat, acesta trebuie asignat resursei pentru care a fost destinat.

Procedura de definire a orelor de lucru i a zilelor libere pentru resurse

1. Din meniul Tools se alege Change Working Time.
2. n caseta For se selecteaz resursa pentru care se dorete definirea calendarului de lucru.
3. Pe calendar se selecteaz zilele care trebuie schimbate. Pentru a selecta o zi a sptmnii
pentru ntreg calendarul, se va selecta ziua din partea superioar a calendarului.
4. Se selecteaz una din opiunile Use default (prin definiie), Nonworking time (timp
nelucrtor), sau Nondefault working time (timp de lucru diferit de cel implicit).
5. Pentru a schimba orele de lucru, se introduc noile valori n csuele From i/sau To.
6. Se selecteaz butonul OK.

2.7. Asignarea calendarului pentru o resurs

Calendarul proiectului impune un orar de lucru implicit pentru toate resursele alocate n
proiect.
Se pot defini:
- Un calendar al proiectului care s indice timpul de odihn, cum ar fi vacanele proprii
firmei respective
- Un calendar de baz care s indice informaii specifice fiecrei resurse
- Calendar pentru fiecare resurs n parte, care s indice vacane proprii resurselor, etc.
n cazul n care se creaz cte un calendar de baz pentru mai multe resurse diferite,
atunci asignarea trebuie specificat corespunztor.

Procedura de asignare a calendarului pentru resursa pentru care a fost creat

1. Din meniul View se alege Resource Sheet.
2. Se selecteaz resursa pentru care se dorete asignarea unui calendar propriu.
3. Se face clic pe butonul Information de pe bara de unelte Standard.
sau:
Din meniul Project se alege Resource Information.
MP va afia caseta de dialog Resources Information.(Fig. 2.6)
4. Se selecteaz tab-ul Working Time.

28

ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

Fig. 3.6 Csua de dialog

Resources Information

5. n caseta Base Cal se selecteaz tipul orarului de munc (standard, 24 de ore, schimb de
noapte) pentru resurs, dup care se ajusteaz orarul de munc pe calendar.
6. Se selecteaz butonul OK.

2.8. Asignarea costurilor pentru activiti i resurse

Pentru muli manageri de proiect, costul reprezint un aspect important pe parcursul
planificrii i controlului proiectului. De exemplu, anumite consideraii de cost, pot determina
viteza cu care o activitate poate fi finalizat, precum i modalitatea de utilizare a echipamentelor
sau a resurselor umane.
n foarte multe cazuri, succesul proiectului se evalueaz n funcie de respectarea
costurilor, n comparaie cu cele din bugetul stabilit iniial pentru proiect.
MP ofer posibilitatea monitorizrii costurilor de baz sau chiar la un nivel mai avansat. Se
ofer posibilitatea s se:
Asigure salarii sau rate specifice pentru fiecare resurs n parte;

Realizeze contabilitatea costurilor materialelor;

Urmreasc creterea costurilor pe msura evoluiei proiectului;

Vizualizeze i raporteze toate costurile proiectului.

Dup asignarea tuturor costurilor, att pentru activiti ct i pentru resurse, MP ofer
posibilitatea monitorizrii fluxului de lichiditi aferente proiectului. Pe msura crerii

29

ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

planificatorului se pot dezvolta, diferite scenarii ale evoluiei costului proiectului, ajustnd
alocarea resurselor i revizuind efectele acestor ajustri, att n evoluia costurilor, precum i n
planificarea activitilor. Se poate determina costul finalizrii fiecrei activiti n parte.
Costul de finalizare al fiecrei activiti, include costul fiecrei resurse umane implicate n
desvrirea sa, plus alte costuri materiale i adiionale (materii prime, materiale, taxe de
utilizare).

2.9. Noiuni despre asignarea costurilor pentru activiti i resurse

Prin asignarea costurilor pentru resurse sub forma ratelor procentuale, costurile proiectului
pot fi studiate mult mai n detaliu.
Costul fix al
activitii

Costul total care include costul fix plus costul

resurselor alocate activitilor

Fig. 3.7 Diagrama GANTT avnd selectat tabela de costuri

Ratele procentuale asignate resurselor pot fi, (Fig.2.2.):

Costul pentru ora de lucru pentru lucrtori

Costul pentru ora/ziua de lucru pentru echipamentul necesar finalizrii unei activiti

Costul fix pentru utilizarea unei uniti de echipament.

n mod uzual, costul unei resurse include:

Rata procentual standard (pentru orele normale de lucru)

Rata procentual overtime (pentru orele suplimentare de lucru)

n cazul n care o resurs avnd asignate ratele procentuale standard i/sau overtime este
alocat unei activiti, iar aceast activitate va fi finalizat ntr-o perioad de timp mai lung
dect cea planificat, atunci costul aferent resursei va crete.
De asemenea, o resurs poate avea asignat un cost fix pe utilizare, indiferent de orele
efectuate.

30

ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

Recomandare: Ratele procentuale standard sau overtime, pot fi schimbate nainte de

realizarea listei resurselor.
Din meniul Tools se selecteaz Options, dup care se selecteaz tab-ul General. n
csuele Default Standard Rate i Default Overtime Rate se schimb ratele.
Pentru a schimba simbolul monedei (lei,$,) utilizate i numrul de zecimale, se
selecteaz tab-ul View. n fereastra Currency options for se schimb informaia.
Se selecteaz butonul OK.

Procedura de asignare a ratei procentuale unei resurse
1. Din meniul View se selecteaz Resource Sheet (lista resurselor).
2. n coloanele Std. Rate (rata standard), Ovt. Rate (rata pentru ore suplimentare) sau Cost/Use
(costul pentru utilizare), se introduc ratele aferente fiecrei resurse.
3. Se selecteaz butonul de validare sau se tasteaz ENTER.

2.10. Asignarea costului fix pentru o activitate

n cazul n care se cunoate cu exactitate costul materiei prime sau materialelor necesare
realizrii unei activiti i nu se aloc nici o resurs din lista resurselor, atunci exist posibilitatea
asignrii directe a costului fix pentru activitatea respectiv.

Recomandare: O activitate care are un cost fix, nu necesit o alocare de resurse. Costul fix se
utilizeaz pentru activiti la care se cunoate deja costul total necesar realizrii lor, costuri
care nu depind de resursele umane sau de echipament (chirii, onorarii), alocate acelor
activiti.
O activitate creia trebuie s i se asigneze un cost fix pentru resurse (cost pentru
utilizare indiferent de numrul de ore alocat cost/use), necesit o alocare de resurse, iar
costul fix al resurselor este adunat altor costuri pentru a calcula costul total pentru activitate.

Procedura de asignare a costului fix pentru o activitate
1. Din meniul View se selecteaz Gantt Chart (diagrama Gantt).
2. Din meniul View se selecteaz Table, dup care se alege Cost. (n tabela Gantt n dreapta
coloanei cu numele activitilor va aprea o tabel care conine costuri).
3. n coloana Fixed Cost se introduce costul fix pentru activitatea respectiv.
4. Se selecteaz butonul de validare sau se tasteaz ENTER.

2.11 Controlarea modului de cretere a costurilor

MP ofer posibilitatea urmririi modului de acoperire a costurilor, care poate fi:

31

ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

Acoperirea total a costurilor n momentul startrii activitii;

Acoperirea total a costurilor n momentul finalizrii activitii;

Acoperirea gradat a costurilor pe msura realizrii activiti;

Observaie:
- Doar costurile de tip rate standard sau overtime pot beneficia de o acoperire gradat
pe msura realizrii activitii (prorated).
- Costurile resurselor care se achit ntr-o singur tran, sunt asignate la startul sau
finalul activitii.
- Costurile finale ale resurselor sunt asignate pentru finalul activitii.

Procedura de control a modului de cretere a costurilor

1. Din meniul View se selecteaz Resource Sheet (lista resurselor).
2. Se selecteaz resursa.
3. Se selecteaz butonul Information de pe bara de unelte standard.
sau:
Din meniul Project se alege Resource Information.
4. Se selecteaz tab-ul Costs. (Fig.2.7)
5. n caseta Cost accrual (creterea costului) se selecteaz metoda de cretere.

Fig. 3.7. Csua de dialog Resource Information

Tabul Costs

32

ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

Metoda de acoperire a costului

Se selecteaz

Acoperirea costului la nceputul activitii

Start

Acoperirea costului la finalul activitii

End

Acoperirea costului n funcie de procentajul

finalizrii activitii

Prorated

6. Se selecteaz butonul OK.

sau:
1. Din meniul View se selecteaz Resource Sheet.
2. n colana Acrrue at , se selecteaz n cadrul fiecrei celule metoda de acoperire a costului
prin intermediul listei derulante.(Fig.2.8).
Lista derulant din care se
selecteaz metoda de acoperire a

Fig. 3.8. Vizualizarea Resource Sheet n care se poate

selecta metoda de acoperire a costurilor resurselor

2.12 Vizualizarea costurilor proiectului

MP ofer numeroase posibiliti de vizualizare a costurilor proiectului.
sSe pot vizualiza costurile unei activiti n funcie de toate costurile asignate resurselor
alocate, plus costul fix aferent acelei activiti.
Se pot vizualiza costurile resurselor, pentru a avea o imagine asupra cheltuielilor pentru
ore suplimentare.
Se pot vizualiza costurile ntregului proiect, pentru a avea o imagine asupra ncadrrii
proiectului n bugetul su (Fig.2.7).

Vizualizarea costurilor faciliteaz:

un management mai eficient, urmrind costurile fiecrei activiti n parte;

33

ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

crearea de rapoarte pentru costurile activitilor individuale, sau diferite rapoarte pentru
costurile totale ale proiectului;

vizualizarea costurilor pentru resurse individuale sau grupe de resurse.

Recomandare: MP ofer posibilitatea de vizualizare a costurilor, att sub form tabelar
precum i grafic.
Pentru a obine un desfurtor tabelar al costurilor separate sau cumulative, pentru fiecare
resurs n parte, se va utiliza vizualizarea Resource Usage.
Pentru a obine un desfurtor grafic al costurilor separate sau cumulative, att pentru
resurse individuale, ct i pentru grupe de resurse, se va utiliza vizualizarea Resource
Graph.

2.13 Vizualizarea costului unei activiti

Sunt cazuri n care costul total al proiectului devine inacceptabil de mare. n astfel de situaii
trebuie verificat costul fiecrei activiti n parte. Costul unei activiti include costul tuturor
resurselor alocate acelei activiti plus costul fix asignat acelei activiti, Fig.6.7. n cazul n care
costul unei activiti individuale este prea mare, se caut soluii de reducere a manoperei alocate
acelei activiti, de reducere a timpului pentru anumite resurse sau de alocare a unor resurse mai
puin costisitoare care s finalizeze activitatea.

Procedura de vizualizare a costului unei activiti
1. Din meniul View se selecteaz Gantt Chart (diagrama Gantt).
2. Din meniul View se selecteaz Table, dup care se alege Cost.
3. Tabela Gantt se desfoar spre dreapta cu ajutorul barei de defilare, pn cnd apare coloana
Total Cost (costul total).
sau:
Se trage spre dreapta cu mouse-ul bara vertical ce desparte tabela Gantt de diagrama Gantt,
pn la apariia coloanei Total Cost (costul total).
Recomandare: MP ofer mai multe ci de vizualizare a costurilor resurselor:
Utiliznd vizualizarea Resource Sheet (lista resurselor), se afieaz tabela de costuri, n
care se poate analiza costul total al fiecrei resurse.
Utiliznd vizualizarea Resource Usage (utilizarea resurselor) se afieaz costurile
cumulative, de-a lungul evoluiei proiectului pentru fiecare resurs.
Utiliznd Resource Graph (graficul resurselor), se afieaz reprezentarea grafic a
costurilor sau a costurilor cumulative, de-a lungul evoluiei proiectului pentru fiecare
resurs
Utiliznd Resource Form (tabela resurselor), se afieaz coloanele ce conin tipurile de
costuri asignate resurselor fiecrei activiti.

34