Procedur intern privind utilizarea documentelor

financiar-contabile
(click aici pentru varianta word)

Circuitul documentelor privind mijloacele fixe

Registrul numerelor de inventar

Se ntocmete de ctre compartimentul financiar-contabil, cte un registru pentru fiecare

grup de mijloace fixe.

Fiecrui mijloc fix i se atribuie un numr de inventar n momentul intrrii n unitate prin
achiziionare, construire, confecionare, transfer etc.

Numerotarea mijloacelor fixe se face n ordinea succesiv a numerelor.

Nu circul, se pstreaz la compartimentul financiar-contabil.

Fia mijlocului fix

Se ntocmete de ctre compartimentul financiar-contabil.

Se ntocmete ntr-un exemplar pentru fiecare mijloc fix

sau
Se ntocmete ntr-un exemplar pentru mai multe mijloace fixe de acelai fel i de aceeai
valoare, care au aceleai cote de amortizare i sunt puse n funciune n aceeai lun.

Se completeaz pe baza documentelor justificative privind micarea mijloacelor fixe sau

modificarea valorii de inventar a acestora.

Se pstreaz pe grupe de mijloace fixe, n ordinea codurilor din clasificarea imobilizrilor

corporale i conform locurilor de utilizare.

Fiele mijloacelor fixe scoase din funciune sau transferate se evideniaz separat.

Bonul de micare a mijloacelor fixe

Se ntocmete n unul/dou exemplare de ctre persoana care dispune micarea

mijloacelor fixe.

Circuit:
Este ntocmit de persoana care aprob micarea mijlocului fix.
 Este semnat la secia predatoare de ctre responsabilul cu mijloacele fixe.

Se nregistreaz la secia primitoare pentru nregistrarea n eviden la locul de folosin.

La compartimentul financiar-contabil se nregistreaz micarea mijlocului fix.

Se arhiveaz:
- un exemplar la compartimentul financiar-contabil,
- la secia predatoare, dac se ntocmesc dou exemplare.

Proces-verbal de scoatere din funciune a mijloacelor fixe/de declasare a

unor bunuri materiale

Se ntocmete n unul/dou exemplare.

Circuit:
Se emite de ctre compartimentul care deine bunurile ce urmeaz a fi scoase din
funciune;
- administrator sau persoana autorizat s aprobe scoaterea din funciune a mijloacelor
fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor
materiale pentru semnare;
- secia, subunitatea care deine mijloacele fixe pentru nregistrarea mijloacelor fixe
scoase din funciune;
- magazia/depozitul de materiale, pentru descrcarea gestiunii, respectiv nregistrarea n
eviden a bunurilor materiale declasate;
- magazia primitoare, pentru semnare de ctre gestionar a primirii n gestiune a
ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente i materialelor rezultate din scoaterea efectiv
din funciune a mijloacelor fixe i materialelor recuperabile i refolosibile,
- compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea operaiunilor privind scoaterea
din funciune a mijloacelor fixe/obiectelor de inventar i pentru arhivare.

Proces-verbal de recepie

Se ntocmete n dou/trei exemplare, la data punerii n funciune a mijlocului fix, de

ctre comisia de recepie.

Circuit:
Se semneaz de ctre membrii comisiei, toate exemplarele.

Se pred i se nregistreaz la compartimentul financiar-contabil.

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

 Un exemplar se pred furnizorului.

Circuitul documentelor privind bunurile de natura stocurilor

Nota de recepie i constatare de diferene

Se ntocmete n dou exemplare, la locul de depozitare sau n unitatea cu amnuntul, pe

msura efecturii recepiei.

n cazul n care bunurile materiale sosesc n trane, se ntocmete cte un formular pentru
fiecare tran, care se anexeaz apoi la factur sau la avizul de nsoire a mrfii.

Circuit:
Se ntocmete i se semneaz de ctre gestionar.

Se pred la compartimentul financiar-contabil, pentru ntocmirea formelor privind

reglementarea diferenelor constatate i pentru nregistrarea n contabilitate.

Un exemplar se pred furnizorului pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

Bon de predare, transfer, restituire

Circuit:
Se ntocmete pe msura predrii la magazie a produselor, de ctre secia
productoare/secia care dispune predarea/persoana care dispune transferul, care semneaz de
predare.

Se semneaz de ctre gestionar la magazia de produse/materiale refolosibile/magazia

predatoare pentru primire n gestiune.

Se pred la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea nregistrrilor n

contabilitate i pentru arhivare.

Se arhiveaz:
- la compartimentul financiar-contabil sau de ctre persoana care conduce evidena.

Bon de consum

Circuit:
Se ntocmete ntr-un exemplar pe msura eliberrii materialelor din magazie pentru
consum, de ctre compartimentul care solicit materiale pentru a fi consumate.
 Se semneaz de predare de ctre gestionar la magazia de materiale, pentru eliberarea
cantitilor prevzute.

Se depune la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea nregistrrilor n

contabilitate.

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

Dispoziie de livrare

Circuit:
Se ntocmete n dou exemplare de ctre serviciul desfacere.

Se semneaz de ctre gestionarul magaziei pentru eliberarea produselor, mrfurilor i

pentru nregistrarea livrrii n evidena magaziei; un exemplar se arhiveaz la magazie.

Se pred la la compartimentul desfacere, pentru nregistrarea bunurilor livrate n

evidenele acestuia i pentru ntocmirea avizului de nsoire a mrfii sau facturii. Un exemplar se
arhiveaz la compartimentul desfacere.

Aviz de nsoire a mrfii

Circuit:
Se ntocmete de ctre compartimentul care dispune livrarea n dou exemplare n
urmtoarele situaii:
- nu exist posibilitatea emiterii facturii;
- factura se emite ulterior la montarea, instalarea, punerea n funciune;
- se transfer bunul ntre gestiuni dispersate teritorial ale aceleiai entiti;
- bunul este transferat la teri pentru prelucrare, reparare;
- bunul este cedat gratuit i nu se factureaz.

Se nregistreaz la compartimentul desfacere, pentru nregistrarea cantitilor livrate n

evidenele acestuia i pentru ntocmirea facturii.

Se nregistreaz la compartimentul financiar-contabil pentru nregistrarea bunurilor

livrate n contabilitate i pentru arhivare.

Un exemplar se remite beneficiarului.

Avizele de nsoire a mrfii primite

 Se nregistreaz un exemplar la magazie, pentru ncrcarea n gestiune a produselor,
mrfurilor sau altor valori materiale primite, dup efectuarea recepiei de ctre comisia de
recepie i dup consemnarea rezultatelor.

Se nregistreaz la magazie pentru nregistrarea cantitilor aprovizionate n evidena

acestuia.

Se nregistreaz la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitate

i se arhiveaz.

Fia de magazie

Circuit:
Se ntocmete ntr-un exemplar pentru fiecare fel de material i se completeaz de ctre:
- compartimentul financiar-contabil, la deschiderea fiei,
- gestionar sau persoana desemnat, care completeaz coloanele privitoare la
intrri, ieiri i stoc.

Se in la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale.

Se ntocmesc fie distincte pentru valori materiale primite spre prelucrare de la teri sau n
custodie.

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

Fia de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin

Se ntocmete ntr-un exemplar, pe msura drii n folosin a bunurilor, pe fiecare

persoan, de ctre gestionarul care elibereaz obiectele respective sau de ctre persoana care ine
evidena acestora.

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

Lista de inventariere

Se ntocmete ntr-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau n situaiile prevzute

de dispoziiile legale, de ctre comisia de inventariere.

Se semneaz de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar.

n cazul bunurilor primite n custodie i/sau consignaie, pentru prelucrare etc., se

ntocmete n dou exemplare, iar copia se nainteaz unitii n a crei eviden se afl bunurile
respective.

Se completeaz de ctre comisia de inventariere, cu stabilirea minusurilor, plusurilor i a

deprecierilor constatate la inventar.
 Se semneaz de ctre gestionar, menionnd pe ultima fil a listei de inventariere c toate
cantitile au fost stabilite n prezena sa, c bunurile respective se afl n pstrarea i
rspunderea sa.

Se pred compartimentului financiar-contabil, pentru calcularea diferenelor valorice i se

semneaz pentru exactitatea soldului scriptic, precum i pentru verificarea calculelor efectuate.

Se pred la compartimentul juridic, mpreun cu procesele-verbale cuprinznd cauzele

degradrii sau deteriorrii bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum i cu procesul-verbal
al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor fcute de ctre comisia de inventariere.

Se pred conductorului unitii, mpreun cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii,

pentru a decide asupra soluionrii propunerilor fcute.

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

Circuitul documentelor privind mijloacele bneti i decontrile

Chitana

Se ntocmete n dou exemplare, pentru fiecare sum ncasat, de ctre casier sau
persoana desemnat s ndeplineasc aceast funcie i se semneaz de acesta pentru primirea
sumei.

Se pred depuntorului un exemplar.

Un exemplar rmne n carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaiunilor

efectuate n registrul de cas.

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, dup utilizarea complet a carnetului.

Chitana pentru operaiuni n valut

Se ntocmete n dou exemplare, pentru fiecare sum n valut, de ctre casierul unitii
i se semneaz de ctre acesta.

Se pred depuntorului un exemplar.

Un exemplar rmne n carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaiunilor

efectuate n registrul de cas.

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, dup utilizarea complet a carnetului.

Dispoziie de plat/ncasare ctre casierie

 Se ntocmete n dou exemplare de ctre compartimentul financiar-contabil.

Se semneaz de ntocmire la compartimentul financiar-contabil.

Se aprob de ctre persoana autorizat s efectueze ncasarea sau plata sumelor.

Se prezint la casierie, pentru efectuarea operaiunii de ncasare sau plat i se semneaz

de casier i de ctre persoana care a primit suma.

Se depune un exemplar la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea

nregistrrilor n contabilitate.

Un exemplar se reine la pltitor.

Registrul de cas

Se ntocmete n dou exemplare zilnic, de ctre persoanele care au calitatea de casier, pe

baza actelor justificative de ncasri i pli.

Se semneaz de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiunilor efectuate i de

ctre o persoan din compartimentul financiar-contabil.

Se verific la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitii sumelor

nscrise.

Un exemplar se arhiveaz la casierie.

Un exemplar se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

Registrul de cas n valut

Se ntocmete n dou exemplare zilnic, de ctre persoanele care au calitatea de casier, pe

baza actelor justificative de ncasri i pli.

Se semneaz de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiunilor efectuate i de

ctre o persoan din compartimentul financiar-contabil.

Se verific la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitii sumelor

nscrise.

Un exemplar se arhiveaz la casierie.

Un exemplar se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

Borderou de achiziie
 Se ntocmete n dou exemplare de ctre persoana care efectueaz aprovizionarea cu
bunuri de la productorii individuali sau de la alte persoane fizice, n momentul achiziiei.

Se semneaz de ctre persoana care face achiziiile i de ctre gestionarul care primete
bunul.

Se prezint la gestiune, pentru semnarea de primire a bunurilor i ntocmirea Notei de

recepie i constatare de diferene.

Un exemplar se pred la compartimentul financiar-contabil.

Un exemplar rmne n carnet.

Decont pentru operaiuni n participaie

Se ntocmete de ctre unitatea care ine contabilitatea asocierilor n participaie, lunar, n

dou exemplare, pentru fiecare coparticipant, cu veniturile i cheltuielile ce revin acestuia.

Se grupeaz cheltuielile i veniturile pe conturi din clasele de conturi de cheltuieli i

venituri, potrivit planului de conturi general aplicabil.

Un exemplar se pred beneficiarului pentru nregistrarea n contabilitatea proprie a

operaiunilor, la compartimentul financiar-contabil.

Al doilea exemplar se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil care ine contabilitatea

operaiunilor n participaie i care ntocmete decontul.

Circuitul documentelor privind salariile i alte drepturi de personal

Statul de salarii

Se ntocmete ntr-un exemplar lunar, pe baza documentelor de eviden a timpului lucrat

efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizai n
acord etc., a evidenei i a documentelor privind reinerile legale, a listelor de avans chenzinal,
concediilor de odihn, certificatelor medicale, documentelor ce atesta primirea altor drepturi
impozabile.

Se semneaz, pentru confirmarea exactitii calculelor, de ctre persoana care determin

salariul i ntocmete statul de salarii.

Se depune la casierie sau la departamentul financiar-contabil pentru efectuarea plii

sumelor cuvenite, numerar sau prin ordine de plat.

Se depune la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitate.

 Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

Ordin de deplasare

Se ntocmete ntr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de ctre persoana care urmeaz a
efectua deplasarea, precum i pentru justificarea avansurilor acordate n vederea procurrii de
valori materiale cu plata n numerar.

Se semneaz de ctre persoana mputernicit s dispun deplasarea.

Se pstreaz de ctre persoana care efectueaz deplasarea.

Se semneaz la unitatea la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii i

plecrii persoanei delegate.

Se depune la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza

actelor justificative anexate la acesta de ctre titular, la ntoarcerea din deplasare sau cu ocazia
procurrii materialelor, stabilindu-se diferena de primit sau de restituit, cu luarea n considerare
a eventualelor penalizri i semntura pentru verificare.

n cazul n care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare dect
avansul primit, pentru diferena de primit de ctre titularul de avans se ntocmete Dispoziie de
plat ctre casierie.

n cazul n care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici dect
avansul primit, diferena de restituit de ctre titularul de avans se depune la casierie pe baz de
Dispoziie de ncasare ctre casierie.

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

Decont de cheltuieli valutare

Se ntocmete la unitile care execut transporturi n strintate, ntr-un exemplar, de ctre

titularul de avans, pentru cheltuielile efectuate pe ntregul parcurs.

Se semneaz de titularul de avans.

Se prezint persoanelor autorizate s verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli,

exactitatea calculelor privind sumele decontate la ntoarcerea din strintate care semneaz de
verificare.

n cazul n care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare dect
avansul primit de ctre titularul de avans se ntocmete Dispoziie de plat ctre casierie.
 n situaia n care, la decontare, sumele privind cheltuielile efectuate sunt mai mici dect
avansul primit, diferena de restituit de ctre titularul de avans se depune la casierie pe baz de
Dispoziie de ncasare ctre casierie.

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

Alte documente

Nota de debitare-creditare

Se ntocmete n dou exemplare, de ctre compartimentul financiar-contabil, pe baza

actelor justificative care stau la baza operaiunii.

Se semneaz de ctre conductorul compartimentului financiar-contabil sau nlocuitorul

su.

Se depune un exemplar la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrare.

Un exemplar se depune la cealalt parte participant la operaiune.

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil al prilor participante la operaiunea

de decontare.

Nota de contabilitate

Se ntocmete, ntr-un exemplar, de ctre compartimentul financiar-contabil.

Se verific i semneaz de persoana autorizat.

Se pred persoanei care realizeaz nregistrarea n contabilitate a operaiilor.

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

Fia de cont pentru operaiuni diverse

Se ntocmete ntr-un exemplar, pentru fiecare client, debitor, furnizor sau creditor i pe
conturi analitice.

n cazul n care se utilizeaz pentru inerea contabilitii sintetice a operaiunilor

economico-financiare, fiele de cont se deschid pentru fiecare cont sintetic de gradul I care nu se
desfoar pe conturi sintetice de gradul II, i pentru conturile de gradul II prevzute n planul de
conturi aplicabil.

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

 Balana de verificare

Se ntocmete ntr-un singur exemplar, cel puin anual, la ncheierea exerciiului financiar
sau la termenele de ntocmire a situaiilor financiare periodice, la alte perioade prevzute de
actele normative n vigoare i ori de cte ori se consider necesar.

Se emite i se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

Decizie de imputare

Se ntocmete n dou exemplare pe baza actelor de constatare i se semneaz de ctre

conductorul unitii.

Se vizeaz la compartimentul juridic, pentru vizare asupra legalitii i realitii.

Se semneaz la conductorul unitii.

Se semneaz de luare la cunotin la persoana (sau persoanele) rspunztoare de paguba

adus unitii pentru semnare de luare la cunotin i de imputare (ambele exemplare).

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).

Angajament de plat

Se ntocmete ntr-un exemplar, de ctre persoana care i ia angajamentul, n condiiile n

care exist documente din care rezult pagube sau alte obligaii de plat (proces-verbal de
control, proces-verbal al comisiei de inventariere, referat de rebut sau alte documente).

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.