JOURNAL OF ROMANIAN LITERARY STUDIES Issue no.

10/2017

INFORMATION INSTRUMENTS IN THE ARCHIVE. THE ARCHIVE

CATALOGUE

Diana Maria Dăian

PhD, ”Babeș-Bolyai” University of Cluj-Napoca

Abstract: The archivistic catalogue represents a complex paper and at the same time an
informational tool that allows a well-defined systematization of the funds and collections which
are a component part of the archive, facilitating the access to the documents as well as their
use within ulterior researches. Along with the other informational tools, the archivistic
catalogue aims to be a good starting point for using the archives, its modality of constitution
meeting both the exigences of the researchers as well as the interests of the large public.
Adopting an unitary work system through the careful study of the documents and the selection
of the pieces of information included is meant to guarantee the acuracy of the archivistic
catalogue and to emphasize the scientific value of such a work.

Keywords: archives, informational tools, documents’ catalogue, scientific apparatus, funds’

systematization

Noţiunea de “arhivă” desemnează în sens larg atât spaţiul de depozitare propriu-zis al

documentelor, cât şi totalitatea înscrisurilor ce se păstrează într-un anumit loc. Stricto sensu,
arhiva reprezintă adunarea ordonată într-un spaţiu special amenajat a oricărui tip de înscrisuri
pe material subiacent (papirus, pergament, hârtie), care rezultă din activitatea instituţiilor sau
indivizilor şi care sunt păstrate cu scopul de a face cunoscute evoluţiile materiale şi spirituale
atât ale creatorilor, cât şi ale societăţii contemporane lor1 .
Arhivele nu constituie nicidecum simple depozite de documente, ci ele reprezintă şi
spaţii destinate cercetării ştiinţifice şi popularizării materialului documentar publicului larg;
astfel, pe lângă atribuţia lor principală de a prelua, păstra, prelucra şi valorifica din punct de
vedere ştiinţific documentele relative la istoria şi cultura naţională, instituţia Arhivelor mai are
şi menirea de a pune la dispoziţia solicitanţilor documentele care privesc interesele acestora2.
În general se porneşte de la premisa că orice document a fost elaborat dintr-o necesitate practică
de natură politică, juridică, administrativă, financiară, comercială sau culturală, prin urmare este
normal ca arhivele, instituţii păstrătoare de documente, să pună la îndemâna solicitanţilor
materialele necesare. Aceste idei sunt validate o dată în plus de Legea Arhivelor Naţionale din

1 Aurelian Sacerdoţeanu, Arhivistica, Editura Didactică şi Pedagogică, Bucureşti, 1971, p. 12; vezi şi Marin Radu Mocanu,
Arhivele şi cultura, Editura Ministerului de Interne, Bucureşti, 1998, p. 3.
2 Alexandru Duţă, „Arhivele în slujba publicului”, în Revista Arhivelor (în continuare RA), nr. 4, Bucureşti, 1991, p. 543;

Tudor Răţoi, “Activitatea arhivistică din România între cantitate şi calitate”, în RA, Bucureşti, 2006, p. 11.

780
 JOURNAL OF ROMANIAN LITERARY STUDIES Issue no. 10/2017

2 aprilie 1996, printre atribuţiile instituţiei Arhivelor numărându-se şi elaborarea şi editarea

“Revistei Arhivelor”, dar şi a altor publicaţii de specialitate, “destinate informării şi sprijinirii
cercetării ştiinţifice, precum şi punerii în valoare a documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional al României”3.
Cum se poate realiza însă informarea şi susţinerea cercetării ştiinţifice în arhive, dar mai
ales prin ce mijloace se facilitează accesul cercetătorilor, dar şi al publicului larg la documentele
ce intră în componenţa fondurilor şi a colecţiilor arhivistice?
“Sistematizarea depozitelor/fondurilor”4 ce alcătuiesc arhivele şi, implicit, facilitarea
accesului la documente este asigurată de existenţa instrumentelor de informare, dintre care
amintim inventarul arhivistic, catalogul arhivistic, indicii, dicţionarele, albumul de documente,
respectiv volumele de documente.
Potrivit definiţiei date de Adina Berciu-Drăghicescu, catalogul arhivistic constituie o
lucrare complexă ce pune la dispoziţia cercetătorului pentru o anumită problemă totalitatea
informaţiilor conţinute de fondurile/colecţiile unuia sau mai multor depozite de arhivă5.
Catalogul arhivistic se deosebeşte clar de inventar, oferind o descriere mult mai detaliată a
pieselor componente6.
În ceea ce priveşte modalitatea de întocmire a acestui instrument de informare
arhivistică, se observă faptul că nu există un model ce trebuie urmat întocmai, rămânând la
latitudinea compilatorului său. Drept urmare, alcătuitorul unui catalog arhivistic poate opta
pentru criteriul extern (pergament, sul, plan) sau intern (hrisov, zapis, chitanţă), pentru criteriul
cronologic, topografic sau onomastic, respectiv pentru formule juridice sau de altă factură7.
Adoptarea unui sistem de lucru unitar, prin studierea atentă a documentelor şi selectarea
informaţiilor cuprinse este însă în măsură să garanteze coerenţa, acurateţea catalogului
arhivistic şi să sublinieze valoarea ştiinţifică a unui astfel de demers.
Referitor la structura acestui instrument de informare, se poate remarca existenţa a două
părţi: catalogul documentelor şi aparatul ştiinţific.
Catalogul documentelor presupune prezentarea în ordine cronologică a documentelor,
în urma analizei fiecărui document extrăgându-se informaţiile pe care le conţine8. Fişarea
documentelor este sinonimă cu trecerea în revistă a următoarelor elemente: data şi locul în care
a fost emis actul (lipsa acestuia este marcată de formula f. l.). Cercetarea provenienţei
documentului (zapis, chitanţă, alegere) este motivată de posibilitatea determinării locului de
emitere şi, implicit, a măririi valorii istorice a actului respectiv, locul dedus fiind marcat prin
paranteze9. Fişa documentului se completează prin adăugarea titlului (hrisov, carte, poruncă)
extras din el însuşi sau compus, urmat în paranteză de forma exactă din original atunci când
este într-o altă limbă10. Este interesantă relaţia ce poate fi stabilită între titlul unui document şi
3 Corneliu-Mihail Lungu, Legislaţie arhivistică românească, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 2008, p. 90.
4 Bogdan-Florin Popovici, “Despre arhivistica românească, privind spre viitor”, în RA, vol. LXXXVI, nr. 1, 2009, p. 321.
5 Adina Berciu-Drăghicescu, Arhivistica, Editura Universităţii, Bucureşti, 1997, p. 22.
6 “Să se ţină seama că scopul unei liste de regeste (Regestenliste) este deosebit de acela al unui inventar; această deosebire

trebuie să apară evidentă din descrierea pieselor. Într-o listă de regeste descrierea trebuie să arate fapta care este
semnalată în piesa descrisă”, Aurelian Sacerdoţeanu, Instrucţiuni arhivistice, Biblioteca Arhivelor Statului, Bucureşti, 1948,
p. 38.
7 Ibidem, p. 39.
8 Adina Berciu-Drăghicescu, op. cit., p. 23.
9 Aurelian Sacerdoţeanu, op. cit., p. 39.
10 Ibidem.

781
 JOURNAL OF ROMANIAN LITERARY STUDIES Issue no. 10/2017

instituţia-emitentă; astfel, există cazuri în care într-un document figurează două titluri, ceea ce
poate servi drept indiciu pentru nesiguranţa sau imprecizia acelei instituţii. În continuare fişa
trebuia să conţină informaţii despre emitent (autor) şi despre destinatar, cu toate elementele lor
specifice (nume, titlu, calitate, funcţie). Nu este necesară însă reproducerea integrală a titlului
domnesc atâta timp cât în introducere au fost determinate formulele utilizate într-o anumită
cancelarie11. Totodată, fişa documentului trebuie să cuprindă un rezumat din care să nu fie
omise topicele şi onomasticele esenţiale; prin aceasta nu se înţelege o redare a tuturor
onomasticelor ce se regăsesc în cuprinsul unui document, ci mai degrabă menţionarea
instituţiilor, a categoriilor sociale, a realităţilor politice, juridice sau economice ilustrate prin
intermediul acelor elemente12. Astfel, rezumatul trebuie să surprindă obiectul actului (donaţie,
vânzare, cumpărare, schimb, testament, moştenire), instituţiile sau elementele mai importante,
sumele de bani, clauzele şi martorii13. Includerea semnelor de validare (monogram, pecete,
semnături) enunţate în act şi a persoanei însărcinate cu elaborarea lui este menită să aducă o
contribuţie relevantă pentru istoria cancelariei respective14.
După cum se poate observa, fişarea unui document presupune o descriere tehnică,
scurtă, dar completă a acestuia. Elementelor menţionate în paragraful anterior se adaugă
descrierea pe scurt a documentului (orig., copie, fotogr. etc.; latin, slav, grec etc.) cu precizarea
dimensiunii actului analizat, redată în centimetri sub forma IxL, în sensul paginei; notele tergale
ca şi însemnările de cancelarie care n-au intrat în rezumat trebuie reproduse în întregime15.
În final, fişa este completată prin menţionarea depozitului şi a cotei, respectiv a
literaturii documentului. Compilatorul nu trebuie să se rezume doar la indicarea originalului, ci
este de datoria lui să arate toate copiile, traducerile, rezumatele şi menţiunile păstrate în arhive
sub diverse forme (foi volante, manuscrise, texte, liste, inventare vechi)16. În aceeaşi ordine de
idei, literatura actului trebuie să includă nu doar ediţiile integrale sau fragmentare anterioare, ci
şi studiile care au valorificat documentul respectiv17.
În general, compilatorii optează pentru dispunerea informaţiilor amintite în paragrafele
anterioare în trei alineate distincte: primul care cuprinde data, locul, titlul, emitentul,
destinatarul, cuprinsul documentului şi descrierea sa, al doilea conţinând depozitul şi cota,
respectiv al treilea ce include bibliografia/literatura actului.
A doua parte a catalogului arhivistic constă în întocmirea aparatului ştiinţific,
cuprinzând introducerea, lista de documente cu date rectificate, tabelul de corespondenţă pe
fonduri şi colecţii, falsuri şi documente îndoielnice, lista de instituţii, respectiv indicele
onomastic şi toponimic18.

11 Ibidem.
12 Ibidem.
13 Ibidem, p. 43.
14 Ibidem, p. 40.
15 Ibidem.
16 Ibidem.
17 Ibidem.
18 Adina Berciu-Drăghicescu, op. cit., p. 23.

782
 JOURNAL OF ROMANIAN LITERARY STUDIES Issue no. 10/2017

Un model de întocmire a acestui

instrument de informare în arhivă îl
constituie Catalogul documentelor
Ţării Româneşti (1657-1659),
volumul IX. Prefaţa lucrării (pp. 3-12)
cuprinde informaţii referitoare la
specificul documentelor analizate, locul
de provenienţă, metoda de lucru pentru
care se optează, dar şi la scopul şi
utilitatea cercetării. Astfel, în alcătuirea
prezentului volum intră regestele a 847
de documente din perioada 1657-1659, care Fig. 1 se află în depozitele Arhivelor
Naţionale şi care au rezultat în urma contopirii unui număr mult mai mare
de forme sub care acestea s-au păstrat de-a lungul timpului: originale, copii, traduceri, regeste,
rezumate, menţiuni19. Clasificarea documentelor ce fac obiectul volumului de faţă relevă un
număr de 583 de originale (560 în limba română, 18 în slavonă, 3 în maghiară, unul în latină,
respectiv unul în greacă), patru microfilme de pe originale, o fotografie de pe original, restul
fiind copii, fotocopii şi traduceri20. O analiză a actelor după criteriul extern pune în evidenţă
faptul că din cele 583 de documente originale, 24 au fost redactate pe pergament, dintre care
unul este un zapis din 25 f.l. 1657, celelalte fiind emise de către cancelariile domnitorilor21.
Volumul IX al Catalogului însumează documente ce intră în componenţa fondurilor şi
colecţiilor arhivistice ale Arhivelor Naţionale- Biroul Arhive Medievale, Fonduri Personale şi
Colecţii ale Serviciilor Judeţene din Bistriţa-Năsăud, Braşov, Dolj, Gorj, Prahova şi Vâlcea şi
care acoperă perioada anilor 1657-1659 (în Ţara Românească perioada amintită corespunde
sfârşitului de domnie a lui Constantin Şerban, domniei lui Mihnea al III-lea Radu şi venirii pe
tron a lui Grigore Ghica)22.
De ce este necesară apariţia unei asemenea lucrări? Dar mai ales care este utilitatea şi
aplicabilitatea sa în domeniul cercetărilor istorice contemporane? Referindu-ne strict la
tematica şi conţinutul volumului, documentele selectate sunt în măsură să furnizeze informaţii
importante pentru reconstituirea şi reevaluarea situaţiei interne a Ţării Româneşti la jumătatea
secolului al XVII-lea. Ele pot fi considerate o sursă relevantă pentru istoria social-economică,
reflectând aspecte legate de problema proprietăţii, de fiscalitate şi de raporturile sociale. În
acelaşi timp, analiza acestor documente stă la baza istoriei instituţionale şi militare, datele
conţinute făcând trimitere la activitatea juridică, raportul dintre lege şi judecată la cumpăna
dintre Evul Mediu şi modernitate, dar şi la organizarea militară. În final, textele cuprinse în
volum constituie un bun punct de plecare în studierea istoriei bisericeşti, punându-se problema
lăcaşurilor de cult, a relaţiei dintre instituţia Domniei şi bisericile, respectiv mănăstirile de pe

19 Catalogul Documentelor Ţării Româneşti (1657-1659), vol. IX, Arhivele Naţionale ale României, Bucureşti, 2012, p. 3,
http://www.arhivelenationale.ro/images/custom/image/serban/catalogul%20documentelor%20TR/02%20Cuvant%20introduc
tiv.pdf, accesat la data de 10.01.2013, ora 10:45.
20 Ibidem.
21 Ibidem.
22 Ibidem, p. 4,

http://www.arhivelenationale.ro/images/custom/image/serban/catalogul%20documentelor%20TR/02%20Cuvant%20introduc
tiv.pdf, accesat la data de 10.01.2013, ora 11:03.

783
 JOURNAL OF ROMANIAN LITERARY STUDIES Issue no. 10/2017

teritoriul Ţării, precum şi a raportului dintre mănăstirile din ţară şi cele de la Locurile Sfinte. În
ceea ce priveşte politica externă a Ţării Româneşti la mijlocul veacului al XVII-lea, după
“episodul” Matei Basarab sursele vorbesc despre importanţa Transilvaniei în ecuaţia luptei
antiotomane. Relaţiile Ţării Româneşti cu Transilvania nu se rezumă doar la soluţionarea unor
probleme de factură politică; dimpotrivă, atât domnii, cât şi dregătorii ţării întreţin o amplă
corespondenţă cu cetatea Braşovului, ceea ce constituie un bun indiciu al intereselor economice,
al schimbului de informaţii şi al discutării problemelor curente23.
La modul general vorbind, sfera informaţională a documentelor volumului în cauză nu
se rezumă la reconstituirea strictă a realităţilor istorice din Ţara Românească în intervalul anilor
1657-1659. Analiza atentă a actelor aduce în discuţie teme mai largi de interes, precum evoluţia
şi consolidarea scrisului în limba română, aspecte probate de numărul tot mai mare de
documente interne redactate în limba română fie de cancelariile domneşti, fie de persoanele
particulare24. Totodată, istoria arhivelor dispune de informaţii relevante, actele făcând adesea
referire la vitregiile la care a fost supus tezaurul documentar (cărţi şi zapise “pierite”, furate)25.
Volumul îşi dovedeşte o dată în plus utilitatea prin prisma consistentului material de studiu
necesar în primul rând specialiştilor din domeniul istoriei şi al ştiinţelor auxiliare ale istoriei
(diplomatică, sigilografie, miniaturistică, cronologie, genealogie, onomastică şi toponimie)26.
O parte importantă este dedicată literaturii documentelor (pp. 15-21), autorii întocmind
o listă bibliografică ce conţine volume de studii, articole de specialitate, precum şi rezultatele
altor cercetări ştiinţifice individuale sau colective care au valorificat actele incluse în prezentul
catalog.
Partea cea mai consistentă este dedicată reproducerii documentelor (pp. 23-454) din
care au fost extrase principalele informaţii ce constituie fişele actelor în cauză (anexa 1).
Aceasta este urmată de lista scriitorilor de documente-dieci, grămătici, logofeţi- (pp.455-461)
(anexa 2), de tabelul de corespondenţă pe fonduri şi colecţii cu precizarea falsurilor şi a
documentelor îndoielnice (pp. 462-487) (anexa 3), respectiv de indicele onomastic (pp. 488-
675) (anexa 4)27.
În concluzie, catalogul arhivistic reprezintă o lucrare complexă şi, implicit, un
instrument de informare necesar în măsura în care permite o bună sistematizare a fondurilor şi
colecţiilor ce intră în componenţa arhivei, facilitând accesul la documente şi prelucrarea
acestora în cadrul cercetărilor ulterioare. Alături de celelalte instrumente de informare,
catalogul arhivistic se doreşte a fi un bun punct de plecare în valorizarea arhivelor, modalitatea

23 Ibidem, p.9,
http://www.arhivelenationale.ro/images/custom/image/serban/catalogul%20documentelor%20TR/02%20Cuvant%20introduc
tiv.pdf, accesat la data de 12.01.2013, ora 13:23.
24 Ibidem, p. 3,

http://www.arhivelenationale.ro/images/custom/image/serban/catalogul%20documentelor%20TR/02%20Cuvant%20introduc
tiv.pdf, accesat la data de 12.01.2013, ora 13:35.
25 Ibidem, p. 8,

http://www.arhivelenationale.ro/images/custom/image/serban/catalogul%20documentelor%20TR/02%20Cuvant%20introduc
tiv.pdf, accesat la data de 12.01.2013, ora 14:20.
26 Ibidem, p. 10,

http://www.arhivelenationale.ro/images/custom/image/serban/catalogul%20documentelor%20TR/02%20Cuvant%20introduc
tiv.pdf, accesat la data de 12.01.2013, ora 14:25.
27 http://www.arhivelenationale.ro/index.php?page=41&lan=0, accesat la data de 12.01.2013, ora 15:00.

784
 JOURNAL OF ROMANIAN LITERARY STUDIES Issue no. 10/2017

de întocmire a acestuia pliându-se deopotrivă pe exigenţele cercetătorilor, dar venind în acelaşi

timp şi în întâmpinarea intereselor publicului larg.

Bibliografie:

Lucrări generale:
• Berciu-Drăghicescu, Adina, Arhivistica, Bucureşti, 1997
• Catalogul Documentelor Ţării Româneşti (1657-1659), vol. IX, Bucureşti, 2012
• Lungu, Corneliu-Mihail, Legislaţie arhivistică românească, Bucureşti, 2008
• Mocanu, Marin Radu, Arhivele şi cultura, Bucureşti, 1998
• Sacerdoţeanu, Aurelian, Arhivistica, Bucureşti, 1971
• Idem, Instrucţiuni arhivistice, Bucureşti, 1948

Articole şi studii de specialitate:

• Duţă, Alexandru, “Arhivele în slujba publicului”, în Revista Arhivelor (RA), Bucureşti,
1991
• Popovici, Bogdan-Florin, “Despre arhivistica românească, privind spre viitor”, în RA,
Bucureşti, 2009
• Răţoi, Tudor, “Activitatea arhivistică din România între cantitate şi calitate”, în RA,
Bucureşti, 2006

Site-uri:
• http://www.arhivelenationale.ro/

785