COALA GIMNAZIAL PETRU PONI CUCUTENI

Localitatea CUCUTENI, Judeul IAI

Tel./fax: 0232/717074
Mail: scoala_cucuteni5000@yahoo.com
Web: www.scoalacucuteni.ro

Compartimentul managerial

Aprobat
Director,

Prof. Raluca Mariana CIUDIN

PROCEDURA
PRIVIND CONTROLUL NREGISTRRILOR
COD PG. 03

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA I APROBAREA

EDIIEI/ REVIZIEI
Ediia/
Operaiunea Numele i prenumele Funcia Data Semntura
Revizia
Preedinte Octombrie
Elaborat Ecaterina GROSU
CSCIM 2014
Gheorghia Daniela Secretar Octombrie
Ediia 1 Verificat
NISTOREASA SCIM 2014
Director 31.10.201
Aprobat Raluca Mariana CIUDIN
4
 PG. 03
coala Gimnazial Petru Poni
PROCEDURA PRIVIND Ediia:1 Revizia:0
Cucuteni
CONTROLUL NREGISTRRILOR Page 2 of 8
Compartimentul managerial
Exemplar nr.1

2. SITUAIA EDIIILOR I A REVIZIILOR N CADRUL EDIIILOR

Ediia/ Revizia Componenta revizuit Data aplicrii
Ediia 1 Procedur complet 01.11.2014

3. LISTA DE DIFUZARE

Scopul Ex. Compar- Data

Funcia Nume i prenume Semntura
difuzrii nr. timent primirii
3.
Informare 1 Didactic
1
3. Aplicare 2 Didactic efi Cf. Listei de
2 compartimente difuzare
3. Eviden 3 Secretariat Secretar Gheorghia Daniela
3 NISTOREASA
3. Arhivare 4 Secretariat Secretar Gheorghia Daniela
4 NISTOREASA

4.SCOPUL:
Scopul prezentei proceduri este de:
- stabili metodele i responsabilitile privind gestionarea controlat a nregistrrilor asociate
sistemului de control intern/ managerial, care s furnizeze dovezi ale conformitii SCIM cu
cerinele identificate;
- a da asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii;
- de a asigura continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului;
- de a sprijini auditul i/ sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe
director, n luarea deciziei.

5. DOMENIUL DE APLICARE:
Procedura se aplic n cadrul colii Gimnaziale Petru Poni Cucuteni asupra tuturor nregistrrilor
SCIM care furnizeaz, direct sau indirect, dovezi obiective ale conformitii cu cerinele
prevederilor legale i ale implementrii eficace a elementelor SCIM.
Procedura este o procedur general care se aplic n activitatea tuturor compartimentelor colii
Gimnaziale Petru Poni Cucuteni.
5.1. Date de intrare
cerinele legale (legi, hotrri de guvern, ordine ale minitrilor, decizii ale Directorului etc) i
cerine reglementate (standarde, normative aplicabile);
procesele care se desfoar n cadrul colii Gimnaziale Petru Poni Cucuteni;
competena personalului implicat n desfurarea activitilor;
resurse financiare alocate.
5.2. Date de ieire
nregistrri.

5.3. Indicator de performan: Ponderea scztoare a neconformitilor identificate la audit

privind controlul nregistrrilor.

6. DOCUMENTE DE REFERIN
6.1. Legea educaiei naionale nr.1/ 2011, cu modificrile i completrile ulterioare
6.2. Legea nr. 87/ 2006 pentru aprobarea O.U.G. nr. 75/ 2005 privind asigurarea calitii educaiei
 PG. 03
coala Gimnazial Petru Poni
PROCEDURA PRIVIND Ediia:1 Revizia:0
Cucuteni
CONTROLUL NREGISTRRILOR Page 3 of 8
Compartimentul managerial
Exemplar nr.1

6.3. Legea nr.188/ 1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare
6.4. H.G. nr. 1534/ 2008 privind aprobarea Standardelor de referin i a indicatorilor de
performan pentru evaluarea i asigurarea calitii n nvmntul preuniversitar
6.5. H.G. nr. 1258/ 2005 privind aprobarea Regulamentului de organizare i funcionare a Ageniei
Romne de Asigurare a Calitii n nvmntul Preuniversitar (ARACIP)
6.6. OMFP nr. 946/ 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/ managerial, cuprinznd
standardele de control intern/ managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de
control intern/ managerial, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare
6.7. SR EN ISO 9001:2008
6.8. SR EN ISO 19011:2011
6.9. SR ISO IWA 2:2009
6.10. Regulamentul de ordine interioar a colii Gimnazial Petru Poni Cucuteni.

7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional:

Nr.
Termenul Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul
Crt.
1. Control intern Ansamblul politicilor i procedurilor concepute i implementate de
ctre managementul i personalul entitii publice, n vederea
furnizrii unei asigurri rezonabile pentru: atingerea obiectivelor
entitii publice ntr-un mod economic, eficient i eficace; respectarea
regulilor externe i a politicilor i regulilor managementului;
protejarea bunurilor i a informaiilor; prevenirea i depistarea
fraudelor i greelilor; calitatea documentelor de contabilitate i
producerea n timp util d einformaii de ncredere, referitoare la
segmentul financiar i de management.
2. Asigurarea Parte a managementului calitii, concentrat pe furnizarea ncrederii
calitii c cerinele referitoare la calitate vor fi ndeplinite.
3. Proces Ansamblu de activiti corelate sau n interaciune care transform
elemente de intrare n elemente de ieire.
4. Procedur/ Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a
regulament/ metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea
instruciune de realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual.
lucru
5. Ediie a unei Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri
proceduri operaionale, aprobat i difuzat.
operaionale
6. Revizia n cadrul
Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea,
unei ediii dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a
procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate i difuzate.
7. Compartimentul Subdiviziune organizatoric format prin gruparea, pe baza unor
criterii obiective, a unui numr raional de posturi aflate sub o
autoritate unic, n cadrul careia se realizeaz, n mod permanent, un
ansamblu relativ omogen de sarcini, necesitnd cunotine
specializate de un anumit tip i utilizarea unor metode i tehnici
adecvate.
8. Procedur de Procedur prin care sunt descrise activiti ce au corespondent n
 PG. 03
coala Gimnazial Petru Poni
PROCEDURA PRIVIND Ediia:1 Revizia:0
Cucuteni
CONTROLUL NREGISTRRILOR Page 4 of 8
Compartimentul managerial
Exemplar nr.1

sistem cerinele standardelor de referin pentru conformitatea sistemului de

management implementat
9. Procedur Procedur prin care sunt descrise activiti specifice desfurate n
operaional cadrul entitilor organizaionale (departamente, compartimente,
birouri, etc.)
10. Standarde de Un minim de reguli de management, menit s creeze un model de
control intern control managerial uniform i coerent. De asemenea, standardele
constituie un sistem de referin, n raport cu care se evalueaz
sistemele de control intern, se identific zonele i direciile de
schimbare.
11. A nregistra A reine, prin scris sau prin alte mijloace, un fapt, o informaie, o
sum de date
12. nregistrare Document prin care se declar rezultate obinute sau se furnizeaz
dovezi ale activitilor realizate
13. Controlul Proces care const n:
nregistrrilor - precizarea datelor de nregistrat i documentul/ formularul,
specificaia de referin;
- materializarea nregistrrilor, prin consemnare n documente
specifice de ctre personal abilitat ;
- analiza/ aprobarea nregistrrilor de ctre personalul desemnat n
acest sens;
- transmiterea nregistrrilor n circuitul informaional ;
- pstrarea i meninerea la zi a acestora, arhivarea i/sau eliminarea
lor
Abrevieri ale termenilor
Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat

1 A Aprobare
2 Ah Arhivare
3 Ap Aplicare
4 CA Consiliul de Administraie
5 CEAC Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii
Comisia pentru monitorizare, coordonare i ndrumarea metodologic
6 CSCIM
a dezvoltrii sistemului de control intern/managerial
7 D Decide
8 E Elaborare
9 Ev Eviden
10 Ex Execut
11 ISJ Inspectoratul colar Judeean
12 ROF Regulamentul de Organizare i Funcionare
13 ROI Regulamentul de Ordine Interioar
14 RP Responsabil de proces
15 SCT Secretariat
16 V Verificare
 PG. 03
coala Gimnazial Petru Poni
PROCEDURA PRIVIND Ediia:1 Revizia:0
Cucuteni
CONTROLUL NREGISTRRILOR Page 5 of 8
Compartimentul managerial
Exemplar nr.1

8. DESCRIEREA ACTIVITII
8.1. Generaliti
8.1.1. nregistrrile sunt documente care se emit o singur dat, nu se supun procesului de
actualizare/ revizuire, sunt validate prin semntur i se pstreaz pentru perioade definite de
timp.
8.1.2. nregistrrile sunt documentele ce dovedesc c:
- SCIM adoptat satisface cerinele specifice din procedurile i prevederile legale aplicabile;
- serviciile realizate satisfac cerinele specificate prin comenzi/ contracte i legislaia n domeniul
specific;
- personalul este calificat iar documentaia tehnic, procedurile i echipamentele tehnice, atunci
cnd este cazul, sunt meninute sub control;
- sunt ntreprinse aciunile corective necesare pentru eliminarea neconformitilor identificate;
- sunt identificate i implementate aciunile preventive i msurile de mbuntire a SCIM.
8.1.3. Folosind perioada de pstrare ca i criteriu de clasificare, nregistrrile SCIM sunt:
- nregistrri permanente documentele referitoare la aspecte ale controlului intern/
managerial, nregistrri contabile care au valoare istoric i care se pstreaz att timp ct exist
coala Gimnazial Petru Poni Cucuteni;
- nregistrri nepermanente documentele referitoare la controlul intern/ managerial,
documente contabile, care se pstreaz o perioad limitat de timp, fie specificat prin contractele
cu clienii, prin proceduri, fie att timp ct serviciile proprii se afl n perioada de monitorizare sau
fie specificate n prevederile legale i alte cerine de natura financiar contabil.
8.2. Elaborarea formularelor
8.2.1. n procedura la care sunt asociate fiecare dintre nregistrrile specificate se regsesc detalii
referitoare la modul n care sunt emise nregistrrile, modelele formularelor care trebuie utilizate i
funciile care au responsabiliti pentru emiterea acestora.
8.2.2. Pentru categoriile de nregistrri menionate n procedur, fiecare dintre responsabilii de
procese procedurate stabilesc caracterul permanent/ nepermanent al acestora n funcie de:
- cerinele legislaiei n vigoare aplicabile domeniului de activitate;
- ciclul de via al produsului/ serviciului;
- cerinele din comenzile sau contractele cu clienii/ furnizorii ;
- cerinele SCIM implementat.
8.2.3. Formularele generate intern i utilizate pentru nregistrrile SCIM sunt concepute astfel
nct, dup o corect completare, s conin minimum urmtoarele:
- identificarea unic a nregistrrii respective i a funciilor implicate n elaborare i verificare/
aprobare;
- identificarea tuturor informaiilor i datelor relevante scopului pentru care s-a ntocmit
nregistrarea.
8.2.4. Indiferent de forma/ coninutul oricrui formular generat intern i utilizat pentru
nregistrarea datelor, acesta conine, n partea stnga jos a formatului, elementele de identificare
care l asociaz procedurii care l-a generat (codul formularului) i numrul reviziei curente.
8.2.5. Codul unui formular creat n cadrul colii Gimnaziale Petru Poni Cucuteni pentru
ntocmirea de nregistrri este o combinaie alfa-numeric constituit conform algoritmului xx.xx-
Fxx, n care :
primul grup de caractere reprezint codul procedurii care l-a generat;
 PG. 03
coala Gimnazial Petru Poni
PROCEDURA PRIVIND Ediia:1 Revizia:0
Cucuteni
CONTROLUL NREGISTRRILOR Page 6 of 8
Compartimentul managerial
Exemplar nr.1

al doilea grup de caractere reprezint simbolul F i numrul de ordine al formularului.

8.2.6. Pentru a asigura utilizarea numai a ultimelor revizii n vigoare ale formularelor generate
intern, persoanele responsabile pentru ntocmirea nregistrrilor aplic corect i complet ultima
ediie i revizie a procedurii n vigoare pentru activitatea respectiv.
8.2.7. Formularele asociate reglementrilor legale aplicabile i/sau formularele primite din
exteriorul organizaiei (de la clieni/ furnizori, autoriti de reglementare, etc.) i pstreaz codul
i celelalte elemente de identificare stabilite de creatorii externi ai acestora.
8.2.8. Toate nregistrrile sunt ntocmite astfel nct s fie lizibile, fr tersturi, corecte i
complete fa de cerinele documentelor de referin.
8.2.9. Gestionarea controlat a nregistrrilor se efectueaz conform Procedurii privind controlul
documentelor, cod PG.02, detaliile privind forma i coninutul lor fiind prezentate n documentele
de referin.
8.3. Sistemul de nregistrri
8.3.1. nregistrrile sunt manipulate cu grij i depozitate ntr-un mediu ambiental corespunztor
pentru reducerea la minimum a posibilitilor de deteriorare/ pierdere a lor.
8.3.2. Sistemul de nregistrri implementat asigur:
- identificarea documentelor desemnate ca nregistrri pentru domeniul tehnic sau nregistrri ale
SCIM;
- reglementarea modului de validare (dat, semnatur) a nregistrrilor pentru a confirma c
nscrisurile sunt corecte (adevrate) i complete i conforme cu cerinele specificaiilor de
referin;
- reglementarea, prin procedurile specifice, a modului de modificare a nregistrrilor, dac e
absolut necesar;
- identificarea termenului de pstrare, clasificndu-se dup acest criteriu n nregistrri permanente
i nepermanente.
8.3.3. n funcie de disponibilitile de arhivare, nregistrrile permanente se vor pstra n arhiva
colii Gimnaziale Petru Poni Cucuteni pe durata de via/ de valabilitate garantat pentru
serviciul furnizat.
8.3.4. Toate nregistrrile nepermanente ale SCIM sunt pstrate o perioad specificat n
Nomenclatorul arhivistic, care este stabilit de ctre elaboratorii procedurilor care genereaz
formularele sau n concordan i cu prevederile legislative n vigoare, atunci cnd acestea exist.
8.3.5. Pentru a proteja, depozita corespunztor i regsi prompt nregistrrile generate, fiecare ef
compartiment/ responsabil de proces, dup caz, asigur colectarea nregistrrilor pe suport hrtie
n dosare diferite i bibliorafturi, pe ani i chestiuni, etichetate pentru trasabilitate cu:
- denumirea compartimentului;
- tipul de chestiuni/ date la nivel global coninute de nregistrri;
- perioada de colectare a nregistrrilor (an, trimestru, semestru).
8.3.6. nregistrrile pe suport informatic sunt colectate pe CD, DVD, harddisk de arhivare,
etichetate i pstrate n spaii adecvate.
8.3.7. nregistrrile nu se modific dect n cazuri excepionale iar dac este absolut necesar,
modificrile sunt efectuate numai de ctre aceleai funcii care le-au emis iniial, cu semnarea i
datarea modificrii.
8.4. Controlul datelor/ documentelor, nregistrri SCIM
8.4.1. Prin audituri i aciuni de supraveghere a elementelor SCIM, CSCIM verific dac:
- nregistrrile sunt clare, complete, lizibile i conforme cu prescripiile procedurii specifice
compartimentului;
- nregistrrile sunt verificate, analizate i avizate la nivelurile stabilite prin procedur;
 PG. 03
coala Gimnazial Petru Poni
PROCEDURA PRIVIND Ediia:1 Revizia:0
Cucuteni
CONTROLUL NREGISTRRILOR Page 7 of 8
Compartimentul managerial
Exemplar nr.1

- conin date de identificare ce le confer o identitate unic i le fac uor de urmrit (codificare,
ndosariere);
- documentele de referin sunt accesibile tuturor celor implicai n elaborarea/ ntocmirea
nregistrrilor;
- documentele nregistrri conin indicaii precise pentru identificarea unic uor de urmrit;
- personalul care gestioneaz documentaia/ nregistrrile este instruit n acest scop;
- pstrarea nregistrrilor se efectueaz n condiii de protecie mpotriva deteriorrii/ pierderii lor;
- nregistrrile sunt pstrate cel puin pe durata de timp cerut prin contract i/sau prin procedur;
- documentele nregistrri cu perioad determinat de pstrare (nepermanente) i care sunt
perimate sunt arhivate/ distruse conform cerinelor stabilite.
8.5. Depozitarea, protejarea, pstrarea i regsirea nregistrrilor
8.5.1. Funciile care ntocmesc i/sau emit nregistrri au responsabilitatea de a le numerota,
data, indexa i pstra n condiii de mediu adecvate, pentru a permite regsirea cu uurin a
acestora.
8.5.2. efii de compartimente, responsabili de procese pentru care se pstreaz nregistrri,
asigur mijloacele i materialele necesare pentru ndosarierea i depozitarea acestora astfel nct
s nu fie posibil pierderea lor.
8.5.3. nregistrrile sunt pstrate n spaii special destinate, n condiii de mediu corespunztoare
care s nu permit deteriorarea sau distrugerea acestora.
8.5.4. Pe perioada reglementat pentru pstrarea nregistrrilor nepermanente (3 ani-conform
legislaiei), efii de compartimente asigur disponibilitatea acestora pentru ceteni, reprezentanii
lor i/sau ai altor organisme de reglementare i/sau control, pentru consultare i/sau verificat

9. RESPONSABILITI
9.1 Directorul colii Gimnaziale Petru Poni Cucuteni
9.1.1. Asigur resursele necesare meninerii sub control a nregistrrilor SCIM.
9.2 Preedintele CSCIM
9.2.1. Asigur identificarea, codificarea, meninerea sub control i gestionarea nregistrrilor
specifice activitii de control intern/managerial.
9.3. Personalul angajat al colii Gimnaziale Petru Poni Cucuteni
9.3.1. Asigur identificarea, codificarea i arhivarea tuturor nregistrrilor care se genereaz i se
pstreaz n cadrul compartimentului su de resort.
9.3.2. Stabilesc durata i modul de arhivare pentru nregistrrile generate n compartimentul su
de resort.
9.3.3. Asigur pstrarea integritii nregistrrilor emise i/sau primite, pe toat durata specificat
n procedurile aplicabile activitii compartimentului de resort.
9.3.4. Asigur accesul tuturor persoanelor interesate la nregistrrile specifice compartimentului
su de resort prin difuzarea lor controlat.
9.3.5. Asigur completarea i meninerea la zi a nregistrrii documentelor n vigoare aplicabile
activitii compartimentului su de resort.
9.3.6. Se asigur c utilizeaz formularele/ chestionarele/ registrele la versiunea n vigoare.
9.3.7. Fac propuneri de mbuntire a formularelor pe care le utilizeaz n desfurearea
activitii proprii.

10. INREGISTRRI
10.1. Lista de difuzare
10.2. Lista grupelor de nregistrri utilizate
 PG. 03
coala Gimnazial Petru Poni
PROCEDURA PRIVIND Ediia:1 Revizia:0
Cucuteni
CONTROLUL NREGISTRRILOR Page 8 of 8
Compartimentul managerial
Exemplar nr.1

11. ANEXE I FORMULARE

12. CUPRINS
Numrul
componentei n Denumirea componentei din cadrul procedurii Pag
cadrul procedurii operaionale
operaionale
1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i 1
aprobarea ediiei/ reviziei
2 Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor 2
3 Lista de difuzare 2
4 Scopul 2
5 Domeniul de aplicare 2
6 Documente de referin 2
7 Definiii i abrevieri 2
8 Descrierea activitii 3
9 Responsabiliti 7
10 nregistrri 7
11 Anexe i formulare 7
12 Cuprins 8

Nr. Data Semntura de luare

Destinatar document
crt. difuzrii la cunotin
1. Agavriloaie Liliana 1. 11. 2014
2. Barabul Vasile 1. 11. 2014
3. Burlui Luminia 1. 11. 2014
4. Calmuc Alexandra 1. 11. 2014
5. Ciudin Raluca-Mariana 1. 11. 2014
6. Cuco Andreia Lenua 1. 11. 2014
7. Florea Elena 1. 11. 2014
8. Grosu Ecaterina 1. 11. 2014
9. Manole Lucia 1. 11. 2014
10. Mrisac Mioara 1. 11. 2014
11. Moisei Lucian Mihail 1. 11. 2014
12. Perju Camelia 1. 11. 2014
13. eremet Adrian 1. 11. 2014
14. Nistoreasa Georgiana 1. 11. 2014
15. Vasluianu Elena 1. 11. 2014