UNIVERSITATEA BABEŞ BOLYAI

FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE ȘI GESTIUNEA AFACERILOR

SPECIALIZAREA: DEZVOLTAREA REGIONALĂ DURABILĂ

FORMA DE ÎNVĂȚĂMÂNT ZI

FINALITATEA SI EFICIENTA COMUNICARII

Student: Bugaciuc Ina

Cluj Napoca

2017
 Cuprins

I. Ce este comunicare?.............................................................................................................................. 3
II. Principiile comunicării organizaţionale ................................................................................................ 4
III. Obstacole în calea unei comunicări eficiente ........................................................................................ 4
IV. Planificare managerială a comunicării externe ..................................................................................... 6
V. Concluzie .............................................................................................................................................. 9

2
 FINALITATEA SI EFICIENTA COMUNICARII

I. Ce este comunicare?

Comunicarea poate fi definită ca un mod de interacțiune psihologică fără de

care oamenii nu ar putea să se dezvolte și să-și cultive propriile valori. Fără a comunica,
viața noastră pe pământ ar fi inutilă, pentru că nu am putea să interacționăm și să
relaționăm, iar ființa umană și comunicarea sunt interdependente.

Fiecare dintre noi face parte din diferite organizații, avem nevoie să interacționăm și să
luăm decizii, nu putem trăi izolați de societate. În fiecare zi simțim nevoia de a ne face
remarcați, de a schimba idei, de a asculta sau a da sfaturi grupului în care ne aflăm.

Comunicarea, pe plan personal, permite formularea și înțelegerea corectă a mesajelor.

Pe plan managerial, comunicarea reprezintă instrumentul cu ajutorul căruia managerul
transmite și primește informații și decizii, planifică, controlează, pregătește și implementează
anumite schimbări în cadrul organizației. Comunicarea reprezintă elementul principal pentru
fruncționarea optimă a oricărei colectivități umane. Datorită ei, aceste colectivități pot activa
și se pot diferenția unele de altele.

Organizațiile produc mult mai bine și mai eficient ceea ce indivizii ar produce singuri,
individual. Astfel comunicarea reprezintă baza unei organizații de success.

Comunicarea organizațională, trebuie să prezinte câteva caracteristici pentru a putea fi

eficientă organizației și anume:

- să fie orientată spre un scop. Acest scop trebuie să reflecte un plan bine
definit și obiectivele pe care și le asumă organizația.
- să fie multidirecționată.
- să fie instrumental, adică să se sprijine pe o varietate de suporturi în funcție
de obiectivele organizației.
- să fie adaptată; organizația trebuie să folosească sistemele de informare
specific fiecărui sector de activitate.
- să fie flexibilă, pentru a crea structurile care o favorizează.
3
 II. Principiile comunicării organizaţionale
Comunicarea organizațională eficientă presupune existența unor principii clare care
utilizează unele mijloace și asigură buna funcționare a rețelelor de comunicare existente.
Principiile care stau la baza unei comunicări organizaționale eficinte sunt:
- procesul de comunicare trebuie să aibă două sensuri (asigurarea
feedbackului);
- subiectele comunicării trebuie să aparțină sferei de interes a personalului;
- comunicarea eficientă atunci când are ca obiect faptele, iar comunicarea
ineficientă atunci când constă în discursuri și teorii;
- reducerea ideilor la cea mai simplă formă de exprimare posibilă;
- stilul comunicării trebuie să fie unul obiectiv (nici de amabilitate, nici
protecție, emoțional sau dimpotrivă, jignitor);
- concentrarea antenției asupra aspectelor și implicațiilor esențiale dintre
ideile cunoscute și cele necunoscute.
Mijloacele care duc la eficiența comunicării organizaționale sunt:
- vizitele neoficiale ale conducerii la locurile de lucru trebuie să aibă un efect
calm, să aducă satisfacție și stimulare;
- discuțiile directe șef/ subaltern;
- ședințe scurte, în grupuri mici;
- înlăturarea zvonurilor prin discutile deschise în grup.
Pentru buna funcționare a organizației, din punct de vedere al comunicării, ar trebui de
evitat:
- refuzul șefului de a comunica clar obictivele pe care trebuie să le atingă
compania;
- frica șefului că subalternii să cunoască obiectivele superioare;
- refuzul șefului de a comunica subalternilor informații suplimentare care ar
putea ajuta subalternii să-și exercite munca mai eficient.

III. Obstacole în calea unei comunicări eficiente

4
 Comunicarea eficientă este definită de o serie de caracteristici. Conținutul mesajului și
relația dintre emițător și receptor influențează condițiile în care are loc o comunicare reușită. Ideile,
opiniile, valorile, credințele și sentimentele unde se transmit liber de la o personă la alta, iar cei
implicați în procesul de comunicare își asumă responsabilitatea față de mesajul receptat. O
comunicarea eficientă trebuie să fie clară, iar receptorul său nu trebuie să întâlnească greutăți în
înțelegerea acestuia. Iar utilizarea feedback-ului este prioritară, astfel fiecare participant la
comunicare răspunde dacă a perceput mesajul sau nu.

Pentru orice organizație, comunicarea este o cerință esențială pentru atingerea obiectivelor
stabilite. Însă numai o comunicare eficientă face posibilă planificarea și programarea, coordonarea
și controlul, motivarea, consultarea și participarea activă a membrilor organizației la obținerea
scopurilor propuse.

Pentru o comunicare cât mai eficientă, trebuie evitate obstacolele care pot apărea în calea
acesteia: percepția, emoțiile, încrederea și credibilitatea, dificultățile de ascultare, filtrajul,
supraîncărcarea cu informții, lucrul și timpul, zgomotul și media selectată. Aceste obstacole sunt
generate de o multitudine de factori, care ar putea crea diferite ,,bruiaje” in calea comunicării.

Comunicarea în exces este un mare obstacol în calea comunicării eficiente, deoarece

angajații pot fi bombardați cu foarte multe mesaje, încât o parte din ele ar putea fi omise, iar
calitatea receptării informației poate fi afectată.

Emoțiile (supărarea, stresul, frustrarea și problemele) afectează capacitatea de comunicare,

influințând felul în care sunt transmise și înțelese mesajele.

Un mesaj formulat necorespunzător poate să influențeze negativ, deoarece el trebuie să fie

formulat în așa fel încât să evidențieze principalele aspecte comunicate.

Percepția reprezintă modul în care o persoană vede realitatea. Iar diferențele de percepție
devine un obstacol în calea comunicării, deoarece două personae nu au aceeași experiență și
percepția lor asupra lucruriloe sunt diferite.

Obstacolele specifice comunicării organizaționale depind atât de latura materială, cât și de

cea umană. Ele fiind create atât de subordonați, cât și de managerii organizației.

5
 Obstacolele create de manageri constau în barierele artificiale în comunicare cu subalternii
lor, aceasta se datorează utilizării unui limbaj neadecvat persoanei care receptează mesajul sau a
tonului ridicat, care duce la intimidarea partenerului.

Obstacolele generate de subordonați au ca sursă dorința de securitate sau lipsa implicării

acestora în cadrul organizației. Aceste dificultăți au loc din cauza lipsei de obișnuință în
comunicare, convingerea că problemele subordonaților nu îi interesează pe manager sau teama de
a nu avea neplăceri.

IV. Planificare managerială a comunicării externe

Pentru ca organizația să meargă bine și să-și atingă scopurile, ele trebuie să dezvolte relații
eficiente cu mediul lor (cu diferitele categorii de public cu care interferează). Conducerea
organizației trebuie să cunoască și să înțeleaga atitudinile și valorile acestor categorii de public.

Organizațiile pot realiza și implementa strategia de comunicare externă și de identitate

vizuală. Formele principale de comunicare externă utilizate de organizație sunt:

1. Comunicarea vizuală, reprezintă ansamblu tehnicilor de construcție a

identității vizuale a unei firmei și a produselor sale.
Această se regăsește sub diferite forme: siglă, specificul local, mașinile, curierii,
documentele de tipărire/editat, standurile unei expoziții, dar și produsele, ambalajele,
semnalarea punctelor de vânzare. Însă un vector important al imaginii unei firmei este
logo-ul.
Logo-ul este cartea de identitate a unei firmei. Acesta rezultă din mai multe
elemente: numele firmei sau inițialele sale, o grafică specifică și la ele se mai adaugă
un simbol elmblematic și un sistem de culori.
Alegerea unei sigle specifice aduce cu sine identitatea și personalitatea firmei.
Fiind prezentată pe diferite suporturi, aceasta definește stilul exprimării firmei.
2. Relațiile cu presa cuprinde totalitatea mijloacelor și tehinicilor utilizate de
o organizație publică sau privată pentru crearea și întreținerea relațiilor de informare și
comunicare cu jurnaliștii.
Relațiile cu presa răspund la două tipuri de cerere, imediată și pe termen lung:

6
 - Cereri punctuale, ceea ce presupune difuzarea aici și acum a unei
informații necesare firmei ( lansarea unui produs) , unei informații utile publicului
(de exemplu dacă se întâmplă un accident- se comunică informații despre victime)
sau legată de actualitate.
- Cereri structurale, pe termen lung, prin care firma face cunoscute
activitățile sale, pentru a-și crește notorietatea și a-și construi imaginea. Relația cu
presa face parte din strategia de comunicare globală.
3. Comunicarea financiară cuprinde ansamblu tehnicilor publicitare,
informative sau relaționale, folosite de o firmă pentru promovarea imaginii sale financiare
în cadrul comunității financiare (investitori instituționale, intermediari financiari, analiști,
jurnaliști) și marelui public (micii acționari).
Comunicarea financiară este un element important al strategiei de comunicare
a firmei. Prin natura sa, discursul financiar despre firmă modelează imaginea globală a
acesteia, în funcție de publicul pe care îl va avea.
4. Comunicarea de criză reprezintă acțiunile pe care o firmă le intreprinde
intr-o perioadă de criză. O criză este o schimbare bruscă și brutală între două stări care
provoacă o rupere de echilibru. În acest caz firma trebuie să adopte un mod de comunicare
care să-i permită să transmită mesajele esențiale, în ciuda turbulanțelor pe care le
traversează.
În situații de criză, pentru transmiterea mesajelor trebuie să se adopte trei reguli,
și anume:
- claritatea mesajelor: în această perioadă mesajele trebuie sa fie
limpede, realistă, clară și credibilă, nici într-un caz nu trebuie să fie cu aproximare.
- coerența discursului: coerența în timp. În perioada de criză, firma
trebuie să trăiască cu imaginea sa, cu discursurile anterioare, cu valorile pe care le-
a apărat.
- adaptarea permanentă: gestionarea crizei este o combinație de
strategie și tactică, anticipări și adoptări. Pe timpul crizei trebuie să se știe cum să
se comunice doar informația de bază.
5. Mecenatul și sponsorizarea desemnează contribuția unei firme la un
proiect, un eveniment sau a unei persoane care nu are legătură cu activitățile normale.

7
 Motivațiile firmei se regăsesc schematic în două tipuri de preocupări: voința de
a găsi o alternativă la tehnicile publicitare și dorința de a participa la viața orașului.
- o alternativă la publicitate: trebuie găsite forme de comunicare
originale și exclusive care permit trimiterea unor mesaje diferite într-un mod mai
afectiv și subtil. Astfel mecenatul și sponsorizarea oferă canale de comunicare
originale și exclusive și totodată permit întreprinderii să mențină diferite legături
cu publicul său tradițional (clienți, forță de vânzare, personal, ziariști, aleși locali,
puteri publice).
- un nou spirit cetățenesc: firmă caută să participe la viața colectivă
(socială, culturală, sportivă, ecologică) și să își asume o cetățenie plină și completă.
6. Comunicarea publicitară cuprinde totalitatea tehinicilor și mijloacelor
puse la punct pentru a promova sau a face cunoscut un bun, serviciu, firmă.
Comunicarea publicitară reprezintă punctul sensibil al demersului publicitar,
aceasta trebuie să fie cât mai simplă pentru ca memorarea mesajului să fie cât mai ușor,
să fie puternică pentru a suscita atenția, adevărată pentru a convinge și originală pentru
a se diferenția.

Pentru a atrage atenția publicului asupra bunurilor sau serviciilor propuse, organizația
trebuie să aiba un plan de comunicare externă bine definit.

Procesul de planificare managerială a comunicării externe este destul de simplu. Secretul

este în împărțirea activităților în secvențe ușor de coordonat. Pentru ca procesul să decurgă mai
ușor, ar trebui puse câteva întrebări de bază:

- Ce doresc să obțin?
- Cu cine vreau să vorbesc?
- Cum voi spune?
- De unde știu că am făcut bine?

8
 V. Concluzie

În concluzie putem spune că pentru o organizație nu este atât de simplu să comunice eficiet
cu publicul său. Acest lucru presupune diplomație, răbdare, pricepere și cunoaștere unor reguli de
comunicare. Câteva reguli de bază pe care le putem sublinia sunt:

- plăcerea de a comunica, atât conducerea dar și angajații acesteia trebuie să

vorbească cu plăcere atunci când vine vorba despre organizația în care activează, ce
poate fi mai frumos când auzi pe cineva ca este mândru și are plăcere de ceea ce face.
- setarea unor standarde înalte de calitate, pentru că în comunicarea externă
greșelile se taxează sever și care pot determina preudicii de imagine greu de reparat;
- stăpânirea excelentă a gramaticii și exprimarea corectă în orice ocazie-
nimic nu poate fi mai urât decât un conducător al unei organizații să nu stăpânească
bine gramatica;
- transmiterea eficientă a mesajului – mesajul pe care trebuie să-l transmiți
publicului țintă, să ajungă cu sensul pe care și-a propus compania