ANEXA IV/Contract de Finanare

MSURI PRIVIND PREFINANAREA, RAMBURSAREA CHELTUIELILOR ELIGIBILE,

CONTABILITATEA I ORGANIZAREA BENEFICIARULUI

Generaliti

(1) Acordarea i utilizarea prefinanrii, precum i rambursarea cheltuielilor se realizeaz n

conformitate cu prevederile legislaiei n vigoare, i ale prezentului Contract de Finanare.

(2) Sumele aferente prefinanrii i cheltuielilor eligibile autorizate la plat de ctre AM vor fi
transferate n conturile Beneficiarului din conturile de trezorerie ale bugetului Ministerului
Mediului i Pdurilor.

(3) Toate documentele care intr n componena dosarul cererii de prefinanare i/sau rambursare
vor fi numerotate, datate i semnate, iar n cazul copiilor se va aplica tampila conform cu
originalul. La sfritul fiecrui dosar, Beneficiarul va semna i va face meniunea Acest dosar
conine . pagini, numerotate de la 1 la ..

(4) Orice document emis n alt limb dect limba romn va avea ataat i traducerea acestuia.
Traducerea documentului va fi realizat de ctre un traductor autorizat.

(5) Pentru ca Proiectul s fie implementat conform Cererii de Finanare, este necesar ca
Beneficiarul s asigure sumele necesare finanrii altor cheltuieli dect cele eligibile.
Beneficiarul va face dovada cheltuielii sumelor aferente categoriilor de cheltuieli altele dect cele
eligibile, anual, prin ntocmirea Raportului privind alte cheltuieli dect cele eligibile Anexa IVg,
ce va fi transmis cel trziu pn pe data de 20 decembrie a fiecrui an mpreun cu Planul
financiar pe surse i ani, Anexa IVa i Planul de rambursare pe 24 de luni, Anexa IV b. Raportul
privind alte cheltuieli dect cele eligibile va fi transmis la OI, iar Planul financiar pe surse i ani
i Planul de rambursare pe 24 de luni vor fi transmise la AM i OI.

Seciunea I - MSURI PRIVIND ACORDAREA PREFINANRII

I.1. Proceduri de lucru

(1) Cu 15 zile nainte de transmiterea Cererii de Prefinanare, Beneficiarul are obligaia s

transmit, spre informare, la AM, cel puin urmtoarele proceduri aprobate specifice
managementului prezentului Proiect:
- procedura de licitare - contractare;
- procedura de autorizare pli;
- procedura de contabilitate, inclusiv monografia contabil pe baza creia Beneficiarul va
nregistra operaiunile proiectului;
- procedura de efectuare pli;
- procedura de ntocmire a Cererilor de Rambursare;
- procedura de recuperare creane bugetare;
- procedura de arhivare a documentelor financiar-contabile.

(2) Beneficiarul este obligat s compleze/modifice aceste proceduri, cu recomandrile AM n

termenul stabilit de ctre aceasta.
1
I.2. Acordarea prefinanrii

(1) Pentru solicitarea prefinanrii, Beneficiarul trebuie s aib unul sau mai multe contracte de
furnizare de bunuri/prestare de servicii/execuie de lucrri ncheiat(e) ntre beneficiar i unul sau
mai muli operatori economici a crui/cror valoare/valoare cumulat s fie de minimum 2% din
valoarea eligibil a proiectului.

(2) Dosarul Cererii de Prefinanare va fi ntocmit pe suport de hrtie, n dou exemplare. Un

exemplar va fi transmis la AM, iar cellalt exemplar va rmne la Beneficiar, n cadrul Unitii de
Implementare a Proiectului. Pe coperta Dosarului Cererii de Prefinanare se va meniona numele
Beneficiarului, codul, numrul de nregistrare n SMIS, CSNR i numele Proiectului.

(3) Dosarul Cererii de Prefinanare va conine Fia de control a documentelor Anexa IVc i
Cererea de Prefinanare Anexa IVd, semnate i tampilate.

(4) Dup verificarea de ctre AM a dosarului Cererii de Prefinanare, Beneficiarul va primi

fondurile aferente prefinanrii, n termen de maxim 30 zile lucrtoare de la depunere. AM poate
extinde acest termen n cazul n care sunt necesare clarificri, modificri sau informaii
suplimentare care trebuie furnizate de ctre Beneficiar. AM transmite Beneficiarului Scrisoare de
informaii suplimentare n care este specificat termenul maxim n care trebuie transmise
informaiile/clarificrile/modificrile.
Dup finalizarea verificrii, AM va efectua plata ctre Beneficiar.

(5) Pentru solicitarea celorlalte trane a prefinanrii, Beneficiarul trebuie s ntocmeasc Dosarul
Cererii de Prefinanare trana ., care va fi ntocmit pe suport de hrtie, n dou exemplare,
similar primei trane.
Acordarea urmtoarelor trane de prefinanare se va face numai dup autorizarea cheltuielilor
efectuate de beneficiar, n valoare de minim 60% din valoarea cumulat a tranei/tranelor
anterioare de prefinanare.

Seciunea II - MSURI PRIVIND RAMBURSAREA CHELTUIELILOR

II.1 - Rambursarea cheltuielilor

(1) Cheltuielile eligibile vor fi rambursate Beneficiarului, cu condiia respectrii prevederilor

prezentului Contract de Finanare.

(2) Rambursarea cheltuielilor eligibile se realizeaz dup efectuarea verificrilor administrative,

tehnice i financiare ale Dosarului Cererii de Rambursare (Cerere de Rambursare i documente
suport) de ctre OI i AM i autorizarea plilor de ctre AM.
n urma acestor verificri OI/AM poate diminua suma solicitat la rambursare de ctre Beneficiar.

(3) Beneficiarul are obligaia s solicite la rambursare numai cheltuielile efectiv realizate n
perioada de eligibilitate a Proiectului, respectiv pli efectuate pentru care exist documente
suport reale verificabile i auditabile.

(4) Beneficiarul se oblig s nu solicite la rambursare cheltuieli care au fost/sunt aferente altor
proiecte finanate din alte surse de finanare naionale sau comunitare, evitnd astfel apariia
dublei finanri sub sanciunea prevzut la art. 13 i a rezilierii de ctre AM a prezentului
Contract.

2
(5) Beneficiarul are obligaia s ntocmeasc dosarele Cererilor de Rambursare astfel:
- n dou exemplare pe suport de hrtie, din care un exemplar se va depune la OI, iar cellalt
va rmne la Beneficiar;
- un exemplar (al treilea) al Dosarului Cererii de Rambursare va include formularul Cererii
de Rambursare, iar restul documentelor din Dosarul Cererii de Rambursare scanate pe
suport electronic. Acest exemplar denumit DCR-AM se va depune la OI odat cu
exemplarul pe suport de hrtie i va fi nsoit de Fia de control a documentului Anexa
IVc, semnat i tampilat.

(6) Dosarul Cererii de Rambursare va cuprinde:

Cererea de Rambursare (original) Anexa IVe, semnat i tampilat;
Facturi (copie);
Ordine de plat (copie);
Extrase de cont (copie);
Centralizator al certificatelor i aplicaiilor de plat incluse n CR(original);
Certificate de plat aferente facturilor pentru contractele de lucrri/furnizare;
Aplicaie de plat aferent fiecrei facturi pentru contractele de servicii;
Procese verbale (copie);
Raportul de progres aferent perioadei pentru care se face CR;
Raportul privind cheltuielile cu salariile UIP Anexa IV f, dup caz, cu documentele
suport;
Alte documente relevante (copie) pentru respectiva Cerere de Rambursare.

(7) Dosarul Cererii de Rambursare trebuie s conin un opis al documentelor.

(8) Pe coperta dosarului Cererii de Rambursare se va meniona numele Beneficiarului, codul,

numrul de nregistrare n SMIS, CSNR i numele Proiectului, numrul Cererii de Rambursare.

(9) Efectuarea plii cheltuielilor eligibile de AM ctre Beneficiar este de maxim 45 de zile
calendaristice de la data depunerii Cererii de Rambursare conforme la OI. Termenul va fi extins n
cazul n care OI i/sau AM solicit Beneficiarului informaii suplimentare/clarificri/modificri
ale documentelor.

(10) Dac Beneficiarul nu poate remedia erorile constatate la verificarea Cererii de Rambursare
(lipsa documente justificative, documente incomplete etc.), sumele solicitate de Beneficiar se vor
reduce prin diminuarea valorii din Cererea de Rambursare respectiv.

II.2 - Completarea Cererii de Rambursare

(1) Sumele din Cererea de Rambursare transmis de ctre Beneficiar trebuie s fie solicitate n
conformitate cu Planul financiar pe surse i ani Anexa IVa, Planul de rambursare pentru 24 luni
Anexa IVb i a Previziunilor fluxului de numerar solicitat n Cererea de Rambursare anterioar.

(2) n vederea procesrii Cererii de Rambursare de ctre OI i AM, Beneficiarul are obligaia
completrii acesteia n integralitatea sa, fiind nsuit de ctre reprezentantul su legal.

(3) La completarea tabelelor 7A, 7B, Beneficiarul va mpri sumele cerute la rambursare pe
categoriile de cheltuieli eligibile, conform Anexei I.5.
3
(4) La completarea tabelului 7C referitor la suma cerut la rambursare, Beneficiarul va respecta
procentele i condiiile de eligibilitate precizate n Contractul de Finanare.
(5) Beneficiarul are obligaia de a completa rubrica aferent veniturilor nete numai cu acele
categorii de venituri care nu au fost incluse n analiza cost-beneficiu i care ar putea genera
venituri, altele fa de cele prevzute n Cererea de Finanare.

(6) Prefinanarea se recupereaz n procent de 30% din valoarea fiecrei cereri de rambursare
(FC+BS), ncepnd cu prima cerere de rambursare, pn la concurena valorii stabilite n
Contractul de Finanare. AM POS Mediu i rezerv dreptul de a modifica procentul de recuperare
a prefinanrii din urmatoarele cereri de rambursare, n funcie de sumele solicitate la rambursare
i valoarea eligibil a proiectului, astfel nct valoarea prefinanrii s poat fi recuperat integral,
pn la penultima cerere de rambursare.

II.3 - Completare facturi, ordine de plat i extrase de cont

(1) Pe factur trebuie scris numele contractorului, numrul i data contractului de executare
lucrri/prestri servicii/furnizare de produse conform cruia se va face plata.

(2) Pe factura original se va aplica tampila POS Mediu.

(3) n mod obligatoriu, datele de identificare (nr. cont i banc) ale furnizorului de lucrri/servicii
din factur trebuie s corespund cu cele din contractul de execuie lucrri/prestri servicii/
furnizare de produse. Dac se modific contul/banca este necesar ca Beneficiarul s transmit la
AM baza legal pentru aceast modificare.

(4) Extrasul de cont emis de banc pentru Beneficiar, trebuie s aib semntura i tampila bncii
emitente. Extrasul de cont trebuie s aib data emiterii, precum i datele de identificare ale bncii
emitente. Contul bancar i banca Beneficiarului din extrasul de cont trebuie s corespund cu cele
din factur.

(5) Explicaia plii, menionat n ordinul de plat trebuie s corespund cu cea din factur.
Valorile menionate n extrasul de cont trebuie s se regseasc n ordinul de plat.

II.4 - Centralizatorul certificatelor i aplicaiilor de plat incluse n Cererea de Rambursare

Pentru fiecare Cerere de Rambursare se va ntocmi un centralizator al certificatelor i aplicaiilor

de plat emise pentru fiecare contract, n perioada aferent respectivei CR.

II.5 Certificat de plat

(1) Certificatul de plat aferent facturii pentru fiecare contract de lucrri/furnizare va fi emis pe
baza situaiilor de lucrri verificate n prealabil de inginer.Acesta va fi semnat si stampilat de
inginer.
Dosarul CR va fi nsoit de documentele justificative aferente certificatului de plat, respectiv:
centralizator/centralizatoare i situaii de lucrri. n cazul furnizrilor se vor ataa procesele
verbale de predare-primire, de recepie i de punere n funciune a bunurilor achiziionate, dup
caz.
Toate aceste documente vor fi semnate n clar i tampilate de toate prile implicate.

4
(2) Ordinul de variaie poate fi inclus n CR, dup ce este verificat i aprobat de Inginer i
Beneficiar. Ordinul de variaie trebuie ntocmit si aprobat n conformitate cu prevederile
contractuale i legale.

II.6 - Aplicaie de plat

(1) Aplicaia de plat aferent fiecrei facturi din cadrul unui contract de servicii va fi ntocmit
pe baza documentelor suport care au stat la baza emiterii facturii. Aplicaia de plat va avea
semnturile persoanelor autorizate din partea Beneficiarului pentru verificarea/avizarea/aprobarea
acesteia, n vederea efecturii plii, conform Procedurilor Operaionale de lucru ale
Beneficiarului. n situaia n care Aplicaia de plat cuprinde cheltuieli aferente achiziiei de
echipamente/bunuri, se vor anexa documentele justificative: procese verbale de predare-primire,
recepie i punere n funciune, dup caz.

(2) Aplicaia de plat va fi nsoit de Declaraia Beneficiarului c nu a fost prejudiciat i prin

care confirm c activitile desfurate de prestator au fost efectuate conform contractului pentru
perioada respectiv, iar raportul/rapoartele aferente acestei perioade au fost aprobate cu
respectarea condiiilor contractuale.

II.7 - Procese verbale

(1) n cazul contractelor de furnizare Beneficiarul trebuie s ataeze la DCR, procesele verbale
de predare-primire, de recepie i de punere n funciune, dup caz, a bunurilor achiziionate.

(2) n cazul contractelor de lucrri Beneficiarul trebuie s ataeze la DCR procesele verbale
pentru fazele determinante, procesul verbal de refacere a strzii, procesul verbal de receptie la
terminarea lucrrilor i procesul verbal de recepie final, ntocmite conform prevederilor legale
n vigoare, n cazul emiterii lor n perioada aferent CR. Pentru celelalte documente (procesele
verbale de recepie calitativ, pentru lucrri ascunse, etc), emise n perioada aferent CR, se va
anexa o list pe baza creia acestea pot fi verificate in cadrul misiunilor de verificare la fata
locului.

II.8 Avize, acorduri, taxe, autorizaii

(1) n cazul introducerii n Cererea de Rambursare a cheltuielilor aferente obinerii de avize,

acorduri, taxe, autorizaii, cerute prin Certificatul de Urbanism, sau orice alte cheltuieli de aceast
natur impuse prin prevederi legale pentru implementarea Proiectului, Beneficiarul va anexa o
list a acestora, cu specificarea contractelor pentru care au fost solicitate, perioada de valabilitate
a lor, baza legal dup caz, precum i valoarea acestora. Aceast list va fi semnat de Beneficiar,
ca orice document introdus n Cererea de Rambursare.

II.9 Raportul de progres aferent perioadei pentru care se face CR

(1) Raportul de progres aferent perioadei pentru care se face CR este acelai cu Raportul de
progres lunar (Anexa IId) ntocmit de Beneficiar, dac perioadele de referin ale acestora
coincid. n cazul n care perioada de referin a Cererii de Rambursare nu coincide cu perioada
Raportului de progres lunar ntocmit de Beneficiar, Raportul de progres aferent perioadei pentru
care se face CR, va avea aceeai structur ca i Raportul de progres lunar, dar se vor include date
numai despre contractele/activitile care fac obiectul cheltuielilor solicitate n respectiva CR.

5
II.10 - Completarea Raportului privind cheltuielile cu salariile

(1) Beneficiarul are dreptul s solicite la rambursare cheltuieli privind salariile personalului UIP,
numai pentru perioada n care va nregistra progres fizic n cadrul contractelor de lucrri aferente
proiectului i n perioada de referin a Cererii de Rambursare.

(2) Raportul privind cheltuielile cu salariile va fi nsoit de urmtoarele anexe:

Centralizator salarii pe fiecare lun, n original Anexa IVf.1
tat salarii pe fiecare lun, n copie
Fi de pontaj pe fiecare lun, n copie
Documente justificative aferente plilor salariilor, n copie (ordine de plat i
extrase de cont avizate de banc/trezorerie)

(3) Beneficiarul va solicita, prin includere n tabelul Cheltuieli cu salariile n perioada de

referin, cu documentele suport aferente din Anexa IVf, doar cheltuielile cu salariile incluse n
Cererea de Rambursare.

(4) nainte de prezentarea primei Cereri de Rambursare, n care se solicit rambursarea

cheltuielilor cu salariile, Beneficiarul are obligaia s prezinte la OI/AM Organigrama UIP
aprobat, copii dup fiele postului aprobate, copii dup contractele de munc individuale
aprobate, aferente personalului UIP, copii dup CV-urile personalului UIP.

(5) Beneficiarul are obligaia ca, ori de cte ori se modific/completeaz Organigrama, fiele
postului, contractele individuale de munc, CV-urile personalului UIP, s le transmit n termen
de 15 zile lucrtoare, la OI/AM, anterior includerii ntr-o Cerere de Rambursare a salariilor
aferente personalului nou angajat sau cu modificri/completri ale oricror documente enumerate
mai sus.

(6) n vederea unei implementri eficiente a proiectului, Beneficiarul are obligaia s efectueze
periodic, ncepnd cu ncheierea primului an de implementare, dar de regul dup ntocmirea a cel
puin 4 (patru) Cereri de Rambursare, analiza gradului de ncrcare a personalului UIP i s
angajeze suficient personal cu pregtire specific i experien profesional pentru fiecare post n
parte.

II.11 - Alte documente relevante pentru Cerere de Rambursare

(1) In cazul n care Beneficiarul primete din partea OI/AM scrisori de clarificri/completri/
justificri referitoare la Dosarul Cererii de Rambursare, acesta trebuie s rspund n maxim 3 zile
lucrtoare, sau conform solicitrii emitentului adresei.

(2) Beneficiarul are obligaia s prezinte n Cererea de Rambursare orice document suport
pentru justificarea cheltuielilor solicitate la rambursare: Notificri, Note, Decizii, Scrisori/Adrese,
Declaraii, Note de transmitere.

(3) Beneficiarul n calitate de autoritate contractant, are obligaia de a verifica autenticitatea i

valabilitatea instrumentelor de garantare emise de societile bancare sau de societile de
asigurare, transmise de contractori conform prevederilor contractului de lucrri/ servicii/
furnizare, n acest sens acesta va transmite n Dosarul Cererii de Rambursare care vizeaz prima
solicitare de fonduri pentru un anumit contract, documentul/ documentele care atest faptul c
aceste verificri au fost efectuate pentru contractul/ contractele n cauz, dup caz.

6
Seciunea III - MSURI PRIVIND CONTABILITATEA

(1) Beneficiarul trebuie s asigure existena corespondenei dintre cheltuielile declarate,

nregistrrile contabile i documentele suport aferente Cererilor de Rambursare.

(2) Beneficiarul are obligaia s pstreze toate documentele privind cheltuielile i auditurile
desfurate n legtur cu implementarea proiectului. Acestea trebuie s fie uor accesibile, iar
sistemul de arhivare utilizat s permit verificarea acestor documente. Beneficiarul este obligat s
informeze AM cu privire la locul arhivrii documentelor, la nceputul implementrii proiectului i
ori de cte ori se produc modificri.

(4) Beneficiarul are obligaia s ntocmeasc balane trimestriale distincte pe proiect. O copie
dup aceste balane, cu meniunea conform cu originalul va fi transmis ctre OI, trimestrial,
pn pe data de 30 ale lunii (n + 1) de la ncheierea trimestrului;

(4) Beneficiarul are obligaia s in evidena contabil pe conturi analitice pentru fiecare tip de
contract (servicii, lucrri), n conformitate cu prevederile legislaiei naionale n domeniul
contabilitii.

(5) Beneficiarul are obligaia sa in, distinct, evidena cheltuielilor eligibile fa de evidena
contabil a altor cheltuieli dect cele eligibile, n toate facturile, sau s fie ntocmite facturi
separate pentru cheltuieli eligibile i cheltuieli altele dect cele eligibile.

(6) Beneficiarul va permite reprezentanilor OI i/sau AM s realizeze misiuni de verificare a

contabilitii, punnd la dispoziie toate documentele care au legatur cu proiectul. Misiunea de
verificare a contabilitii Beneficiarului se va realiza dup cum urmeaz:
- Beneficiarul va primi o notificare privind intenia AM/OI de a efectua o misiune de verificare,
cu cel puin 5 zile lucrtoare nainte de data la care aceasta va avea loc;
- Beneficiarul trebuie s confirme, n termen de cel mult 3 zile lucrtoare, posibilitatea efecturii
misiunii de verificare.
Dac din motive bine justificate Beneficiarul nu este disponibil la data anunat pentru verificare,
acesta poate propune amnarea datei de verificare, dar cu nu mai mult de trei zile calendaristice
de la data comunicat iniial prin notificare.

(7) Beneficiarul se va asigura c toate organismele care particip la implementarea proiectului vor
permite reprezentanilor OI i/sau AM s realizeze misiuni de verificare a contabilitii, punnd la
dispoziie toate documentele care au legtur cu proiectul. Pentru acurateea i relevana
concluziilor se pot efectua verificri ncruciate ale situaiilor contabile privind proiectul, la
Beneficiari i la organismele care particip la implementarea proiectelor.

(8) Beneficiarul are obligaia s furnizeze OI i/sau AM timp de 5 ani de la data finalizarii
proiectului informaii referitoare la veniturile generate de proiect sau orice alte informaii
solicitate referitor la condiiile stabilite conform prezentului Contract.

(9) Beneficiarul are obligaia s in o eviden strict a prefinanrii primite, a utilizrii i

restituirii acesteia, precum i a dobnzilor aferente prefinanrii.

7
(10) Beneficiarul are obligaia de a deine un sistem informatic operational i viabil care s
permit:
- colectarea datelor privind implementarea operaiunilor pentru asigurarea managementului
financiar, monitorizrii, evalurii, verificrii i auditului;
- efectuarea nregistrrilor necesare ntocmirii registrelor contabile obligatorii (Registrul jurnal,
Cartea Mare, Registrul Inventar);
- listarea tuturor registrelor, jurnalelor, formularelor i situaiilor, la cererea OI i/sau AM;
- nregistrarea, stocarea i prelucrarea automat n format electronic a datelor nregistrate n
contabilitate, n conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul i pstrarea acestora pe
suporturi electronice.

(11) Beneficiarul are obligaia deinerii i aplicrii manualelor de lucru ale sistemelor
informatice/programelor contabile utilizate.

(12) Beneficiarul are obligaia s dein documentele economico-financiare relevante pentru

proiect, pe suporturi de date acceptate, asigurndu-se c versiunile pstrate respect cerinele
legale naionale, n vederea asigurrii managementului financiar adecvat, monitorizrii,
verificrii, auditului i evalurii.

(13) Beneficiarul are obligaia s pstreze i s furnizeze AM i/sau OI toate documentele care
privesc implementarea financiar a proiectului, s respecte termenele i recomandrile din
rapoartele de control ntocmite de organele abilitate.

(14) Beneficiarul are obligaia s nregistreze, n evidena contabil distinct, titlurile de crean
aferente investiiei financiare prin proiect, precum i a majorrilor de ntrziere i a accesoriilor
aferente acestora.

(15) Beneficiarul are obligaia s aduc la cunotin AM i/sau OI titlurile de crean legate de
proiect, n termen de 5 zile lucrtoare, dup constituirea lor ca urmare a misiunilor de control a
altor organe abilitate.

(16) Beneficiarul are obligaia s asigure conformitatea documentelor contabile pstrate cu

documentele originale.

(17) Beneficiarul are obligaia ca documentele proprii nregistrate n contabilitate s fie

identificabile, verificabile i s fie susinute de acte i documente justificative originale
corespunztoare.

(18) Beneficiarul are obligatia sa detina documente contabile suport, atat pentru fiecare cheltuiala
eligibila solicitat in Cererile de rambursare, ct i pentru alte cheltuieli decat cele eligibile.

(19) Beneficiarul are obligaia s pstreze i s actualizeze Registrul Activelor Fixe n Curs,
coninnd toate cheltuielile efectuate n contul activelor fixe n curs, pe fiecare surs de finanare
dup caz. Registrul Activelor Fixe n Curs se va completa n ordine cronologic, avnd la baz
documentele suport ale operaiunii (contract, factur, proces verbal de recepie, ordinul de plat,
extras de cont etc.). O copie dup acest Registru, cu meniunea conform cu originalul va fi
transmis ctre AM i OI, trimestrial, pn pe data de 10 ale lunii (n + 1) de la ncheierea
trimestrului.

(20) Beneficiarul se oblig s in evidena tuturor datelor, rapoartelor, a corespondenei,

registrelor i documentelor contabile, precum i a tuturor originalelor sau copiilor documentelor
8
nsoitoare, referitoare la contract, timp de 3 ani de la data nchiderii oficiale a Programului
Operaional Sectorial Mediu 2007-2013.

(21) Reconcilierea ntre Beneficiar AM se realizeaz astfel:

a) Pn pe data de 10 ale lunii urmtoare perioadei de raportare, Beneficiarul va
transmite la AM Notificarea de reconciliere contabil - Anexa IVh nsoit de fiele
conturilor de disponibil, urmnd ca, pn n data de 20 a lunii respective, AM s
informeze Beneficiarul cu privire la rezultatul reconcilierii;
b) n cazul n care exist diferene ntre evidenele AM i ale Beneficiarului, AM va
verifica documentele existente la sediul AM sau, dup caz, va efectua o misiune de
control la Beneficiar pentru identificarea aspectelor care au condus la apariia acestor
diferene.

Seciunea IV - MSURI PRIVIND ORGANIZAREA BENEFICIARULUI

(1) Beneficiarul se oblig s permit AM / OI verificarea modului propriu de organizare, n

urmtoarele condiii:
a) n termen de maxim 6 luni de la semnarea Contractului de Finanare;
b) o dat pe an n mod obligatoriu (dac este posibil , n acelai timp cu misiunile de verificare
a contabilitii Beneficiarului);
c) ori de cte ori este cazul, atunci cnd AM decide acest lucru.

(2) Misiunea de verificare privind organizarea Beneficiarului se va realiza dup cum urmeaz:
- Beneficiarul va primi o notificare privind intenia AM i/sau OI de a efectua o misiune de
verificare, cu cel puin 5 zile lucrtoare nainte de data la care aceasta va avea loc;
- Beneficiarul trebuie s confirme, n termen de cel mult 3 zile lucrtoare, posibilitatea
efecturii misiunii de verificare, prin ntocmirea formularului Confirmarea Beneficiarului
privind efectuarea misiunii de verificare, ataat la notificare. Documentul va fi semnat i
tampilat de ctre Reprezentantul legal al Beneficiarului i transmis la AM i/sau OI prin fax.

Dac, din motive bine justificate, Beneficiarul nu este disponibil la data anunat pentru
verificare, acesta poate propune amnarea datei de verificare, dar cu nu mai mult de trei zile
calendaristice de la data comunicat iniial prin notificare.

(3) Beneficiarul are obligaia s se asigure c prin structura organizatoric denumit generic
UIP ndeplinete toate responsabilitile care i revin pentru implementarea proiectului,
respectnd n acelai timp segregarea funciilor, aa cum prevede legislaia comunitar i
naional n vigoare.

(4) Beneficiarul are obligaia s respecte principiul 4 ochi, n sensul c trebuie s existe dou
persoane care realizeaz verificrile, iar principiul supervizrii se aplic pentru fiecare operaiune
n parte.

(5) Beneficiarul are obligaia s ntocmeasc fie de post pentru personalul UIP, n conformitate
cu procedurile de lucru, astfel nct personalul s cunoasc responsabilitile postului i s-i
ndeplineasc ntocmai activitile specifice.

(6) n vederea unei implementri eficiente a proiectului, Beneficiarul are obligaia s efectueze,
periodic, ncepnd cu ncheierea primului an de implementare, dar de regul dup intocmirea a cel
9
puin 4 Cereri de Rambursare, analiza gradului de ncrcare a personalului UIP i s angajeze
suficient personal cu pregtire specific i experiena profesional pentru fiecare post n parte.

(7) Beneficiarul este obligat s asigure spaiul de lucru i logistica necesar derulrii
corespunztoare a proiectului.

(8) Beneficiarul are obligaia s efectueze programe de instruire i/sau pregtire a personalului din
cadrul UIP, astfel nct s se asigure c personalul va da dovad de profesionalism n ndeplinirea
atribuiilor care i revin.

(9) Beneficiarul are obligaia s revizuiasc, dup caz, procedurile i s le transmit la AM dup
revizuire.

(10) Dac Beneficiarul nu poate prezenta, n momentul desfurrii misiunii de verificare,

informaiile suplimentare privind activitatea sa, acesta are obligaia de a le transmit la AM i/sau
OI, prin pot, n termen de maxim 5 zile de la finalizarea misiunii de control.
(11) Pe baza constatrilor i recomandrilor AM i/sau OI, echipa de control ntocmete Raportul
de verificare a organizrii Beneficiarului UIP. O copie a acestui document este transmis la
Beneficiar prin pot cu confirmare de primire.

(12) n termen de maxim 10 zile lucrtoare de la primirea Raportului de verificare, Beneficiarul

UIP are obligaia de a formula un rspuns la recomandrile propuse de ctre echipa de control i
de a ntocmi Planul de aciune privind implementarea recomandrilor referitoare la organizarea
UIP. Acest plan de aciune va conine modul cum se va realiza implementarea recomandrilor
rezultate n urma misiunii de verificare a personalului cu atribuii tehnice i economico-financiare,
persoanele responsabile i termenele de indeplinire. Planul de aciune va fi ntocmit de eful UIP
i aprobat de Reprezentantul legal al Beneficiarului.
(13) Beneficiarul are obligaia de a transmite Planul de aciune prin fax la AM i OI, iar originalul
la AM prin pot cu confirmare de primire.

(14) n cazul n care acest Plan de aciune nu ndeplinete condiiile impuse conform Raportului
de verificare, Beneficiarul va fi informat n scris n termen de 5 zile lucrtoare despre riscurile pe
care le reprezint nendeplinirea recomandrilor n termen i i se va solicita refacerea Planului de
aciune, care va fi efectuat de ctre Beneficiar n termenele i condiiile prevzute de AM.

(15) Beneficiarul va fi monitorizat n ceea ce privete implementarea recomandrilor AM,

conform termenelor stabilite n Planul de aciune.

10