INTRARE we BG 258 ziveQuna_lO 2046 CURTEA DE CONTURIA ROMANIEL Strada Lev Tolstoi nr.22-24 Sector | cod 011948 Bucuresti Telefon: +(40)307.88.61; Fax 307.88.78 Internet: hip: ww curt comturi.ry e-mail: departamentX IN ree.r Departament XU-Direetia 2 RAPORT privind modul de ducere la indeplinire a masurilor dispuse prin Decizia nr. XII /15/06.11.2015 Bucuresti, septembrie 2016 Serviciul Roman de Informatii - UM 0472 Auditor public extern, . Radulescu Maria TatianaCURTEA DE CONTURIA ROMANIEL Strada Lev Tolstoi nr.22-24 Sector I cod 011948 Bucuresti Telefon: +(40)307.88.61; Fax 307.88.78 Internet: hntp:/www.curteadeconturi.ro e-mail: departamentXl@tee.r0 Departament XII tia 2 INTRARI 119549 Catre, Bina OF Serviciul Roman de Informatii Stimate Domnule director — Eduard Raul Helving ‘Va transmit alaturat un numar de doua exemplare din Raportul de follow-up incheiat in data de 23.09.2016. incheiat in urma actiunii de verificare a “modului de ducere la indeplinire a masurilor dispuse prin Decizia nr, X1V/15/06.11,2015", pe care Curtea de Conturi, Departamentul XIl 0 efectueaz’ in perioada 14,09 — 16.09.2016 la entitatea pe care o reprezentati. Termenul pentru semnarea si restituirea c&tre echipa de control a unui exemplar din raportul de follow-up este de maxim 3 zile calendaristice de la data acestuia la registratura cemtitajii sau de la data confirmairii de primire cand raportul se transmite prin posta Precizim cA in cazul in care nu respectafi termenul prevazut mai sus pentru semnarea raportului de follow-up, acesta se considera “refuuzat sa fie semnat” si se procedeaza la valorificarea {ui potrivit normetor Curtii de Conturi. La constatitile inscrise in prezentul raport de follow-up pot fi formulate obiectii de catre conduciitorul entitatii gi depuse/transmise la sediul nostru din str. . Lev Tolstoi, nr. 22-24, in termen de 15 zile calendaristice de la data inregistrdrii actului ta entitatea dumneavoastra sau de la data confirmarii de primire a acestuia, in conformitate cu prevederile art. 35 din Legea nr. 94/1992 privind organizarea si funclionarea Curfii de Conturi, republicata, si ale pet. 120 din Regulamentul privind organizarea si desfigurarea activitatilor specifice Curtii de Conturi, precum si valorificare: recultate din aceste activitaji, aprobat prin Hotdrirea plenului Curtii de Conturi nr. 155/2014 Daca obiectiile se depun/se transmit dupa expirarea acestui termen, acestea nu vor mai fi avute in vedere la valorificarea constatarilor. Auditor public extern, Radulescu Maria Tatiana ~ ~CURTEA DE CONTURI A ROMANIEL Strada Lev Tolstoi nr.22-24 Sector | cod 011948 Bucuresti Telefon: +(40)307.88.61; Fax 307.88.78 Internet: tip: /www.cunteude mail: departamentX ll @ree.r Departament XIL-Direetia 2 RAPORT re la indeplinire a masurilor dispuse prin Decizin nr. XI1/15/06.11.2015 (Raport de follow-up) Bucuresti, 23 septembrie 2016 Subsemnata Radulescu Maria Tatiana avand functia de auditor public extern in cadrul Directiei 2 - Departamentul XII, in temeiul prevederilor Legii nr. 94/1992 privind organizarea si functionarea Curtii de Conturi, republicata, a Delegatiei nr. X11/40812/16.08.2016 si a legitimatici nr, 9609/2012 , am efectuat, in perioada 14.09 -16,09.2016, actiunea de verificare a de ducere la indeplinire a masurilor dispuse, de conducerea departamentului, prin Decizia nr. X11/15/06.11.2015, la Serviciul Roman de Informatii - 0472 (SRI) cu sediul in Bucuresti, strada Francezi nr. 48-50, sector 3, CUI 4204291, ea urmare actiunii — “Audit financiar asupra contului anual de executie a bugetului de stat Ia institutiile publice” (cod 1000) pentru care a fost intocmit Raportul de audit financiar_ nr. XH1/40.839/10.10.2015 si a documentelor anexate acestuia, Procesul verbal de constatare din 09.10.2015 , i modului de ducere la indeplinire a masurilor dispuse de Curtea de Conturi si in perioada supusd verificarii, conducerea executiva a emtitatii, precum si conducerea compartimentelor economice, financiare si contabile, ale entitatii verificate a fost asigurata de urmatoarele persoane: © Eduard Raul Hellvig - in calitate de director al SRI, perioada 02.03.2015- prezent: © George Cristian Maior - ambasador - in calitate de director al SRI, perioada 06.10.2006- 03.02.2015; © Florian Coldea ~ general — locotenent, prim - adjunct al directorului SRI, afléndu-se la conducerea interimara a Serviciului in perioada 04.02.2015- 01.03.2015; © George Viorel Voinescu general — locotenent, in calitate de adjunct al directorului SRI in perioada 27.07.2005 - prezent: Dorel Scornea - genefal de brigada, in calitate de comanda 2007 - prezent: = colonel, in calitate de loctiitor al comandantului UM 0472 Bucuresti in perioada 15.09.2009 - prezent; © Selena Gheorghe - colonel. in calitate de loctiitor al comandantului UM 0472 Bucuresti in perioada 21.06.2010 - prezent. al UM 0472 Bucuresti inI Abaterile care au ficut obiectul misurilor dispuse prin Decizia nr. XI1//15/06.11.2015, se refer’ la: 1. Implementarea partiala si/sau deficitara a standardelor de control intern/ managerial in legatura cu mediul de control intern si activitatile de control din cadrul entitati 2. Lipsa activitatilor de verificare gi confirmare a creanfelor si obligatiilor entitayii faya de ter{i, precum si neconcordante intre solduri ale conturilor de materiale consumabile. la unii ordonatori tertiari de credite. 3. S-au constatat situatii de incalcare a prevederilor legale in ceea ce priveste angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor publice la unii ordonatori tertiari de credite, din cadrul SRI. 11, Prezentarea abaterilor si a masurilor dispuse prin Dec precum si aspectele rezultate in urma_actiunii indeplinire a acestor masuri: nr, XIV//15/06.11.2015, de verificare a modului de ducere ta 1.a) Deserieren abaterii : Din verificarile efectuate la nivelul ordonatoritor tertiari de eredite din cadrul SRI, asupra modului de implementare a sistemului de control intern/managerial, au fost constatate urmatoarele: ¥- procedura operationald specifica activitaii de incasari si pli efectuate prin casieria unitayii (Regulamentul de incasari si plati), pentru eliberarea din casieria unitafii a unor sume de mandat, pentru acordarea ajutoarelor de deces, acordarea primei pensii, restituirea unor sume reprezentand norma de hrana, ete, nu prevede modalitatea de avizare. aprobare a sumelor care se elibereaza din casieria unitati, la nivelul unor ordonatori tertiari de eredite: ¥ implementarea necorespunzitoare a procedurilor operationale privind incasarile si platile efectuate prin casieria unitati, la nivelul unor ordonatori tertiari de credite: ¥ implementarea necorespunzatoare a procedurii operationale privind angajarea, lichidarea, ordonanjarea si plata cheltuielilor publice, la nivelul unor ordonatori tertiari de credite: Y neasigurarea corespunzatoare a resursei umane in vederea respectarii searegarii atributiilor si rolului persoanelor implicate in angajarea, lichidarea, ordonanjarea si plata cheltuielilor publice; Y implementarea partiali/deficitara a procedurii operajionale privind organizarea inventarierii activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, la nivelul unor ordonatori tertiari de credite. Descrierea caucelor si imprejurarilor care au condus la aparitia deficientelor constatate: neactualizarea procedurii operationale privind Regulamentul de incasari si plaji efectuate prin casieria unitatii; monitorizarea defectuoas a implementarii procedurilor operationale proprii la nivelul ordonatorilor tertiari de credite. Nu au fost respectate prevederile: = OMEP nr. 946/205 (republicat) (actualizat) pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzénd standardele de control intern/managerial 1a entitatile publice gi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial: art. 2 (1) "Conducdtorul fiecdrei entitaqi publice dispune, (indnd cont de particularitaile cadrului legal de organizare yi functionare, precum si de standardele prevazute in anexa nr. 1, masurile necesare pentru elaborarea si/sau dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe activitai. aart. 3 (1) in vederea monitorizarii, coordondarii si indrumarti metodologice a implementarii si/sau dezvoltérii sistemului de control intern/managerial, conducdtorul entitatii publice constituie, prin act de decizie interna. 0 structurd cu atribufii in acest sens (2) Componenta, modul de organizare si de luert, precum yi alte elemente privind structura prevazutd la alin, (1) se stabilese, in funciie de volumul si de complexitatea activitarilor din fiecare entitate publica, de catre conduedtorul acestela (3) in vederea elaborarii procedurilor formalizate pe activitayi, entitdile publice pot utiliza modelul prezentat in anexa nr. 2. ari. 6 (1) In vederea asigurarit bunei gestiuni a fondurilor publice si/sau a patrimonitlui public, Ministerul Finanjelor Publice, prin Unitatew centrald de armonizare a sistemelor de ‘management financiar si control, avizeaza, din punctul de vedere al referirilor la procedurite de control, proiectele de reglementiri cu implicatii financiare, care se elaboreaza si se aproba la nivelul entitajilor publice in care se exercita functia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetulul asigurdrilor sociale de stat sau al bugetului oricarui fond spectal, la solicitarea acestora (2) Controlorii delegati numiti de ministrul finantelor publice pentru exereitarea controlului financiar preventiv delegat si/sau monitorizarea operajiunilor financiare la instinuitle publice formuleazd, in seris, la solicitarea ordonatorilor de credite sau a conducitorului compartimentului initiator, un aviz consultativ privind masurile de control prevazute in proiectele de proceduri elaborate in cadrul institugiei respective, precum si conformitatea ucestor proceduri cu prevederile prezentului ordin, (...) Procedurile Pentru reatizarea obiectivelor trebuie sé se asigure un echilibru intre sarcini, competenté (autoritate decizionalt conferita prin delegare) si responsabilitati (obligayia de a realiza obiectivele) si sa se defineasea proceduri. Procedurile reprezinta pasii ce trebuie urmati (algoritmul) in realizarea sarcinilor, exercitarea competentelor si angajarea responsabilitatilor. In acest context, se afirma despre controlul intern/managerial ca: - este integrat in sistemul de management al fiecarei componente structurale a entitatii publice; ~ intra in grija personalului de la toate nivelurile - ofera o asigurare rezonabild a atingerii obiectivelor, incepand cu cele individuale si terminand cu cele generale. Aetivitatite de contrat Controlul este prezent pe toate palierele entitatii publice si se manifesta sub forma autocontrolului, controlului in lang (pe faze ale procesului) si a controlului ierarhic. Din punctul de vedere al momentului in care se exercita, controlul este concomitent (operativ), ex- ante (feed-forward) si ex-post (feed-back). Printre activitajile de control curente se regdsese: observarea, compararea, aprobarea, raportarea, coordonarea, verificarea, analiza, autorizarea, supervizarea, examinarea, separarea functiunilor si monitorizarea. In afara activitaqilor de control integrate in linia de management, pot fi organizate controale specializate, efectuate de componente structurale ‘anume constitute (comisii, compartimente de control etc.), a caror activitate se desfasoard in baza unui plan conceput prin luarea in considerare a riscurilor. Controlul intern reprezinta ansamblul politicilor si procedurilor concepute si implementate de catre managementul si personalul entitagii publice, in vederea furnizérii unei asigurari rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entitafii publice intr-un mod economic,eficient $i eficace; respectarea regulilor externe si a politicilor si regulilor managementului; protejarea bunurilor si a informatiilor: prevenirea si depistarea fraudelor $i greselilor; calitatea documentelor de contabilitate $i producerea in timp util de informatii de incredere, referitoare Ja segmentul financiar si de management. Standardele sum grupate in cadrul a cinei elemente-cheie ale controlului intern/managerial. © Mediul de control. Acestcr srupeaza problemele legate de organizare, managementul resurselor umane, exicy, sfeonologie yi integrizate © Performanta si maiuigeihicntul riscurilor. Acest element subsumeazd problematica managementului Iygata vle\fisarea obiectivelor, planificare (planificarea multianualt programare (planid We mangement) si performan(a (monitorizarea performan{ei). © Informarea si comunicarea. In aceasté sectiune sunt grupate problemele ce (in de crearea unui sistem informational adecvat sia unui sistem de rapoarte privind executia planului de management, a bugetului, a utilizarii resurselor. semnalarea abaterilor. De asemenea, conservarea si arhivarea documentelor trebuie avute in vedere. © Activitiqi de control. Standardele subsumate acestui element-cheie al controlului intern/managerial se focalizeazd asupra: documentarii procedurilor; continuititit operatiunilor; inregistrarti exceptiilor (abaterilor de proceduri); separdrii atribuiiilor; supravegherii (monitoricarii) et © Auditarea si evaluarea. Problematica vizata de aceasta grupa de standarde priveste dezvoltarea capacitatii de evaluare a controlului intern/managerial, in scopul asigurarit continuitatit procesului de perfectionare a acestuia™. Anexa 1 - STANDARDELE DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA ENTITATILE PUBLICE - lista standardelor: - Mediul de control Standardul 2. - ATRIBUTII, FUNCTHL SARCINI Standardul 3 - COMPETENTA, PERFORMANTA Standardul 5 - DELEGAREA - Activitayi de control Standardul 17 - PROCEDURI Standardul 18 - SEPARAREA ATRIBUTIHLOR andardul 19 - SUPRAVEGHEREA 1.b) Masura dispusi: ‘a) Transpunerea corecta in procedurile operationale elaborate si aprobate in cadrul entitatii, precum si implementarea corespunzatoare a standardelor de control intern managerial in legatura cu mediul de control intern si activitatile de control din cadrul entitafii, in vederea remedierii aspectelor constatat bb) Actualizarea procedurii operafionale privind Regulamentul de incasari si plaji efectuate prin casieria unitafii si implementarea corespunzitoare a acesteia la nivelul tuturor ordonatorilor tertiari de credite; 1.) Modul de ducere la indeplinire a masurii dispuse: a) Din documentele prezentate de cdtre UM 0472, rezulta ca in baza planului de control nr.09195105, aprobat de directorul Serviciului Roman de Informatii , in anul 2016, UM 0472 a efectuat controale privind: eb- Evaluarea modului de implementare a standardelor de control inter /managerial la nivelul structurilor, inelusiv modul de procedurare a activitatilor; - Implentarea masurilor dispuse/recomandarilor formulate cu ocazi specialitate/misiunitor de audit anterioare. Ca urmare a misiunilor de control efectuate la 12 Directii Judefene de Informatii, ordonatori tertiari de credite, a rezultat c4 au fost implementate standardele de control intern” managerial si au fost elaborate proceduri aferente activitatilor desfasurate. De asemenea, la nivelul Directiei Generale Financiare, au fost elaborate/actualizate proceduri referitotoare la modul de efectuare a controlului intern/managerial.. Din cele prezentate anterior rezultd cd masura dispusa a fost dusi la indeplinire integral b) A fost aprobat Ordinul directorului Serviciului Roman de Informatit nr.S/1545/2016 pentru modicarea si completarea normelor privind operatiunile de cas& ale unitatilor SRI, aprobate prin Ordinul directorului Serviciului Roman de Informatii nr.S/1405/2012, ce a fost transmis tuturor ordonatorilor terfiari de credite. Anexa 1 Impactul efectiv al masurii dispuse a fost acela de imbunatajire a activitatii entitati, din punct de vedere al eviden(ei financiar-contabile. execularii controalelor de 2a) Deserierea abaterii : Din documentele puse la dispozitie si a verificarilor efectuate la unii ‘ordonatori tertiari de credite (Directii Judefene de Informatii), echipa de audit a identificat uncle aspecte privind lipsa confirmarilor, reprezentand creante si obligatii fata de terti Pe parcursul misiunii s-au mai identificat diferenje la nivel de solduri ale conturilor de materiale consumabile (ct.302) intre registru inventar, balantele de verificare si recapitulatii din programul GESTOC. Un alt aspect constatat a fost neintocmirea unor centralizatoare ale conturilor analitice care trebuiau evidentiate sub forma unui total general astfel inedt. in orice moment, acestea st se poatd verifica prin punctaj cu soldurile din balanta de verificare, la data efectuarii inventarieri Descrierea cauzelor si imprejurarilor care au condus la aparitia deficientelor constatate: ~ implementarea defectuoasi a procedurii operationale privind inventarierea patrimoniului, la nivelul unor ordonatori tertiari de credite. Nu au fost respectate prevederile: = Ordinului nr.2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii = pet.28 alin.(1) “Creanjele si obligatiile faa de terti sunt supuse verificdrii si confirmarii pe haza extrasetor soldurilor debitoare $i creditoare ale conturitor de creante si datorit care detin ponderea valoricd in totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6- 3) sau punctajelor reciproce scrise”. = pet. 32 “Pentru toate celelatte elemente de natura activelor, datoriilor si capitaturilor proprii, cu ocazia inventarierii, se verifica realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terti se fac cereri de confirmare, care se vor atasa la listele respective dupé primirea confirmari ~ pet.d4 (alin.1) “Elementele de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprit inscrise in registrul-inventar au la bazd listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere si situatiile analitice, dupé caz, care justifica continutul fiecdrui post din bilant”. 2.b) Masura dispusii: Aplicarea prevederilor legale, precum si a procedurii operationale privind operatiunea de inventarierea tuturor elementelor patrimoniale, de catre ordonatori terjiari de credite2.e) Modul de ducere la indep! Prin adresa nr.S10596176/2015, Directia Generali Financiari- UM 0472 a transmis ordonatorilor tertiari de credite procedura privind intocmirea Registrului inventar, actualizata, in care se prevede: ~ modul de completare al Registrului - inventar. fiind specificatd obligativitatea totalizarii la nivelul de cont contabil sinteti - modelul tabelului centralizator al rezultatelor inventarierii totalizarii la nivel de cont contabil sinte = efectuarea obligatorie a confruntarii soldurilor conturilor contabile inscrise in Registrul inventar si in tabelul centralizator al rezultatelor inventarierii cu cele din balantele de verificare atat la data de referint@ a inventarierii, cit si la finele exercitiul financiar. Anexa 1 Din cele prezentate anterior rezulta ca masura dispusa a fost dusii la indeplinire integral Impactul efectiv al masurii dispuse entitajii a fost acela de imbunatiqire a activitaii privind inventarierea tuturor elementelor patrimoniale de catre ordonatorii tertiari de credite 3.a) Deserierea abaterii : La nivelul unor Directii Judetene de Informatii, cu rol de ordonatori terfiari de credite, au fost constatate aspecte de nerespectare a prevederilor legale in ceea ce priveste segregarea atributiilor si rolul persoanelor implicate in angajarea, lichidarea, ordonantarea plata cheltuielilor publice. Deasemenea, au fost identificate situatii de intocmire eronat@/incorecti/incompleta a documentelor de angajare, lichidare, ordonantare si plata a cheltuielilor publice, cea ce a generat dificultati in asigurarea unei evidente exacte si reale a soldului disponibilului de credite ramas de angajat in perioada exercitiului financiar, conform clasificatiei bugetare, la nivelul unor ordonatori tertiari de credite. S-a constatat deasemenea, utilizarea in practicd a unor Dispozitii de plata pentru eliberarea din casieria unitatii a unor sume de mandat, reprezentind restituirrea contravalorii normei de hrand. acordarea ajutoarelor de deces, acordarea primei pensii, etc., care nu au fost vizate pentru control financiar preventiv propriu si care nu prezinta aprobarea ordonatorului tertiar de credite. Descrierea cauzelor si imprejurarilor care au condus la uparitia deficienelor constatate: neactualizarea procedurii operafionale privind Regulamentul de incasari si plati efectuate prin casieria unitatii implementarea defectuoasi a procedurii operationale privind angajarea lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor publice. la nivelul unor ordonatori tertiari de eredite. Nu au fost respectate prevederile: - OG nr. 119/199 republicatd si actualizata privind controlul intern si controlul financiar preventive: art. § alin (1): "Persoanele care gestioneazd fonduri publice sau pairimoniul public au obligatia sa realizeze 0 buna gestiune financiara prin asigurarea legalitatii, regularita economicitatii, eficacitatit ‘si eficiente: in utilizarea fondurilor publice si in administrarea patrimoniului public = OMFP nr.1792/2002 actualizat, pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor institujiilor publice, precum si organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legale, ANEXA | - NORME METODOLOGICE privind angajarea, lichidarea, ordonanjarea gi plata cheltuielilor institutiilor publice, precum si organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legale: ‘In vederea respectaril prevederilor mentionate mai sus au fost elaborate prezemele norme metodologice care au ca obiect stabilirea proceduritor, a persoanelor implicate si a documentelor privind executia cheltuielilor care se efectueaza din fonduri publice precum si obligativitateaExecutia bugetartt se bazeazi pe principiul separarit atributlor persoanelor care au calitatea de ordonator de credite de atribuitle persoanelor care au calitatea de contabil. Ordonatorii de credite ai bugetelor prevatzute (a art. 1 alin, (2) din Legea nr. SO0/2002 sunt autorizati sa angajeze, sa lichideze si sa ordonanteze cheltuieli pe parcursul exercitiulul bugetar, in limita creditelor bugetare aprobate, iar plata cheltuielilor se efectueaza de persoanele autorizate care, potrivit legit, poarta denumirea generica de contabil. Operatiunile specifice angajarii, lichidarii si ordonanarii cheltuielilor sunt in competenta ordonatorilor de credite yi se efectueazd pe baza propunerilor compartimentelor de specialitate ale institugiei publice. Ordonatorii de credite pot delega aceasta calitate inlocuitoritor de drept, secretarilor generali sau altor persoane imputernicite in acest scop. Actele de delegare a atribuiilor desemneazd persoanele din cadrul institujiilor publice imputernicite sa semneze pentru si in numele ordonatorilor ile credite. In actul de delegare trebuie sa se specifice limitele si condigille delegaril, respectiv atributiile persoanelor delegate sa semneze documentele de angajare, lichidare $i ordonantare a cheltuielilor, precum yi subdiviziunile clasificatie? bugetului aprobat pentru care au fost imputernicite sa efectueze aceste operatiuni si termenul de valabilitate a imputernicirit. Actele de delegare, insofite de specimenele de semndturi ale persoanelor care au fost imputernicite, trebuie comunicate: - persoanelor imputernicit ~ conducatorului compartimentului financiar (financiar-contabil) care nu poate efectua nici o plata ordonantata de o persoana care nu a fost imputernicita in acest sens, - persoanei desemnate sd exercite controlul financiar preventiv propriu Angajarea cheliuielilor bugetare, altele decat cele care privese actiuni multianuale. se face numai in limita ereditelor bugetare aprobate. Ordonatorii de credite au obligatia de a angaja si de a utiliza creditele bugetare numai in limita prevederilor si potrivit destinajiilor aprobate, pentru cheltuieli strict legate de activitatea institutiilor publice si cu respectarea dispozitiilor legale. Anainte de a angaja si a utiliza creditele bugetare, respectiv inainte de a lua orice masura care ar produce 0 cheltuiala, ordonatorii de credite trebuie sa se asigure ca masura luati respecta principiile unei bune gestiuni financiare, ale unui management financiar sanatos, in special ale economiei si eficientei cheltuielilor. In acest scop uilizarea creditelor bugetare trebuie s fie precedata de o evaluare care sa asigure faptul ca rezuliatele obtinue sunt corespunzétoare resurselor ulilizate. Angajarea si ordonanfarea cheltuielilor se efectueazd numai cu viza prealabila de control financiar preventiv propria, potrivit dispozitiilor legale. Proiectul de angajament legal se prezinta pentru viza de control financiar preventiv propriu impreund cu formularul «Propunere de angajare « unei cheltuieli in limita creditelor de angajament» sau impreund cu formularul «Propunere de angajare a unei cheltuielt in limita creditelor bugetare», dupa cuz, potrivit modelelor prezentate in anexele nr. ta) si 1b) ta prezentele norme metodologice. Ordonatorii de credite nu pot incheia nici un angajament legal cu terfe persoane fara viza de control financiar preventiv propriu decat in conditiile autorizate de lege (..) In vederea respectarii acestei cerinje, angajamentul bugetar prin care au fost rezervate fonduri publice unei anumite destinatfi, in limita creditelor bugetare aprobate, preceda angajamentul legal. 46,(-) Angajarea cheltuielilor webuie si se facit intordeauna tn limita disponibilulut de credite bugetare si. respectiv, in limita disponibilului de credite de angajament pentru actiuni multianuale In scopul garantarii acestei reguli, angajamentele legale, respectiv toute actele prin care statul sau unitarile administrativ-teritoriale contracteaza 0 datorie fata de terjii creditori, sunt precedate de angajamente bugetare, respectiv de rezervarea creditelor necesare plajit angajamentelor legale. (--) Angajamentul bugetar individual se prezinta la viza persoanei desemnate sa exercite controlul financiar preventiv propriu in acelasi timp cu proiectul angajamentului legal individual. (.) Modetul angajamentului bugetar este prezentat in anexa nr. 2 la prezentele norme metodologice, (..) Angajamentele bugetare se realizeaza prin emiterea unui document seris privind angajamentul bugetar individual si angajamentul bugetar global, prin care se certifica existenta unor credite bugetare disponibile si se pun in rezerva (se blocheaza) creditele aferente unei cheltuieli, potrivit destinatiei previtzute in buget. Propunerile de angajamente se inainteaza din timp persoanei desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu, pentru a da posibilitate acesteia sa isi exercite atributile conform legii. Propunerile de angajare a cheltuielilor trebule insotite de toate documentele justificative aferente si, daca este cazul, de orice alte documente $i informatit solicitate de catre persoana desemmata sa exercite controlul financiar preventiv propriu. La finele anului persoana desemnatét sd exercite controtul financiar preventiv propriu analizeazé: modul de realizare a cheltuielilor care au facut obiectul angajamentelor bugetare globale, precum si daca totalul angajamentelor legale individuale aferente acestora este lu nivelul ‘angajamenielor legale provizorit (..)Avizarea consta in semnarea de catre persoana desemnata sa exercite controlul Jfinanciar preventiv propriu sau inlocuitorul de drept al acesteia a propunerii de angajare a unei cheltuieli $i a angajamentului bugetar, care vor fi stampilate si datate In situatia in care se impune majorarea sau diminuarea unor angajameme legale, este necesara elaborarea unor propuneri de modificare a angajamentelor legale si bugetare initiale, Insoyite de memorii justificative. (..) Ordonanqarea de plata este documentul intern prin care ordonatorul de credite da dispozitie conducitorului compartimentului financiar (financiar-contabil) sa intocmeascit instrumentele de plata a cheltuielilor. Modetul formularului "Ordonantare de plata" este prezentat in anexa nr. 3 la precentele norme metodologice. (..) La inscrierea informatiilor in coloana I «Disponibil inaintea efectuarii plajii» din formularul «Ordonanare de plata» se va tine cont de angajamentele bugetare evidengiate in contul 8066 «Angajamente bugetare», precum si de plitile efectuate din contul 770 «Finanfarea de la buget» sau din alte conturi de disponibilitati, dupa caz, dar si de cheltuielile care au fost angajate, lichidate $i ordonanate anterior si care nu au apdrut decontate in extrasul de cont la momentul intocmirii formularului «Ordonantare de plata. (.) Ordonantarea de plata va fi insoritit de documentele justificative in original si va purta viza persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate, care sa confirme corectitudinea sumelor de plata, livrarea si receptionarea bunurilor, executarea lucrarilor si 4) 1prestarea serviciilor, existema unui alt titlu care sa justifice plata, precum si, dupa caz, inregistrarea bunurilor in gestiunea institujiei si in contabilitatea acesteia. (-) Inainte de a fi transmisd compartimentului financiar (financiar-contabil) pentru plata ordonanarea de plata se transmite pentru avizare persoanei desemnate sa exercite controlul financiar preventiv propriu. Scopul acestei avizari este de a stabili ca: ~ ordonanjarea de plata a fost emisit corect; - ordonanyarea de plata corespunde cu cheltuielile angajate si suma respective este exactd, - cheltuiala este inscrisit la subdiviziunea corespunzitoare din bugetul aprobat; - exista credite bugetare disponibile: - documentele justificative sunt in conformitate cu reglementarile in vigoare. - numele si datele de identificare ale creditorului sunt coreete In cazul in care ordonanjarea de plaia mi se avizeazd, se aplica prevederile pet. 1 "Angajarea cheltuielilor” Nici o ordonantare de plata nu poate fi prezentati spre semnare ordonatorului de credite decét dupit ce persoana desemnata sa exercite controlul financiar preventiv propriu a acordat vica. Persoana desemnata sa exercite controlul financiar preventiv propriu se asigurd ca ordonanjarile supuse vizei se referd la angajamente de cheltuieli deja vizate si cd sunt indeplinite conditiile de lichidare a angajamentelor. Dupa aprobare ordonanyarea de plata impreund cu toare documentele justificative in original se inainteazt conducdtorului compartimentului financiar (financiar-comtabil) pentru plata. Primele trei faze ale procesului executiei bugetare a cheltuielilor se realizeaza in cadrul institujiet publice, rdspunderea pentru angajarea, lichidarea si ordonanjarea cheltuielilor revenindu-i ordonatorului de credite bugetare sau persoanelor imputernicite sa exercite aceasta calitate prin delegare, potrivit legii Plata cheltuielilor este faza finala a executiei bugetare prin care institutia publica este eliberata de obligatiile sale fata de tertii-creditori. Plata cheltuielilor se efectueaza de persoanele autorizate care, potrivit legii, poarta denumirea generica de contabil, tn limita creditelor bugetare si destinatiilor aprobate in conditiile dispozittlor legale. (...) Plata cheltuielilor este asigurata de seful compartimentului financiar (financiar- contabil) in limita creditelor bugetare deschise $i neutilizate sau a disponibilitatilor aflate in conturt, dupa caz. Plata se efectueazd de conducdtorul compartimentului financiar (financiar-contabil) mumai daca sunt indeplinite urmatoarele conditit ~ cheltuielile care urmeaza sa fie platite au fost angajate, lichidate si ordonantate: 1a credite bugetare deschise/repartizate sau disponibilitafiin conturi de disponibil; = subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectueazit plata este cea corecta si corespunde naturii cheltuielilor respective; - exista toate documentele justificative care sa justifice plata; ~ semndturile de pe documentele justificative apartin ordonatorului de credite sau persoanelor desemnate de acesta sa exercite atributii ce decurg din procesul executirii cheltuielilor bugetare, potrivit legis %- beneficiarul sumelor este eel indrepratit potrivit documentelor care atesta serviciul efectuat: ~suma datoratd beneficiarului este corecta: - documentele de angajare si ordonantare au primit viza de control financiar preventiv propri - documentele sunt intocmite cu toate datele cerute de formular - alte conditit prevazute de lege. (.) Dreptul de administrare si dispozitie asupra conturilor de cheltuieli bugetare sau de disponibil, deschise la unitayile de trezorerie si contabilitate publica si banci, se va exercita in mod exclusiv de caure institufiile publice pe seama carora au fost deschise, prin persoanele special imputernicite in acest sens, dupa comunicarea edtre trezorerie sau banca a imputernicirilor si a fiselor cu specimenele de semmaturi ale persoanelor abilitate sa efectueze plata, impreund cu ‘amprenta stampilei. In vederea efectuarii de plati in numerar pentru deplasari saw achizitionarea de bunuri exeeutarea de lucrari sau prestarea de servicii xe pot acorda avansuri in numerar persoanelor desemnate pe baza "Dispozitiei de plata - incasare catre casierie" (cod 14-4-4), semnata de conducittorul compartimentului financiar (financiar-contabil) si de persoanele cu atribusit in efectuarea platilor in numerar. (.) 5. Organizarea, evidenta i raportarea angajamentelor bugetare si legale Institutiile publice, indiferent de subordonare si de modul de finantare a cheltuielitor, au obligatia sa organizeze evidenta angajamentelor bugetare si legale. Evidenta angajamentelor bugetare si legate este finuta de compartimentul de contabilitate, iar persoana desemnatit sa exercite controlul financiar preventiv propria va supraveghea organizarea si finerea evidentei, actualizarea si raportarea angajamentelor bugetare si legale. Scopul organizarii evidentei angajamentelor bugetare este de a furniza informatii in orice moment $i pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exercifiul bugetar curent cu privire la creditele bugetare consumate prin angajare si prin comparatie sa se determine creditele bugetare disponibile care pot fi angajate in viitor. Evidenfa angajamentelor bugetare si legale se va tine in mod obligatoriu de catre compartimentul contabititate/financiar-contabilitate. Tinerea acestei evidenye in paralel si la alte compartimente, inclusiv de persoana desemnatd si exercite controlul financiar prevemtiv propriu, este optional. In acest scop, printr-un act de decizie administrativa se vor desemna persoana (persoanele) si inlocuitorti acesteia care vor avea atribusit pe linia organizarit si conducerii evidentei angajamentelor bugetare si legale. (..) Procedura de inregistrare in contabilitate a cheltuielilor bugetare tebuie sa dea posibilitatea de a asigura pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat in exercitiul bugetar curent informatii cu privire la: 4) creditele bugetare disponibile. b) angajamentele legale: ©) plafile efectuate in baza angajamentelor legale la un moment dat, 4d) soldul angajamentelor legate care mai trebuie platite la finele anului, ¢) datele necesare intocmirii "Situatiei privind executia cheltuielilor bugetare angajate la finele trimestrului”, potrivit modelului p szentat in anexa nr, 4 la prezentele norme metodologice 10 a3situatie care este parte componenta din structura "Situajitlor financiare” trimestriale yi anuale ale institu(tilor publice. (.«) Ordonatorii de credite, indiferent de sistemul de finamare din structura administratiei publice locale, au obligatia sa aplice prezentele norme metodologice, (..) In scopul aplicarit in bune conditit a prevederilor prezentelor norme metodologice, ordonatorii de credite vor stabili prin norme proprii documentele, circuitul acestora yi persoanele imputernicite sa efectueze operatiunile legate de angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor, precum si organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legale. 3.b) Miisura dispus’: Separarea atributiilor, stabilirea rolului persoanelor implicate in angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor publice, precum. si verificarea modului de realizare la nivelul ordonatoritor tertiari de credite, conform prevederilor legale in vigoare. 3.c) Modul de ducere la indeplinire a masurii dispuse: Prin adresa nr.$105961 176/30. 12.2015, Directia Financiara a transmis cAtre tofi ordonotarii terjiari de eredite * Procedura operational privind angajarea , lichidarea, ordonantarea $i plata cheltuielilor , la nivelul ordonatorilor tertiari de credite din Serviciul Roman de Informatii, actualizatd”, care prevede: ~ modul de completare a documentelor ALOP, in funcjie de natura cheltuielilor angajate; - compartimentele de specialitate insarcinate cu intocmirea documentelor, precum si semnaturile tuturor persoanelor implicate in diferite faze ALOP: = modul de completare a documentelor reprezentand Propunere de angajare a cheltuielior in limita creditelor bugetare/de angajament, Angajament bugetar global/indiuvidual si Ordonantare de plats = cazuri conerete de completare a diferitelor naturi de cheltuieli, angajament global sau individual. De asemenea, prin adresa menfionat’ mai sus DGF — UM 0472, a transmis dispozitii aplicabile la nivelul tuturor ordonatorilor de eredite, referitoare la: - verificarea corectitudinii intocmirii documemtelor ALOP sub aspectul completarii corecte a coloanelor referitoare la creditele bugetare/de anganjament aprobate, a creditelor bugetare/de angajament angajate, a ilului rimas de angajat ( in cazul Propunerii de angajare a cheltuielilor in limita creditelor bugetare/de angajament) precum sia disponibilului inaintate/dupa efectuarea platii (in cazul Ordonanjarii de plata) de c&tre persoanele cu atributii in evidenta contabild a creditetor bugetare precum si cele care acorda vizele CFPP: - efectuarea tuturor demersurilor necesare In vederea identificarii personalului din alte structuri ale au de la Dil invecinate care sa fie detasate si sa desfasoare activitati privind acordarea vizelor de control financiar preventive propriu respective acelor de specialitate , in situatia in care ‘nu poate fi asigurata separarea atributiilor persoanelor implicate in acordarea acestor vize datorita unor motive obiective (neincadrarea functiilor specific, absenta motivate pe perioade indelungate,exemplu CIC); ‘Dupa transmiterea procedurilor la tofi ordonatorii tertiari de credite, DGF UM 0472 a efectuat verificarea documentelor justificative si a registrelor contabile obligatorii la toti ordonatorii tertiari de credite din cadrw! SRI, rezultind a procedurile transmise au fost implemennntate. Anexa | Din cele prezentaty anterior rezulta ed masura dispusi a fost dusa la indeplinire integral Impactul/efeetiv: al ndsurii dispuse a fost acela de imbunatatire in modul de efectuare, de catre ordonutorii (etiari de\ credite, a operatiunilor privind angajarea, lichidarea, ordonanyarea si plows cheltwielitor. u a4Sinteza aspectelor rezultate in urma actiunii de verificare a modului de ducere Ia indeplinire a masurilor dispuse prin Decizia nr. XI/15/06.11.2015. Din analiza celor consemnate in prezentul Raport de follow - up rezulta faptul e@, masurile dispuse prin Deeizia nr. XI1/15/06.11,2015 au fost duse la indeplinire integral de citre conducerea SRI - UM 0472. Prezentul raport privind modul de ducere la indeplinire a masurilor dispuse prin Decizia nr, X11/15/06.11.2015, care confine impreuna cu anexele un nr. de 14 file, a fost intocmit in doua exemplare gi a fost inregistrat sub nr. 1.195.494 in 23.09. 2016 la entitatea verificata. Din acestea un exemplar se lasa entitafi, iar un exemplar se va restitui echipei de control in termen de pana la 5 zile calendaristice de la data inregistrarii acestuia la entitatea verificatd sau de la data confirmarii lor de primire. Prin semnarea raportului de follow-up se recunoaste restituirea tuturor actelor gi documentelor puse la dispozitie auditorilor public! externi. impotriva prezentului raport privind modul de ducere la indeplinire a masurilor dispuse prin Decizia nr. XI1/15/06.11.2015 pot fi formulate obiectii de catre conducatorul entitatii in termen de 15 zile calendaristice de Ia data inregistrarii actului la entitatea verificata sau de la data confirmarii de primire a acestuia. Gl.bg. Scornea Dorel, ordonator principal de credite delegat, Auditori publici externi, comandat al DGF — UM 0472. Radulescu Maria Tatiana / tr A loctiitor comandamt eRe g Col. Gheorghe Selena. Mus loctiitor comandant. 2 a8 Sq