Curs intern

Tema: Facilități Microsoft Office de utilitate mare, insuficient cunoscute și folosite.

Cuprins
1. Introducere .................................................................................................................................... 3
2. Generalități .................................................................................................................................... 3
2.1. Ribbonul.................................................................................................................................. 3
2.2. Bara cu instrumente rapide (Quick access toolbar) .............................................................. 3
2.3. Tastatura românească ............................................................................................................ 4
2.4. Macrourile .............................................................................................................................. 4
2.5. Modificare informații ............................................................................................................. 4
2.6. Copiere format ........................................................................................................................ 4
2.7. Traducere și corecție automată .............................................................................................. 5
2.8. Autocorrect ............................................................................................................................. 5
3. Outlook .......................................................................................................................................... 5
3.1. Reguli ...................................................................................................................................... 5
3.2. Mesaj automat ........................................................................................................................ 6
4. Word .............................................................................................................................................. 6
4.1. Selecție dreptunghi ................................................................................................................. 6
4.2. Stiluri la liste ........................................................................................................................... 6
a) Articole (în special la contracte) 6
b) Pași 6
c) Etc. 6
4.3. Rubrici (headings) .................................................................................................................. 6
a) Definirea unei rubrici 6
b) Vizualizarea în panoul de navigare 7
c) Utilizarea pentru tabelele de cuprins 7
4.4. Câmpuri specifice ................................................................................................................... 7
a) Introduce în text data creării documentului (CREATEDATE ) 7
b) Introduce în text data curentă (DATE ) 7
c) Introduce în text proprietăți ale documentului – autor, număr de caractere, număr de
linii, număr de cuvinte, etc (DOCPROPERTY ) 7
d) Permite suprascrierea unor caractere (EQ). De ex {EQ \o (O,I)} afișează O I . 7
e) Introduce în text numele fișierului și dacă se dorește și calea (FILENAME). Este util
pentru a identifica locul documentului Word. 7
f) Introduce în text un câmp de legătură cu un fișier de date (MERGEFIELD). Este folosit
la preluarea de date dintr-un fișier extern. Vezi mai jos. 7
g) Introduce în text numărul total de pagini (NUMPAGES). Este util mai ales pentru
sintagma pag. ___ din _____. 7
h) Introduce în text numărul paginii curente (PAGE). Este util mai ales pentru sintagma
pag. ___ din _____. 7
i) Crearea de tabele de cuprins 7
j) Crearea de tabele de index 8
k) Preluare date din fișier extern 8
l) Trimitere e-mail multiplu Error! Bookmark not defined.
4.5. Scurtături ................................................................................................................................ 9
a) Definirea de scurtături pentru anumite caractere: 9
b) Pentru caracterele românești se definește tastatura românească 9
4.6. Suprascriere ............................................................................................................................ 9
4.7. Navigare .................................................................................................................................. 9
4.8. .................................................................................................................................................... 10
4.9. .................................................................................................................................................... 11
5. Excel ............................................................................................................................................. 11
1/15
5.1. Filtre ......................................................................................................................................... 11
5.2. Copieri speciale ....................................................................................................................... 12
5.2.1. Transpoziție ............................................................................. Error! Bookmark not defined.
5.2.2. Valori ........................................................................................ Error! Bookmark not defined.
5.2.3. Vizibile .................................................................................................................................. 13
5.2.4. Format ...................................................................................... Error! Bookmark not defined.
5.3. Lucrul cu fișiere foarte mari și complexe ............................................................................. 13
6. Powerpoint................................................................................................................................... 14
6.1. Setare apariție ......................................................................................................................... 14
6.2. Adăugare de muzică................................................................................................................ 15
6.3. Adăugare de mișcare .............................................................................................................. 15

2/15
 1. Introducere
Ca multe alte aplicații și la suita Office se aplică regula 20-80, cu 20% din facilități
se realizează 80% din sarcini.
Totuși.
O regulă pe care am descoperit-o singur este aceea că dacă ai nevoie de o facilitate
mai specială sunt 90% șanse ca ea să existe. Trebuie doar s-o cauți. Ei bine, căutatul este
dificil. Marea majoritate a utilizatorilor finali nu au timp, nu știu să caute, le este mai
simplu să dea un telefon ca să afle, sau să li se rezolve problema, sau problema nu apare
așa de frecvent și nici nu este atât de presantă ca să merite căutarea.
Scopul acestui curs intern nu este de a realiza un manual, ci de a arăta că există
soluții elegante pentru probleme destul de frecvente. Căutatul, detaliatul și utilizarea
acestor soluții rămâne în sarcina utilizatorului. Sunt destul de multe manuale pentru asta.
De asemenea este posibil ca cei ce participă la acest curs să cunoască deja anumite
facilități. Nu-i nimic, repetitio mater studiorum est.

Termeni:
a) Suita Office: Access, Excel, OneNote, Outlook, Powerpoint, Project, Publisher,
Visio, Word, OneDrive
b) Suita Office de bază: Excel, Outlook, Powerpoint, Word,

2. Generalități

2.1. Ribbonul
Toată suita de bază dispune de o panglică cu meniuri, panglică configurabilă.
Această panglică poate fi personalizată cu:
File  Options  Customize Ribbon
Panglica poate fi afișată sau nu, utilizânduse butonul din dreapta sus □
↑
Important: setările barei de instrumente pentru orice aplicație de bază se pot
exporta/importa. Exportul/ importul nu este interoperabil (nu poți importa în Word o
bară de Excel). Exportul/ importul se face cu File  Options  Customize Ribbon 
butonul Import/Export.

2.2. Bara cu instrumente rapide (Quick access toolbar)

Toată suita de bază dispune de o bară cu instrumente rapide configurabilă. Este
utilă pentru a pune pe ea butoanele cu comenzile cele mai frecvente.
Operațiunile cele mai frecvente pot fi configurate pe această bară utilizând
File  Options  Quick Access Toolbar
Dacă nu găsiți ce vă trebuie în meniul Popular Commands, puteți căuta în All
commands. Pentru macrouri aveți meniul de Macros, unde vă apar macrourile definite
global, dacă aveți.
Bara cu instrumente rapide poate fi poziționată sub sau deasupra ribbonului.
NU se poate modifica dimensiunea butoanelor din bară.
NU se poate afișa bara pe mai multe linii. Dacă are prea multe butoane, se continuă
în dreapta ecranului anunțând aceasta prin simbolul ».
Important: setările barei de instrumente pentru orice aplicație de bază se pot
exporta/importa. Exportul/ importul nu este interoperabil (nu poți importa în Word o
3/15
bară de Excel). Exportul/ importul se face cu File  Options  Quick Access Toolbar
 butonul Import/Export.

2.3. Tastatura românească

Pentru caracterele românești se adaugă tastatura românească la tastaturile existente
(de obicei este English US). Odată adăugată, dacă e nevoie, poate fi făcută principală –
este utilizată la inițializarea sistemului. Pot fi adăugate mai multe tastaturi.
Evident se mai pot adăuga la lista de tastaturi utilizabile și alte tastaturi (de ex.
Pentru limba rusă).
Tastatura curentă se poate comuta pe următoarea din listă cu combinația Shift+Alt.

2.4. Macrourile
Marea majoritatate a operațiunilor (Introducere de text, formatare, salturi în pagină
numerotare, mutări în celule, etc) în Suita de bază, dar și Project și Visio), pot fi
introduse într-un macro care se înregistrează în aplicația respectivă. Acestea se pot lansa
astfel:
a) cu combinația Alt+F8. Apar o listă cu macrouri din care se alege cel de lansat.
b) Printr-un buton predefinit din Bara rapidă
c) Din meniul Visual Basic for Application.
Evident, macrourile pot fi modificate, create, de către programatori.

2.5. Modificare informații

Access, Excel, Powerpoint, Visio și Word înregistrează informații suplimentare
despre documentele pe care le procesează. Aceste informații pot fi atât utile, pentru că
asigură trasabilitatea documentului, dar și toxice, pentru că un document șablon, sau
model, împrumutat de la altcineva conține date total diferite de ale celui care-l
prelucrează și care-l poate schimba complet.
Fiecare aplicație are specificul ei. Au în comun autorul care se vede și se poate
modifica File  Info  Author.
Excel Powerpoint și Word au în plus posibilitatea de a șterge mai multe informații
prin File  Info  Check for issues. Informațiile se identifică apoi se pot șterge în mod
selectiv.

2.6. Selecția
În toate aplicațiile selecția textului/ obiectelor se face contiguu. Adică tragând cu
mousul în sus sau în jos se selectează toate obiectele din “banda” acoperită de cursor.
Astfel se selectează mai multe rânduri de text unul după altul, mai multe celule, mai
multe obiecte powerpoint, etc. În selecția contiguă dacă dai click cu mouse-ul într-o altă
zonă, vechea selecție se pierde și se poate face alta.
Există și posibilitatea selecției discontigue. Astfel, după prima selecție se ține
apăsată tasta Ctrl și se poate face o nouă selecție, fără ca precedentele să dispară.
Selectțiile astfel făcute pot face obiectul operațiunilor de formatare, copy/ cut/ paste,
etc.

2.7. Copiere format

Una din cele mai puternice opțiuni este copierea de format. Se selectează obiectul
sursă, se copiază formatul (Home Clipboard  Format Painter )
4/15
 Se poate copia formatul unui obiect la altul.
- Fontul, numerotarea, alinierea paragrafului
- Culoarea, alinierea, dimensiunea celulelor
- De la un obiect Viso la altul

2.8. Traducere și corecție automată

Outlook, Word, Excel, Visio, Powerpoint au opțiuni de corecție automată în limba
engleză! Când aceste opțiuni sunt activate, toate cuvintele care, după dicționarul intern
al aplicației, nu aparțin limbii engleze, sunt subliniate cu roșu. Formulările gramaticale
incorecte sunt semnalate cu albastru. Pentru limba română nu există dicționar implicit,
iar încărcarea de pe net a ceea ce există nu e recomandabilă. Mai recomandabil este să
învățați bine limba română.
Dezactivarea opțiunilor de corecție se face cu File Options  Proofing (la
Outlook FileMail  Spelling and Autocorrect  Proofing)
- Debifează Check spelling as you type
- Bifează Hide spelling … și Check grammar…

2.9. Autocorrect
Outlook, Word, Excel, Visio, Powerpoint au opțiuni de corecție automată la tastare,
prin prescurtări. Există prescurtări predefinite (ex i minuscul separat se transformă în I
majuscul, pentru că în limba engleză pronumele personal la persoana întâi se scrie cu
majusculă; la fel --> se transform în , iar <-- în ). Toate prescurtările se pot opera
(Șterge, adăuga, modifica) File Options  Proofing  Autocorrect options (la
Outlook FileMail  Spelling and Autocorrect  Proofing  Autocorrect options).
Prescurtarea se definește astfel:
- se selectează textul asociat
- Se deschide meniul Autocorrect ca mai sus (dacă-l folosiți mai des, creați-i un
buton în bara rapidă)
- veți observa textul deja în prima linie, coloana din dreapta.
- Rămîne ca pe prima coloană să-i introduceți denumirea și dacă e cazul să bifați
plain sau formatted text. Funcție de bifă textul definit se va introduce fără
niciun fel de format sau așa cum a fost definit (îngroșat, cursiv, subliniat, etc)
O asemenea prescurtare, evident trbuie să fie scurtă (de-aia e prescurtare) și
denumită dintr-un grup de caractere inexistent în limba scrisă (ex. Pentru SDEE
Muntenia Nord SA eu folosesc mn#). Odată tastat grupul de litere, se inserează automat
șirul de caractere corespunzător, cu formatare sau nu, după cum a fost salvat.

3. Outlook
3.1. Reguli
Outlook-ul de Exchange permite utilizarea de reguli aplicabile e-mailurilor.
Regulile se apelează din ribbon Home  Rules
Acestea permit o multitudine de operațiuni:
- Ștergere e-mailuri pe anumite condiții
- Mutare e-mailuri în anumite foldere
- Lansare o aplicație sau un script
- Tansmitere mesaj automat
- Etc
5/15
 Și evident o multitudine de filtre:
- Pe expeditor
- Pe destinatar
- Pe conținut
- Etc.

3.2. Mesaj automat

Outlook permite transmiterea unui mesaj automat predefinit, în cazul în care ești
plecat în concediu. File  Automatic replies.

4. Word
4.1. Selecție dreptunghi
În mod normal, selecția unui text cu mouse-ul se face rând cu rând de la începutul
sau interiorul primului (cel mai de sus) până la interiorul sau sfârșitul ultimului (cel mai
de jos).
Există situații frecvente în care dintr-un bloc de text trebuie „decupată” o porțiune
dreptunghiulară, fie ștearsă, fie preluată pentru copiere-lipire (copy-paste).
Word are această facilitate:
- Se fixează mouse-ul într-unul din colțurile dreptunghiului
- Se ține apăsată tasta Alt.
- Cu mouse-ul se selectează în sus-jos și stânga-dreapta dreptunghiul dorit.
Nu se pot face selecții multiple (discontigue) de dreptunghiuri.

4.2. Stiluri la liste

Word are posibilitatea de a numerota liste simple sau pe mai multe nivele.
Asemenea liste pot fi definite atunci când este necesar. Sunt avantajoase de exemplu la
numerotarile specifice de genul:
a) Articole (în special la contracte)
Art. 1
Art. 2
Art. 2.1.
Art. 2.2.

b) Pași
Pasul. 1
Pasul. 2
Pasul. 2.1.
Pasul. 2.2.
c) Etc.
Numerotările au avantajul că ștergerea/adugarea unui paragraf nou renumerotează
automat toate celelalte paragrafe.

4.3. Rubrici (headings)

Rubricile sunt utile pentru navigarea mai ușoară într-un text și pentru crearea
tabelelor de cuprins.
a) Definirea unei rubrici

6/15
 O rubrică se poate defini prin selectarea textului corespunzător și Home  Styles
 Heading 1 (sau 2 sau 3). Rubrica poate fi formatată, numerotată, etc.
b) Vizualizarea în panoul de navigare
Panoul de navigare apare în stânga ecranului utilizând View Show bifă pe
Navigation Pane
c) Utilizarea pentru tabelele de cuprins
Intrările definite ca rubrici pot fi adăgate în tabelele de cuprins. Detalii la 4.4.1.

4.4. Câmpuri specifice

Câmpuri specifice (Fields) reprezintă o facilitate a MS Word prin care se introduc
anumite cuvinte cheie urmate de opțiuni, pe care Word le procesează și afișează în
pagină rezultate corespunzătoare.
Câmpurile specifice se introduc cu Insert  Quick parts  Field  Se alege
câmpul și opțiunile, dacă este cazul. Câmpurile specifice se mai pot introduce manual
cu Ctrl+F9. Apar niște acolade speciale (marchează câmpul, nu sunt interpretate drept
acolate) în interiorul cărora se poate insera manual Câmpul și opținuile lui.
Vizualizarea câmpurilor se comută cu Alt + F9.
Actualizarea câmpurilor se face prin selectarea acestora și apăsând tasta F9.
Câmpuri utile:
a) Introduce în text data creării documentului (CREATEDATE )
b) Introduce în text data curentă (DATE )
c) Introduce în text proprietăți ale documentului:
– autor, număr de caractere, număr de linii, număr de cuvinte, etc
(DOCPROPERTY )
d) Permite suprascrierea unor caractere (EQ). De ex {EQ \o (O,I)} afișează O I .
Acest câmp era utilizat de MSWord pentru a fixa în text formule matematice cu
simboluri specifice. Aceasta se poate face mai simplu cu Insert  Ecuation ( π în
capătul din dreapta)
e) Introduce în text numele fișierului și dacă se dorește și calea (FILENAME).
Este util pentru a identifica locul documentului Word.
f) Introduce în text un câmp de legătură cu un fișier de date (MERGEFIELD).
Este folosit la preluarea de date dintr-un fișier extern. Vezi mai jos.
g) Introduce în text numărul total de pagini (NUMPAGES).
Este util mai ales pentru sintagma pag. ___ din _____.
h) Introduce în text numărul paginii curente (PAGE).
Este util mai ales pentru sintagma pag. ___ din _____.

Alte tipuri de câmpuri speciale sunt date mai jos.

i) Crearea de tabele de cuprins
Tabela de cuprins realizează un cuprins cu titluri din text paginile la care se află
aceste titluri și este de două feluri:
- automată care înregistrează toate intrările numerotate care sunt declarate ca
rubrici, și numai pe acestea!
- și personalizată (custom) care pe lângă intrările de mai sus le preia și pe cele
declarate manual.
Inserarea tabelei de cuprins se poate face în două moduri:
7/15
 - References  Table of contents  Table of contents și se alege tabela de
cuprins automată sau personalizată. Tabela poate fi apoi formatată după dorință
(Font, alinie, etc.).
- Introducere câmp { TOC \o "1-3" \h \z \u} (opțiunile cu \ le puteți detalia și
singuri) dacă este adăugată și opțiunea \f, atunci sunt luate în calcul și intrările
declarate manual.
Intrările se declară manual prin selecția textului corespunzător și se pot introduce
în tabelă în trei moduri:
- References  Table of contents  Add text  nivelul ierarhic. Atenție!
indiferent de textul selectat, în tabelă este inclus tot paragraful. Dacă vreți să
renunțați la includerea intrării folosiți References  Table of contents  Add
text  Do not show
- cu Prescurtarea Alt + Shift + O care vă oferă un meniu din care alegeți anumite
opțini, inclusiv nivelul ierarhic al textului.
- Prin introducerea câmpului {TC "text" \f C \l"1"}. Unde text este textul ce va
apărea în tabela de cuprins, iar 1 este nivelul ierarhic. Atenție! Câmpul TC este
un câmp special care se vizualizează cu Ctrl+ * (Ctrl + Shift + 8) și nu normal
ca toate câmpurile cu Alt + F9.
Tabel de cuprins nu se actualizează automat. Pentru actualizarea ei se selectează
tot textul (Ctrl + A) și se apasă F9. Apoi se selectează opțiunea Entire table.

j) Crearea de tabele de index

Tabele de index crează o listă cu cuvinte semnificative în ordine alfabetică.
Crearea unei table de index se poate face în două moduri:
- References  Index  Insert index  Ok. Înainte de Okse mai pot aranja niște
opțiuni.
- Inserarea câmpului {INDEX } cu opțiunile corespunzătoare
Definirea intrărilor pentru tabela de index se poate face în trei moduri:
- se selectează textul/cuvântul și apoi References  Index  Mark Entry. Se
poate marca respectivul cuvânt, numai în pagina curentă sau în tot documentul.
- Se introduce câmpul {XE "text"} un text între ghilimele este intrarea dorită
pentru tabela de index
- se selectează textul/cuvântul și se folosește prescurtarea Alt + Shift + X

k) Preluare date din fișier extern

Un document Word poate fi legat de un document extern.
Documentul extern poate fi:
- tot un document Word
- un document (foaie de calcul Excel)
- un document text (creat cu Word sau Notepad, etc
Oricare din aceste documente trebuie să aibă forma de tabel. Primul rând va da
denumirea câmpurilor de legătură.
Legarea documentului de sursa externe se face astfel:
Mailings  Start mail merge  Select recipients  Use an existing list urmată
de alegerea sursei externe.
Introducerea unui câmp de legătură în text se poate face în două moduri:

8/15
 - Mailings  Write & Insert Fields  Insert field. Apare o listă a câmpurilor
(primul rând al tabelului – capul de tabel – ) din care se alege câmpul de
legătură.
- sau introducere cu {MERGE câmp de legătură opțtiuni}
MSWord crează un document virtual pentru fiecare rând din tabelul extern, cu
excepția primului. Asemenea documente pot suporta diverse operațiuni.
- vizualizarea documentelor: Mailings  Preview results  Preview Results.
Aceasta comută vizualizarea fie pe denumirea câmpului de legătură, fie pe
conținutul acestuia.
- Navigarea între documente se face cu Mailings  Preview results  și
utilizarea◄◄□►
▌ ►▌pentru a naviga de la un document la altul.
- trimiterea personalizată pe e-mail se face cu Mailings  Finish  Finish &
Merge  Send e-mail. Este obligatoriu ca fișierul sursă să conțină o coloană cu
adresele de e-mail. Aceasta va fi nominalizată pentru transmitere. Transmiterea
se poate face ca atașament sau în corpul e-mailului.
- Editarea documentelor individuale. MS Word NU are posibilitatea de salvare a
documentelor virtuale în documente individuale. Totuși există câteva
posibilități neortodoxe:
o Editarea individuală: Mailings  Finish  Edit individual documents.
Toate documentele virtuale sunt salvate într-un singur document mare
din care, manual se pot extrage documente fizice individuale.
o Tipărirea PDF la o imprimantă virtuală Mailings  Finish  Print
documents
o Transmiterea documentelor ca atașamente la aceeași adresă de e-mail (de
ex. adresa proprie).

4.5. Scurtături
a) Definirea de scurtături pentru anumite caractere:
Ribbon  Meniu Insert  Ω Symbols  alegeți caracterul și-i stabiliți scurtătura
Dezavantajul acestei metode este că nu merge cu toate tipurile de font și scurtăturile
trebuie definite pe fiecare computer sau la fiecare instalare
b) Pentru caracterele românești se definește tastatura românească
c) Inserarea unui salt de pagină se face cu Layout  Page setup  Breaks  Page
sau cu Ctrl + Enter

4.6. Suprascriere
Vezi câmpul EQ. Acesta permite suprascrierea mai multor caractere

4.7. Navigare, vizualizare

a) Navigare
- Deplasarea mai ușoară în text se poate face pe baza rubricilor definite deja, cu
ajutorul panoului de navigație. Acesta se vizualizează în stânga paginii cu View
 Show bifă pe Navigation Pane. Saltul la o rubrică se face prin click pe ea.
- Deplasarea la ultima poziție a cursorului Ctrl + Alt + Z
b) Vizualizare

9/15
 - Vizualizare carctere de control Home  Paragraph  π sau prescurtarea Ctrl
+ * (Shift 8). Aceasta permite vizualizarea anumitor caractere speciale:
o Sfâșit de paragraph - π - ce specifică prezența caracterelor speciale
carriage return (CR) și Line feed (LF)
o Caracterul de tabulare (TAB)  - ce specifică alinierea textului la stopii
de tabulare
o Spațiu (blank) fizic · - acesta este un blank inserat de utilizator prin
apăsarea tastei lungi de la tastatură. MS Word introduce și el spații
virtuale pentru alinierea automată.
- Vizualizare sincronizată a două fișiere. Este folosită pentru a compara
conținutul a două fișiere. Se procedează astfel:
o Se deschid cele două fișiere de comparat, apoi întrunul din ele:
o View  Window View side by Side. Ecranul se împarte în două ferestre
fiecare conținând câte un document Word.
o Ferestrele sunt sincronizate, adică un scrol pe una determină scrol și pe
cealaltă exact din pozițiile curente. Sicronizarea se poate activa/
dezactiva cu View  Windows  Sincronious Scrolling. Se poate naviga
întruna din feresetre apoi se poate reface sincronizarea care se aplică din
pozițiile curente ale ferestrelor.

4.8. Tabele
a) Operațiuni utile:
- Alinierea tabelei. O tabelă poate fi selectată în întregime astfel: se plasează
cursorul în interiorul tabelei și se dă click pe indicatorul în cruce care apare în
colțul din stânga sus al tebelei. Odată selectată i se poate aplica una din cele
patru opțiuni de aliniere (stânga, centrat, dreapta, complet), tabela rămânana
aliniată așa în cadrul documentului și păstrându-și alinierea la operațiuni asupra
coloanelor (mărire, micșorare lățime, ștergere sau adăugare).
- Alinierea textului liniilor/ coloanelor. Se selectează liniile/ coloanele și se aplică
una din opțiunile de aliniere

b) Formatare
- Umplerea celulelor cu culoare se face cu Home  Paragraph  Shading ( )
- O linie sau o coloană se pot formata ca font sau culoare prin selecție și formatare
- O linie sau coloană se poate numerota automat prin selecție și numerotare Home
 Paragraph  Bullets. Numerotarea se actualizează automat dacă numărul
de coloane / linii se modifică (ștergere sau adăugare). Numerotarea poate fi
dezactivată dacă e cazul într-o celulă sau mai multe.
- Tabela poate fi "ajustată" astfel:
o adăugând linii fixând cursorul în interiorul tabelei și Layout  Draw 
Draw Table. Apare un cursor ca un creion care permite trasarea de linii
perpendiculare fie între barele de rînduri, fie între barele de coloane. Se
pot trasa și diagonale, dar numai in interiorul unei celule, nu pe un bloc.
o Ștergând linii cu Layout  Draw  Eraser. Apare o un cursor ca o
gumă cu care se pot șterge liniile din tabelă. Funcție de context șstergerea

10/15
 unei linii se execută sau nu, în urma ei apare o celulă mai mare (Merge –
amestecată), sau linia devine invizibilă (nu aparare la tipărire).
o Atenție! Meniul Layout este al doilea din dreapta, și nu apare decât dacă
cursorul este în interiorul unei tabele!

4.9. Secțiuni
Regulile de formatare a paginii: formatul de tipărire (A3, A4, portret (portrait),
peisaj (landscape), margini, antet, subsol) se aplică pe o secțiune. De obicei un document
are o singură secțiune. Dacă dorim ca într-un document să folosim formate diferite (cel
mai des alternări de portret și peisaj) se folosesc secțiunile.
Opțiunea cel mai des folosită este secțiunea pe pagină nouă cu Layout  Page
setup  Breaks  Section Breaks  Next page
Secțiunile pot avea sau nu același antet. Pentru a vizualiza acest lucru se dă click
pe antet. Corpul textului se estompează, se vede antetul, iar în colțul dreapta jos apare
informația Same as previous dacă au același antet, altfel nu apare nimic. Dacă se dorește
antete diferite în secțiuni diferite, cu cursorul în antet se utilizează Design  Navigation
 Link to previous.
Atenție! Este vorba de meniul Design 2, care apare la dreapta, numai dacă plasați
cursorul în antet sau subsol!

5. Excel
5.1. Adresarea din formule
Adresarea obișnuită a blocurilor sau celulelor în Excel, se face pe tipul Coloană
Rând, adică de exemplu A1, CD18, B3:J4, etc.
Aceasta este o adresare relativă. La copierea unei formule care conține o asemenea
adresare dintr-o celulă în alta, formula se aliniază la celula nouă.
Exemplu:
În celula G3 se află formula =B2+I7. Formula este interpretată astfel:
Aduni ceea ce se află la cinci coloane la stânga și o linie mai sus, cu ceea ce se
află la două coloane la dreapta și 4 linii mai jos.
Dacă această celulă este copiată în O40 formula rezultată este =J39+Q44.
Dacă dorim să utilizăm o adresare absolută – de exemplu face calcule cu cursul
Euro care se află în C3, pentru ca în formulă celula C3 să nu se modifice, folosim
adresarea absolută $C$3. Semnul dolarului "fixează" linia sau coloana. Pot fi combinații
de genul C3, $C3, C$3, $C$3.

5.2. Filtre
Filtrele în Excel pot fi aplicate unor blocuri dreptunghiulare de celule. Prima linie
din bloc este considerată cap de tabel. Fiecare celulă din capul de tabel este considerată
un câmp separat.
a) Aplicare: Se selctează capul de tabel, apoi Data  Sort & Filter  Filter
(pâlnia). Pe linia de filtru validă, apare în fiecare celulă în dreapta o săgeată de
meniu.
Reguli:
- Capul de tabel trebuie să fie un set de celule contigue pe o singură linie
- Celulele goale de la stânga sau de la dreapta vor fi ignorate. Cele din mijloc nu!
- Blocul pe care funcționeză filtrul este un dreptunghi delimitat astfel:
11/15
 o colțul stânga sus, celula din stânga a liniei valide (cea cu săgeți de meniu
în celule)
o colțul dreapta sus celula din dreapta a liniei valide
o Blocul este delimitat jos de prima linie care are celule complet goale
relativ la linia validă (pe toate coloanele liniei valide). Ultima linie a
blocului este cea de deasupra liniei goale.
b) Operațiuni:
- Sortarea după o coloană: se apasă săgeata din celula capului de tabel și se alege
Sort samllest to Largest sau invers. Va fi sortat tot blocul pe linii. Atenție! Excel
are și alte opțiuni de sortare, dar acestea sortează doar coloan respectivă
desincronizând celelalte date.
- Filtrarea. Apăsând săgeata de meniu din celula capului de tabel aparea o listă a
valorilor din coloana respectivă reprezentate în mod unic (dacă sunt o sută de
Popescu acesta va apărea în listă o singură dată). Bifarea uneia sau mai multor
asemnea valori și debifarea celorlalte va provoca afișarea tuturor liniilor care
conțin doar valorile bifate în coloana respectivă.
- Filtrarea textelor. În meniul afișat la apăsarea săgeții pot apărea opțiuni de
context:
o Dacă pe coloana respectivă sunt numai numere apare Number filters,
permițându-se filtrarea celor mai mari, mai mici, egale, diferite, etc decât
o valoare dată. Condițiile pot fi și mixate cu și ori sau.
o Dacă pe coloana respectivă se află text apare Text filters, permițându-se
filtrarea valorilor care încep, se termină sau conțin un text dat. Condițiile
pot fi și mixate cu și ori sau.
- Filtrarea culorilor. Se poate pune filtru și pe culori. Din nefericire Excel nu
filtrează decât pe o singură culoare.

5.3. Copieri speciale

Toată lumea știe să facă copieri cu copy (sau cut) și paste.
Pe lângă copierea obișnuită Exel are mai multe variante de copiere

a b c d e f
a – reprezintă copierea normală când un bloc sau o celulă este copiată cu toate
atributele ei (format, formule, comentarii, legături –link)
b – reprezintă copierea doar a valorii din bloc sau celulă. Dacă în celulă este o
formulă este copiată valoarea rezultată în urma calculului acest formule.
c – reprezintă copierea doar a formulei din bloc sau celulă. Formula se copiază
respectând modul de adresare (relativ sau absolut).
d – reprezintă copierea blocului de celule transformând liniile în coloane și invers.
e – reprezintă copierea doar a formatului de bloc sau celulă.

5.3.1. Copieri speciale

Utilizând meniul Home  Paste apare unsubmeniu cu combinații dintre b, c, d, și
e ca mai jos.

12/15
 Și cu combinații diverse, realizabile apăsând Paste Special.

5.3.2. Vizibile
O opțiune importantă este de a copia numai ceea ce este vizibil.
Câteva exemple de context:
a) Când se selectează și se copiază cu copy/paste blocuri care conțin linii sau coloane
ascunse (hide), aceste se duc în totalitate la destinație.
b) În situația când se fac subtotaluri și se dorește copierea doar a rezumatului,
metoda copy/paste transferă toate liniile intermediare.
Există posibilitatea de a copia numai ce este vizibil, astfel;
- Se selectează blocul dorit
- se utilizează Home  Find & Select (cel mai din dreapta)  Go to special ...
bifă pe Visible only
- Se dă copy fie Ctrl +C, fie Home  Copy  Copy.
- Se poziționează cursorul în locul dorit și se face "lipirea" fie cu Ctrl + V sau
Home  Paste  Paste normal.

5.4. Lucrul cu fișiere foarte mari și complexe

În utilizarea fișierelor Excel apar situații în care acestea sunt mari și complexe
îngreunând semnificativ prelucrarea. Până și simpla introducere de date într-o celulă
necesită timpi mari de așteptare, uneori de ordinul minutelor.
Cauze:
a) Dimensiunea fișierului Excel este dată de blocul A1:ultima celulă. Ultima celulă
este celula cu date și/sau formatată cea mai din dreapta jos!. Dacă, din punctul
de vedere al utilizatorului ultima celulă este G18, dar din greșeală în celula
AA5000 este un spațiu sau A fost formatată (are cel puțin o margine, sau culoare).
deci dimensiunea considerată de Excel Nu este 126 celule ( 18 linii x 7 coloane)
ci 135.000 (5000 linii x 27 coloane).
Remediu: se selectează preventiv toate coloanele din dreapta ultimei coloane din
punctul de vedere al utilizatorului și se șterg cu Delete columns, NU cu tasta Delete!
La fel se procedează și cu liniile mai jos de ultima celulă.
b) Foarte multe formule și complexe, cu dependențte multiple între ele. Excel are
opțiune implicită de calcul automat al formulelor. Aceasta înseamnă că dacă o
celulă este implicată direct sau indirect în calculul unor formule, modificarea
valorii acestei celule conduce automat la modificarea rezultatelor din formulele

13/15
 afectate și afișarea lor imediată. Dacă formulele sunt numeroase și complexe
procesul de calcul și reafișare îngreunează și întârzie procesarea.
Remediu: Se dezactivează recalcularea automată astfel: File  Options 
Formulas  Calculations Options  Workbook Calculation  Manual. Recalcularea
se face manual cu tasta F9.
Recalcularea automată se activează astfel: File  Options  Formulas 
Calculations Options  Workbook Calculation  Automatic.
c) Sunt foarte multe celule care conțin fie formule foarte lungi (nu neapărat
complexe), fie text foarte lung. Într-o celulă Excel pot fi introduse maximum 1024
de caractere. O asemenea structură îngreunează prelucrarea fișierului indiferent
de remediile de mai sus.
Remediu: restructurarea fișierului astfel încât să nu mai aibă celule cu un număr
atât de mare de caractere.
d) Fișierul are multe foi de calcul cu cantități mari de date, cu formule complexe.
Orice prelucrare se face cu greutate.
Remediu: Restrucutrarea fișierului astfel încât să poată fi prelucrat într-o bază de
date Access, care are facilități capabile să manipuleze rapid cantități mari de date,
comparativ cu Excel.

6. Powerpoint
6.1. Generalități
Prezentările din Powerpoint au la bază diapozitive (slide) ce conțin diverse obiecte.
Cele mai frecvente sunt casetele cu text, urmate de tabele cu date numerice, grafice,
fotografii.
De obicei prezentarea decurge diapozitiv cu diapozitiv, cu rare întoarceri. Șirul
diapozitevelor poate fi controlat cu mouse-ul sau cu săgețile  .
Întrucât acest document nu este manual de Powerpoint, scopul principal este de a
vă informa că anumite facilități există. Cum le puteți folosi, e simplu, descărcați
documentația și citiți din ea, sau căutați pe net.
6.1.1. Trucuri și șmecherii (tips & tricks) de prezentare.
Scopul principal al unei prezentări este de a menține permanent asistența în priză,
cu atenția trează. Dacă este o liniște, nepăsare sau un căscat global, prezentarea nu-și
face efectul. În consecință:
a) Utilizați în casetele de text numai idei principale
Utilizarea unor mari cantități de informație în casetele de text și în tabelele
numerice are următoarele dezavantaje:
- asistența nu poate urmări textul și se plictisește
- asistența poate urmări textul foarte bine și aceasta îi deturnează atenția de la
explicațiile prezentatorului
- textul cu multe informații nu poate fi înghesuit într-o singură casetă și să fie și
vizibil
b) În timpul prezentării, evitați vorbirea monotonă. Indiferent cât de interesant este
ce ai de spus, vorbitul monoton omoară atenția asistenței și în cele din urmă
conduce la căscat.
c) În timpul prezentării utilizați metode de "scoatere din ritm"
- întrerupere pentru un exemplu interesant
- o încercare de dialog cu cineva din asistență
14/15
 - un banc
d) Nu uitați! Partea cea mai importantă a prezentării este reprezentată de pauze. O
bucată de prezentare de peste două ore nu mai este asimilată. Veți simți că ați sărit
calul după cum se foiesc categoriile "neliniștite": fumătorii, cafegii și telefoniacii.
e) Captarea interesului ține și de aspectul prezentării. Modul în care apar pe ecran
obiectele prezentării, dacă se mișcă, dacă sunt prezentate pe musică, poate fi vital.
O analiză a asistenței nu strică dacă se dorește un succes și nu bifarea unei acțiuni.

6.2. Setare apariție obiecte

Dacă sunt mai multe obiecte pe același diapozitiv, acestea pot fi setate să apară
într-o anumită ordine. De asemenea fiecare obiect își poate face apariția în diverse
moduri.
Setarea acestor moduri se poate face prin selecția obiectului și apoi Animation 
alegere tip de apariție.
Se poate alege și tipul de apariție a al diapozitivului.

6.3. Adăugare de muzică

Toată prezentarea sau fiecare diapozitiv poate fi însoțită de muzică.
Pentru prezentare se selectează primul diapozitiv și Insert  Media  Audio 
On my Pc și vă alegeți melodia. Se mai pot fixa: când începe, cât ține.

6.4. Adăugare de mișcare

Orice obiect dintr-o prezentare poate fi făcut să se miște pe o traiectorie predefinită,
cu diverși parametri: viteza, timpul, simultan cu alte obiecte.
Se selectează obiectul, apoi Animation  Animation  Effects Option

15/15