Lecţia 2

Obiective

ƒ Utilizarea facilităţii Office Assistant

ƒ Utilizarea Excel în Web
ƒ Utilizarea şi crearea şabloanelor
ƒ Găsirea şi înlocuirea textului
ƒ Sortarea şi filtrarea listelor

Pe parcursul acestei lecţii vei învăţa cum să foloseşti facilitatea Office Assistant, cum să utilizezi
şabloane gata create şi cum să-ţi creezi propriile şabloane, cum să găseşti şi să înlocuieşti un anumit text,
cum să te deplasezi rapid la o celulă, cum să salvezi registrul de calcul curent ca şi pagină Web, cum să
sortezi şi să filtrezi o listă pentru a putea ajunge mai repede la informaţia dorită.

OFFICE ASSISTANT

Atunci când lucrezi într-un registru de calcul, dacă plasezi cursorul mouse-ului pe orice element din
fereastră, după o scurtă pauză va apare o sugestie de ecran (ScreenTip) care va spune numele acelui
element.

Sugestie de ecran

Dacă vrei să ştii mai multe apasă combinaţia Shift+F1 sau execută secvenţa Help\What’s This? (Ce
este aceasta?). Indicatorul mouse-ului se transformă într-o săgeată cu un semn de întrebare ataşat.
Plasează-l pe orice element şi execută click. Va apărea o descriere a elementului. Apasă tasta Esc sau
execută click în afara sugestiei pentru a o închide. Sugestiile de ecran care apar atunci când utilizezi
opţiunea What’s This? Îţi oferă mai multe informaţii decât sugestiile de ecran normale, care nu indică
decât numele elementului.
 Ca să obţii accesul la toate fişierele de asistenţă din Excel alege comanda Help (Ajutor) sau apasă tasta
F1. Dacă Office Assistant este activ, această comandă va afişa asistentul. Dacă asistentul Office a fost
dezactivat această comandă afişează fereastra Help. În fereastra Help poţi căuta un subiect folosind
pagina Contents (Cuprins), alfabetic folosind pagina Index sau prin introducerea unei întrebări în pagina
Answer Wizard (Căutare).

UTILIZAREA OFFICE ASSISTANT-ULUI

Asistentul Office este un personaj animat conceput ca un instrument prietenos de acces la fişierele de
asistenţă Office. Acest instrument îţi permite să pui întrebări sau să introduci o serie de cuvinte cheie şi
să parcurgi mai multe casete de dialog pentru a obtine asistenţă privind orice caracteristică din orice
aplicaţie Office.
Ca să apelezi asistentul Office poţi să foloseşti una din metode:

„ Execută click pe butonul Office Assistant din bara de instrumente . asistentul apare
şi îţi cere să pui întrebarea.

Obs. Execută click dreapta pe asistent şi alege opţiunea Choose Assistant ca să obţi accesul la galeria
Office Assistant. În această colecţie există opt personaje asistent animate.
 „ Execută secvenţa Help\Show The Office Assistant.
„ Apasă tasta F1. Utilizarea acestei metode are ca efect două lucruri. Deschide asistentul
Office şi îl obligă să ghicească subiectul pentru care ai nevoie de ajutor Această asistenţă legată de
context se bazează pe caseta de dialog, meniul sau caracteristica în uz în clipa în care apeşi tasta
F1.

Notă: Dacă preferi să nu utilizezi asistentul alege butonul Options (Opţiuni) din caseta de dialog a
asistentului sau execută click dreapta pe asistent şi alege Options. Deselectează opţiunea Use the
Office Assistant. Dacă doreşti ca Excel să afişeze fereastra Help în loc de asistentul Office, atunci
când apeşi tasta F1 deselectează opţiunea Respond to F1 Key din caseta de dialog Office Assistant.

Atunci când nu vrei să mai utilizezi asistentul execută click dreapta pe asistent şi alege Hide.

LUCRUL CU ŞABLOANE

Şabloanele sunt regiştri de calcul care pot fi reutilizaţi ca bază de pornire pentru alţi regiştri şi care conţin
tot textul, toate numerele, formulele şi formatările necesare. Prin utilizarea unui şablon la începerea unui
fişier nu mai trebuie să inserezi, din nou, tot textul şi formatele care se repetă.

CREAREA ŞABLOANELOR

Este important ca un şablon să nu conţină date care nu se aplică la orice utilizare a acestuia. Pentru a crea
ca şablon registrul de calcul curent trebuie să parcurgi următorii paşi:
„ Alege File\Save As.
„ Dacă este necesar modifică numele registrului de calcul.
„ Deschide caseta listă Save as Type şi alege Template (Şablon). Caseta Save In trece
automat la dosarul Templates.
 „ Execută click pe Save (Salvare).
Doar şabloanele din dosarul Templates sau din subdosarele directe, cum ar fi Spreadsheet Solutions,
vor apărea în caseta de dialog New atunci când optezi pentru crearea unui registru de calcul plecând de la
un şablon. Dacă ai creat şi salvat şabloane la o altă locaţie, copiază sau mută şabloanele respective în
dosarul Templates.

Notă: Dacă doreşti să creezi un şablon dintr-un registru de calcul completat, înainte de a salva
registrul de calcul ca şi şablon mai salvează-l o dată în forma curentă apoi şterge orice date specifice,
păstrând doar titlurile de coloane, formulele şi orice altceva pe care doreşti să-l regăseşti pe fiecare
foaie de calcul creată pe baza şablonului Când salvezi registrul de calcul ca şablon, fişierul original va
fi păstrat intact, anterior operaţiilor de stergere.

UTILIZAREA ŞABLOANELOR

Indiferent dacă începi un nou registru de calcul plecând de la un şablon instalat de Excel sau creat de tine
trebuie să parcurgi paşii:
„ Alege File\ New. Se deschide caseta de dialog New.

„ Execută click pe fişa cu numele subdosarului în care este stocat şablonul.

 „ Execută dublu click pe şablonul pe care doreşti să-l utilizezi ca bază pentru noul registru
de calcul.
Se deschide noul registru de calcul, completat deja cu formatarea şi conţinutul din fişierul şablon.
Obs. Când începi un nou registru de calcul plecând de la un şablon, de fapt nu deschizi şablonul. Utilizezi
şablonul numai ca punct de plecare şi creezi un fisier complet nou ce conţine informaţia, conţinutul şi
parametrii pe care i-ai stabilit în şablon. Numele noului registru de calcul este Book# iar numele de fişier al
şablonului nici nu apare în bara de titlu.

OPŢIUNEA GO TO

Comanda rapidă Go To poate fi apelată din meniul Edit, apăsând tasta F5 sau executând combinaţia
Ctrl+G. Această comandă deschide o casetă de dialog în care poţi introduce orice adresă a oricărei celule
sau bloc de celule. După introducerea adresei apasă tasta Enter şi vei fi automat plasat în celula a cărei
referinţă ai specificat-o.

Butonul Special
deschide caseta
de dialog Go To
Special ce
permite accesul
la formule,
formatare
condiţionată şi
alte
caracteristici ale
unui registru de
calcul.

În momentul în care este selectată una din optiunile acestei casete el va selecta câmpurile care
îndeplinesc condiţia specificată. În imaginea următoare apar marcate toatele celulele care conţin formule
cu rezultat numeric.
GĂSIREA ŞI ÎNLOCUIREA DATELOR

Opţiunile Find (Găsire) şi Replace (Înlocuire) îţi permit să localizezi şi să înlocuieşti informaţii. Aceste
optiuni îţi permit să actualizezi foaia de calcul astfel încât să reflecte datele curente sau să elimini unele
elemente care nu mai sunt de actualitate.
Operaţiile de găsire şi înlocuire sunt efectuate la nivel de foi de calcul şi, dacă este necesar, ele trebuiesc
repetate pentru fiecare foaie în parte în care trebuie efectuate aceleaşi modificări.
Pentru a căuta şi înlocui conţinutul unei celule trebuie să parcurgi paşii:
„ Execută click în celula A1 a foii de calcul în care vrei să efectuezi căutarea şi înlocuirea.
„ Execută secvenţa Edit\ Find. Apare caseta de dialog Find. În câmpul Find What (De
găsit) introdu conţinutul ce urmează a fi căutat..

„ Apasă butonul Replace. Ca urmare apare caseta de dialog Replace iar în câmpul Replace
With introdu conţinutul cu care se va face înlocuirea.

„ Alege opţiunea de căutare Search (Căutare) : By Rows (pe linii) sau By Columns (pe
coloane).
„ Opţiunea Match case permite diferenţierea între litere mici şi litere mari.
 „ Opţiunea Find entire cells only găseşte numai celulele care conţin în întregime
specificaţia din câmpul Find What (nu şi cele care încep cu acea specificaţie).
„ Execută click pe butonul Find Next pentru a găsi prima apariţie a conţinutului specificat în
caseta Find What.
♦ Dacă această primă apariţie trebuie să fie înlocuită execută click pe butonul
Replace: execută click pe butonul Find Next pentru a sări la următoarea apariţie, păstrând
conţinutul original al celulei.
♦ Continuă să execuţi click pe butonul Find Next şi apoi pe butonul Replace pentru a
parcurge întreg conţinutul foii de calcul.
♦ Când toate apariţiile datelor din caseta Find What au fost epuizate va apărea un
mesaj care va anunţa că nu se mai găsesc apariţii ale acestora . Execută click pe OK.
„ Execută click pe Close pentru a închide caseta de dialog.
Obs. 1. Dacă eşti sigur că vrei să înlocuieşti toate apariţiile respectivului conţinut execută click pe butonul
Replace All. Vor fi înlocuite toate apariţiile şi caseta de dialog se va închide automat.
Obs. 2. Evită utilizarea butonului Replace All atunci când vrei să înlocuieşti numere.

UTILIZAREA MODULUI PAGE BREAK

Pe măsură ce introduci date într-o foaie de calcul, acestea pot depăşi dimensiunea unei singure pagini.
Spaţiul disponibil pe o pagină este determinat de dimensiunile foii de hârtie şi marginile stabilite pentru
respectiva pagină.

Acest mod de
vizualizare îţi oferă o vedere de ansamblu a modului în care foaia de calcul este împărţită în pagini. Imaginea
următoare îţi prezintă o foaie de calcul cu patru pagini afişate în modul Page Break. În această imagine poţi
observa că această foaie nu este gata pentru tipărire deoarece sfârşitul de pagină împarte tabelul 2, spre exemplu,
pe patru pagini. Paginile trebuie să se termine exact între tabele.
Pentru utilizarea modului Page Break Preview trebuie să parcurgi următorii paşi:
 „ Utilizează secvenţa View\ Page Break Preview. Întreruperile de pagină vor apărea pe
ecran ca linii întrerupte albastre, orizontale şi verticale.
„ Plasează indicatorul de pagină pe întreruperea de pagină pe care vrei să o modifici.
„ După ce indicatorul mouse-ului se transformă într-o săgeată cu două capete trebuie să
execuţi click şi să tragi linia sfârşitului de pagină în poziţia dorită.
Obs. Întreruperile automate de pagină sunt reprezentate printr-o linie întreruptă iar cele create de utilizator
printr-o linie continuă.

„
e
n
t
r
u

p
u
t
e
a

r
e
v
e
n
i

l
a
modul normal de vizualizare utilizează secvenţa View\Normal.

CREAREA ANTETULUI ŞI SUBSOLULUI DE PAGINĂ

Cu toate că nu este obligatoriu pentru o foaie de calcul, conţinutul unui antet sau a unui subsol este util.
Foaia de calcul are deja alocat spaţiu pentru acest tip de informaţie care îi ajută pe cititori să interpreteze
conţinutul foii de calcul.
Dacă doreşti să modifici un antet sau un subsol de pagină predefint sau îţi creezi propriul antet sau subsol
de pagină atunci trebuie să faci click pe butonul Custom Header sau Custom Footer. Se va deschide o
nouă fereastră care îţi va permite să introduci textul în stânga, în centrul sau în dreapta paginii.
Butoanele pentru modificarea sau crearea unui antet sau subsol de pagină au următoarele semnificaţii:

Formatarea textului (Format Text) – faci click pe acest buton când doreşti modificarea
fontului, mărimii fontului sau stilului după ce textul a fost selectat

Numărul paginii (Page Number) – îţi permite să inserezi numărul de pagină pe fiecare
pagină

Numărul total de pagini (Total Number of Pages) – poţi utiliza această facilitate împreună
cu numărul paginii pentru a crea şiruri de tipul „pagina 1 din 15”

Data (Date) – adaugă data curentă

Timpul (Time) – adaugă timpul curent

Numele registrului de calcul (File Name) – adaugă numele registrului de calcul

Numele foii de calcul (Tab Name) – adaugă numele foii de lucru

Antetele sunt locuri bune pentru informaţiile de verificare a documentului cum ar fi numele companiei,
numele departamentului sau titlul raportului. Acest tip de informaţii ar ocupa un spaţiu important pe
ecran. Dacă este plasată in antet atunci aceasta apare unde trebuie şi nici nu incomodează când se
lucrează cu datele.
Subsolurile sunt locuri eficiente pentru introducerea automată a datelor calendaristice, a orelor şi a
numerelor de pagină. Data şi ora introduse automat specifică data şi ora la care a fost tipărită foaia de
calcul, iar numărul de pagină arată dacă a fost tipărit tot raportul. În subsolurile de pagină informaţia este
plasată, la fel ca la antete, în afara spaţiului de lucru efectiv. Conţinutul antetelor şi al subsolurilor de
pagină poate fi inserat automat executând click pe butoanele enumerate anterior. Informaţia inserată
automat va fi întotdeauna corectă şi recentă, indiferent de modificările pe care le-ai efectuat în foaia de
calcul.
Pentru a crea antetul şi subsolul unei foi de calcul trebuie să parcurgi următorii paşi:
34. Execută secvenţa File\ Page Setup.
35. Execută click pe fişa Header/Footer.
36. Alege dintre anteturile sau subsolurile implicite din listele derulante Header şi Footer sau
parcurge paşii următori pentru a-ţi crea propriile antete şi subsoluri de pagină.

37. Execută click pe butonul Custom Header (Antet particularizat) pentru a deschide caseta de
dialog Header.
38. Fiecare dintre cele trei casete reprezintă o secţiune a antetului. Introdu textul şi foloseşte
butoanele de câmp pentru a crea conţinutul antetului personalizat.
39. Execută click pe OK.
 40. Execută click pe butonul Custom Footer (Subsol personalizat) şi repetă paşii 5 şi 6 dacă
doreşti să-ţi creezi un subsol personalizat.
41. Execută click pe OK pentru a închide caseta de dialog Page Setup.
Antetul şi subsolul de pagină vor apărea oricând vei tipări foaia de calcul, însă doar pentru pagina
respectivă. Dacă antetul sau subsolul este prea înalt va trebui să modifici marginile paginii astfel încât să
nu se suprapună peste zona de editare a foii de calcul. Dacă vrei să anulezi antetul sau subsolul de pagină
execută click pe opţiunea (none) (nici unul) din lista derulantă Header sau Footer.

SORTAREA ŞI FILTRAREA LISTELOR

Structurarea unei liste este cea mai importantă parte a procesului de creaţie deoarece acest lucru
determină ce vei putea extrage din listă şi cât de eficient vei putea gestiona lista după ce ai creat-o.
Înainte de a începe crearea unei liste e bine să-ţi pui întrebarea ce trebuie să prelucrezi după ce ai creat
lista. Dacă ştii exact ce informaţii vei extrage atunci construirea unei liste devine simplă. Listele din
Excel sunt, în general, structuri ierarhizate.
Câteva din cele mai importante elemente de terminologie sunt următoarele:
 „ Numele de câmp descrie fiecare categorie de date. Reprezintă titlurile de coloană sau de
linie.
„ Câmp este denumirea unei celule cu conţinut.
„ Înregistrare este denumirea atribuită unui grup de celule ce cuprind toate datele despre un
anumit obiect. Pot fi situate pe linie sau coloană.
„ Corpul listei este alcătuit din toate înregistrările din foaia de calcul respectivă.
Sugestie : Este bine să adopţi o formatare standard pentru literele din listă. Şi să creezi titluri scurte şi
sugestive.
Obs. Excel 2000 extinde formatarea listei la orice intrare nouă plasată la sfârşitul acesteia, inclusiv orice
formulă care face parte din intrările anterioare. Pentru a deselecta această caracteristică trebuie să parcurgi
secvenţa Tools\Options, execută click pe fişa Edit şi deselectează opţiunea Extend List Formats and
Formulas.
Sugestie : Nu împărţi lista prin linii şi coloane goale. Acestea pot încurca atunci când manevrezi datele. Dacă
doreşti să introduci spaţii libere între linii, spre exemplu, măreşte înălţimea rândului. Nu combina numele şi
prenumele angajaţilor, utilizatorilor, clienţilor într-o singură celulă. Este bine să separi numele şi prenumele
în celule diferite astfel încât fiecare să fie pe altă coloană ce va fi folosită la filtrare sau sortare.

SORTAREA LISTELOR

După ce ai creat o listă este posibil să doreşti să afişezi informaţia în mai multe moduri. Pentru aceasta
Excel îţi permite să sortezi listele sau să foloseşti sortări personalizate. Pentru a sorta o listă trebuie să
parcurgi secvenţa Data\Sort pentru a deschide o casetă de dialog Sort unde vei selecta condiţiile de
sortare.
Dacă nu selectezi nimic înainte de a deschide caseta de dialog Sort, programul Excel va selecta ceea ce
consideră el că ar fi listă ─ toate celelalte date adiacente la celula activă, mai puţin prima linie, pe care
programul o consideră a fi linia cu titluri.

Notă: În cazul în care lista conţine linii sau celule goale efectuează selecţia înainte de a începe
procesul de sortare, altfel este posibil ca părţi ale listei să fie excluse la sortare.

Programul Excel poate sorta datele alfabetic, numeric sau după data calendaristică.
Pentru a efectua o sortare a unei liste trebuie să parcurgi paşii:
42. Sortează lista printr-una din metodele expuse.
43. Sortarea unei liste poate fi efectuată simultan după maxim trei câmpuri. Specifică în secţiunile
Sort by şi Then by coloanele după care se efectuează sortarea în ordinea importanţei lor pentru
sortare.

44. Specifică ordinea de sortare. O listă poate fi sortată ascendent (0 – 9 sau A – Z) sau
descendent (de la 9 – 0 sau Z – A).
45. Specifică dacă lista are cap de tabel sau nu. Atunci când sortezi datele manual trebuie să alegi
opţiunea No header row dacă lista nu are cap de table şi Header row dacă lista ta are cap de table.
Atunci când se efectuează o selectare automată, dacă indicatorul de celulă se găseşte într-o listă
aparent fără linie de titluri, programul Excel selectează opţiunea No header row. Dacă lista pare
că ar avea cap de tabel atunci Excel alege opţiunea Header row.
46. Pentru o sortare mai avansată selectează butonul Options. Se deschide o casetă de dialog de
unde poţi opta pentru:
♦ sortarea listei de sus în jos (Sort top to bottom)
 ♦ sortarea listei de la stânga la dreapta (Sort left to right).
♦ sortarea sensibilă a liste după tipul de literă (Case sensitive) ─ să sorteze separat
intrări de tipul Data sau data.
♦ sortarea listei în funcţie de listele personalizate pe care le-ai creat

Reguli de sortare ale programului Excel

Excel utilizează următoarea secvenţă de sortare: 0-9 (spaţiu) ! # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ‚ { | } ~ +

< = > A-Z. Celulele şi liniile goale vor fi plasate la sfârşitul listei, indiferent de ordinea de sortare,
ascendentă sau descendentă. Când se sortează valori logice, False este trecut înaintea lui True, iar
valorile de eroare vor fi plasate în ordinea în care au fost găsite fie la sfârşitul listei sortate dacă a avut loc
o sortare ascendentă, fie la început dacă s-a efectuat o sortare descendentă.
Exemplul 1 : listă sortată tip text

Lista sortata Lista initiala

Exemplul 2 : listă sortată cu conţinut text şi numeric

 Dacă doreşti ca literele însoţite de cifre să apară corect sortate atunci trebuie să completezi cu zerouri:
A001, A002, etc.

Notă: Nu selecta pentru sortare o singură coloană fără a include şi restul câmpurilor. Programul
Excel va sorta numai acea coloană iar celelalte coloane din listă vor rămâne nemodificate.

FILTRAREA LISTELOR

Dacă lucrezi cu liste mari, cu volum mare de informaţie, este posibil ca localizarea unei înregistrări să
dureze destul de mult. Atunci când doreşti să vizualizezi una sau mai multe înregistrări specifice, filtrarea
listei îţi permite să afişezi doar informaţia dorită. În cazul filtrărilor lista rămâne nemodificată, dar vei
vizualiza la acel moment numai informaţia specificată în filtru. Filtrul poate fi modificat în orice moment
pentru a afişa un alt set de înregistrări. Înregistrările filtrate pot fi formatate, editate şi chiar reprezentate
grafic. Programul Excel pune la dispoziţie două tipuri de filtre:
„ AutoFilter (Filtrare automată) aplică un filtru simplu, automat, de selecţie a listei, pe care
îl poţi, apoi, personaliza.
„ Advanced Filter (Filtrare avansată) îţi permite să stabileşti criterii de filtrare mai
complexe.
Obs. Filtrarea reprezintă unul din principalele motive pentru introducerea consecventă a datelor. Intrările
scrise diferit (de exemplu: dir. economică sau dir.economică) sunt tratate de filtru ca obiecte diferite.

Utilizarea filtrelor automate

Pentru a efectua o filtrare automată a unei liste trebuie să execuţi secvenţa Data\Filter\AutoFilter.
Această comandă este un comutator. Dacă o repeţi poţi dezactiva în orice moment filtrul automat. Într-o
listă cu filtru automat programul Excel afişează butoane cu săgeată pentru fiecare intrare din linia cu
titluri. Aceste butoane activează meniuri derulante care îţi permit să stabileşti ce înregistrare individuală
doreşti să vezi la un moment dat sau mai multe înregistrări cu aceeaşi intrare în câmpul respectiv
(exemplu: toate înregistrările pentru Papetărie).
 La alegerea filtrării prin metoda AutoFilter butoanele de filtrare sunt poziţionate pe celulele care conţin
titlurile de coloană iar lista rămâne afişată în intregime. Ca să afişezi o listă de înregistrări filtrate
foloseşte unul din butoane sau o combinaţie de butoane.
Exemplul 1. Dacă vrei să efectuezi o filtrare după departamentul Papetărie este suficient să faci click pe
butonul cu săgeată din celula care conţine acest titlu şi, din meniul derulant, să alegi Papetărie.

Lista filtrată va arăta astfel:

 Notă: Săgeţile de pe butoanele AutoFilter în uz îşi schimbă culoarea în albastru. De asemenea, în
extremitatea stângă sunt evidenţiate etichetele de rând corespunzătoare a căror culoare este modificată
tot în albastru.

Exemplul 2. În cazul în care doreşti să efectuezi o filtrare combinată, după ce ai aplicat primul filtru este
suficient să apeşi pe butonul de filtrare aferent câmpului după care doreşti să efectuezi următoarea filtrare.
Dacă doreşti acum să filtrezi, din departamentul Papetărie, numai după Caiete faci click pe butonul de
filtrare aferent titlului Caiete şi, din lista derulantă, alegi filtrul Caiete.

Lista supusă unei filtrări combinate va arăta astfel:

Opţiunile din partea de sus a listelor derulante AutoFilter oferă următoarele facilităţi speciale de filtrare:
„ All (Toate) permite afişarea tuturor înregistrărilor acelei categorii pe ecran. Această
opţiune este folosită pentru a reafişa lista după o filtrare.
 „ Top 10 (Primele 10) se aplică numai coloanelor care conţin numere sau date
calendaristice. Ca urmare a alegerii acestei opţiuni se deschide caseta de dialog Top 10 AutoFilter
în care vei preciza dacă doreşti să vezi înregistrările de la începutul listei sau din coada listei.
Această opţiune nu face limitarea la posibilitatea vizualizării a numai 10 înregistrări. Poţi
vizualiza, de asemenea, Primele 30 sau ultimele 30 de inregistrări din listă, sau 10% din primele
sau din ultimele elemente din listă. Pentru a afişa primele sau ultimele 10% din înregistrări trebuie
modificat parametrul din ultima casetă din dreapta din Items în Percent.

„ Custom... (Definite...) deschide o casetă de dialog care permite crearea unui filtru
personalizat. Această modalitate de filtrare va fi detaliată în capitolul „Crearea unui filtru automat
personalizat”.
„ Blanks (Libere) permite afişarea înregistrărilor care conţin celule goale într-un anumit
câmp (coloană). Această opţiune poate fi folosită pentru depistarea înregistrărilor cărora le lipsesc
intrări.
„ NonBlanks (Ocupate) permite afişarea tuturor înregistrărilor care conţin date în
respectivul câmp .
Obs. Opţiunile Blanks şi NonBlanks apar doar dacă respectiva coloană conţine celule goale.

Crearea unui filtru automat personalizat

Dacă filtrul automat prestabilit nu oferă suficiente opţiuni, poţi crea un filtru personalizat. Pentru a realiza
un filtru personalizat trebuie să parcurgi paşii:
„ Din lista derulantă AutoFilter alege opţiunea Custom.

„ În caseta de dialog Custom AutoFilter precizează criteriul ce va fi utilizat la filtrarea

listei.
 „ Execută click pe OK.
Exemplul 1. Dacă pe coloana Pret pe buc. doresc să efectuez filtrarea valorilor înter 100.001 şi 500.000
inclusiv atunci condiţiile trebuie să arate ca cele din figură.

Lista filtrată va arăta ca în imaginea următoare.

Exemplul 2. Dacă pe coloana Nume vrei să filtrezi după persoanele al căror nume începe cu litera P sau se
termină cu grupul „escu” atunci condiţiile trebuie puse ca în figura care urmează.
 Lista filtrată va arăta ca în imaginea următoare.

Notă: Dacă doreşti ca liniile selectate să îndeplinească ambele condiţii din casetele de text trebuie să
selectezi opţiunea And (Şi). Dacă doreşti ca liniile selectate să îndeplinească oricare din cele două
criterii atunci este suficient să selectezi opţiunea Or (Sau).

Utilizarea filtrelor avansate

Pentru a crea un filtru avansat este necesar să creezi un domeniu de criterii în afara listei – utilizând
titlurile de coloană – şi apoi să specifici criteriul pe care doreşti să-l utilizezi la filtrare. Domeniul de
criterii trebuie să conţină titlurile de coloane după care se face filtrarea avansată precum şi criteriile ce
trebuie îndeplinite. Este util să creezi domeniul de criterii deasupra listei dar foaia de calcul trebuie să
conţină cel puţin un rând liber între acest domeniu şi lista propriu-zisă.
Obs. Cel mai corect este să copiezi titlurile coloanelor din listă pentru a fi identice cu cele din domeniul de
criterii.
Pentru crearea unui filtru avansat trebuie să parcurgi următorii paşi:
„ Crează domeniul de criterii indicând titlul de coloană pe o linie şi imediat sub el criteriul
care trebuie îndeplinit. Dacă este posibil, plasează domeniul de criterii deasupra coloanei
corespondente pentru a le vedea mai uşor pe amândouă.
„ Pentru a stabili mai multe criterii trebuie să adaugi mai multe linii în domeniu de criterii.
„ Când domeniul de criterii este complet execută click în listă şi execută secvenţa
Data\Filter\Advanced Filter. Se deschide o casetă de dialog .

„ Programul Excel selectează automat lista care urmează a fi filtrată dacă aceasta este
înconjurată de linii şi coloane goale. Dacă domeniul din câmpul List range este incorect trebuie să
introducvi adresele corecte.
„ Specifică domeniul de criterii.

„ Dacă vrei să filtrezi lista local execută OK pentru a rula filtrul, lăsând opţiunea Filter the
list, in-place selectată.
„ Dacă vrei să filtrezi lista la altă locaţie atunci selectează opţiunea Copy to another
location. Ca urmare apare un nou câmp Copy to unde trebuie specificată adresa domeniului unde
se va face filtrarea.
 Rezultatul filtrării este următorul:

Obs.1 : Foloseşte un filtru avansat atunci când:

„ trebuie să stabileşti mai mult de două criterii pentru un câmp.
„ utilizezi criterii extrem de complexe ce necesită folosirea funcţiilor sau a formulelor şi/sau
a unor criterii multiple AND/OR într-un singur filtru.
Obs.2 : Intrările din domeniul de criterii pot fi oricând modificate pentru a afişa un alt set de înregistrări
filtrate. Lista va răspunde automat noilor criterii.
Obs.3 : Dacă lista conţine nume sau înregistrări care apar în mod repetat poţi opta să alegi numai
înregistrările unice dacă selectezi opţiunea Unique Records Only (doar înregistrări unice) din caseta de
dialog Advanced Filter.

UTILIZAREA APLICAŢIEI EXCEL ÎN WEB

Aplicaţia Office oferă integrare completă cu Internetul, de la modificarea paginilor Web până la
preluarea de date din Web pentru utilizarea în documentele locale. Indiferent dacă ai acces la Internet sau
nu Excel 2000 facilitează transformarea unui registru de calcul, a unei foi de calcul sau a unui domeniude
celule dintr-o foaie de calcul într-o pagină Web. Prin perfecţionarea procesului de salvare a datelor Excel
în format HTML, Office 2000 ofera noi opţiuni referitoare la modul în care datele vor fi vizualizate şi
utilizate de cei care vizitează site-ul de Web:
 „ Add Interactivity (Adăugare interactivitate). Disponibilă la publicarea unui domeniu de
celule, această opţiune permite unui utilizator din Web să lucreze efectiv cu registrul de calcul –
poate efectua operaţii de sortare, filtrare, totalizare şi utilizare a memoriei Clipboard pentru
manevrarea datelor.
„ Open Published Web Page in Browser (Se deschide în browser pagina Web publicată).
Această opţiune permite vizualizarea rapidă a unei noi pagini în format browser, imediat după
salvarea fişierului ca HTML.

SALVAREA FOII DE CALCUL ÎN FORMAT HTML

Pentru început trebuie să stabileşti ce parte a registrului de calcul va fi salvată în format HTML – întregul
registru de calcul, o foaie de calcul din interiorul registrului sau celule de pe o singură foaie. Dacă trebuie
să salvezi în format HTML o singură foaie sau un domeniu de celule, selectează-le înainte de a apela
comanda Save as Web Page (Salvare ca pagină Web). După ce ai selectat celulele dorite trebuie să
parcurgi paşii următori:
47. Execută secvenţa File\Save as Web Page.
48. În caseta de dilaog Save As introdu un nume pentru fişierul HTML, nu trebuie să introduci şi
extensia .htm

49. Alege un dosar în care va fi salvat fişierul.

50. Secţiunea Save a casetei de dialog îţi indică dacă salvezi întregul registru de calcul (Entire
Workbook) sau o selecţie (Selection – urmată de cuvântul Sheet sau un anumit domeniu dacă a fost
selectat unul înainte de începerea procedurii)
51. Execută click pe butonul Publish. Se va deschide caseta Publish as Web Page.
52. În caseta listă Choose (Alegere) trebuie să confirmi obiectul care urmează a fi publicat. Dacă
înainte de începerea procedurii ai selectat un domeniu, în caseta Choose va fi selectat Range of
Cells. Domeniul îl poţi edita şi manual sau poţi folosi butonul Collaps Dialog pentru a expune
foaia de calcul, apoi poţi selecta celulele dorite, după care reafişează caseta de dialog.

Butonul Collaps Dialog

53. Dacă publici un domeniu sau o singură foaie de calcul trebuie să selectezi opţiunea Add
Interactivity Width (Se adaugă interacţiune cu) şi să alegi din lista derulantă Spreadsheet
Functionality (Funcţionalitate tip foaie de calcul) sau PivotTable Functionality (Funcţionalitate
tip PivotTable).
54. În secţiunea Publish As (Publicare ca) trebuie să introduci un nume de fişier şi o cale în
caseta File Name.
55. Dacă browser-ul de Internet este deschis selectează opţiunea Open Published Web page in
Browser. Acest pas este opţional.
56. Dacă doreşti să adaugi un titlu centrat deasupra selecţiei publicate execută click pe butonul
Change (Modificare). Se deschide o casetă de dialog Set Title (Stabilirea titlu). Trebuie să
introduci un titlu în caseta de text şi apoi execută click pe butonul OK.
 57. Execută click pe butonul Publish (Publicare).
Dacă browser-ul nu este deschis şi ai bifat opţiunea Open Published Web page in Browser, browser-ul
Web folosit în mod curent se va deschide automat şi va afişa pagina.

Registrul de calcul, foaia de calcul sau secţiunea specificată este acum publicată ca o pagină Web salvată
în format HTML.

Notă: Dacă selecţia specificată conţine hiperlegături trebuie să te asiguri că fişierele către care trimit
hiperlegăturile sunt disponibile privitorilor on-line. Este bine să fie publicate şi aceste fişiere, dacă nu
este posibil trebuie să ştergi hiperlegăturile înainte de a publica selecţia.

VIZUALIZAREA FOII DE CALCUL CA O PAGINĂ WEB

Pentru a vizualiza o pagină Web publicată anterior trebuie să parcurgi paşii următori:
58. În Excel execută secvenţa File\Open.
59. În caseta listă Files of Type selectează Web Pages astfel încât să vezi doar fişierele în format
HTML.
60. Localizează dosarul ce conţine fişierul paginii Web şi execută dublu click pe pagina Web
pentru a o deschide.
Pagina Web se va deschide în Microsoft FrontPage, dacă este instalat acest program pe staţia de lucru,
sau în Word.
 Obs. Pentru a deschide o pagină Web în Internet Explorer trebuie executată secvenţa File\Open şi din caseta
Open execută click pe browser pentru a identifica fişierul care urmează a fi vizualizat.

COPIEREA DATELOR TABELARE WEB ÎNTR-O FOAIE DE CALCUL EXCEL

Poţi copia conţinutul unei pagini Web într-o foaie de calcul Excel prin intermediul memoriei Clipboard
sau prin tragere şi plasare. Această facilitate este foarte importantă pentru utilizatorii de pagini Web care
au nevoie nu numai să vizualizeze informaţia dar şi să copieze porţiuni din foaia de calcul în regiştri
Excel locali unde să folosească datele.
Pentru a copia conţinutul unei pagini Web Excel trebuie să parcurgi următorii paşi:
61. Deschide pagina Web sursă şi registrul destinaţie şi ai grijă să te poziţionezi pe pagina Web.
62. Selectează celulele sursă din pagina Web şi copiază-le în Clipboard.
63. Comută înapoi în foaia de calcul destinatie, selectează celulele destinaţie şi lipeşte datele din
Clipboard.
Obs. Dacă vrei să copiezi date folosind metoda tragere şi lipire trebuie să ţii tasta CTRL apăsată în timpul
tragerii, altfel rişti să modifici conţinutul Web prin eliminarea datelor trase şi plasate în foaia de calcul..

REZUMATUL LECŢIEI 2

În această lecţie ai acumulat cunoştinţe despre:

„ Cum să apelezi şi să utilizezi Office Assistant.
„ Cum să-ţi creezi propriile şabloane sau cum să foloseşti şabloane deja create
„ Cum să găseşti datele şi să le înlocuieşti sau să le modifici
„ Cum să creezi antet şi subsol de pagină
„ Cum să sortezi şi să filtrezi listele în funcţie de necesităţi
„ Cum să foloseşti filtre personale şi avansate pentru a realiza filtrări speciale
„ Cum să salvezi date în format Web
„ Cum să vizualizezi datele în format HTML

Întrebări recapitulative

Întrebări grilă

Bifează variantele de răspuns care consideri că sunt corecte. Întrebările pot avea de la 1 la 3 răspunsuri
corecte.

Care este semnificaţia Office Assistant-ului?

‰ funcţionează ca şi help
‰ o imagine animată
‰ un manual de îndrumare
‰ altul

Care este scopul sortării?

 ‰ să vizualizez numai anumite date la un moment dat
‰ se aranjează datele într-o ordine dorită
‰ se blochează datele dintr-o foaie de calcul
‰ altul

Care este scopul publicării Web a datelor tip Excel?

‰ schimbarea formatului datelor
‰ accesul altor utilizatori la informaţie
‰ vizualizarea cu ajutorul browser-elor de Internet a informaţiei
‰ nici unul

Completaţi

1. Cum se salvează informaţia ca şablon:

2. Cum se efectuează filtrarea pe trei nivele:

3. Cum se inserează antet şi subsol de pagină:

Exerciţii

1. Deschide registrul de calcul Salarii I trimestru.xls şi goleşte de conţinut (exceptând titlurile) coloanele
Salariu brut şi Deducere de pe fiecare foaie de calcul în parte.
2. Salvează acest registru ca şablon sub numele Salarii anuale.xlt şi inchide registrul de calcul.
3. Apelează şablonul creat la pasul anterior şi crează un nou registru de calcul cu numele Salarii2002.xls.
4. Inserează o coloană cu titlul Direcţia între coloanele Nume şi Salariu brut şi completeaz-o cu datele de mai
jos.

dir. Economica
dir. Comerciala
dir. IT
dir. Comerciala
dir. economica
dir. IT
dir. economica

5. Găseşte şirul de caractere dir. economică şi înlocuieşte-l cu dir. Economică.

6. Pe fiecare foaie de calcul inserează un antet care să conţină numele fişierului şi data şi ora curentă şi un subsol
de pagină care să conţină numele paginii curente şi numele foii de calcul.
7. Orientarea pe fiecare pagină să fie Landscape.
8. În acest registru de calcul completează câmpurile goale cu valorile din tabelul următor pentru luna ianuarie iar
pentru celelalte luni creşterea este cu 5% faţă de luna precedentă.

9. Anulează opţiunea de Merge Cells de pe capul de tabel şi şterge apoi rândul cu numărul 5. Ajustează
înălţimea rândului.
10. Sortează acest tabel după coloana Nume pe luna ianuarie.
11. Filtrează acest tabel după persoanele care au un salariu net mai mare sau egal cu 5.000.000 şi mai mic strict
dacât 6.500.000 pe luna februarie. Reafişează lista întreagă.
12. Crează un filtru avansat astfel încât să fie evidenţiate toate persoanele din direcţia Economică ce au un salariu
net mai mare strict de 6.000.000 pe luna martie.
În final cele trei foi de calcul trebuie să arate aşa:
13. Să se
salveze datele
din foaia de
calcul Ianuarie
cu opţiunea
Save as Web
Page.