Denumirea

Firmei PROCEDURA RU 12/12/2016

Evaluarea performanței angajaților

In lucru

Autor: Verif./Aprob.

1. Scop și domeniu de aplicare

2. Documente de referință
3. Termeni și definiții
4. Schema procesului de evaluare
5. Descrierea activităților
6. Responsabilități
7. Termene
8. Controlul înregistrărilor
9. Difuzarea internă

1. Scop și domeniu de aplicare

Scopul managementului performanței este asigurarea atingerii și îmbunătățirii rezultatelor

companiei, oferirea de date de intrare pentru procesul de recompensare a angajaților pe
1
Denumirea
Firmei PROCEDURA RU 12/12/2016

Evaluarea performanței angajaților

In lucru

Autor: Verif./Aprob.

baza meritului și pentru procesul de dezvoltare și instruire a angajaților, identificarea

talentelor și a succesorilor pentru pozițiile cheie din organizație.

Această procedură se aplică în cadrul companiei, pentru angajații direct și indirect productivi
în evaluarea anuală a performanțelor. Prin activitatea de evaluare se stabilește anual
contribuția fiecăruia (personalul angajat direct și indirect productiv) la realizarea obiectivelor
organizaționale.

2. Documente de referință
Fișa de post
Fișa de evaluare anuală

3. Termeni și definiții

Ciclu de evaluare – reprezintă parcurgerea tuturor etapelor din procesul de evaluare a

performanței, de regulă pe durata a 12 luni.

Clasă de performanță globală – calificativul final care descrie nivelul de performanță global
al angajatului, constând în suma ponderată a rezultatului obținut la evaluarea obiectivelor
măsurabile (80%) cu rezultatul obținut la evaluarea comportamentului angajatului la locul de
muncă (20%).

Clasa de performanță pentru obiective - calificativul final care descrie nivelul de

performanță al angajatului pentru obiectivele măsurabile, constând în suma ponderată a
scorurilor obținute pentru evaluarea obiectivelor măsurabile.

Clasa de performanță pentru comportamente - calificativul final care descrie nivelul de

performanță al angajatului pentru comportamentele angajatului la locul de muncă, constând
în media scorurilor obținute la evaluarea acestora.

Sunt definite cinci clase de performanță:

 Performanță peste așteptări: Depășește întotdeauna cerințele postului și așteptările;

scor între 6.1-7.0;

 Performanță solidă: Îndeplinește și ocazional depășește cerințele postului; scor între 5.1-
6.0;

2
Denumirea
Firmei PROCEDURA RU 12/12/2016

Evaluarea performanței angajaților

In lucru

Autor: Verif./Aprob.

 Performanță medie: Îndeplinește cerințele postului; necesită mici îmbunătățiri, fiind

nevoie de plan individual de dezvoltare; scor între 4.1-5.0;

 Performanță parțială: Îndeplinește parțial cerințele postului; scor între 3.1-4.0;

 Performanță necorespunzătoare: Nu îndeplinește cerințele postului, performanță foarte

slabă; scor între 0.1-3.0.

KPI (Key Performance Indicator) – indicator de performanță cheie

N – angajatul

N+1 – superiorul direct al angajatului

N+2 – superiorul direct al superiorului direct al angajatului

RU – Resurse Umane

4. Schemele procesului de evaluare a performanțelor angajaților

3
Denumirea
Firmei PROCEDURA RU 12/12/2016

Evaluarea performanței angajaților

In lucru

Autor: Verif./Aprob.

4
Denumirea
Firmei PROCEDURA RU 12/12/2016

Evaluarea performanței angajaților

In lucru

Autor: Verif./Aprob.

Descrierea activităților

Definirea performanței așteptate presupune identificarea criteriilor care reprezintă succesul

companiei.

Performanța așteptată este definită prin două dimensiuni majore:

- Obiective măsurabile (reflectă răspunsul la întrebarea ”Ce trebuie făcut?” rezultând

sarcini, responsabilități, obiective) și
- Comportamente ale angajaților (reflectă răspunsul la întrebarea ”Cum trebuie făcut?”
rezultând un set de manifestări care descriu principalele modalități de a pune în
practica zilnică valorile companiei)

A. Obiective măsurabile
Obiectivele măsurabile derivă din criteriile de succes ale companiei – rezultatele care trebuie
obținute pentru fiecare arie de focus strategic (satisfacția clienților, obtinerea rezultatelor,
dezvoltarea oamenilor).

Aceste obiective strategice sunt distribuite în cascadă la nivelul fiecărui departament și,
ulterior, post, în arii de responsabilitate specifice (descrise în Fișa de post) sau proiecte ce
trebuie realizate de către deținătorul postului în perioada supusă evaluării. Pentru fiecare
arie de responsabilitate se definește un rezultat măsurat printr-un indicator de performanță –
o valoare numerică ce reflectă volumul sau calitatea rezultatului activității, încadrarea în timp
sau buget, sau parcurgerea anumitor etape.

Pentru fiecare post, pentru ariile de responsabilitate care contribuie semnificativ la succesul
companiei, se definește un obiectiv de performanță și rezultat cheie, măsurat printr-un
indicator de performanță cheie (KPI).

Un angajat poate avea alocate un număr de maxim 4-5 obiective cu indicatorii cheie (KPI)
aferenți, putând include, pe lângă cele decurse din ariile de responsabilitate specifică, și
obiective de dezvoltare personală.

Indicatorii cheie ale fiecărui angajat sunt ponderați astfel încât să reflecte impactul lor în
obiectivele strategice sau importanța lor în ansamblul activității deținătorului de post. Suma
ponderilor trebuie să fie egală cu 1.

5
Denumirea
Firmei PROCEDURA RU 12/12/2016

Evaluarea performanței angajaților

In lucru

Autor: Verif./Aprob.

Fiecărui indicator de performanță se stabilește o țintă / un target care prescrie nivelul de

performanță așteptat – denumit ca nivel de performanță ”îndeplinește așteptările”. Targetul
trebuie stabilit astfel încât un angajat care a depășit perioada de instruire și ale cărui
competențe specifice postului sunt la nivelul așteptat (descris în fișa postului) să îl poată
atinge cu un optim motivațional și să permită extinderea treptată a nivelului de competență.

De asemenea, pentru fiecare indicator de performanță se definesc valorile aferente pentru

încă trei nivele de realizare – ”Sub așteptări”, ”Parțial la nivelul așteptărilor”, ”Depășește
așteptările”.

De regulă, targetul se stabilește pentru un întreg ciclu de evaluare – 12 luni. În cazul

anumitor obiective, e posibil ca targetul să varieze și să fie revizuit lunar, trimestrial sau
semestrial.

În cazul în care angajatul este promovat sau își schimbă funcția sau departamentul, la
procesul de evaluare, acesta va fi evaluat separat pentru fiecare dintre obiectivele trasate în
timpul executării funcțiilor respective. Nota finală se calculează prin media ponderată a
notelor obținute.

Stabilirea obiectivelor are loc anual, în prima lună a anului. Procesul începe cu stabilirea
obiectivelor de companie – ale Directorului general, urmând ca acestea să fie distribuite în
cascadă la nivelul fiecărui manager de departament, și, ulterior, la nivelul fiecărui post din
companie.

Pentru angajații nou intrați în organizație, în perioade de orientare și inducție se stabilesc

obiective de învățare și acomodare, urmând ca la finele acesteia, pentru perioada din an
rămasă să se stabilească obiective decurse din responsabilitățile trecute în Fișa postului.

Procesul de stabilire a obiectivelor presupune o interacțiune cu caracter de negociere între

manager și angajat, fiecare dintre aceștia venind cu o propunere în ceea ce privește
indicatorii de performanță, targetul, nivelele de realizare, ponderea alocată și modul de
atingere al obiectivelor. Pentru eficacitatea întregului proces de management al
performanței, înțelegerea comună și căderea de acord asupra performanței așteptate între
manager și angajat este critică și obligatorie.

Obiectivele, indicatorii de performanță, ponderea și gradele de realizare sunt documentate în

Fișa de Evaluare a Performanței - Setare și Evaluare Obiective, secțiunea I și II.

6
Denumirea
Firmei PROCEDURA RU 12/12/2016

Evaluarea performanței angajaților

In lucru

Autor: Verif./Aprob.

În cazul obiectivelor anuale, formularul original (completat și semnat) va fi transmis

Departamentului de Resurse Umane în interval de maxim 2 săptămâni de la data efectuării
dialogului de stabilire a obiectivelor, iar angajatul (N) și superiorul direct (N+1) vor păstra
fiecare câte o copie a acestuia.

B. Comportamentul angajatului
Comportamentele se stabilesc la implementarea procesului de evaluare a performanței
angajaților. Acestea sunt parte a culturii organizaționale și reflectă valorile companiei.
Comportamentele sunt documentate în Fișa de Evaluare a Performanței – Evaluarea
Valorilor.

5.2 Monitorizarea și îmbunătățirea performanței

Monitorizarea și îmbunătățirea performanței presupune:

- Oferirea de feedback pozitiv și constructiv permanent de către manager angajatului privind

comportamentul derivat din valori

- Monitorizarea indicatorilor de performanță printr-un sistem clar si accesibil în egală măsură

managerului și angajatului

- Oferirea de feedback pozitiv și constructiv, de către manager angajatului, periodic, privind

realizarea sarcinilor, responsabilităților, obiectivelor

- Solicitarea de feedback periodic de către angajat din partea superiorului direct, colegilor în
privința performanței sale (valori și obiective)

- Valorificarea oportunităților de dezvoltare pentru angajat

- Implementarea planului de acțiune pentru creșterea / menținerea performanței decis în

dialogul de revizuire a obiectivelor

- Dialog de revizuire a obiectivelor la jumătatea perioadei supusă evaluării între fiecare

manager și angajat, cu scopul de a:

- verifica gradul de realism al targetelor stabilite inițial,

- evalua gradul de atingere al obiectivelor până în momentul respectiv și de a

determina cauzele aferente
7
Denumirea
Firmei PROCEDURA RU 12/12/2016

Evaluarea performanței angajaților

In lucru

Autor: Verif./Aprob.

- identifica și prevedea eventualele obstacole în calea performanței

- defini măsurile necesare a fi întreprinse de oricare dintre cei doi pentru a menține
sau crește performanța.

Revizuirea obiectivelor la jumătatea perioadei de evaluare și Planul de măsuri sunt

documentate în Fișa de evaluare a performanței - Setare și Evaluare Obiective, secțiunea III,
respectiv IV.

5.3 Evaluarea performanței la finele perioadei supuse evaluării

Evaluarea performanței la sfârșitul perioadei se desfășoară în trimestrul I al fiecărui an (lunile

Ianuarie – Martie).

Evaluarea performanței la finele ciclului de evaluare implică:

- Autoevaluarea fiecărui angajat

- Evaluarea provizorie realizată de către superiorul direct
- Dialogul de evaluare manager – angajat
- Dialog de calibrare intra și interdepartamentală a rezultatelor evaluării
- Comunicarea rezultatelor dialogului de calibrare către angajat

A. Autoevaluarea

Angajații realizează propria evaluare în ceea ce privește cele două criterii – obiectivele
măsurabile și comportamentele derivate din valori, pe baza sistemului de monitorizare al
indicatorilor de performanță și pe baza exemplelor specifice, completând propria copie a
formularului de evaluare – Fișa de evaluare, Evaluarea valorilor și Setare și Evaluare
obiective. De asemenea, angajatul reflectează asupra cauzelor propriei sale performanțe,
apelând, dar fără a se limita, la sarcinile din fișa postului, competențele specifice postului,
factorii menționați în Fișa de evaluare – Foaie de sinteză, secțiunea Analiza Performanței.
Parcurgerea acestei etape este foarte importantă pentru ca angajatul și superiorul său direct
să fie parteneri egali de discuție în dialogul de evaluare.

B. Evaluarea provizorie realizată de către superiorul direct

Fiecare superior direct pregătește dialogul de evaluare prin adunarea datelor privind gradul
de realizare al obiectivelor măsurabile și rememorarea exemplelor specifice pentru
comportamentele derivate din valori. Parcurgerea fișei postului și evaluarea nivelului de

8
Denumirea
Firmei PROCEDURA RU 12/12/2016

Evaluarea performanței angajaților

In lucru

Autor: Verif./Aprob.

dezvoltare al competențelor specifice postului oferă informații necesare în privința analizei

performanței obținute, precum și factorii menționați Fișa de evaluare – Foaie de sinteză,
secțiunea Analiza Performanței .

Pentru evaluarea cât mai obiectivă cu putință a angajaților, managerul va fi atent să evite
erorile de evaluare (eroare tendinței centrale, eroarea primei și ultimei impresii, eroarea
severității sau indulgenței, efectul halo, eroarea de contrast sau a similarității). De asemenea,
managerul este conștient de faptul că evaluarea realizată în această etapă nu este una
definitivă, ci una ce urmează a fi completată de informațiile primite de la angajat. În aceasta
etapă, poate fi de ajutor ca superiorul direct să își stabilească un set de întrebări de explorare
privind diversele aspecte ale performanței angajatului.

Dacă superiorul direct nu este managerul de departament, atunci cei doi se vor consulta în
privința evaluării provizorii a angajatului.

C. Dialogul de evaluare

Dialogul de evaluare este programat de către superiorul direct, cel puțin cu 10 zile lucrătoare
înainte. Dacă superiorul direct nu este managerul de departament, atunci acesta din urma
poate și el prezent la aceasta întâlnire. Superiorul direct conduce dialogul de evaluare.

Scopul dialogului de evaluare este de a dezbate performanța trecută, de a identifica motivele

performanței obținute, de a cădea de acord asupra categoriei de performanță în care va fi
încadrat angajatul și de a identifica modalități de a crește performanța și satisfacția
angajatului în cadrul companiei.

Pentru fiecare aspect din Fișa de evaluare – Responsabilități și competențe, evaluare valori,
evaluare obiective, analiza performanței, categoria de performanță, plan de acțiune –
angajatul își prezintă primul autoevaluarea, superiorul direct căutând să afle și să înțeleagă
argumentele angajatului. Argumentele amândurora trebuie susținute cu exemple specifice.
În cazul divergențelor de evaluare, dialogul se desfășoară cu o abordare de rezolvare de
probleme și negociere. Numai după atingerea acordului, sunt consemnate deciziile de către
manager în Fișa de evaluare.

Dacă acordul în privința încadrării angajatului într-o clasă de performanță globală, sau pentru
obiective sau valori nu este atins, se recurge la procesul de escaladare, potrivit căruia, în

9
Denumirea
Firmei PROCEDURA RU 12/12/2016

Evaluarea performanței angajaților

In lucru

Autor: Verif./Aprob.

decurs de două săptămâni, N+1 sau N inițiază un dialog de mediere condus de managerul de
Resurse umane și managerul de departament (daca acesta este diferit de N+1) sau N+2.

Dialogul de evaluare (sau de mediere) se finalizează cu încadrarea provizorie a angajatului

într-una din cele cinci clase de performanță globală, prin însumarea ponderată a rezultatului
obținut la evaluarea obiectivelor măsurabile (80%) cu rezultatul obținut la evaluarea valorilor
(20%).

Pentru situații excepționale, pozitive sau negative, managerul poate propune creșterea,
respectiv descreșterea clasei de performanță a angajatului rezultată din suma respectivă cu
un nivel. Aceste situații excepționale pot include:

- Una dintre cele două componente ale sumei se află la extrema nivelelor
”excepțional”, respectiv ”sub așteptări”
- Angajatul a avut rezultate remarcabile într-un domeniu neprevăzut în etapele de
stabilire sau revizuire a obiectivelor
- Cauze externe incontrolabile au denaturat pe finalul perioadei de evaluare rezultatele
obținute
- Angajatul a comis o abatere disciplinară gravă

10
Denumirea
Firmei PROCEDURA RU 12/12/2016

Evaluarea performanței angajaților

In lucru

Autor: Verif./Aprob.

RESPONSABILITĂȚI
Responsabil Activități / Etape Elemente suport

Definirea performanței așteptate / Stabilirea obiectivelor Trimestrul I

 Demarează procesul de stabilire a obiectivelor prin transmiterea
Directorul general
obiectivelor pe anul în curs pentru fiecare arie de focus strategic
 Elaborează / actualizează procedura de evaluare și comunică Ședință, mail
Manager Resurse
angajaților modificările
Umane
 Stabilește și comunică managerilor de departament perioada în
care se vor desfășura dialogurile de stabilire a obiectivelor
 Conduc dialogul de stabilire a obiectivelor cu angajații direct Fișa de evaluare,
Manageri (N+1)
subordonați Setare și Evaluare
 Transmit departamentului RU Fișele de setare și evaluare Obiective,
obiective, în termenul agreat secțiunea I, II,
Fișa de post
 Se pregătește pentru dialogul de stabilire al obiectivelor Fisa de evaluare,
Angajați (N)
 Participă ca partener egal de discuție la dialogul de stabilire al Setare și Evaluare
obiectivelor Obiective,
secțiunea I, II,
Fișa de post
Monitorizarea și îmbunătățirea performanței Trimestrele I-IV
Manager Resurse  Stabilește și comunică managerilor de departament perioada în Ședință, email
Umane care se vor desfășura dialogurile de revizuire a obiectivelor
Manageri (N+1)  Creează și implementează sisteme de monitorizare a indicatorilor Sistem de
de performanță monitorizare a
 Monitorizează periodic (săptămânal / lunar/ trimestrial) indicatorilor de
performanța prin indicatori de performanță performanță
 Oferă feedback pozitiv și constructiv angajaților legat de
comportamente derivate din valori și rezultatele obținute

 Stabilește data dialogului de revizuire a obiectivelor

 Conduce dialogul de revizuire a obiectivelor Fișa de evaluare,
 Transmit departamentului RU Fișele de setare și evaluare Setare și Evaluare
obiective, în termenul agreat Obiective,
secțiunea III, IV
 Implementează planul de acțiune agreat pentru menținerea și
creșterea performanței
Angajatul (N)  Își automonitorizează periodic (săptămânal / lunar/ trimestrial) Sistem de
performanța prin indicatorii de performanță agreați monitorizare a
 Solicită feedback pozitiv și constructiv superiorului și colegilor indicatorilor de
legat de comportamente derivate din valori și rezultatele obținute performanță
 Se pregătește pentru dialogul de revizuire a obiectivelor
 Participă ca partener egal de discuție la dialogul de revizuire al
obiectivelor Fișa de evaluare,
Setare și Evaluare
 Implementează planul de acțiune agreat pentru menținerea și Obiective,
secțiunea III, IV
11
Denumirea
Firmei PROCEDURA RU 12/12/2016

Evaluarea performanței angajaților

In lucru

Autor: Verif./Aprob.

Responsabil Activități / Etape Elemente suport

creșterea performanței
Pregătirea dialogului de evaluare a performanței Trimestrul I,
anul
următo
r
 Stabilește data la care vor demara și data la care se vor finaliza Email, ședință
Manager Resurse
dialogurile de evaluare a performanței
Umane
 Elaborează instrucțiunile generale și curente privind evaluarea
performanței
 Comunică în organizație:
 data de demarare și de finalizare a procesului de evaluare
 instrucțiunile curente privind evaluarea performanței
 Oferă suport pentru derularea evaluării
 Centralizează rezultatele evaluărilor
 Stabilește data, ora și locul unde va avea loc interviul de evaluare; Email
Managerul (N+1)
 Solicită pentru colaboratorii nou veniți în subordinea sa printr-o
mișcare internă, pe parcursul perioadei de evaluare, calificativul
acordat de managerul anterior Fișa de evaluare,
 Realizează o evaluare provizorie a angajatului, pe baza sistemului Evaluare valori și
de monitorizare a indicatorilor de performanță și a exemplelor Setare și evaluare
comportamentale specifice acumulate în cursul anului obiective –
secțiunea V
 Managerii anteriori transmit către managerii actuali feedbackul
Manageri (N+1) –
pentru colaboratorii care au plecat din subordinea lor printr-o
anteriori
mișcare internă, pe parcursul perioadei de evaluare
 Realizează autoevaluarea, pe baza sistemului de monitorizare a Fișa de evaluare,
Angajatul (N)
indicatorilor de performanță și a exemplelor specifice acumulate Evaluare valori și
în cursul anului Setare și evaluare
obiective –
secțiunea V

Conducerea dialogului de evaluare a performanței Trimestrul I,

anul
următo
r
 Managerul (N+2) are o întâlnire cu fiecare din Managerii aflați în
Managerul (N+2),
subordine pentru a discuta rezultatele angajaților din
Manager (N+1)
departamente și a oferi o opinie cu privire la performanțele
acestora
În cadrul dialogului se analizează: Fișa de evaluare,
Managerul (N+1),
- Responsabilități și competențe Evaluare valori și
Angajatul (N)
- Obiective Setare și evaluare
- Comportamente obiective –
- Cauze ale performanței secțiunea V,
- Plan de acțiune pentru viitor Foaia de sinteza

12
Denumirea
Firmei PROCEDURA RU 12/12/2016

Evaluarea performanței angajaților

In lucru

Autor: Verif./Aprob.

Responsabil Activități / Etape Elemente suport

Deciziile se iau prin consens.

 Finalizează redactarea formularului de evaluare incluzând Fișa de evaluare,
Managerul (N+1)
aspectele agreate în cadrul interviului de evaluare Evaluare valori și
 Transmite către managerul de departament Fișele de evaluare Setare și evaluare
pentru validare obiective –
secțiunea V,
Foaia de sinteza
 În cazul în care angajatul (N) și managerul (N+1) nu ajung la un Via email
Managerul (N+1) sau N
punct de vedere comun privind încadrarea în clasa de
performanță a angajatului, se va recurge la medierea cu
managerul de Resurse Umane și cu N+2, nu mai târziu de 2
săptămâni de la desfășurarea interviului de evaluare
 Desfășoară împreună procesul de mediere. Fișa de evaluare,
Manager RU,
 Calificativul final va fi cel stabilit prin consens. Evaluare valori și
Managerul (N+2), Setare și evaluare
Manager (N+1) Angajat obiective –
(N) secțiunea V,
Foaia de sinteza

7. TERMENE DE REALIZARE ȘI PREDARE ALE EVALUĂRILOR ANUALE

Evaluarea anuală (ianuarie – decembrie)

 15 – 30 ianuarie realizarea evaluărilor angajaților

8. CONTROLUL INREGISTRĂRILOR
. DIFUZARE

Lista de difuzare / retragere

Nr. Comparti- Numele și Semnătura Ediția Data Nr. Data Semnătura

prenumele ex. retragerii retragerii
crt. mentul primire Revizia difuzării

13
Denumirea
Firmei PROCEDURA RU 12/12/2016

Evaluarea performanței angajaților

In lucru

Autor: Verif./Aprob.

14