Managementul riscului în organizaţii - Scurte consideraţii despre proiectele

finanţate din fonduri europene

Structurarea activităţilor unei organizaţii pe bază de implementare de proiecte a

devenit o tendinţă din ce în ce mai răspândită în managementul organizaţional. Fie
că vorbim de organizaţii cu scopuri lucrative sau de ONG-uri, proiectele sunt
considerate azi ca fiind unul dintre modurile cele mai eficiente de gestionare şi
modelare a activităţii acestora.

Tendinţa a antrenat o dezvoltare rapidă a disciplinelor legate de managementul

proiectelor şi studiile referitoare la acest domeniu au proliferat. Managementul
proiectelor a devenit omniprezent în activitatea organizaţională, indiferent de
domeniul de activitate. În cadrul său, managementul riscului se distinge ca
elementul ce poate face diferenţa între un eşec răsunător şi o poveste de succes.

Managementul riscului

Un proiect reprezintă o sumă de activităţi care conduc la realizarea unui scop

comun şi necesită un consum de resurse (umane, materiale, financiare, de timp,
etc.). Managementul de proiect constă în planificarea, organizarea şi gestionarea
activităţilor şi resurselor, în condiţiile existenţei unor constrângeri referitoare la
timp, resurse şi costuri. În ciuda varietăţii extrem de mari a tipurilor de proiecte,
una dintre caracteristicile generale ale gestiunii lor o reprezintă necesitatea
preocupării pentru identificarea şi eliminarea factorilor negativi care ar putea
influenţa reuşita proiectului. Această preocupare se regăseşte în managementul
riscului.

Scopul managementului riscului este de a gestiona nivelurile de risc şi de

incertitudine, astfel încât proiectul să fie finalizat cu succes de către organizaţie.
Prin intermediul său, echipa de proiect identifică posibilele riscuri, modalităţile
prin care riscurile pot fi minimizate şi costurile strategiilor de gestiune a acestora.

Termenul de risc se referă la orice element care ar putea să afecteze în mod negativ
desfăşurarea şi finalizarea cu succes a unui proiect, fie că are impact asupra
rezultatelor proiectului, asupra folosirii eficiente a resurselor, asupra duratei,
costului sau calităţii acestuia. De obicei, principalele surse de risc sunt: riscurile de
planificare, riscurile care vin din setarea greşită a priorităţilor şi obiectivelor,
riscuri de alocare a resurselor umane, riscuri tehnice, administrative sau bugetare,
riscuri create de conflictele individuale.
Având în vedere multitudinea surselor de ameninţare, comunicarea în cadrul
organizaţiei cu privire la analiza riscurilor este de maximă importanţă. Consultările
frecvente pe parcursul desfăşurării proiectului, şedinţele de brainstorming şi
analiza proiectelor anterioare sunt tot atâtea metode de a identifica gama completă
de riscuri ale unui proiect. La acestea se adaugă analiza contextului în care
acţionează organizaţia (politic, social, economic, cultural, etc.), de aici provenind
de obicei o serie de riscuri destul de imprevizibile şi greu de gestionat.

Diagrama activităţilor de management al riscurilor

Dupa identificarea lor, riscurile se clasifică în funcţie de importanţă, probabilitate

şi de necesitatea existenţei unei strategii de gestiune a lor.

Ca pas următor, evaluarea riscurilor presupune înţelegerea acelor factori care pot
afecta succesul unui proiect şi decizia privind modul de contracarare a fiecăruia
dintre aceşti factori. În funcţie de consecinţele lor (ex: beneficii scăzute, timp de
implementare extins, costuri depăşite, eficienţă redusă etc.), riscurilor li se alocă
apoi o strategie de gestiune menită să elimine sau să reducă gravitatea acestor
posibile consecinţe. La fel de important, evaluarea decide şi care sunt riscurile de
care organizaţia trebuie să se ocupe cu precădere. De exemplu, poate că
implementarea într-o anumită perioadă de timp nu este atât de importantă, dar
calitatea proiectului este primordială. Managementul riscului trebuie să ţină cont de
această realitate şi să seteze ca fiind de mai mică importanţă riscurile care
afectează durata proiectului în comparaţie cu cele de ordin tehnic.

Strategiile de gestiune a riscurilor care reies ca urmare a paşilor de mai sus sunt de
două tipuri:

• preventive – reduc probabilitatea apariţiei riscurilor;

• de răspuns – reduc impactul în cazul în care riscul se produce.

Odată încheiate fazele de identificare, analiză şi stabilire a acţiunilor de răspuns,

riscurile trebuie să fie monitorizate constant de-a lungul proiectului, pentru că
există posibilitatea ca unele dintre ele să dispară sau ca echipa să se confrunte cu
riscuri neluate în calcul la început. Monitorizarea continuă poate să releve şi
schimbări în nivelul de probabilitate al unui risc, în consecinţele sale sau în
eficienţa strategiilor de prevenire şi răspuns.
Responsabilitatea ultimă pentru monitorizarea şi gestionarea diferitelor aspecte ale
managementului de risc îi revine managerului de proiect, coordonat de sponsorul
sau susţinătorul intern principal al proiectului (preşedintele organizaţiei, directorul
general etc.). Acesta din urmă se asigură că organizaţia deţine resursele necesare
pentru gestiunea riscurilor şi că principalele persoane şi entităţi interesate de
proiect participă activ la proces. În cazul proiectelor complexe sau de anvergură,
responsabilitatea operaţională pentru diferitele categorii de riscuri poate fi divizată
între mai multe persoane din cadrul echipei de proiect, astfel încât monitorizarea să
se realizeze cât mai îndeaproape. Este de reţinut deci că managementul riscului nu
poate fi preluat de o singură persoană, ci el trebuie gândit de la început ca o
activitate comună a echipei de proiect.

Riscuri în proiectele finanţate din fonduri europene

Experienţa organizaţiilor româneşti în obţinerea de finanţări europene pentru

proiecte, dar şi în implementarea propriu-zisă, a arătat până acum că o cultură a
managementului de proiect şi a managementului riscului este încă la început în
societatea noastră. Dincolo de evidentele probleme de gestiune a fondurilor de la
nivelul instituţiilor publice cu atribuţii în acest domeniu, se constată şi o lipsă de
experienţă a entităţilor economice, şi nu numai, în demararea şi desfăşurarea unui
proiect finanţat din fonduri europene.

O serie de riscuri asociate cu acest tip de proiecte este prea puţin luată în calcul de
aplicanţi, cu consecinţe nefericite, de la pierderea finanţării la depăşirea bugetului.

Riscurile apar încă de la concepţia iniţială a proiectului, fiind de obicei generatoare

de respingere a finanţării: nearmonizarea obiectivelor proiectului cu cele ale
programului de finanţare; grupuri ţintă alese greşit; construcţie eronată a bugetului;
beneficii necuantificate corespunzător; echipă de proiect fără calificările sau
experienţa solicitată de finanţator.

Cele mai mari riscuri apar însă la implementare.

Riscuri financiare. Se întâlneşte frecvent situaţia unor proiecte care, deşi au

respectat toate indicaţiile finanţatorului referitoare la întocmirea bugetelor, se
bazează pe o prognoză financiară defectuoasă, în care resursele necesare sunt
subevaluate, ceea ce duce fie la imposibilitatea derulării proiectului, fie la o balanţă
negativă a acestuia.
Riscuri ale resurselor umane. Se referă la lipsa calificărilor tehnice necesare
respectivei organizaţii pentru o implementare de calitate, datorată unei analize
greşite asupra resursei umane implicate în proiect sau asupra necesităţilor cerute de
fiecare activitate în parte (consultanţi externi, organizaţii partenere, etc.). Aici se
regăsesc şi riscurile asociate echipei de proiect, care uneori nu are competenţe
suficiente pentru a gestiona în condiţii optime toate etapele proiectului.

Riscuri de ordin tehnic. Calitatea rezultatelor finale ale proiectului, fie că vorbim
de un produs, o construcţie sau un curs, nu este aceeaşi cu cea prognozată în cadrul
proiectului. Se întâmplă frecvent ca acele condiţii de ordin tehnic stabilite în
proiect, de exemplu cele legate de achiziţia de materiale sau echipamente, să nu fie
respectate din varii motive, ceea ce modifică implicit calitatea proiectului în
ansamblu.

Riscuri externe. Riscurile valutare, modificările de politică fiscală sau de

proceduri administrative, întârzierea deconturilor au îngreunat vizibil derularea
proiectelor româneşti finanţate din fonduri europene şi au fost prea puţin luate în
calcul de beneficiari la întocmirea documentaţiei iniţiale.

Exemplele de mai sus acoperă doar o parte din multitudinea de riscuri asociate
acestor proiecte, dar au rolul de a forma o imagine de ansamblu asupra a ceea ce
implică managementul riscului în cadrul finanţărilor europene. Experienţa ultimilor
ani, mai mult sau mai puţin pozitivă, ne oferă însă şi oportunitatea de a învăţa din
greşeli şi de a optimiza strategiile de gestiune a riscurilor care au afectat proiectele
implementate până acum. Următoarea perioadă de programare a sprijinului
financiar al UE, după 2013, ne va găsi, fără îndoială, cu o cultură a
managementului de proiect mult mai solidă decat cea de acum.