Sunteți pe pagina 1din 56

1

2
Cuprins:
Introducere 5
1. Care este structura acestui ghid? 5
2. De ce este necesar un ghid de implementare a SCMI n MEC
i n instituiile care funcioneaz n subordonarea MEC? 5
3. Cui i este adresat acest ghid? 6
4. Care este metodologia de elaborare a ghidului? 6

PARTEA I. CADRUL TEORETIC GENERAL 9


1. Controlul intern. Definirea conceptelor 11
1.1. Ce este controlul intern? 11
1.2. Care sunt caracteristicile controlului intern? 11
1.3. Cine sunt responsabilii pentru controlul intern i care sunt
atribuiile lor? 12
1.4. Ce sunt standardele de control intern? 13
1.5. Care sunt componentele sistemului de control intern? 13
1.6. Care sunt cerinele pentru un control intern viabil? 15
2. Instrumentele de control intern. Definiie 17
2.1. Care este instrumentarul de control intern/managerial? 17
3. Concluzii 21

PARTEA II. IMPLEMENTAREA SCMI N MECS I N INSTITUIILE


I UNITILE CARE FUNCIONEAZ N SUBORDONAREA MEC 21
1. Metodologia cadru privind implementarea sistemului de control
managerial intern n MEC i n instituiile i unitile
care funcioneaz n subordonarea MEC 23
1.1. Ce presupune procesul de implementare a SCMI? 23
1.2. Cum se constituie structura de implementare a SCMI i
care este modul de funcionare al acesteia? 25
1.3. Care sunt etapele procesului de implementare a SCMI? 27
3
ETAPA 1. Stabilirea obiectivelor generale i specifice ale instituiei publice 27
ETAPA 2. Identificarea activitilor/aciunilor necesare ndeplinirii
obiectivelor stabilite 28
ETAPA 3. Stabilirea indicatorilor de rezultat i de performan pe activitile i
pe obiectivele specifice instituiei i descrierea arhitecturii SCMI 28
ETAPA 4. Identificarea riscurilor care afecteaz realizarea obiectivelor 29
ETAPA 5. Stabilirea modalitilor de dezvoltare a sistemului de control
managerial intern 30
ETAPA 6. Inventarierea documentelor, a fluxurilor de informaii i a proceselor 30
ETAPA 7. Stabilirea unui sistem de monitorizare a desfurrii
aciunilor i activitilor 31
ETAPA 8. Autoevaluarea realizrii obiectivelor i mbuntirea
sistemului de monitorizare 32
ETAPA 9. Elaborarea procedurilor operaionale 32
ETAPA 10. Elaborarea programului de pregtire profesional n domeniul
sistemului de control managerial intern 33
2. Evaluarea stadiului implementrii SCMI 34
2.1. Cum se face raportarea stadiului implementrii SCMI i la ce termene? 34
2.2. Care sunt documentele privind implementarea SCMI? 36
3. Managementul riscurilor 37
3.1. Care sunt paii de parcurs n managementul riscurilor? 38
3.2. Care este rolul Structurii de control managerial intern n procesul
de gestionare a riscurilor? 38

Dezvoltare durabil, egalitate de anse i protecia mediului 50


1. Dezvoltare durabil 50
2. Egalitate de anse 50
3. Protecia mediului 51

Legislaie 52
Cri i articole 53
Pagini web 54
Abrevieri 55

4
INTRODUCERE

Prezentul ghid este un instrument orientativ dedicat persoanelor implicate n


implementarea sistemului de control managerial intern din MEC i din instituiile
i unitile care funcioneaz subordonarea MEC.

1. Care este structura acestui ghid?

Prima parte a ghidului abordeaz aspectele teoretice referitoare la sistemul de


control intern, respectiv: principiile, definirea, caracteristicile, componentele,
obiectivele, actorii i responsabilitile lor n implementarea SCMI. n capitolul
urmtor este prezentat instrumentarul SCMI.
Cea mai important component a documentului este cea referitoare la
metodologia cadru privind implementarea SCMI n MEC i n instituiile i
unitile care funcioneaz n subordonarea MEC, precum i metodologia de
raportare a dezvoltrii acestuia. O atenie deosebit am acordat-o menagementul
riscurilor, cruia i-am dedicat un capitol separat. Importana i limitele privind
eficacitatea controlului intern sunt, de asemenea, abordate n partea a II-a a
ghidului.
Partea a treia este dedicat prezentrii unor documente specifice implementrii
SCMI n instituiile publice (proceduri generale, registrul riscurilor). Anexele
ghidului includ o serie de instrumente de lucru care vin n sprijinul managerilor
instituiilor publice pentru a implementa i dezvolta controlul managerial intern.

2. De ce este necesar un ghid de implementare a SCMI n instituiile


i unitile de nvmnt preuniversitar care funcioneaz n
coordonarea sau subordonarea MEC?

Reforma sistemului de control financiar public n Romania a presupus trecerea


de la un sistem exercitat din exteriorul instituiei, axat pe inspecii, la un sistem
5
propriu de control capabil s reduc riscurile cu care se confrunt instituia n
atingerea obiectivelor sale. SCMI nseamn necesitatea adoptrii i aplicrii
unui nou tip de management la nivelul instituiilor publice.
Controlul intern este o modalitate de mbuntire a responsabilitii i rspunderii
manageriale.
Implementarea controlului intern ofer instituiei mecanisme suport de a gestiona
schimbrile din mediul intern i extern.

3. Cui i este adresat acest ghid?

Acest ghid se adreseaz MEC i instituiilor i unitilor care funcioneaz n


subordonarea MEC:
- Inspectorate colare judeene i Inspectoratul colar al Municipiului
Bucureti;
- Uniti conexe ale inspectoratelor colare (Casele corpului didactic, palatele
i cluburile copiilor, cluburi sportive colare);
- Instituii i uniti de nvmnt preuniversitar care funcioneaz n n
coordonarea MEC 1 (Centrul Naional de Evaluare i Examinare, Agenia
Romn de Asigurare a Calitii n nvmntul Preuniversitar, Centrul
Naional de Dezvoltare a nvmntului Profesional i Tehnic, Palatul
Naional al Copiilor).

4. Care este metodologia de elaborare a ghidului?

n cadrul proiectului mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a


instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial
intern au existat patru sesiuni de consultri cu personalul din sistemul de
educaie preuniversitar, privind percepia asupra strii actuale a implementrii
SCMI. n cadrul acestor evenimente desfurate la nivel naional, au fost
identificate principalele probleme ale implementrii SCMI n sistemul de
educaie preuniversitar i propunerile cu privire la coninuturile care s fie
dezvoltate n cadrul unui ghid.
Sursele de informaii folosite n elaborarea ghidului sunt diverse, ele provenind
din legislaia naional actualizat (ultimele modificri legislative cuprinse n

1
ANEXA Nr. 4 a HG nr. 26/2015 privind organizarea i funcionarea Ministerului Educaiei i Cercetrii tiinifice
stabilete lista instituiilor i unitilor de nvmnt preuniversitar subordonate MEC.

6
Ordinul SGG nr. 400/12.06.2015), practici internaionale i dintr-o bibliografie
relevant pentru domeniul abordat.
Nevoile la nivel de sistem au fost identificate n analiza diagnostic care a precedat
elaborarea ghidului;
In cadrul consultrilor la nivel naional au fost stabilite principalele probleme
ale implementrii SCMI n sistemul de nvmnt preuniversitar.

7
8
PARTEA I.
CADRUL TEORETIC GENERAL

9
10
1. CONTROLUL INTERN.
DEFINIREA CONCEPTELOR

1.1. Ce este controlul intern?

Controlul intern este un proces dinamic integrat de adaptare permanent a


instituiei publice la schimbrile din mediul extern. Managementul i personalul
de la toate nivelele trebuie s fie implicate n procesul de gestionare a riscurilor,
astfel nct s existe un anume grad de certitudine asupra atingerii obiectivelor
instituionale 2.
Activitatea de control este un mijloc de analiz a activitilor instituiei,
adoptare i aplicare a unui nou tip de management intern care se asociaz
frecvent cu activitatea de cunoatere, permind astfel managementului s
coordoneze activitile din cadrul organizaiei ntr-un mod eficient.
Controlul intern este privit ca funcie managerial i nu ca operaiune de
verificare. Prin exercitarea funciei de control, conducerea constat abaterile
rezultate de la obiectivele stabilite, analizeaz cauzele i dispune msurile
corective sau preventive care se impun.

1.2. Care sunt caracteristicile controlului intern?

a) Procesualitatea controlului intern


Controlul intern este un proces n continu transformare, care i adapteaz
permanent instrumentele i tehnicile la schimbrile survenite n cultura
organizaiei.
Controlul nu este un scop n sine, ci un mijloc. Rolul controlului este s
confirme ateptrile managementului prin utilizarea unor procedee, tehnici i
instrumente specifice.
2
INTOSAI, Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector, pag.6

11
b) Relativitatea controlului intern
Managementul instituiei publice ateapt de la controlul intern asigurri
rezonabile bazate pe evaluarea riscurilor, prin concentrarea pe principii ale
performanei (economicitate, eficien i eficacitate).
Un control intern care ar viza identificarea tuturor riscurilor existente i
atingerea obiectivelor propuse n condiii de eficien, ar fi costisitor
i neeconomic.

c) Universalitatea controlului intern


Fiecare membru al instituiei publice este responsabil pentru exercitarea
controlul intern.
Mediul de control este n schimbare, iar acest fapt impune adaptarea
controlului la nivelul fiecrei activiti, difereniat i integrativ, construit n
raport de interesele organizaiei.
Excesul de norme, reguli, proceduri mpiedic realizarea unui control eficient,
de aceea este necesar gsirea unui echilibru optim n vederea stabilirii
acestora.
Organizarea i exercitarea controlului intern impune flexibilitate. Nu se pot
fixa reguli pentru fiecare situaie ntlnit; din aceast perspectiv, o regul
neactualizat, sau prea rigid n aplicare, ar stagna procesul i ar conduce
la ineficien.

1.3. Cine sunt responsabilii pentru controlul intern i care sunt


atribuiile lor?

Conform prevederilor legale (OUG 119/1999 i OSGG


nr. 400/12.06.2015), responsabilii cu implementarea SCMI sunt:
- Conductorii instituiilor;
- Responsabilul Structurii de implementare a SCIM
- Membrii Structurii de implementare a SCIM;
- Conductorii compartimentelor componente ale instituiei publice;
- Restul angajailor.
Managerul general /ordonatorul de credite, precum i celelalte persoane care
ocup o funcie de conducere n instituia public, sunt responsabile pentru
definirea, proiectarea, implementarea i perfecionarea continu a sistemului
de control intern.
12
1.4. Ce sunt standardele de control intern?

Standardele de control intern definesc un minimum de reguli de management


pe care instituiile publice trebuie s le aplice;
Scopul standardelor este de a crea un sistem de referin care s permit
evaluarea sistemelor de control din instituii publice de acelai fel sau n cadrul
aceleiai instituii la momente diferite i s evidenieze zonele i direciile
de schimbare.
Standardele sunt grupate pe criteriile a cinci elemente-cheie ale controlului
intern:

1.5. Care sunt componentele sistemului de control intern?

Controlul intern cuprinde 5 elemente componente strns interdependente ntre


ele, care decurg din maniera n care sunt administrate activitile i care sunt
integrate acestor activiti. (v. tabelul de mai jos)
Punerea n practic a acestor componente se realizeaz n mod diferit n
conformitate cu particularitile fiecrei instituii publice.
Exist o relaie direct ntre obiectivele generale (ceea ce i propune s
realizeze instituia) i elementele componente ale controlului intern, (ceea ce
este necesar pentru a le atinge).

13
Elemente Descriere

1. Mediul de control Acoper elemente ca: onestitate i alte valori etice;


managementul i competenele profesionale ale
angajailor (nivel de cunotine, competene i
experien); scopul i sarcinile, drepturile i
responsabilitile fiecrei uniti organizatorice.

2. Performane i Probabilitatea de realizare a obiectivelor unitii


managementul crete prin: stabilirea i monitorizarea punerii n
riscurilor aplicare a sarcinilor, identificarea riscurilor, analiza
de risc, reacia la risc i remedierea aciunii.
Conducerea se poate concentra pe identificarea i
msurarea oportunitilor, a ameninrilor legate de
planurile operaionale, pe obiectivele msurabile
definite ca documente strategice, pe activitile
legate de buget.

3. Activitile Constituie un rspuns la un risc specific pe care


de control unitatea intenioneaz s-l reduc prin:
documentarea sistemului de control
(documentarea, nregistrarea i aprobarea
o p e r a i u n i l o r, m p r i r e a o b l i g a i i l o r c h e i e ,
verificarea operaiunilor nainte i dup punerea n
aplicare, nregistrarea abaterilor de la proceduri,
instruciuni sau ghiduri, continuitatea operaiunilor,
accesul selectiv i controlat al oamenilor la
informaii, resursele materiale i financiare);
mecanismele de control ale sistemului
(comunicarea atribuiilor, a responsabilitilor i
limitelor de competen, evaluarea sistematic a
activitii fiecrui salariat, repartizare sarcinilor care
s permit detectarea i corectarea erorilor).

14
Elemente Descriere
4. Informarea i Grupeaz aspectele care in de crearea unui sistem
comunicarea informaional adecvat i a unui sistem de raportare
privind punerea n practic a planului managerial,
a bugetului, a utilizrii resurselor i a gestionrii
d o c u m e n t e l o r. I n f o r m a i i l e u t i l i z a t e p e n t r u
ntocmirea situaiilor contabile anuale i a
rapoartelor financiare trebuie s fie corecte,
complete i furnizate la timp.

5. Evaluare i audit Se monitorizeaz: riscurile inerente (complexitatea,


descentralizarea, problemele recurente, lipsa de
rspuns la deficienele anterioare); expunerile la risc
(schimbrile n mediul de reglementare, fluctuaiile
de personal, schimbrile de sistem i proces, creterea
rapid, noile programe, serviciile i personalul).

1.6. Care sunt cerinele pentru un control intern viabil?

s fie adaptat dimensiunii, complexitii i mediului (intern i extern) specific


instituiei publice;
s vizeze toate nivelurile de conducere i toate activitile/operaiunile derulate
la nivelul instituiei;
s fie construit cu instrumentarul aplicabil oricrei instituii publice;
s ofere asigurri rezonabile c obiectivele instituiei publice vor fi atinse;
costurile aplicrii sistemului de control intern s fie inferioare beneficiilor
rezultate din funcionarea sa ca sistem;
s fie guvernat de regulile minimale de management cuprinse n standardele
de control intern elaborate i aprobate prin O.S.G.G.3 nr. 400/12.06.2015.

3
Ordinul Secretariatului General al Guvernului

15
2. INSTRUMENTELE DE CONTROL INTERN.
DEFINIIE

2.1. Care este instrumentarul4 de control intern/managerial?

Responsabilii care au sarcina construirii sistemului de control intern ntr-o intituie


public vor crea i dezvolta acele instrumente de control intern, dup caz, ce permit
deinerea unui bun control asupra funcionrii instituiei n ansamblul ei, precum i a
fiecarei activiti/operaiuni n parte. Ca urmare, prin instrument de control intern se
nelege orice msur, procedeu, mijloc sau actiune stabilite i implementate, n acest
scop, de catre conducerea instituiei publice.

1. Obiectivele
2. Mijloacele
3. Sistemul informaional
4. Organizarea
5. Procedurile
6. Controlul

1. Obiectivele

Se formuleaz de ctre conductorul instituiei n concordan cu activitatea


i atribuiile specifice ale acesteia i se includ ntr-un document de politic
sau ntr-un plan managerial strategic, aprobat de ctre Consiliul de
administraie i comunicat ntregului personal.
Plecnd de la obiectivele generale ale instituiei publice, fiecare compartiment/
structur funcional a instituiei publice n funcie de anumite criterii,
cum ar fi:
4
http://discutii.mfinante.ro/static/10/Mfp/control_prev/legislatie/indrumar24ian.pdf, ndrumar metodologic pentru
dezvoltarea controlului intern n entitile publice.

16
- s contribuie la realizarea misiunii pentru care a fost organizat i
funcioneaz structura respectiv;
- s fie specifice structurii funcionale;
- s fie msurabile, respectiv exprimate n valori, rapoarte, indicatori de
activitate sau de calitate;
- s poat fi monitorizate prin sistemul de informare aflat la dispoziia
managementului;
- s fie ncadrate n timp;
Abaterile de la aceste criterii constituie o slbiciune a sistemului de control
intern, iar absena lor constituie un punct slab al instituiei publice.

2. Mijloacele
Reprezint ansamblul resurselor umane, financiare, materiale i
informaionale, privite n strns legtur cu obiectivele instituiei publice.
Resursele umane existena unui personal slab pregtit, incompetent
presupune un sistem de control intern ineficient, n cadrul cruia cazurile de
disfuncii sau nereguli sunt frecvente.
Mijloacele financiare bugetele aprobate trebuie s fie conforme cu
obiectivele, orice neproporionalitate ntre acestea genereaz apariia
problemelor.
Mijloacele tehnice trebuie adaptate n funcie de cerinele i scopul
obiectivelor.

3. Sistemul informaional
Reprezint totalitatea operaiilor de culegere, prelucrare, sistematizare,
valorificare i transmitere a informaiilor i datelor. Acesta cuprinde att
sistemul informatic, ct i procesul de comunicare i informare;
Informaiile trebuie s vizeze toate funciile instituiei, s fie fiabile i uor de
verificat, exhaustive, disponibile n timp util i pertinente.

4. Organizarea
Este funcia managerial ce se refer la un ansamblu de msuri, metode,
tehnici i operaiuni prin care conducerea instituiei stabilete componentele
procesuale i structurale ale instituiei, n vederea realizrii obiectivelor
propuse, n conformitate cu anumite principii, reguli, norme i criterii.
17
Principii:
- Adaptarea diversitatea organizrilor difer de la o instituie la alta,
depinznd de mrimea acestora, de natura activitilor, de obiective, de
mediul organizaional, de structura juridic.
- Obiectivitatea organizarea nu trebuie construit n funcie de oameni,
plecarea unui angajat nu trebuie s conduc la ntreruperea activitilor.
- Separarea sarcinilor presupune repartizarea sarcinilor astfel nct
acestea s nu fie realizate de una i aceeai persoan.

Elemente constitutive:
- Organizarea ierarhic permite nelegerea funcionrii instituiei.
Auditorul procedeaz la o analiz a conformitii, respectiv dac realitatea
structural corespunde documentului de organizare elaborat i dac
persoanele din organigram sunt cele responsabile cu diferitele posturi.
- Analiza de post permite detectarea situaiilor anormale, respectiv sarcini
neresponsabilizate, sarcini realizate de dou ori, sarcini inutile sau
incompatibile.
- Competena i libertatea de aciune a angajailor fiecare salariat trebuie
s cunoasc ce trebuie s fac i cum trebuie s fac.
- Elementul material elementele constitutive ale instituiei publice se
dezvolt ntr-un mediu organizaional care trebuie astfel organizat nct
s permit funcionarea i s asigure protecia fizic a activelor
i a persoanelor.

5. Procedurile
Reprezint totalitatea pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite
i regulilor de aplicat, n vederea executrii activitii, atribuiei sau sarcinii.

18
De ce sunt utile procedurile?
- Angajaii neleg mai bine procesul i paii ce trebuie urmai; astfel, scade
probabilitatea de a face greeli dintr-o nelegere inadecvat;
- Procesul poate fi verificat mai simplu, cu rezultate mai bune, att de ctre
management, ct i de ctre auditori;
- Angajaii noi asimileaz mai repede informaia necesar i au nevoie de o
perioada mai mic de adaptare;
- Procesele care au la baza proceduri sunt, n general, mai bine structurate;
exist proceduri standard de la care se poate porni, acestea se adapteaz
la specificul instituiei;
- Prin stabilirea unor proceduri, un proces poate fi simplificat, deoarece se
pot identifica paii redundani, interdependenele, activitile care nu aduc
valoare, blocajele din proces;
- Unii angajai, din comoditate sau din alte motive, evit anumite cerine
clare dac nu sunt formalizate.

6. Controlul
Const n compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzelor care
determin abaterile constatate, luarea msurilor necesare cu caracter corectiv
sau preventiv.
Controlul este:
- un act de asisten, pentru a ajuta personalul n sarcinile noi i dificile;
- un act gratificator, prin care se arat personalului c ne intereseaz ceea
ce face, c eforturile depuse i performanele realizate nu sunt ignorate;
- un act de verificare, prin care se arat c cineva, periodic, observ i
examineaz activitile derulate.

19
3. CONCLUZII
Realizarea unui sistem de control intern se refer la controlul factorilor
perturbatori - a riscurilor care pot afecta atingerea obiectivelor.

Factorii de decizie trebuie s i asume implementarea SCMI.

Implementarea Codului controlului intern trebuie susinut de instrumente


adecvate.

SCMI nu este un eveniment singular, ci reprezint o serie de aciuni, aflate


ntr-o dinamic permanent.

Controlul intern NU nseamn:


o a practica n permanen o supraveghere excesiv a ceea ce se execut;
o a ntinde curse pentru descoperirea erorilor.

Legislaia privind SCMI nu semnific doar elaborarea de proceduri


organizate pe activiti identificate ca fiind procedurabile, ci nseamn
trecerea instituiilor publice la un nou tip de management, adecvat unei
organizaii flexibile, care include managementul strategic, managementul
performanei i managementul riscurilor.

20
PARTEA II.
IMPLEMENTAREA SCMI N CADRUL
MECS I INSTITUIILOR I
UNITILOR CARE FUNCIONEAZ
N SUBORDINEA MECS

21
22
1. METODOLOGIA CADRU PRIVIND
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE CONTROL
MANAGERIAL INTERN N MEC I N
INSTITUIILE I UNITILE CARE
FUNCIONEAZ N SUBORDONAREA MEC

1.1. Ce presupune procesul de implementare a SCMI?

Principalele msuri necesare pentru implementarea SCMI i responsabilii


sunt prezentai n tabelul de mai jos (cf. OSGG 400/2015):

Tabel 2. Procesul de implementare a SCMI n instituiile publice


Structura de monitorizare, coordonare
Conducerea instituiei publice i ndrumare metodologic privind
SCMI
1. Dispune msurile necesare pentru
elaborarea i/sau dezvoltarea SCMI,
inclusiv a Registrului riscurilor i a
procedurilor operaionale.
2. Prin act de decizie intern, constituie
Structura de monitorizare, coordonare
i ndrumare metodologic pentru
implementarea i/sau dezvoltarea SCMI
i stabilete preedintele i secretarul
acesteia.
Decizia cuprinde i componena i
modul de organizare n funcie de
volumul i complexitatea activitilor.

23
Structura de monitorizare, coordonare
Conducerea instituiei publice i ndrumare metodologic privind
SCMI
3. Membrii structurii SCMI studiaz
OSGG nr. 400/2015.

4. Membrii structurii elaboreaz i


actualizeaz Programul de dezvoltare
a SCMI care cuprinde: obiectivele,
aciunile, responsabilitile, termenele,
precum i alte componente ale msurilor.

Programul cuprinde, n mod distinct,


activitile de perfecionare profesional,
prin organisme abilitate, att a
persoanelor cu funcii de conducere, ct
i a celor cu funcii de execuie.

5. Programele elaborate i actualizate


i actele administrative de constituire
i modificare a structurii se transmit
pentru informare i armonizare la
instituiile publice ierarhic superioare,
la termenele stabilite, dar nu mai
trziu de 15 martie a anului n curs.

6. Stadiul implementrii i dezvoltrii


SCMI la nivelul instituiei publice,
precum i situaiile deosebite
constatate n funcionarea structurii,
fac obiectul informrii instituiilor publice
ierarhic superioare, prin transmiterea
Situaiilor semestriale /anuale pentru
evaluarea stadiului implementrii
SCMI, la termenele stabilite.

7. Preedintele structurii coordoneaz


procesul de implementare a SCMI,
urmrind parcurgerea celor 10 etape
prezentate mai jos.

24
Structura de monitorizare, coordonare
Conducerea instituiei publice i ndrumare metodologic privind
SCMI
8. Structura elaboreaz Situaia
centralizatoare semestrial/anual i
Raportul asupra stadiului
implementrii SCMI la data de
31.12.20.. i l nainteaz conducerii
instituiei pentru aprobare.
9. Conducerea instituiei analizeaz,
aprob i transmite SGG, n termenele
stabilite:
- Situaiile centralizatoare semestriale/
anuale, la termenele stabilite;
- Raportul asupra stadiului
implementrii SCMI la data de
31.12.20.., pe baza modelului din
Anexa 4.3 din OSGG nr. 400/2015.

1.2. Constituirea Structurii de implementare a SCMI i modul


de funcionare al acesteia

Baza normativ o constituie OSGG nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului


controlului intern, cuprinznd standardele de management i control intern
la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial,
M.Of. nr. 444/22.VI.2015, art.3.

Responsabilitatea constituirii Structurii de implementare a SCMI revine


conductorului instituiei publice. Structura de implementare a SCMI se
constituie prin decizie a conductorului instituiei publice ca urmare a hotrrii
Consiliului de administraie al instituiei publice, dup caz. La constituirea
Structurii particip efii de compartimente/unitilor funcionale ale instituiei
publice i specialiti recunoscui din cadrul acestora.

25
Structura are urmtoarea componen:
- responsabilul structurii care poate fi un inspector colar general adjunct,
directorul adjunct, un membru al consiliului de administraie sau un
angajat specialist recunoscut, dup caz, pentru a asigura autoritate acesteia;
- membri persoane cu funcii sau atribuii de conducere n structurile
funcionale ale instituiei publice i eful comisiei CEAC5, dup caz;
- secretariatul tehnic, contribuie efectiv la organizarea i implementarea/
dezvoltarea sistemului integrat de control i se afl n subordinea direct
a conductorului instituiei.
eful compartimentului de audit intern (acolo unde este cazul) particip n
structur n calitate de observator i asigur consilierea i ndrumarea metodologic a
acesteia, pentru elaborarea lucrrilor specifice i ncadrarea n termene.

Dimensiunea Structurii de control managerial intern variaz n funcie de:


a) volumul i complexitatea activitilor instituiei;
b) existena i numrul structurilor subordonate;
c) numrul angajailor din cadrul unitii;
d) posibilitile concrete de prevenire a riscurilor asociate activitilor
desfurate la nivelul unitii.

Modul de lucru al Structurii:


- responsabilul Structurii stabilete rolul i responsabilitile fiecrui membru
al acesteia, precum i planificarea, desfurarea i evaluarea activitilor;
- elaboreaz Planul de implementare/dezvoltare a SCMI, care conine
activitile, respectiv etapele de implementare/dezvoltare a SCMI,
responsabilitile compartimentelor i termenele de realizare;
- asigur ndrumarea metodologic a procesului de implementare a SCMI
i monitorizarea progreselor nregistrate;
- analizeaz i centralizeaz rezultatele din etapele procesului de
implementare, n vederea asigurrii raportrilor periodice i a stabilirii n
continuare a msurilor care se impun.
- elaboreaz Situaia centralizatoare semestrial/anual i Raportul asupra
stadiului implementrii SCMI la data de 31decembrie al anului n curs i
l nainteaz conducerii instituiei pentru aprobare.

5
CEAC- Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii

26
Conducerea instituiei publice:
- dispune msurile necesare pentru elaborarea i/sau dezvoltarea SCMI,
inclusiv a Registrului riscurilor i a procedurilor operaionale.
- analizeaz, aprob i transmite SGG sau instituie publice n subordinea
sau coordonarea creia se afl, dup caz, n termenele stabilite:
Situaiile centralizatoare semestriale/anuale, la termenele stabilite;
Raportul asupra stadiului implementrii SCMI la data de 31
decembrie al anului n curs, pe baza modelului din Anexa 4.3
din OSGG nr. 400/2015.

1.3. Etapele procesului de implementare a SCMI

ETAPA 1. Stabilirea obiectivelor generale i specifice ale instituiei publice

Standardele ale cror cerine vor fi avute n vedere sunt:

Standardul 4 STRUCTURA ORGANIZATORIC


Standardul 5 OBIECTIVE
Standardul 6 PLANIFICAREA
Stabilirea obiectivelor este responsabilitatea conducerii instituiei publice,
iar responsabilitatea realizrii acestora este att de competena conducerii
ct i a angajailor.
Conducerea transpune obiectivele generale n obiective specifice i n rezultate
ateptate i le comunic salariailor.
Conducerea instituiei publice realizeaz planuri/programe de activitate pentru
atingerea obiectivelor, cu maximul de resurse posibil de alocat;
Resursele sunt identificate i repartizate pornind de la nevoile pentru realizarea
obiectivelor;
Conducerea actualizeaz/reevalueaz obiectivele, n cazul n care se modific
ipotezele/premisele care au stat la baza fixrii lor.
Obiectivele trebuie definite astfel nct s rspund pachetului de cerine
S.M.A.R.T.6

6
S- Precise (englez - Specific), M Msurabile i verificabile; A Necesare (en. Appropriate); R Realiste;
T cu termen de realizare (en. Time - dependent)

27
ETAPA 2. Identificarea activitilor/aciunilor necesare ndeplinirii
obiectivelor stabilite
Standardele avute n vedere:
Standardul 2 ATRIBUII, FUNCII, SARCINI
Standardul 4 STRUCTURA ORGANIZATORIC
Standardul 6 PLANIFICAREA
Standardul 11 CONTINUITATEA ACTIVITII
Membrii Structurii SCMI identific activitile i aciunile necesare pentru
realizarea obiectivelor;
Membrii structurii identific principalele ameninri care pot conduce la
discontinuiti n activiti i ntocmete un plan de continuare a activitii;
Membrii structurii SCMI analizeaz atribuiile, funciile i sarcinile, stabilite
pe posturi prin structura organizatoric i se asigur de existena separaiei
atribuiilor, de prevederi privind continuitatea activitii i de accesul la
resursele necesare pentru desfurarea acestora;
Separarea atribuiilor i responsabilitilor este una dintre modalitile prin
care se reduce riscul de eroare, fraud, nclcarea legislaiei, precum i riscul
de a nu putea detecta aceste nereguli.

ETAPA 3. Stabilirea indicatorilor de rezultat i de performan pe


activitile i pe obiectivele specifice instituiei i descrierea
arhitecturii SCMI
Standardele avute n vedere:
Standardul 1 ETICA I INTEGRITATEA
Standardul 3 COMPETENA, PERFORMANA
Standardul 2 ATRIBUII, FUNCII, SARCINI
Standardul 6 PLANIFICAREA

Membrii Structurii SCMI stabilesc forma/arhitectura sistemului de control


managerial care va fi implementat n cadrul unitii.
Membrii Structurii SCMI se implic n stabilirea responsabilitilor pentru
elaborarea i/sau actualizarea unui cod de etic i integritate profesional i a
indicatorilor de rezultat sau a indicatorilor de performan pentru toate
activitile asociate obiectivelor.
28
mpreun cu conductorul instituiei publice se identific funciile sensibile
din cadrul organizaiei, tiind c acestea sunt acele funcii/activiti legate de
personalul instituiei i cu implicaii financiare.

ETAPA 4. Identificarea riscurilor care afecteaz realizarea obiectivelor

Standardele avute n vedere:


Standardul 1 ETICA I INTEGRITATEA
Standardul 5 OBIECTIVE
Standardul 6 PLANIFICAREA
Standardul 8 MANAGEMENTUL RISCULUI
Standardul 9 PROCEDURI

Se realizeaz de ctre membrii Structurii SCMI care identific riscurile care


pot amenina realizarea obiectivelor ale instituiei publice; acestea vizeaz
efectele ce decurg din nerespectarea regulilor minimale de management,
coninute n standarde.
Estimarea expunerii la risc se va face prin aprecierea prioritii de intervenie
(cuantificarea putnd fi efectuat de fiecare dat cnd aceasta este posibil),
pentru a ti dac aceasta este: risc nalt/extrem (I), risc moderat (II) sau risc
minor (III).
Pentru fiecare risc identificat i estimat ca mrime, membrii Structurii SCMI
trec la evaluarea instrumentului de control adecvat, adic vor cuta rspunsul
la ntrebarea: Ce instrument de control trebuie luat (sau implementat) pentru
ca riscul identificat s nu se produc?
Examinnd situaia de facto n cazul unui anumit risc identificat, membrii
Structurii SCMI identific dac exist sau nu un instrument general de control
intern, destinat evitrii riscului respectiv. Potrivit situaiei concrete constatate,
membrii Structurii:
- valideaz instrumentul general de control intern, deja implementat;
- redefinesc instrumentul general de control intern, n concordan cu
natura i mrimea riscului;
- concep i definesc instrumentul general de control intern adecvat,
necesar a fi implementat.
29
Un risc, oricare ar fi acesta, nu poate fi niciodat eliminat complet, dar poate
fi redus considerabil probabilitatea de apariie a acestuia; ntotdeauna exist
un ,,risc al instrumentului de control intern, adic acela inerent instrumentului
nsui, care, conceput fiind de ctre oameni, ar putea avea i imperfeciuni.
Aceast faz de lucru se ncheie cu elaborarea Registrului riscurilor
(v. modelul din Anexa 2).

ETAPA 5. Stabilirea modalitilor de dezvoltare a sistemului de control


managerial intern

Standardele avute n vedere:


Standardul 1 - ETICA I INTEGRITATEA
Standardul 5 - OBIECTIVE
Standardul 6 PLANIFICAREA
Standardul 2 ATRIBUII, FUNCII, SARCINI

Coroborarea Regulamentului de organizare i funcionare al instituiei publice


cu Lista obiectivelor i activitilor pe compartimente/structuri funcionale,
care se concretizeaz n:
1. Actualizarea ROF-ului;
2. Actualizarea fielor posturilor prin stabilirea atribuiilor de serviciu
pentru fiecare post;
3. Constituirea Arborelui activitilor la nivelul instituiei prin transferarea
activitilor pe structura compartimentelor din organigram n vederea
codificrii acestora i stabilirii responsabililor cu elaborarea i actualizarea
sistematic a procedurilor de lucru;
4. Codificarea procedurilor de lucru i stabilirea persoanelor responsabile;
5. Ierarhizarea procedurilor operaionale n vederea stabilirii termenelor
de realizare: PO curente, PO periodice, PO anuale.

ETAPA 6. Inventarierea documentelor, a fluxurilor de informaii i


a proceselor

Standardele avute n vedere:


30
Standardul 8 MANAGEMENTUL RISCULUI
Standardul 12 INFORMAREA I COMUNICAREA
Standardul 13 GESTIONAREA DOCUMENTELOR
Standardul 14 RAPORTAREA CONTABIL I FINANCIAR

Pentru fiecare activitate, membrii Structurii SCMI identific procesele i


documentele necesare derulrii acestora, coninutul proceselor realizate i
rezultatele, respectiv documentele de ieire;
Conductorul instituiei publice este cel care asigur funcionarea unui sistem
eficient de comunicare;
Conducerea instituiei publice, prin compartimentul secretariat organizeaz
primirea/expedierea, nregistrarea corespondenei, astfel nct sistemul s fie
accesibil managerului, angajailor i terilor interesai;
n funcie de tipul de purttor i de mijlocul de realizare utilizat cu privire la
corespondena, operaiunile de intrare, ieire, nregistrare i stocare trebuiesc
adaptate corespunztor, pe baza unor planuri elaborate n acest sens, astfel
nct pentru fiecare caz, s poat fi reflectate cerinele majore privind:
- asigurarea primirii/expedierii corespondenei;
- stocarea (arhivarea) corespondenei;
- accesul la corespondena realizat.
Conducerea instituiei publice implementeaz msurile de securitate pentru
protejarea documentelor mpotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului, etc.
Conductorul instituiei publice este responsabil de organizarea i inerea la
zi a contabilitii i de prezentarea la termen a situaiilor financiare asupra
situaiei patrimoniului aflat n administrarea sa i a execuiei bugetare, n
vederea asigurrii exactitii tuturor informaiilor contabile aflate n controlul su.

ETAPA 7. Stabilirea unui sistem de monitorizare a desfurrii aciunilor


i activitilor

Standardele avute n vedere:


Standardul 1 - ETICA I INTEGRITATEA
Standardul 2 ATRIBUII, FUNCII, SARCINI
Standardul 3 COMPETENA, PERFORMANA
Standardul 6 - PLANIFICAREA
31
Standardul 7 MONITORIZAREA PERFORMANTELOR
Standardul 12 INFORMAREA I COMUNICAREA

Pentru activitile din structura obiectivelor sunt stabilii indicatorii de rezultat


sau de performan, resursele necesare i termenele limit de realizare.
Instituirea unui sistem de monitorizare i raportare a performanelor, pe baza
indicatorilor asociai obiectivelor specifice;
Indicatorii calitativi i cantitativi trebuie s fie: msurabili, specifici, accesibili,
relevan, stabilii pentru o durat de timp;
Reevaluarea relevanei indicatorilor asociai obiectivelor specifice, n scopul
operrii coreciilor cuvenite.

ETAPA 8. Autoevaluarea realizrii obiectivelor i mbuntirea sistemului


de monitorizare

Standardele avute n vedere:


Standardul 1 ETICA I INTEGRITATEA
Standardul 4 STRUCTURA ORGANIZATORIC
Standardul 5 OBIECTIVE
Standardul 11 CONTINUITATEA ACTIVITII

Pentru fiecare activitate din structura obiectivelor se evalueaz rezultatele


ateptate i indicatorii de performan.
Conducerea monitorizeaz efectuarea controalelor de supraveghere pentru
a se asigura c procedurile sunt respectate efectiv i continuu de ctre salariai.

ETAPA 9. Elaborarea procedurilor operaionale

Standardele avute n vedere:


Standardul 9 PROCEDURI
Standardul 8 MANAGEMENTUL RISCULUI
Standardul 10 SUPRAVEGHEREA
Standardul 15 EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/
MANAGERIAL
Standardul 16 AUDITUL INTERN
32
Pe baza activitilor analizate n etapele precedente se trece la elaborarea
procedurilor operaionale.
Precizri privind elaborarea procedurilor operaionale:
- Elaborarea procedurilor operaionale se realizeaz n baza OSGG
nr. 400/2015, privind Codul controlului intern;
- Analiza Listei obiectivelor, activitilor i procedurilor pentru realizarea
acestora n funcie de prioritile stabilite;
- Transpunerea cadrului legislativ i normativ care reglementeaz
domeniul de activitate n structura procedurilor de lucru;
- Implementarea activitilor de control intern pe fluxul procesului i n
punctele cheie ale acestuia;
- Urmrirea implementrii responsabilitilor pe faze de ntocmire,
avizare, aprobare i pe nivele de execuie, n conformitate cu ROF7-ul
i cu fiele posturilor;
- Asigurarea transpunerii corecte a datelor n sistemele informatizate;
- Existena modalitii de arhivare a documentelor;
- Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru;
- Aprobarea procedurilor operaionale de ctre persoanele competente.

ETAPA 10. Elaborarea programului de pregtire profesional n domeniul


sistemului de control managerial intern

Standardele avute n vedere:


Standardul 3 COMPETENA I PERFORMANA

Responsabilul de compartiment/structur funcional analizeaz


complexitatea activitilor definite prin procedurile de lucru i responsabilii
pentru realizarea lor i prin comparaie cu sarcinile, atribuiile i calificrile
din fia postului, identific nevoile de instruire n vederea elaborrii
Programului de pregtire profesional.

7
Regulament de Organizare i Funcionare

33
2. EVALUAREA STADIULUI
IMPLEMENTRII SCMI

2.1. Raportarea stadiului implementrii SCMI i termenele de raportare

Potrivit prevederilor art. 4 alin. (2) din OSGG nr. 400/12.06.2015, instituiile
publice trebuie s ntocmeasc situaii semestriale/anuale, care se transmit
instituiilor publice ierarhic superioare la termenele stabilite de acestea.
Instituiile publice care, conform reglementrilor legale, nu se subordoneaz
unei instituii publice superioare, ntocmesc situaiile centralizatoare ca
documente doveditoare ale dezvoltrii SCMI.
MECS trebuie s transmit semestrial/anual un raport ctre Secretariatul
General al Guvernului Direcia de control intern managerial i relaii
interinstituionale - care trebuie s cuprind situaia centralizat a modului
de implementare a sistemului de control de la nivelul tuturor entitilor aflate
n subordinea i/sau coordonarea sa, pn la data de 25 a lunii urmtoare
fiecrui semestru ncheiat, respectiv pn la 20 februarie a anului urmtor,
pentru anul precedent.
Instituiile i unitile care funcioneaz n subordinea MECS transmit ctre
MECS raportul semenstrial/anual cu 15 zile mai devreme dect termenul
stabilit n ordinul SGG.
La nivelul Ministerului Educaiei i Cercetrii tiinifice s-a stabilit prin ordin
de ministru, o Comisie de monitorizare i ndrumare metodologic cu privire
la sistemul de control intern/managerial. Comisia elaboreaz i implementeaz
un program i un plan de implementare a sistemului de control managerial
intern la nivelul ministerului.
Periodic se ntocmesc Situaii centralizatoare privind implementarea
sistemului de control managerial intern la nivelul ministerului i al structurilor
subordonate/aflate n coordonare. Anual se elaboreaz un Raport asupra
sistemului de control managerial intern (conform Anexei 4.3. a OSGG
nr. 400/12.06.2015).
34
Raportul constituie forma oficial de asumare a responsabilitii manageriale
de ctre conductorul instituiei publice cu privire la sistemul de control
managerial intern.
Declaraiile formulate de conductorul instituiei publice se bazeaz pe datele,
informaiile i constatrile rezultate din operaiunea de autoevaluare a strii
SCMI, activitile de control ex-post, rapoartele de audit intern i rapoartele
de audit extern.
n vederea elaborrii Raportului SCMI, conductorul instituiei dispune
programarea i realizarea autoevalurii controlului intern, de ctre
conductorii compartimentelor din subordine.
Elaborarea Raportului asupra sistemului de control managerial intern
presupune realizarea urmtoarelor aciuni:
a) convocarea unei reuniuni a structurii cu atribuii de monitorizare,
coordonare i ndrumare metodologic a implementrii propriului
SCMI, pentru stabilirea msurilor organizatorice i realizarea
operaiunii de autoevaluare;
b) completarea, de ctre fiecare compartiment din cadrul instituiei a
Chestionarului de autoevaluare a stadiului implementrii SCMI i
asumarea rspunderii de ctre conductorul de compartiment asupra
realitii datelor, informaiilor i constatrilor nscrise n acesta;
c) elaborarea de ctre structur a Situaiei sintetice a rezultatelor autoevalurii
prin centralizarea informaiilor cuprinse n chestionarele de
autoevaluare, semnate i transmise de conductorii de compartimente;
d) aprecierea gradului de conformitate a propriului SCM cu cele 16
Standarde de control intern/managerial, n raport cu numrul
standardelor implementate, astfel:
- sistemul este conform, dac sunt implementate toate cele 16
standarde;
- sistemul este parial conform, dac sunt implementate ntre 9 i
15 de standarde;
- sistemul este neconform, dac sunt implementate mai puin de
9 standarde.
Instituia public are obligaia s elaboreze i s pstreze, pe o perioad de
cel puin 5 ani, documentaia relevant cu privire la organizarea i funcionarea
SCMI i cea referitoare la operaiunea de autoevaluare a acestuia.
35
2.2. Care sunt documentele privind implementarea SCMI?

Conform OSGG 400/2015 se elaboreaz urmtoarele documente:


1. Situaia centralizatoare semestrial/anual privind stadiul implementrii
SCMI - Anexa 3, Cap. I, Informaii generale.
2. Chestionarul de autoevaluare a stadiului implementrii SCMI Anexa 4.1.
3. Situaia sintetic a rezultatelor autoevalurii Anexa 4.2.
4. Situaia centralizatoare anual asupra stadiului implementrii SCMI
Anexa 3, Cap. II, Stadiul implementrii SCMI, conform rezultatelor
autoevalurii, la data de 31.12.20.
5. Raport asupra sistemului de control managerial intern la data de
31.12.20.. Anexa 4.3.

ntocmirea Anexelor 4.1 i 4.2 reprezint rezultatul activitii de autoevaluarea


propriului SCMI, la nivelul fiecrui compartiment/structur funcional.
ntocmirea Anexei 3 reprezint rezultatul activitii de raportare la nivelul
instituiei publice.
ntocmirea Anexei 4.3 reprezint rezultatul activitii de raportare la nivelul
entitii publice ordonator principal de credite (OPC).
Realizarea autoevalurii constituie principala form de implementare a
Standardului 15 Evaluarea sistemului de control managerial intern i se
afl n responsabilitatea fiecrui nivel al managementului de linie.
Activitatea de autoevaluare nu poate fi confundat/substituit activitilor
desfurate de compartimentul de audit intern pe baza unei metodologii
specifice, cf. Standardului 16 - Audit intern.8

8
Tratarea pe larg a managementului riscului a aprut ca urmare a solicitrilor participanilor prezeni la
dezbaterea ghidului metodologic.

36
3. MANAGEMENTUL RISCURILOR

Riscul este un concept exprimat n termeni ai probabilitii i impactului, al


crui produs ne d valoarea riscului, cu incertitudini n cristalizare precum:
natura aleatorie a evenimentelor, cunotinele incomplete, dezvoltarea
insuficient a controlului, lips de timp .a.
Riscurile sunt acceptabile, dac msurile care vizeaz evitarea lor nu implic
justificare financiar;
Riscurile nu pot fi evitate i, n aceste condiii, responsabilii trebuie s aib
preocupri numai pentru a ine riscurile n fru, adic pentru a le menine
la un nivel considerat acceptabil, tolerat de organizaie, i s nu ncerce
eliminarea total a acestora, deoarece aceast aciune poate conduce la apariia
altor riscuri absolut neateptate.
Supravegherea riscurilor se realizeaz prin controlul intern, care este iniiat
de ctre organizaie i se poate concretiza n acceptarea riscurilor, tratarea
riscurilor, transferarea riscurilor sau ncetarea activitilor care provoac riscurile.
Soluia viabil a gestionrii riscurilor o reprezint gsirea unui echilibru n
care riscul cu care convieuim - riscul rezidual - s fie egal cu riscul pe care
suntem pregtii s l tolerm - apetitul de risc.
Riscurile semnificative apar i se dezvolt ca urmare a sistemului de conducere
centralizat excesiv.

37
3.1. Care sunt paii de parcurs n managementul riscurilor?

1) Instruirea tuturor angajailor instituiei publice, n special a personalului de


conducere, a membrilor consiliilor de administraie, dup caz, cu privire la
modalitile de prevenire i combatere a riscurilor care pot periclita desfurarea
n bune condiii a activitilor desfurate la nivelul instituiei sau unitii de
nvmnt preuniversitar care funcioneaz n subordinea sau coordonarea MECS;
2) Identificarea activitilor desfurate la nivelul instituiei publice i a riscurilor
asociate acestora;
3) Identificarea ameninrilor/vulnerabilitilor prezente n cadrul activitilor curente
ale instituiei, care ar putea conduce la svrirea unor fapte de corupie i fraude;
4) Descrierea riscurilor asociate activitilor desfurate la nivelul instituiei publice;
5) Evaluarea riscurilor, prin msurarea probabilitii de apariie i a impactului
asupra obiectivelor; ierarhizarea i prioritizarea riscurilor n funcie de tolerana la
risc stabilit de conducerea instituiei publice;
6) Stabilirea modalitilor de tratare a riscurilor, astfel nct acestea s se ncadreze
n limitele toleranei la risc i delegarea responsabilitii de gestionare a riscurilor
ctre cele mai potrivite niveluri decizionale;
7) Determinarea i implementarea msurilor de prevenire/control, ca instrumente
de control, a riscurilor asociate activitilor desfurate la nivelul instituiei publice;
8) Monitorizarea i revizuirea periodic a riscurilor asociate activitilor
desfurate la nivelul instituiei publice;
9) Reevaluarea riscurilor asociate activitilor desfurate la nivelul instituiei publice.

3.2. Care este rolul Structurii de control managerial intern n procesul


de gestionare a riscurilor?

Membrii Structurii de control managerial intern analizeaz activitile desfurate


la nivelul instituiei publice, pe baza documentelor interne i/sau, dup caz,
a consultrii coordonatorilor compartimentelor/ structurilor funcionale.
Pentru fiecare activitate, membrii Structurii de de control managerial intern
ntocmesc o sintez a ameninrilor susceptibile s se manifeste n acel
context profesional, avnd n vedere, cel puin, urmtoarele elemente:
a) cazuri de conduit necorespunztoare sau nclcri ale procedurilor,
nregistrate la nivelul compartimentului/structurii funcionale;
38
b) fapte comise anterior n cadrul domeniului de activitate i care au dus
la perturbarea desfurrii n condiii optime a activitii respective.
Pentru identificarea ameninrilor/vulnerabilitilor, Structura de control
managerial intern poate desfura urmtoarele activiti:
a) intervievarea angajailor unitii asupra percepiei pe care acetia o au
n legtur cu modul n care i desfoar activitatea; informaiile
rezultate sunt utilizate n activitile ulterioare ce privesc managementul
riscurilor;
b) evaluarea activitii i a situaiilor specifice de munc ale angajailor;
c) descrierea ameninrilor/vulnerabilitilor care pot deveni riscuri.

n procesul de analiz a riscurilor, este esenial s fie identificate particularitile


care determin vulnerabilitatea sistemului de control managerial intern, fie
pentru c msurile nu sunt bine cunoscute de ctre cei care ar trebui s le
aplice, fie pentru c acestea nu sunt aplicate n mod consecvent, fie pentru
c ele nu pot rspunde n totalitate situaiilor de risc.
Pentru a structura activitatea de descriere a vulnerabilitilor, Structura de
control managerial intern va avea n vedere urmtoarele cauze care pot duce
la apariia disfuncionalitilor sau a vulnerabilitilor n activitile desfurate
n cadrul instituiei publice:
1. Reglementrile aflate n vigoare:
a. lipsa/necunoaterea sau ambiguitatea procedurilor, care reglementeaz
activitile desfurate;
b. legislaie deficitar, incomplet.
2. Capacitatea de prevenire/control al riscului sczut:
a. lipsa de activiti de control curente care s induc personalului convingerea
c activitatea acestuia este monitorizat. (capacitate redus de aplicare a
msurilor de prevenire/control);
b. slaba activitate de control desfurat de ctre conducerea instituiei publice.
3. Surse de ameninare asupra angajailor unitii:
a. interne - angajaii instituiei publice9;
b. externe - persoanedin exteriorul instituiei publice10;
9
Presiuni ierarhice, care prezint un interes pentru obinerea unor avantaje sau pentru a trece cu vederea nerespectarea
prevederilor legale, n cazul n care se constat existena unor asemenea fapte, prin presiuni la nivelul altor angajai.
10
Presiuni politice, presiuni ierarhice care prezint un interes pentru obinerea unor avantaje sau pentru a trece cu
vederea nerespectarea prevederilor legale, n cazul n care se constat existena unor asemenea fapte, prin presiuni
la nivelul altor angajai.
39
4. Cultura organizaional i caracteristicile resursei umane:
a. tolerana unor comportamente non-etice care nu sunt percepute a reprezenta
o problem;
b. cauze sociale (lipsa unei locuine, nivel sczut de salarizare);
c. cunotine insuficiente privind reglementrile, procedurile ori regulile
aplicabile etc.;

n funcie de specificul activitii desfurate, un risc poate fi determinat de


una sau mai multe cauze, care pot duce la apariia disfuncionalitilor sau a
vulnerabilitilor. Fiecare risc va fi evaluat.
Evaluarea riscurilor se realizeaz n scopul de a fundamenta decizia cu
privire la prioritatea de stabilire a msurilor de prevenire/control i se
realizeaz, ca instrumente de control, prin estimarea nivelului de expunere
la risc a activitilor vulnerabile, cu impact asupra rezultatelor ateptate i a
prestaiei profesionale a personalului angajat al unitii.
Evaluarea riscurilor presupune:
a) estimarea probabilitii de materializare a acestora;
b) determinarea impactului global asupra obiectivelor i activitilor unitii;
c) aprecierea msurilor de control existente pentru fiecare risc;
d) determinarea nivelului de expunere la riscuri i a prioritii de intervenie;
e) luarea de msuri pentru diminuarea nivelului de expunere la risc.

Estimarea nivelului de probabilitate se realizeaz prin aprecierea anselor


de materializare a riscurilor n cadrul activitilor unitii, utiliznd informaiile
i analizele colectate n etapa de identificare i descriere a riscurilor. n acest
scop, nivelul de probabilitate se consemneaz utiliznd o Scal de estimare
a probabilitii de materializare a riscurilor n cinci trepte, corespunztor
valorilor i indicatorilor descriptivi asociai acestora.

40
Tabel 1. Scal de estimare a probabilitii de materializare a riscurilor

Factor Scor Descriere Indicatori

este de ateptat s apar


n majoritatea circumstanelor
cel mai probabil
profesionale;
aproape se va concretiza
5 se va ntmpla Riscul este prezent n mod
sigur > 80% anse
fr ndoial, constant, din cauza deficienelor
de apariie
eventual frecvent; de organizare, planificare,
iminent. control, supraveghere, instruire
ori formare a personalului i
va aprea probabil modului n care este conceput
n multe circumstane ori aplicat cadrul legal de
ans
profesionale; desfurare a activitii;
considerabil
se va ntmpla probabil,
probabil 4 de apariie;
dar nu va reprezenta o
nu este neobinuit
problem persistent pentru
61% - 80% anse
domeniul de activitate;
s-a mai ntmplat n trecut.

producerea sa ar putea aprea n anumite Riscul poate aprea cteodat


poate fi avut circumstane profesionale; (cauzele putnd fi reprezentate
n vedere se poate ntmpla ocazional; de deficiene n desfurarea
posibil 3 s-a ntmplat n alt parte,
41% - 60% activitii, erori n nelegerea ori
anse de ntr-un domeniu de activitate aplicarea procedurilor de lucru
materializare similar. specifice etc.);

poare aprea doar n


minim,
circumstane profesionale
dar nu imposibil;
foarte excepionale;
nu este cunoscut
puin 2 nu este de ateptat s se
s se fi produs
probabil ntmple; Riscul nu apare dect rar, n
21% - 40%
nu a fost semnalat n condiii excepionale de
anse de apariie
domeniul de activitate. desfurare a activitii;

practic imposibil; este probabil s nu apar


nu a aprut niciodat;
improbabil 1
niciodat foarte puin probabil s se
0% - 20% ntmple vreodat.

41
Estimarea impactului global al unui risc, reprezint activitatea de msurare
a efectelor posibile ale acestuia asupra obiectivelor, activitilor, sarcinilor
sau rezultatelor ateptate ale instituiei publice, corespunztor urmtoarelor
componente/dimensiuni de impact:
a. asupra beneficiarilor primari, secundari i teriari ai nvmntului
preuniversitar;
b. asupra nivelului de calitate a activitilor desfurate la nivelul instituiei
publice;
c. asupra nivelului de performan a angajailor instituiei publice;
d. asupra rezultatelor activitilor, stabilite prin planurile manageriale
anuale/semestriale.
e. asupra termenelor de realizare a obiectivelor activitilor desfurate;
f. asupra bugetului instituiei publice;
g. asupra imaginii instituiei publice.

Pentru determinarea impactului unui risc trebuie luate n considerare toate


dimensiunile posibile ale impactului global. Fiecrei dimensiuni identificate
i se stabilete o importan relativ, procentual, n cadrul impactului global,
determinarea acestuia fiind obinut prin nsumarea importanei relative a
fiecrei dimensiuni.
Nivelul impactului global se consemneaz utiliznd o Scal de estimare a
impactului global al riscului n cinci trepte, corespunztor valorilor i
indicatorilor descriptivi asociai acestora.

42
Tabel 2. Scal de estimare a impactului global al riscului

Factor Scor Indicatori


imposibilitate de ndeplinire a obiectivelor stabilite
pentru domeniul de activitate;
deteriorarea pe termen lung a eficienei activitii,
ntrzieri majore n derularea activitilor planificate
major /
(mai mult de 6 luni);
critic
pierderi financiare severe pentru nlocuirea ori
5 instruirea personalului, schimbarea procedurilor de
desfurare a activitii, achiziii neplanificate de
mijloace tehnice etc., reprezentnd 25% i mai mult
din bugetul anual alocat instituiei;
publicitate negativ la nivel internaional, implicarea Riscul contribuie direct la
factorilor politici de la nivel central ori instituional apariia sau proliferarea faptelor
pentru gestionarea situaiei create. de corupie, la facilitarea ori
determinarea personalului s
impact semnificativ asupra obiectivelor domeniului comit asemenea fapte
afectat, afectarea eficienei acesteia;
perturbarea pe termen mediu a activitii, ntrzieri
ridicat 4 semnificative privind desfurarea n condiii normale
a activitii (ntre 3-6 luni);
pierderi financiare majore pentru instituie;
publicitate negativ la nivel naional, pierderea
ncrederii din partea beneficiarilor serviciilor publice.

obiective profesionale atinse parial, afectarea


semnificativ a eficienei acesteia; Riscul poate genera parametri
3 perturbarea pe termen scurt a activitii; favorizani pentru apariia sau
moderat
pierderi financiare semnificative pentru instituie (cel proliferarea faptelor de
puin 10% din buget); corupie
o anumit publicitate negativ la nivel local.
impact minor asupra atingerii obiectivelor
profesionale;
ntreruperea neglijabil, nesemnificativ a desfurrii Riscul contribuie puin ori
activitii; deloc la apariia sau
redus 2
pierderi financiare moderate pentru instituie (5% sau proliferarea faptelor
mai mult din bugetul alocat); de corupie
unele icane publice izolate, nensoite ns de pierderea
ncrederii.

43
Factor Scor Indicatori
impact minimal sau nesemnificativ asupra atingerii
obiectivelor;
foarte nicio perturbare n privina calendarului activitii;
1
redus pierderi financiare nesemnificative ori minimale pentru
structur;
susceptibil de a conduce / provoca publicitate negativ.

Membrii Structurii de control managerial intern evalueaz nivelul de


expunere la risc, prin determinarea valorii produsului dintre valoarea
probabilitii i valoarea impactului global, pentru fiecare risc n parte.
Scala de expunere la riscuri i corespondena asociat interseciei valorilor
impactului global i probabilitii stabilete categoria de risc i prioritatea de
intervenie (v. Figura 1 Scala de evaluare a expunerii la riscuri).
Pentru fiecare categorie de risc este definit un termen de adoptare i de
implementare a unor msuri urgente de prevenire/control, astfel nct nivelul
de expunere la risc s scad.

Figura 1. Scala de evaluare a expunerii la riscuri


Nivel de probabilitate
aproape sigur 5 10 15 20 25

probabil 4 8 12 16 20

posibil 3 6 9 12 15

foarte puin
2 4 6 8 10
probabil

improbabil 1 2 3 4 5

foarte redus moderat ridicat critic Nivel de


redus impact
44
Categorii
Prioritate Termen
de riscuri
Necesit concentrarea ateniei conducerii
riscuri Structurii pentru adoptarea/implementarea
Prioritate 1 unor msuri urgente de prevenire/control
majore
adecvate.

Pot fi monitorizate sau controlate, prin creterea


riscuri eficacitii msurilor existente sau, dup caz,
moderate Prioritate 2 prin adoptarea unor msuri suplimentare de
prevenire/control.

Pot fi tolerate i vor fi considerate inerente


riscuri activitilor structurii unitii, fa de care nu
Prioritate 3
minore este necesar adoptarea unor msuri
suplimentare, ci doar aplicarea celor existente.

Pe baza prioritii de intervenie, riscurile se pot clasifica i ordona n trei


categorii de riscuri:
a) riscuri majore (I), caracterizate, simultan, cu o mare probabilitate de
apariie i cu o gravitate foarte mare a impactului, care necesit
concentrarea ateniei conducerii unitii pentru adoptarea/
implementarea unor msuri urgente de prevenire/control adecvate.
b) riscuri moderate (II), care presupun creterea eficacitii msurilor
existente sau, dup caz, prin adoptarea unor msuri suplimentare de
prevenire/control.
c) riscuri minore (III), tolerabile i inerente activitilor unitii, fa de
care nu este necesar adoptarea unor msuri suplimentare, ci doar
aplicarea celor existente.
n baza clasificrii i ordonrii riscurilor, Structurii de control managerial
intern evalueaz eficiena msurilor de prevenire/control existente, dac
exist, i propun msuri suplimentare/msuri pentru prevenirea/controlul
riscurilor, pentru diminuarea expunerii la risc prin reducerea probabilitii de
materializare ori de minimalizare a impactului global. Aceste msuri vizeaz
n special, riscurile majore i cele moderate i se nscriu n formularele de
identificare, descriere i evaluare a riscurilor de corupie.
45
Anual se realizeaz o activitate de monitorizare i de revizuire a riscurilor
de ctre coordonatorul Structurii de control managerial intern, n scopul de a
asigura eficacitatea procesului de management al riscurilor, respectiv pentru
a formula recomandri de msuri de prevenire/control.
Activitatea de monitorizare se finalizeaz prin ntocmirea unui Registru al
riscurilor (v. Anexa), care va fi revizuit anual la nivelul instituiei publice.

46
Anexa
Registrul riscurilor

Partea I Identificarea, descrierea, evaluarea riscurilor inerente i stabilirea de


aciuni/msuri de minimizare a acestora

Nr. Obiective/activiti Identificarea Risc inerent Actiuni/msuri de


crt. riscurilor Probabilitate Impact Expunere minimizare a riscului/
la risc riscurilor inerent/
3x4 inerente
0 1 2 3 4 5 6

Partea a II-a Evaluarea riscului rezidual i stabilirea responsabilului cu


gestionarea riscului

Nr. Obiective/activiti Identificarea Risc rezidual Responsabil cu


crt. riscurilor Probabilitate Impact Expunere gestionarea
la risc riscului
3x4
0 1 2 3 4 5 6

47
Stabilirea msurilor de prevenire/control al riscurilor

Fiecare msur de prevenire/control al riscurilor existent sau propus trebuie


s fie evaluat n scopul reducerii nivelului de expunere la risc. Evaluarea
msurilor de prevenire/control a riscurilor se efectueaz rspunznd la trei
tipuri de ntrebri:
- Msura se adreseaz n mod efectiv riscului identificat?
- Msura este bine documentat i comunicat, n mod oficial, celor
interesai sau implicai?
- Msura stabilit este operaional i aplicat n mod consecvent?

n funcie de rspunsurile obinute se determin dac msura de prevenire/


control existent sau propus duce la scderea nivelului de expunere la risc.

Msurile prevenire/control al riscurilor existente precum i cele propuse care


se consider c prin aplicare duc la scderea nivelului de expunere la risc se
trec att n Fia de identificare, descriere i evaluare a riscurilor ct i n
Registrul riscurilor.

n urma aplicrii msurilor suplimentare de prevenire/control al riscului se


reduce probabilitatea de apariie a acestuia, impactul global rmnnd acelai.

Drept urmare, reducerea nivelului de expunere la risc se datoreaz scderii


probabilitii de apariie a riscului respectiv.

De ce controalele interne sunt importante?

Ofer managementului ncrederea c instituia funcioneaz n conformitate


cu standardele care sunt monitorizate.
Indic personalului c tot ceea ce face este important i c este important
CALITATEA.
Semnaleaz c anumite comportamente nu vor fi tolerate.
Controlul intern nu trebuie privit ca un sistem separat, specializat, n cadrul
unei instituii publice, ci trebuie recunoscut ca parte integrant a sistemului,
pentru a ghida operaiunile sale.
48
Care sunt limitrile privind eficacitatea controlului intern?

Controalele nu vor preveni ntotdeauna frauda sau delapidarea.


Efectuarea unor controale infailibile are un cost prohibitiv i este inutil.
Controlul intern nu poate, prin el nsui, s asigure atingerea obiectivelor
organizaiei.
SCMI ofer posibilitatea atingerii obiectivelor instituiei, ns nu ofer o
certitudine absolut.
Controlul intern depinde de:
- factorul uman implicat;
- resursele disponibile;
- valorile organizaionale.

Probabilitatea de realizare a obiectivelor este afectat de limitele inerente ale


controlului intern. Acest fapt se datoreaz unor factori interni i externi care
nu au fost i nu au putut fi luai n considerare la proiectarea (conceperea)
controlului intern, cum ar fi:
- raportul cost/beneficiu. Conducerea instituiei trebuie s aib n vedere
imperativul c beneficiile care vor deriva din aplicarea SCMI s fie
mai mari dect costurile;
- apariia erorilor umane cauzate de neglijen, neatenie, greeli de
raionament sau de nenelegerea instruciunilor;
- sustragerea de la efectuarea controalelor interne prin nelegeri
confideniale ntre un membru al conducerii sau a unui angajat, cu
persoane din afara sau din interiorul instituiei;
- persoana responsabil cu exercitarea controlului intern poate abuza
de poziia pe care o are;
- procedurile devin neadecvate datorit schimbrii condiiilor interne.

49
DEZVOLTARE DURABIL, EGALITATE
DE ANSE I PROTECIA MEDIULUI

1. Dezvoltare durabil

Criteriile fundamentale ale dezvoltrii durabile, stabilite de Comisia Comunitii


Europene nc din anul 1993, sunt urmtoarele:
meninerea n totalitate a calitii vieii;
meninerea unui acces continuu la resursele naturale;
evitarea deteriorrilor permanente asupra mediului nconjurtor.
n anul 1994, Grupul de lucru asupra dezvoltrii durabile de la Salzburg, Austria,
a cuprins n grupul de criterii ale dezvoltrii durabile: umanismul i calitatea ridicat a
vieii, prezervarea diversitii culturale i regionale, distribuia echitabil a bogiei i
resurselor, supravieuirea uman, prezervarea deteriorrii ireversibile sau exploatrii
resurselor naturale, stabilizarea n interiorul capacitii purttoare a ecosistemelor,
prezervarea biodiversitii.

2. Egalitate de anse

Promovarea egalitii de anse va contribui la coeziunea social att la nivelul


regiunilor de dezvoltare, ct i la nivel naional. Dezvoltarea unei culturi a
oportunitilor egale presupune implicarea direct a tuturor actorilor sociali din
sectorul public i privat, inclusiv societatea civil. Protecia social i incluziunea
social pot fi promovate prin aciuni de combatere a discriminrii, promovarea
egalitii de anse i integrarea n societate a grupurilor vulnerabile care se confrunt
cu riscul de marginalizare social.
Egalitatea de anse a evoluat n ultima perioad devenind un concept mai larg
care se refer nu doar la femei i brbai dar i la relaia cu alte grupuri dezavantajate
dintr-o societate.
50
n timp ce egalitatea de anse i de tratament semnific nivelul egal de
vizibilitate, autonomie, responsabilitate i participare a majoritii i a minoritii
dezavantajate la i n toate sferele vieii publice, discriminarea reprezint tratamentul
difereniat aplicat unei persoane n virtutea apartenenei, reale sau presupuse a
acesteia la un anumit grup social.

3. Protecia mediului

Principalii actori instituionali ai politicii de mediu din Romnia sunt Ministerul


Mediului i Pdurilor i Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Durabile. Alte ministere
implicate n politica de mediu sunt Ministerul Transporturilor i Infrastructurii i
Ministerul Economiei i Finanelor, care sprijin procesul de consultare al prilor
interesate pentru adoptarea de noi msuri legislative.
n instituiile publice trebuie avute n vedere i introducerea unor teme specifice
pentru protecia mediului i utilizarea raional a resurselor naturale:
informare cu privire la Legea 132/2010 privind colectarea selectiv a
deeurilor n instituiile publice;
includerea elementelor de eco-eficien n criteriile de selecie a proiectelor
i n efectuarea achiziiilor publice;
evaluarea impactului programelor sau proiectelor propuse spre implementare
asupra mediului nconjurtor;

51
Legislaie:

OMFP nr. 1649/2011 privind modificrile OMFP nr. 946/2005, pentru aprobarea Codului
controlului intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial
la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial;

Ordin pentru aprobarea Comisiei de monitorizare i ndrumare metodologic cu privire


la sistemul de control intern/managerial al Ministerului Educaiei Naionale;

Ordinul de ministru nr 4812/2004 privind elaborarea listelor de verificare, a obiectivelor


controlului financiar preventive propriu din MECTS.

Ordinul pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entitii publice nr.


400/06.2015 al Secretarului General al Guvernului, publicat n Monitorul Oficial, partea
I, nr. 444/22.VI.2015.

Legea 672/2002, privind auditul public intern, republicat n 2011 n Monitorul Oficial,
Partea I nr. 856 din 5 decembrie 2011.

Ordonan de urgen a Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul


financiar preventiv, republicat i actualizat.

52
Cri i articole:

*** ISO 9001:2000 Sisteme de management al calitii

***ISO 9004:2000 Sisteme de management al calitii. Linii directoare pentru


mbuntirea performanelor

Compendiu al sistemelor de control public intern n statele membre ala Uniuni Europene,
Comisia European, 2012.

Ghid de evaluare a sistemului de control intern n entitile publice, Curtea de Conturi,


2011

Ghid practic misiunea de audit intern Evaluarea proceselor de planificare, organizare


i control la nivelul unei structuri funcionale din cadrul uniti administrativ
teritoriale, Ministerul Finanelor Publice, Bucureti, 2013.

Ghi Marcel, Auditul Intern, Editura Economic , 2009.

Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector, INTOSAI.

Guvernana corporativ i auditul intern, coord. Marcel Ghi ed. Tipo Moldova, 2009

ndrumarul metodologic pentru dezvoltarea controlului intern n entitile publice,


publicat pe site-ul Ministerului Finanelor Publice.

Prisa Daniela, et.all, Implementarea sistemului de control managerial intern factor


de impact n dezvoltarea instituional preuniversitar, suport de curs.

53
Pagini web:

http://www.cnvranceanu.ro/categories/59
http://cjraedolj.ro/comisia-scim/proceduri-operationale-compartimente-structuri-
cadrul-cjrae/
http://omfp1649.ro/rapoarte.html
http://www.consultanta-administratie.com/control-managerial.aspx
http://institutuldecontrolintern.ro/sector-public/smart-omfp-946/
http://www.finantare.ro/curs-evaluarea-implementarii-sistemului-de-control-
internmanagerial-audit-intern-managementul-riscului-guvernanta-corporativa.html
http://www.performcenter.ro/index.php?pagina=programe.php
http://consiliereaauditorului.blogspot.ro/2012/10/norme-proprii-pentru-
implementarea.html
http://www.romqualitycert.ro/consultanta-pentru-implementarea-omfp-946-2005.php
http://www.slideshare.net/andreisirghi/prezentare-cmi-13944638
http://controlteam.ro/servicii/servicii-oferite/
http://controlmanagerial.ro/standardedecontrol.php
http://control-intern.blogspot.ro/
http://discutii.mfinante.ro/static/10/Mfp/control_prev/programe/Standarde_CI_tabel.pdf
http://www.mfinante.ro/bunapractica.html?pagina=domenii
http://ec.europa.eu/budget/biblio/publications/publications_en.cfmhttp://www.ifac.org/
auditing-assurance/about-iaasb;
http://www.ifac.org/global-knowledge-gateway/risk-management-internal-
control?discussions
http://www.coso.org/IC.htm

54
Abrevieri

CEAC Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii

HG Hotarre de Guvern;
ISJ Inspectoratele colare judeene;
MECS Ministerul Educaiei i Cercetrii tiinifice;

OPC Ordonator principal de credite;


OSGG Ordinul Secretariatului General al Guvernului;
OUG Ordonana de Urgen a Guvernului;

PO Procedur operaional;
ROF Regulament de organizare i funcionare;
ROI Regulament de ordine interioar;

SCMI Sistemul de control managerial intern

55
56