DEZVOLTAREA COLECŢIILOR

-ASPECTE GENERALE-

TRADIŢIE ŞI MODERNITATE ÎN DEZVOLTAREA

COLECŢIILOR

Unul din cele mai importante sectoare de activitate dintr-o bibliotecă este acela al
dezvoltării colecţiilor. Fără a minimaliza importanţa celorlalte compartimente din bibliotecă
nu exagerăm când spunem că de modul în care se realizează dezvoltarea colecţiilor, în orice
categorie de bibliotecii depinde: prestigiul bibliotecii, valoarea colecţiilor, numărul şi calitatea
beneficiarilor acesteia.

1. Colecţia de bibliotecă
Potrivit Vocabularului de biblioteconomie şi ştiinţa informării, colecţia este o „serie
care cuprinde mai multe lucrări separate, fiecare cu titlul său propriu, grupate sub un titlu
colectiv şi apărând pe o perioadă de timp nelimitată sau colecţia „reprezintă totalitatea
volumelor unui serial”.
Înainte de a vorbi în detaliu despre activitatea de dezvoltare a colecţiilor, trebuie
definite câteva elemente componente ale acestei activităţi. Colecţia unei biblioteci potrivit
dicţionarului explicativ al limbii române este definită: „o serie de obiecte de acelaşi fel sau de
aceeaşi categorie, care adună şi dispune sistematic, reprezintă o valoare artistică, ştiinţifică,
documentară”.
Dacă la această definiţie se mai adaugă câteva caracteristici proprii bibliotecilor putem
numi colecţia unei biblioteci – un ansamblu de documente sau mijloace de informare
constituite dinamic cu destinaţii şi funcţii precise, structurate şi sistematizate în vederea unui
acces rapid şi simplu, reprezentând valoarea documentară. Aşa cum reiese din definiţie
colecţia unei biblioteci este alcătuită din mai multe tipuri de documente care pot fi clasificate
în mai multe moduri în funcţie de mai multe criterii:

I. După criteriile bibliografice documentele pot fi:

1.1 Documente primare - reprezintă lucrări originale din prelucrarea cărora rezultă
documente secundare.
Documentele primare sunt de mai multe categorii :
a. cărţi,
b. periodice,
c. documente de tip special
a. Cărţile sunt produse în mai multe exemplare care conţin peste 48 pagini şi constituie
o unitate bibliografică.
Din categoria acestora fac parte:
 tratate,
 culegeri,
 manuale şi cursuri,
 monografii,

1
  publicaţii ale unor reuniuni ştiinţifice (lucrări ale congreselor,
consfătuirilor, conferinţelor, colocviilor),
 publicaţii oficiale (rapoarte, planuri).
b. Periodicele sunt publicaţii din orice domeniu, de orice format, publicate în părţi
succesive, care au un număr cronologic şi continuă pe o perioadă nedefinită de timp.
Periodicele sunt primele documente care aduc noutate în orice domeniu. Din această
categorie fac parte:
 ziarul,
 revista,
 anuarul,
 almanahul,calendarul.
c. Documentele de tip special:
 standarde,
 brevete,
 cataloage,
 prospecte,
 hărţi,
 note muzicale,
 ex-librisuri,
 monede,
 documente audio-video etc.
1.2. Documente secundare reprezintă rezultatele finale ale prelucrării analitice şi
sintetice a documentelor primare.
Documentele secundare pot fi:
a. enciclopedii,
b. dicţionare,
c. ghiduri bibliografice,
d. reviste de titluri,
e. reviste de referate.
1.3. Documentele terţiare se constituie în produsele finite ale prelucrării globalizatoare
a documentelor secundare (repertorii de enciclopedii şi/sau dicţionare, bibliografii, ghiduri
etc.).
O altă clasificare posibilă a colecţiei unei biblioteci este pe subcolecţii, în funcţie de
categoriile de documente, având în vedere diversitatea suporturilor sau a formelor în care se
prezintă documentele.
II. Din punctul de vedere al caracteristicilor generale ale documentelor, colecţia
este formată din:
1. Documente specifice:
 manuscrise,
 incunabule,
 documente tipărite – cărţi, publicaţii seriale, documente muzicale
(partituri), materiale cartografice (hărţi, atlase, globuri pământeşti),
 non-cărţi (foi volante, afişe, anunţuri, programe, etc.),
 înregistrări multimedia (discuri, casete, microfilme, microfişe,
diapozitive),
 documente electronice (dischete, compact discuri, DVD-uri, programe de
calculator),

2
  documente multiplicate prin proceduri fizico-chimice (dactilograme,
litografii, fotografii),
 materiale purtătoare de informaţii pentru nevăzători.
2. Documente nespecifice – constituie istoric sau donate:
 piese numismatice (monede, medalii, decoraţii),
 piese filatelice,
 opere de artă plastică,
 alte documente (corespondenţă, fotografii), dactilograme, etc.
III. În funcţie de tipul documentelor şi modul de organizare al unei biblioteci,
colecţiile se împart astfel:
1. Colecţii de bază – sunt constituite din 1-2 exemplare din fiecare titlu de carte,
publicaţie serială, document grafic şi/şi audio-vizual, document electronic din producţia
editorială curentă sau retrospectivă, internă sau externă.
Aceste colecţii sunt destinate comunicării pe loc, la sala de lectură. Ele asigură
accesibilitatea asistată a utilizatorilor la informaţii, în orice moment, dar şi conservarea fizică
a documentelor.
Având în vedere numărul şi tipul documentelor cere le compun, colecţiile de bază se
organizează pe secţii după criterii formale şi / sau de conţinut în:
- colecţii speciale (constituie din documente ce fac parte din patrimoniul cultural
naţional, lucrări cu valoare bibliofilă);
- colecţii de publicaţii seriale (ziare, reviste, anuare, almanahuri);
- colecţii de documente audiovizuale (discuri, casete audio-video, diafilme,
diapozitive, microfilme);
- colecţii de referinţă (dicţionare, enciclopedii, bibliografii, alte lucrări de informare
bibliografică);
- colecţii de documente electronice (dischete, CD-uri, DVD-uri, programe de
calculator).
2. Colecţii uzuale – fac parte din categoria bunurilor culturale de consum, cu durată de
funcţionare limitată, sunt constituite din marea majoritate a documentelor, sunt destinate
împrumutului, organizate pe secţii, pe grupe tematice, după vârstă, pe filiale etc. în funcţie de
interesele de informare specifice fiecărei comunităţi.
Caracteristicile colecţiei
Colecţia unei biblioteci are anumite trăsături caracteristice, constante specifice
pentru evoluţia firească a oricărei structuri infodocumentare.
- este dinamică, pentru că activitatea de dezvoltare a colecţiilor este într-un continuu
proces de înnoire, având în vedere atât achiziţionarea de noi documente, cât şi de eliminarea
treptată a documentelor care nu mai corespund din punctul de vedere al conţinutului sau al
gradului de uzură materială;
- are o destinaţie precisă, deoarece fiecare colecţie se constituie pentru anumite
categorii de cititori (cercetători, cadre didactice, studenţi, etc.);
- este structurată (după conţinut), fiind organizată pe domenii tematice, în cadrul unei
biblioteci specializate, sau având o structură complexă, diversificată, în cazul bibliotecilor
enciclopedice;
- sistematizată (după criterii tematice, zecimale, formale), adică este organizată după
un anumit sistem de clasificare reflectată în cataloagele bibliotecii.

3
 Căi de dezvoltare a colecţiilor

Dezvoltarea colecţiilor reprezintă prima etapă a circuitului pe care un document îl

parcurge într-o bibliotecă, care poate fi un proces de creştere al colecţiilor prin cumpărare,
donaţie sau schimb. Această activitate are la bază câteva principii formulate, în urmă cu
peste 30 de ani, de bibliologul român Corneliu Dima-Drăgan în această formă:
A. Completarea colecţiilor (sintagmă înlocuită în prezent cu dezvoltarea colecţiilor)
este determinată de profilul bibliotecii şi de sarcinile acesteia în anumite condiţii istorice.
B. Completarea este un proces de creştere şi de actualizare a fondurilor.
C. Completarea este o activitate permanentă şi coordonată raportată la: fondul
existent, dinamica producţiei editoriale, infrastructura bibliologică, cerinţele cititorilor,
alocaţiile bugetare.
D. În acţiunea de completare a colecţiilor, relaţia între exhaustivitate şi selectivitate
este determinată de obligaţia oricărei biblioteci de a satisface, în mod corespunzător
cerinţele tuturor categoriilor de cititori.
E. Volumul şi rata completării trebuie coroborate în permanenţă şi în perspectivă cu
posibilităţile de stocare, de prelucrare şi de valorificare a documentelor.
Pe baza acestor principii, procesul de dezvoltare a colecţiilor se realizează se
realizează în mai multe moduri:
- cumpărarea (achiziţia)
- donaţia
- transferul
- schimbul interbibliotecar
- depozit legal
Dezvoltarea colecţiilor, un ciclu constant, continuu, este procesul prin care se asigură
că cerinţele de informare ale utilizatorului, prin folosirea colecţiilor, sunt satisfăcute la timp şi
în mod economic.
Pe lângă responsabilităţile tradiţionale: Dezvoltarea politicii colecţiilor pe suport de
hârtie, dezvoltarea programelor de selecţie , dezvoltarea achiziţiilor partajate, dezvoltarea
programelor de selecţie, criteriile de evaluare a dezvoltării colecţiilor au fost extinse şi includ:
- cum să integrezi resursele informaţionale electronice în politica de
dezvoltare a colecţiilor;
- cum să iei decizii dacă să cumperi o versiune printată sau electronică a unui
document;
- cum să iei decizii asupra noilor metode de evaluare, altele decât cele
cantitative.

Politica de constituire şi dezvoltare a fondurilor (colecţiilor)

Dezvoltarea colecţiilor se realizează având în vedere o serie de criterii:

- profilul bibliotecii (enciclopedic, pedagogic, ştiinţific, etc.);
- fondurile alocate bibliotecii;
- categoriile de utilizatori;
- data publicării: se achiziţionează lucrări cât mai noi, cele vechi se
achiziţionează numai în scopul completării unor lipsuri sau dacă au valoare
de patrimoniu;
- autorul şi instituţia care publică lucrarea: se preferă autorii cu nume
cunoscute şi instituţiile de prestigiu.
În funcţie de momentul în care se face procurarea faţă de cel al apariţiei
4
documentelor, completarea este:
a. curentă (obţinerea noutăţilor editoriale necesare)
b. retrospectivă (când se urmăreşte acoperirea unor lacune din colecţii)

a. Completarea curentă are ca obiect procurarea documentelor pe măsura apariţiei lor

şi reprezintă metoda prin care colecţiile bibliotecii se menţin în actualitatea producţiei de
tipărituri.
Aceasta implică achiziţia continuă, permanentă, de documente, monografii, periodice
– pe suport hârtie, microformate, CD-ROM selectate din noi apariţii, în funcţie de tipul,
profilul, menirea bibliotecii, în scopul creării şi menţinerii fondului documentar, astfel încât
să răspundă cerinţelor de informare ale beneficiarilor săi.
b. Completarea retrospectivă are ca obiect, pe de o parte, procurarea de documente din
categoria colecţiilor speciale, de mare valoare documentară (ex. lucrări ce fac parte din pa
trimoniul cultural naţional, sau de documente moderne dar cu valoare bibliofilă), pe de altă
parte, procurarea de cărţi şi periodice moderne sau contemporane care nu există în fondurile
bibliotecii (seria opere, opere complete, opere alese ale unui autor), precum şi procurarea
documentelor semnalate în cataloagele bibliotecii dar care lipsesc din fonduri pierdute sau
deteriorate (semnalate în categoria de goluri).
Completarea retrospectivă implică achiziţia prin toate căile utilizate de bibliotecă a
publicaţiilor monografice şi periodice, pe suport hârtie, microformate, CD-ROM, apărute într-
o perioadă anterioară, care nu au fost achiziţionate la momentul apariţiei lor, sau lucrări
pentru profiluri sau discipline nou apărute în structura instituţiei pentru care nu există
documentaţie.
Sursele de informare pentru completarea retrospectiva sunt următoarele :
 bibliografii naţionale de cărţi şi periodice;
 bibliografii specializate de cărţi şi periodice;
 repertorii de publicaţii oficiale;
 repertorii specializate: teze de doctorat, rapoarte de cercetare, etc.
 cataloage de lucrări de stoc;
 anticariate;
 cataloage şi fişiere ale unor autorităţi.
În compunerea retrospectivă un rol important în regăsirea publicaţiilor revin donaţiilor,
schimbului de publicaţii, precum şi autorilor lucrărilor
c. Literatura gri
Literatura gri sau cenuşie este reprezentată de „documente sub formă de dactilogramă
sau chiar imprimate care sunt difuzate într-un număr restrâns de exemplare (sub 1000 în
definiţia AFNOR) în afara oricărui circuit comercial obişnuit. Aceste documente au deseori
un caracter provizoriu”.
Literatura gri poate fi întâlnită sub formă de:
 rapoarte de cercetare;
 publicaţii oficiale;
 studii tehnice;
 lucrări de conferinţe, simpozioane;
 teze, dizertaţii, lucrări de diplomă;
 publicaţii suplimentare;
 traduceri.
Caracteristici:
 acest gen de literatură nu se supune legii depozitului legal, scapă controlului
5
 bibliografic naţional şi internaţional, ca şi surselor comerciale;
 datele bibliografice nu sunt uşor identificabile;
 are un pronunţat caracter privat;
 se adresează unui public extrem de restrâns;
 are un conţinut extrem de specific şi detaliat;
 apare în număr mic de exemplare, având deci o circulaţie limitată;
 se produce la comanda unei anumite organizaţii (rapoarte, patente, etc.);
 nu se conformează standardelor de prezentare impuse literaturii convenţionale:
litografiate, nelegate, microfilmate, dischete, material audio-vizual.
Importanţa literaturii gri rezidă în:
 unicitatea sursei şi a informaţiei;
 noutatea informaţiei ca şi constituirea ei în:
- publicaţii preliminare (rezumatele tezelor de doctorat);
- publicaţii semnal sau test elaborate pentru a verifica reacţia publicului într-
un anumit domeniu.
- publicaţii cu scopuri clare şi foarte bine definite;
- o mare parte din aceste publicaţii nu ajung în curentul de literatură publicată.

Politica de achiziţii

Politica de achiziţii reprezintă „decizia de a achiziţiona documente cu titlu oneros sau

gratuit, fie plecând de la bibliografii, cataloage, planuri editoriale, liste de librărie, liste de
schimb, fie de la documentele însele, în vederea dezvoltării şi actualizării colecţiilor unui
organism documentar, ţinându-se seama de fondurile deja existente şi de cerinţele
utilizatorilor”.
Achiziţia documentelor este definită ca „operaţia care permite dezvoltarea şi
actualizarea fondurilor unei biblioteci, ale unui centru sau serviciu de documentare, în funcţie
de natura şi obiectivele acestora”.
Achiziţia oneroasă reprezintă achiziţia unui document sau grup de documente prin
cumpărare sau schimb, iar prin achiziţia gratuită se înţelege achiziţia unui document sau
grup de documente, prin donaţii de la autori, instituţii sau de la persoane particulare şi
testamentare.
Planul de achiziţii în cooperare este definit ca un „sistem privind organizarea şi
coordonarea achiziţiilor în unul sau mai multe domenii între organisme documentare
(biblioteci, centre documentare) pe plan local, regional, naţional sau internaţional, astfel încât
o publicaţie să figureze cel puţin într-un exemplar în reţeaua respectivă”.
Politica de achiziţii prevede ca modalitate oneroasă de achiziţii şi include în planul de
achiziţii şi abonamentul, ce reprezintă o „convenţie încheiată cu un furnizor pentru livrarea cu
regularitate a unei publicaţii seriale pe o perioadă de timp, în general, determinată, în
schimbul unei sume de bani fixe în avans”
Este indispensabilă o adevărată „politică” de achiziţie. Achiziţia nu trebuie făcută la
întâmplare, ci în funcţie de anumite elemente:
- sarcini, tipul şi profilul bibliotecii (enciclopedic, de specialitate);
- structura bibliotecii;
- numărul şi componenţa beneficiarilor;
- interesele de studiu şi lectură ale beneficiarilor;
- mijlocele financiare destinate completării;
6
 - furnizorii din ţară şi străinătate;
- producţia de publicaţii româneşti şi străine.

Etapele realizării activităţii de completare

I. Informarea – privind necesităţile şi depistarea surselor de achiziţii

II. Selecţia dezideratelor ofertelor
III. Achiziţia propriu-zisă

Informarea este etapa preliminară care se bazează pe două aspecte:

a. Primul aspect se referă la posibilitatea de informare asupra cerinţelor şi necesităţilor
utilizatorilor. Cunoaşterea cerinţelor utilizatorilor dintro bibliotecă de învăţământ superior se
bazează pe analiza mai multor surse, cum ar fi:
- planurile şi temele de cercetare ştiinţifică din cadrul facultăţilor;
- bibliografiile facultative şi obligatorii pentru fiecare disciplină;
- caietele de sugestii aflate în sălile de lectură;
- sugestiile personale ale cadrelor didactice (deziderate).
b. Al doilea aspect este cunoaşterea surselor de informare privind posibilităţile de
completare a colecţiilor (cataloage editoriale, anchete, planuri editoriale).

Sursele de informare:

1. Pentru cartea românească curentă:

- cataloage de edituri, centre de multiplicare, oficii de documentare;
- anchete ale editurilor;
- liste de stoc;
- librării;
- anunţuri în presă, radio, tv.;
- CD-ROM, baze de date cuprinzând producţia editorială,
- Reviste de informare bibliografică;
- Bibliografii.
2. Pentru producţia de carte străină:
- cataloagele editurilor străine care prezintă interes, pe baza solicitărilor
proprii;
- bibliografii naţionale;
- liste de noutăţi ale unor biblioteci străine;
- liste de schimb internaţional;
- liste ale furnizorilor intermediari români;
- târguri de carte, lansări, expoziţii.
3. Pentru periodice româneşti:
- cataloagele presei interne;
- anunţuri în presă, radio, TV;
- cataloagele furnizorilor intermediari.
4. Pentru periodicele străine:
- repertorii generale de periodice;
- repertorii ale unor instituţii intermediare de abonare în străinătate;
- cataloage de edituri care publică periodice ştiinţifice;
- Internet;
7
 - Cataloage pe CD-ROM.
5. Pentru carte veche de patrimoniu:
- liste de disponibilităţi de la biblioteci;
- oferte de la persoane particulare şi juridice;
- vizite şi liste de la anticariate;
- oferte de la instituţii.
6. Pentru alte categorii de documente:
- cataloage;
- furnizori de astfel de documente;
- magazine;
- cataloage pe CD-ROM;
- accesări de baze de date interne şi internaţionale.
Selecţia este a doua etapă a completării
Selecţia este o operaţie de mare răspundere, determinând în final calitatea conţinutului
colecţiilor şi utilitatea acestora. Ea presupune opţiuni competente şi stabilirea unor priorităţi.
A selecta = a alege, a amâna, a respinge
Selecţia este o activitate cu caracter permanent şi nu poate fi lăsată în seama unei
singure persoane. Bibliotecarul implicat în selecţie trebuie să-şi actualizeze competenţa
profesională periodic, să posede cunoştinţe temeinice, atât biblioteconomice, cât şi cultură
generală. Personalul răspunzător de activitatea de selecţie trebuie să se identifice cu interesele
utilizatorilor şi tot odată ale bibliotecii, să devină un filtru între imensa cantitate
informaţională ce-l asaltează şi obiectivele bibliotecii, făcând abstracţie de propriile pasiuni şi
interese.

Selecţia se face sub raport calitativ şi cantitativ.

a. Din punct de vedere calitativ, selecţia bine seama de criterii generale şi specifice:
- criteriile generale stabilesc cadrul, orientările, volumul selecţiei
- sunt determinate de profilul bibliotecii, de sarcinile acesteia, de fondurile
băneşti repartizate, de restricţiile impuse de lectură, şi depozitate de lectură
şi depozitare, de reglementările legislative la nivel naţional;
- cerinţele programelor sau planurilor de învăţământ şi cercetare, având în
vedere domeniile noi ce au cunoscut o evoluţie rapidă în ştiinţă şi cultură, de
cadrul de informatizare a bibliotecii;
- criteriile specifice se referă la calitatea informaţiei, la valoarea de conţinut a
publicaţiilor pentru stabilirea căreia se folosesc ca repere: numele autorului,
instituţia editoare, noutatea, limba în care este scrisă lucrarea.
b. Raportul cantitativ – numărul de exemplare achiziţionate se stabilite având în vedere
locul de apariţie al publicaţiei.
Bibliotecarul din activitatea de completare, care se ocupă de selecţie ar trebui să
deţină următoarele calităţi:
- obiectivitate de critic sau de om de ştiinţă în decernarea valorilor culturale;
- abilitatea de bibliograf în găsirea de informaţii prompte;
- perspicacitate de comerciant în relaţiile cu furnizorii.
Cele mai importante 11 criterii de selecţie sunt:
- renumele autorului;
- scopul lucrării;
- tratarea şi nivelul;
- formatul publicaţiei;
8
 - domeniul
- conţinutul intelectual
- utilitate potenţiala
- relaţia cu colecţia
- consideraţiilor bibliografice
- limba

Operaţiile de selecţia se desfăşoară astfel :

Cartea romaneasca curenta : listele de prezentare, anchetele circulă la toţi cei
implicaţi in activitatea de selecţie, care notează pe aceste materiale opţiunile de titlu şi
cantitatea necesară. Toate dezideratele se centralizează în SERVICIUL DEZVOLTAREA
COLECŢIILOR.
Titlurile definitive şi cantităţilor se înscriu în fişele de repartiţie, care se introduc în
baza locală a serviciului; se alcătuiesc cataloage de precomenzi.
Cartea străină: prospectele şi cataloagele străine sunt difuzate în reţeaua de bibliotecii
(filiale), ele constituind baza alcătuirii catalogului de deziderate. Există o colaborare între
bibliotecari, cadre didactice şi cercetători. Se alcătuiesc pe fişe opţiunile, în ordine prioritară,
formând catalogul de deziderate, de unde se vor alege titlurile ce vor constitui comenzi ferme.
O fişă de deziderate trebuie să cuprindă: autor, titlu, editură, an, număr pagini, ISBN, ţară,
preţ.
Periodice româneşti şi străine: fişele de precomandă sunt centralizate în cadrul
serviciului Dezvoltarea Colecţiilor pentru întreg complexul BCU.
Achiziţia propriu- zisă:
Procurarea propriu-zisă a publicaţiilor se face prin:
- cumpărătură
- schimb de publicaţii
- donaţii
- transfer
- depozit legal
- căi complementare (împrumut, copiere, microfilmare)
- accesare de baze de date pe Internet

Modalităţi de dezvoltare a colecţiilor

Cumpărarea este principala cale de completare a colecţiilor. Pentru acest lucru este
necesar să cunoaştem bugetul alocat şi repartizat lui pe categorii de documente şi pe unităţi.
La distribuirea fondurilor băneşti să ţină seama de structura şi profitul bibliotecii raportat la
instituţia de învăţământ şi numărul studenţilor.
Întocmirea comenzilor se face centralizat la serviciul Dezvoltarea Colecţiilor pentru
toate filialele, fie pe formulare tipizate, fie pe adrese de comandă. Comenzile poartă
semnătura sefului de serviciu, a contabilului şef, a conducerii bibliotecii, a decanului sau
prodecanului şi ştampila instituţiei. Achiziţia plătită sau cumpărarea se poate efectua, în
funcţie de sursă, pe două căi:

- direct de la producătorul de publicaţii

- indirect, printr-un furnizor intermediar specializat

9
 În vederea realizării de achiziţii prin cumpărare trebuie respectate următoarele condiţii:
- cunoaşterea pieţei editoriale
- alegerea celor mai competenţi furnizori şi intermediari specializaţi pe tipuri
de documente româneşti şi străine.
- stabilirea de relaţii permanente cu aceştia pentru obţinerea de servicii
performante (informaţii privind noile apariţii, promptitudine în livrare,
reducere de preţ, etc.)
Achiziţionarea prin cumpărarea se face diferenţiat pentru cărţi şi periodice, pentru
carte străină şi românească.

Pentru carte românească curentă:

a. furnizori intermediari
b. edituri
Pentru cursurile universitare, comenzile se efectuează la centrele de multiplicare ale
instituţiilor.

Pentru carte străină:

Comenzile se fac în funcţie de bugetul în valută; comenzile se efectuează prin
intermediari specializaţi interni sau direct de la edituri străine, prin furnizori externi.
Pentru completarea retrospectivă a fondurilor se achiziţionează publicaţii vechi de la
anticariate, sau de la persoane particulare pe baza ofertelor acestora prin intermediul CIE
(Comisia Internă de Evaluare), creată la nivelul instituţiilor.
Publicaţiile periodice româneşti se obţin prin cumpărare pe baza abonamentelor
anuale/trimestriale/lunare efectuate la Rodipet sau alţi intermediari, în urma centralizării
tuturor comenzilor.
Comenzile de publicaţii periodice străine se efectuează prin instituţii intermediare
româneşti (Romdidac, Prior, Books Unlimited, Orion), pe bază de licitaţie publică deschisă,
în limita bugetului valutar. Abonamentele sunt primite centralizat la serviciul Dezvoltarea
Colecţiilor, care verifică cu comanda şi le repartizează pe baza fişei de evidenţă preliminară.
Cumpărarea de documente electronice reprezintă pentru bibliotecile româneşti cea mai
recentă şi rapidă modalitate de furnizare a informaţiilor celor interesaţi. În ultimii ani,
majoritatea furnizorilor străini dublează informaţia pe suportul tradiţional cu variante
electronice: CD-ROM sau accesarea prin Internet a unor baze de date.
Ansamblul de procedee de achiziţie poate fi simplificat prin informatizare. Pentru
viitorul apropiat, se va avea în vedere posibilitatea efectuării completării colecţiilor prin
comenzi electronice. Achiziţia informatizată permite comunicarea directă cu furnizorul:
- repartizarea achiziţiilor pe fonduri
- repartiţia achiziţiilor pe furnizori
Un procedeu de cumpărare folosit în ţările dezvoltate şi care în viitor va câştiga teren
şi la noi în ţară este achiziţia partajată.
În prezent politica de dezvoltare a colecţiilor reprezintă o preocupare prioritară a
managerilor de biblioteci. De rigoarea şi coerenţa acestei politici depinde, în ultima instanţă,
însăşi funcţionalitatea bibliotecii, impactul ei comunitar.
Dezvoltarea colecţiilor – un ciclu constant, continuu – este procesul prin care te asiguri
ca cerinţele de informare ale utilizatorilor prin folosirea colecţiilor sunt satisfăcute la timp şi
in mod economic. Activitatea de dezvoltare a colecţiilor încearcă să iasă din zona centralizată
şi să treacă în ceea de abordare coordonată, dar descentralizată. ,,Managementul dezvoltării
colecţiilor digitale trebuie:
10
 -să se bazeze pe identificarea cerinţelor utilizatorilor;
-să răspundă tuturor utilizatorilor (celor ce accesează la distanţă) pentru a fi
eficientă;
-să se aplice pornind de la cunoaşterea şi participarea la programe de cooperare locale,
regionale, naţionale si internaţionale”.
În repartizarea responsabilităţilor personalul din dezvoltarea colecţiilor, o sarcină
majoră este pregătirea unei alocaţii bugetare, pentru reorientarea achiziţiilor: obţinerea de
licenţe locale, decizii referitoare la instalarea bazelor de date , abonamente de publicaţii
electronice. CD-ROM-uri. Accesul online la bazele de date cu text integral implică de obicei
o taxă pentru fiecare utilizare. În ţările din Vestul Europei şi Statele Unite, editorii de
publicaţii tipărite, dar acei producătorii de baze de date fac demersuri pentru o lege a
dreptului de împrumut public (publicaţii, date, informaţii) ceea ce înseamnă că, în viitor,
puţine documente vor fi consultate fără a plăti taxe.
Preocupările privind sfera informaţională sunt, adresate, exprimate prin termeni cum ar
fi: „stocarea şi regăsirea informaţiei”, „manipularea informaţiei”, „centre de informare” ca o
necesitate legitimă de a defini şi a înţelege mai bine modul în care cunoştinţele umane sunt
organizate, conservate şi comunicate.
În biblioteci, colecţiile tradiţionale sunt suplimentate cu resurse informaţionale care
pot fi accesate rapid folosind noile tehnologii. Informaţia electronică nu va înlocui
documentele tipărite, ci va susţine şi extinde explozia de informaţi care a cucerit universul.
Chiar şi bibliotecile care deţin colecţii importante nu pot oferi toate informaţiile solicitate de
utilizatori, motiv pentru care au creat programe de partajare a resurselor, apelează la sisteme
sau infrastructuri, care să organizeze şi să unească resurse informaţionale, fie ele tradiţionale
sau moderne.
Motivul care determină partajarea resurselor este costul tot mai ridicat al
documentelor, la care se adaugă cheltuielile aferente tehnologiei, in timp ce bugetul consacrat
achiziţiilor scade, iar publicaţiile sunt tot mai numeroase şi diversificate. Astfel, proporţia
publicaţiilor mondiale pe care le poate achiziţiona biblioteca scade constant.
Responsabilităţile specialităţilor în managementul colecţiilor vor fi mai multe şi mai
complexe: ei vor decide asupra selecţiei materialelor nou apărute pe piaţă, în format
electronic: CD-ROM-urile, serialele publicate online sau documentele disponibile numai pe
benzi magnetice. Cunoaşterea surselor furnizoare, stabilirea de relaţii corecte şi stabile cu
acestea, aprecierea calităţii acestui tip de materiale, longevitatea informaţiei pe care o deţin,
disponibilitatea datelor ştiinţifice în format electronic, aprecierea costului în raport cu
eficienţa şi utilizarea informaţiilor vor fi încercări majore pentru specialiştii în completarea
colecţiilor şi chiar pentru managerii de bibliotecă.
Pentru bibliotecarul din achiziţii, sistemele complexe conduc în viitorul apropiat la un
alt „scenariu” în care documentele care urmează a fi cumpărate sunt selectate din bazele de
date online şi comandate electronic printr-un vendor sau editor.
Planul de management al colecţiilor trebuie formulat şi în funcţie de cunoaşterea
utilizatorilor, a necesităţilor de lectură şi informare a acestora dacă se doreşte ca să fie util şi
complet, să evidenţieze noua structură a colecţiilor şi să asigure un acces deschis şi rapid la o
varietate de resurse informaţionale.
„În procesul de învăţământ şi de cercetare, ca şi în alte activităţi de comunicare, toate
entităţile materiale cu o identitate specifică pot deveni documente atunci când sunt
recunoscute, studiate şi folosite pentru zestrea de informaţi pe care o poartă. Apariţia
documentelor electronice a răvăşit din nou câmpul naţional. Natura fizică a documentului,
reprezintă în purtător şi legată de resurse, tehnici, circuite specializate, modalităţi de
organizare şi conservare, costuri, etc. a impus o gândire a documente în termeni materiali”.
11
 În cadrul bibliotecilor au apărut în modificări în politica de achiziţie în urma reducerii
severe a bugetului financiar. Are loc o reevaluare a colecţiilor prin stabilirea unei mai directe
relaţii între cerinţe şi resurse financiare.
Mitul exhaustivităţii se clatină. Se nasc noi concepte ca cel de Diseminare Selectivă a
Informaţiei. Lanţul comunicării informaţiei este caracterizat în mod esenţial prin continuitate,
legături funcţionale, obiective generale comune. Se impune un management echilibrat
funcţional.
Colecţiile bibliotecilor academice se dezvoltă masiv în strânsă relaţie cu noile
tehnologii şi cu accesul electronic. Planificarea costurilor se face în raport cu dezvoltarea
electronică. În orice bibliotecă dezvoltarea colecţiilor se efectuează în funcţie de:
managementul colecţiilor, relaţia buget – costuri, accesul la colecţii, cerinţe, furnizori,
utilizatori, spaţiu de conservare şi depozitare. Documentele electronice induc viziuni
modificate, circuite condensate, alt tip de reprezentări şi de relaţii pentru care nici
învăţământul şi nici cercetarea nu sunt deocamdată pregătite. Noul tip de documente produce
un şoc evident în spectrul documentar. Între documentele tradiţionale, cu caracteristicile lor
fizice bine determinate şi documentele electronice cu gradul lor sporit de abstractizare, de
identitate variabilă şi provizorie, nu sunt decât asemănări de finalitate intelectuală.
Cărţile electronice (e-books) sunt fişiere executabile, bazate în principal pe fişierele
HTML. Ele pot fi realizate dintr-un site web deja creat sau din alte fişiere HTML. La acestea
se pot adăuga şi alte fişiere ca de exemplu fişiere grafice. Toate acestea vor fi prelucrate prin
compilare într-un fişier de tip exe. Acestea poate fi apoi distribuit prin intermediul
Internetului, prin încărcare (download) de pe un site Web sau prin copiere pe suporţi
magnetici (dischete, CD-uri). Cărţile electronice sunt complet interactive pe Internet şi pot
conţine legături, imagini, grafice, tabele, fişiere video. Ele pot fi protejate prin parolă şi/sau
nume utilizator (user ID).
Datorită răspândirii masive din ultimii ani, ele reprezintă una din cele mai eficace
metode de promovare online, deoarece pot fi citite non-stop de mii sau zeci de mii de cititori.
Aşa cum pentru cartea tipărită suportul îl reprezenta hârtia, cartea electronică are nevoie de un
hardware pentru a fi „citită”. Iată câteva exemple de adrese www ce conţin cărţi electronice:
http://www.cytale.com
http://www.atfolio.net
http://wwweBook.ad.com
Bazele de date
În mod sigur, ele nu constituie un suport material ce poate fi păstrat de către o
bibliotecă, dar există numeroase aspecte ce le apropie de documentele materiale şi, în
particular, de periodice: ele sunt adesea accesibile sub formă de abonament, cunosc o
actualizare şi determină cheltuieli documentare şi, mai ales, ele nu pot fi gândite independent
de restul colecţiei, pe care o completează şi căruia i se substituie, chiar în anumite domenii
(mai ales juridice, ştiinţifice sau electronice). Cu toate că bazele de date nu au dimensiuni
patrimoniale pentru biblioteca care le revendică utilizarea, interesul faţă de ele se alătură celui
al documentelor materiale:
- bazele de date nu sunt depozit nediferenţiate, fiecare bibliotecă selecţionând doar
câteva accese preferate;
- fiecare bază de date, în scopul unei utilizări eficiente, cere o mai bună cunoaştere a
conţinutului şi o urmărire a evoluţiei sale.
Bertrand Calenge propune opt indicatori pentru procesul de selecţie:
- limitarea lingvistică;
- limitarea geografică;
12
 - noutatea informaţiei;
- instantaneitatea accesului;
- accesul rapid la documentul primar;
- natura documentului primar;
- prezenţa fişelor de îndrumare a cercetării;
- prezenţa altor baze interesate pe server-ul avut în vedere.
Factorii care trebuie luaţi în considerare pentru a decide interesul faţă de lansarea unei
întrebări:
1. subiectul întrebării;
2. natura întrebării;
3. nivelul la care utilizatorul are nevoie de informaţie;
4. timpul necesar pentru formularea unui răspuns;
5. preferinţele utilizatorului;
6. abundenţa informaţiilor susceptibile de a fi obţinute sau în ce măsură acestea sunt
complete;
7. disponibilitatea şi competenţa personalului.
Trebuie subliniat faptul că accesul la bazele de date reprezintă un cost, care este
identificat în cadrul bugetului de achiziţii. Lista precisă a interogaţiilor este foarte interesantă
pentru a evalua pertinenţa colecţiilor intr-un domeniu sau altul. Putem, de exemplu, să
decidem, reducerea nivelului de complexitate al documentelor intr-un domeniu dacă
chestionarea bazelor de date aduce un plus de neînlocuit.

e-Commerce

Comerţul electronic (e-commerce, pe scurt EC) este acea manieră de a conduce

activităţile de comerţ care foloseşte echipamente electronice pentru a mări aria de acoperire
(locul în care se poate afla potenţiali clienţi) şi viteza cu care este livrată informaţia.
Pentru a constitui un sistem de e-commerce, din punct de vedere arhitectural este
nevoie de colaborarea a patru componente corespunzătoare următoarelor roluri :
a. clientul care este conectat la Internet pentru a naviga şi a face cumpărături;
b. comerciant (editură, librărie etc). Sistem informatic (hard + soft) situat de
regulă la sediul editurii, care găzduieşte şi actualizează catalogul electronic.
c. sistemul tradiţional. Sistemul informatic (hard + soft) responsabil cu
procesarea comenzilor, iniţierea plăţilor, evidenţa înregistrărilor şi a altor
aspecte de business implicate în procesul de tranzacţionare;
d. dispecer plăţi (payment Gateway). Sistem informatic responsabil cu rutarea
instrucţiunilor de plată în interiorul reţelelor financiar-bancare, cu verificarea
cărţilor de credit şi autorizarea plăţilor; acest sistem joacă rolul unei porţi
care face legătura dintre reţeaua globală Internet şi subreţeaua financiar-
bancară.

Plăţi electronice.
În prezent plăţile cu ajutorul cărţilor de credit (credit card), banilor electronici (e-cash),
cecurilor electronice sau al cardurilor inteligente (smart card) sunt principalele metode de
plată folosite în comerţul electronic. Tranzacţiile dintre site-ul Web al furnizorului şi
13
cumpărător (biblioteca) sunt criptate folosind tehnologia SSL (Secure Socket Layer).
De îndată ce furnizorul (editură, librărie) şi-a deschis contul bancar şi-a finalizat
implementarea sistemului informatic care-l conectează la instituţiile financiare, el îşi poate
începe activitatea. Bibliotecarul care navighează pe site-ul Web al editurii alege cărţile dorite
şi depune în coşul virtual de cumpărături, apoi el este pus în legătură online cu furnizorul de
servicii de plată (PSP) care-i va cere informaţiile necesare pentru procesarea plăţii : tipul
cardului, numele proprietarului şi data expirării cardului.
În România există deja mai multe edituri ai librării virtuale, dar doar una din ele
implementează şi mecanismul de plată bazat pe carduri, celelalte folosesc sistemul de plată
prin ramburs.

Schimbul interbibliotecar intern şi internaţional

Schimbul interbibliotecar s-a practicat şi în trecut, având un caracter întâmplător sau de

conjunctură. Sunt cunoscute legăturile de schimb dintre Biblioteca Naţională de la Sf. Sava din
Bucureşti şi Biblioteca Academiei Mihăilene din Iaşi, precum şi activitatea de schimb inaugurată, în
anul 1870, de Biblioteca Academiei Române, activitate regăsită în Regulamentul General pentru
Lucrările Academiei Române (1879).
Dezvoltarea modernă a bibliotecilor şi a biblioteconomiei precum şi creşterea vertiginoasă a
valului informaţional promovează schimbul interbibliotecar ca formă extrem de importantă în
circulaţia valorilor culturale de la ţară la ţară. Atât schimbul intern de publicaţii cât şi cel
internaţional se practică azi de către toate tipurile de biblioteci, ca formă eficace de completare a
colecţiilor şi de valorificare a surplusului de exemplare (dublete).
Schimbul este o tranzacţie bilaterală, care aduce beneficii morale şi materiale fiecărei părţi,
situându-se conceptual undeva între vânzare şi donaţie, având caracteristici ale ambelor forme de
completare.
Schimbul interbibliotecar de publicaţii reprezintă o importantă cale de dezvoltare a colecţiilor;
se realizează prin trimiterea şi primirea unor publicaţii ale bibliotecilor şi instituţiilor de care aparţine
biblioteca, fie lucrări ale membrilor acestora (anale, cursuri şi tratate universitare etc.) sau alte lucrări
achiziţionate special pentru partenerii de schimb, ori alte documente disponibile din colecţiile proprii.
Schimbul funcţionează pe baza unor legi nescrise, acceptate de partenerii de schimb. În toate
înţelegerile de schimb, partenerii trebuie să precizeze dacă este vorba de schimb cu indicarea preţului
sau schimb de exemplar contra exemplar.
Indiferent de tipul de schimb adoptat, trebuie să se ţină evidenţe corecte, pentru a menţine
balanţa între trimiteri şi primiri.
Schimbul se poate face cu instituţii din ţară (schimb intern) şi cu instituţii din străinătate
(schimb internaţional).
În cazul schimbului internaţional este de preferat ca publicaţiile să fie tipărite în limbi străine
de circulaţie mondială sau să aibă cel puţin rezumate în aceste limbi.
a) Schimbul intern este practicat mai ales de bibliotecile universitare care efectuează schimbul
de :
 lucrări proprii ale instituţiei (publicaţii universitare) ;
 lucrări didactice ;
 cursuri universitare editate pe plan local (publicaţii din producţia editorială internă) ;
Schimbul intern se realizează în trei etape :
1. selecţia pe listele de ofertă
2. primirea coletelor de schimb
3. expedierea materialelor de schimb
b) Schimbul internaţional de publicaţii este o formă specială şi larg utilizată pentru procurarea
publicaţiilor străine. Este un contract sau o întelegere prin care părţile implicate, aparţinând
diverselor naţiuni, îşi furnizează reciproc publicaţii tipărite sau reproduse într-un fel sau altul.
Acest contract se bazează doar pe consimţământul reciproc al celor două părţi, stabilit printr-o
14
 scrisoare.
Schimbul nu are numai o semnificaţie economică, el este în primul rând, o expresie a unităţii
internaţionale a ştiinţei, o formă de manifestare a principiilor de coexistenţă.
Schimbul este guvernat de următoarele norme generale :
 este o formă a dialogului ştiinţific între parteneri ;
 se aleg partenerii de schimb corespunzători profilului ;
 se realizează în primul rând, în valori de conţinut, nu în valori financiare ;
 fiecare partener de schimb este considerat un caz individual şi se acordă o atenţie individuală
acestuia.
Comisia de schimburi internaţionale IFLA, a făcut câteva recomandări de principiu care ar
trebui respectate în organizarea activităţii de schimb.
Aceste recomandări sunt următoarele :
 „serviciul de schimb trebuie să fie o structură autonomă în cadrul bibliotecii şi să lucreze în
strânsă cooperare cu serviciul de achiziţii – schimbul fiind tot o formă de achiziţie ;
 personalul de schimb trebuie să fie altul decât cel care se ocupă în mod curent cu achiziţiile pe
cale comercială pentru a nu pierde din vedere interesele partenerului străin ;
 bibliotecarii din serviciile de schimb trebuie să fie buni cunoscători de limbi străine.”
Desfăşurarea procesului de schimb presupune, conform recomandărilor IFLA, parcurgerea
mai multor etape:
a) Scrisoarea de ofertă
Scrisoarea de ofertă este adresată unui centru naţional de schimb sau unei biblioteci cu care nu
avem nici o relaţie de schimb. Aceasta va conţine, în mod obligatoriu, următoarele elemente:
- publicaţii solicitate;
- publicaţii oferite;
- apreciere proprie a balanţului de schimb.
Dacă în cadrul schimbului de scrisori dintre cei doi parteneri se va ajunge la un consens
asupra acestor puncte, acesta reprezintă acordul de schimb pe baza căruia se va desfăşura schimbul de
publicaţii.
b) Oferta de publicaţii
Oferta de publicaţii poate fi trimisă în acelaşi timp cu scrisoarea prin care încercăm să
stabilim relaţii de schimb cu un partener. Ofertele se pot prezenta sub una din următoarele forme:
- liste alfabetice sau sistematice;
- fişe;
- cataloage de publicaţii de stoc şi prospecte;
- menţiuni în scrisori.
Primele două tipuri sunt cele recomandate. În momentul în care se transmit ofertele,
monografiile trebuie separate de celelalte tipuri de documente (seriale, documente audio-vizuale,
microformate etc.); este indicat ca listele să fie realizate pe domenii (literatură, ştiinţe medicale,
ştiinţe juridice etc.).
Publicaţiile trebuie să fie expediate la intervale regulate, legate sau nu de balanţa schimbului.
c) Prezentarea cererii
Listele sau fişele de publicaţii primite pentru schimb sunt restituite ofertantului imediat ce
opţiunea a fost făcută.
IFLA recomandă folosirea unui formular standardizat (12,5x7,5 cm) în operaţiile de schimb,
formular redactat în trei exemplare A, B, C cu acelaşi conţinut pe recto.
Formularele A şi B sunt trimise ofertantului; formularul A este restituit împreună cu publicaţia
solicitată, formularul B este păstrat de ofertant care notează pe versoul acestuia răspunsul dat
solicitantului; formularul C este păstrat de solicitant.
Formularele trebuie redactate într-o limbă de largă circulaţie pentru a nu crea dificultăţi în
înţelegerea cererii.
d) Răspunsul la cerere
În majoritatea cazurilor, simpla expediere a lucrării constituie răspunsul la cererea înaintată.

15
În activitatea de schimb pot fi constatate uneori insatisfacţiile unor parteneri din cauza neprimirii
publicaţiilor solicitate, atunci când numărul de exemplare disponibile este inferior numărului de
cereri. Pentru ca aceste insatisfacţii să fie cât mai mici, bibliotecile ofertante acordă prioritate unuia
dintre criteriile :
- ordinea sosirii cererii ;
- specializarea bibliotecii ;
- balanţa schimbului cu fiecare solicitant
e) Expediţiile
Expediţiile presupun o organizare materială corespunzătoare volumului schimbului. Ele pot fi
efectuate de tipografie, editură, librărie sau bibliotecă. Timpul de răspuns din momentul primirii
cererii nu trebuie să depăşească niciodată patru săptămâni.
IFLA recomandă utilizarea borderoului de expediţie pentru evidenţa schimbului. Acest
document contabil este specific pentru activitatea de schimb şi se realizează în trei exemplare: un
exemplar este păstrat la expeditor, iar celelalte două sunt trimise destinatarului (unul în plic separat,
anunţând sosirea coletului, iar celălalt în colet, însoţind publicaţiile). Unul din aceste două borderouri
primite de destinatar trebuie restituit expeditorului cu semnătură şi ştampilă de primire.
Borderourile datate şi numerotate înregistrează lucrările expediate şi valoarea lor în funcţie de
balanţa stabilită.
Principiul care reglementează schimbul interbibliotecar prevede ca nici o taxă legată de
expediţie să nu fie aplicată.
f) Balanţa schimbului
Balanţa schimbului se realizează anual, pentru fiecare partener în parte. Aceasta cuprinde
numărul publicaţiilor trimise şi valoarea lor în paralel cu numărul primit şi valoarea lor.
Balanţa este importantă în politica de schimb a unei biblioteci pentru a aprecia oportunitatea
păstrării unor parteneri sau necesitatea căutării de noi parteneri.
g) Transport şi vamă
Vama poate fi şi ea un obstacol în calea desfăşurării schimburilor dacă nu se aplică convenţia
UNESCO de scutire a taxelor vamale pentru materialele cu caracter educativ, ştiinţific şi cultural.
Este vorba de Acordul pentru Importarea Obiectelor cu caracter Educativ, Ştiinţific şi Cultural
(Acordul de la Florenţa), intrat în vigoare în anul 1954.
Organizarea unui serviciu de schimb
Orice instituţie care practică schimbul de publicaţii are nevoie de o anumită organizare internă
din care nu trebuie să lipsească următoarele:
„ fişier de evidenţă al partenerilor, actualizat;
 fişier de corespondenţă cu parteneri, organizat pe ţări, oraşe sau instituţii;
 formulare tipizate (eventual cele propuse de IFLA);
 fişier cu lucrările expediate;
 fişier cu lucrările solicitate, dar neonorate din diferite motive;
 fişier cu lucrările disponibile;
 fişier (sau fişe de colecţie) pentru numerele de periodice trimise;
 fişier (sau fişe de colecţie) pentru numerele de periodice primite.”
Schimbul interbibliotecar de publicaţii prezintă următoarele avantaje:
„ este cea mai economică metodă dintre achiziţii, deoarece nu antrenează suma valutară, ci
fonduri de publicaţii naţionale, procurate din producţia editorială internă;
 se pot procura şi publicaţii necomercializate;
 nu este legat de relaţii comerciale între state, ele făcându-se numai pe cale ştiinţifică”.
Schimbul internaţional de publicaţii este o activitate mereu nouă, interesantă în care elementul
surpriză apare în orice moment, presupunând pasiune, iniţiativă, spirit deschis.
Schimbul este determinat de situaţia concretă a achiziţiilor la un moment dat şi de solicitările
utilizatorilor.

Donaţiile
16
 În conformitate cu Vocabularul de biblioteconomie şi ştiinţa informării, donaţia reprezintă
„retrimiterea, cu titlu gratuit, către o instituţie, a unui document sau a unui grup de documente” şi
donaţia de editor ca „donaţie de publicaţii făcută de editor unei instituţii sau persoane particulare”.
Donaţia a fost în trecut, principala cale de constituire şi completare a colecţiilor de publicaţii
din biblioteci. Prin donaţii, vechile biblioteci publice sau ştiinţifice au adunat, în timp, valoroase
colecţii ale celor mai de seamă personalităţi culturale ale epocii şi ale bibliofililor. Este de remarcat în
acest sens, gestul marelui poet şi umanist Francesco Petrarca, ctitorul bibliofiliei moderne, care a
cedat Republicii Veneţiene, în anul 1362, întreaga sa colecţie de manuscrise antice pentru alcătuirea
unei mari biblioteci publice.
Şi în ţara noastră, donaţia a fost elementul dinamic al constituirii fondurilor bibliotecilor
şcolare, publice sau mănăstireşti. În trecut, toţi ctitorii de mănăstiri (domnitori, boieri sau feţe
religioase) înzestrau aşezământul nu numai cu averi, ci şi cu importante colecţii de cărţi tipărite şi
manuscrise.
Sunt renumite în istoria bibliotecilor noastre marile donaţii ale domnitorului Constantin
Brâncoveanu, pentru mănăstirea Hurezu; ale domnitorului Nicolae Mavrocordat, pentru mănăstirea
Văcăreşti; ale voievodului Mihail Sturdza, pentru Academia Mihăileană din Iaşi; ale episcopului
Dionisie Romano, pentru începuturile Bibliotecii Academiei Române.
Donaţia este calea prin care se dezvoltă curent şi retrospectiv colecţiile cu documente
româneşti şi străine oferite cu titlu de gratuitate bibliotecii de către persoane fizice (autori,
descendenţi ai autorilor, persoane particulare etc.) sau juridice (edituri, asociaţii culturale, organizaţii
guvernamentale şi neguvernamentale, ambasade etc.).
Donaţiile diferă ca tip de documente: cărţi, periodice, albume, manuscrise, fotografii etc. şi
ajung la bibliotecă fie fără a fi curente, fie după îndelungi negocieri; biblioteca nu este obligată să
înregistreze donaţia în totalitate. Ea trebuie să-şi rezerve dreptul de a selecta din publicaţiile donate
pe cele de care are nevoie şi să le redistribuie pe celelalte, acolo unde crede că sunt necesare.
Obiectul donaţiilor îl pot constitui categorii diverse de documente. În funcţie de acestea, pot
exista:
 donaţii de carte;
 donaţii de periodice;
 donaţii de colecţii speciale (manuscrise, hrisoave, hărţi, materiale audio-vizuale etc.)
Din punctul de vedere al locului de provenienţă a donatorului, donaţiile pot fi :
 interne (donatorul se află pe teritoriul aceleaşi ţări cu biblioteca primitoare);
 externe (donatorul provine din altă ţară).
O categorie importantă o constituie donaţiile testamentare, care se fac pe cale juridică, prin
legate testamentare. Acestea sunt donaţii post mortem. Cei care lasă asemenea testamente sunt în
general personalităţi ştiinţifice, universitare, personalităţi locale, scriitori etc.
Donaţiile testamentare pot fi uneori însoţite de clauze restrictive, cum ar fi: menţinerea
colecţiilor în acelaşi loc, conservarea în locuri speciale, anumite condiţii privind comunicarea
colecţiilor.
De aceea, este de preferat ca înaintea acceptării unei donaţii testamentare, să se verifice dacă
publicaţiile oferite sunt interesante şi se încadrează profilului bibliotecii primitoare, dacă toate
condiţiile de amenajare şi conservare a colecţiilor corespund clauzelor impuse de donator şi, nu în
ultimul rând, să se studieze problema din punct de vedere juridic.
Donaţiile testamentare făcute de personalităţi remarcabile în cultura unei ţări trebuie
acceptate fără restricţii şi conservate cu atenţie; acestea sporesc valoarea şi prestigiul colecţiilor unei
biblioteci.
Sursă importantă pentru dezvoltarea colecţiilor unei biblioteci, donaţia ridică o serie de
probleme a căror rezolvare depinde de discernământul, tactul şi experienţa bibliotecarului.
Elementul principal care decide acceptarea unei donaţii îl constituie valoarea acesteia. Pe
baza unei liste pe care o furnizează donatorul, se poate aprecia importanţa titlurilor pentru biblioteca
primitoare, în funcţie de profilul şi structura colecţiilor.
Starea donaţiilor, condiţiile impuse uneori de donatori, actualitatea colecţiilor faţă de
17
interesul cititorilor şi nu în ultimul rând, spaţiul necesar pentru depozitare, sunt alte criterii care
trebuie avute în vedere atunci când se decide acceptarea unei donaţii.
Există şi cazuri de respingere a unei donaţii; bibliotecarul trebuie să dea dovadă de mult tact
şi profesionalism. Acesta apreciază donatorul pentru generozitatea lui şi îl reorientează către o altă
bibliotecă potenţial interesată.
Indiferent de unităţile biblioteconomice donate (cărţi sau reviste tipărite, manuscrise,
hrisoave, materiale audio-vizuale etc.), acestea se integrează în fondurile diverselor departamente
specializate, devenind bunuri în proprietatea statului. O dată intrate în biblioteci, documentele
respective fac obiectul unei proceduri de inventariere, fiecare exemplar fiind inscripţionat cu ajutorul
unei ştampile, cu menţiunea „Donaţie (numele donatorului)” sau „Biblioteca (numele donatorului)”.
De regulă, donatorul trebuie să realizeze o scrisoare de donaţie, la care anexează lista
publicaţiilor care fac obiectul donaţiei.
După înscrierea în evidenţe (registrul inventar şi registrul de mişcarea fondurilor) şi
întocmirea actelor contabile, publicaţiile devin bunuri ale bibliotecii primitoare.
Un document donat este evaluat din următoarele puncte de vedere: importanţă, noutate,
unicitate, valoarea informaţiei, calitatea deosebită a hârtiei, prestigiul editurii, autografe. Aceste
criterii contribuie la stabilirea preţului, ţinând cont şi de următoarele:
 tipul documentelor;
 descrierea bibliografică (autor, prefaţator, dedicaţii, număr de pagini);
 valoare bibliofilă;
 datele editoriale;
 valoarea informaţiei;
 noutate a informaţiei şi a tipului de suport material pe care sunt editate;
 interesul pentru domeniile acoperite;
 existentul în colecţiile bibliotecii.
Preţurile date donaţiilor trebuie revizuite permanent, datorită inflaţiei, a schimbului valutar, a
preţurilor impuse de edituri şi furnizori.
Aşadar, se poate constata faptul că „donaţia este o formă de achiziţie gratuită, care permite
bibliotecilor să fie deţinătoarele unor bogate şi preţioase colecţii particulare donate prin testament sau
în urma organizării unor expoziţii de carte străină de către unele ambasade sau centre culturale care
îşi desfăşoară activitatea pe teritoriul naţional, acţiuni gen „promotion”, lansări de carte, periodice,
multimedia. Aceste documente se obţin direct, prin contact personal. Bibliotecile care au în
organizarea lor şi servicii specializate de fond vechi pot intra în posesia unor documente deosebit de
importante ca valoare cognitivă a unei epoci, personalităţi, urbe etc.”

Transferul de publicaţii

Transferul este definit în Vocabularul de biblioteconomie şi ştiinţa informării ca: „mijlocul

de îmbogăţire a colecţiilor unei unităţi documentare prin transfer gratuit de publicaţii de la o unitate
la alta; potrivit legislaţiei româneşti în vigoare, transferul se face prin acordul celor două părţi şi cu
aprobarea Ministerului sau a Organului ierarhic superior în subordinea căruia se află biblioteca care
transferă.”
„Transferul de publicaţii se realizează de regulă între două unităţi aparţinând aceluiaşi sistem,
pe baza următoarelor documente:
 cerere de transfer semnată de conducătorul instituţiei care solicită transferul de publicaţii;
 borderourile documentelor ce vor fi transferate;
 referatul bibliotecii de la care se efectuează transferul, aprobat de Consiliul de Administaţie
sau de rectoratul instituţiei de învăţământ superior;
 cerere de transfer la Ministerul Educaţiei Naţionale pentru aprobare”, în cazul bibliotecilor de
învăţământ.

Depozitul legal
18
 Depozitul legal reprezintă o formă specială de achiziţii, este acel fond de publicaţii constituit
datorită prevederilor instituţionalizate în anumite biblioteci prin trimiterea gratuită şi periodică de la
tipografii şi alţi agenţi producători a unui număr de exemplare de tipărituri, materiale grafice şi audio-
vizuale în scopul conservării fondului naţional de tipărituri, realizarea bibliografiei naţionale şi
statisticii producţiei naţionale de tipărituri.
Fondul de documente intrate în biblioteci în baza Legii Depozitului legal este un fond
intangibil care oglindeşte patrimoniul cultural al unei ţări.
Conceptul de depozit legal a apărut în Franţa şi este consemnat în ordonanţa de la Montpellier
din 28 decembrie 1537, prin care Francisc I hotărăşte ca toţi editorii să cedeze un exemplar
Bibliotecii Regale. Prin ordonanţă se interzicea tipografiilor sau librăriilor să tipărească, expună sau
să vândă, în ţară sau în afara ei, lucrări, înainte de a depune un exemplar la Biblioteca Regală.
În prezent, în lume, depozitul legal funcţionează în peste 140 de ţări în care principalul
deţinător al acestei funcţii este Biblioteca Naţională.
„În ţara noastră, depozitul legal a apărut în secolul al XVIII-lea (în timpul domniei lui
Constantin Brâncoveanu, în 1708) fiind dezvoltat apoi prin contribuţii importante în timpul
Regulamentului Organic (1831-1832), al domniei lui Alexandra Ioan Cuza şi al aportului lui Ioan
Bianu privind legea din 1885 (prima lege care asigura intrarea în depozitul legal a tuturor tipăriturilor
româneşti), completată prin legea din 1904. Mai sunt de menţionat : Decretul lege din 1941, H.C.M.
1542 din 1951 sau H.C.M. din octombrie 1956.”
De-a lungul timpului, depozitul legal a fost reglemantat prin prevederi şi ordonanţe care s-au
constituit apoi în legi ce au cunoscut numeroase modificări şi îmbunătăţiri răspunzând necesităţilor
perioadei istorice.
După 1989, producţia editorială a dus la o veritabilă explozie de carte, favorizând
nerespectarea de către editori a reglementărilor depozitului legal.
Se impunea deci o nouă lege a depozitului legal care să facă faţă diversificării actuale a
categoriilor de mijloace de informare pe suport grafic şi audio-vizual, dar şi răspândirii acestora în
teritoriu. Noua lege a depozitului legal a apărut în Monitorul Oficial nr. 280 din 30 noiembrie 1995,
fiind republicată în Monitorul Oficial nr. 119 din 7 februarie 2005, apoi în Monitorul Oficial, Partea I
nr. 755 din 07/11/2007.
În art. 2 se reglementează publicaţiile care fac obiectul depozitului legal, indiferent dacă sunt
destinate unei difuzări comerciale sau gratuite:
a) cărţi, broşuri, fascicole separate;
b) ziare, reviste, almanahuri, calendare, agende şi alte publicaţii periodice sau seriale;
c) extrase din periodice;
d) partituri muzicale;
e) reproduceri artistice în serie ale albumelor, stampelor, tablourilor, portretelor,
gravurilor, ilustratelor, cărţilor poştale, fotografii;
f) atlase, hărţi plane şi globulare, planuri tipărite;
g) materiale de comunicare propagandistă, având caracter politic, administativ,
cultural-artistic, ştiinţific, sportiv, comercial : programe, anunţuri, afişe,
proclamaţii, planşe, diverse materiale intuitive;
h) teze de doctorat şi rezumate ale acestora, precum şi cursuri universitare;
i) document în format electronic : discuri, casete, videocasete, CD-uri, DVD-uri,
diafilme, diapozitive, microfilme, microfişe şi altele asemenea;
j) publicaţii având caracter oficial, ale autorităţilor publice centrale şi locale, precum
şi culegeri de acte normative;
k) standarde, descrieri de invenţii şi inovaţii, norme tehnice şi de funcţionare,
materiale de publicaţii şi de reclamă;
l) programe informatice şi baze de date;
m) orice alte documente tipărite sau multiplicate prin proceduri grafice sau fizico-
chimice, cum sunt: litografierea, fotografierea, fono şi vedeografierea etc., cu
excepţia celor prevăzute la art. 5.
„Aceste obligaţii revin tuturor persoanelor fizice şi juridice care editează sau produc
19
materialele amintite mai sus, pe teritoriul României,
sau, după caz, produse în străinătate, obligaţia de trimitere revenind persoanelor fizice sau juridice
române”.
În articolul 3 sunt menţionate bibliotecile beneficiare de legea depozitului legal : „Depozitul
legal se organizează la nivel central, în cadrul Bibliotecii Naţionale a României, Biblioteca
Academiei Române, Biblioteca Centrală Universitară din Cluj-Napoca, Biblioteca Centrală
Universitară din Timişoara şi Biblioteca Centrală Universitară din Iaşi, şi la nivel local, în cadrul
bibliotecii judeţene, respectiv în cadrul Bibliotecii Metropolitane Bucureşti”.
În varianta anterioară a legii se menţiona că „Biblioteca Naţională a României exercită funcţia
de agenţie naţională pentru depozitul legal, primind 9 exemplare din categoriile de materiale supuse
legii, reţinând 2 exemplare, restul, redistribuindu-le în teritoriu următorilor beneficiari: Biblioteca
Academiei Române, Biblioteca Centrală Universitară Cluj-Napoca, Biblioteca Centrală Universitară
Iaşi, Biblioteca Universitară Craiova, Biblioteca Centrală Universitară Timişoara. Se stipulează, de
asemenea, faptul că bibliotecile judeţene primesc un exemplar din lucrările de interes pentru aria
geografică respectivă, în vederea constituirii depozitului legal.
Sunt precizate atribuţiile şi obligaţiile ce revin bibliotecilor deţinătoare de depozit legal,
competenţelor celor abilitaţi să controleze operativ modul de aplicare a prevederilor legii, precum şi
modalitîţile de sancţionare a eventualelor contravenţii”.
Bibliotecile beneficiare ale exemplarelor de depozit legal  în prezent 5 cu drept de depozit
legal naţional (Biblioteca Naţională a României, Biblioteca Academiei Române, Biblioteca Centrală
Universitară Cluj-Napoca, Biblioteca Centrală Universitară Iaşi, Biblioteca Centrală Universitară
Timişoara)  din care Biblioteca Naţională a României primeşte 3 exemplare din cele 7 obligatorii, au
obligaţia să prelucreze materialele primite potrivit normelor biblioteconomice în vigoare, să asigure
depozitarea şi conservarea corectă a acestora.
Biblioteca Naţională prin personalul de specialitate exercită un control operativ al modului de
aplicare a prevederilor legii, nerespectarea obligaţiilor legale de către producătorii de publicaţii fiind
considerate contravenţie care se sancţionează cu amendă.

Conf. dr. Cristina Popescu

20