Curs 9 Page 1 of 5

Analiza si gestiunea sistemelor informatice complexe

Curs 9
Introducere in gestiunea proiectelor

1. Proiecte

Pentru membrii unei organizaii proiectele par a se ivi fara nici o pregatire speciala prealabila. Proiectele sunt foarte diverse i pot implica una sau dou
persoane care lucreaz cteva zile sau sptmni, dar pot ajunge i la cteva zeci sau chiar sute de oameni care muncesc ani de zile .

Proiectele i activitile desfurate n cadrul proiectelor sunt privite adesea n contrast cu noiunea de proces:
- procesul reprezint activitile normale, de zi cu zi, ale unei organizaii,
- proiectul reprezint in general ceva n afara activitilor de rutin.

Proiectul reprezinta o serie de activiti organizate, desfurate n vederea atingerii unor eluri sau obiective predefinite, care necesit resurse i efort i
care reprezint o ntreprindere unic (i, prin urmare, riscant), pe baza unui buget i a unui program. Succesul unui proiect poate fi msurat prin ct s-a
apropiat acesta de atingerea elurilor sau a obiectivelor (ceea ce este o problem de calitate), cu respectarea parametrilor referitori la buget i termene.
Imediat ce proiectul este realizat, acesta i nceteaz existena; prin urmare, munca depus n cadrul unui proiect nu este permanent.

Prin urmare un proiect are urmatoarele caracteristici principale:

- reprezinta o intreprindere unica (difera de alte proiecte in diverse aspecte),
- are obiective, scopuri specifice,
- necesita resurse (umane sau tehnice),
- se bazeaza pe un buget,
- urmeaza o anumita planificare,
- presupune efortul unor oameni,
- se evalueaza pe baza unor metode de masurare a calitatii,
- dureaza o perioada limitata de timp.

Rezultatul unui proiect este un produs sau un serviciu.

Proiectele nu se desfoar n mod izolat: exist un mediu care le genereaz i cu care interacioneaz pe intreg parcursul cilului lor de viata.

Structuri organizationale

Cele mai intalnite modele de structuri organizationale sunt cele ierarhice (subordonare ierarhica, pe verticala): director executiv, comitet director,
departamente (marketing, conceptie si ingineria produselor - pot fi impartite in sub-divizii in raport cu grupele generale de produse realizate, productie

http://lci.cs.ubbcluj.ro/~tzutzu/Didactic/AnalizaGestSisteme/Curs9.htm 3/2/03
PDF created with FinePrint pdfFactory trial version http://www.pdffactory.com
 Curs 9 Page 2 of 5

vanzari, personal, financiar).

Proiectele cuprind adesea toate aceste diviziuni -> pot apare conflicte pe orizontala (ex. marketing promite clientilor mai mult decat departamentul de
soft poate realiza). Echipele ce lucreaza la proiecte sunt formate din persoane provenite din diverse domenii ce vor lucra impreuna doar pe durata
proiectelor (avantaje - diversificarea cunostintelor, dezavantaje - conflicte de 'cultura').

Participantii activi in ciclul de viata al unui proiect:

- seful de proiect,
- echipa de realizare a proiectului (de dezvoltare in cazul proiectelor informatice),
- sponsorul : persoana responsabila cu asigurarea succesului proiectului,
- promotorul: persoana care actioneaza in sprijinul unui proiect sau a unei propuneri de proiect(poate fi aceeasi persoana cu sponsorul)
- clientul: persoana sau organizatia care plateste pentru a beneficia de serviciile/produsele rezultate in urma proiectului
- consumatorul: (ex. utilizatorul direct al unei aplicatii)

2. Obiectivele unei organizatii. Nasterea unui proiect

- analiza SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) - identificarea atuurilor, deficientelor (determinate de mediul intern al organizatiei),
oportunitatilor si amenintarilor (determinate de factori externi: sociali, tehnologici, economici, ecologici si politici). Concluziile analizei pot conduce la decizii
pentru:
- fortificarea atuurilor,
- abordarea punctelor slabe,
- gasirea de modalitati de beneficiere de pe urma oportunitilor,
- evitarea sau reducerea ameninrilor.
Toate aceste directii de actiune se pot constitui in final intr-un eventual proiect (aceast etapa nu reprezinta initierea proiectului, ci doar sursa acesteia).

Abordarea punctelor slabe se face in urma unei analize utilizand metoda Pareto (utilizand legea lui Pareto - raportul 20/80 privind valoarea si cantitatea
- ex. defectare harddisk) sau diagramele cauza-efect.
Analiza Pareto - ordonarea problemelor in functie de magnitudinea acestora. Se va
Diagrame cauza-efect (Ishikawa, "os de peste") - se definesc efecte (rezultate) care se reduc la factori care au contribuit la aparitia acestora (cauzele).
Vor fi abordate cauzele principale ale unui efect (figura 1).

Figura 1. Diagrama cauza-efect

Un proiect poate lua nastere si ca urmare a dorintei de indeplinire a obiectivelor (ceea ce doreste sa se realizeze) unei organizatii. Identificarea
obiectivelor se face la nivelul cel mai inalt al unei organizatii. Dintre tehnicile de identificare a obiectivelor amintim:
- brainstorming - se realizeaza in grupuri restranse, avand un 'moderator', care parcurg urmatoarele etape:

http://lci.cs.ubbcluj.ro/~tzutzu/Didactic/AnalizaGestSisteme/Curs9.htm 3/2/03
PDF created with FinePrint pdfFactory trial version http://www.pdffactory.com
 Curs 9 Page 3 of 5

o expunere de idei referitoare la obiective,

o discutarea ideilor prezentate (respingere/acceptare),
o ordonarea ierarhica (in functie de importanta) a obiectivelor.
- grup nominal - este un brainstorming 'disciplinat' - obiectivele sunt identificate individual, expuse intregii echipe + clarificare, ordonate dupa
importanta in urma unui vot.
- diagrame de afinitati - permite gruparea obiectivelor similare prin trasarea de linii de 'afinitate' intre obiective asemanatoare intr-o oarecare masura
-> clasificare a obiectivelor.

Se pune problema trecerii de la obiective la proiecte (CE trebuie realizat la CUM trebuie realizat) - activitate dificila care implica multi factori.

O cerin reprezint o formulare a ceea ce se ateapt de la rezultatul unui proiect (exprimare detaliata a obiectivelor). Spre deosebire de
specificatie, care reprezinta descrierea caracteristicilor unui produs sau serviciu, o cerinta defineste un produs si ceea ce trebuie sa realizeze el. Obinerea
unor cerine clare pentru un proiect presupune identificarea urmtoarelor elemente:
- stabilirea elementelor care constituie cele mai potrivite i mai acceptabile cerine,
- stabilirea atributelor care demonstreaz cel mai bine elementele acestor cerine,
- soluionarea eventualelor conflicte de interese n plan organizaional, tehnic sau financiar care pot aprea n legtur cu aceste cerine,
- obinerea acordului i a documentaiei referitoare la cerinele asupra propunerii i la reprezentrile acestora.

Urmatorul pas inainte de inceperea unui proiect este elaborarea unui studiu de fezabilitate (care specifica cat de realizabile sunt cerintele sau cat sunt
de capabile de a aduce beneficii). Acest studiu de fezabilitate presupune eleborarea unui document de specificatii si identificarea unor scenarii de solutii
potentiale acceptabile.

3. Riscuri. Luarea deciziilor

Riscul i incertitudinea sunt prezente n cele mai multe proiecte. Riscul reprezint posibilitatea producerii unor pierderi sau a unor consecine nefaste. n
general, riscurile pot fi identificate, iar odat identificate, trebuie s se evalueze i probabilitatea producerii lor.

Categorii de riscuri:
- incendiile i dezastrele naturale;
- accidentele;
- riscul politic i social (rzboi, micri sociale, tlhrii i vandalism);
- riscul tehnic;
- riscul de marketing;
- riscul forei de munc (ncetri ale lucrului, greve, fluctuaii ale personalului);
- riscul cerinelor obligatorii (conformarea la unele standarde, sigurana).

Marimea unui risc este direct proportionala cu marimea proiectului.

Decizia privind selectarea celei mai bune optiuni posibile spre realizare are, in general, un grad ridicat de subiectivism. Principalii factori ce trebuie luati
in considerare in luarea unei decizii sunt:
- coerenta - gradul de legtur dintre diferitele pri ale propunerii, precum i ntre acestea i obiectivele i nevoile organizaiei,
- metode de asistare in luarea deciziilor:
o arbori de decizie

http://lci.cs.ubbcluj.ro/~tzutzu/Didactic/AnalizaGestSisteme/Curs9.htm 3/2/03
PDF created with FinePrint pdfFactory trial version http://www.pdffactory.com
 Curs 9 Page 4 of 5

o formula de ierarhizare a propunerilor

o indicele de selectie al propunerii
o liste de verificare

4. Ciclu de viata a unui proiect informatic

- Lansare specificarea succint a proiectului

- Elaborarea planificarea activitilor necesare i a resurselor necesare. Specificarea caracteristicilor i proiectarea arhitecturii
- Construcie construirea produsului printr-o serie de iteraii incrementale
- Tranziie furnizarea produsului comunitii (distribuire, instruire etc) - definire:....

Probleme ale proiectelor informatice

- nemasurabil,greu de estimat
- complexitate ridicata
- greu de masurat calitatea

5. Factori de succes ai unui proiect

- livrare,respecta cerintele, furnizorul e multumit

- garantare succes: ob clare, personal capabil, suport manag, resurse eficiente,comunicare/control
Evaluarea succesului unui proiect se poate face rspunzand la urmtoarele ntrebri:
proiectul a indeplinit obiectivele referitoare la termene, costuri i calitate?
rezultatul proiectul satisface cerinele exprimate de client?
rezultatele proiectului pot determina nasterea unor noi proiecte?

Succesul unui proiect este dat si de gradul de calitate al produsului si/sau serviciului rezultate in urma finalizarii proiectului. Calitatea unui produs/serviciu
este data de totalitatea atributelor i caracteristicilor acestuia care reprezint capacitatea acestuia de a satisface anumite nevoi implicite sau
declarate.Calitatea unui produs sau serviciu poate fi privita din mai multe perspective:
perspectiva produsului: coninutul produsului ;
perspectiva utilizatorului: satisfacerea cerinelor utilizatorului;
perspectiva productorului: conformarea la specificaii;
perspectiva valorii obinute: furnizarea rezultatului la un pre acceptabil;
perspectiva transcendent: se refera la "excelen intrinsec" (cazul operelor de art).

6. Responsabilitatile sefului de proiect

- estimare si planificare - costuri, timpi, interdependente intre diferite sarcini;

- formare echipa - slectare persoane, motivare, aplanare conflicte, asigura buna comunicare;
- raportare, contacte - mentine legatura cu sefii sai, clientul, autoritatile si cu cei ce participa efectiv la proiect;
- obtinere/folosire instrumente adecvate - se asigura ca toate instrumentele necesare bunei desfasurari a activitatilor sunt disponibile;
- administrarea/coordonarea activitatilor;
- gestiunea schimbarilor

http://lci.cs.ubbcluj.ro/~tzutzu/Didactic/AnalizaGestSisteme/Curs9.htm 3/2/03
PDF created with FinePrint pdfFactory trial version http://www.pdffactory.com
 Curs 9 Page 5 of 5

http://lci.cs.ubbcluj.ro/~tzutzu/Didactic/AnalizaGestSisteme/Curs9.htm 3/2/03
PDF created with FinePrint pdfFactory trial version http://www.pdffactory.com