Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
2
Cuprins:
Introducere 5
1. Care este structura acestui ghid? 5
2. De ce este necesar un ghid de implementare a SCMI n MEC
i n instituiile care funcioneaz n subordonarea MEC? 5
3. Cui i este adresat acest ghid? 6
4. Care este metodologia de elaborare a ghidului? 6
Legislaie 52
Cri i articole 53
Pagini web 54
Abrevieri 55
4
INTRODUCERE
1
ANEXA Nr. 4 a HG nr. 26/2015 privind organizarea i funcionarea Ministerului Educaiei i Cercetrii tiinifice
stabilete lista instituiilor i unitilor de nvmnt preuniversitar subordonate MEC.
6
Ordinul SGG nr. 400/12.06.2015), practici internaionale i dintr-o bibliografie
relevant pentru domeniul abordat.
Nevoile la nivel de sistem au fost identificate n analiza diagnostic care a precedat
elaborarea ghidului;
In cadrul consultrilor la nivel naional au fost stabilite principalele probleme
ale implementrii SCMI n sistemul de nvmnt preuniversitar.
7
8
PARTEA I.
CADRUL TEORETIC GENERAL
9
10
1. CONTROLUL INTERN.
DEFINIREA CONCEPTELOR
11
b) Relativitatea controlului intern
Managementul instituiei publice ateapt de la controlul intern asigurri
rezonabile bazate pe evaluarea riscurilor, prin concentrarea pe principii ale
performanei (economicitate, eficien i eficacitate).
Un control intern care ar viza identificarea tuturor riscurilor existente i
atingerea obiectivelor propuse n condiii de eficien, ar fi costisitor
i neeconomic.
13
Elemente Descriere
14
Elemente Descriere
4. Informarea i Grupeaz aspectele care in de crearea unui sistem
comunicarea informaional adecvat i a unui sistem de raportare
privind punerea n practic a planului managerial,
a bugetului, a utilizrii resurselor i a gestionrii
d o c u m e n t e l o r. I n f o r m a i i l e u t i l i z a t e p e n t r u
ntocmirea situaiilor contabile anuale i a
rapoartelor financiare trebuie s fie corecte,
complete i furnizate la timp.
3
Ordinul Secretariatului General al Guvernului
15
2. INSTRUMENTELE DE CONTROL INTERN.
DEFINIIE
1. Obiectivele
2. Mijloacele
3. Sistemul informaional
4. Organizarea
5. Procedurile
6. Controlul
1. Obiectivele
16
- s contribuie la realizarea misiunii pentru care a fost organizat i
funcioneaz structura respectiv;
- s fie specifice structurii funcionale;
- s fie msurabile, respectiv exprimate n valori, rapoarte, indicatori de
activitate sau de calitate;
- s poat fi monitorizate prin sistemul de informare aflat la dispoziia
managementului;
- s fie ncadrate n timp;
Abaterile de la aceste criterii constituie o slbiciune a sistemului de control
intern, iar absena lor constituie un punct slab al instituiei publice.
2. Mijloacele
Reprezint ansamblul resurselor umane, financiare, materiale i
informaionale, privite n strns legtur cu obiectivele instituiei publice.
Resursele umane existena unui personal slab pregtit, incompetent
presupune un sistem de control intern ineficient, n cadrul cruia cazurile de
disfuncii sau nereguli sunt frecvente.
Mijloacele financiare bugetele aprobate trebuie s fie conforme cu
obiectivele, orice neproporionalitate ntre acestea genereaz apariia
problemelor.
Mijloacele tehnice trebuie adaptate n funcie de cerinele i scopul
obiectivelor.
3. Sistemul informaional
Reprezint totalitatea operaiilor de culegere, prelucrare, sistematizare,
valorificare i transmitere a informaiilor i datelor. Acesta cuprinde att
sistemul informatic, ct i procesul de comunicare i informare;
Informaiile trebuie s vizeze toate funciile instituiei, s fie fiabile i uor de
verificat, exhaustive, disponibile n timp util i pertinente.
4. Organizarea
Este funcia managerial ce se refer la un ansamblu de msuri, metode,
tehnici i operaiuni prin care conducerea instituiei stabilete componentele
procesuale i structurale ale instituiei, n vederea realizrii obiectivelor
propuse, n conformitate cu anumite principii, reguli, norme i criterii.
17
Principii:
- Adaptarea diversitatea organizrilor difer de la o instituie la alta,
depinznd de mrimea acestora, de natura activitilor, de obiective, de
mediul organizaional, de structura juridic.
- Obiectivitatea organizarea nu trebuie construit n funcie de oameni,
plecarea unui angajat nu trebuie s conduc la ntreruperea activitilor.
- Separarea sarcinilor presupune repartizarea sarcinilor astfel nct
acestea s nu fie realizate de una i aceeai persoan.
Elemente constitutive:
- Organizarea ierarhic permite nelegerea funcionrii instituiei.
Auditorul procedeaz la o analiz a conformitii, respectiv dac realitatea
structural corespunde documentului de organizare elaborat i dac
persoanele din organigram sunt cele responsabile cu diferitele posturi.
- Analiza de post permite detectarea situaiilor anormale, respectiv sarcini
neresponsabilizate, sarcini realizate de dou ori, sarcini inutile sau
incompatibile.
- Competena i libertatea de aciune a angajailor fiecare salariat trebuie
s cunoasc ce trebuie s fac i cum trebuie s fac.
- Elementul material elementele constitutive ale instituiei publice se
dezvolt ntr-un mediu organizaional care trebuie astfel organizat nct
s permit funcionarea i s asigure protecia fizic a activelor
i a persoanelor.
5. Procedurile
Reprezint totalitatea pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite
i regulilor de aplicat, n vederea executrii activitii, atribuiei sau sarcinii.
18
De ce sunt utile procedurile?
- Angajaii neleg mai bine procesul i paii ce trebuie urmai; astfel, scade
probabilitatea de a face greeli dintr-o nelegere inadecvat;
- Procesul poate fi verificat mai simplu, cu rezultate mai bune, att de ctre
management, ct i de ctre auditori;
- Angajaii noi asimileaz mai repede informaia necesar i au nevoie de o
perioada mai mic de adaptare;
- Procesele care au la baza proceduri sunt, n general, mai bine structurate;
exist proceduri standard de la care se poate porni, acestea se adapteaz
la specificul instituiei;
- Prin stabilirea unor proceduri, un proces poate fi simplificat, deoarece se
pot identifica paii redundani, interdependenele, activitile care nu aduc
valoare, blocajele din proces;
- Unii angajai, din comoditate sau din alte motive, evit anumite cerine
clare dac nu sunt formalizate.
6. Controlul
Const n compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzelor care
determin abaterile constatate, luarea msurilor necesare cu caracter corectiv
sau preventiv.
Controlul este:
- un act de asisten, pentru a ajuta personalul n sarcinile noi i dificile;
- un act gratificator, prin care se arat personalului c ne intereseaz ceea
ce face, c eforturile depuse i performanele realizate nu sunt ignorate;
- un act de verificare, prin care se arat c cineva, periodic, observ i
examineaz activitile derulate.
19
3. CONCLUZII
Realizarea unui sistem de control intern se refer la controlul factorilor
perturbatori - a riscurilor care pot afecta atingerea obiectivelor.
20
PARTEA II.
IMPLEMENTAREA SCMI N CADRUL
MECS I INSTITUIILOR I
UNITILOR CARE FUNCIONEAZ
N SUBORDINEA MECS
21
22
1. METODOLOGIA CADRU PRIVIND
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE CONTROL
MANAGERIAL INTERN N MEC I N
INSTITUIILE I UNITILE CARE
FUNCIONEAZ N SUBORDONAREA MEC
23
Structura de monitorizare, coordonare
Conducerea instituiei publice i ndrumare metodologic privind
SCMI
3. Membrii structurii SCMI studiaz
OSGG nr. 400/2015.
24
Structura de monitorizare, coordonare
Conducerea instituiei publice i ndrumare metodologic privind
SCMI
8. Structura elaboreaz Situaia
centralizatoare semestrial/anual i
Raportul asupra stadiului
implementrii SCMI la data de
31.12.20.. i l nainteaz conducerii
instituiei pentru aprobare.
9. Conducerea instituiei analizeaz,
aprob i transmite SGG, n termenele
stabilite:
- Situaiile centralizatoare semestriale/
anuale, la termenele stabilite;
- Raportul asupra stadiului
implementrii SCMI la data de
31.12.20.., pe baza modelului din
Anexa 4.3 din OSGG nr. 400/2015.
25
Structura are urmtoarea componen:
- responsabilul structurii care poate fi un inspector colar general adjunct,
directorul adjunct, un membru al consiliului de administraie sau un
angajat specialist recunoscut, dup caz, pentru a asigura autoritate acesteia;
- membri persoane cu funcii sau atribuii de conducere n structurile
funcionale ale instituiei publice i eful comisiei CEAC5, dup caz;
- secretariatul tehnic, contribuie efectiv la organizarea i implementarea/
dezvoltarea sistemului integrat de control i se afl n subordinea direct
a conductorului instituiei.
eful compartimentului de audit intern (acolo unde este cazul) particip n
structur n calitate de observator i asigur consilierea i ndrumarea metodologic a
acesteia, pentru elaborarea lucrrilor specifice i ncadrarea n termene.
5
CEAC- Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii
26
Conducerea instituiei publice:
- dispune msurile necesare pentru elaborarea i/sau dezvoltarea SCMI,
inclusiv a Registrului riscurilor i a procedurilor operaionale.
- analizeaz, aprob i transmite SGG sau instituie publice n subordinea
sau coordonarea creia se afl, dup caz, n termenele stabilite:
Situaiile centralizatoare semestriale/anuale, la termenele stabilite;
Raportul asupra stadiului implementrii SCMI la data de 31
decembrie al anului n curs, pe baza modelului din Anexa 4.3
din OSGG nr. 400/2015.
6
S- Precise (englez - Specific), M Msurabile i verificabile; A Necesare (en. Appropriate); R Realiste;
T cu termen de realizare (en. Time - dependent)
27
ETAPA 2. Identificarea activitilor/aciunilor necesare ndeplinirii
obiectivelor stabilite
Standardele avute n vedere:
Standardul 2 ATRIBUII, FUNCII, SARCINI
Standardul 4 STRUCTURA ORGANIZATORIC
Standardul 6 PLANIFICAREA
Standardul 11 CONTINUITATEA ACTIVITII
Membrii Structurii SCMI identific activitile i aciunile necesare pentru
realizarea obiectivelor;
Membrii structurii identific principalele ameninri care pot conduce la
discontinuiti n activiti i ntocmete un plan de continuare a activitii;
Membrii structurii SCMI analizeaz atribuiile, funciile i sarcinile, stabilite
pe posturi prin structura organizatoric i se asigur de existena separaiei
atribuiilor, de prevederi privind continuitatea activitii i de accesul la
resursele necesare pentru desfurarea acestora;
Separarea atribuiilor i responsabilitilor este una dintre modalitile prin
care se reduce riscul de eroare, fraud, nclcarea legislaiei, precum i riscul
de a nu putea detecta aceste nereguli.
7
Regulament de Organizare i Funcionare
33
2. EVALUAREA STADIULUI
IMPLEMENTRII SCMI
Potrivit prevederilor art. 4 alin. (2) din OSGG nr. 400/12.06.2015, instituiile
publice trebuie s ntocmeasc situaii semestriale/anuale, care se transmit
instituiilor publice ierarhic superioare la termenele stabilite de acestea.
Instituiile publice care, conform reglementrilor legale, nu se subordoneaz
unei instituii publice superioare, ntocmesc situaiile centralizatoare ca
documente doveditoare ale dezvoltrii SCMI.
MECS trebuie s transmit semestrial/anual un raport ctre Secretariatul
General al Guvernului Direcia de control intern managerial i relaii
interinstituionale - care trebuie s cuprind situaia centralizat a modului
de implementare a sistemului de control de la nivelul tuturor entitilor aflate
n subordinea i/sau coordonarea sa, pn la data de 25 a lunii urmtoare
fiecrui semestru ncheiat, respectiv pn la 20 februarie a anului urmtor,
pentru anul precedent.
Instituiile i unitile care funcioneaz n subordinea MECS transmit ctre
MECS raportul semenstrial/anual cu 15 zile mai devreme dect termenul
stabilit n ordinul SGG.
La nivelul Ministerului Educaiei i Cercetrii tiinifice s-a stabilit prin ordin
de ministru, o Comisie de monitorizare i ndrumare metodologic cu privire
la sistemul de control intern/managerial. Comisia elaboreaz i implementeaz
un program i un plan de implementare a sistemului de control managerial
intern la nivelul ministerului.
Periodic se ntocmesc Situaii centralizatoare privind implementarea
sistemului de control managerial intern la nivelul ministerului i al structurilor
subordonate/aflate n coordonare. Anual se elaboreaz un Raport asupra
sistemului de control managerial intern (conform Anexei 4.3. a OSGG
nr. 400/12.06.2015).
34
Raportul constituie forma oficial de asumare a responsabilitii manageriale
de ctre conductorul instituiei publice cu privire la sistemul de control
managerial intern.
Declaraiile formulate de conductorul instituiei publice se bazeaz pe datele,
informaiile i constatrile rezultate din operaiunea de autoevaluare a strii
SCMI, activitile de control ex-post, rapoartele de audit intern i rapoartele
de audit extern.
n vederea elaborrii Raportului SCMI, conductorul instituiei dispune
programarea i realizarea autoevalurii controlului intern, de ctre
conductorii compartimentelor din subordine.
Elaborarea Raportului asupra sistemului de control managerial intern
presupune realizarea urmtoarelor aciuni:
a) convocarea unei reuniuni a structurii cu atribuii de monitorizare,
coordonare i ndrumare metodologic a implementrii propriului
SCMI, pentru stabilirea msurilor organizatorice i realizarea
operaiunii de autoevaluare;
b) completarea, de ctre fiecare compartiment din cadrul instituiei a
Chestionarului de autoevaluare a stadiului implementrii SCMI i
asumarea rspunderii de ctre conductorul de compartiment asupra
realitii datelor, informaiilor i constatrilor nscrise n acesta;
c) elaborarea de ctre structur a Situaiei sintetice a rezultatelor autoevalurii
prin centralizarea informaiilor cuprinse n chestionarele de
autoevaluare, semnate i transmise de conductorii de compartimente;
d) aprecierea gradului de conformitate a propriului SCM cu cele 16
Standarde de control intern/managerial, n raport cu numrul
standardelor implementate, astfel:
- sistemul este conform, dac sunt implementate toate cele 16
standarde;
- sistemul este parial conform, dac sunt implementate ntre 9 i
15 de standarde;
- sistemul este neconform, dac sunt implementate mai puin de
9 standarde.
Instituia public are obligaia s elaboreze i s pstreze, pe o perioad de
cel puin 5 ani, documentaia relevant cu privire la organizarea i funcionarea
SCMI i cea referitoare la operaiunea de autoevaluare a acestuia.
35
2.2. Care sunt documentele privind implementarea SCMI?
8
Tratarea pe larg a managementului riscului a aprut ca urmare a solicitrilor participanilor prezeni la
dezbaterea ghidului metodologic.
36
3. MANAGEMENTUL RISCURILOR
37
3.1. Care sunt paii de parcurs n managementul riscurilor?
40
Tabel 1. Scal de estimare a probabilitii de materializare a riscurilor
41
Estimarea impactului global al unui risc, reprezint activitatea de msurare
a efectelor posibile ale acestuia asupra obiectivelor, activitilor, sarcinilor
sau rezultatelor ateptate ale instituiei publice, corespunztor urmtoarelor
componente/dimensiuni de impact:
a. asupra beneficiarilor primari, secundari i teriari ai nvmntului
preuniversitar;
b. asupra nivelului de calitate a activitilor desfurate la nivelul instituiei
publice;
c. asupra nivelului de performan a angajailor instituiei publice;
d. asupra rezultatelor activitilor, stabilite prin planurile manageriale
anuale/semestriale.
e. asupra termenelor de realizare a obiectivelor activitilor desfurate;
f. asupra bugetului instituiei publice;
g. asupra imaginii instituiei publice.
42
Tabel 2. Scal de estimare a impactului global al riscului
43
Factor Scor Indicatori
impact minimal sau nesemnificativ asupra atingerii
obiectivelor;
foarte nicio perturbare n privina calendarului activitii;
1
redus pierderi financiare nesemnificative ori minimale pentru
structur;
susceptibil de a conduce / provoca publicitate negativ.
probabil 4 8 12 16 20
posibil 3 6 9 12 15
foarte puin
2 4 6 8 10
probabil
improbabil 1 2 3 4 5
46
Anexa
Registrul riscurilor
47
Stabilirea msurilor de prevenire/control al riscurilor
49
DEZVOLTARE DURABIL, EGALITATE
DE ANSE I PROTECIA MEDIULUI
1. Dezvoltare durabil
2. Egalitate de anse
3. Protecia mediului
51
Legislaie:
OMFP nr. 1649/2011 privind modificrile OMFP nr. 946/2005, pentru aprobarea Codului
controlului intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial
la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial;
Legea 672/2002, privind auditul public intern, republicat n 2011 n Monitorul Oficial,
Partea I nr. 856 din 5 decembrie 2011.
52
Cri i articole:
Compendiu al sistemelor de control public intern n statele membre ala Uniuni Europene,
Comisia European, 2012.
Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector, INTOSAI.
Guvernana corporativ i auditul intern, coord. Marcel Ghi ed. Tipo Moldova, 2009
53
Pagini web:
http://www.cnvranceanu.ro/categories/59
http://cjraedolj.ro/comisia-scim/proceduri-operationale-compartimente-structuri-
cadrul-cjrae/
http://omfp1649.ro/rapoarte.html
http://www.consultanta-administratie.com/control-managerial.aspx
http://institutuldecontrolintern.ro/sector-public/smart-omfp-946/
http://www.finantare.ro/curs-evaluarea-implementarii-sistemului-de-control-
internmanagerial-audit-intern-managementul-riscului-guvernanta-corporativa.html
http://www.performcenter.ro/index.php?pagina=programe.php
http://consiliereaauditorului.blogspot.ro/2012/10/norme-proprii-pentru-
implementarea.html
http://www.romqualitycert.ro/consultanta-pentru-implementarea-omfp-946-2005.php
http://www.slideshare.net/andreisirghi/prezentare-cmi-13944638
http://controlteam.ro/servicii/servicii-oferite/
http://controlmanagerial.ro/standardedecontrol.php
http://control-intern.blogspot.ro/
http://discutii.mfinante.ro/static/10/Mfp/control_prev/programe/Standarde_CI_tabel.pdf
http://www.mfinante.ro/bunapractica.html?pagina=domenii
http://ec.europa.eu/budget/biblio/publications/publications_en.cfmhttp://www.ifac.org/
auditing-assurance/about-iaasb;
http://www.ifac.org/global-knowledge-gateway/risk-management-internal-
control?discussions
http://www.coso.org/IC.htm
54
Abrevieri
HG Hotarre de Guvern;
ISJ Inspectoratele colare judeene;
MECS Ministerul Educaiei i Cercetrii tiinifice;
PO Procedur operaional;
ROF Regulament de organizare i funcionare;
ROI Regulament de ordine interioar;
55
56