Procedura inventarierii patrimoniului

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

stabilirea regulilor pentru efectuarea inventarierii;

nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii n vederea ntocmirii situaiilor
financiare anuale:
reflectarea elementelor de activ i datorii.

Domeniul

Procedura se aplic la efectuarea inventarierii i nregistrarea rezultatelor inventarierii de

ctre persoanele din cadrul compartimentului financiar-contabil i persoanele care fac parte din
comisiile de inventariere.

Reglementri aplicabile

Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile

ulterioare;
O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificrile i completrile ulterioare;
O.M.F.P. nr. 2.634/2015;
O.M.F.P. nr. 2.861/2009 pentru aprobarea normelor privind efectuarea
inventarierii.

Descrierea procedurii

La stabilirea comisiilor de inventariere se au n vedere i prevederile Regulamentului

intern de organizare i funcionare al societii, precum i fia postului, persoanelor angajate,
desemnate s fac parte din comisiile de inventariere.

Rspunderea pentru buna organizare a lucrrilor de inventariere, potrivit Legii nr.

82/1991 revine administratorului, dl. Nume Prenume.

Scopul inventarierii este stabilirea situaiei reale a tuturor elementelor de natura activelor,
datoriilor i capitalurilor proprii n vederea ntocmirii situaiilor financiare anuale, astfel nct
acestea s ofere o imagine fidel a poziiei financiare i a performanelor societii.

Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii deinute se

va efectua cel puin o dat n cursul exerciiului financiar, de regul n luna decembrie, astfel
nct rezultatele inventarierii s poat fi cuprinse n situaiile financiare anuale pentru anul
respectiv.
 Inventarierea se va efectua de asemenea ori de cte ori este nevoie, ntr-una din situaiile
urmtoare:
la ncetarea activitii sau cu ocazia unei operaiuni de reorganizare (fuziune, divizare
etc);
la cererea organelor de control;
dac sunt indicii c exist lipsuri sau plusuri n gestiune care nu pot fi stabilite dect
prin inventariere;
dac intervine o predare/primire de gestiuni;
dac intervine o reorganizare a gestiunilor;
dac intervin cazuri de for major sau calamiti naturale.

Registrul-inventar ntocmit va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate actualizate

cu intrrile i ieirile realizate n perioada cuprins ntre data inventarierii i data de 31
decembrie a anului respectiv.

Inventarierea anual se va desfura de regul n perioada ..............................

Comisia de inventariere cuprinde 5 membri dintre care unul este desemnat preedintele
comisiei.

Decizia de numire a comisiei de inventariere se emite de ctre administrator cu 7 zile

calendaristice nainte de nceperea inventarierii i va fi adus la cunotina persoanelor
desemnate s fac parte din comisia de inventariere.

Msuri pregtitoare:

Anterior nceperii inventarierii, administratorul:

verific modul de organizare a depozitrii bunurilor, gruparea acestora pe

sorto-tipo-dimensiuni, codificarea acestora i ntocmirea etichetelor de raft;
dac este inut la zi evidena tehnico-operativ la gestiuni i a celei contabile;
confrunt datele din evidena tehnico-operativ la gestiuni i cea contabil;
se asigur c pe perioada inventarierii este prezent personalul necesar pentru
manipularea bunurilor care se inventariaz;
verific s fie dotat gestiunea cu aparate i instrumente adecvate i n numr suficient
pentru msurare, cntrire, cu cititoare de coduri de bare etc., cu cataloage, mostre;
verific dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul i de sigilare a
spaiilor inventariate;
se asigur c persoanele care fac parte din comisia de inventariere cunosc normele de
protecie a muncii;
se asigur de aplicarea normelor de protecie a muncii pentru asigurarea proteciei
membrilor comisiei de inventariere;
se asigur c uile, ferestrele, porile sunt sigilate pe perioada inventarierii;
 verific predarea pe baz de documente la magazii i depozite a tuturor produselor i
semifabricatelor a cror prelucrare a fost terminat i colectarea produselor reziduale i
ntocmirea documentelor de constatare.

Persoana desemnat ca preedinte al comisiei de inventariere conform deciziei

administratorului preia listele de inventariere de la departamentul financiar contabil, cu viza
conductorului acestui departament.

Departamentul financiar-contabil transmite listele de inventariere completate cu

urmtoarele informaii:
gestiunea;
locul de depozitare;
numrul curent;
denumirea bunurilor inventariate;
codul sau numrul de inventar;
unitatea de msur;
cantiti: stocuri scriptice;
pre unitar.

Desfurarea inventarierii

La inventariere particip ntreaga comisie desemnat prin decizia de inventariere.

Pe toat durata inventarierii, programul i perioada inventarierii se afieaz la loc vizibil.
Pe perioada inventarierii se sisteaz operaiunile de intrare-ieire de bunuri.

Solicitarea declaraiei gestionarului

Comisia solicit fiecrui gestionar declaraia nainte de nceperea operaiunilor de

inventariere, identific toate locurile de depozitare, sigileaz n prezena gestionarului spaiile i
cile de acces la acestea, dateaz i bareaz dup ultima operaiune, fiele de magazie, vizeaz
documentele de intrri/ieiri aferente perioadei de inventariere nenregistrate i dispune
nregistrarea lor n fie i predarea la contabilitate.

Se primesc de la departamentul financiar-contabil listele de inventariere semnate i

completate cu informaiile referitoare la:
gestiunea;
locul de depozitare;
numrul curent;
denumirea bunurilor inventariate;
codul sau numrul de inventar;
unitatea de msur;
cantiti: stocuri scriptice;
pre unitar.
 Comisia de inventariere stabilete stocurile faptice prin numrare, cntrire, msurare sau
cubare, i nscrie datele referitoare la cantiti: stocuri faptice n listele de inventariere pe care
le semneaz mpreun cu gestionarul.

Aceste date sunt transmise la serviciul contabilitate n vederea determinrii diferenelor

cantitative i/sau valorice. n urma calculelor efectuate, serviciul contabilitate completeaz listele
de inventariere cu informaiile referitoate la:
cantiti: diferene n plus, diferene n minus;
valoarea contabil: valoarea, diferene n plus, diferene n minus;
valoarea de inventar;
deprecierea: valoarea, motivul.

Serviciul contabilitate ntocmete o nou list de inventariere numai cu acele active la

care s-au constatat diferene cantitative, pe care o semneaz i o transmite comisiei de
inventariere. Aceast list se semneaz de ctre comisia de inventariere i de ctre gestionar,
dup care este retransmis la departamentul contabilitate.

(Sau)

Comisia de inventariere stabilete stocurile faptice prin numrare, cntrire, msurare sau
cubare, determin diferenele cantitative i/sau valorice i completeaz listele de inventariere cu
datele referitoare la:
cantiti: stocuri faptice;
cantiti: diferene n plus, diferene n minus;
valoarea contabil: valoarea, diferene n plus, diferene n minus;
valoarea de inventar;
deprecierea: valoarea, motivul.

Listele de inventariere astfel completate se semneaz de ctre comisia de inventariere i

de ctre gestionar i se transmit departamentului de contabilitate.

Efectuarea inventarierii

Se verific numerarul din cas i se stabilete suma ncasrilor din ziua curent.

Stocurile faptice se stabilesc prin numrare, cntrire, msurare sau cubare. Bunurile
aflate n ambalaje originale intacte se desfac prin sondaj, pentru acoperirea unui procent de
........ %

Inventarierea imobilizrilor necorporale se efectueaz prin constatarea existenei i

apartenenei acestora, pe baza documentelor care atest dreptul de proprietate.

Cldirile se inventariaz prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate i a

dosarului tehnic al acestora.
 Construciile i echipamentele speciale cum sunt: reelele de energie electric,
termic, gaze, ap, canal, telecomunicaii, cile ferate i altele similare se inventariaz potrivit
regulilor stabilite de deintorii acestora.

Imobilizrile corporale care n perioada inventarierii se afl n afara entitii,

mainile, utilajele i instalaiile de lucru, aparatele i instalaiile de msurare, control i reglare
i mijloacele de transport trimise la reparat se inventariaz prin confirmare scris, primit de la
societatea unde acestea se gsesc.

Imobilizrile corporale, aflate n curs de execuie se evalueaz potrivit stadiului de

execuie, pe baza valorii din documentaia existent (devize), precum i n funcie de volumul
lucrrilor realizate pn la data inventarierii. Materialele i utilajele primite de la beneficiari
pentru montaj i nencorporate n lucrri se inventariaz separat.

Materialele ca: ciment, oel beton, produse de carier i balastier i alte materiale
similare, se inventariaz pe baza fielor tehnice i a devizelor ntocmite.

Bunurile aflate asupra angajailor la data inventarierii se inventariaz i se trec n liste

de inventariere distincte, specificndu-se persoanele care rspund de pstrarea lor.

Bunurile n curs de expediere ctre beneficiar se inventariaz i se nscriu n liste de

inventariere distincte.

Bunurile n curs de aprovizionare se inventariaz i se nscriu n liste de inventariere

distincte.

Inventarierea produselor, lucrrilor i serviciilor n curs de execuie din cadrul

seciilor auxiliare se face prin stabilirea stadiului de executare a acestora.

n liste de inventariere distincte se includ lucrrile terminate dar nerecepionate de

ctre beneficiar, denumirea obiectului i valoarea determinat potrivit stadiului de execuie,
potrivit valorii din documentaia existent (devize), precum i n funcie de volumul
lucrrilor realizate la data inventarierii.

Inventarierea lucrrilor de reparaii se face prin verificarea la faa locului a stadiului

fizic al lucrrilor.

Valoarea acestor lucrri se determin pe baza devizelor ntocmite.

Creanele i datoriile fa de teri sunt supuse verificrii i confirmrii pe baza

punctajelor reciproce scrise.

Disponibilitile aflate n conturi la bnci sau la unitile Trezoreriei Statului se

inventariaz prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea pentru data
de 31 decembrie cu cele din contabilitatea entitii.
 Disponibilitile n lei i n valut din casierie se inventariaz n ultima zi lucrtoare a
exerciiului financiar, dup nregistrarea tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind
exerciiul respectiv, prin confruntarea soldurilor din registrul de cas cu monetarul i cu cele
din contabilitate.

Inventarierea titlurilor pe termen scurt i lung se efectueaz pe baza documentelor care

atest achiziia sau primirea cu titlu gratuit.

Timbrele fiscale, tichetele de mas i tichetele cadou se nscriu n listele de inventariere

la valoarea lor nominal. Pentru bunurile de aceast natur, constatate expirate sau
deteriorate se ntocmesc liste de inventariere distincte i se propune scoaterea acestora din
gestiune.

n cazul elementelor de natura activelor pentru care exist constituite ajustri pentru
depreciere sau ajustri pentru pierdere de valoare, n listele de inventariere se nscrie valoarea
de nregistrare n contabilitate a acestora, mai puin ajustrile pentru depreciere sau pierdere
de valoare nregistrate pn la data inventarierii, care se compar cu valoarea lor actual,
stabilit cu ocazia inventarierii, pe baz de constatri faptice.

Bunurile existente n societate nchiriate, n leasing, n custodie, primite n regim de

consignaie, spre prelucrare dar care aparin altor societi se inventariaz i se nscriu n liste
de inventariere distincte.

Listele de inventariere pentru aceste bunuri trebuie s conin informaii cu privire la:
numrul i data actului de predare-primire i ale documentului de livrare.

Listele de inventariere cuprinznd bunurile ce aparin terilor se trimit i persoanei fizice

sau juridice romne sau strine creia i aparin bunurile n termen de 15 zile lucrtoare de la
terminarea inventarierii, urmnd ca proprietarul bunurilor respective s comunice eventualele
nepotriviri n termen de 5 zile de la primirea listei de inventariere.

n caz de nepotrivire, situaia trebuie clarificat n termen de 5 zile lucrtoare de la

primirea sesizrii.

Pentru bunurile primite n regim de leasing att operaional, ct i financiar,

inventarierea se efectueaz concomitent i similar cu bunurile n proprietatea societii. Listele
de inventariere sunt transmise pentru confirmare locatorilor.

ncheierea inventarierii faptice

Listele de inventariere se completeaz fr tersturi, cu pix sau cerneal. Eventualele

erori se corecteaz prin tierea cu o linie a textului greit, astfel nct acesta s poat fi citit i
completarea datelor corecte alturat. Corectarea erorilor se semneaz de ctre persoana care le-a
efectuat.
 Listele de inventar se ntocmesc pe locuri de depozitare, pe gestiuni i pe categorii de
bunuri.

Pe ultima fil a listei de inventariere, gestionarul trebuie s menioneze dac toate

bunurile i valorile bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de
inventariere n prezena sa i dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii.

n acest caz, comisia de inventariere va analiza obieciile formulate, iar concluziile la care
a ajuns se vor meniona la sfritul listelor de inventariere.

Listele de inventariere se semneaz pe fiecare fil de ctre preedintele i membrii

comisiei de inventariere, de ctre gestionar, precum i de ctre specialiti solicitai de ctre
preedintele comisiei de inventariere pentru participarea la identificarea bunurilor inventariate.

Inventarierea bunurilor se va executa n aa fel nct s exprime realitatea din ultima zi a

lunii anterioare nceperii inventarierii.

Rezultatele inventarierii

Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea stocurilor faptice cu cele din

evidena tehnic-operativ i evidena contabil, plusurile sau minusurile consemnndu-se n
listele de inventar separate.

nainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaz la o analiz a tuturor

stocurilor nscrise n fiele de magazie i a soldurilor din contabilitate pentru bunurile
inventariate. Erorile descoperite cu aceast ocazie trebuie corectate operativ, dup care se
procedeaz la stabilirea rezultatelor inventarierii prin confruntarea cantitilor consemnate n
listele de inventariere cu evidena tehnico-operativ pentru fiecare poziie.

n cazul n care se constat c valoarea de inventar a activelor este mai mare dect
valoarea cu care acestea sunt evideniate n contabilitate, n listele de inventariere se nscriu
valorile din contabilitate.

n cazul n care valoarea de inventar a bunurilor este mai mic dect valoarea din
contabilitate, n listele de inventariere se nscrie valoarea de inventar.

n cazul constatrii plusurilor sau minusurilor la inventariere, se iau explicaii scrise de la

persoanele responsabile cu gestiunea bunurilor constatate lips, i se propun soluii pentru
recuperarea eventualelor pagube.

Pe baza explicaiilor primite i a documentelor analizate, comisia de inventariere

stabilete natura lipsurilor, pierderilor, pagubelor i deprecierilor constatate, precum i natura
plusurilor.

n situaia constatrii unor plusuri n gestiune, bunurile respective se evalueaz la

valoarea just.
 n cazul constatrii unor lipsuri imputabile n gestiune, acestea se imput persoanelor
vinovate la valoarea lor de nlocuire determinat drept cost de achiziie al unui bun cu
caracteristici i grad de uzur similare celui lips n gestiune la data constatrii pagubei, la care
se adaug taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport, aprovizionare i alte
cheltuieli, accesorii necesare pentru punerea n stare de utilitate sau pentru intrarea n gestiune a
bunului respectiv.

La stabilirea valorii debitului, n cazurile n care lipsurile n gestiune nu sunt considerate

infraciuni, se are n vedere posibilitatea compensrii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate,
dac sunt ndeplinite urmtoarele condiii:
- s existe riscul de confuzie ntre sorturile aceluiai bun material, din cauza asemnrii n
ceea ce privete aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;
- diferenele constatate n plus sau n minus s se refere la aceeai perioad de gestiune i
la aceeai gestiune.

Nu se admite compensarea n cazurile n care s-a fcut dovada c lipsurile constatate la

inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorat vinoviei
persoanelor care rspund de gestionarea acestor bunuri.

Compensarea se face pentru cantiti egale ntre plusurile i lipsurile constatate. n cazul
n care cantitile sorturilor supuse compensrii, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari
dect cantitile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la
stabilirea egalitii cantitative prin eliminarea din calcul a diferenei n plus. Aceast eliminare se
face ncepnd cu sorturile care au preurile unitare cele mai sczute, n ordine cresctoare.

n cazul n care cantitile sorturilor supuse compensrii, la care s-au constatat lipsuri,
sunt mai mari dect cantitile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat plusuri, se
va proceda, de asemenea, la stabilirea egalitii cantitative prin eliminarea din calcul a cantitii
care depete totalul cantitativ al plusurilor. Eliminarea se face ncepnd cu sorturile care au
preurile unitare cele mai sczute, n ordine cresctoare.

Pentru bunurile la care sunt acceptate sczminte, n cazul compensrii lipsurilor cu

plusurile stabilite la inventariere, sczmintele se calculeaz numai n situaia n care cantitile
lips sunt mai mari dect cantitile constatate n plus. n aceast situaie, cotele de sczminte se
aplic n primul rnd la bunurile la care s-au constatat lipsurile.

Dac n urma aplicrii sczmintelor mai rmn diferene cantitative n minus, cotele de
sczminte se pot aplica i asupra celorlalte bunuri admise n compensare, la care s-au constatat
plusuri sau la care nu au rezultat diferene.

Diferena stabilit n minus n urma compensrii i aplicrii tuturor cotelor de sczminte,

reprezentnd prejudiciu pentru entitate, se recupereaz de la persoanele vinovate.

ntocmirea procesului-verbal
 Comisia de inventariere emite procesul-verbal de inventariere care cuprinde:
data ntocmirii;
numele i prenumele membrilor comisiei de inventariere, numrul i data deciziei de
numire a comisiei de inventariere;
gestiunile inventariate;
data nceperii i terminrii operaiunii de inventariere;
rezultatele inventarierii;
concluziile i propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor i ale lipsurilor
constatate i persoanele vinovate, precum i propuneri de msuri n legtur cu acestea;
volumul stocurilor depreciate, fr micare, cu micare lent, greu vandabile, fr
desfacere asigurat i propuneri de msuri n vederea reintegrrii lor n circuitul
economic;
propuneri de scoatere din funciune a imobilizrilor corporale, respectiv din eviden a
imobilizrilor necorporale, propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura
obiectelor de inventar i declasare sau casare a unor stocuri;
constatri privind pstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritii bunurilor
din gestiune, precum i alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Propunerile cuprinse n procesul-verbal al comisiei de inventariere purtnd viza

directorului compartimentului financiar-contabil i al juristului societii se prezint n termen de
7 zile lucrtoare de la data ncheierii operaiunilor de inventariere administratorului societii.
Acesta, mpreun cu directorul compartimentului financiar-contabil i juristul societii
decide asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale.

nregistrarea n contabilitate a rezultatelor

Soluiile aprobate de administratorul societii se nregistreaz n contabilitate i n

evidena tehnico-operativ n termen de cel mult 7 zile lucrtoare de la data aprobrii procesului-
verbal de inventariere de ctre administrator, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicat,
cu modificrile i completrile ulterioare, prevederilor O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificrile
i completrile ulterioare.

n Registrul-inventar se nscriu rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor,

datoriilor i capitalurilor proprii, pe baza listelor de inventariere i a proceselor-verbale de
inventariere, grupate dup natura lor, conform posturilor din bilan.

Pe baza registrului-inventar i a balanei de verificare ntocmite la finele exerciiului

financiar se ntocmete bilanul, parte component a situaiilor financiare anuale, ale crui posturi
trebuie s corespund cu datele nregistrate n contabilitate, puse de acord cu situaia real a
elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, stabilit pe baza inventarului.