9.

Managementul achiziiilor

9. 1. Procesele managementului achiziiilor

= procesele care asigur achiziia de servicii i bunuri de la alte
companii/asociaii/organizaii

>> colaborare cu departamentele aprovizionare-juridic-contabilitate

planificare achiziii (PA)
planificare solicitri (PA)
solicitare (E)
stabilirea achiziiilor necesare (ce + cnd) i a
modului de lucru
completarea documentelor necesare pentru
solicitare de oferte +completarea unei liste de
posibili furnizori
obinerea de propuneri, oferte, proforme de la
posibilii furnizori
selecie furnizori (E) alegerea unui furnizor i contractare

administrare contract (E) gestionarea contractului i a relaiei cu

furnizorul

ncheiere contract (F) validare + ncheierea contractului pe plan

administrativ

Observaii

Furnizorul nu este din aceeai organizaie

Se va urmri perspectiva cumprtorului!!

 Iniiere

Viziune
Analiza situaiei actuale: SWOT
Ce trebuie s fac?
Obiective SMART: drill down technique
(scope)

Explorez opiuni (ex: cu brainstorming)

Planificare preliminar: WBS, Gantt, resurse&costuri, riscuri,

? achiziii, calitate, echipa, comunicare

Evaluare opiune: analiza cost/beneficiu,...

Selectez cea mai bun opiune: grid analysis (decizie multicriteriu)

Detaliez planul soluiei alese

Implementez + monitorizare/control

Finalizez proiectul
 9. 1. 1. Planificarea achiziiilor (PA)
= stabilete necesarul bunurilor/serviciilor ce trebuie achiziionate pentru
proiect i cum se vor derula achiziiile

CND/CE/CT/CUM SE ACHIZIIONEAZ?
Scope statement- descriere produs Plan management achiziii
>> inclusiv descrierea componentelor ce vor fi
achiziionate Cum se vor gestiona achiziiile?

Ce tip de contracte se vor folosi?

Alte elemente ale planului (WBS, orar, riscuri, Ce alte documente standard se vor folosi?
plan gestionare res. umane) Ce face echipa proiectului si ce face dept. aprovizionare?
Cum se va face selecia, cine va face selecia, cnd?
Cum se sincronizeaz achiziiile cu alte proiecte?

Restricii, ipoteze
Ex: costuri, termen limit, etc
Statement of work (SOW)
Resurse disponibile n organizaie pentru descriere suficient de detaliat a produsului ce trebuie
realizarea achiziiilor achiziionat (vnztorul s poat spune dac poate oferi
Exist un departament specializat sau trebuie alocat n ceea ce ii trebuie)
proiect timp/resurse?

>> clar, concis, complet

Condiiile de pia pentru ce se dorete a >> include toate serviciile colaterale necesare
achiziiona (suport, post-implementare, documentaie)
Exist ce caui? Unde? In ce condiii?
perioade n care sunt disponibile
Observaii:
o Externalizezi sau nu?

- decide i dup o analiz a costurilor

cost bun/serviciu + cost livrare

costuri pentru managementul achiziiilor

- politica organizaiei este important: cumperi/inchiriezi/produci

o Folosete expertiza

celorlalte departamente ale companiei

consultanilor externi

asociaiilor profesionale

echipei
Atenie la tipul contractului cerut de furnizor:

valoare fix
>> riscurile sunt preluate de furnizor (pot exista clauze care s prevad
suplimentri pentru modificri, ntlniri suplimentare, etc)

cu procent impus (pentru profit), aplicat la costurile reale obinute

valoarea total = (costuri_directe + costuri_indirecte)* (1+ 0.xxx)
costuri_indirecte = costuri_directe * 0.xx

mixt : o suma fixa + suma variabil (stabilit, de regula, pe baza unui cost
unitar/ora munca sau /unitate produs)
9. 1. 2. Planificare solicitri
= completarea documentelor necesare pentru solicitarea de oferte
+ stabilirea criteriilor de selecie a ofertelor
+ realizarea unei liste de posibili furnizori

CE TREBUIE PENTRU A SOLICITA OFERTE I A SELECTA OFERTE?

Documente necesare pentru solicitare

Plan management achiziii Criterii de selecie a ofertelor detaliere

pentru fiecare serviciu/bun achiziionat
- << evideniaz aspectele tehnice + comerciale relevante
Statement of work- descrierea
bunurilor/serviciilor ce trebuie achiziionate - Obiective: cost livrare, pre produs, cost
ntreinere/operare, certificate calitate,
capacitate financiar
- Subiective: prestigiu, expertiz tehnic, expertiz
managerial, capacitatea de nelegere a
Alte elemente ale planului (orar, costuri, etc) cerinelor, interes fa de contract

Actualizare SOW
Documentele ce pot fi folosite pentru solicitarea ofertelor:

cu accent pe detalii tehnice (cerere de Proposal) i pre (cerere de

Bidsau Quotation)

includ: SOW, forma de raspuns dorit, propunere de contract, termene de

finalizare dorite

Recomandri:

- s fie structurate bine, pentru a facilita obinerea unor rspunsuri complete,

clare, precise >> pentru o comparaie consistent a ofertelor

- s permit furnizorului s ofere sugestii, etc.

!! folosete formulare standard (contract, SOW, invitaii de trimitere

oferte)
9. 1. 3. Solicitare (E)
= obinerea rspunsurilor de la furnizori

CONTACTEAZ FURNIZORII!

Documente pentru achiziii

Oferte de la furnizori
+
Prezentri ale serviciilor/bunurilor ce pot fi
livrate de furnizori
List de furnizori
>> s corespund cerinelor formulate!
+ Alte surse de informare:
asociaii profesionale, cataloage,
internet, parteneri
Metode ce pot fi folosite pentru contactarea furnizorilor:

o Conferine pentru prezentarea inteniei de achiziie

- invitai: poteniali furnizori (egalitate!!)
- scop: s se neleag bine cerinele tehnice i contractuale util
pentru pregtirea unor oferte concludente

o Publicitate n media, internet, organizatii specifice

- scop: extinderea listei de furnizori
la unele organizaii aceast metod este obligatorie

o Contactare separat: fax, email, telefon, ntlniri

9. 1. 4. Selecie oferte (E)
= strngerea ofertelor + selecia ofertelor ctigtoare pe baza criteriilor de
selcie stabilite + contracteaz achiziia

ALEGE FURNIZORII I CONTRACTEAZ !

Contracte cu furnizorii selectai

Oferte primite de la furnizorii poteniali
Contract = relaie legal/acord ntre
furnizor i cumprtor
obligat s furnizeze obligat s
Politicile organizaiei produsul de plteasc la
calitate, la termen termen

Criterii de evaluare a ofertelor

Pai recomandai:
- folosete criteriile de selecie stabilite i setul de ponderi asociate:
pondere _ criteriui scor _ criteriui .
i

- ordoneaz ofertele
- pentru primele oferte din list: negociaz, obine detalii: clarificare cerine
tehnice, discuii despre pre i responsabiliti
>> la achiziii complexe este un proces separat
- re-evalueaz
- selecteaz oferta ctigtoare
- contracteaz: delegare responsabilitate // cine semneaz (!!politica organizaiei)
<< stabilete minimul de performan pentru fiecare cerin (screening
system)
Observaii:
- diferenele mari de pre ntre estimrile de pre ale cumprtotului i cele propuse
de furnizor indic adesea o nelegere eronat a cerinelor
- diferenele mari de pre ntre dou oferte pot indica o nelegere eronat a
cerinelor
9. 1. 5. Administrare contracte (E)
= se urmrete dac furnizorul respect contractul
+
se urmrete respectarea obligaiilor cumprtorului (plata la termen)

CONTRACTUL E RESPECTAT DE FURNIZOR I CUMPRTOR !

Contract

Schimbri de contract >> aprobate!!!

Facturi de la furnizor

Rezultate primite de la furnizor Cereri de plat dac sistemul de plat este extern
(livrabile finalizate+ calitatea acestora)

Cereri de schimbare Coresponden conform contractului

Ex: modificare contract, modificare cerine produs clarificri, atenionri (ex: calitate slab)
ntreruperi ale contractului
Recomandri:

- atenie la sistemul de plat

- ilustreaz problemele n rapoartele de performan
- urmrete modul de corelare cu celalte activiti ale proiectului
- atenie la sistemul de control al schimbrilor de contract:
o cine poate modifica un contract
o documentele necesare + traseul acestora + aprobri necesare
9. 1. 6. ncheiere contracte (F)
= validarea serviciului/bunului achiziionat (complet, de calitate)
+
ncheierea contractului pe plan administrativ (actualizarea documentelor
asftel nct s fie corect ilustrate rezulatele finale, arhivare informaii)

VALIDEAZ, ARHIVEAZ !

Accept formal /validare produs

Documentaie contract + incheiere contract
Contract
Cerere de schimbare
Documente financiare Dosar contract arhivat
Documente tehnice primite de la furnizor audit
Rapoartele de performan primite de la
furnizor
Rezultatele inspeciilor/auditrilor
Lecii nvate
Recapitulare
Definiii, terminologie:
externalizare, solicitare, contract
Procesele managementului achiziiilor: planificare achiziii (PA), planificare
solicitri (PA), solicitare (E), selecie furnizori (E), administrare contract
(E), ncheiere contract (F)
Documente
Plan mangement achiziii
SOW, Documente pentru solicitare, Criterii de selecie oferte
Contract, documentaie contract
Cereri de plat, corespondena cu furnizorul