Prima lecie de baz: Crearea de tabele

Pentru c tabelele sunt "baza", fundaia unei baze de date, cci ele pstreaz datele!

Despre tabele

O tabel are un nume unic (table name), are n structura sa mai multe cmpuri (field), iar fiecare linie reprezint o
nregistrare (record).

Denumirea i salvarea unei tabele

Se poate face oricnd pe parcursul crerii, cel trziu la sfritul acestei operaii, dup schema de mai jos:

Reamintim c o BD este un ansamblu de tabele aflate n legtur. La crearea unei BD, trebuie descris fiecare tabel, iar
apoi legtura sa cu una sau mai multe din celelalte tabele. O s vorbim mai nti despre descrierea tabelelor.

Cheia primar (primary key - PK) este dat de un cmp sau o combinaie de cmpuri care identific n mod unic fiecare
nregistrare. Cu alte cuvinte, valorile cheii primare sunt diferite pentru nregistrri diferite. Spre nelegere, este imposibil
ca ntr-o tabel s apar situaia exemplificat mai jos.
Nume Prenume Localitate
Popescu Ion Deva
Popescu Ion Deva

Sigur c n lumea real exist doi oameni cu acelai nume n acelai ora. La fel cum avem nevoie s-i deosebim n lumea
real, ntr-o tabel din BD ei sunt identificai prin valoarea cheii primare. Implicit, la crearea unei tabele, Access creeaz o
coloan cu numele ID, de tip AutoNumber, care joac rol de cheie primar. Tabela ilustrat mai sus ar arta astfel:

ID Last Name First Name City

1 Popescu Ion Deva
2 Popescu Ion Deva

1
Desigur, aceasta este o variant simplist (dar eficace!) de cheie primar. n bazele de date din practic se utilizeaz
identificatori specifici. De exemplu, ntr-o tabel de persoane folosim pentru PK CNP-ul, ntr-o tabel de studeni folosim
numrul matricol, ntr-o tabel de mijloace fixe avem numrul de inventar. Ideea de baz este ca acel cmp ales cheie
primar s ofere valori unice pentru fiecare nregistrare din tabel.

Despre tipurile de date

Aa cum artam, valorile unui cmp sunt omogene, adic date de acelai tip, ceea ce se stabilete de la nceput. Implicit,
Access le face de tip Text. Dac acest tip convine, l lsm aa, dac nu l schimbm.

Exemple de date de tip Text: nume, localitate, adresa, email, dar i carte identitate (TM292929) sau numr de telefon
(pentru a putea introduce o valoare care ncepe cu 0).

La datele de tip Text, important este i lungimea cmpului (Field Size). Implicit, ea este de 255 de caractere, ceea ce poate
fi considerat o risip. Astfel, numele unei persoane se ncadreaz n 50 de caractere, iar al unei localiti n 30 de
caractere. Mai mult dect att, n unele cazuri tim exact lungimea cmpului: un numr de telefon are fix 10 cifre, iar CI are
fix 8.

Exist date numerice care pot fi lsate de tip Text (cum este numrul de inventar sau numrul matricol), dar majoritatea
trebuie redefinite, pentru a le putea utiliza n calcule. Tipurile de date sunt descrise n tabelul de mai jos.

Tip Utilizare
Text Date alfanumerice (litere, cifre, caractere speciale). Poate stoca maxim 255 de
caractere.
Memo Pentru texte lungi. Se utilizeaz pentru buci de text, cum ar fi descrieri,
explicaii etc. Poate stoca maxim 64.000 caractere.
Number Date numerice care vor fi utilizate n calcule matematice.
Date/Time Pentru date calendaristice i ore.
Currency Pentru date numerice exprimate n uniti monetare.
AutoNumber Date numerice generate automat, fie secvenial (1,2,3), fie aleator, atunci
cnd este introdus o nregistrare nou. Poate juca rolul cheii primare, dac
nu exist alt cmp potrivit.
Yes/No Pentru date de tip logic, cu valorile adevrat/fals sau da/nu.
Hyperlink Stocheaz hyperlink-uri.
Attachment Stocheaz ataamente (practic, o referin la un fiier de pe disc n care se
gsete ataamentul o poz, o schem, un fiier audio sau un CV ntr-un
fiier text).
OLE Object Obiectele OLE pot fi: un document Word, un spreadsheet Excel, o prezentare
PowerPoint. i aici se stocheaz referina la fiierele care conin obiectele
respective.

Modul n care se afieaz valorile numerice depinde de setrile regionale din Windows (se modific din Control Panel, la
Regional and Language options) . n formatul anglo-saxon ele arat astfel:
Regional Settings for English (United States)
Number 123,456,789.00
Currency $123,456,789.00
Time 3:39:44 PM
Short Date 7/28/2008
Long Date Monday, July 28, 2008

2
Lucrul n Design View

Design View este metoda preferat pentru crearea de tabele, cci ofer la un loc toate opiunile posibile. Pentru a crea o
tabel direct n Design View:

1. Activarea tab-ului Create.

2. Click Table Design.

3. Introducei numele primului cmp (de regul, acesta este cheie primar) la Field Name.
4. Apsai Tab.
5. Click pe sgeata n jos i alegei tipul de date dorit.
6. Click Primary Key (dac acel cmp este cheia primar). n stnga numelui apare o chei (dac s-a pus din greeal,
pentru anulare se mai d o dat click pe Primary Key).
7. Apsai Tab.
8. Opional, introducei o descriere a cmpului. Ea are rol de documentare.
9. Prin apsarea tastei Tab, Access ne duce pe linia urmtoare, la Field Name. Se continu la fel pentru celelalte
cmpuri.

Important! Dac n componena cheii primare intr dou cmpuri, le introducei pe amndou, apoi le marcai (se menine
CTRL apsat, click pe ptrelul din stnga la primul cmp, click pe cel de-al doilea) i setai o singur dat Primary Key.

Aceasta este definirea minim a unei tabele, dar ea este adesea continuat cu definirea altor proprieti, despre care avei
explicaii n tabelul urmtor. De remarcat c explicaiile unei proprieti sunt diferite pentru tipuri de date diferite.

Proprietatea Pentru date de tip Se folosete la

Field Size Text Redimensioneaz lungimea cmpului (implicit i maxim este 255).
Number Se alege tipul de numere ce vor fi stocate.
Subtipuri posibile Valorile stocate
Byte 0 - 255. (ntregi)
Decimal ntre 9.999... x 1027 i +9.999... x 1027
Integer 32,768 - +32,767
Long Integer 2,147,483,648 - +2,147,483,647
Single 3.4 x 1038 - +3.4 x 1038 (are pn la 7 zecimale semnificative)
Double 1.797 x 1038 to +1.797 x 1038 (are pn la 15 zecimale semnificative)

3
Format Stabilete un format de afiare. Este folosit doar pentru Text, Number, Currency, Date/Time,
Yes/No
Pentru date de tip Valori posibile Se folosete la
Number, Currency General Number Se afieaz aa cum se introduse.
Currency Folosete separatorul de mii i afieaz semnul monetar din setrile
regionale.
Euro Format currency + simbolul Euro.
Fixed Fr separator, trunchiaz partea zecimal.
Standard Folosete separatorul de mii, trunchiaz partea zecimal.
Percent Convertete n valori procentuale.
Scientific Folosete notaia tiinific.
Date/Time General Date Afieaz data i ora. Ex: 01/02/99, 06:28:21 PM
Long Date Afieaz ziua i data. Ex: Saturday, January 02, 1999
Medium Date Ex: 02-Jan-99
Short Date Ex: 01/02/99
Long Time Ex: 6:28:21 PM
Medium Time Ex: 6:28 PM
Short Time Ex: 18:28
Text and Memo < Afieaz cu litere mici.
> Afieaz cu litere mari.
Yes/No Yes/No Afieaz valorile Yes/No.
True/False Afieaz valorile True/False.
On/Off Afieaz valorile On/Off.
Decimal Places Auto. Numrul de zecimale este determinat de formatul stabilit.
015. Pentru numerele reale formatate se indic numrul de zecimale care se vor afia.

Input Mask Cu ajutorul unor caractere speciale, se controleaz valorile care pot fi introduse de utilizator (de
exemplu: >AA000000 pentru C.I. sau 000-000000 pentru un numr de telefon)
Caption Un nume explicit pentru cmp este foarte util n formuri sau rapoarte. De exemplu, dac un
cmp are numele CI, la Caption se poate scrie Carte de identitate.
Default Value Seteaz o valoare care s apar implicit ntr-un cmp la adugarea unei nregistrri. De exemplu,
la o coal din Timioara, n tabela de Elevi se poate pune Timis ca valoare implicit a cmpului
Judet, cci majoritatea elevilor provin din acest jude.
Validation Rule Stabilete o regul pentru valorile cmpului respectiv (de exemplu, n tabela Facturi, valorile
cmpului Valoare trebuie s fie mai mari dect 30).
Validation Text Definete mesajul de eroare care se afieaz la nclcarea regulii.
Required Specific dac valoarea acelui cmp este obligatorie sau nu, prin valorile Yes/No.
Index Specific dac se va crea sau nu un index pentru cmpul respectiv. Indecii au un rol esenial n
realizarea rapid a interogrilor (reduc durata interogrii, faciliteaz gsirea rapid).

4
Cum se definete o proprietate:

1. Click pe cmpul care se definete.

2. Activarea tab-ului General (dac nu este deja).
3. Setarea proprietii dorite.
4. Se repet paii 1 - 3 pentru toate cmpurile.

Crearea unei coloane cu valori (Lookup Column)

Dac valorile unui cmp se regsesc ntr-o list finit, atunci este indicat crearea unei coloane cu aceste valori, din care
utilizatorul va alege valoarea dorit, n loc s o introduc de fiecare dat.

Department
Administraie
Contabilitate
IT
Resurse umane
Marketing
Producie
Spre exemplu, la introducerea datelor despre salariai ntr-o firm, inem cont c fiecare poate fi ntr-unul din cele 6
departamente de mai sus i definim o list de cutare cu aceste valori.

5
 Dup ce se atribuie tipul Text,
deschidei din nou lista i alegei
ultima opiune: Lookup Wizard.

Bifai opiunea "I will type in the

values that I want" i dai Next.

Pe o singur coloan (vezi valoarea

1 la Number of columns) se
introduc valorile posibile.
Dai Next.

Lsai numele de etichet propus i

dai Finish.

GATA!

6
Alte operaii asupra cmpurilor:

Redenumirea unui cmp se face prin suprascriere sau corectare (se poate face i n Datasheet View).
tergerea unui cmp. Dup selectarea liniei care are cmpul respectiv, se face un simplu Delete din tastatur sau
pe butonul Delete Rows sau cu clic dreapta, apoi Delete Rows.
Mutarea unui cmp. Se face prin drag&drop, dup selectarea liniei (n Design View) i simpla ei mutare n poziia
dorit sau a coloanei (n Datasheet View) i mutarea ei, cu trecere prin zona de titlu a ferestrei.

Crearea primei tabele i a celei de-a doua. Poate i a celei de-a treia.
Meniune. Trebuie mai nti s descriem toate tabelele din baza de date i s stabilim legturile dintre ele. Apoi vom
introduce datele.

CLIENTI

CodcL: (Type) Number, (Field Size) Integer, (Caption) Cod Client, Cheie primar
Nume: (Type) Text, (Field Size) 30, (Caption) Nume Client, (Format) >
Adresa: (Type) Text, (Field Size) 30
Localit: (Type) Text, (Field Size) 25, (Caption) Localitate
Judet: (Type) Text, (Field Size) 2, (Input Mask) >LL
Email: (Type) Text, (Field Size) 30, (Format) <
Web: (Type) Hyperlink, (Caption) Adresa Web

FACTURI

NrFact: (Type) Number, (Field Size) Long Integer, Cheie primar

DataFact: (Type) Date/Time, (Format) Short Date
CodCl: (Type) ) Number, (Field Size) Integer, (Caption) Cod Client
TermenPl: (Type) Number, (Field Size) Byte, (Caption) Termen plata, valorile posibile (0, 7, 14, 30) se introduc ntr-o list
(coloan) de valori folosind Lookup Wizard (vezi explicaiile de la pagina 6)

IESIRI

Atentie! Aici avem o cheie primar compus (vezi observaia de la pagina 3).
NrDoc: (Type) Number, (Field Size) Long Integer, Cheie primar
CodProd: (Type) Number, (Field Size) Long Integer, Cheie primar
Pret: (Type) Number, (Field Size) Single, (Decimal Places) 2
Cantitate: (Type) Number, (Field Size) Integer