Sistemul de documente primare i eviden tehnic-

operativ i contabil obiect i surs de informaii pentru

controlul financiar
1. Definitie document contabil

Documentele contabile sunt acte scrise n care se consemneaz

tranzaciile, evenimentele i alte operaii economice, n momentul i
de regul la locul efecturii lor, cu scopul de a servi ca dovad a
nfptuirii lor i ca suport de nregistrare n contabilitate.

2. Elementele principale pe care trebuie s le conin un document

justificativ sunt:

1. denumirea documentului;
2. numrul documentului i data ntocmirii acestuia;
3. denumirea i sediul unitii care l ntocmete, la care se pot aduga i
date privind subunitatea, serviciul, biroul, compartimentul emitent;
4. menionarea prilor care particip la derularea operaiunii pentru care
este ntocmit
(dac este cazul);
5. coninutul operaiunii i, dac este cazul, temeiul legal al nfptuirii
acesteia;
6. datele cantitative i valorice aferente operaiunii efectuate;
7. numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de
efectuarea operaiunii, ale persoanelor cu atribuii de control financiar-
preventiv i ale persoanelor n drept s aprobe operaiunile respective, dup
caz;
8. coduri pentru prelucrarea automat a datelor;
9. alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor
efectuate.

[1] Conform Normei metodologice din 14/12/2004, de ntocmire i utilizare a

registrelor i formularelor comune pe economie privind activitatea financiar
si contabil (publicat n M. Of. nr. 23bis din 07/01/2005).

3. Funciile documentelor:

a. Funcia de consemnare a tranzaciei - potrivit creia orice operaie

economic, efectuat n cadrul ntreprinderii, se consemneaz n documente
letric i cifric, cantitativ i valoric.

b. Funcia de acte justificative - potrivit creia documentele justific

nregistrarea n contabilitate a operaiilor economice consemnate n ele.
c. Funcia de verificare a activitilor desfurate - potrivit creia
documentele asigur urmrirea activitii economico-financiare a
ntreprinderii n cele mai mici detalii i efectuarea controlului, privind
respectarea disciplinei financiare i fiscale de ctre organele cu atribuiuni n
acest sens (organe de control financiar intern, cenzori, inspectori fiscali etc).

d. Funcia de asigurare a integritii patrimoniului - potrivit creia

documentele angajeaz drepturi, rspunderi i obligaii n sarcina
persoanelor care le-au ntocmit, cu privire la micrile de valori produse n
averea ntreprinderii.

e. Funcia de calculaie - potrivit creia documentele referitoare la cheltuielile

de producie stau la baza calculrii costului produselor obinute, lucrrilor
executate i serviciilor prestate.

f. Funcia juridic - potrivit creia documentele asigur stabilirea drepturilor

i obligaiilor bneti ale ntreprinderilor. n cazul unor litigii, lipsuri, fraude
etc., documentele contabile stau la baza efecturii eventualelor expertize i
cercetri ale organelor judiciare.

4. Clasificarea documentelor

a. Dup modul de prezentare, documentele contabile pot fi:

a1. Formularele tipizate

a2. Formularele netipizate
a1. Formularele tipizate - sunt suporturi de informaii, n care coninutul,
forma i formatul sunt prestabilite i imprimate.
a2. Formularele netipizate - sunt suporturi de informaii n care coninutul,
forma i formatul nu sunt prestabilite i imprimate, iar folosirea lor este la
latitudinea oricrei ntreprinderi, aa cum este cazul documentelor
cumulative.

b. Dup rolul lor n cadrul sistemului informaional acestea pot fi:

Documente justificative asigur datele de intrare n sistemul informaional-

contabil;

Registre contabile realizeaz nregistrarea i stocarea datelor n structura

proprie contului;

Documente contabile de sintez i raportare asigur centralizarea i

transmiterea informaiilor ctre utilizatori.
c. Dup locul ntocmirii

Avem dou categorii:

documente interne

documente externe

d. Dup destinaie

documente de dispoziie,

documente de execuie,

documente combinate i

documente contabile;

e. Dup momentul ntocmirii

documente primare

documente centralizatoare/secundare;

f. Dup regimul de tiprire i folosire:

documente cu regim special,

documente fr regim special sau cu regim uzual i

documente cu reglementri exprese;

g. Dup natura sau coninutul operaiilor consemnate, pot fi:

documente pentru operaiuni bneti,

documente pentru operaiile cu active fixe,

documente pentru operaiile cu stocuri

i documente pentru inventariere.

5. Documentele justificative - noiune, coninut, ntocmire,

prelucrare, verificare i arhivare

Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat definete documentul

justificativ astfel: orice operaiune economico-financiar efectuat, se
consemneaz n momentul efecturii ei ntr-un document, care st la
baza nregistrrilor n contabilitate, dobndind astfel calitatea de
document justificativ.
 Pentru ntocmirea corect, complet i la timp a documentelor, sunt
stabilite reguli de ntocmire i utilizare, aprobate fie prin acte normative,
fie prin regulamentele interne de organizare i funcionare a
ntreprinderilor. La ntocmirea documentelor justificative nu se admit
tersturi sau alte operaiuni de acest gen.

Rectificarea greelilor n documente se face prin tierea textului sau

sumei greite cu o linie, n aa fel nct s se poat citi ceea ce a fost
greit, apoi se scrie alturat textul sau suma corect. Corecia fcut se
confirm prin semnturile acelorai persoane, care au semnat iniial
documentul.

n documentele de cas i de banc (cecuri, chitane, ordine de plat

etc.) nu se admit corecturi. Dac s-au fcut greeli n aceste documente,
ele se anuleaz, pstrndu-se n carnetele respective, fr s se
detaeze i se ntocmesc apoi alte documente corecte.

Prelucrarea documentelor este operaia urmtoare, dup

ntocmirea i transmiterea lor la compartimentul de contabilitate
i const n sortarea documentelor pe categorii de operaii
(cumprri de bunuri, livrri de produse i mrfuri, consumuri de
materiale etc), exprimarea n etalon monetar a mrimii naturale,
cantitative a operaiilor economice i dac este cazul,
centralizarea mai multor documente justificative n documente
cumulative pentru operaii din aceeai categorie, n vederea
nregistrrii n conturi.

Verificarea documentelor are scopul s descopere eventualele erori,

aciunile ilegale sau incorecte, asigurndu-se astfel exactitatea i
realitatea datelor nregistrate n contabilitate.

Arhivarea documentelor trebuie s asigure depozitarea i

conservarea acestora n siguran, deoarece servesc la controlul
operaiilor economice efectuate. Dup nregistrarea n evidena
contabil i rezolvarea complet i definitiv a documentelor,
acestea se claseaz (aranjeaz) ntr-o anumit ordine strict
determinat pentru a fi uor gsite, n vederea obinerii
informaiilor necesare i pentru a fi pstrate n bune condiii.

Pstrarea documentelor se realizeaz:

 - pentru anul curent n arhiva curent a fiecrui sector sau
compartiment din ntreprindere;

- pentru anii precedeni n arhiva general a unitii.

Termenul de pstrare a documentelor contabile i a celor justificative

este de 10 ani, cu ncepere de la data nchiderii exerciiului n cursul
cruia au fost ntocmite, cu excepia statelor de salarii i a bilanului
contabil care se pstreaz timp de 50 de ani.

Reconstituirea documentelor.

Atunci cnd se constat lipsa sau distrugerea unui document, este

necesar s se ntocmeasc un dosar de reconstituire n care s apar
toate lucrrile efectuate n legtur cu constatarea i reconstituirea
documentului disprut: sesizarea persoanei care a constatat lipsa, procesul
verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii documentului,
dispoziia conductorului unitii pentru reconstituirea documentului, o copie
a documentului reconstituit i alte elemente, n msura n care sunt
necesare. Dac documentul disprut a fost emis de o alt unitate, atunci
reconstituirea se face de ctre unitatea emitent. Documentele reconstituite
vor purta o meniune n acest sens. Nu se pot reconstitui documente de
cheltuieli nenominale pierdute, sustrase sau distruse nainte de nregistrarea
lor n contabilitate.

6. Registrele contabile

Registrele contabile reprezint documente cu ajutorul crora se

realizeaz nregistrarea cronologic i sistematic a operaiilor
economice i financiare n contabilitate, furniznd informaii privind
situaia i micarea patrimoniului.

Situaiile financiare anuale:

situaiile financiare anuale trebuie s cuprind: bilanul; contul de

profit i pierdere; situaia modificrilor capitalului propriu; situaia
fluxurilor de trezorerie; politici contabile i note explicative.

Corectarea erorilor contabile

Erorile din perioadele anterioare sunt omisiuni i declaraii

eronate cuprinse n situaiile financiare ale entitii pentru una
 sau mai multe perioade anterioare, rezultnd din greeala de a
utiliza, sau de a nu utiliza, informaii credibile care:

erau disponibile la momentul la care situaiile financiare

pentru acele perioade au fost aprobate spre a fi emise;

ar fi putut fi obinute n mod rezonabil i luate n considerare

la ntocmirea i prezentarea acelor situaii financiare anuale.

Corectare erori

Astfel de erori includ efectele greelilor matematice, greelilor

de aplicare a politicilor contabile, ignorrii sau interpretrii
greite a evenimentelor sau fraudelor. Corectarea erorilor
aferente exerciiului financiar curent se efectueaz pe seama
contului de profit i pierdere.

Corectarea erorilor aferente exerciiilor financiare precedente

nu determin modificarea situaiilor financiare ale acelor
exerciii.

n cazul erorilor aferente exerciiilor financiare precedente, corectarea

acestora nu presupune ajustarea informaiilor comparative prezentate
n situaiile financiare. Informaii comparative referitoare la poziia
financiar i performana financiar, respectiv modificarea
poziiei financiare, sunt prezentate n notele explicative.

A. Erori nesemnificative

Erorile nesemnificative sunt cele de natur s nu influeneze

informaiile financiar-contabile. Pragul de semnificaie trebuie
stabilit prin politica contabil utilizndu-se raionamentul
profesional.

n acest sens, pentru a determina caracterul semnificativ sau

nesemnificativ al unei erori, entitile pot avea n vedere un
procent din cifra de afaceri, profit, activ net, active totale.

Erorile nesemnificative aferente exerciiilor financiare precedente se

corecteaz:

a) fie pe seama contului de profit i pierdere, fie

b) pe seama rezultatului reportat.

a) Erori nesemnificative corectate pe seama contului de profit i
pierdere

Exemplul 1

La S.C. DELTA SA, n urma controlului intern desfurat n anul 2010, se

constat c entitatea a ncasat contravaloarea unei facturi reprezentnd
prestare de servicii, n sum de 1.000 lei, fr ca factura respectiv s
fie nregistrat n contabilitate, la momentul emiterii ei (18 aprilie
2009).

Not:

Se presupune c: exerciiul financiar coincide cu anul calendaristic;

toate veniturile sunt impozabile, iar cheltuielile deductibile.

n acest exemplu, pentru uurina calculelor, nu s-a evideniat TVA

aferent (aceasta se nregistreaz i declar conform legislaiei n
vigoare la momentul respectiv).

Potrivit politicii contabile a entitii, corectarea erorilor

nesemnificative aferente exerciiilor financiare precedente se
efectueaz pe seama contului de profit i pierdere, respectiv a
veniturilor i cheltuielilor, dup caz. Presupunem c, potrivit
politicii contabile a S.C. DELTA SA, orice eroare este
semnificativ dac valoarea acesteia este mai mare dect 1%
din activul net al entitii.

Presupunem c activul net al S.C. DELTA SA este 150.000 lei. Conform

politicii contabile a entitii, eroarea este semnificativ n cazul n care
este mai mare de 1.500 lei (1% x 150.000 lei). n situaia
prezentat, eroarea este nesemnificativ (1.000 lei), avnd o
valoare inferioar pragului de semnificaie al entitii S.C.
DELTA SA (1.500 lei).

nregistrarea facturii omise:

4111 Clieni = 704 Venituri din servicii prestate 1.000 lei

b) Erori nesemnificative corectate pe seama rezultatului reportat

Exemplul 2

La S.C. ALFA SA, n urma controlului intern desfurat n anul 2010,

se constat c entitatea a ncasat contravaloarea unei facturi
reprezentnd prestare de servicii, n sum de 1.000 lei, fr ca
factura respectiv s fie nregistrat n contabilitate, la momentul
emiterii ei (18 aprilie 2009).

Not:

Se presupune c:

exerciiul financiar coincide cu anul calendaristic;

toate veniturile sunt impozabile, iar cheltuielile deductibile.

n acest exemplu, pentru uurina calculelor, nu s-a evideniat

TVA aferent (aceasta se nregistreaz i declar conform
legislaiei n vigoare la momentul respectiv).

Presupunem c, potrivit politicii contabile a S.C. ALFA SA, orice

eroare este semnificativ dac valoarea acesteia este mai mare
dect 1% din activul net al entitii, n acest caz corectarea
erorilor nesemnificative efectundu-se pe seama rezultatului
reportat.

Ca urmare, la data constatrii, n exerciiul financiar 2010,

corectarea acestei erori se efectueaz prin nregistrarea facturii,
pe seama rezultatului reportat.

Presupunem c activul net al S.C. ALFA SA este 150.000 lei.

Conform politicii entitii, eroarea este semnificativ n cazul n
care este mai mare de 1.500 lei (1% x 150.000 lei). n situaia
prezentat, eroarea este nesemnificativ (1.000 lei), avnd o
valoare inferioar pragului de semnificaie al entitii (1.500 lei).

nregistrarea facturii omise:

4111 Clieni = 1174 Rezultatul reportat provenit din corectarea erorilor

contabile 1.000 lei.

Influena fiscal a operaiunilor economico - financiare este

stabilit conform legislaiei fiscale IN VIGOARE LA ACEA DATA.

B. Erori semnificative

Se consider c o eroare este semnificativ dac aceasta ar putea

influena deciziile economice ale utilizatorilor luate pe baza
situaiilor financiare anuale. Analizarea dac o eroare este
semnificativ sau nu se efectueaz n context, avnd n vedere
natura sau valoarea individual sau cumulat a elementelor.

n nelesul reglementrilor contabile, se consider c o informaie este

semnificativ dac omisiunea sau prezentarea sa eronat poate influena
deciziile economice ale utilizatorilor, luate pe baza situaiilor financiare
anuale.

n analiza semnificaiei unui element sunt luate n considerare mrimea

i/sau natura omisiunii sau a declaraiei eronate judecate n
contextul dat.

Corectarea erorilor semnificative aferente exerciiilor financiare

precedente se efectueaz pe seama rezultatului reportat.

Exemplul 3

n februarie 2010, cu ocazia efecturii unor punctaje pentru creanele i

datoriile existente la data respectiv, entitatea DELTA constat c a omis s
nregistreze n anul 2009, cheltuieli facturate n baza unui contract de
prestri servicii, n sum de 10.000 lei. Conform politicii entitii, eroarea
este semnificativ n cazul n care este mai mare de 1.500 lei.

n situaia prezentat, eroarea este semnificativ (10.000 lei) avnd o

valoare superioar pragului de semnificaie calculat pentru erori de ctre
entitatea S.C. DELTA SA (1.500 lei). nregistrarea n anul 2010 a cheltuielilor
cu prestrile de servicii aferente exerciiului financiar 2009:

1174 Rezultatul reportat provenit din corectarea erorilor contabile/analitic

distinct = 401 Furnizori 10.000
lei

Din corectarea erorilor aferente exerciiului financiar 2009 a

rezultat o pierdere contabil reportat de 10.000 lei.

La sfritul exerciiului financiar 2010, societatea a realizat un

profit net de 25.000 lei.

Astfel, conform reglementrilor contabile, la repartizarea profitului net

obinut la finele exerciiului financiar 2010 n sum de 25.000 lei,
entitatea va avea n vedere acoperirea, cu prioritate, a pierderii
rezultate din corectarea erorilor. Dup aprobarea de ctre AGA a
situaiilor financiare anuale aferente exerciiului financiar 2010,
repartizarea profitului pentru acoperirea pierderii rezultate ca urmare
a corectrii erorilor se nregistreaz astfel:

1171 Rezultatul rep. reprez. profitul nerepartizat sau pierderea

neacoperit/profit 2010 = 1174 Rezultatul rep. provenit din corectarea
erorilor contabile/pierdere din corectare erori 2009 10.000 lei