Tema 8.

Corespondena de uz general

1. Rolul corespondenei de uz general n sistemul scrisorilor de afaceri. (p.248)

2. Corespondena privind diverse aspecte ale activitii interne: raportul (p.248), procesul-
verbal (p.254), protocolul (p.259). Tipurile de rapoarte i procese verbale.
3. Forma potrivit a unei scrisori personale de afaceri. (p.263)
4. Corespondena privat de afaceri (scrisori de recunotin, de mulumire, de felicitare sau
de marcare a unor afaceri)
5. Acte cu caracter intern: scrisori circulare i instruciunile de serviciu.
6. Reguli generale de redactare i elementele unul CV.(p.291)
7. Funcia cererii personale i reguli de redactare.
8. Structura scrisorilor de referin i recomandare. Reguli de redactare. Formule folosite la
redactarea scrisorilor de referin i recomandare.
9. Reguli generale de stil i de coninut privind redactarea scrisorii de motivaie.

1***. Pentru a gestiona o societate comercial, o instituie bugetar...e nevoie de zici de

scrisori i acte cu caracter intern.Cele mai des ntlnite pot fi :
procesele verbale
rapoartele
referatele
cererile oficiale...
Fiecare dintre aceste documente se pot referi la diverse domenii cum :
constatri cu privire la modul de gestionare a mrfurilor n magazine
gestionarea bunurilor
activiti de verificri
lucrri de ntreinere i reparaii
2.*** Raportul face parte din dri de seam, expunerea fcut n scris, prezentat cuiva despre o
activitate sau un aspect al ei sau informaie cu privire la anumite stri de lucru din unitate. E
necesar ca raportul s fie: adunat, examinat i aranjat ntr-un anumit context.
Raportul expunerea adunat, examinat, aranjat n scris ntr-un anumit context.
Principala calitate a acestui document este de a prezenta faptele corect i complect, ntr-o form
inteligibil.
Structura raportului:
1. introducere
2. tratarea
3. ncheierea
ntroducerea partea care generalizeaz expozeul*** de fapte i aprecieri ale tratrii.

***expozeu(expozeuri) prezentare dezvoltat, amnunit i sistematic expus oral sau

scris a unor fapte, situaii, idei, darea de seam, expunere.

Introducerea cuprinde:
relatarea concis a scopului raportului
definirea temei i subiectului expunerii
prezentarea structurii n care este redactat raportul, capitolele, paragrafele, titlurile,
problemele i sarcinile abordate n raport,
rezumarea concis a concluziilor, noutilor i recomandrilor formulate n raport
Tratarea coninutului :
expunerea ideilor principale, demonstraiilor i probelor
sistematizri
modificri
 stilizri
corectri
Pentru a redacta un raport e nevoie de elaborarea unei schie de plan de lucru ca punct de
reper.
1) se pornete de la alegerea titlurilor potrivite, care ar cuprinde tot materialul dintr-o
privire.Aceste titluri trebuie s corespund coninutului.
a) Ele trebuie s fie scurte, definitorii, sugestive. Maniera n care este structurat
coninutul modul de numerotare a capitolelor, paragrafelor ine att de estetic
ct i de corelare logic.
b) Demonstraiile i probele expuse n fragmente i pri se asambleaz n final
2) Sistematizarea se face atunci cnd s-a obinut forma brut a raportului.
a) apoi urmeaz modificarea, stilizarea, corectarea.

Raportul de afaceri spre deosebire de celelalte are o structur mai sofisticat, e mai complex.
Structura:
1. preambulul cuprinde informaiile de baz pentru perceperea, acceptarea coninutului.
a) pagina de titlu- titlul raportului(numele unitii, seciei, nr.deciziei, contract..., numele
raportorilor, data i locul elaborrii raport.)
b) prefaa lista capitolelor i paragrafelor
c) cuprinsul
d) lista schemelor, tabelelor, figurilor

2. Rezumatul ideile generale ale ntregului coninut

3. Concluziile i recomandrile
4. Tratarea propriu-zis
a) Introducere
b) Probleme, fapte, demonstraii, probe, afirmaii

Protocolul un act, document care consemneaz discuiile sau nenelegerile intervenite ntre
subunitile aceleea uniti sau ntre persoane fizice, juridice, cu scopul de a rezolva diverse
probleme ale agenilor economici.

Acest act poate fi clasificat n aceeai grup de documente cu procesul verbal.

Cauzele pot fi:
folosirea n comun, spaiile, mijloacele bunurile de cte 2 sau mai multe uniti de
desfacere.(ex. p. 259)
Protocolul trebuie s conin:
1) condiiile n care se face asigurarea
2) vrsarea sumelor rezultate din prime de asigurare
3) comisionul celui care ncheie documentele, ncaseaz sumele i le vars n contul
societii de asigurare.

3*** Forma potrivit a unei scrisori personale de afaceri

Chiar i corespondena privind chestiunile de afaceri poate avea un caracter personal, fr a
aborda problema banilor. O scisoare prietenoas poate fi un mod de rennoire a unei relaii vechi,
care s-a perimat*** - care nu mai este n vigoare, depit, nvechit, demodat, care nu mai este de
actualitate.
E important s se pun n micare modul de ntocmire, s se compun o scrisoare de prietenie
ctre destinatar.
Atunci cnd n scrisoarea de afaceri se adaug o propoziie personal scrisoarea este
considerat i personal i de afaceri.
Ca i scrisoarea comercial, scrisoarea personal trebuie s arate profesionalism, cci ea l
reprezint pe autorul su.
De ce inem cont la expedierea scrisorii personale de afaceri:
 1. se alege hrtia potrivit pentru ocazia dat (adic nu e loc pentru calitatea papetriei de
birou inferioar)
2. designul respectiv

Reguli generale la redactarea scrisorii personale de afaceri:

1. Nu se scrie scrisoarea de felicitare, nota de mulumire pe o hrtie de birou cu cu antet, sau
pe una de birou, cu nsemnri de birou, ci pe hrtie de calitate, de destinaie special.
2. S se evidenieze titlul scrisorii din text
3. S fie formulat adecvat
4. Nu se admit greelile de ortografie sau sublinieri
5. textul trebuie s fie ngrijit, fie c scrisoarea e scris de mn sau dactilografiat.
Not :
Poate fi scris de mn o scrisoare de felicitare, un mesj de condoleane.
6. nu e prea bine mult familiaritate, care poate face ca lucrrile s nceap prost.(ex.p.265,
formulele p.266)
4***Corespondena de afaceri privat
Scrisori de recunotin i de mulumire.Reguli de redactare.
Atunci cnd se scrie o not de mulumire e bine s se tie urmtoarele:
1) scrisoarea de mulumire trebuie scris pe o hrtie corespunztoare, s se asorteze cu plicul
2) e bine s fie formulate gndurile scurt fr fraze banale.
Ex. formula V mulumesc foarte mult- nu e de dorit s apar de foarte multe ori n
scrisoare.
3) nu se cere o favoare n scris de mulumire, deoarece se distruge impactul gestului de
recunotin
Not :
Orice favoare cerut e bine s fie expediat ntr-o alt scrisoare i trimis alt dat.
4) Dac mulumirile se adreseaz i altor persoane, dect destinatarului se solicit s se
transmit mesajul i celorlali.
5) Dac autorul are o caligrafie frumoas, atunci scrisoarea poate fi scris cu mna, dac nu-
atunci dactilografiat.
Ex. de fraze tip ---pag.267-268.

Scrisori de felicitare sau de marcare a unor ocazii speciale.

Sunt binevenite scrisorile de felicitare calde amicale, n relaiile menager-subaltern, coleg-
coleg. Aici sunt permise toate formele amicale, toate aprecierile pozitive, cldura necesar...
(p.271-274)

Invitaii (p.277)
Aspectul de ansamblu al invitaiei este foarte important.
Structura invitaiei:
1) simbolul emblema firmei, companiei.
Not:
Poate fi plasat att la nceputul invitaiei, ct i la sfritul ei.
2) numele gazdelor
3) frazele de invitaie
4) genul de eveniment
5) scopil evenimentului
6) data i ora la care ncepe evenimentul
7) instruciuni speciale(dac e cazul)
8) telefonul de relaii
9) adresa
10) indicarea locului

Reguli de redactare a invitaiilor (p.278)

Model de invitaie (p.279)
Crile de vizit de afaceri (p.284)
Cartea de vizit este prima formul grafic cu adevrat important pentru majoritatea oamenilor
de afaceri. Ea este prima impresie a celui care o nmneaz. Cartea de vizit este necesar s fie
exzecutat i nmnat altfel cuiva, nct s-l fac s doreasc s mai ia legtura cu stpnul ei. O
carte de vizit executat reuit i reprezentat corect va produce o impresie plcut i eficient n
relaiile de afaceri.
Disignul crii de vizit
Coninutul crii de vizit:
1. Antetul
2. marca sau simbolul ntreprinderii
3. numele
4. funcia
5. numele ntreprinderii
6. adresa
7. telefonul
8. telex-ul (dac este potrivit)
9. fax-ul
10. adresele altor birouri din ar
Inteniile nmnrii crii de vizit:
1) pentru ai aminti cuiva cine este autorul ei, unde se afl i cum poate fi gsit
2) pentru a fi expediat cuiva, fiind anexat la un raport anual, o revist sau orice alt lucru
promis de a fi expediat unei persoane, creia i-ar face plcerea s o primeasc.
3) pentru a fi folosit ca o anex la un cadou sau buchet de flori
Culoarea crilor de vizit trebuie s se potriveasc cu cea a papetriei companiei.Materialul din
care este executat cartea de vizit poate fi lucios sau mat , gros sau subire, dar trebuie s fie
rezistent s nu se ifoneze.
Conductorii de ntreprinderi folosesc 2 tipuri de cri de vizit:
1) pentru a le trimite prin pot
2) pentru a le prezenta persoanelor de afaceri importante.

Forma crilor de vizit , poate fi diferit. Unii le dau forma produselor ce in de afacerea lor.
Ex. Automobil, cri...
Dimensiunea standard a unei cri de vizit variaz n jurul mrimilor 8*4*1/2 mm

Crile de vizit de afaceri pentru strintate se tipres n 2 limbi

1) limba oficial a rii
2) n limba rii respective, cu care se tranzacia
Unii oameni de afceri europeni, tipresc i informaii suplimentare n crile de vizit.
Ex. tipul de ntreprindere, numrul de angajai, veniturile anuale, realaii mai importante.
Acest gen de cri de vizit de afaceri reprezint o miniformula de furnizare de
informaii.Fiecare ar are un ritual al prezentrii crilor de vizit.
De ex.: n Japonia, crile ce vizit de afaceri se schimb permanent ntre oameni de
afaceri.Dac la o ntlnire particip 30 de oameni de afaceri, atunci toi 30 ofer crile de vizit.

Reguli generale de redactare a unui CV (p.291)

forma de prezentare
claritatea i concizia CV-ului
calitatea optimist a CV-ului
modul de convingere prin CV
pertinena
 forma de redactare i de structurare a CV-ului
originalitate CV-ului.
Elementele unul CV

Un CV va avea m.m. anse, dac va ndeplini urmtoarele condiii:

1) CV-ul trebuie s aib o form de prezentare impecabil
2) CV-ul trebuie s fie scris , clar, concis, hotrit, precis i clasic
3) CV-ul trebuie s fie ortimist
4) CV-ul trebuie s fie convingtot
5) CV...trebuie s fie pertinent
6) CV ul trebuie s fie structura n domeniul de activitate solicitat
7) CV-ul trebuie s aib o imagineoriginal
8) CV-ul trebuie s fie sincer
9) Cv-ul trebuie s fie bine structurat.