STRATEGIA DE DEZVOLTARE A LOCULUI DE MUNCA

– MANAGER DE PROIECT –

1. INTRODUCERE – CONCEPTE GENERALE

Managementul proiectelor are la baza o serie de principii fundamentale, cu rolul de a

ghida activitatea propriu-zisă si de a o standardiza în vederea performanţei. Formularea acestora
porneşte de la o serie de premise:

- cei care sunt implicaţi în activităţile specifice proiectului urmăresc aceleaşi obiective;
- obiectivele proiectului sunt cele declarate, nu există obiective ascunse sau care nu au fost
declarate în mod explicit;
- cei care sunt implicaţi în activităţile specifice proiectului sunt oneşti unii faţă de alţii;
- fiecare dintre membrii echipei are un minim bagaj de cunoştinţe şi de experienţă
în managementul proiectelor, precum şi cunoştinţe minime în ceea ce priveşte aria
propriu-zisă a proiectului;
- toţi membrii echipei doresc ca proiectul să se încheie cu succes;
- tuturor membrilor echipei le este clar cine este finanţatorul, care sunt obiectivele
finanţatorului, cui se adresează proiectul (cine este clientul/publicul ţintă/ grupul
de beneficiari).

Pornind de la aceste premise, se pot proiecta şapte principii fundamentale ale

managementului de proiect.
- Principiul angajamentului
Potrivit acestui principiu, între finanţator (sponsor, furnizor de resurse, agenţie de
finanţare) şi organizaţia care îşi propune să deruleze proiectul trebuie să existe un tip de
angajament echitabil înainte de declanşarea oricărei activităţi. Angajamentul înseamnă că ambele
părţi ştiu foarte bine ce efort trebuie depus pentru a realiza proiectul, cunosc, cel puţin în mare,
procesele şi riscurile asociate proiectului, sunt dispuse să îşi împartă şi să îşi asume
responsabilităţile, riscurile şi eventualul eşec.
- Principiul succesului predefinit
Criteriile pe baza cărora proiectul este considerat un succes - succes atât în ceea ce
priveşte derularea, cât şi produsul final - sunt definite de la bun început, înainte de declanşarea
oricărei activităţi. Criteriile de succes convenite constituie baza procesului de luare a deciziei şi a
evaluării finale.
Criteriile de succes referitoare la derularea proiectului au în vedere:
• respectarea limitelor de timp;
• respectarea bugetului;
• exploatarea eficientă a tuturor celorlalte resurse (oameni, echipamente, sedii);
• percepţia creată în jurul proiectului.
 Criteriile de succes referitoare la produsul final au în vedere:
• calitatea;
• standardele tehnice;
• relevanţa;
• eficienţa;
• aria de cuprindere;
• percepţia creată în jurul produselor.
- Principiul eficienţei/consistenţei interne/interdependenţei. Acest principiu se refer la relaţia
de interdependenţă care există între:
• aria de cuprindere a proiectului (domeniul de actiune al proiectului, sectorul de activitate);
• timpul alocat;
• bugetul stabilit;
• calitatea proiectată a produsului final.
Cele patru elemente sunt interrelaţionate, trebuie să fie realizabile şi să se reflecte unul
pe celălalt. Cu alte cuvinte, bugetul, de exemplu, trebuie să fie în concordanţă cu toate celelalte
elemente - nu pot solicita o sumă mare de bani pentru rezolvarea unei probleme minore, cu o
arie de cuprindere foarte îngustă.
Orice modificare a unuia dintre aceste elemente antrenează modificări ale celorlalte.
Modificarea ariei de cuprindere a proiectului - cum ar fi extinderea unui proiect care are în
vedere învăţământul urban şi la învăţământul rural - antrenează modificări în ceea ce priveşte
calitatea, timpul, resursele necesare.

- Principiul strategiei
Orice proiect trebuie să aibă la bază o strategie. In cazul managementului proiectelor
planificarea precede întotdeauna execuţia. în termeni simpli, acest principiu stabileşte ce trebuie
făcut.

- Principiul controlului
Orice proiect trebuie să beneficieze de politici şi proceduri riguroase şi eficiente de
control şi monitorizare. Spre deosebire de principiul anterior, acesta stabileşte cum trebuie făcut
un anumit lucru şi de către cine.
- Principiul canalului unic de comunicare.
Intre finanţator şi managerul de proiect trebuie să existe un singur canal prin care sunt
comunicate deciziile de importanţă vitală pentru proiect. Acest principiu nu îl ex clude pe cel al
transparenţei sau pe cel al accesului neîngrădit la informaţie.

- Principiul mediului de lucru stimulativ

Se referă la obligaţia pe care o are managerul de proiect de a crea, pentru membrii
echipei, un mediu de lucru stimulativ, care să exploateze întreg potenţialul acestora. Crearea
acestui mediu încurajator se realizează atât prin adoptarea unui stil managerial adecvat tipului de
proiect, cât şi prin administrarea inteligentă a relaţiei cu organizaţia în ansamblu. Managerul de
proiect trebuie să fie preocupat ca echipa pe care o conduce să nu fie izolată în ansamblul
organizaţiei, ca proiectul de care este responsabil să fie cunoscut, acceptat, apreciat la nivelul
organizaţiei.
 Managerul de proiect are un rol esenţial in managementul unui proiect, acesta fiind cel
care indica direcţia, perspectiva, orientarea strategică, armonizeaza obiectivele proiectului cu
obiectivele organizaţiei în ansamblu. Managerul de proiect trebuie să facă tot posibilul ca:
• proiectul să se încheie la termenul stabilit;
• proiectul să respecte bugetul angajat;
• echipa de proiect să fie motivată şi în permanenţă stimulată;
• produsul final să fie livrat la standardele de calitate adjudecate iniţial.

Managerul de proiect conturează orientarea de ansamblu a proiectului, conferă direcţie

strategică acestuia. Aşadar, contribuţia sa esenţială la derularea proiectului constă în faptul că:
• fixează obiectivele prioritare ale proiectului în concordanţă cu obiectivele de dezvoltare
ale organizaţiei;
• fixează priorităţile în ceea ce priveşte utilizarea şi alocarea resurselor;
• concepe şi impune standardele, procedurile, direcţiile care trebuie urmate în execuţia
proiectului;
• se implică în activitatea de monitorizare şi analizare a proiectului;
• se implică în activitatea de dezvoltare şi valorificare a competenţelor echipei pe
care o conduce.

Munca de manager de proiect presupune definirea obiectivelor, scopului, riscurilor, a

bugetului etc, include, de asemenea, definirea sau adoptarea procedurilor specifice managementului
proiectelor care vor fi utilizate. O dată proiectul început, managerul de proiect trebuie săgestioneze
şi să controleze cu succes munca, care presupune:
- Identificarea, urmărirea, gestionarea şi rezolvarea problemelor legate de proiect;
- Diseminarea proactivăa informaţiilor referitoare la proiect;
- Identificarea, gestionarea şi contracararea riscurilor de proiect;
- Asigurarea calităţii soluţiei;
- Urmărirea îndeaproape a scopului proiectului;
- Definirea, coordonarea şi monitorizarea matricelor de lucru pentru a monitoriza evoluţia
proiectului şi pentru a asigura cărezultatele obţinute sunt calitative;
- Gestionarea planului de lucru pentru a asigura împărţirea şi încadrarea muncii într-un
interval de timp şi un buget stabilite anterior;

Un manager de proiect trebuie să aibă abilităţi excelente de gestiune a resurselor umane,

acestea incluzând:
- Aptitudini de management general pentru a stabili procesele şi asigurarea urmării lor de către
oamenii din echipă;
- Aptitudini de lider pentru a determina echipa săurmeze direcţia stabilită. Leadership-ul
inseamnă comunicarea unei idei, determinarea echipei săo accepte şi săse straduiască pentru
realizarea acesteia;
- Stabilirea unor aşteptări rezonabile, provocatoare şi clare faţăde membrii echipei, şi acordarea
responsabilităţii pentru îndeplinirea acestora;
- Capacitatea de a acorda feedback-uri echipei în ceea ce priveşte calitatea performanţelor.
 Printre atributiile managerului de proiecte se mai numara:
- stăpânirea de instrumente informatice ale managementului de proiect;
- abilităţile de comunicare, necesare în special în proiectele de interes public;
- managementul riscului şi al calităţii.

Calităţile managerului de proiect:

Rezistenţa la stres, putere mare de muncă, capacitatea de a motiva şi conduce oamenii,
capacitate de control şi corecţie a planului de execuţie, educaţie solidă în cunoaşterea mecanismelor
financiar - contabile, diplomaţie, putere de convingere, fermitate şi flexibilitate.

Abilităţile managerului de proiect

Abilitatea de avea o viziune de ansamblu asupra proiectului, de a corobora şi intercala
informaţii care vin din domenii de activitate principial diferite şi, nu în ultimul rând, de a menţine
cursul proiectului permanent către obiectivul final.

Aptitudini interpersonale ale managerilor de proiect

Relaţiile cu oamenii - fie ei superiorii, colegii sau subordonaţii - presupun un număr de
aptitudini speciale, numite de regulă aptitudini interpersonale. Într-o oarecare măsură, orice om
apeleazăla astfel de aptitudini, ori de câte ori are de-a face cu alţi oameni: când doreşte să-i
influenţeze să facă un lucru care îl interesează, când negociază ceva cu ei, când încearcă să
depaşească un conflict izbucnit între el şi alţii.

Comunicarea
Date fiind varietatea intereselor implicate în proiecte şi mediul în rapidă schimbare al
acestora, posibilitatea apariţiei erorilor de comunicare creşte. O sensibilitate deosebită şi o
capacitate de a realiza procesul de comunicare în toate aspectele lui facilitează transmiterea la timp
a informaţiilor în interiorul proiectului, influenţând prin aceasta tot ceea ce se face în proiect.
Aceasta implică o atenţie sporită acordată aspectelor structurate ale fluxului informaţional şi, în
acelaşi timp, crearea unor legături de comunicare adecvate între persoane şi instituţii care trebuie să
ştie cum evoluează lucrurile.

Negocierea
Negocierea este procesul prin care sunt îndeplinite cerinţele unui proiect (ale unei echipe sau
ale unui departament) pe calea obţinerii unei înţelegeri ori a unui compromis cu alte părţi interesate.
În cazul unui proiect, negocierea are loc atunci când, pentru a obţine toate datele şi informaţiile
necesare realizării proiectului, managerul trebuie să se bazeze pe oamenii asupra cărora nu are o
autoritate directă - şi care, la rândul lor, nu au autoritate asupra managerului de proiect. Un manager
de proiect trebuie să negocieze o întreagă gamă de elemente necesare în proiect: resurse, programe
sau grafice de lucrări, priorităţi, standarde şi condiţii de calitate, proceduri, costuri şi aspecte legate
de forţa de muncă.

Crearea spiritului de echipă

Managerii de proiect depind de regulă de o serie de alte persoane, care îi ajută să realizeze
schimbarea – uneori este vorba de un grup relativ neînchegat de persoane, alteori de echipe de
proiect constituite în mod oficial. Indiferent de statutul grupurilor respective, managerii lor trebuie
să fie în stare să le insufle spriritul de echipă, sa îi determine să colaboreze în vederea obţinerii
rezultatului asteptat.

Delegarea
Prin delegare, sunt clarificate astfel rolurile membrilor echipei. Delegarea unui subproiect,
fază, etapă sau activitate trebuie să fie neapărat însoţită de atribuirea, către persoana respectivă, a
autorităţii asupra resurselor necesare acelui subproiect, fază, etapă sau activitate.

Rezolvarea problemelor
Implică aptitudini de identificare şi definire a problemelor şi capacitatea de a lua decizii.
Definirea problemelor se referă la capacitatea de a face distincţie între cauze şi simptome, pe când
capacitatea de a lua decizii include analizarea soluţiilor posibile pentru rezolvarea problemei
identificate şi alegerea uneia dintre ele. Odată luate, deciziile trebuie implementate.

Elementele care trebuie să se afle la baza formării profesionale a unui manager de proiect
sunt: specializare într-un anumit domeniu, urmarea unor cursuri de profil post-universitare şi
experienţa. Experţii în domeniu apreciază că un specialist se formeazăîn minimum doi ani, iar unul
experimentat în 4-5 ani. Această perioadă înseamnă practică permanentă şi specializare în metodele
şi fundamentele acestei funcţii. Latura teoretică a pregătirii unui manager de proiect este absolut
necesară, dar nu şi suficientă, fără o practică directă în proiecte care pornesc şi sfârşesc în timp real
nu există nici o şansă de a spune căo persoană poate fi un manager de proiect. În ceea ce priveşte
programele de formare specializată, prin ele managerii pot să-şi sintetizeze mai bine şi să utilizeze
cu mai multă siguranţă factorii critici care pot transforma proiectul într-un succes - înţelegerea şi
complementaritatea sarcinilor în cadrul echipei de proiect, comunicarea eficientă, un plan care să
configureze calea de urmat. Este util şi necesar a se puncta câteva din lucrurile importante de care
un manager specializat în aceasta zonă trebuie să ţină cont: etica, disciplina de a-i lăsa pe oameni să
muncească (şi nu de a-i controla mereu), auto-disciplina şi competenţa.

2. STRATEGIA PENTRU EFICIENTIZAREA LOCULUI DE MUNCA

Descrierea ocupaţiei
Ocupaţia manager de proiect are în vedere toate persoanele care au responsabilitatea de a
realiza şi implementa proiecte la nivel operaţional. Managementul de proiect nu poatefi complet
separat de funcţiile de management organizaţional, sau de sarcinile tehnice specifice proiectării şi
dezvoltării. Componentele esenţiale ale competenţei şi performanţei managementului de proiect:
- stabilirea scopului şi a obiectivelor proiectului;
- stabilirea specificaţiilor proiectului ;
- stabilirea criteriilor de succes ale proiectului;
- stabilirea activităţilor specifice proiectului şi eşalonarea lor în timp;
- estimarea şi asigurarea resurselor necesare realizării proiectului;
- estimarea şi bugetarea costurilor;
- estimarea şi asigurarea resurselor;
- gestionarea şi controlul utilizării resurselor;
- planificare şi controlul achiziţiilor şi contractelor;
- managementul contractelor;
- managementul financiar al proiectului;
- identificarea, documentarea, prioritizarea , cuantificarea riscurilor;
- urmărirea şi controlul riscurilor;
- selectarea şi managementul echipei de proiect;
- stabilirea unui sistem de comunicare dedicat proiectului;
- stabilirea nivelului de calitate pentru activităţi şi rezultate;
- managementul implementării.

Competenţele managerului de proiect se corelează cu funcţiile ce ilustrează întregul proces

de management de proiect, respectiv:
- autorizarea şi delegarea;
- stabilirea echipei proiectului;
- identificarea factorilor interesaţi în proiect;
- stabilirea planului proiectului;
- stabilirea sarcinilor de realizat;
- elaborarea structurii proiectului, pe activităţi;
- stabilirea rolurilor şi responsabilităţilor în cadrul echipei de proiect;
- elaborarea unui plan de lucru pentru fiecare sarcinăde realizat;
- alcătuirea graficului de derularea a proiectului, stabilirea resurselor necesare, a costurilor şi
identificarea şi înregistrarea riscurilor;
- contractarea serviciilor, bunurilor şi/ sau lucrărilor necesare în desfăşurarea proiectului;
- comunicarea planului proiectului şi obţinerea aprobării din partea factorilor interesaţi;
- pregătirea unui buget pentru finanţarea proiectului;
- asigurarea de rezerve şi eliberarea de fonduri;
- pregătirea lucrărilor pentru începere, întrerupere, sau continuare;
- monitorizarea progresului proiectului;
- analizarea şi comunicarea rezultatelor;
- negocierea schimbărilor, indiferent de sursa acestora;
- modificarea planurilor (atât fizic, cât şi financiar).

Misiunea managerului de proiect: coordonarea proiectului.

Viziunea managerului de proiect: eficienta in asigurarea succesului proiectului.

ACTIVITATI CE SE VOR REALIZA IN VEDERE INDEPLINIRII

MISIUNII SI VIZIUNII MANAGERULUI DE PROIECT

1. Stabilirea scopului proiectului:

Reprezinta competenţa de a identifica obiectivele strategice ale proiectului. Descrie modul
de identificare a problemelor de rezolvat, a căilor optime de rezolvare, justifică şi
fundamentează necesitatea şi fezabilitatea proiectului, realizează propunerea într-o formă
standardizată.

Extras din fisa postului:

 2. Stabilirea cerinţelor de management integrat al proiectului.
Reprezinta competenţele necesare interpretării obiectivelor strategice ale unui proiect şi
dezvoltării detaliate a obiectivelor operaţionale şi a opţiunilor pentru a produce specificaţii
realizabile pentru cerinţele identificate. Specificaţia cerinţelor va trebui sa satisfacă obiectivele şi
termenii stabiliţi în cererea initial de proiect şi să acopere principalele achiziţii, rezultate, opţiuni,
calitatea, costurile şi criteriile de control aferente schimbării în vederea autorizării implementării.
Deasemenea reprezinta si competenţa necesară dezvoltării unei specificaţii realizabile pentru
necesităţile de monitorizare a progresului proiectului, aşa cum a fost prevăzut în descrierea
proiectului. Cuprinde competenţa necesară structurării sarcinilor proiectului pe activităţi
elementare, distincte, pentru a facilita şi verifica realizarea şi progresul proiectului în concordanţă
cu planul stabilit.
Structurarea proiectului în activităţi elementare, distincte, este un mod de a descompune
proiectul la fiecare nivel, în grupuri distincte de acţiuni, în vederea facilitării planificării
activităţilor, a costurilor şi pentru control. Planul proiectului defineşte scopul ce trebuie atins şi
timpul necesar realizării proiectului. Este un document, care include toate aspectele aferente
proiectului (scop, timp, cost, resurse, riscuri, comunicare, achiziţii, calitate), planificate şi urmărite
într-un interval de timp, pentru a obţine rezultatele prevăzute în cadrul proiectului.

Extras din fisa postului:

 3. Planificarea activităţilor şi jaloanelor proiectului
Consta in competenţa necesarăpentru identificarea şi ordonarea activităţilor şi a
evenimentelor cheie ale proiectului încadrul unui plan detaliat care să permit implementarea unui
proiect într-un timp determinat, cu estimarea şi gestionarea resurselor necesare.
Planul proiectului defineşte scopul/ scopurile proiectului şi programul de desfăşurare al
activităţilor ce urmeazăsăfie îndeplinite într-o perioadă definite de timp, pentru atingerea
obiectivelor proiectului. Planificarea este funcţia de definire a cerinţelor proiectului într-un mod
standardizat, folosind instrumentele şi tehnicile managementului de proiect, în vederea comunicării
cerinţelor către toate părţile implicate, măsurării performanţelor precum şi pentru organizarea şi
asigurarea controlului utilizării resurselor în scopul atingerii obiectivelor propuse ale proiectului.
Managerul de proiect participa la realizarea planului şi la coordonarea activităţilor
desfăşurate de către cei ce au responsabilităţile stabilite prin plan.

Extras din fisa postului:

 4. Gestiunea utilizării costurilor şi a resurselor operaţionale pentru proiect
Descrie competenţa de a estima resurse corespunzătoare activităţilor distincte ale
proiectului, de a identifica sursele şi a elabora planul de management al proiectului. În cazul
proiectelor mari şi complexe, rolul managerului deproiect este de a conduce şi verifica activităţile
specialiştilor tehnici şi a celorlalţi care se ocupăde pregătirea documentelor la nivel e detaliu tehnic.
Pentru proiecte mai mici, sau pentru cele simple, managerul de proiect face el însuşi toată această
muncă.
Gestiunea utilizării costurilor şi a resurselor operaţionale pentru proiect se referă si la
procesul de obţinere a resurselor necesare pentru proiect. Limitele de autoritate ale managerului de
proiect, în ceea ce priveşte procurarea resurselor, pot varia considerabil între diferitele sectoare
industriale, organizaţii şi proiecte de diferite mărimi şi grade de complexitate. Este rolul
managerului de proiect să se asigure că procedurile urmate sunt cele definite în strategia de
procurare stabilită. Deşi procurarea se confirmă prin contract, în general această funcţie poate fi
uşor delegate de către managerul de proiect altei persoane, sau, în anumite cazuri, poate apela la o
autoritate superioară.

Extras din fisa postului:

 5. Realizarea procedurilor de achiziţii pentru proiect
Cuprinde cunoştinţele necesare derulării procedurilor de achiziţii de bunuri, lucrări şi
servicii, necesare proiectelor.

Extras din fisa postului:

 6. Managementul riscurilor
Incadreaza cunoştinţele necesare evaluării factorilor de risc înderularea unui proiect şi
adoptarea măsurilor optime de control, în vederea minimizării acestora.

Extras din fisa postului:

 7. Managementul echipei de proiect
Cuprinde cunoştinţele necesare recrutării , evaluării performanţei echipei proiectului, în vederea
îmbunătăţirii ulterioare.
Extras din fisa postului:
 8. Managementul comunicării în cadrul proiectului
Se referăla competenţa necesară managerului de proiect in vederea stabilirii modalităţilor,
canalelor şi procedurilor eficiente de colectare şi transmitere a informaţiilor operaţionale privind
derularea proiectului.

Extras din fisa postului:

 9. Managementul calităţii proiectului
Se referă la competenţa necesară managerului de proiect pentru a stabili măsuri şi
responsabilităţi pentru asigurarea calităţii proiectului.

Extras din fisa postului: