Graficul Gantt i utilitatea sa n planificarea afacerii

Se pune mare accent, n ultima vreme, pe managementul proiectelor. i este ormal aa innd cont
de complexitatea aciunilor/activitilor pe care un management complet i competent o presupune
n condiiile economice, tehnologice, legale i social-umane actuale.
Atunci cnd te avni nenfricat n mediul antreprenorial, e bine sau chiar indicat s ai la ndemn
cteva instrumente de lucru pe care managementul proiectelor ni le ofer cu generozitate.
Pentru nceput de drum, nc dinainte de debutul afacerii tale, i va fi obligatoriu necesar un plan
de btaie! Pentru realizarea i, mai ales, punerea n practic a unui plan de bataie bun (singurul
care i va garanta, de altfel, i rezultatele dorite), avem la ndemn un instrument simplu de
planificare a crui eficacitate a fost probat n repetate rnduri (cam de pe la 1917 ncoace!).
Este vorba despre Graficul sau Diagrama Gantt.Muli dintre noi, antreprenori, ne percepem afacerea
ca pe un copil ce trebuie hrnit, educat, crescut i care, la un moment dat, prin rezultatele produse,
ne va face mndri de munca depus.Ali antreprenori vorbesc despre businessul lor ca despre un
proiect de suflet i poate, includerea acestui cuvnt proiect, i determin pe acetia din urm s
aib o abordare mai pragmatic asupra lucrurilor pe care doresc s le realizeze. Prin proiect vom
nelege o aciune ampl sau un proces complex menit atingerii unui scop bine definit. Astfel, ca
principale caracteristici ale proiectului avem: un obiectiv (care poate fi un bun produs, o cantitate de
informaii sau un rezultat de natur organizatoric), un ansamblu deactiviti/sarcini (corelate logic
i tehnologic) i un proces (prin care se stabilesc intercondiionrile dintre activiti/sarcini i
ordinea de realizare/execuie a acestora).Aadar, avem o idee, un obiectiv (neaprat s fie SMART),
o analiz a resurselor, aciunilor i timpului de care avem nevoie pentru a demara proiectul nostru.
Coordonata timp este esenial. Degeaba tiu ce vreau s fac dac nu tiu cnd i n ct timp voi
face ceea ce mi-am propus.
Obiectivele sunt vise cu termene limit, spunea cineva i, ntr-adevr, componenta timp e
critic pentru orice afacere, proiect. Dac nu i-ai programat bine timpul, nu i-ai programat, de fapt,
nimic.Fr a intra n prea multe detalii teoretice i tehnice, o diagram Gantt propune mai multe
modele de reprezentare grafic a unui program de activiti care folosesc la planificarea,
coordonarea i monitorizarea permanent i real a sarcinilor specifice pe care le avem de pus n
practic i, foarte important, permite estimarea duratei n timp (nceput i sfrit
realizare), resursele necesare i ordinea (logic, tehnologic) n care trebuie ndeplinite sarcinile.
Pentru construirea diagramei Gantt se recomand parcurgerea urmtoarelor etape:
definirea activitilor necesare pentru implementarea proiectului;
estimarea duratei fiecrei activiti;
ordonarea activitilor ntr-o succesiune logic;
marcarea grafic a succesiunii activitilor cu ajutorul unor linii orizontale (aceste linii arat
momentul nceperii i terminrii fiecrei activiti).
n funcie de dorine, creativitate i posibiliti, tabelele Gantt se pot realiza ntr-o manier simplist
prin desenarea unui grafic pe o foaie de hrtie sau se pot utiliza variante mai complexe, de la
ntrebuinarea funciilor Excel-ului pn la procurarea de software-uri speciale (de
exemplu: Microsoft Project sau Primavera Project Planner, ACEProject,ActiveProject Project
Management, LeadingProject, PlanWise Project Management,TargetProcess, Vertabase etc.).
Simplu, ilustrarea grafic a acestui instrument de planificare rezid ntr-o matrice/ tabel cu dou axe
X i Y; iari matematic elementar.

Pe axa orizontal, se poziioneaz periodele de timp pe care se preconizeaz a se realiza proiectul/

afacerea n uniti de msur distincte (ore, zile, sptmani, luni) i stabilite n urma analizei iniiale
sau mai franc, durata estimat a unei activiti.Pe axa vertical sunt reprezentate distinct toate
sarcinile concret identificate ale proiectului sau lista activitilor de efectuat. Fiecrei sarcini/
activiti i este alocat cte un rnd i pot fi marcate printr-un numr sau nume. n partea stng se
marcheaz nceputul preconizat pentru sarcina respectiv, iar pe partea/ marginea dreapt sfritul
prevzut al sarcinii. Sarcinile propuse se pot dezvolta condiional, cronologic de la alte sarcini,
concomitent, suprapus sau nu, din punct de vedere temporar.n timp ce planul nainteaz, matricea
este actualizat prin ncrcarea barelor pe o lungime potrivit cu procentul de sarcin ndeplinit.
Simplu, o linie trasat vertical pentru data curent a operaiunii. Sarcinile finalizate vor aprea total
n partea stng a liniei, cele n desfurare ntretiate de linie, iar cele viitoare n dreapta. Sarcinile
curente de pe linie, n funcie de locul de ntreptrundere cu linia, vor indica dac exist ntrziere
sau naintare fa de programare.De asemenea, pentru oamenii cu care lucrezi la afacerea ta, fie ei
angajai, asociai, colaboratori etc. sau pentru echipa de proiect este de mare ajutor ca, n dreptul sau
deasupra fiecrei sarcini/activiti, s fie trecui cei responsabili de ducerea la bun sfrit a acesteia.
Menionati n tabelul Gantt i evenimentele importante (critice) pentru afacere, proiect chiar dac ele
nu reprezint o sarcin n sine.Atunci cnd purcedei la ntocmirea diagramei Gantt, ncercai s v
limitai la un numar rezonabil de sarcini( recomandat nu mai mult de 15-20) astfel nct s ncap
pe o pagin i s fie uor de urmrit i interpretat. n situaia unor proiecte mai complexe, se pot
ntocmi i diagrame subordonate care s cuprind calendarul sarcinilor secundare care formeaz o
sarcin principal.Pot s apar ceva probleme i cnd sunt cerute sau necesare operaii de
reprogramare. nsi gestionarea i urmrirea unei diagrame excesiv de detaliate se pot dovedi
dificile.Un alt punct slab al graficelor Gantt este faptul c acestea nu ne indic interdependena
dintre sarcini/activiti i, astfel, nu putem s concluzionm n ce fel sau grad o sarcin, rmas, spre
exemplu, n urma planificrii sau decalat din alte cauze, le va afecta i pe celelalte. n acest scop se
folosesc diagramele PERT (Tehnica de Evaluare i Analiz a Programului) sau CPM (Metoda
Drumului Critic), Gantt-ul nefiind un grafic de reea, rmne o alternativ sau o completare la
acestea dou. n managementul proiectelor el apare, tocmai datorit simplitii de reprezentare a
succesiunii activitilor prevzute la implementarea unui proiect, drept un instrument necesar
supervizrii.
Prin urmare, diagrama sau graficul Gantt, ca unealt de programare, are urmtoarele avantaje
nsemnate:
- este uor de realizat/ trasat, urmrit i interpretat;
- ilustreaz limpede stadiul n care te afli la un moment dat;
- poate fi facil adaptat la o varietate larg de cerine de planificare i modificat pentru a
ilustra actualitatea datelor;
- ajut esenialmente la rezolvarea temporal a sarcinilor i la organizarea n timp; a trecut
testul timpului i folosului.
Revenind la utilitatea ntocmirii tabelurilor Grantt ca unealt de planificare a afacerilor noastre, dupa
explicaiile precedente, rostul ei este clar.
Avem de-a face cu un instrument calendaristic aproape clasic, o interfa accesibil care permite
oricui s estimeze durata, resursele i ordinea sarcinilor/activitilor, pailor ce trebuie urmarii,
supravegheaz progresul fcut i ajut n luarea deciziilor de intervenie/schimbare atunci cnd nu
ne ncadrm n parametrii prevzui, atrage permanent atenia ctre etapele ce necesit, n
continuare, execuie, realizare i ne avertizeaz la o observare i o analiz mai atente a datelor la
care au fost operate modificri n desfurarea activitilor.
Fr previziune nu exist rezultat, iar o planificare riguroas aduce semnificativ rezultatul dorit mai
aproape.Graficul Gantt este unul dintre cele mai simple, valoroase i larg utilizate unelte pentru
planificare.