Procedura de gestionare a veniturilor i creanelor

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

stabilirea condiiilor ce trebuie ndeplinite de documentele justificative care stau la

baza nregistrrii n contabilitate a creanelor i veniturilor, ncasarea creanelor,
scoaterea din eviden a creanelor prescrise, evaluarea creanelor;
nregistrarea n contabilitate a veniturilor i creanelor astfel nct:
s se asigure respectarea principiului prudenei;
s se reflecte creanele la valoarea lor probabil de ncasat.

Domeniul

Procedura se aplic la emiterea i nregistrarea n contabilitate a documentelor justificative

prin care se constituie creane de ctre persoanele din cadrul compartimentelor tehnic, comercial
i financiar-contabil.

Reglementri aplicabile

Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile

ulterioare;
O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificrile i completrile ulterioare;
O.M.F.P. nr. 2.634/2015.

Descrierea procedurii

A. Documentele justificative

nregistrarea creanelor ctre clieni sau ali debitori se realizeaz pe baza

urmtoarelor documente justificative:

Contract

Factur
Facturile emise cuprind:

numrul de ordine,
data emiterii facturii;
 data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data ncasrii unui avans, n
msura n care aceast dat este anterioar datei emiterii facturii;
denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare n scopuri de TVA sau, dup caz,
codul de identificare fiscal ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat
serviciile;
denumirea/numele i adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum i codul de
nregistrare n scopuri de TVA sau codul de identificare fiscal al beneficiarului, dac
acesta este o persoan impozabil ori o persoan juridic neimpozabil;
denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit n Romnia i care i-a desemnat
un reprezentant fiscal, precum i denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare ale
reprezentantului fiscal;
denumirea i cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;
baza de impozitare a bunurilor i serviciilor;
avansurile facturate, pentru fiecare cot, scutire sau operaiune netaxabil, preul unitar,
exclusiv taxa, precum i rabaturile, remizele, risturnele i alte reduceri de pre, n cazul
n care acestea nu sunt incluse n preul unitar;
indicarea cotei de tax aplicate i a sumei taxei colectate, exprimate n lei, n funcie de
cotele taxei;
n cazul n care factura este emis de beneficiar n numele i n contul furnizorului,
meniunea autofactur;
n cazul n care este aplicabil o scutire de tax, trimiterea la dispoziiile aplicabile au
orice alt meniune din care s rezulte c livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face
obiectul unei scutiri;
n cazul n care clientul este persoan obligat la plata TVA, meniunea taxare invers;
n cazul n care se aplic regimul special pentru ageniile de turism, meniunea regimul
marjei agenii de turism;
dac se aplic unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de art,
obiecte de colecie i antichiti, una dintre meniunile regimul marjei bunuri second-
hand, regimul marjei opere de art sau regimul marjei obiecte de colecie i
antichiti, dup caz;
n cazul n care exigibilitatea TVA intervine la data ncasrii contravalorii integrale sau
pariale a livrrii de bunuri ori a prestrii de servicii, meniunea TVA la ncasare;
o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cnd se emit mai multe
facturi ori documente pentru aceeai operaiune.

Aviz de nsoire a mrfurilor

Bon fiscal

nregistrarea scoaterii din eviden a creanelor pe baza urmtoarelor documente

justificative

ncasarea creanelor
 - Chitana

Se ntocmete n dou exemplare, pentru fiecare sum ncasat, de ctre casierul unitii i
se semneaz de acesta pentru primirea sumei.
Al doilea exemplar rmne n carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaiunilor
efectuate n registrul de cas.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, dup utilizarea complet a carnetului.

Ordinul de plat

Cambia

CEC-ul

Biletul la ordin

Compensarea datoriilor i creanelor

- Procesul-verbal de compensare

Prescrierea creanelor

- Decizia administratorului

Cesiunea de creane

- Contractul de cesiune de creane

Creanele n valut sau exprimate n lei n funcie de cursul unei valute

Creanele n valut se nregistreaz iniial att n valut, ct i n lei la cursul de schimb

valutar, comunicat de Banca Naional a Romniei, de la data efecturii operaiunii.

Diferenele de curs valutar care apar cu ocazia decontrii creanelor n valut la cursuri
diferite fa de cele la care au fost nregistrate iniial pe parcursul lunii sau fa de cele la care
sunt nregistrate n contabilitate se recunosc n luna n care apar, ca venituri sau cheltuieli din
diferene de curs valutar.

Atunci cnd creana n valut este decontat n decursul aceleiai luni n care a survenit,
ntreaga diferen de curs valutar este recunoscut n acea lun.

Atunci cnd creana n valut este decontat ntr-o lun ulterioar, diferena de curs valutar
recunoscut n fiecare lun, care intervine pn n luna decontrii, se determin innd seama de
modificarea cursurilor de schimb survenit n cursul fiecrei luni.
 Diferenele de valoare care apar cu ocazia decontrii creanelor exprimate n lei, n funcie
de un curs valutar diferit de cel la care au fost nregistrate iniial pe parcursul lunii sau fa de
cele la care sunt nregistrate n contabilitate trebuie recunoscute n luna n care apar, la alte
venituri sau cheltuieli financiare.

Atunci cnd creana este decontat n decursul aceleiai luni n care a survenit, ntreaga
diferen rezultat este recunoscut n acea lun.

Atunci cnd creana este decontat ntr-o lun ulterioar, diferena recunoscut n fiecare
lun, care intervine pn n luna decontrii, se determin innd seama de modificarea cursurilor
de schimb, survenit n cursul fiecrei luni.

La finele fiecrei luni, creanele n valut/exprimate n lei n funcie de cursul unei valute
se evalueaz la cursul de schimb al pieei valutare, comunicat de Banca Naional a Romniei
din ultima zi bancar a lunii n cauz. Diferenele de curs nregistrate se recunosc n contabilitate
la venituri sau cheltuieli din diferene de curs valutar/alte venituri sau cheltuieli financiare.

B. nregistrarea n contabilitate

Creanele sunt recunoscute atunci cnd tranzaciile i evenimentele se produc, i nu pe

msur ce numerarul sau echivalentul su este ncasat.

n contabilitatea clienilor se nregistreaz operaiunile privind livrrile de mrfuri i

produse, serviciile prestate, precum i alte operaiuni similare efectuate.

Creanele fa de clienii pentru care, pn la finele lunii, nu au fost ntocmite facturile se

evideniaz distinct n contabilitate n contul 418 Clieni facturi de ntocmit, pe baza
documentelor care atest livrarea bunurilor, respectiv prestarea serviciilor.

n baza contabilitii de angajamente, entitile trebuie s evidenieze n contabilitate toate

veniturile i creanele rezultate ca urmare a unor prevederi legale sau contractuale.

n conturile de clieni se evideniaz distinct creanele din penaliti stabilite conform

clauzelor contractuale, despgubiri cuvenite pentru contracte ntrerupte nainte de termen i alte
elemente de natur similar.

Livrri de bunuri sau servicii pe baz de factur, bon fiscal:

411 = %
Clieni 701, 704, 706, 707
4427
TVA colectat

Livrri de bunuri sau servicii pentru care nu s-a ntocmit factur:

418 701, 704, 706, 707

Clieni facturi de ntocmit
 ntocmirea facturii:

411 = 418
Clieni Clieni facturi de ntocmit

Despgubiri, amenzi i penaliti:

411 = 758
Clieni Alte venituri din exploatare

Reactivare creane prescrise:

411 = 754
Venituri din creane reactivate i
Clieni
debitori diveri

Diferenele nefavorabile din evaluarea creanelor n valut sau n lei n funcie de cursul
unei valute:

665/668 = 411/418/461
Cheltuieli din diferene de curs Clieni/Clieni facturi de
valutar/Alte cheltuieli financiare ntocmit/Debitori diveri

Diferenele favorabile din evaluarea datoriilor n valut sau n lei n funcie de cursul
unei valute:

411 = 765/768
Venituri din diferene de curs
Clieni
valutar/Alte venituri financiare

ncasarea creanelor:

512/531 = 411
Conturi la bnci/Casa Clieni

Reinerea garaniilor:

267 = 411
Creane imobilizate Clieni

ncasarea prin alte instrumente de plat acceptate (cec, bilet la ordin, cambie):

511/413 = 411
Valori de ncasat/Efecte de primit
Clieni
de la clieni
 Cesiunea creanelor:

% = 411 valoarea nominal

valoarea negociat de
461 Clieni
ncasat de la cesionar
Debitori diveri
Diferena: valoare
654 nominal valoare de
ncasat
Pierderi din creane i
debitori diveri

Creane prescrise, scutite sau anulate:

658 = 411/461
Alte cheltuieli de exploatare Clieni/Debitori diveri

Creane n litigiu scoase din eviden:

654 = 411/461
Pierderi din creane i debitori
Clieni/Debitori diveri
diveri

Reduceri financiare acordate:

667 = 411
Cheltuieli privind sconturile
Clieni
acordate

Reduceri comerciale acordate ulterior facturrii:

709 = 411
Reduceri comerciale acordate Clieni

Creane ncasate n avans

- nregistrarea facturii de avans:

4111 = %
Clieni 419
Clieni creditori
4427
TVA colectat

ncasarea facturii de avans:

5121/5311 = 4111
Conturi n lei la bnci/Casa n lei Clieni

nregistrarea facturii privind vnzarea bunurilor/prestarea serviciilor:

4111 = %
Clieni 70x
Conturi de venituri
4427
TVA colectat

Regularizarea avansului ncasat:

419 = 4111
Clieni creditori Clieni

Persoane responsabile

Directorul financiar contabil:

organizarea i conducerea contabilitii;
verificarea articolele contabile aferente operaiilor cu creane;
urmrirea respectrii prezentei proceduri;
urmrirea revizuirii n timp a procedurii, n funcie de schimbrile reglementrilor
utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate:

primirea spre operare a documentelor justificative care ndeplinesc condiiile de form
i fond;
contabilizarea operaiunilor privind creanele;
verificarea scadenelor creanelor;
respectarea procedurii de lucru;
propunerea de modificare a procedurii n funcie de modificrile legislaiei n domeniu.

Dispoziii finale

Procedura va fi adus la cunotin personalului care execut activitatea respectiv.

Procedura intr n vigoare la data de .................. .