Procedura pentru deconturile de trezorerie

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza

acordrii i justificrii avansurilor de trezorerie;
nregistrarea n contabilitate a operaiilor efectuate prin avansuri de trezorerie astfel
nct:
s se reflecte toate achiziiile i plile efectuate;
s se asigure datele necesare efecturii inventarierii patrimoniului;

Domeniul

Procedura se aplic la acordarea i decontarea avansurilor de trezorerie de ctre persoanele

din cadrul compartimentului financiar-contabil, casierie i orice persoan ce primete un avans
de trezorerie.

Reglementri aplicabile

Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile

ulterioare;
O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificrile i completrile ulterioare;
O.M.F.P. nr. 2.634/2015.

Descrierea procedurii

Termenul de decontare al unui avans de trezorerie este stabilit n cadrul societii prin
decizie intern a administratorului i este de ......................zile.

A. Documentele justificative

Pentru achiziia de bunuri materiale:

Dispoziia de plat

Decontul de cheltuieli la care se anexeaz documentele justificative

aferente

Dispoziia de ncasare

Pentru efectuarea deplasrilor:

 Dispoziia de plat

Ordinul de deplasare

Se ntocmete ntr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de ctre persoana care urmeaz
a efectua deplasarea, precum i pentru justificarea avansurilor acordate n vederea procurrii de
valori materiale cu plata n numerar.

Circul:
- la persoana mputernicit s dispun deplasarea, pentru semnare;
- la persoana care efectueaz deplasarea;
- la persoanele autorizate ale unitii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea
sosirii i plecrii persoanei delegate;
- la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea decontului, pe baza actelor
justificative anexate la acesta de ctre titular, la ntoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurrii
materialelor, stabilindu-se diferena de primit sau de restituit, cu luarea n considerare a
eventualelor penalizri i semntura pentru verificare.
- la conductorul unitii, pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.

n cazul n care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare dect
avansul primit, pentru diferena de primit de ctre titularul de avans se ntocmete Dispoziie de
plat ctre casierie.

La decontarea cheltuielilor, prin completarea pe verso a ordinului de deplasare se vor

ataa documentele justificative aferente sumelor nscrise, cu excepia diurnei pentru care nu se
ataeaz documente i se calculeaz astfel: diurn/zi x nr. zile ntregi.

Dispoziia de ncasare

n cazul n care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici dect
avansul primit, diferena de restituit de ctre titularul de avans se depune la casierie pe baz de
Dispoziie de ncasare ctre casierie.

Decont de cheltuieli pentru deplasri externe

Se ntocmete ntr-un exemplar de ctre titularul de avans pentru justificarea cheltuielilor

efectuate pe ntreaga durat a deplasrii.

Circul:

- la persoanele autorizate s verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli,

exactitatea calculelor privind sumele decontate la ntoarcerea din deplasare i calculul
eventualelor penalizri de ntrziere, care semneaz de verificare;
 - la persoanele autorizate s aprobe plata diferenei n cazul n care, la decontarea
sumelor primite pentru efectuarea deplasrii, suma cheltuielilor efective depete avansul
primit;
- la casieria unitii pentru plata diferenei, caz n care titularul de avans semneaz pentru
primirea diferenei respective, fr a se mai ntocmi document distinct.

n cazul n care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici dect
avansul primit, diferena de restituit de ctre titularul de avans se depune la casierie pe baz de
Chitan pentru operaiuni n valut sau Dispoziie de ncasare ctre casierie.

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

Chitana pentru operaiuni n valut

B. nregistrarea operaiunilor n contabilitate

n cazul plilor n valut suportate din avansuri de trezorerie, cheltuielile se recunosc n

contabilitate la cursul din data efecturii operaiunilor.

Sau (n funcie de politica contabil adoptat de societate)

n cazul plilor n valut suportate din avansuri de trezorerie, cheltuielile se recunosc n

contabilitate la cursul din data sau la cursul din data decontrii avansului.

Sumele reprezentnd avansuri de trezorerie, acordate potrivit legii i nedecontate pn la

data bilanului, se evideniaz n contul de Debitori diveri sau creane n legtur cu personalul,
n funcie de natura creanei.

Acordarea avansului de trezorerie:

542 = 5311
Avansuri de trezorerie Casa n lei

Justificarea avansului pe baza decontului depus i aprobat:

- achiziii stocuri:

301, 302, 303, 361, 368, 371,

= 542
381, 388, 401
Avansuri de trezorerie

- efectuarea unor cheltuieli:

602, 604, 605, 611, 612, 613,

542
614, 622, 623, 624, 626, 628
Avansuri de trezorerie
 - nregistrarea cheltuielilor de deplasare:

625 = 542
Cheltuieli cu deplasri, detari
Avansuri de trezorerie
i transferri

nregistrarea diferenelor de ncasat reprezentnd avansuri de trezorerie necheltuite:

5311 = 542
Casa n lei Avansuri de trezorerie

Acordarea avansului de trezorie n valut:

542 = 5314
Avansuri de trezorerie Casa n valut

Justificarea avansului pe baza decontului i nregistrarea diferenelor de curs ntre data

acordrii i data decontrii:

625 = 542
Cheltuieli cu deplasri, detari
Avansuri de trezorerie
i transferri

665 = 542
Cheltuieli cu diferenele de curs
Avansuri de trezorerie
valutar

542 = 765
Venituri din diferene de curs
Avansuri de trezorerie
valutar

Avansurile nejustificate pn la data bilanului:

acordate salariailor:

428 = 542
Alte datorii i creane n Avansuri de trezorerie
legtur cu personalul

acordate unor teri:

461 = 542
Debitori diveri Avansuri de trezorerie

Diferenele favorabile din evaluarea avansurilor de trezorerie n valut la finele

lunii/anului:
 542 = 765
Venituri din diferene de curs
Avansuri de trezorerie
valutar

Diferenele nefavorabile din evaluarea avansurilor de trezorerie n valut la finele

lunii/anului:

665 = 542
Cheltuieli cu diferenele de
Avansuri de trezorerie
curs valutar

Persoane responsabile

Directorul financiar contabil:

organizarea i conducerea contabilitii;
analizeaz, verific i aprob documentele de acordare a avansurilor de trezorerie;
urmrirea respectrii prezentei proceduri;
urmrirea revizuirii n timp a procedurii, n funcie de schimbrile reglementrilor
utilizate.

Personalul Biroului/Serviciului Contabilitate:

verific existena documentelor i a aprobrilor necesare pentru acordarea avansurilor
de trezorerie;
verific existena documentelor justificative pentru justificarea avansurilor acordate;
primirea spre operare a documentelor justificative care ndeplinesc condiiile de form
i fond;
contabilizarea deconturilor ce ndeplinesc condiiile;
respectarea procedurii de lucru;
propunerea de modificare a procedurii n funcie de modificrile legislaiei n domeniu.

Casierul:
elibereaz numerarul din casierie pe baza documentelor corespunztoare pentru
acordarea avansului;
primete diferena de numerar aferent deconturilor n situaia n care suma acordat
este mai mare dect suma decontat;
nregistreaz ncasrile i plile efectuate n registrul de cas.

Dispoziii finale

Procedura va fi adus la cunotin personalului care execut activitatea respectiv.

Procedura intr n vigoare la data de .................. .