Tema 3: Componentele sistemului informaional

Sistemul informaional poate fi considerat ca una din principalele componente ale

conducerii n timp real a ntreprinderii comerciale. Realizarea actului conducerii depinde de
fiabilitatea lui, iar buna lui funcionare depinde de calitatea elementelor sale componente.
Sistemul informaional al firmelor este alctuit din mai multe elemente strns intercorelate:
date i informaii (resurse informaionale)
circuite i fluxuri informaionale
proceduri informaionale
mijloace de tratare a informaiilor

Date i informaii
Datele i informaiile reprezint componentele primare ale sistemului informaional
organizatoric interdependente. Ele pot fi definite ca reprezentnd ansamblul sistemic al
informaiilor generate, obinute, disponibile i refolosibile din ntreprinderea comercial.
Data reprezint descrierea cifrica sau literala a unor aciuni, procese, fapte, fenomene,
referitoare la organizaie sau la procesele din afara sa, care intereseaz managementul acesteia. Din
punct de vedere al managementului prin informaii se neleg acele date care aduc adresantului un
spor de cunoatere privind direct i indirect organizaia respectiv, ce ii furnizeaz elemente noi,
utilizabile n realizarea sarcinilor ce revin n cadrul respectivei organizaii. n virtutea acestei
calitai, informaia reprezint temeiul principal al declanrii deciziilor i aciuniilor.
Informaiile din cadrul organizaiilor sunt deosebit de complexe. n vederea facilitrii
carcaterizrii lor le clasificm n funcie de mai multe criterii:
Dupa modul de exprimare avem:
informaii orale
informaii scrise
informaii audio-vizuale
Dupa gradul de prelucrare informaiile sunt:
informaii primare sau de baza- cele care nu au suferit un proces de prelucrare
anterior
informaii intermediare- cele care au fost i mai pot fi supuse prelucrarii;
informaii finale - cele care au un caracter sintetic i un grad de agregare ridicat.
Dupa direcia vehiculrii:
 informaii ascendente
informaii orizontale
Dupa modul de organizare al nregistrrii i prelucrrii:
informaii tehnico-operative
informaii de eviden
informaii statistice
Dupa provenien:
informaii exogene
informaii endogene
Dupa destinaie:
informaii interne - care se nasc i circula n interiorul ntreprinderii.
informaii externe - generate n mediu sau destinate acestuia;
Dupa obligativitatea pentru adresant:
informaii imperative
informaii nonimperative
Dupa natura proceselor reflectate:
informaii de cercetare-dezvoltare
informaii comerciale
informaii de producie
informaii financiar-contabile
informaii de personal
informaii complexe
Dupa modul de definire:
formale - avnd un regim prestabilit de captare, circulaie, prelucrare i stocare;
informale - care circul spontan ntre compartimente i/sau indivizi n funcie de
necesiti.
Informaia este o materie prima implicat n activitaiile organizaiei. Orice proces de
munc indiferent de natura sa se bazeaz pe informaii. Concomitent informaia reprezint i un
produs inevitabil al oricrui proces de munc (de producie, comercial, tehnic, financiar, de
personal).

1. Circuite informaionale
 Utilizarea informaiilor n procesele decizionale i de execuie din cadrul organizaiei
implic ajungerea lor la adresant sau la beneficiarul de informaii, adic este necesar un circuit
informaional.
Circuitul informaional reprezinta traseul pe care l parcurge o informaie sau o categorie
de informaii ntre emitor i destinatar.
Indiferent de tip, este necesar ca circuitele informaional e sa fie cat mai directe, n sensul
evitarii la maximum a punctelor intermediare de trecere ceea ce determina atat cresterea vitezei de
vehiculare a informaiilor, cat i diminuarea aparitiei deficientelor informaional e.
Caracteristica organizaiilor moderne este folosirea ntr-o proporie din ce n ce mai mare a
circuitelor informaionale electronice, bazate pe computer i telecomunicaii.

2. Fluxuri informaionale
Fluxul informaional reprezint cantitatea de informaii care este vehiculat ntre emitor
i beneficiar de circuitul informaional, caracterizat prin anumite carcateristici: lungime, vitez de
deplasare, fiabilitate, cost, etc.
Tipuri de fluxuri informaionale:
liniare care au un caracter permanent i urmresc n principal traseul relaiilor
organizatorice de tip ierarhic i de cooperare;
ondulatorii care se stabilesc ntre efi i subordonaii compartimentelor situate la
acelai nivel ierarhic i sunt rezultanta unei combinaii dintre relaiile de tip ierarhic cu
relaii de cooperare
arc care apar ntre decideni i executani situai pe niveluri ierarhice diferite,
cu traiectorii ascendente sau descendente, i sunt de regul generate de deciziile cu
caracter de unicat; ele pot fi cu transferul deciziei descendent i raportare ascendent
(informarea este subsecvena deciziei) sau cu informare ascendent i decizie
descendent (informarea ajut la construirea deciziei);
spiral care apar cu caracter temporar sau aleator i sunt specifice fluxurilor
specializate pentru urmrirea unui produs (aflat n franciz) de la intrare, pna la
vnzare i post vnzare.

3. Proceduri informaionale
Prin proceduri informaionale se nelege asamblul elementelor prin care se stabilesc
modaliti de culegere, nregistrare, transmitere, prelucrare i arhivare a unei categorii de
informaii, cu precizarea operaiilor de efectuat i a succesiunilor, a suporiilor, formulelor,
modelelor i mijloacelor de tratare a informaiilor folosite.
Procedurilor informaionale moderne le este propiu un grad ridicat de formalizare. Un
accent deosebit se acord codificarii, tipizrii i standardizarii informaiilor i situaiilor
informaionale, astfel nct s se faciliteze integrarea pe vertical a sistemului de management i
folosirea computerelor. Strns legate de formalizarea ridicat a procedurilor informaionale este
informatizarea lor accentuata. Valorificnd imensele posibilitai oferite de tehnica electronica de
calcul, s-au pus la punct numeroase proceduri informaionale computerizate.
De asemenea procedurile informaionale ale organizaiilor moderne se carcaterizeaz i
printr-un accentuat carcater operaional, prin tratarea rapid a informaiei. Aceasta calitate este
determinat n mod special de aportul bazelor de date, a bncilor de informaii, al programelor
expert, al computerelor etc. Implicaiile sale pozitive sunt apreciabile atat pe planul deciziei ct i
n planul aciunii din cadrul organizaiei.
Dotrile tehnice moderne impun, pe zi ce trece, noi ierarhii ntre caracteristicile
fundamentale ale procedurilor informaionale. Astfel, pe primele locuri se situeaz urmatoarele:
gradul ridicat de formalizare a procedurilor informaionale,
bazata n principal pe tipizare, standardizare i codificare a informaiilor i situatiilor
informaionale, cu scopul de a se utiliza computerele pentru facilitarea integrarii lor pe verticala
sistemului de management;
un accentuat caracter optional al procedurilor
informaionale ale ntreprinderilor competitive, precum i tratarea rapida a informatiei; existenta
acestei particularitati apare ca o consecinta a aportului oferit de utilizarea foarte diversa a bazelor
de date, bancilor de informaii, programelor expert, s.a.m.d.;
economicitatea ridicata a procedurilor informaionale
moderne care este rezultanta tuturor celorlalte caracteristici anterior enuntate; sporirea eficientei
procedurilor informaionale este conditionata, pe de o parte de complexitatea lor, iar pe de alta
parte, de aplicarea unor principiirelativ simple, dar extrem de importante, precum principiul
exceptiilor, principiul prioritatilor etc.

1. Mijloace de tratare a informaiilor

Mijloace de tratare a informaiilor se constituie ntr-un ansamblu unitar al mijloacelor de
culegere a datelor, nregistrare, transmitere i prelucrare ale informaiilor. Ele definesc suportul
tehnic al sistemului informaional.
 Acest suport include dou mari componente i anume:
suportul fizic ce contine ansamblul de echipamente -
hardware;
suportul logic, care cuprinde sistemul de programe de
operare i programele de aplicaii software.
n funcie de performanele tehnice i de gradul de intervenie al omului, diferitele tipuri de
mijloace de tratare a informaiilor pot fi grupate n urmtoarele categorii:
manuale cnd intrrile n sistem sunt pe purttori de hrtie,
care sunt procesate manual, ieirile fiind tot pe purttori de hrtie;
mecanizate cnd prelucrarea informaiilor se face cu
ajutorul echipamentelor mecanografice, cu posibilitai de nmagazinare relativ limitate, iar accesul
la informaie este de regul limitat de performanele acestora;
automate cnd prelucrarea informaiilor se face cu ajutorul
computerelor, cu posibiliti de nmagazinare adaptate nevoilor firmei, accesul la informaie
realizndu-se on line.
n cadrul sistemului informaional mijloacele de culegere, nregistare, transmitere i
prelucrare a informaiilor reprezint suportul sau tehnic. Numrul, structura i performantele
tehnice i funcionale ale mijloacelor de tratare a informaiilor conditioneaz ntr-o msur
apreciabil performanele sistemului informaional. Cel mai important mijloc de tratare a
informaiilor l reprezint calculatorul. Utilizarea acestuia implica integrarea sa organic n sistemul
managerial, tinnd cont de necesitatile specifice fiecarei organizaii. Acesta este un proces complex,
dificil, care presupune competen, rbdare i perseverent pentru a elabora i utiliza anumite
programe informatice. Utilizarea calculatorului implic i anumite riscuri deoarece intreprinderile
se confrunta cu viruii informatici. Penetrarea acestora n programele informatice intenionat sau
ntmpltoare poate crea probleme majore n managementul firmei. ntr-o masur crescnd,
capacitatea managerilor de a asigura accesul cele mai recente i performane produse de hard i soft
condiioneaz capacitatea competitiv a organizaiei.