Tema 1. Corespondena economic.

Noiuni de baza

1.1 Definirea corespondentei oficiale ca form indispensabil de comunicare i de lucru pentru

agenii economici.
1.2 Importana activitii de coresponden la etapa actual. Criteriile de clasificare a
corespondenei oficiale.
1.3 Papetria de birou prima impresie asupra partenerului.
1.4 Forma grafic de prezentare a scrisorii de afaceri.

Verba volant scrita manent.(lat.) Vorbele zboar scrisul rmne.

1.1 Practic este imposibil a ntreprinde o afacere fr a apela la acte, documente. E util s
cunoatem o serie de posibile mijloace scrise utilizabile ntr-o afacere i regulile elaborrii
acestora. Unul dintre mijloacele scrise utilizabile ntr-o afacere este corespondena.
O scrisoare, un act, indiferent de scop, constituie adeseori, primul contact cu un potenial
client.
Fiecare om de conducere director, ef de serviciu, agent economic tinde s creeze un
cadru care s permit angajailor s nvee din propria lor experien sau de la clieni, furnizori i
parteneri de afaceri.
Unul dintre cele mai bune mijloace, care permit nsuirea experienei este comunicarea
scris, din care face parte i corespondena oficial.
Noiunea de coresponden semnific schimbul de scrisori ntre dou persoane fizice sau
juridice.
Corespondena oficial include scrisorile i actele care servesc ca mijloc de legtur i
schimb de informaie ntre persoanele juridice sau ntre cele fizice i juridice.
Corespondena oficial trateaz probleme cu coninut juridic,
organizatoric,diplomatic,administrativ...
Corespondena economic cuprinde totalitatea scrisorilor dintre agenii economici, cu
scopul de promovare a schimbrilor sau a noutilor economice.
Scopul corespondenei economice : nsuirea de ctre toi doritorii, agenii din administraia
public, unitilor economice s cunoasc regulile gramaticale i stilistice, modelele i formele
pe a cror baz se redacteaz, se prezint i se folosesc scrisorile i actele oficiale.
Obiectivele scrisorilor:
s informeze sau s afle ceva
s motiveze sau s influeneze
s fie de acord sau s resping
s explice sau s rectifice
s admonesteze sau s reclameze
s cear scuze sau s neleag
s solicite sau s ofere ceva
s comande
s apeleze sau s cumpere ceva
s obin un ctig ct mai mare,pltind puin
s fac o invitaie
s accepte sau s refuze
s mulumeasc
s felicite sau s exprime condoleane.
Cerinele actuale fa de coresponden
s fie elaborat la costuri avantajoase
s aib obiective, scopuri reale
s fie orientat spre destinatari concrei
s fie eficient
s fie la obiect, la persoan, s aib impact psihologic, bazat pe emoii
 s fie prezentat conform reglementrilor
s se conformeze identitii i imaginii firmei
s aib un limbaj corect, modern i adecvat obiectivului.

1.2 Importana activitii de coresponden

n pofida existenei telefonului,faxului, cutiei potale electronice continu s fie la fel de viabil
ca i acum 20-30 sau 50 de ani corespondena.
Se zice c faptele cntresc mai mult dect vorbele. Cea mai eficace cale de a arta c
eti cu adevrat recunosctor, este cuvntul scris. Atunci cnd primeti sau expediezi pe
neateptate o not de mulumire, felicitare...aceast aciune dovedete sinceritatea, demonstreaz
c ai simul afacerilor i tii cum s-i urmreti interesul.
Avantajele corespondenei:
Scrisorile sunt cel mai confidenial mijloc de transmitere a informaiei
Scrisorile originale semnate au o putere de convingere mai mare dect conveniile verbale
sau dect textele scrise, transmise electronic.
Scrisoarea original ndeplinete un rol economic i juridic(constituind elemente de
nregistrare contabil sau servind ca prob n justiie)
Scrisorile permit realizarea contactului cu corespondenii care nu dispun de suficient timp
pentru ntrevederi, dar necesit explicaii detaliate n scris.
Scrisorile de afaceri ofer posibilitatea de a medita asupra coninutului, s fie selectate
mijloacele lingvistice necesare, s se formuleze i s se structureze corect
gndurile...deoarece deseori reaciile pripite ale agenilor, interlocutorilor pot deveni
prejudicioase.
Corespondena evit deplasarea, economisete timpul, mijloacele bneti
Reprezint o bogat surs de documentare, care formeaz un fond de arhiv unde sunt
oglindite stadiile evoluiei raporturilor economice.
Scrisoarea reprezint ntreprinderea nsi n faa corespondenilor:
aspectul scrisorii
valoarea
prezentarea argumentelor
stilul...
trebuie s concureze la influenarea favorabil a destinatarului.
Clasificarea corespondenei oficiale:

1. Dup natura emitentului

1) corespondena de afaceri privat (sau de afaceri personal) ntocmit de persoane fizice

Exemplu:
Abonamente la ziar
Solicitri de prospecte de var
Rezervarea unei camere la hotel
Scrisori de felicitare
Scrisori de mulumire
Telegrame...
2) Corespondena oficial, ntocmit de persoane juridice
Exemplu:

cereri de ofert
reclamaii
comenzi...
2. Dup modul de ntocmire

1) documentele tipizate care sunt redactae pe formulare tip i conin un text tiprit cu
elemente de rigoare, precum i unele documente tipizate.Redactarea lor se face prin
completarea spaiilor libere, a coloanelor cu datele sau textul cerut.
2) documente netipizate, ntocmite n mod liber. Aici sunt aplicate anumite reguli de
redactare. (Aici sunt toate scrisorile de afaceri.)
Exemplu:
cereri de ofert
scrisori de ofert
comenzi
reclamaii (petiii, plngeri, jalbe...se nvinuete cineva)

3. Dup obiectul ei
1) corespondena de reclamare
Ex: Scrisorile de avertizare, reclamaia

2) corespondena de solicitare
Ex: Cererea , demersul, cererea de ofert, comanda

3) corespondena de dispoziie
Ex: decizia, ordinul, dispoziia

4) corespondena de constatare
Ex: procesul-verbal, actul, minuta, ncheierea

5) corespondena nsoitoare de acte

Ex: scrisoarea de nsoire personalizat

6) corespondena doveditoare
Ex: adeverina, certificatul, delegaia, chitana

4. Dup modul de transmitere

1) corespondena obinuit, care se expediaz prin pot sau curier

2) corespondena telegrafic, transmis prin telegraf, telegram
3) corespondena telex, transmis i recepionat prin teleimprimator
4) corespondena publicistic, publicat n mass-media.

5. Dup criteriile potale sau regimul de circulaie

1) coresponden simpl
2) coresponden cu indicaii speciale
Ex: recomandat, expes,cu rspuns pltit, cu valoare declarat, cu confirmare de primire,
paravion.
3) coresponden cu regim special (secret)

6. Din punct de vedere al inteniei

1) corespondena de iniiativ
Ex: cererea de ofert, cererea oficial, reclama...
2) corespondena de rspuns
Ex: cererea de ofert bazat pe o ofert, remedieri...
3) corespondena de revenire
Ex: de revenire, avertizrile, reclamaiile...
7. Dup natura exemplarelor sau a modului de ntocmire.
1) originalul primul exemplar al documentului, care se trimite destinatarului.
2) copia simpl care se face cu indigo, odat cu originalul, se face cu scopul de a servi ca prob
de control n cazul pierderii originalului. Ca i originalul ea este semnat i confirmat cu
amprenta sigilului.
3) copia de pe original se deosebete de precedenta prin faptul c textul este copiat de pe
original, are meniunile copie, locul sigilului- care se noteaz cu abreviatura L.S i S-a
semnat cu abreviatura S.S. O astfel de copie este folosit la protejarea originalului.
4) duplicatul se elibereaz n cazul pierderii originalului.
Procedura este:
anunarea unitii care a eliberat actul original pierdut
publicarea faptului de pierdere a actului n pagina unui ziar republican i declararea c
actul respectiv este anulat.
Eliberarea actului nou pe baza avizului publicat. Actul nou eliberat are meniunea
Dublicat i acioneaz cu aceia putere ca i originalul pierdut.
5) extrasul este i el o copie, dar numai a unei pri dintr-un act de dimensiuni mari. Este
valabil numai dac a fost semnat i certificat (n funcie de scopul eliberrii, cu tampila unitii).

1.3 Papetria de birou prima impresie despre partener.

Imaginea firmei se construiete timp ndelungat. Un rol important n aceasta l are papetria
firmei, tipriturile, corespondena scris.
Exemplu:
hrtia de coresponden,
hrtia de fax
crile de vizit
plicurile
invitaiile,
ofertele
somaiile (a soma- a cere n chip categoric sub ameninare s execute)
scrisori de refuz
documente comerciale
ambalaje
etichete
afie...
O firm trebuie s tie ce fel de imagine vrea s aib i trebuie s reflecte corect aceast imagine.
Faa public a firmei mai const n :

designul mrcii sau a unitii

simbolul sau nsemnul firmei
alegerea copertei, culorilor folosite
calitatea hrtiei folosite pentru comunicare
calitatea designului grafic
caracterul ngrijit al textului tiprit
calitatea scrisului i exprimarea mesajului
Dar, papetria se refer expres la ceea ce se numete hrtie cu antet specialitii spun c e
primul act de design comercial al unei uniti economice, mai ales a celei comerciale.

Modul de imprimare folosit

1. Tiprirea este modul cel mai des utilizat i este suficient pentru o nou ntreprindere.
 2. Gravarea este un proces de lux i scump, deoarece necesit o matrice special de oel,
se poate grava tiprirea pe ambele fee ala hrtiei.Dac o ntreprindere folosete acest
mod este un succes.
3. Termografia este un proces de prelucrare, se face s se ridice uor cerneala, literele au
un aspect asemntor cu gravura. Este socotit o gravur nereuit lizibilitatea las
de dorit.
lizibil- care poate fi citit cu uurin.
4. Imprimarea n relief a literelor este un mod de lux. Antetul se ridic proeminent de pe
hrtie. Se poate s percepi cu degetele. Se mai numete scriere n orb. Se folosesc de acest
mod de imprimare cele mai bogate companii i firme, care i scriu antetul n relief.
proeminent care iese mult n relief.Despre oameni, care iese din comun prin valoare,
caliti remarcabile.
5. Filigranul un desen de fond transparent, executat n procesul de producere a hrtiei.
Poate fi vzut mai bine atunci cnd hrtia este inut n lumin. Dac o firm, ntreprindere,
companie i are numele sau simbolul su filigranat pe hrtiile sale, atunci atinge culmea
snobismului.
snob (snoab) persoan care admir i adopt cu orice pre tot ce este n vog.
snobism- atitudine, conduit specific snobului.

Aezarea scrisorii n plic (pag.24. R.Borcoman. Corespondena Economic. )

1.4 Forma grafic de prezentare a textului unei scrisori de afaceri.

E nevoie ca scrisorile de afaceri s fie prezentate ntr-o form adecvat. Noile posibiliti de
utilizare a computerilor aduc cu ele tentaia de a prezenta opere de art n loc de scrisori simple.
E important s se ia n considerare faptul c restriciile economice oblig la raionalizarea
i efientizarea corespondenei.Atunci cnd autorii scrisorilor schimb permanent tipurile de
fonturi, mrimile i stilul acestora la destinatari poate trezi bnuiala c expeditorii nu au
altceva mai bun de fcut.

Regulile generale de care trebuie s in cont toi corespondenii:

1. Plasarea textului n pagin.
e nevoie de dispunerea raional a plasrii
uurarea muncii dactilografei (operatorului)
recunoaterea cu uurin a elementelor scrisorii de ctre personalul care triaz.*
* a tria a mpri pe categorie, a separa, a clasa, a seleciona.
Exist mai multe soluii de plasare a textului. Desigur toi o aleg pe cea mai convenabil.
1.Corpul scrisorii trebuie s dein dou treimi din pagin.
2. Restul filei e destinat celorlalte elemente de form.
3.Se respect echilibrul aezrii n pagin.
4. Mrimea din stnga trebuie s fie ntotdeauna mai mare cu 1cm.
Tipurile de redactare :
1) Prezentare american (bloc)
Aventajele
se elimin spaiile libere
se scrie ncepnd din marginea stng a tuturor meniunilor
este eficient la scrierea rapid
este modern i des folosit aceast metod.
Este preferat la corespondena de afaceri.
Dezavantajele
are un aspect dezechilibrat
2) Alinierea semibloc coninutul de fond al scrisorii este aezat n bloc, iar celelalte
paragrafe
antetul
data
adresa
 farmula de apel
semnturile... conform regulilor corespunztoare de scriere.
3) Aezarea n semi aliniat
coninutul scrisorii este scris cu aliniatele necesare
formatul des utilizat de coresponden de afaceri este 210-297mm formatul A4 i cel
memo A5 - 210-155mm pentru scrisori scurte. n acest caz se folosesc plicuri de
dimensiuni corespunztoare.
2. Formele specifice scrisorilor de afaceri
a) tipurile de fonturi
Din multitudinea de tipuri de fonturi, n funcie de tipul scrisorii se folosesc cele
corespunztoare. Utilizatorii profesioniti se limiteaz numai la cteva fonturi. Scrisorile de
afaceri se scriu cu aceleai fonturi Times sau Helvetica. Helvetica se folosete des la antete i
titlurile structurale mrite. Se poate scrie i cu caractere aldine (ngroate), cursive (nclinate
sau subliniate).
Mrimea fontului poate fi variat multiplu, dar pentru corespondena de afaceri se
recomand fonturile de mrimea 2-3 mm, pentru o lizibilitate mai bun.
Intervalele dintre litere, cuvinte i rnduri se stabilesc individual. Pentru evidenierea unor
cuvinte se folosete spaierea literelor (spaii mai mari ntre litere dect cele normale).
- nu se recomand abuzul de sublinieri i nici cel de spaiere, deoarece se pierde efectul de
evideniere. Scrisorile de afaceri se scriu la un rnd. Se recomand intervalul dintre
aliniate la 1,5 spaii.
Aliniatele se separ printr-un rnd de textul premergtor i cel urmtor.
- se folosesc la separarea paragrafelor n coninutul de fond sau a subiectelor dintr-un
paragraf.
Enumerrile. Textele mai lungi pot fi structurate prin enumerri.
- nceputul i sfritul enumerrilor vor fi separate printr-un rnd de restul textului.
Enumerrile pot fi structurate n mod diferit:
* prin liniue
* prin puncte de enumerare cu aceia mrime de font ca textul
* prin cifre urmate de puncte
* prin litere mici, n ordine alfabetic, urmate de paranteze.
Toate enumerrile pot fi plasate de la marginea textului cu retrageri i fr ele, n funcie
de aezare n pagin. La retrageri toate punctele enumerrilor trebuie s nceap din punct
de vedere gramatical cu aceia parte de vorbire.
Retragerea se deosebete de aliniat prin plasarea cu dou litere mai n adncul textului.
Paragrafele se folosesc cnd n text mai trebuie structurat, dup caz, pe subiecte. ntre
paragrafe se las 2 rnduri libere, astfel citirea scrisorii e mai uoar. Paragrafele pot fi
numerotate i chiar intitulate, cu scopul de a oferi unei scrisori lungi i complicate maxim
de claritate.
Aranjarea n acolad poate nlocui o enumerare. E folosit n cazul n care trebuie mai
multe diviziuni i subdiviziuni ale unui subiect. Se pornete de la general la particular.
De exemplu:

Vestimentaie sezonier de toamn - costume

- pardesiuri
- scurte

de iarn - paltoane
- blnuri
.